đưa con trỏ xuống cuối tài liệu, nhập dịng ỘNội dung thiỢ như minh họa, sau ựĩ Enter một lần nữa ựể con trỏ xuống dưới một dịng trước khi áp dụng màu nền cho dịng này, làm như vậy ựể tránh trường hợp màu nền sẽ áp dụng cho tất cả các dịng cịn lại.
Chọn dịng ỘNội dung thiỢ, vào menu FormatBorders and Shading, chọn thẻ Shading, lựa màu bạn thắch, OK.
để vẽ dải băng như ựề bài, bạn phải ựảm mình ựã mở ựược thanh Drawing (trong menu View Toolbars Drawing, vào AutoShapes, chọn Stars and Banners, chọn biểu tượng UpRibbon như minh họa, ra tài liệu kéo rê ựể vẽ.
để ghi chữ A vào giữa hình này, bạn bấm phải vào hình mới vẽ, chọn lệnh AddText, gõ chữ ỘAỢ, chọn canh giữa Center, font Vni-Helve, in ựậm Bold, tăng size bằng tổ hợp Ctrl+] cho ựến khi chữ nằm giữa hình như minh họa.
để tơ màu chữ bạn bơi ựen chữ và dùng cơng cụ Font Color . Cịn nếu muốn tơ màu nền, màu viền cho dải ruy băng, bạn phải sử dụng thanh Drawing. Chọn nút số 1 (như hình bên) ựể tơ màu nền, nút số 2 ựể tơ màu
viền, nút số 4 ựể tăng ựộ dày ựường viền. Vắ dụ, bạn thử tơ chữ màu ựỏ, nền màu vàng, viền màu xanh dương, ựộ dày ựường viền 1 ơ pt.
để copy thêm một hình tương tự, bạn click chuột lên ựường viền của dải băng ựể chọn nĩ như minh họa. Sau khi hình ựược chọn, một khung chữ nhật sẽ hiện ra, bạn nắm viền khung này kéo sang bên phải, thao tác này dùng ựể di chuyển, ở ựây bạn muốn sao chép nên trước khi buơng chuột ra ở vị trắ ựắch, bạn nhấn giữ thêm nút Ctrl, khi thấy kế bên con trỏ cĩ thêm dấu cộng mới buơng chuột.
Tiếp theo, bạn chỉ việc bơi ựen chữ ỘAỢ bên phải và gõ vào chữ ỘBỢ là xong, bạn cĩ ựược hai dải giống hệt nhau.
Lưu ý: ở ựây cĩ hai thao tác bạn cần phân biệt: click lên chữ ựể sửa nội dung chữ; click lên ựường viền của dải băng ựể di chuyển hình, tơ màu dải băngẦ
để vẽ hình chữ nhật bo trịn, vào AutoShapes, chọn BasicShapes, RoundedRetangle, kéo rê ựể vẽ như minh họa, ựịnh dạng ựường viền kẻ ựơi
theo cách bạn ựã biết (ở bài 4).
AddText, gõ nội dung theo yêu cầu, nếu cần cĩ thể thay ựổi size chữ hay kắch thước hình cho phù hợp. Sau ựĩ, lại copy sang bên phải theo cách bạn ựã biết (giữ Ctrl, nắm ựường viền
kéo rê).
Nhớ tăng bề ngang hình chữ nhật cho phù hợp với nội dung mới
bằng cách click lên viền khung, nắm chấm trịn bên hơng và kéo ựể co giãn kắch thước. Nếu bạn muốn di chuyển mỗi cụm này ựồng thời, bạn cĩ thể nhĩm mỗi dải băng và hình chữ nhật thành một nhĩm bằng cách: click chọn viền dải băng bên trái, sau ựĩ giữ Shift và click vào viền khung chữ nhật bên trái ựể chọn 2 ựối tượng cùng lúc như minh họa, bấm phải lên viền khung chữ nhật, chọn Grouping, chọn Group ựể nhĩm.
Sau ựĩ, nếu bạn di chuyển hay biến dạng ựối tượng, hai ựối tượng sẽ biến dạng ựồng thời. Nếu bất kỳ lúc nào muốn rã nhĩm, bạn chỉ việc bấm phải lên nhĩm, chọn Grouping Ungroup là xong.
Bài 6 - Sơ đồ Tổ Chức I) Bài tập mẫu:
II) Chuẩn bị nội dung:
Bạn hãy tạo file mới, ựặt font chữ Vni-Times, size 14, canh lề hai bên, lưu với tên baitap03 trong MyDocuments. Gõ nội dung sau:
SƠ đỒ TỔ CHỨC
Bạn cĩ thể vẽ sơ ựồ tổ chức theo 2 cách phổ biến, do trên thực tế cĩ 2 xu hướng vẽ sơ ựồ tổ chức khác nhau.
bạn cĩ thể dùng chức năng Organization cĩ sẵn trong Word. Mỗi cách cĩ ưu nhược ựiểm riêng của nĩ.
Cách thứ nhất dễ vẽ nhưng khĩ sửa, cách thứ hai thì ngược lại. Ở ựây, chúng tơi sẽ giới thiệu cách thứ hai, cịn cách thứ nhất các bạn cĩ thể tự tìm hiểu.
1-Tiêu ựề:
Sau ựĩ chọn dịng thứ nhất, vào InsertPictureWordArt, chọn kiểu thứ hai ở dịng 4, chọn font Vni-Vari.
2-Khoảng thụt ựầu dịng:
đứng con trỏ ở lề trái văn bản, chọn hết 3 ựoạn, sau ựĩ nắm tay nắm FirstLineIndent trên thanh thước ngang như hình minh họa, kéo sang phải một ắt ựể tạo khoảng thụt ựầu dịng. III) DropCap:
1-DropCap:
đây là hiệu ứng giúp bạn tạo chữ hoa lớn ựầu ựoạn giống như chữ ỘBỢ lớn ựầu ựoạn 1 mà bạn thấy ở ựây.
Click con trỏ vào một vị trắ bất kỳ trong ựoạn 1 ựể chương trình biết ta ựang muốn thiết ựặt cho ựoạn một.
Vào menu FormatDropCap, chọn hiệu ứng Dropped và các thơng số như hình bên ựể ựược font Vni-Helve, chiều cao chữ bằng hai dịng văn bản bình thường. Sau khi bấm OK, bạn sẽ ựược kết quả như hình bên, chọn ựể làm ựậm, tơ chữ màu xanh bằng . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2-Chèn ngơi sao giữa ựoạn văn bản:
Trước khi làm thao tác này, phải ựảm bảo bạn ựã tắt chức năng Automatically create drawing canvas trong menu ToolsOptionsGeneral.
Lên thanh Drawing, vào chọn AutoshapesStars and BannersExplosion 1 ngay ở vị trắ ựầu tiên, kéo rê giữa các ựoạn ựể tạo hình ngơi sao như minh họa.
Sau ựĩ, nếu bạn muốn xoay ngơi sao này một ắt theo ngược kim ựồng, bạn nắm chuột vào nút trịn màu xanh như minh họa kéo sang trái một ắt.
Bấm phải vào ngơi sao, chọn Add Text, gõ vào chữ ỘOrg. ChartỢ, tơ chữ màu ựỏ, nền vàng, viền xanh, dày 2 Ử .
để thiết ựặt chữ bao quanh hình, bạn bấm phải vào ựường viền ngơi sao, chọn lệnh FormatAutoShape, chọn thẻ LayOut, chọn chế ựộ con chĩ thứ ba (Tight: chữ bao sát quanh hình), OK.
IV) Organization Chart:
Ctrl+End ựể ựưa con trỏ về cuối văn bản, Enter ựể xuống thêm một dịng, canh giữa (Center), vào menu InsertPictureOrganization Chart.
Trên thanh cơng cụ Organization, bấm vào menu Layout, chọn AutoLayout ựể tắt chức năng này ựi. đây là chức năng canh chỉnh tự ựộng nên ta phải tắt ựi ựể cĩ thể chỉnh tự do theo ý muốn.
1-Tạo ơ Giám ựốc:
Click con trỏ vào giữa ơ ựầu tiên, chọn lại size
12, gõ ỘGiám đốcỢ. Ở ựây, sơ ựồ tổ chức sẽ lấy font, size chữ mặc ựịnh tùy vào giá trị default bạn ựang chọn vì vậy khi click trỏ vào mỗi ơ ựể gõ nội dung bạn nhớ chọn lại
size 12 ựể tránh thiếu chỗ.
Sau khi gõ xong, nếu cần bạn cĩ thể click lên viền ơ như minh họa ựể làm xuất hiện các tay nắm ựiều chỉnh kắch thước ơ, bạn cĩ thể kéo chấm trịn bên phải vào một ắt ựể giảm bề ngang cho ơ này.
2-Tạo các ơ Phĩ Giám đốc:
Mặc ựịnh, chương trình sẽ tạo 3 ơ ở hàng thứ hai nhưng chúng ta chỉ cần 2 ơ, vì vậy bạn hãy click trỏ lên ựường viền ơ ở giữa rồi bấm Delete trên bàn phắm ựể xĩa ơ dư này ựi.
Click vào giữa ơ bên trái, chọn size 12, gõ ỘPhĩ Giám đốc (Enter) 01Ợ, chương trình sẽ khơng hiển thị ựầy ựủ nội dung ơ, khơng cĩ vấn ựề gì, bạn cứ gõ bình thường, sau ựĩ chỉnh kắch thước ơ lại cho phù hợp. Lưu ý, bạn cĩ thể chỉnh kắch thước từng ơ riêng biệt cũng ựược do Word tự khống chế theo từng nấc kắch thước nên bạn rất dễ tạo ra hai ơ bằng nhau nhưng ở ựây chúng tơi sẽ hướng dẫn bạn cách thay ựổi kắch thước hai ơ cùng lúc. Thực hiện như sau: trên thanh cơng cụ click chọn SelectLevel như minh họa ựể chọn hai ơ ỘPhĩ Giám đốcỢ do hai ơ này ở cùng cấp (level). Sau ựĩ, bạn tiến hành thay ựổi kắch thước cho ơ bên trái thì ơ bên phải sẽ thay ựổi theo nên hai ơ sẽ bằng nhau.
Click trỏ vào giữa ơ bên phải, chọn size 12, gõ ỘPhĩ Giám đốc 02Ợ.
để chuẩn bị cho các bước tiếp theo bạn nên di chuyển 2 ơ này vào giữa một ắt cho cân ựối.
3-Tạo các ơ Trưởng Phịng:
Trước khi làm những bước tiếp theo, bạn nên sử dụng hai tay nắm như minh họa ựể tăng tổng kắch thước của sơ ựồ sao cho cĩ
thể chứa ựủ nội dung.
để tạo ơ Trưởng Phịng ựầu tiên, bạn chọn ơ Phĩ Giám đốc 01, vào menu lệnh InsertShapeSubordinate như minh họa, chương trình sẽ thêm một ơ nhân viên của ơ ựang chọn. Ở ựây cịn 2 dạng nữa là: Coworker (ngang cấp ơ ựang chọn), Assistant (trợ lý ơ ựang chọn).
Click vào giữa ơ mới tạo, chọn size 12, gõ ỘTrưởng(Enter)Phịng(Enter)01Ợ. Sau ựĩ, nắm ựường viền ơ kéo xuống vị trắ gĩc dưới sơ ựồ như minh họa.
Bạn ựang chọn ơ Trưởng Phịng ựầu tiên, muốn thêm một ơ nữa, vào menu InsertShape Coworker, kéo ơ này xuống vị trắ thắch hợp, gõ nội dung, bạn sẽ ựược kết quả như minh họa.
để thêm ơ Trưởng phịng thứ ba, bạn cĩ thể chọn hai cách: một là chọn Trưởng Phịng 02 rồi bấm Coworker, hai là chọn Phĩ Giám đốc
01 rồi bấm Subordinate ựều ựược, gõ nội dung và chỉnh vị trắ phù hợp ựể ựược kết quả như minh họa.
Tương tự, bạn chọn ơ Phĩ Giám đốc 02 rồi thực tiếp hai ơ Trưởng Phịng cịn lại.
4-Tạo ơ Trợ Lý:
Chọn ơ Phĩ Giám đốc 01, vào menu InsertShapeAssistant ựể thêm ơ trợ lý. Mặc ựịnh ơ này sẽ này sẽ nằm bên trái nên ựường nối cĩ thể hơi ngoằn nghèo, bạn kéo ơ sang bên phải như minh họa, rồi gõ nội dung. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5-đổi dạng biểu ựồ:
Dạng biểu ựồ ta ựang sử dụng là dạng mặc ựịnh, ta cĩ thể ựổi sang các dạng khác rất dễ dàng. Tuy nhiên, chỉ cĩ dạng mặc ựịnh là cho phép bạn tạo các ựường nối dạng mũi tên, nên ở ựây chúng ta sẽ thử chuyển các ựường nối thành các ựường mũi tên xem sao nhưng bước tiếp theo, các mũi tên này sẽ mất.
Vào menu Select All Connecting Lines ựể chọn hết các ựường nối, sau ựĩ lên thanh Drawing, chọn nút DashStyle như minh họa, rồi chọn dạng mũi tên số 6, bạn sẽ ựược kết quả như hình bên.
để ựổi dạng biểu ựồ, bạn vào menu Autoformat như minh họa, chọn kiểu Beveled Gradient, bấm Apply, cĩ thể bạn phải chỉnh kắch thước lại một số ơ do dạng này rất chiếm chỗ và dĩ nhiên các mũi tên khơng cịn nữa.
6-Vẽ Line, chèn TextBox:
để vẽ dấu mĩc ựơn, bạn lên thanh Drawing, vào AutoShapes, chọn Basic Shapes, chọn Left Brace như minh họa, lên biểu ựồ
vẽ vào vị trắ thắch hợp.
Vào menu InsertTextBox, kéo rê chuột ựể vẽ khung chữ vào vị trắ thắch
hợp, gõ nội dung. Sau ựĩ, ựể bỏ khung viền TextBox, bạn bấm chuột vào khung viền của nĩ, chọn Format Text Box, vào thẻ Color And Line, trong ơ Line Color, chọn No Fill.
Bài 7 - Trộn Thư và Một Số Thao Tác Hồn Chỉnh Tài Liệu
I) Nhu cầu:
Khi bạn cĩ nhu cầu gửi một bức thư, một giấy mời họp với cùng một nội dung ựến cho nhiều người, thao tác trộn thư là giải pháp thắch hợp.
để thực hiện ựược thao tác này, bạn phải cung cấp cho chương trình hai ựối tượng là: một bức thư mẫu và một danh sách những người ựược mời. Khi ựĩ, chương trình sẽ tự ựộng thay tên từng người vào bức thư ựể tạo ra những bức thư mời họp riêng cho từng người.
II) Trộn thư:
1-Tạo danh sách khách mời:
Danh sách khách mời cĩ thể ựược tạo trong Excel hay Word ựều ựược, ở ựây chúng ta sẽ tạo trong Word. Bạn cĩ thể dùng danh sách dạng TAB hay dạng TABLE. để ựơn giản, ở ựây chúng ta sẽ dùng danh sách dạng Table, với lưu ý: Table phải nằm ở ựầu tài liệu, nghĩa là trên table khơng ựược cĩ dịng trống hay tiêu ựề table. Trong tình huống nếu table ựã cĩ sẵn tiêu ựề, bạn phải copy table sang ựầu tài liệu mới ựể ựảm bảo nguyên tắc trên.
Hãy tạo tập tin mới, ựặt tên baitap04a.doc, lưu trong MyDocuments, với nội dung như sau:
DANH XƯNG HỌ TÊN đỊA CHỈ
Ơng Phạm Văn Sơn 370 Nguyễn Văn Nghi Q.GV
Bà Lê Thị Nguyệt 25/4 Cao Thắng Q.3
Bà Nguyễn Thị Thoa 10 Vườn Lài Q.Tân Phú
Ơng Lương Minh đức 370 Nguyễn đình Chiểu Q3
Ơng Phan Trọng Nhân 320 Nguyễn Văn Cừ Q.5
Ơng Trần Thiên Phú 45 Nguyễn Thị Minh Khai Q.1
Lưu và ựĩng tài liệu này lại.
2-Tạo thư mẫu:
Tạo tài liệu mới, lưu với tên baitap04b.doc vào thư mục MyDocuments, với nội dung trình bày như ở trang tiếp theo.
3-Trộn thư:
để tiến hành trộn thư, bạn phải mở thanh cơng cụ Mail Merge nằm trong menu View Toolbars.
a)Mở danh sách khách mời: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Click vào nút Open Data Source như hình vẽ, trong hộp thoại Select Data Source xuất hiện, click vào nút
CƠNG TY TNHH PHÁT THÀNH CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHỊNG KINH DOANH đỘC LẬP TỰ DO HẠNH PHÚC
Kắnh gửi :
Nhân kỷ niệm 5 năm ngày thành lập cơng ty và ựể ghi nhận sự ủng hộ, ựĩng gĩp nhiệt tình của vào sự phát triển và thành cơng của cơng ty. Nay, cơng ty trân trọng kắnh mời quý vị ựại biểu ựến tham dự buổi tổng kết ựánh giá những thành tựu ựạt ựược của cơng ty sau 5 năm hoạt ựộng và phướng hướng phát triển sắp tới của cơng ty.
Thời gian : 8h00 ngày 18/11/2006, tại 38 đồng Khởi Q.1.
địa ựiểm : Phịng 504 (lầu 5)
Sự cĩ mặt của Quý vị gĩp thêm phần giúp buổi tổng kết thành cơng tốt ựẹp.
Chào trân trọng.
TM BAN TỔ CHỨC
GIÁM đỐC
NGUYỄN THANH NAM
MyDocuments ở bên trái, chọn tập tin baitap04a, rồi bấm Open.
b)Chèn tên trường:
Click con trỏ vào vị trắ phắa sau chữ ỘKắnh gửiỢ. Trên thanh Mail Merge, click vào nút Insert Merge Fields (ở vị trắ thứ 6 như hình vẽ), chọn mục DANH XƯNG, bấm Insert. Tiếp tục chọn HỌ, bấm Insert, chọn TÊN, bấm Insert. Sau ựĩ, bấm Close ựể ựĩng.
Gõ Enter ựể xuống dịng, lại bấm vào nút Insert Merge Fields, chọn mục đỊA CHỈ, bấm Insert, bạn sẽ cĩ kết quả như hình minh họa. Nhớ chèn khoảng trắng vào giữa các trường, khơng ựể các trường dắnh sát vào nhau.
c)Xem kết quả:
để hiển thị kết quả trộn, bạn click vào nút số 8 như minh họa, các trường sẽ ựược thay bằng các tên cụ thể. để xem thư tiếp theo, bấm vào nút số 14 như minh họa, xem lùi lại thư phắa trước, bấm vào nút 13.
d)Xuất kết quả:
Sau bước c) ở trên, bạn ựã cĩ 6 kết quả thư cùng nằm trong một thư mẫu, bước này sẽ giúp bạn xuất kết quả ấy ra thành 6 bức thư riêng biệt ựể bạn cĩ thể in và gửi ựến 6 người tương ứng.
Bấm vào nút 18 như minh họa, chương trình sẽ xuất hiện một hộp thoại, bạn vẫn ựể nguyên lựa chọn là All (xuất hết các thư), bấm OK.
Lúc ựĩ, Word sẽ tạo một tập tin mới ựặt tên là Letters1 chứa 6 thư của bạn trên 6 trang khác nhau. Bấm vào nút Zoom trên thanh Standard, chọn mức phĩng ựại 25% ựể cĩ thể thấy hết 6 thư.
Nếu cĩ máy in, bạn cĩ thể bấm nút 19 ựể in trực tiếp 6 thư này ra 6 trang giấy mà khơng cần lưu file Letters1.
Sau ựĩ, hãy lưu file Letters1 này lại, ựặt tên baitap04c, trong MyDocuments. III) Một số thao tác khác:
Phần này sẽ hướng dẫn một số thao tác giúp ắch cho bạn khi bạn tạo tài liệu nhiều trang. để thực hành phần này bạn sẽ ựược hướng dẫn làm một tài liệu ựơn giản cĩ ựộ dài 4 trang.
1-Dấu ngắt trang:
Tạo tài liệu mới, ựặt tên baitap05, lưu trong MyDocuments, gõ vào 3 dịng nội dung ựơn giản như hình minh họa. Giả sử bạn muốn sang trang 2 ựể gõ nội dung tiếp theo vì phần này nội dung chỉ cĩ vậy. Khi ựĩ, bạn sẽ cần ựến dấu ngắt trang ựể báo cho chương trình biết nhằm kết thúc nội dung trang hiện tại và ựưa con trỏ nhập văn bản sang ựầu trang mới tiếp theo.
Thực hiện: vào menu InsertBreak, ựể nguyên lựa chọn mặc ựịnh là PageBreak, bấm OK.