thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thànhphẩm tại Công ty TNHH vật liệu nổ công nghiệp

1.3 Bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty 1.3.1 Bộ máy kế toán của công ty Như chúng ta đã biết ở trên công ty vật liệu nổ công nghiệp bao gồm 23 đơn vị thành viên trực

thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thànhphẩm tại Công ty TNHH vật liệu nổ công nghiệp

I- TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VẬT LIỆU NỔ CÔNG NGHIỆP

Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên vật liệu nổ công nghiệp Tên giao dịch quốc tế: Industrial Explosim Material Limited Company Tên viết tắt tiếng anh: IEMCO.

Công ty có biểu tượng riêng.

Địa chỉ: Phố Phan Đình Giót - Phường Phương Liệt - Quận Thanh Xuân

Từ năm 1995, với đà phát triển của đất nước, nhu cầu xây dựng đường

xá, cầu hầm ngày càng tăng vì thế vật liệu nổ công nghiệp là một yếu tố không thể thiếu được Nhằm thống nhất sự quản lý, thực hiện sản xuất kinh doanh, đảm bảo an toàn và để đáp ứng tốt hơn nhu cầu về vật liệu nổ công nghiệp của các ngành kinh tế, ngày 29/3/1995 Văn phòng Chính phủ có Công văn số 44/VPCP thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ chính thức cho phép Bộ năng lượng (nay là Bộ Công nghiệp) tổ chức lại ngành hóa chất mỏ Trên cơ sở

đó ngày 01/04/1995 Bộ trưởng Bộ năng lượng có Quyết định số 204 NL/TCCB-LĐ thành lập lại Doanh nghiệp nhà nước Công ty Hóa chất mỏ thuộc Tổng công ty than Việt Nam Ngày 29/4/2003, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 77/QĐ-TTG về việc chuyển Công ty Hóa chất mỏ thành công ty TNHH một thành viên có tên là: Công ty TNHH một thành viên vật liệu nổ công nghiệp.

Ngày 6/6/2003 Công ty TNHH một thành viên vật liệu nổ công nghiệp chính thức ra đời Công ty là đầu mối dân sự duy nhất được Chính phủ cho phép sản xuất, kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp

- Sản xuất, phối chế, thử nghiệm, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp.

- Nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ KHKT vào sản xuất, phối chế, thử nghiệm, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp.

- Xuất nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp, nguyên vật liệu, hóa chất để sản xuất kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp.

- Bảo quản, đóng gói, cung ứng, dự trữ quốc gia về vật liệu nổ công nghiệp.

- Sản xuất, cung ứng vật tư kỹ thuật, dây điện, bao bì đóng gói thuốc nổ, giấy sinh hoạt, than sinh hoạt, vật liệu xây dựng

- Thiết kế thi công xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi và khai thác mỏ.

- Sản xuất hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu.

- Dịch vụ khoan, nổ mìn, nổ mìn dưới nước.

- Nhập khẩu vật tư, thiết bị, nguyên liệu may mặc, cung ứng xăng dầu và vật tư thiết bị gỗ trụ nổ.

- Vận tải đường bộ, đường sông, đường biển, vận tải quá cảnh, quản lý

và khai thác cảng, đại lý vận tải thủy, sửa chữa các phương tiện vận tải, thi công, cải tạo phương tiện cơ giới đường bộ, dịch vụ ăn nghỉ cho khách.

1.2 Bộ máy quản lý của công ty Vật liệu nổ công nghiệp

Công ty TNHH Vật liệu nổ công nghiệp hoạt động theo mô hình công ty TNHH một thành viên Bộ máy quản lý chung của công ty bao gồm: Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc, các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất trực tiếp, bộ phận tổ chức công tác tiêu thụ sản phẩm tại các đơn vị trực thuộc công ty.

1.2.1 Bộ phận gián tiếp

* Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty, được quyết định mọi vấn đề liên quan đến quản lý, quyền lợi của công

ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu công ty quy định tại điều II điều lệ này.

* Ban kiểm soát HĐQT Ban kiểm soát là tổ chức do HĐQT công ty vật liệu nổ công nghiệp thành lập theo luật doanh nghiệp, hoạt động theo điều lệ về tổ chức và hoạt động của công ty vật liệu nổ công nghiệp và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của HĐQT.

* Ban Giám đốc công ty

Ban Giám đốc công ty gồm 1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc

Giám đốc công ty là người điều hành cao nhất trong công ty và do HĐQT công ty cử ra Tại công ty TNHH vật liệu nổ công nghiệp Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc công ty Giám đốc công ty trực tiếp điều hành 2 phòng: phòng Kiểm toán - thanh tra và phòng tổ chức cán bộ.

Dưới Giám đốc có 3 phó giám đốc và các phòng ban chức năng giúp giám đốc quản lý điều hành hoạt động của toàn công ty.

- Phó giám đốc điều hành chỉ huy sản xuất trực tiếp chỉ đạo:

+ Phòng thương mại + Phòng kế hoạch & chỉ huy sản xuất.

+ Phòng lao động tiền lương.

- Phó giám đốc điều hành kỹ thuật công nghệ trực tiếp chỉ đạo:

+ Phòng kỹ thuật công nghệ.

+ Phòng thiết kế đầu tư

- Phó giám đốc hành chính quản trị, đời sống trực tiếp chỉ đạo:

+ Phòng quản trị + Phòng an toàn bảo vệ.

+ Phòng thương mại.

Riêng phòng thống kê kế toán tài chính do Kế toản trưởng công ty trực tiếp chỉ đạo.

* Các phòng ban chức năng trong công ty

Công ty vật liệu nổ công nghiệp có 11 phòng ban chức năng Trước đây công ty chỉ có 9 phòng ban Phòng kỹ thuật an toàn được tách ra thành 2 phòng: phòng kỹ thuật công nghệ và phòng An toàn bảo

vệ, phòng tổ chức nhân sự được tách ra thành 2 phòng: phòng quản trị và phòng tổ chức cán bộ Việc chia tách này nhằm đảm bảo cho các phòng ban thực hiện một cách tốt hơn các nhiệm vụ được giao, từng bước

nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty Ngày 24/6/2003 Giám đốc công ty Vật liệu nổ công nghiệp đã ban hành quyết định số 274/QĐ-TCCB về việc phê duyệt và ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty Theo đó mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm

vụ riêng Các phòng ban trong công ty bao gồm:

1 Phòng quản trị.

2 Phòng tổng hợp - pháp chế.

3 Phòng tổ chức cán bộ.

4 Phòng lao động tiền lương.

5 Phòng kế hoạch và chỉ huy sản xuất.

6 Phòng thiết kế đầu tư.

7 Phòng kỹ thuật công nghệ.

8 Phòng an toàn bảo vệ.

9 Phòng thương mại.

10 Phòng thống kê kế toán tài chính.

11 Phòng kiểm toán nội bộ, thanh tra.

1.2.2 Bộ phận trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty có hệ thống các nhà máy, xí nghiệp, chi nhánh trên khắp cả nước Điều này xuất phát từ nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh Như chúng ta đã biết do tính chất đặc biệt của vật liệu nổ công nghiệp, quá trình vận chuyển đòi hỏi phải được chuẩn bị một cách cẩn thận nhằm đảm bảo an toàn Việc xây dựng nhiều đơn vị trực thuộc trên cả nước là cần thiết để cung cấp kịp thời vật liệu nổ công nghiệp cho thị trường, đồng thời giảm chi phí vận chuyển, góp phần hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty Hiện nay công ty có 23 đơn vị trực thuộc với 13 xí nghiệp, 8 xí nghiệp

và 1 trung tâm, 1 văn phòng đại diện Trong đó có 16 đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý trực tiếp của công ty vật liệu nổ công nghiệp - đơn vị trực thuộc cấp 1- và 7 đơn vị trực thuộc cấp 2 (tức là chịu sự quản lý trực tiếp của đơn vị trực thuộc cấp 1).

1 Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp Quảng Ninh

2 Trung tâm vật liệu nổ công nghiệp.

3 Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp và cảng Bạch Thái Bưởi

4 Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp.

5 Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp Bắc Cạn.

6 Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp Sơn La.

7 Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp Ninh Bình.

8 Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp Đà Nẵng

9 Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp Khánh Hòa.

10.Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp Gia Lai.

11.Xí nghiệp vật liệu nổ công nghiệp Bà Rịa - Vũng Tàu.

12.Xí Nghiệp vận tải thủy bộ Bắc Ninh.

13.Xí Nghiệp vận tải sông biển Hải Phòng.

14.Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội.

15.Chi nhánh vật liệu nổ công nghiệp Lào Cai.

16.Chi nhánh vật liệu nổ công nghiệp Lai Châu.

17.Chi nhánh vật liệu nổ công nghiệp Hà Nam.

18.Chi nhánh vật liệu nổ công nghiệp Nghệ an.

19.Chi nhánh vật liệu nổ công nghiệp Phú Yên.

20.Chi nhánh vật liệu nổ công nghiệp Đồng Nai.

21.Chi nhánh vật liệu nổ công nghiệp Quãng Ngãi.

22.Chi nhánh vật liệu nổ công nghiệp Hà Tuyên.

23.Văn phòng đại diện Vật liệu nổ công nghiệp Kiên Giang.

Tất cả 23 đơn vị thành viên trực thuộc công ty đều tổ chức hạch toán không đầy đủ phụ thuộc vào sự phân cấp của công ty Các đơn vị thành viên có mối liên hệ mật thiết với nhau về lợi ích kinh tế và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

1.3 Bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty

1.3.1 Bộ máy kế toán của công ty

Như chúng ta đã biết ở trên công ty vật liệu nổ công nghiệp bao gồm 23 đơn vị thành viên trực thuộc trên cả nước Các đơn vị thành viên có mối quan

hệ mật thiết với nhau trong lợi ích kinh tế và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

Mô hình sản xuất ở mỗi xí nghiệp có tính chất khác nhau, do đó phương pháp hạch toán cũng mở ra theo yêu cầu của công tác quản lý Hơn nữa các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, không tiến hành hạch toán lãi lỗ tại mỗi đơn

vị mà chỉ tính ra chênh lệch giữa thu nhập và chi phí sau đó gửi phần chênh lệch thu chi lên phòng thống kê kế toán tài chính của công ty Dựa vào các báo

cáo quyết toán hàng tháng của các đơn vị phòng thống kê kế toán của công ty

sẽ tiến hành tổng hợp số liệu xác định kết quả kinh doanh cho toàn công ty Chính vì vậy mà mạng lưới tổ chức hạch toán trong toàn công ty đã và đang tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán Theo mô hình này, phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ tiếp nhận chứng từ ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của mình Các xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc được công ty khoán doanh số với từng xí nghiệp, giao vốn cho các xí nghiệp để tự chủ hoạt động sản xuất kinh doanh Các xí nghiệp có mạng lưới kế toán riêng và thực hiện hạch toán kế toán theo phương pháp chưa đầy đủ

1.

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán của công ty

Mỗi bộ phận kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng.

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

KT côn

than

h toán

KT tổn

g hợp

Thủ quỷ kiêm thốn

KT tiền lươn

g

KT TSCĐ XDCB nguồn vồn

Kế toán trưởng:

Kế toán trưởng có nhiệm cụ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty trên cơ

sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thể hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh thông qua phó phòng kế toán để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của công ty, kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính.

Phó phòng kế toán:

Phó phòng kế toán có nhiệm vụ phụ trách công tác tổng hợp, hướng dẫn hạch toán thống nhất từ công ty đến xí nghiệp và thay kế toán trưởng khi được ủy quyền, có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng.

Kế toán tổng hợp:

Kế toán tổng hợp giúp kế toán trưởng trong việc tạo lập các thông tin kinh tế, lập báo cáo định kỳ để báo cáo Tổng công ty Than và các cơ quan Nhà nước.

Kế toán vật tư, chi phí, giá vốn, tiêu thụ:

Kế toán vật tư, hàng hóa có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, chi tiết nhập

- xuất -tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Kế toán chi phí, giá vốn, tiêu thụ thực hiện việc hạch toán chi tiết, tổng hợp chi phí bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ.

Kế toán thanh toán:

Kế toán thanh toán theo dõi sự biến động tăng, giảm tiền mặt có tại quỹ của công ty, biến động tăng giảm tiền của công ty ở tài khoản mở tại ngân hàng, theo dõi việc thu chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập khẩu.

Kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán, công

nợ nội bộ công ty:

Kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán, công nợ nội

bộ công ty có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu, phải trả người mua, người bán và công nợ nội bộ giữa xí nghiệp với xí

nghiệp, xí nghiệp với công ty, công ty với công ty.

Kế toán tiền lương:

Kế toán tiền lương có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với cán

bộ, công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương theo chế độ hiện hành.

Kế toán TSCĐ, XDCB:

Kế toán TSCĐ, XDCB có nhiệm vụ hạch toán về nguyên giá, tính trích khấu hao TSCĐ, lập thủ tục và trích hội đồng giá về các công trình sữa chữa lớn, mua sắm TSCĐ của các xí nghiệp và công ty.

Kế toán thuế:

Kế toán thuế có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước về các khoản thuế.

Thủ quỹ:

Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt của công ty theo các chứng từ hợp

lệ do kế toán lập, ghi sổ theo dõi tình hình tiền mặt tại công ty.

1.3.2 Tổ chức công tác kế toán trong công ty

Như đã trình bày ở trên, công ty Vật liệu nổ công nghiệp là một doanh nghiệp có quy mô lớn với tổng cộng 23 đơn vị thành viên trên khắp cả nước Ngành nghề kinh doanh của công ty Vật liệu nổ công nghiệp khá đa dạng, không chỉ có sản phẩm vật liệu nổ công nghiệp, công ty còn kinh doanh nhiều mặt hàng khác như sản xuất đồ bảo hộ lao động, sản xuất giấy sinh hoạt hay thực hiện các dịch vụ về khoan nổ mìn Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình, trong công tác kế toán công ty áp dụng hình thức hạch toán Nhật

ký - chứng từ.

Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:

- Niên dộ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi cháp kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ) Nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác tính ra tiền VNĐ là dựa trên tỷ giá thực tế của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm chuyển đổi.

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.

- Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

1.3.2.1 Chế độ chứng từ

Do đặc thù của ngành nghề kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp, công ty được phép của Bộ tài chính sử dụng loại hóa đơn dặc thù dành cho sản phẩm vật liệu nổ công nghiệp do công ty tự in Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ của từng đơn vị trực thuộc công ty sẽ giao cho các đơn vị HĐBH do công ty tự in để các đơn vị sử dụng trong quá trình bán hàng Công ty trực tiếp quản lý số hóa đơn giao cho các đơn vị trực thuộc, đảm bảo tính trung thực và đầy đủ của các nghiệp vụ Ngoài các HĐBH đặc thù cho sản phẩm vật liệu nổ công nghiệp công ty còn sử dụng các loại hóa đơn chúng từ khác theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

Công ty thường xuyên cập nhật và vận dụng đúng theo các quy định hiện hành của Bộ tài chính về hệ thống các tài khoản áp dụng cũng như những quy định hạch toán trên tài khoản, các quan hệ đối ứng Để theo dõi tình hình thanh toán với các đơn vị thành viên, công ty Vật liệu nổ công nghiệp sử dụng

TK 136, TK 336 Hai TK này được mở chi tiết cho từng đơn vị.

1.3.2.3 Sổ kế toán

Công ty sử dụng các loại sổ sau:

- Nhật ký chứng từ:

Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các TK Một NKCT có thể mở cho một TK hoặc cho một số TK có nội dung kinh tế giống nhau hoặc

quan hệ đối ứng mật thiết với nhau.

- Sổ cái:

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một

TK trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý.

- Sổ chi tiết:

Có 6 loại sổ hạch toán chi tiết, được đánh số từ 1 đến 6.

1.3.2.4 Hệ thống các báo cáo tài chính

Cuối mỗi niên độ kế toán (vào ngày 31/12 hàng năm) sau khi tiến hành tổng hợp, đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán và thực hiện bút toán khóa sổ, kế toán công ty căn cứ vào các số liệu thu được lập các báo cáo tài chính theo luật định Các báo cáo tài chính bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán.

- Báo cáo kết quả kinh doanh.

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Ngoài ra, định kỳ (quý, năm) công ty còn phải lập báo cáo quản trị theo yêu cầu để nộp lên cho Tổng công ty than Việt Nam.

- Báo cáo khoản phải thu và phải trả.

- Báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh.

- Báo cáo tăng, giảm nguyên giá và hao mòn TSCĐ.

- Báo cáo trích và sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản.

Ta có trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT như sau:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc và các bảng phân bổ, kế

toán lập bảng kê và sổ kế toán chi tiết Cuối tháng, từ bảng kê và các sổ kế toán chi tiết, kế toán lập NKCT Từ NKCT lập ra sổ cái Từ sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết Cuối cùng căn cứ vào bảng kê, NKCT và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo tài chính vào cuối tháng để theo dõi tình hình quyết toán của công ty.

Đối với công ty Vật liệu nổ công nghiệp, trình tự tổ chức ghi sổ cũng được tiến hành như trên Tuy nhiên do mô hình tổ chức kế toán của công ty là

mô hình hỗn hợp Phần lớn các hoạt động sản xuất và bán hàng được thực hiện ở các đơn vị trực thuộc Mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ máy kế toán riêng Quá trình hạch toán từ các chứng từ gốc và bảng phân bổ vào NKCT,

cũng như vào bảng kê, sổ chi tiết, rồi sau đó lập ra sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết được thực hiện ngay dưới các đơn vị Cuối mỗi tháng các đơn vị tính ra chênh lệch thu chi rồi gửi lên phòng kế toán tổng hợp của công ty để phòng kế toán công ty tổng hợp số liệu toàn công ty lập các báo cáo tài chính cho toàn công ty.

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu.

Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT

Như đã trình bày ở trên, do đặc điểm ngành nghề kinh doanh, và quy

mô của công ty rộng khắp trên cả nước nên công ty Vật liệu nổ công nghiệp xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán của mình theo mô hình kế toán hỗn hợp

- nửa tập trung, nửa phân tán Tại các đơn vị trực thuộc tiến hành hạch toán bình thường nhưng cuối tháng không xác định kết quả lãi lỗ mà chỉ tính ra chênh lệch thu chi, sau đó nộp báo cáo lên cho bộ phận kế toán của công ty Từ các báo cáo do các đơn vị trực thuộc nộp lên, phòng kế toán công ty sẽ tổng hợp lại để xác định kết quả kinh doanh cho toàn công ty Theo đó tại các đơn vị trực thuộc không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp mà thuế thu nhập doanh nghiệp được công ty nộp chung cho toàn công ty.

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Thẻ v s à ổ kế toán chi

từ

Bảng tổng hợp chi

Sổ cái

Báo cáo t i à chính

Sơ đồ 4: Sơ đồ về mô hình tổ chức bộ máy kế toán

của công ty Vật liệu nổ công nghiệp

1.3.3 Sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty

Để phục vụ một cách tốt nhất công tác kế toán trong công ty, từng bước hiện đại hóa bộ máy kế toán đáp ứng nhu cầu quản lý và cung cấp thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và kịp thời, đồng thời giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán cho bộ phận kế toán, công ty Vật liệu nổ công nghiệp sử dụng phần mềm kế toán máy

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thức

sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Vật liệu nổ công nghiệp áp dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2002 Fast Accounting

là sản phẩm của công ty Cổ phần phần mềm Tài chính kế toán, chuyên cung

Kế toán đơn vị cấp trên

Kế toán

Bộ phận kiểm tra

Kế toán các hoạt

Bộ phận tổng hợp báo cáo từ

Kế toán các đơn

vị trực thuộc

Đơn vị kinh tế trực thuộc

Nhân viên hạch toán ban đầu

Nhân viên hạch toán ban đầu

cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp Phần mềm kế toán Fast Accounting luôn được hoàn thiện và phát triển để đáp ứng ngày càng đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý trong nền kinh tế thị trường Trong những phiên bản trước đó, Fast Accounting 2001, trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm và dựa vào kết quả nghiên cứu các phần mềm của hãng hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực phần mềm kế toán, Công ty cổ phần phần mềm Tài chính kế toán đã thực hiện một loạt các cải tiến về tổ chức các phân hệ, về phần nhập chứng từ, lọc dữ liệu và lên báo cáo, về quản lý VAT.

Các loại chứng từ được sử dụng trong Fast Accouting:

+ Phiếu kế toán tổng quát dùng để cập nhật các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh.

+ Phiếu kế toán tổng quát dùng để cập nhật các bút toán định kỳ.

+ Phiếu kế toán tổng quát dùng để cập nhật các bút toán phân bổ tự động.

+ Phiếu kế toán tổng quát dùng để cập nhật các bút toán kết chuyển tự động.

Chương trình Fast Accounting 2002 cũng sử dụng các sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ, đồng thời đưa ra các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, bảng kê chứng từ, bảng cân dối số phát sinh

Sơ đồ 5: Sơ đồ liên kết các phân hệ kế toán trong Fast Accouting.

Số tiền quỹ mặt

Tiền gửi ngân h ng à

kế toán Kết quả HĐ

Báo cáo mua

NGHIỆP VỤ

KH C Á

T I S À Ả N

CỐ ĐỊNH

Sơ đồ 6: Quy trình xử lý số liệu.

1.3.4 Quy trình hạch toán đối với phần hành tiêu thụ và xác định kết qủa tiêu thụ thành phẩm tại công ty.

Công ty Vật liệu nổ công nghiệp sử dụng kế toán máy để hạch toán các nghiệp cụ kinh tế phát sinh, quy trình hạch toán trên máy như sau:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Sơ đồ 7: Quy trình hạch toán trên máy.

II - THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KQKD TẠI CÔNG TY VẬT LIỆU NỔ CÔNG NGHIỆP

2.1 Đặc điểm thành phẩm

Công ty Vật liệu nổ công nghiệp kinh doanh đa ngành bao gồm sản xuất, thương mại, dịch vụ Sản xuất và kinh doanh thuốc nổ là ngành kinh doanh chính của công ty với 4 loại sản phẩm chính là: thuốc nổ Anfo thường, anfo chịu nước, thuốc nổ AH1, thuốc nổ Zecno Là hàng hoá đặc biệt dễ cháy nổ, độc hại, đòi hỏi tính an toàn cao, do đó quy trình sản xuất thuốc nổ được thiết kế, giám sát nghiêm ngặt, sản phẩm làm ra phải tiến hành kiểm tra kỹ trước khi nhập kho, yêu cầu bảo quản tại kho, vận chuyển cũng rất khắt khe, làm cho chi phí quản lý, chi phí bán hàng đối với những loại sản phẩm này cao hơn so với những hàng hoá thông thường khác.

Bốn loại thuốc nổ chính của công ty là Anfo thường, Anfo chịu nước, AH1, Zecno được đóng gói riêng

và phân biệt rõ ràng từng loại với nhau bởi mẫu mã, bao bì và ký hiệu khác nhau Kết thúc quy trình sản

Chứng từ gốc

v các b à ảng Máy

xuất, mỗi sản phẩm làm ra chỉ có một loại chất lượng duy nhất, không có thành phẩm phụ, và không có bán thành phẩm Thành phẩm của công ty được quản lý theo 2 mặt là khối lượng và giá trị, mặt khối lượng được theo dõi tại các kho thuộc công ty theo phương pháp thẻ song song, phòng thống kê, kế toán tài chính, phòng thương mại theo dõi thành phẩm cả về số lượng và giá trị, hàng tháng có sự đối chiếu giữa các phòng ban.

Nhà nước thống nhất về quản lý các thủ tục hành chính, hàng được bán ra cho các khách hàng chỉ khi những khách hàng này được Chính phủ cho phép mua, hay nói cách khác mặt hàng vật liệu nổ công nghiệp chỉ được phép "mua của những người được phép bán, bán cho những người được phép mua" Giá bán của các mặt hàng này phải được ban vật giá Chính phủ duyệt hàng tháng.

2.2 Kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm

2.2.1 Đặc điểm tiêu thụ và thể thức thanh toán

Công ty Vật liệu nổ công nghiệp cùng với một số đợn vị kinh doanh thuốc nổ quân đội - công ty GAET thuộc Bộ quốc phòng - là những nhà cung cấp thuốc nổ chính cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân Mặt dù là mặt hàng Nhà nước quản lý, chỉ đạo giá nhưng giữa các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng này vẫn có sự cạnh tranh nhau để tồn tại trên thị trường Hiện nay công ty Vật liệu nổ công nghiệp là đầu mối dân sự duy nhất dược Chính phủ cho phép sản xuất kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp và là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực này Những năm gần đây tuy thị phần của công ty trên thị trường có giảm do sự cạnh tranh của công ty GAET - Bộ quốc phòng nhưng thị phần của công ty luôn chiếm trên 80% Điều này chứng tỏ sự lớn mạnh của công ty Công ty đã và đang tìm mọi cách để thu hút khách hàng mới cũng như duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng truyền thống của công ty.

Sản phẩm của công ty được tiêu thụ chủ yếu trong các khu vực khai thác than, khai thác đá, do đó trong chiến lược tiêu thụ sản phẩm của mình công ty luôn gắn chặt với các thị trường này Đối với các khách hàng truyền thống công ty thực hiện các chính sách ưu tiên trong tiêu thụ như: Luôn luôn bảo đảm yêu cầu

về số lượng và chủng loại khi tiêu thụ kể cả trong lúc sản phẩm của công ty đang thiếu, ưu tiên về thời hạn thanh toán và các ưu đãi khác

Sản phẩm của công ty thường tiêu thụ chậm trong mùa mưa trong mùa tiêu thụ khó khăn này công

ty thực hiện kế hoạch giảm giá tiêu thụ, kéo dài thời hạn thanh toán cho những khách hàng mua hàng trong thời gian này Đến mùa tiêu thụ mạnh công ty tiến hành phân phối công bằng và công khai lượng hàng bán cho từng khách hàng, ưu tiên những bạn hàng gắn bó với công ty trong mùa tiêu thụ khó khăn Nhờ vậy mà

uy tín của công ty trên thị trường ngày càng lớn mạnh, khách hàng đến với công ty ngày một đông.

Công ty thực hiện phương thức tiêu thụ thuốc nổ duy nhất là tiêu thụ trực tiếp, phương thức tiêu thụ trực tiếp được áp dụng thống nhất trong toàn công ty Ngoài quan hệ mua bán nội bộ giữa công ty với các đơn vị thành viên trực thuộc công ty thì công ty không còn quan hệ mua bán nội bộ khác kể cả quan hệ mua bán giữa công ty và Tổng công ty than, hoặc giữa công ty và các doanh nghiệp khác thuộc Tổng công ty Than.

Thời hạn và phương thức thanh toán:

Với phương thức bán hàng trực tiếp thì thời hạn và phương thanh toán tiền bán các sản phẩm, dịch

vụ được quy định như sau:

* Đối với khách hàng ngoài Tổng công ty Than Việt Nam:

- Chủ yếu áp dụng hình thức thanh toán ngay: Khách hàng trả tiền trước khi nhận hàng Khách hàng trả bằng tiền mặt, chuyển khoản khi nhận hàng hoặc xác nhận thực hiện xong dịch vụ.

- Đối với bạn hàng truyền thống, bạn hàng có hợp đồng mua hàng dài hạn, bạn hàng có quan hệ hai chiều có thể thanh toán trả chậm tối đa 30 ngày sau khi hoàn tất thủ tục giao hàng hay dịch vụ Trường hợp ngoại lệ do HĐQT công ty quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình, Thời hạn thanh toán phải được ghi rõ trong hợp đồng Nếu vượt quá thời hạn thanh toán đã ghi trong hợp đồng thì phải thu lãi theo lãi suất quá hạn ngân hàng.

* Đối với khách hàng trong Tổng công ty Than Việt Nam:

- Khi ký kết các hợp đồng cung ứng các sản phẩm và dịch vụ trong Tổng công ty Than Việt Nam, các đơn vị phải xác định mức dư nợ thường xuyên với thời hạn thanh toán không quá 30 ngày kể từ khi hoàn tất thủ tục giao hàng Trường hợp ngoại lệ do HĐQT công ty quyết định.

- Hàng tháng các đơn vị lập biên bản đối chiếu công nợ giữa hai đơn vị để gửi Tổng công ty thanh toán bù trừ công nợ.

2.2.2 Tài khoản sử dụng và chứng từ kế toán

Tài khoản sử dụng:

Hệ thống tài khoản của công ty được thiết kế trên cơ sở đặc điểm riêng của công ty và phù hợp với chế độ theo quy định của Bộ Tài chính nhằm phục vụ đầy đủ cho công tác quản lý tại công ty, kế toán sử dụng một số tài khoản sau để hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm.

* TK 155 - Thành phẩm.

Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai để phân biệt thành phẩm ở văn phòng công

ty và thành phẩm ở các đơn vị trực thuộc khác:

TK 1551: Thành phẩm tại công ty.

TK 1552: Thành phẩm tại các đơn vị trực thuộc.

TK 1551 được chi tiết thành hai tiểu khoản:

TK 15511: Thành phẩm VLN.

TK 15512: Thành phẩm khác.

* TK 511: Doanh thu bán hàng.

Tài khoản này được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 như sau:

TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá.

TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm.

TK 5113: Doanh thu cung cấp lao, dịch vụ.

TK 5114: Doanh thu hỗ trợ giá (nếu có).

Ngoài ra TK 511 còn được chi tiết để theo dõi doanh thu của công ty và doanh thu ở các đơn vị trực thuộc khác như là:

TK 51121: Doanh thu bán thành phẩm tại công ty.

TK 51122: Doanh thu bán thành phẩm tại các đơn vị trực thuộc.

Trong phạm vi của đề tài em chỉ xin nghiên cứu doanh thu bán thành phẩm - TK 5112 Tài khoản này được chi tiết để phân biệt doanh thu bán thành phẩm VLN và doanh thu bán thành phẩm khác.

TK 511211: Doanh thu bán thành phẩm VLN tại công ty.

TK 511212: Doanh thu bán thành phẩm khác tại công ty.

* TK 131: Phải thu khách hàng.

Tài khoản này được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, loại hàng hoá phát sinh theo địa điểm

là công ty hay ở các đơn vị trực thuộc khác.

TK 13111: Phải thu khách hàng mua VLN tại công ty.

TK 13112: Phải thu khách hàng mua hàng hoá khác tại công ty.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác liên quan đến tiêu thụ thành phẩm như:

TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.

TK 111: Tiền mặt.

TK 112: tiền gửi ngân hàng.

Chứng từ hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm:

Kế toán sử dụng một số chừng từ chủ yếu sau để hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm:

- Hoá đơn GTGT theo quy định của Bộ Tài chính do phòng thương mại lập

- Hoá đơn GTGT do công ty tự in (có sự cho phép của Bộ Tài chính và đã đăng ký tại cơ quan thuế).

- Phiếu thu tiền do công ty tự in và thủ quỷ lập.

- Giấy báo Có của ngân hàng.

Khi bán hàng cho khách hàng, phòng Thương mại sẽ lập hoá đơn GTGT, hoá đơn này được lập thành

3 liên (đặt giấy than viết một lần).

Liên 1: Lưu tại nơi lập hóa đơn.

Liên 2: giao cho khách hàng.

Liên 3: Khách hàng cầm xuống kho để làm chứng từ cho thủ kho xuất hàng Căn cứ vào liên 3 này thủ kho lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho khách hàng số hàng đúng theo nội dung của hóa đơn Thủ kho vao sổ giao nhận chứng từ Sau đó thủ kho gửi liên 3 cho phòng kế toán

Ví dụ: Ngày 17/12/2003 Công ty Vật liệu nổ công nghiệp bán cho Công ty Hóa chất 21 (Z21) 100

tấnthuốc nổ Zecno, Giá bán chưa có thuế là 843.333.300 đồng, thuế GTGT là 4.216.665 đồng Kế toán lập hoá đơn GTGT theo mẫu sau:

Đơn vị bán: Công ty Vật liệu nổ công nghiệp.

Địa chỉ: Phường phương liệt - Quận thanh Xuân - TP Hà Nội.

Điện thoại: 04.8645378 Số Tài khoản:

Mã số: 0100101072-1

Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Tuấn

Đơn vị: Công ty Hóa chất 21 (Z21).

Địa chỉ: Thành phố Việt Trì - Phú Thọ Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm Mã số: 0100356865-1

STT TÊN HÀNG HOÁ,

DỊCH VỤ

Đvị tính (đồng) Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Thuốc nổ Zecno Tấn 100 8.433.333 843.333.300

Cộng tiền hàng: 843.333.300 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 442.166.665

Tổng cộng thanh toán: 885.499.965.

Số tiền bằng chữ: Tám trăm tám mươi lăm triệu bốn trăm chín mươi chín nghìn chín tăm sáu mươi lăm đồng.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi họ tên)

2.2.3 Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm

Tại công ty Vật liệu nổ công nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó doanh thu bán hàng của công ty là doanh thu không có thuế GTGT Hàng ngày căn cứ vào Hoá đơn bán hàng GTGT (liên 3) kế toán tiêu thụ vào máy theo định khoản: (Ta lấy nghiệp vụ bán hàng từ ví dụ trên).

Cuối tháng máy tự động tổng hợp phát sinh bên Nợ và Có trên Sổ chi tiết doanh thu, tiến hành vào

“Sổ tổng hợp phát sinh theo đối ứng tài khoản" (Mẫu số 03) Sổ này theo dõi theo từng tháng, mỗi dòng trên

sổ được ghi theo tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có của mỗi loại tài khoản đối ứng với doanh thu bán VLN

Số liệu tổng cộng trên sổ chi tiết doanh thu sẽ được máy đưa vào Nhật ký chứng từ số 8 (Mẫu số 04) NKCT số

8 ghi Có TK 511, ghi Nợ TK liên quan.

Sổ cái TK 511, máy tự động lập vào cuối tháng trên cơ sở: Tổng phát sinh có lấy từ NKCT số 8 đối ứng với tổng phát sinh Có của TK 911 Số liệu trên sổ cái được dùng để ghi vào Báo cáo kết quả kinh doanh VLN trong tháng 12 năm 2003 tại công ty Vật liện nổ công nghiệp.

511 Tổng hợp PS đối

Biểu số 02:

TỔNG CÔNG TY THAN VIỆT NAM

CÔNG TY VẬT LIỆU NỔ CÔNG NGHIỆP

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

TK 511211 - DOANH THU THÀNH PHẨM VLN - VĂN PHÒNG

Từ ngày 01 /12 đến ngày 31/12 năm 2003

Số dư cuối kỳ: 0

Ngày10 tháng 01 năm 2004

Biểu số 03:

TỔNG CÔNG TY THAN VIỆT NAM

CÔNG TY VẬT LIỆU NỔ CÔNG NGHIỆP

SỔ TỔNG HỢP THEO MỘT TÀI KHOẢN

TK 511211 - DOANH THU THÀNH PHẨM VLN - VĂN PHÒNG

Số dư cuối kỳ: 0

Ngày 10 tháng 1 năm 2004

CÔNG TY VLN CÔNG NGHIỆP.

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511211

Cộng PS Có

Dư Nợ cuối

Dư có cuối

Ngày 10 tháng 01 năm 2004

2.3 Kế toán tiêu thụ nội bộ

Ngoài quan hệ mua bán với các đơn vị bên ngoài thì Công ty Vật liệu nổ công nghiệp còn có quan hệ tiêu thụ nội bộ giữa Công ty với các đơn vị trực thuộc, giữa các đơn vị trực thuộc với nhau Doanh thu tiêu thụ nội bộ chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng số doanh thu tiêu thụ thành phẩm của công ty.

2.3.1 Tài khoản sử dụng và chứng từ kế toán

Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán tiêu thụ nội bộ công ty sử dụng các tài khoản sau:

* TK 512 - Doanh thu nội bộ.

Tài khoản này được chi tiết cho Văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc.

TK 5121 - Doanh thu nội bộ - Văn phòng công ty

TK 5122 - Doanh thu nội bộ - Đơn vị trực thuộc.

Tài khoản 5121 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 3 để hạch toán riêng doanh thu tiêu thụ nội bộ của vật liệu nổ và doanh thu tiêu thụ nội bộ hàng hoá, thành phẩm khác.

TK 51211 - Doanh thu nội bộ - vật liệu nổ - văn phòng

TK 51212 - Doanh thu nội bộ - hàng hoá khác -Công ty

* TK 136 - Phải thu nội bộ

Tài khoản này được mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

TK 136.01 - phải thu nội bộ -Công ty.

TK 136.02 - Phải thu nội bộ - Đơn vị trực thuộc.

Ngoài ra Tk 1361 cũng được chi tiết cho từng đối tượng Điều này tạo thuận lợi cho công ty trong việc theo dõi các quan hệ nội bộ, từ đó có chính sách đúng đắn, phù hợp, thúc đẩy sự phát triển đi lên của công ty.

Chứng từ kế toán:

Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ như đối với tiêu thụ thành phẩm cho các đơn vị bên ngoài công ty.

- Hoá đơn GTGT theo quy định của Bộ Tài chính do phòngThương mại lập.

- Hoá đơn GTGT do công ty tự in (được sự cho phép của Bộ Tài chính và

đã đăng ký với cơ quan thuế).

- Phiếu thu tiền do công ty tự in.

- Giấy báo có của Ngân hàng.

Quy trình lập và sử dụng, bảo quản, lưu trữ các chứng từ này cũng được tiến hành theo trình tự Bộ Tài chính quy định, theo quy chế tài chính của công ty.

Ví dụ:

Ngày 05/12/2003 Văn phòng công ty xuất bán 15 tấn PGCN cho Xí nghiệp Vật liệu nổ công nghiệp và cảng Bạch Thái Bưởi với giá bán chưa có thuế là 981.891.000 đồng, thuế GTGT 49.094.550 đồng Kế toán lập hoá đơn GTGT theo mẫu sau:

Biểu số 06:

TỔNG CÔNG TY THAN HOÁ ĐƠN (GTGT) Phát hành theo CV số 4660 TC/AC

VIỆT NAM Cung ứng VLN Ngày 07/12/1998 của TCT

Mã số: 5700100256-1 Liên 1 (lưu) AA /02

Đơn vị: Số: 434256

Ngày 05 tháng 12 năm 2003.

Đơn vị bán hàng: Công ty Vật liệu nổ công nghiệp

Địa chỉ: Phường Phương Liệt - quận Thanh Xuân - TP Hà Nội.

Mã số : 0100101072-1

Họ tên người mua hàng: Trần Đình Hùng

Đơn vị: Xí nghiệp VLN công nghiệp và cảng Bạch Thái Bưởi.

Đơn vị: Đồng STT TÊN HÀNG HOÁ DỊCH

Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Trưởng P KH TT đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)