Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu cơng việc UBND QUẬN HỒN KIẾM TRƯỜNG MN ĐINH TIÊN HOÀNG UBND QUẬN HOÀN KIẾM TRƯỜNG MN ĐINH TIÊN HOÀNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Một số kỹ giao tiếp nhằm nângg cao hiệu côngg việc Lĩnh vực: Khác Cấp học: Mầm non HọLĩnhvà tên:vực:LêKhácThị Hồng Minh ChứcCấp vụ:học:KếMầmtốnnon ĐT:Họ 0912848098vàtên:LêThị Hồng Minh Email:Chức lehongminh2203@gmailvụ:Kếtốn.com ĐơnĐT:vị0912848098cơngtác:Trường MN Đinh Tiên Hồng Email: lehongminh2203@gmailQuậnHồnKiếm.com-Hà Nội Đơn vị cơng tác: Trường MN Đinh Tiên Hoàng Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Hoàn Kiếm, tháng năm 2018 Hoàn Kiếm, tháng năm 2018 Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc Kỹ giao tiếp: Mục tiêu, yếu tố cấu thành Mục tiêu giao tiếp - Giúp người nghe hiểu dự định - Có phản hồi từ người nghe - Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe - Truyển tải thông điệp Q trình có khả bị mắc lỗi thông điệp thường hiểu dịch sai hay nhiều thành phần khác tham gia vào trình 2.1 Người gửi Để trở thành người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo cho tin tưởng Trong lĩnh vực văn phòng tơi nhận thức được: điều bao gồm việc thể hiểu biết chủ đề, tiếp nhận bối cảnh truyền đạt thông điệp Trong trường mầm non để giao tiếp tốt với phụ huynh học sinh ban ngành, tơi phải tìm hiểu kỹ giao tiếp 2.2 Thơng điệp Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay hình thức khác bị chi phối giọng điệu người truyền đạt thông điệp, tính lý luận, giao tiếp khơng nên đưa vào, phong cách giao tiếp riêng bạn 2.3 Kênh truyền đạt thông điệp Các thông điệp truyền đạt qua nhiều kênh, nói cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thư từ, email, ghi nhớ hay báo cáo 3.1 Cách giao tiếp thức Từ cấp xuống cấp dưới: hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, … 3.2 Cách giao tiếp khơng thức Đối với thân tơi dù hình thức giao tiếp phải mực truyền đạt thông tin lắng đọng Người nhận thơng điệp Những thơng điệp sau truyền đạt đến người nhận Khơng nghi ngờ bạn trông chờ họ phản hồi 5 Những phản hồi Người tiếp nhận có phản hồi, lời hay hình thức khác thông điệp bạn Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc Bối cảnh Tình mà thơng điệp bạn truyền bối cảnh III/ GIAO TIẾP PHI NGƠN NGỮ Giao tiếp phi ngơn ngữ chiếm từ 55-65% Giao tiếp ngôn ngữ chiếm khoảng 7% Sự kết hợp giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38% Đặc điểm giao tiếp phi ngơn ngữ Giao tiếp phi ngơn ngữ ln có giá trị giao tiếp cao Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ Giao tiếp phi ngơn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa Các hình thức giao tiếp phi ngơn ngữ Giọng nói Cơ sở vật chất * Giọng nói: Độ cao thấp Nhịp điệu (trơi chảy-nhát gừng) Cường độ (to-nhỏ) Tốc độ (nhanh-chậm) Phối hợp giao tiếp ngôn ngữ - phi Giao tiếp ngơn ngữ phi ngơn ngữ tách rời nhau, mà thường bổ sung cho * Làm để làm việc thành cơng với người khó tính Phải làm việc với đồng nghiệp, đối tác hay cấp khó tính điều mà khơng mong muốn Nhưng sống công việc không cho phép bạn chọn lựa, làm việc mơi trường hồn hảo mà bạn ước mơ Những gợi ý sau giúp bạn thích nghi để trì kết cơng việc với người khó tính Học cách lắng nghe: Những người khó tính thường có tâm lý thích trút bực tức cho người khác đơi u cầu người khác cao so với khả họ Biết kiềm chế cảm xúc thân: Nhiều người khơng thể làm việc với người khó tính để cảm xúc bị trơi theo bực tức đối phương Bạn đặt câu hỏi đơn giản, nều bạn cho người khác táo họ khơng nhận táo nằm tay ai? Và Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc bực tức người khó tính vậy, bạn khơng có nhiệm vụ phải nhận chúng Giao tiếp làm việc hiệu với người khó tính quan trọng thành tâm linh hoạt ứng xử Hãy học cách lắng nghe tích cực biết cách kiềm chế cảm xúc tiêu cực thân làm việc với họ * Những bí để giữ nhiệt huyết công việc hàng ngày Mỗi sáng thức dậy bạn tràn đầy nhiệt huyết mong muốn đến trường làm việc Làm để bạn ln giữ “một trái tim nóng”, “một đầu lạnh” kiên tâm cơng việc? Những bí sau giúp tơi làm điều Tự thưởng cho thành cơng: Trên thực tế công việc lúc phẳng thành công Trên đường nghiệp vấp phải bao sóng gió lần thất bại hay tơi khó giữ kiên tâm vào đường chọn Tách biệt cơng việc sống: Nhiều người không giữ đam mê công việc để muộn phiền sống tác động nhiều vào công việc Gắn đội hiệu quả: Một cá nhân dù mạnh mẽ đến có giây phút mềm lòng Từ điều tơi hâm nóng niềm nhiệt huyết cơng việc để ln người nhân viên văn phòng đầy lòng nhiệt huyết say mê với cơng việc * Làm để làm việc thành cơng với người khó tính Hãy tư tích cực: Nhiều người thường than phiền số đen đủi phải làm việc với người “cục cằn” đến vậy? Tại phải chịu đựng người nhiều cáu gắt với người khác cách vô lý? Học cách lắng nghe: Những người khó tính thường có tâm lý thích trút bực tức cho người khác yêu cầu người khác cao so với khả họ Biết kiềm chế cảm xúc thân: Nhiều người làm việc với người khó tính để cảm xúc bị trơi theo bực tức đối phương Thích ứng linh hoạt giao tiếp: Cuộc sống không công với ai, cơng với người biết thích nghi với nóGiao tiếp làm việc hiệu với người khó tính quan trọng thành tâm linh hoạt ứng xử Tôi học cách lắng nghe tích cực ln biết cách kiềm chế cảm xúc tiêu cực thân làm việc với họ * Giao tiếp điện thoại hiệu Nhẹ nhàng, lịch Khi làm việc qua điện thoại, giọng nói “nguồn cảm hứng” dành cho người đối diện Qua giọng nói, người nghe liên tưởng đến cá tính người Đặt vào cơng việc Khi nói chuyện, tơi phải nghĩ người nhà trường khơng phải nói chuyện với tư cách cá Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc nhân Chuẩn bị sẵn giấy, bút Trước nói chuyện qua điện thoại, chuẩn bị giấy, bút để ghi lại nội dung cần thiết qua trao đổi Đừng làm việc khác nói chuyện qua điện thoại Thử tưởng tượng bạn có hài lòng khơng người bạn nói chuyện nhai kẹo cao su nhóp nhép hay gõ lộc cộc bàn phím "Học lắng nghe" câu chuyện thật buồn cười với nhiều người Nhưng thực tế: có mắt khơng đồng nghĩa với nhìn thấy, có trí não khơng đồng nghĩa với biết nghĩ, có tai khơng đồng nghĩa với việc biết lắng nghe Ngạn ngữ Nga có câu "Con người tuổi để học nói phải đời để học lắng nghe" Tập trung: Yếu tố để lắng nghe hiệu đối tác giao tiếp tập trung Tập trung có nghĩa thời điểm làm việc Tham dự: Người nói phải có người nghe, người gửi phải có người nhận Hiểu: Nhiều giao tiếp diễn bối cảnh ơng nói gà, bà nói vịt khơng hiểu thơng điệp giao tiếp Ghi nhớ: Cái chép ghi, khơng biết hỏi tự ti làm nguyên tắc giao tiếp Để ghi nhớ thơng điệp q trình giao tiếp bạn khơng thể nhớ hết tất mà người nói truyền tải Hồi đáp: Giao tiếp trình tương tác hai chiều người gửi người nhận Sau nhận thông điệp, người nhận giải mã thơng điệp bước cần có hồi đáp với người gửi Có có lại toại lòng nhau, hồn chỉnh q trình giao tiếp lắng nghe Sơ đồ sau mô tả q trình hồi đáp thơng điệp giao tiếp: Phát triển: Giao tiếp thời điểm là trình Quá trình hối đáp chấm dứt cho chu trình giao tiếp tìm hiểu thông điệp Và cuối muốn gửi đến bạn thông điệp Người biết lắng nghe người hạnh phúc Quy trình 10 bước kỹ nói 1- Trau dồi đức tự tin : rèn luyện để đứng trước cơng chúng không bị tinh thần - Tâm đắc với chủ đề lựa chọn: Một chủ đề gọi tâm đắc thường thỏa mãn chữ ''Đ'' sau đây: + Đâu: Vấn đề xuất đâu? Có phải vấn đề mà người nghe quan tâm, cần nghe hay không? + Đúng: Vấn đề có khơng, có khách quan khơng + Đáng: Vấn đề có đáng nêu trước cơng chúng khơng? + Đủ: Vấn đề hội đủ điều kiện chưa, cần nên nói vừa đủ, khơng thừa, khơng thiếu 3- Tiếp cận để tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng, nắm bắt nhu cầu, tâm lý đối tượng: Đây vấn đề quan trọng, có hiểu đối tượng cần gì, thiếu gì, cần nghe vấn đề nào, vấn đề khơng thích nghe Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc chọn chủ đề, nội dung sát thực, tìm cách để nói vấn đề sát với sống đời thường, đồng cảm với họ, tìm giải pháp cụ thể, khả thi cho vấn đề mà họ băn khoăn, lúng túng; phải hướng người nghe tới hành động thực tế 4- Thiết lập bố cục nói cách mạch lạc, logic hệ thống: Một nói dài ngắn nhìn chung có phần: Mở đầu, thân kết luận Cần lưu ý phần mở đầu, mở đầu yếu tố tạo ý đối tượng tạo lập tính tự tin cho người nói Phần mở đầu diễn đạt tốt đạt 50% thành cơng Mỗi nói cần chuẩn bị thành ý chính, có logic, tránh lộn xộn lý giải trùng lặp 5- Thu thập thông tin, tư liệu, số liệu xung quanh chủ đề định trình bày: Có bố cục nói cách mạch lạc, lơgíc, hệ thống quan trọng, nhiên xương, cần phải đắp thêm ''da thịt'', thơng tin mới, tư liệu số liệu làm cho nói có sức thuyết phục lôi người nghe Tuy nhiên, sử dụng thơng tin, tư liệu phải biết cách trình bày hợp lý, hiệu 6- Tập luyện trí nhớ: Nói trước cơng chúng nhiều khơng có viết sẵn Do cần phải nhớ điều cần phải trình bày Vì cần phải rèn luyện trí nhớ theo vài cách sau đây: + Có phải ''quên nhớ'', tạm quên điều không quan trọng, điều thứ yếu mà tập trung nhớ bố cục nói, nhớ ý chính, nhớ điều cần trình bày Với cách diễn đạt chi tiết quay lại trí nhớ (hoặc tư cụ thể hóa, lơgíc giúp suy luận để nhớ nội dung vấn đề) 7- Tu từ, chọn ngữ, chỉnh văn chương, luyện giọng nói: Ý tứ sáng rõ, lời lẽ khúc chiết tiền đề thành công, muốn phải thấu hiểu vấn đề, tránh lạc đề, không dùng câu dài; lựa chọn cách lập luận diễn giải phù hợp với trình độ hiểu biết số đơng người nghe,… + Tu từ: Phải tìm học số từ thông dụng đồng nghĩa để diễn đạt nhằm tránh trùng lặp từ không nên chọn từ khó hiểu cho đối tượng nghe + Chọn ngữ: Mỗi vấn đề cần chọn vài câu tục ngữ, ngạn ngữ, ca dao, dân ca, thơ tương ứng để minh họa cần thiết cho nói sinh động mà người nghe dễ hiểu + Chỉnh văn chương: Văn nói khác với văn viết Văn nói phóng khống, thống đạt Do phải biết cách chọn lời để nói hay 8- Tạo lập cho phong cách riêng nói trước cơng chúng: Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu cơng việc Phong cách nói tổng thể tư thế, tác phong, cách ăn mặc, giọng nói, ánh mắt, vẻ mặt, nụ cười, góc nhìn người nói 9- Tìm thủ pháp cần thiết trình bày vấn đề: Thủ pháp hay gọi nghệ thuật nói vơ quan trọng Cùng nội dung thời lượng nhau, có người nói ''Cua lỗ phải bò ra'' có người nói ''Buồn chấu cắn'' 10- Tránh vấn đề sau đây: Văn cảnh không phù hợp, văn hoa sáo rỗng; cử chỉ, thái độ không khiêm tốn; nặng lý luận mà người nghe khó hiểu; hành văn trịch thượng, coi thường người nghe; nói dài dòng, lê thê mà ý; trùng lặp với nhiều người khác; hài hước cách mức cần thiết; kính thưa nhiều đích danh; diễn đạt đều lèo; khơng nhìn người nghe Việc giải đáp câu hỏi người nghe: cần bình tĩnh chu đáo thể lắng nghe giải đáp đầy đủ ý kiến người nghe; thái độ khiêm tốn lịch thiệp; nêu chất vấn đề Tâm đắc với đề tài phù hợp lựa chọn, tôn trọng người nghe sở nắm vững nội dung cần nói; nhu cầu, tâm lý trẻ trung ham hiểu biết, nhạy cảm, đối tượng TN để lựa chọn phương pháp truyền đạt phù hợp, tiền đề thành cơng Câu chuyện quan trọng với bạn lại chẳng có giá trị với người khác Đừng nghĩ giới phải quan tâm đến tâm tư bạn, đặc biệt người bận rộn thủ trưởng Đừng biến lời góp ý, bảo đầy tính xây dựng sếp đồng nghiệp thành lời trích, dạy đời Cho dù bạn “kẻ biết tuốt” bạn có khối điều phải học hỏi người khác Đừng hợm hĩnh bảo thủ công việc.“Tôi không hiểu, tơi khơng biết” Rất nhiệm vụ bạn Nhưng lúc bạn làm công việc hàng ngày mình, bạn lấy đâu hội thăng tiến? Câu nói khơng lời từ chối mà chối bỏ trách nhiệm * Biện pháp nâng cao khả giao tiếp Nghiên cứu chuyên gia quốc tế cho thấy, nhà quản lý thường 50-80% quỹ thời gian cho giao cách hay cách khác Điều khơng có đáng ngạc nhiên, giao tiếp có ý nghĩa quan trọng hoạt động quan Để giao tiếp mơi trường quan đạt hiệu quả, đòi hỏi phải hội đủ yếu tố Trước hết, tất người tham gia phải có kỹ phù hợp biết cách giao tiếp tốt Là nhân viên kế tốn trường Mầm non tơi cố gắng nâng cao khả giao tiếp với phụ huynh quan ban ngành có liên quan Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu cơng việc để nâng cao uy tín cho nhà trường thuận lợi cho cơng việc Dưới biện pháp cụ thể giúp nâng cao khả giao tiếp: Ln cố tìm kiếm thông tin phản hồi từ giao tiếp Tự đánh giá am hiểu kỹ giao tiếp Khi làm việc với chị em nhà trường, xác định cách thức giao tiếp phù hợp hiệu Để làm việc này, tơi cần tìm đồng thuận vấn đề như: Những bất đồng cần giải nào? Giao tiếp chị em nên nào? Đâu giới hạn thông tin giao tiếp? Đánh giá tác động cấu quan giao tiếp Giao tiếp gián tiếp (được truyền đạt thông qua người khác) thường dễ gây hiểu sai vấn đề, nên cố gắng giao tiếp trực tiếp nhiều tốt Học áp dụng kỹ nghe Việc có tác động tích cực đến mơi trường giao tiếp Giao tiếp với chị em nhà trường Đối với nhà trường, điều quan trọng chị em Cán giáo viên - nhân viên Chính Cán giáo viên - nhân viên người trực tiếp làm nên thành cơng nhà trường Vì vậy, chia sẻ mục tiêu, tầm nhìn với họ việc nên làm Ban giám hiệu Nhân viên thường muốn biết vị trí mục bảng thang bậc nhà trường, mức độ tiến thân họ Hiểu hệ thống thứ bậc yêu cầu vị trí thúc đẩy cán bộ, giáo viên, nhân viên tự hoàn thiện nâng cao lực trình độ để phấn đấu cho thăng tiến nghề nghiệp sau Với vấn đề, cần có cách trao đổi với nhân viên cho phù hợp, trao đổi trực tiếp qua văn Dưới số bí giúp bạn nâng cao kỹ giao tiếp nơi làm việc: Đôi khi, thường bị tác động định kiến người trước thực hiểu rõ nội dung thơng tin mà người truyền đạt Nếu bạn có thành kiến đồng nghiệp bạn thường khơng chịu ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ Bên cạnh yêu ghét cá nhân, đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ chí dung mạo họ nói chuyện Vì tất yếu tố ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thơng tin họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở "quan trọng họ nói khơng phải họ ai"! "Tại sao" khơng "cái gì"? Một nắm nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ tìm hiểu người ta trao đổi vấn đề với bạn Ví dụ: sếp bạn thông báo kể từ Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc đầu năm nay, nhà trường áp dụng làm việc 7h00 đến 17h30 Nếu chăm chăm vào nội dung thơng tin, bạn cảm thấy không thoải mái Nhưng tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn hiểu thêm thấy lợi ích quy định Giờ làm việc giúp bạn chủ động thời gian làm việc thử nghĩ xem, lỡ có bị tắc đường bạn tránh việc làm trễ Lắng nghe đánh giá Tất biết nên tìm cách hiểu quan điểm người phát ngôn trước đánh giá quan điểm họ Bạn chờ đến kết thúc trò chuyện đánh giá khơng cần thiết phải đưa định Đừng vội đánh giá, định hay đưa kết luận chưa chắn điều nghe Không thiết phải trao đổi trực tiếp, viết Sẽ khó giao tiếp với người nhạy cảm người khó tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối Vì vậy, bạn nên viết thư để lại tin nhắn cho họ trước muốn trực tiếp trao đổi Ngoài ra, người gặp khó khăn phải diễn đạt lời nói sử dụng cách để giao tiếp hiệu Xây dựng niềm tin tôn trọng lẫn Bất ai, giao tiếp với tinh thần tin tưởng tôn trọng lẫn thấy rõ ràng hiệu giao tiếp tốt Với niềm tin tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở thẳng thắn Do vậy, hội thoại bạn đối tác mang tính tương tác nhiều tất nhiên hiệu Lưu ý cấp bậc giao tiếp Bạn nên ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ đối tượng giao tiếp Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ điểm, ý chính, trao đổi xác ý lắng nghe/ghi chép nhận xét cấp Còn bạn nói chuyện với cấp dưới, ln ln giải thích chi tiết vấn đề đừng quên hỏi nhân viên cấp xem họ suy nghĩ phản hồi vấn đề tới mối quan hệ nơi công sở, thất bại giao tiếp thường nguyên nhân bất đồng hiểu lầm đối tượng giao tiếp Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng .. .Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc Kỹ giao tiếp: Mục tiêu, yếu tố cấu thành Mục tiêu giao tiếp - Giúp người nghe hiểu dự định - Có phản... - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc bực tức người khó tính vậy, bạn khơng có nhiệm vụ phải nhận chúng Giao tiếp làm việc hiệu với người khó tính quan... gắng nâng cao khả giao tiếp với phụ huynh quan ban ngành có liên quan Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng Một số kỹ giao tiếp nhằm nâng cao hiệu công việc để nâng cao uy tín cho nhà