Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử (eoffice) trong quản lý hành chính nhà nước

THUYẾT TRÌNH Ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-office quản lý hành địa bàn huyện Vạn Ninh _ I PHẦN GIỚI THIỆU Cơ quan, đơn vị công tác thành viên đội thi: - Đơn vị: Văn phòng HĐND UBND huyện Vạn Ninh - Các thành viên: + Ơng Ngơ Quang Đại, Phó Chánh Văn phòng - Đội trưởng; + Bà Trần Lê Phạm Quế Trân, Chun viên Văn phòng - Đội viên; + Ơng Nguyễn Văn Huy, Nhân viên Văn phòng - Đội viên Tên mơ hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính: Ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-office quản lý hành địa bàn huyện Vạn Ninh II NỘI DUNG Bối cảnh (thực trạng) tiền đề để tác giả nảy sinh ý tưởng mơ hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành (căn pháp lý, thực tiễn ý tưởng); Huyện Vạn Ninh huyện đồng nằm phía Bắc tỉnh Khánh Hòa có diện tích tự nhiên 550 km2, địa hình đồi núi biển đảo chiếm ¾ diện tích tự nhiên Kinh tế yếu huyện nông, lâm, ngư nghiệp - công nghiệp, xây dựng dịch vụ, du lịch Đặc biệt, khu vực vịnh Vân Phong Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy hoạch Khu kinh tế đa ngành, đa lĩnh vực; ngành chức nghiên cứu đề xuất thành lập Đặc khu hành - kinh tế Bắc Vân Phong với nhiều dự án vốn ngân sách ngân sách triển khai đầu tư Tồn huyện có 12 phòng chun mơn, 05 đơn vị nghiệp 13 xã, thị trấn; thị trấn Vạn Giã Bộ Xây dựng công nhận đô thị loại IV, xã Đại Lãnh UBND tỉnh công nhận đô thị loại V Các đơn vị chủ động đầu tư xây dựng mạng tin học nội (LAN) với quy mô trung bình từ 06 đến 10 máy tính/mạng, tồn máy tính phục vụ cho đơn vị phần lớn đầu tư từ ngân sách đơn vị 01 phần chương trình khác ( VLAP, học tập cộng đồng, Tài v.v ), tỷ lệ máy tính/cơng chức ~ 0.87 Mạng LAN đơn vị đến kết nối thông suốt từ đơn vị đến hệ thống mạng LAN UBND huyện thông qua đường truyền Internet (cáp quang) Trong quản lý hành chính, có nhiều cố gắng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin mức thấp Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, hệ thống sở liệu phân tán, quan chủ yếu sử dụng số phần mềm chuyên môn để tiếp nhận xử lý thông tin như: Phần mềm quản lý văn Văn phòng HĐND UBND huyện, phần mềm kế tốn quan hành chính, đơn vị nghiệp, phần mềm takmic ngành tài chính, phần mềm theo dõi việc tiếp nhận xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo ngành tra…Việc trao đổi, xử lý công việc lãnh đạo UBND huyện với quan, đơn vị, địa phương chủ yếu theo hình thức truyền thống - văn giấy nên hiệu chưa cao, việc đạo - thực nhiều vấn đề phát sinh cơng tác phòng chống dịch bệnh, thiên tai… chưa kịp thời, chi phí quản lý hành cao, lãng phí Q trình phát triển ý tưởng thành mơ hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành hồn chỉnh; Sau Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định 970/1998/ QĐ-UB “Phê chuẩn kế hoạch tổng thể phát triển Công nghệ thơng tin tỉnh Khánh Hồ giai đoạn 1998 - 2000”; Ban quản lý dự án Công nghệ thông tin tỉnh Khánh Hồ có Cơng văn số 236/VP “Đầu tư phát triển Công nghệ thông tin quan nhà nước theo Chương trình Cơng nghệ thơng tin năm 2001 tỉnh Khánh Hòa” triển khai việc lắp đặt trang thiết bị ( mạng LAN phần mềm dùng chung ) cho sở, ban, ngành và các địa phương tỉnh Trên sở hạ tầng kỹ thuật này, đến cuối năm 2001, UBND huyện bước triển khai hệ thống thông tin, kho liệu điện tử phục vụ cho công tác quản lý, điều hành UBND huyện Công tác đào tạo tin học tiến hành đồng với việc xây dựng hệ thống tin học quan Rất nhiều lượt CBCCVC đào tạo qua lớp tin học thực tế sử dụng máy tính mức độ khác vào cơng việc chun mơn mình; đặc biệt số đó, số cán sử dụng có hiệu cơng cụ tin học để truy nhập, trao đổi thông tin mạng, phục vụ tốt cho cơng tác nghiên cứu để hồn thành nhiệm vụ giao Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác đạo, điều hành, xử lý văn bản, quản lý văn bản, quản lý công việc,…chưa đáp ứng yêu cầu mục tiêu tin học hố hệ thống thơng tin điều hành đề ra; chưa kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin với q trình cải cách hành chính; điều kiện vật chất kỹ thuật trang bị chưa đủ để đáp ứng yêu cầu đặt Hệ thống kỹ thuật hạ tầng công nghệ thông tin xây dựng cho phép thực việc truyền, nhận thông tin đa chiều Thơng tin phát sinh q trình hoạt động quản lý hành có nhiều, việc tích luỹ thơng tin dạng điện tử dừng mức thấp; đến tích lũy mạng số loại thông tin Nguyên nhân chủ yếu chưa kiên gắn việc ứng dụng công nghệ tin học với xử lý công việc hàng ngày, chưa thực tốt kỷ cương hành việc cập nhật thông tin điện tử, chưa cải cách hành đủ mạnh để đưa hệ thống ứng dụng tin học vào guồng máy hoạt động máy hành nhà nước Chính cần phải có mơ hình để đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác đạo, điều hành, xử lý văn bản, quản lý văn bản, quản lý công việc quan Nhà nước nhằm góp phần đại hóa hành Mơ tả q trình đưa mơ hình, sáng kiến, giải pháp vào áp dụng thực tiễn cơng việc; Văn phòng điện tử Eoffice hệ thống phần mềm có chức quản lý cộng tác tích hợp hệ thống giao diện Website, đơn giản dễ sử dụng; việc ứng dụng Văn phòng điện tử E-office đạo, điều hành, quản lý quan nhà nước tạo môi trường làm việc đại, chuyên nghiệp minh bạch, nâng cao trình độ kỹ nhận thức cho CBCC-VC, tạo tiền đề để CB-CC-VC sẵn sàng tiếp cận ứng dụng cơng nghệ hành đại khác Ngày 01/4/2013, Văn phòng HĐND UBND huyện Vạn Ninh (Văn phòng) tham mưu UBND huyện áp dụng Văn phòng điện tử Eoffice (Eoffice) từ UBND huyện đến phòng ban chun mơn UBND xã, thị trấn; đồng thời kết nối với Văn phòng Huyện ủy, Thường trực HĐND huyện đơn vị nghiệp huyện Việc xử lý văn đi, đến công tác đạo, phân công công việc cho phòng, ban, đơn vị, CB-CC-VC từ cấp huyện đến cấp xã thực chủ yếu thông qua ứng dụng tính phần mềm E-office Khi nhận file văn đến quan, Bộ phận văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện scan văn bản, nhập vào sổ công văn đến để chuyển file điện tử văn (hồ sơ) tới Chánh Văn phòng tham mưu xử lý để chuyển đến Chủ tịch Phó Chủ tịch có ý kiến đạo giao việc cho phòng ban chuyên môn, đơn vị nghiệp, UBND xã, thị trấn giải công việc hệ thống Eoffice; đồng thời chuyển nội dung xử lý cho chuyên viên Văn phòng HĐND UBND huyện theo dõi, đơn đốc nhắc việc tham mưu văn để đạo thực cơng việc Chủ tịch Phó Chủ tịch, Lãnh đạo Văn phòng giao Eoffice; cụ thể quy trình giải văn Eoffice sau: Thứ nhất: Quy trình giải văn đến UBND huyện (1) Văn TW, Tỉnh, ĐP (2) Văn thư Chánh V/phòng Scan Vb, vào sổ Cơng dân (3) Lđ UBND huyện (4) Văn thư Sao y/Sao lục (5) Giao việc Phản hồi / Chuyển tiếp (7) (6) Chuyển tiếp Các ngành/Địa phương/ CBCCVC (1) Các quan, ban ngành, địa phương, công dân gửi công văn đến UBND huyện qua phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND UBND huyện (2) Văn thư nhận văn bản, scan văn đơn vị/công dân, vào sổ văn đến Eoffice, chuyển Chánh Văn phòng ( Khơng chuyển văn giấy ) Chánh Văn phòng xử lý Văn đến theo 02 hướng: (3) Trình lãnh đạo UBND huyện xem xét, đạo (4) Sao y/sao lục/Trích văn để gửi ngành, địa phương triển khai thực ( Chỉ gửi Eoffice Thư điện tử công vụ - không gửi văn giấy theo đạo UBND huyện Công văn số 802/UBND-VP ngày 27/3/2013 Công văn số 1988/UBND-VHTT ngày 26/9/2013 ) Lãnh đạo UBND huyện xử lý văn đến theo 02 hướng: (5) Chỉ đạo ngành, địa phương, CBCCVC triển khai thực nhiệm vụ/ công vụ theo quy định thông qua mục "Giao việc" (6) Chuyển văn đến cho ngành chuyên môn tham mưu UBND huyện giải thông qua mục "Chuyển tiếp" (7) Sau nhận đạo lãnh đạo, ngành, địa phương, CBCCVC triển khai thực báo cáo kết lãnh đạo UBND huyện thông qua mục "Phản hồi" Nếu cần thiết phải xin ý kiến đạo sử dụng mục "Chuyển tiếp" để gửi đến lãnh đạo Thứ hai: Quy trình lãnh đạo UBND huyện đạo đơn vị, địa phương triển khai thực nhiệm vụ/công vụ Lđ/UBND huyện (1) Phản hồi/ Tạo Chuyển tiếp công việc (4) Các ngành, đ/phương (2) Trao đổi CBCCVC (3) Phản hồi Các ngành, địa phương CBCCVC liên quan (1) Trong q trình quản lý hành nhà nước địa bàn, Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện cần đạo ngành, địa phương, CBCCVC triển khai thực nhiệm vụ/công vụ; lãnh đạo UBND huyện sử dụng mục " Tạo công việc" để ban hành đạo, gửi ngành, địa phương, CBCCVC có liên quan (2) Khi nhận đạo lãnh đạo UBND huyện Eoffice, ngành, địa phương, CBCCVC triển khai thực Nếu vấn đề liên quan với ngành khác cần có phối hợp sử dụng mục "Trao đổi" để gửi vấn đề cần lấy ý kiến (3) Khi nhận thông tin trao đổi đơn vị UBND huyện giao chủ trì thực nhiệm vụ/công vụ, ngành, địa phương, CBCCVC lấy ý kiến nghiên cứu, tham gia ý kiến phản hồi cho quan gửi lấy ý kiến biết (4) Sau lấy ý kiến ngành ( có ), quan giao nhiệm vụ triển khai thực ý kiến đạo lãnh đạo UBND huyện báo cáo kết lãnh đạo thông qua mục "Phản hồi" tiếp tục xin ý kiến đạo thông qua mục "Chuyển tiếp" để gửi đến lãnh đạo Thứ ba: Quy trình phát hành Công văn UBND huyện (3) Các ngành, Lãnh đạo Lãnh đạo địa phương, Văn phòng UBND huyện dự thảo VB kiểm tra ký duyệt (6) (1) (5) Văn thư (2) (4) Các ngành Các ngành địa phương địa phương nhận VB E nhận VB giấy Thư điện tử (6) (1) Các ngành, địa phương, CBCCVC tham mưu UBND huyện dự thảo văn để đạo giải vấn đề phát sinh theo ngành/địa phương phụ trách UBND huyện giao tham mưu, gửi dự thảo văn ( Văn trình ký + Dự thảo ) đến UBND huyện ( qua phận Văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện ) (2) Văn thư scan văn bản, vào sổ văn đến Eoffice, chuyển lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện ( Chuyển phần mềm Eoffice + văn giấy ) (3) Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản: Nếu quy định, trình lãnh đạo UBND huyện ký duyệt ( Chuyển phần mềm Eoffice + văn giấy ) (4) Lãnh đạo UBND huyện xem xét, ký phê duyệt văn giấy phê duyệt văn phần mềm Eoffice; chuyển văn giấy cho phận Văn thư để phát hành Văn thư scan văn ( có chữ ký dấu UBND huyện ), vào sổ công văn phát hành văn theo 02 hướng: (5) Đối với văn UBND huyện đạo gửi văn file văn điện tử ( Công văn số 802/UBND-VP ngày 27/3/2013 Công văn số 1988/UBND-VHTT ngày 26/9/2013 ): Văn thư gửi văn phần mềm Eoffice ( Không gửi văn giấy ) (6) Đối với văn lại: Văn thư chuyển văn ký duyệt đến ngành, địa phương tham mưu để nhân bản, chuyển Văn thư đóng dấu Đơn vị tham mưu văn gửi văn theo thành phần nơi nhận Những kết cụ thể, tích cực từ thực tiễn áp dụng mơ hình, sáng kiến, giải pháp quan, ngành, đơn vị, địa phương; Việc áp dụng phần mềm E-office bước đầu làm cho “không gian hành chính” mở rộng so với khơng gian truyền thống, giảm phụ thuộc vào giấy tờ văn bản, bên cạnh giúp quan giảm chi phí quản lý hành chính, cơng việc quan, đơn vị CB-CC-VC giải nhanh tiết kiệm thời gian chờ công văn đến nhờ nhận văn trực tuyến Mỗi CB-CC-VC lãnh đạo quan, đơn vị chủ động kiểm sốt tốt cơng việc giao, qua phân cơng xếp nhân hợp lý Việc làm có tác dụng thay đổi phương thức quản lý truyền thống (Văn phòng giấy) sang ứng dụng cơng nghệ thơng tin (Văn phòng điện tử), làm cho cơng tác đạo, điều hành kịp thời, nhanh chóng, hiệu Ứng dụng Eoffice tạo góp phần triển khai thực Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 của Chính phủ ban hành kèm theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 31/7/2013 UBND tỉnh Khánh Hòa tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước để nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động, thực hành tiết kiệm, góp phần phục vụ người dân doanh nghiệp ngày tốt hơn; có mục tiêu: 90 % các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động các quan Bên cạnh giảm chi phí quản lý hành chính, phần mềm Eoffice làm cho “khơng gian hành chính” mở rộng so với không gian truyền thống, giảm phụ thuộc vào giấy tờ văn bản, giảm chi phí quản lý hành Các quan, đơn vị CBCCVC tiết kiệm thời gian chờ công văn đến nhờ nhận văn trực tuyến, công việc giải nhanh Bản thân cán bộ, công chức lãnh đạo quan, đơn vị chủ động kiểm sốt tốt cơng việc giao, qua phân cơng xếp nhân hợp lý Điểm quan trọng ứng dụng Eoffice tạo môi trường làm việc đại, chuyên nghiệp minh bạch, nâng cao trình độ kỹ nhận thức cho cán bộ, công chức, tạo tiền đề quan trọng để cán bộ, công chức sẵn sàng tiếp cận ứng dụng cơng nghệ hành đại khác Từ triển khai phần mềm Eoffice đến nay, Văn phòng HĐND UBND huyện nhận nhiều phản ánh tích cực từ quan chun mơn, đơn vị nghiệp huyện, UBND xã, thị trấn đặc biệt báo, đài địa bàn tỉnh Khánh Hòa đánh giá cao mơ hình Chính sau hồn chỉnh phần mềm Eoffice cần UBND tỉnh quan tâm nhân rộng mơ hình để áp dụng cho quan hành Nhà nước địa bàn tồn tỉnh./ 10 ... nhận xử lý thông tin như: Phần mềm quản lý văn Văn phòng HĐND UBND huyện, phần mềm kế tốn quan hành chính, đơn vị nghiệp, phần mềm takmic ngành tài chính, phần mềm theo dõi việc tiếp nhận xử lý đơn... điều hành, xử lý văn bản, quản lý văn bản, quản lý công việc quan Nhà nước nhằm góp phần đại hóa hành Mơ tả q trình đưa mơ hình, sáng kiến, giải pháp vào áp dụng thực tiễn công việc; Văn phòng điện. .. điện tử Eoffice hệ thống phần mềm có chức quản lý cộng tác tích hợp hệ thống giao diện Website, đơn giản dễ sử dụng; việc ứng dụng Văn phòng điện tử E-office đạo, điều hành, quản lý quan nhà nước