Quy trình và thủ tục triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự toán G8 tại công ty TNHH Xây dựng và vận tải Nam Hải

Trường Đại Học Thương Mại Tế Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp kết kiến thức em tích lũy bốn năm học tập trường Đại Học Thương Mại, kinh nghiệp thực tế có thời gian thực tập doanh nghiệp Sự tận tình thầy, giáo nhiệt tình anh chị nhân viên Cơng Ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải yếu tố vơ quan trọng giúp em hồn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế Thương mại điện tử trường Đại Học Thương Mại tận tình giảng dạy, trang bị cho em kiến thức quý báu đồng thời tạo điều kiện cho em thực tập hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp Em xin bày tỏ biết ơn sâu sắc tới cô giáo - Th.S Đỗ Thị Thu Hiền, tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình em thực đề tài nghiên cứu Em xin gửi lới cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo toàn thể anh, chị nhân viên Công Ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải hướng dẫn, giúp đỡ, chia sẻ tạo điều kiện cho em để hồn thành đề tài tốt nghiệp Với thời gian nghiên cứu giới hạn trình độ khả thân hạn chế khố luận em chắn nhiều sai sót Kính mong thầy giáo góp ý, bảo để khố luận em trở nên hồn thiện có giá trị mặt lý luận thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2018 Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Diệp Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp i Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .iv DANH MỤC BẢNG BIỂU v DANH MỤC BIỂU ĐỒ .vi DANH MỤC HÌNH VẼ vii PHẦN MỞ ĐẦU viii Tầm quan trọng việc triển khai phần mềm bóc tách dự toán doanh nghiệp xây dựng viii Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu ix Đối tượng phạm vi nghiên cứu ix Phương pháp nghiên cứu .x Kết cấu khóa luận x CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM BĨC TÁCH DỰ TỐN .1 1.1 Một số khái niệm bản: 1.2 Một số lý thuyết đề tài nghiên cứu 1.2.1 Quy trình triển khai phần mềm công ty phần mềm .2 1.2.2 Các điều kiện để chuẩn bị cài đặt triển khai phần mềm doanh nghiệp: 1.2.3 Quy trình triển khai cài đặt phần mềm doanh nghiệp 1.2.3 Những điểm cần lưu ý quy trình triển khai cài đặt phần mềm 1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1.3.1 Tình hình nghiên cứu nước 1.3.2 Tình hình nghiên cứu giới CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM BĨC TÁCH DỰ TỐN G8 TẠI CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI NAM HẢI 2.1 Tổng quan công ty 2.1.1 Giới thiệu đơn vị nghiên cứu .9 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ phận 11 Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp ii Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 2.1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh đơn vị .12 2.2 Phân tích thực trạng hoạt động bóc tách dự tốn cơng ty 12 2.3 Đánh giá thực trạng hoạt động bóc tách dự tốn cơng ty .19 2.3.1 Những ưu điểm bóc tách dự tốn công ty 19 2.3.2 Những nhược điểm triển khai cài đặt phần mềm G8 19 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT G8 TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI NAM HẢI 21 3.1 Hướng phát triển dành cho quy trình triển khai cài đặt phần mềm G8 .21 3.2 Các đề xuất cụ thể quy trình triển khai cài đặt phần mềm Phần mềm dự toán G8 Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải .21 KẾT LUẬN .28 Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp iii Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Viết tắt Viết đầy đủ TNHH Trách nhiệm hữu hạn HTTT Hệ thống thông tin PM Phần mềm IT Information Technology Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp iv Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng Trang Bảng 1.1: Các bước chuyển đổi liệu Bảng 1.2: Các phương pháp chuyển đổi phần mềm Bảng 2.1: Bảng nhân công ty Bảng 2.2: Bảng kết hoạt động kinh doanh công ty Bảng 3.1 Kế hoạch triển khai Phần mềm dự tốn G8 cơng ty Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp v Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh DANH MỤC BIỂU ĐỒ Tên biểu đồ Trang Biểu đồ 2.1: Đánh giá phương thức thực việc bóc tách dự tốn cơng ty Biểu đồ 2.2: Đánh giá thực trạng tình hình sử dụng phần mềm bóc tách dự tốn G8 cơng ty Biểu đồ 2.3: Đánh giá cơng tác cập nhật, tìm kiếm thông tin đơn giá xây dựng công ty Biểu đồ 2.4: Đánh giá việc tính tốn khối lượng cơng việc phát sinh hợp đồng dự liệu hồ sơ dự thầu công ty Biểu đồ 2.5: Đánh giá cơng tác tính Tổng mức đầu tư nhận thầu công ty Biểu đồ 2.6: Đánh giá Thời gian lập báo cáo dự tốn cơng ty Biểu đồ 2.7: Đánh giá nhu cầu triển khai cài đặt phần mềm G8 công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp vi Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế DANH MỤC HÌNH VẼ Tên hình Trang Hình 1.1: Quy trình triển khai cài đặt phần mềm Hình 2.1: Logo cơng ty Hình 2.2: Tỷ lệ vốn góp công ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải Hình 2.3: Sơ đồ cấu tổ chức cơng ty Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp vii Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh PHẦN MỞ ĐẦU Tầm quan trọng việc triển khai phần mềm bóc tách dự toán doanh nghiệp xây dựng Khi bắt tay vào cơng việc nào, doanh nghiệp xây dựng hay người quản lý cần phải có tính tốn, kiểm sốt chặt chẽ loại giấy tờ, hồ sơ để có thị, qut định mang tính đắn hồn thành tất công việc giao Đặc biệt, dự án cơng trình xây dựng việc quản lý sát cơng đoạn quy trình quản lý vô quan trọng thật cần thiết Các dự toán xuất giúp cho việc kiểm sốt tính tốn chi phí trở nên đơn giản, nhanh chóng thuận tiện nhiều Dự toán xây dựng tạo lập để dành riêng cho cơng trình lớn, nhỏ dự án theo khối lượng công việc hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ có vẽ thi công thiết kế, đơn giá định mức công việc, chi phí tương ứng Dự tốn xây dựng làm quan trọng để lập kế hoạch cụ thể quản lý vốn đầu tư xây dựng, triển khai cơng trình cách chi tiết làm sở trực tiếp để xác định giá trị công trình giúp cho chủ thầu có tính toán hợp lý đưa định giao nhận thầu xây lắp Dự toán xây dựng lập giúp cho người lâp dự tốn bóc tách tính tốn xem dự án tiêu tốn nguyên vật liệu, số lượng nhân công cần thiết để hồn thành cơng trình xây dựng, cơng nghệ cần sử dụng loại máy thi công Từ thơng số mà nhà quản lý bóc tách từ vẽ, định mức chi phí mà xây dựng ban hành, giá vật liệu thị trường, th nhân cơng,…nhà thầu tính loại chi phí chung, chi phí trực tiếp, thu nhập chịu thuế, thuế VAT, giá trị xây dựng phải trả trước sau thuế Trên sở vai trò qua trọng việc dự tốn xây dựng, phần mềm bóc tách dự toán đời giúp doanh nghiệp đạt hiệu suất cao hơn, nhà quản lý dễ dàng tính xác giá trị tối thiểu cơng trình xây dựng để tập trung huy động vốn Đặc biệt, việc theo dõi sát dự tốn xây dựng chi tiết q trình thi công giúp cho nhà quản lý hay doanh nghiệp thầu dự án điều chỉnh chi phí kịp thời vượt q dự tốn tính tốn ban đầu Với thơng tin nghiên cứu thu thập trình thực tập doanh nghiệp với vai trò Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp viii Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế quan trọng việc bóc tách dự tốn xây dựng mà doanh nghiện chưa có phần mềm hỗ trợ nên em xin đề xuất đề tài khóa luận thân: “Quy trình thủ tục triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn G8 cơng ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải.” Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu khóa luận làm bật nội dung quy trình triển khai phầm mềm bóc tách dự tốn G8 cơng ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải Cụ thể là:  Thông qua thông tin thu thập từ trình thực tập tổng hợp, phản ánh chân thực, khách quan quy trình triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự án G8 cơng ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải; giúp tổ chức cá nhân khác hiểu rõ quy trình triển khai cài đặt phần mềm xây dựng doanh nghiệp cụ thể  Phân tích, nghiên cứu thực trạng việc chưa triển khai cài đặt G8 doanh nghiệp Từ đó, ưu điểm cần phát huy, nhược điểm cần khắc phục việc triển khai cài đặt phầm mềm  Đưa kinh nghiệm từ trình triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn G8, tìm cách phát huy ưu điểm đưa giải pháp tham khảo để giải khó khăn, tồn triển khai phần mềm doanh nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Là đề tài nghiên cứu khóa luận sinh viên nên phạm vi nghiên cứu đề tài mang tầm vi mô, giới hạn doanh nghiệp giới hạn khoảng thời gian ngắn hạn Cụ thể:  Về không gian:  Đối tượng nghiên cứu lựa chọn: Quy trình thủ tục triển khai phần mềm bóc tách dự tốn G8 cơng ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải  Đơn vị ứng dụng G8: công ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải  Đối tượng nghiên cứu tham chiếu- bổ sung dùng so sánh: phần mềm tương tự dự toán F1  Về thời gian: Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp ix Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Các số liệu khảo sát từ 2014- 2018: đồng thời trình bày nhóm giải pháp định hướng phát triển tương lai 3.2 Phạm vi nghiên cứu  Thực trạng triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn cơng ty TNHH Xây dựng vận tải Nam Hải  Các ưu khuyết điểm việc chưa quy triển khai cài đặt phần mềm dự toán G8  Các đề nghị đưa cho quy trình triển khai cài đặt phầm mềm dự tốn G8 Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp điều tra xã hội học: sử dụng phiếu điều tra lấy thơng tin cần thiết, với sử dụng phương pháp vấn trực tiếp vần thiết tác nhân nhóm có liên quan + Tìm kiếm thơng tin qua mạng Internet tài liệu liên quan + Phương pháp phân tích thơng tin cho đề tài:  Phương pháp nguyên nhân- kết quả: phân tích vấn đề góc độ thực trạng nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó, từ đưa đề nghị thích hợp vấn đề  Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích khâu công đoạn vấn đề tổng hợp lại để đưa nhận xét trực quan Sử dụng kiến thức học để xử lý thơng tin thu thập q trình thực tập tổng hợp kết hợp vớ trải nghiệm thực tế kiến thức chuyên môn từ tài liệu tham khảo Kết cấu khóa luận Bài khóa luận chia làm phần sau: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM BÓC TÁCH DỰ TỐN CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM BĨC TÁCH DỰ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI NAM HẢI CHƯƠNG 3: ĐỀ SOÁT CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM G8 TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI NAM HẢI Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp x Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Biểu đồ 2.4: Đánh giá việc tính tốn khối lượng cơng việc phát sinh hợp đồng dự liệu hồ sơ dự thầu công ty Nguồn: Kết xử lý phiếu điều tra Như kết cho thấy cơng tác tính tốn khối lượng cơng việc phát sinh hợp đồng dự liệu hồ sơ dự thầu công ty không thuận lợi việc kiểm sốt điều chỉnh chi phí phát sinh gói thầu cơng ty chưa khả quan cách làm việc tính tốn thơ sơ - Cơng tác tính Tổng mức đầu tư nhận thầu Cơng tác tính tốn chi phí khảo sát, chi phí QLDA Tư vấn đầu tư XD chi phí kiểm tốn, thẩm tra phê duyệt tốn đơn giản chưa cụ thể sâu đánh giá cơng trình để có cánh nhìn tổng quan chi phí bỏ cho tồn cơng trình nhận thầu Điều khiến công tác quản lý đánh giá lợi nhuận chưa sát thực gây tốn cho công ty Dưới biểu đồ thể kết thu thập sau vấn nhân viên cơng ty cơng tác tính Tổng mức đầu tư nhận thầu : Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 16 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Biểu đồ 2.5: Đánh giá cơng tác tính Tổng mức đầu tư nhận thầu công ty Nguồn: Kết xử lý phiếu điều tra - Thời gian lập dự toán xây dựng Tùy thuộc vào gói thầu cơng ty nhận nhiên trung bình thời gian lập dự tốn xây dựng để trình lên cấp lãnh đạo, đa số nhân viên vấn nói phải nhiều thời gian, công việc ghi chép lại từ sổ sách quản lý sang báo cáo phải làm thủ công người lập báo cáo phải kiểm tra nhiều lần cơng việc dễ nhập thơng tin bị sai lệch, khơng xác thơng tin Trong số 20 nhân viên vấn vấn đề này, có 14 nhân viên cho biết phải tiếng, nhân viên cho biết từ đến tiếng có nhân viên cho công việc tiếng kết thể qua biểu đồ đây: Biểu đồ 2.6: Đánh giá Thời gian lập báo cáo dự toán công ty Nguồn: Kết xử lý phiếu điều tra Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 17 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Qua biểu đồ ta thấy thời gian bóc tách dự tốn cơng ty khác dài thực thủ cơng chưa có hỗ trợ nhiều cơng nghệ - Nhu cầu cần xây dựng phần mềm bóc tách dự toán G8 Từ thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân công ty, hỏi nhu cầu cần nhu cầu triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn G8 đa số nhân viên cho cơng việc cần thiết Kết vấn thể qua biểu đồ đây: Biểu đồ 2.7: Đánh giá nhu cầu triển khai cài đặt phần mềm G8 công ty Nguồn: Kết xử lý phiếu điều tra Trước hạn chế cơng tác bóc tách dự tốn thủ cơng, có 16 số 20 nhân viên vấn cho cần thiết phải triển khai cài đặt phần mềm G8, sử dụng phần mềm để công tác quản lý lập dự toán xây dựng trở nên dễ dàng thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí sức lực, lại hiệu quả, xác cao Chỉ có nhân viên lại quen với cách làm thủ công nên thấy công việc ổn không muốn thay đổi cách làm việc, họ cho cơng việc triển khai cài đặt phần mềm G8 không cần thiết Hiện tại, cơng ty chưa có phần mềm chuyên dụng hỗ trợ chuyên dụng mà công tác lập dự tốn bóc tách dự tốn phận kỹ sư thuộc phòng kĩ thuật thực Bộ phận thực dự toán tất mặt từ khâu tính khối lượng cơng việc hồn thành theo hợp đồng, khối lượng cơng việc phát sinh ngồi hợp đồng; tính Phân tích vật tư; tính tổng hợp vật tư, tổng hợp chi phí XD; tính hồ sơ thầu, tính tổng mức đầu tư; lập đơn giá định mức, vẽ biểu đồ tiến độ thi công ghi vẽ sang Autocad, tính cước vận chuyển, bù giá nhiên liệu tính bù lương nhân cơng tính giá Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 18 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế ca máy thẩm định đơn giá định mức… toàn dự án đồng thời đưa báo cáo chi tiết chi phí dự án mà cơng ty nhận thầu Việc lập dự tốn bóc tách dự tốn thực thủ công thực giấy chủ yếu kĩ sư xây dựng lập lên có hỗ trợ việc tính tốn Excel thiết kế vẽ Autocad việc khiến cho việc lưu thông tin cần thiết gặp nhiều bất tiện, gây thời gian, gặp sai sót trình chép Đồng thời, việc lưu trữ thông tin giấy gặp nhiều rủi ro, vấn đề bảo mật thơng tin đơn giá, chi phí dự tính khơng đảm bảo Hơn nữa, phương thức thực hiên dự tốn gây tốn sức người sửc của tồn cơng ty, ảnh hưởng nhiều tới hoạt động kinh doanh công ty 2.3 Đánh giá thực trạng hoạt động bóc tách dự tốn cơng ty 2.3.1 Những ưu điểm bóc tách dự tốn cơng ty Thứ nhất, cơng ty có phần hạ tầng kỹ thuật cơng nghệ thông tin đại đầy đủ Mức độ triển khai hiệu sử dụng tốt Vì thế, thực cơng tác bóc tách dự tốn thủ cơng khơng gặp nhiều khó khăn áp dụng phần mềm G8 để xử lý dự tốn, sử dụng cơng nghệ thông tin mang lại hiệu cao mang tính chun nghiệp cho cơng ty Thứ hai, cơng ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ trung, ham học hỏi, sáng tạo, tìm hiểu cơng nghệ thơng tin đặc biệt dễ dàng thích ứng với thay đổi, thích tân tiến, đại khoa học Do vậy, việc chuyển đổi thói quen làm việc từ thủ công sổ sách giấy tờ sang làm việc với máy tính dễ dàng nhận hưởng ứng, ủng hộ nhiệt tình nhân viên Đội ngũ nhân viên có trình độ cao nên việc áp dụng khoa học công nghệ vào q trình làm việc khơng gặp nhiều khó khăn Thứ ba, công ty trọng tới việc đầu tư vào sở hạ tầng, đầu tư xây dựng, phát triển hệ thống thơng tin Khuyến khích thúc đẩy q trình ứng dụng khoa học cơng nghệ vào hoạt động kinh doanh q trình làm việc Ngồi ra, cơng ty thường xun tổ chức khóa học đào tạo cho nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ nhân viên, tiếp cận tiến khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động công ty 2.3.2 Những nhược điểm triển khai cài đặt phần mềm G8 Với thực trạng công ty chưa có phần mềm bóc tách dự tốn, nghiệp vụ xử lý tính tốn thủ cơng dẫn đến khó khăn như: Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 19 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng nhu cầu cần báo cáo đột xuất ban lãnh đạo - Mất thời gian công sức cho cơng tác thêm, sửa, xóa thơng tin đơn giá xây dựng gói thầu tùng địa phương, đòi hỏi phải dùng phải tìm kiếm thường xun thơng tin, cơng việc gây tốn chi phí - Lưu trữ tìm kiếm thơng tin khó tiến hành giấy dễ gặp rủi ro, bị hạn chế số người tra cứu thơng tin phải thông qua người quản lý kho lưu trữ - Không đồng việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính tốn xác định chi phí cơng trình khơng - Khi nhận cơng trình lớn khơng đánh giá hiệu chi phí tiến độ cơng trình hoạt động - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn yếu tố chủ quan tác động mơi trường bên ngồi - Cơng tác truyền tải thơng tin phòng ban, cấp cơng ty phải thực cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây thời gian, thiếu chuyên nghiệp giảm hiệu suất công việc  Yêu cầu công ty thời gian tới với việc triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn G8 - Cơng ty cần tiến hành triển khai cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn để hỗ trợ giải thực trạng gặp phải công ty nhằm mang lại hiệu tốt cho việc kinh doanh công ty - Phát huy sức mạnh nguồn lực sẵn có sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm, mạng, sở liệu nguồn nhân lực công ty - Tổ chức lại hệ thống sở liệu cho có liên kết, đồng hệ thống có phát triển, thấy rõ hợp lý, dễ sử dụng - Ứng dụng phần mềm G8, khai thác mạnh tài nguyên, hạ tầng nâng cao việc bóc tách dự tốn xây dựng, từ nâng cao hiệu kinh doanh cho cơng ty - Tiến hành quy trình triển khai cài đặt phần mềm G8 hồn chỉnh cho cơng ty - Tiến hành nhận chuyển giao bảo hành sản phẩm G8 từ phía nhà cung cấp CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT G8 TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI NAM HẢI 3.1 Hướng phát triển dành cho quy trình triển khai cài đặt phần mềm G8 Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 20 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Công ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải công ty chuyên nhận cơng trình xây dựng nhận dự án đấu thầu cơng ty chưa có phần mềm hỗ trợ bóc tách dự án, làm thủ cơng giấy tốn nhiều thời gian suất hiệu chưa cao nên việc ứng dụng phần mềm bóc tách dự án cần thiết Sau hướng quy trình triển khai cài đặt phần mềm G8 cho công ty  Phần mềm đưa vào triển khai: Phần mềm dự toán G8  Chuẩn bị kỹ thuật: + Phần cứng: máy tính bàn Dell, máy chủ Server IBM + Phần mềm hỗ trợ: Team Viewer 5.0, Excel 2010 + Mạng hệ thống mạng: FPT ADSL 1Mbps  Thời gian sử dụng thử nghiệm: tháng  Văn thỏa thuận triển khai cài đặt (đi kèm hợp đồng) + Chuẩn bị mặt người tổ chức + Số lượng nhân viên cần đào tạo sử dụng phần mềm: giám đốc, kỹ sư + Tài liệu phân quyền lần dành cho phần mềm 3.2 Các đề xuất cụ thể quy trình triển khai cài đặt phần mềm Phần mềm dự tốn G8 Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Bước 1: Lập kế hoạch cài đặt:  Kế hoạch 1: Nhận yêu cầu nghiệp vụ từ Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải, đánh giá mức độ phức tạp thời gian cần thiết để hoàn thành yêu cầu để tạo kế hoạch triển khai cài đặt sơ  Kế hoạch 2: Tiến hành khảo sát nghiệp vụ Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải sở phần mềm G8 có sẵn cơng ty Hồng Hà cải tiến thay đổi số mudum, chức cho phù hợp với công ty  Kế hoạch 3: Tạo kế hoạch hoàn chỉnh cho việc triển khai cài đặt Phần mềm dự toán G8 Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Kết quả: Kế hoạch hoàn chỉnh cho việc triển khai cài đặt Phần mềm dự toán G8 Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Ý nghĩa: Định hướng cho trình cài đặt triển khai Phần mềm dự tốn G8 Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Bảng 3.1 Kế hoạch triển khai Phần mềm dự toán G8 công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 21 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Thứ tự Công việc Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Nội dung Lập kế hoạch triển khai Nhận yêu cầu nghiệp vụ Khảo sát thực tế Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Thống với phía Cơng Ty Phê duyệt kế hoạch hồn chỉnh Phân cơng giải toán theo phần, thống hạn giải xong toán Chuẩn bị hạ Xác định tài nguyên cần tầng sở thiết để cài đặt phần mềm Dành thời gian để chi nhánh chuẩn bị tài nguyên cần thiết Biến đổi số Xem xét đơn giá vật tư liệu Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải có sẵn giá đất, cát sỏi,… Tiến hành thống kiểu liệu cần chuyển đổi hai bên Tổ chức đội ngũ chuyển đổi số liệu Tiến hành chuyển đổi số liệu Huấn luyện Cài đặt dùng thử phần mềm số máy trạm Chuyển giao tài liệu hướng dẫn sử dụng Tiến hành đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm Demo Hoàn chỉnh Xử lý hết nội dung theo yêu phần mềm theo cầu chuyển thành chức yêu cầu chương trình Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 22 Thời gian hoàn thành ngày Đối tượng tham gia công ty Kỹ sư ngày Giám đốc Kỹ sư, NV kỹ thuật ngày Phó giám đốc ngày Kỹ sư ngày 20 ngày Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Nhận yêu cầu phát sinh trình thử nghiệm Phó giám ngày từ phía Cơng Ty TNHH xây đốc, Kỹ sư dựng vận tải Nam Hải Phân công xử lý yêu cầu ngày phát sinh Xử lý hết nội dung phát sinh theo yêu cầu ngày chuyển thành chức chương trình Đàm phán Đánh giá trình sử dụng thử Phần mềm dự tốn G8 Công Ty TNHH xây dựng vận tải ngày Nam Hải Cài đặt Chuẩn bị tài liệu hệ thống Đàm phán phía phương án triển khai, bảo trì phần mềm đưa vào sử dụng Thống quan điểm để đưa Phần mềm dự tốn G8 vào cài đặt thức Tiến hành cài đặt phần mềm Hoàn thành chuyển giao hệ thống báo cáo theo yêu cầu Biên soạn tài liệu hệ thống ngày ngày Chuyển giao tài liệu hệ thống Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 23 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Bước 2: Chuẩn bị hạ tầng sở: Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tiến hành nghiên cứu thực tế Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải xác định yếu tố hạ tầng phần cứng, sở liệu… để chuẩn bị cài đặt thử nghiệm  Bước 1: Nhận thông tin hạ tầng sở, điều kiện hoạt động phần mềm hệ thống  Bước 2: Tiến hành khảo sát thực tế tình trạng hoạt động tác nhân hạ tầng  Bước 3: Xây dựng báo cáo tình trạng thực tế tác nhân hạ tầng có, đánh giá khả hoạt động, khả tương thích phần mềm hệ thống, thay đổi cần thiết sở hạ tầng để phần mềm hoạt động tốt  Bước 4: Chuyển giao báo cáo để doanh nghiệp chuẩn bị điều kiện cần thiết cho việc cài đặt phần mềm Kết quả: Báo cáo sở hạ tầng công nghệ Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Ý nghĩa: Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật để đảm bào việc cài đặt triển khai Phần mềm dự tốn G8 Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Bước 3: Chuyển đổi liệu: Thành phần tham gia:  Đội triển khai công ty phần mềm  Nhân viên thông tin kỹ sư Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Quy trình chuyển đổi liệu:  Bước 1: Xác định dạng liệu cũ lưu trữ Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải  Bước 2: Thống kiểu liệu cho phù hợp với Phần mềm dự toán G8  Bước 3: Tổ chức đội ngũ biến đổi số liệu, tốt có tham gia bên phát triển bên sử dụng phần mềm  Bước 4: Tiến hành chuyển đổi số liệu Kết quả: Dữ liệu kế toán phù hợp với phần mềm Cyber Accounting Ý nghĩa: Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 24 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế  Chuẩn bị liệu dùng cho Phần mềm dự toán G8 tương lai Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 25 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Bước 4: Huấn luyện: Khoa: Hệ Thống Thơng Tin Kinh Q trình huấn luyện thường tổ chức trước đưa phần mềm vào dùng thử, trường hợp triển khai Phần mềm dự tốn G8 Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải ví dụ cụ thể Thực tế, việc huấn luyện triển khai cài đặt bước trình dài bao gồm giai đoạn đoạn khác dành cho đối tượng khác Trong số trường hợp cá biệt, thỏa thuận hợp đồng không cho phép việc huấn luyện dừng lại thời hạn thỏa thuận hợp đồng Đối tượng tham:  Phụ trách huấn luyện: Nhân viên kỹ thuật phần mềm G8  Đối tượng nhận huấn luyện:  Kỹ sư xây dựng Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải  Lãnh đạo công ty Nội dung huấn luyện giai đoạn bao gồm ý sau:  Thao tác sử dụng phần mềm Quá trình huấn luyện:  Bước 1: Cài đặt dùng thử Phần mềm dự toán G8 Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải  Bước 2: Chuyển giao tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm dự toán G8 cho nhân viên liên quan bên phía Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải  Bước 3: Tiến hành đào tạo quy trình quản lý cho đối tượng cấp quản lý liên quan để có hướng phát triển cơng ty  Bước 4: Tiến hành đào tạo kỹ thuật cần thiết cho nhân viên sử dụng Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải để hiểu rõ xử lý chỗ trường hợp phát sinh  Bước 5: Tiến hành đào tạo nghiệp vụ chuyên dụng dặp phải dự án  Kết quả:  Cài đặt hướng dẫn sử dụng hồn chỉnh phần mềm Phần mềm dự tốn G8bản dùng thử Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải  Huấn luyện đào tạo thành công nội dung cần thiết đưa Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 26 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Ý nghĩa: Chuẩn bị mặt người để vận đảm bảo việc vận hành Phần mềm dự tốn G8 tương lai diễn thơng suốt Bước 5: Hoàn chỉnh phần mềm theo yêu cầu: Việc xử lý yêu cầu bắt đầu xử lý từ tiến hành bước trình triển khai cài đặt Giai đoạn này, nhân viên triển khai Cyber Soft tiến hành hoàn chỉnh yêu cầu thành chức phần mềm; đồng thời, xử lý yêu cầu phát sinh trình sử dụng phần mềm  Bước 1: Hoàn chỉnh yêu cầu ban đầu Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hảithành chức Cyber Accounting  Bước 2: Nhận yêu cầu phát sinh trình sử dụng dùng thử Cyber Accounting  Bước 3: Tổ chức đội xử lý yêu cầu nhanh chóng tiến hành chuyển yêu cầu thành chức chương trình  Bước 4: Hồn chỉnh cài đặt cuối Phần mềm dự tốn G8tại Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Kết quả: Bản cài đặt cuối phần mềm kế toán Phần mềm dự tốn G8 Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Bước 6: Thống lại trình cài đặt: Quá trình đàm phán dựa sở báo cáo kết thu giai đoạn đầu trình triển khai (những mục tiêu nêu phần kết giai đoạn) Giai đoạn coi phần tổng kết nhỏ cho nửa đầu q trình cài đặt Nó bao gồm đánh giá cho làm phương hướng làm việc cho giai đoạn Nếu cần thiết, kế hoạch triển khai cài đặt ban đầu sửa chữa lại cho phù hợp với điều kiện thực tế Quyết định vấn đề liên quan đến việc sử dụng, bảo trì… phần mềm tương lai Bước 7: Cài đặt: Cài đặt phần mềm Phần mềm dự tốn G8 Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Phương pháp cài đặt lựa chọn:  Phương pháp chuyển đổi trực tiếp Có chuẩn bị lý khâu trình cài đặt huấn luyện đầy đủ cho người tham gia Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 27 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Quy trình cài đặt: Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh  Bước 1: Gỡ bỏ dùng thử hệ thống Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải, tiến hành cài đặt phần mềm Phần mềm dự toán G8 dựng lại theo yêu cầu  Bước 2: Cài đặt phần mềm tiến hành chạy thử kiểm tra  Bước 3: Hoàn chỉnh yêu cầu hệ thống báo cáo đưa vào sử dụng  Bước 4: Tiến hành phân quyền thức cho hệ thống phần mềm Ý nghĩa: Đánh dấu việc thức đưa phần mềm Phần mềm dự tốn G8 vào sử dụng Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Bước 8: Chuẩn bị tài liệu hệ thống: Tài liệu hệ thống có ý nghĩa quan trọng việc bảo trì nâng cấp sau Vì thế, sau cài đặt hệ thống, đội triển khai phải tổng hợp tài liệu thu thập trước tài liệu phân tích thiết kế … để tạo thành tài liệu hệ thống cuối Tài liệu khơng có ý nghĩa hỗ trợ cho phần mềm Phần mềm dự toán G8 mà có ý nghĩa quan trọng q trình hồn thiện hóa nâng cấp hệ thống nói chung Công Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải Ý nghĩa: Tạo sở lý thuyết cho việc sử dụng, bảo trì, nâng cấp Phần mềm dự tốn G8 Cơng Ty TNHH xây dựng vận tải Nam Hải tương lai Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 28 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Tế Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh KẾT LUẬN Sau công ty TNHH Xây dựng vận Nam Hải hồn thành quy trình triểu khai cài đặt phần mềm bóc tách dự tốn G8 giải nhược điểm việc lập dự tốn xây dựng thủ cơng trước Bên cạnh Dự tốn G8 giải trọn vẹn việc tính tốn: + Khối lượng cơng việc hồn thành theo hợp đồng + Khối lượng cơng việc phát sinh ngồi hợp đồng + Tính dự tốn: - Tính đơn giá Nhân cơng theo Nghị định 205/2004/NĐ-CP - Tính đơn giá Ca máy theo Thơng tư 06/2010/TT-BXD - Tính bù giá nhiên liệu bù lương thợ lái máy - Chuyển đổi qua lại thuận tiện Vữa dùng xi măng PC30 PC40 - Tính cước vận chuyển: giới tơ, đường sơng cước thủ cơng - Tính Phân tích vật tư, Tổng hợp vật tư, Tổng hợp chi phí XD theo thơng tư 04/2010/TT-BXD - Hỗ trợ vẽ Tiến độ thi công môi trường giống AutoCAD ghi file tiến độ dạng file AutoCAD - Thẩm định cơng trình - Thống kê thép - Thống kê VL vận chuyển lên cao - Hỗ trợ tốt cho ngành Thủy lợi tính tốn cơng tác đất thủ cơng + Tính hồ sơ dự thầu: Dự tốn G8 hỗ trợ tính tốn hồ sơ đấu thầu theo nhiều cách khác nhằm phù hợp với mẫu mời thầu nhiều chủ đầu tư nước Điều giúp cho nhà thầu lúc làm nhiều hồ sơ theo cách, mẫu biểu khác cách nhanh chóng + Tổng mức đầu tư: Dự tốn G8 hỗ trợ tính tốn Chi phí khảo sát, chi phí QLDA Tư vấn đầu tư XD chi phí kiểm toán, thẩm tra phê duyệt toán khác cách đơn giản xác giúp ban QLDA nhanh chóng xác định tổng mức đầu tư dự án Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 29 Mã Sinh Viên: 14D190219 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế + Đơn giá, định mức: Lập đơn giá định mức, vẽ biểu đồ tiến độ thi cơng ghi vẽ sang Autocad, tính cước vận chuyển, bù giá nhiên liệu tính bù lương nhân cơng tính giá ca máy thẩm định đơn giá định mức + Có khả xuất sang Microsoft Excel với đầy đủ cơng thức, định dạng,v.v + Có thể lấy cơng trình khác từ Excel vào phần mềm G8 để tính tốn, kiểm tra thẩm định + Cập nhật liên tục đơn giá xây dựng 64 tỉnh thành phố nước Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 30 Mã Sinh Viên: 14D190219