ỨNG DỤNG SHAREPOINT 2010 XÂY DỰNG GIẢI PHÁPXỬ LÝ VĂN BẢN TRONG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tel (84-511) 3736 949, Fax (84-511) 3842 771 Website: http://dut.ud.edu.vn/itf/, E-mail: cntt@edu.ud.vn LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KỸ SƯ NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MÃ NGÀNH : 05115 ĐỀ TÀI : ỨNG DỤNG SHAREPOINT 2010 XÂY DỰNG GIẢI PHÁP XỬ LÝ VĂN BẢN TRONG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP Mã số : 09TLT-062 Ngày bảo vệ : 15-16/06/2011 SINH VIÊN : NGUYỄN NHẬT TRƯỜNG LỚP : 09TLT CBHD : PGS.TS PHAN HUY KHÁNH ĐÀ NẴNG, 06/2011 LỜI CẢM ƠN Lời xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Đại học Bách khoa – Khoa Công nghệ Thông tin thầy cô thuộc trường thành viên khác Đại học Đà Nẵng truyền đạt kiến thức quý báu cho năm học vừa qua Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn PGS.TS Phan Huy Khánh tận tình hướng dẫn, động viên giúp đỡ tơi suốt thời gian thực đề tài Và để có kết ngày hôm nay, biết ơn gia đình động viên, khích lệ, tạo điều kiện thuận lợi suốt trình học tập trình thực đề tài tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn bạn thuộc khoa Công nghệ Thông tin, đặc biệt bạn lớp 09TLT ủng hộ, giúp đỡ, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm tài liệu có cho tơi trình nghiên cứu thực đề tài Một lần xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, ngày 15 tháng năm 2011 Sinh viên Nguyễn Nhật Trường LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan : Những nội dung báo cáo thực hướng dẫn trực tiếp thầy PGS.TS Phan Huy Khánh Mọi tham khảo dùng báo cáo trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên cơng trình, thời gian, địa điểm cơng bố Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Sinh viên Nguyễn Nhật Trường NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Đà Nẵng, ngày … tháng …… năm 2011 Giáo viên hướng dẫn PGS.TS Phan Huy Khánh NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Microsoft Sharepoint 2010 Logo .12 Hình 2: Sharepoint features 14 Hình 3: Sharepoint site 14 Hình 4: Sharepoint Communities 15 Hình 5: Sharepoint Content 16 Hình 6: Sharepoint search .16 Hình 7: Sharepoint Insights 17 Hình 8: Sharepoint CompoSites 18 Hình 9: So sánh SharePoint 2007 2010 25 Hình 10: Sharepoint 2010 version 25 Hình 11: Sharepoint CAL .26 Hình 12: Mơ hình triển khai SharePoint .36 Hình 13: DCPROMO để nâng Domain 37 Hình 14: Active Directory Domain Service Installation Wizard 37 Hình 15: Creat a new domain in a new forest 37 Hình 16: Name the forest root Domain 38 Hình 17: Set forest functional level .38 Hình 18: Location for Database 38 Hình 19: SQL server installation center .39 Hình 20: SQL server 2008 setup 39 Hình 21: Setup support rules 40 Hình 22: Product key .40 Hình 23: Feature selection .41 Hình 24: Instance Configuration 41 Hình 25: Server configuration 42 Hình 26: Database engine configuration 42 Hình 27: Sharepoint installation interface 43 Hình 28: Product key Sharepoint 2010 43 Hình 29: Microsoft license terms 44 Hình 30: Choose the installation 44 Hình 31: Server type 45 Hình 32: Welcome to Sharepoint products 45 Hình 33: Connect a server farm 46 Hình 34: Specify confgiuration database settings .46 Hình 35Specify farm security settings 47 Hình 36: Configure Sharepoint central administration 47 Hình 37: Creat HanhChinh site 48 Hình 38: Phân quyền user phòng Hành .48 Hình 39: Tạo danh sách tài liệu cộng tác .49 Hình 40: Tạo danh sách lịch làm việc 49 Hình 41: Sử dụng CSS 50 Hình 42: Tạo profile 50 Hình 43: Chọn workflow Approval 51 Hình 44: Trạng thái workflow 51 Hình 45: Workflow Collect feedback 52 Hình 46: Workflow Góp ý .52 Hình 47: Workflow Approval 53 Hình 48: Modify this view .53 Hình 49: Lựa chọn mặc định Task .53 Hình 50: Việc cần cộng tác 54 Hình 51: Chỉnh sửa View 54 Hình 52: Restrict formatting and editor 55 Hình 53: Chèn tài khoản nhân viên muốn cho phép cộng tác 55 Hình 54: Chọn nơi lưu trữ tài liệu cộng tác 56 Hình 55: Gán yêu cầu cộng tác cho nhân viên .56 Hình 56: Biểu đồ tiến trình làm việc nhân viên 57 Hình 57: Xử lý tài liệu cộng tác 57 Hình 58: Tài liệu yêu cầu cộng tác phòng hành 58 Hình 59: Cập nhật thơng tin cơng việc nhân viên 58 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 10 CƠ SỞ LÝ THUYẾT .11 I SharePoint 2010 gì? 11 II Cách thức làm việc SharePoint 12 III Các tính SharePoint 2010 14 IV Lợi ích mà SharePoint 2010 mang lại 18 V So sánh SharePoint 2007 SharePoint 2010 19 VI Chính sách license cho SharePoint 2010 25 VII Các yêu cầu phần cứng phần mềm cài đặt SharePoint 2010 27 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 33 I Khái niệm cộng tác 33 II Nghiên cứu thực tiễn .34 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 35 I Cài đặt tảng sở .35 II Giải pháp làm việc cộng tác nội phòng ban .47 KẾT LUẬN 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO .59 [1] Seth Bates and Tony Smith SharePoint 2010 User’s Guide Master the capabilities and features of Microsoft SharePoint 2010, American 2010, 483 tr .60 [2] Tom Rizzo, Reza Alirezael Profesional Sharepoint 2010 Development Master Sharepoint 2010 development, American 2010, 294 tr 60 [3] SharePoint freelancer Ứng dụng Sharepoint doanh nghiệp Nhóm Sharepoint freelance, Việt Nam 2010, 299 tr 60 [4] Microsoft Corporation Microsoft SharePoint 2010Evaluation Guide For technical and business decision makers, American 2010, 39 tr 60 [5] DC Communication Sharepoint Khái niệm hoạt động DC Communication, Việt Nam 2010, 12tr .60 [6] Bill Baer Windows Server 2008 R2 Enterprise and Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft, American 2010, 8tr 60 TÓM TẮT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP .60 Tên đề tài 60 Ứng dụng Sharepoint 2010 xây dựng giải pháp xử lý văn 61 nội doanh nghiệp 61 MỞ ĐẦU Bối cảnh Với xu phát triển thời đại cạnh tranh tồn cầu hóa vấn đề đặt doanh nghiệp lớn, vừa nhỏ giới nước có cơng cụ hiệu để xây dựng lực cạnh tranh, đơn giản hóa phương thức làm việc, tiết kiệm chi phí tối đa, nâng cao suất lao động dựa vào làm việc cộng tác Trong thời gian thực tập công ty Dutch Lady Việt Nam, tiếp cận thực tế hệ thống công nghệ thông tin doanh nghiệp lớn, tiếp cận với môi trường làm việc doanh nghiệp mà ngày có hàng trăm nhân viên, hàng trăm máy tính với hàng chục phòng ban khác làm việc Đứng khía cạnh quản trị doanh nghiệp phương diện công nghệ thông tin, nhận thấy cơng ty cần giải pháp Hình 35Specify farm security settings  Để mặc định không check ô “Specify port number” port number trang Sharepoint Central Administration -> chọn NTLM -> Click Next Hình 36: Configure Sharepoint central administration  lick Next chờ Sharepoint cài đặt cấu hình -> Click Finish để hồn tất IIGiải pháp làm việc cộng tác nội phòng ban II.1 Triển khai  Truy cập vào trang chủ ứng dụng tài khoản quản trị  Click “Site Actions” -> “New site” -> chọn “Collaboration” -> chọn “Team Site” -> chọn “More Options” -> nhập thơng tin hình Hình 37: Creat HanhChinh site  Chọn thơng tin hình -> click “OK” Ý đồ ta cho nhân viên thuộc phòng Hành truy cập vào site phòng Hành Hình 38: Phân quyền user phòng Hành  Chọn “Site Actions” -> chọn “New Document Library” -> chọn nhập thơng tin hình Hình 39: Tạo danh sách tài liệu cộng tác  Click library “Shared Documents” -> chọn tab “Library” -> chọn “Library Settings”  Click “Title, description and navigation” phần “General Settings” -> sửa thành “Tài liệu dùng chung”  Click list “Calendar” nằm bên trái -> chọn tab “Calendar” -> chọn “List Settings”  Chọn nhập thơng tin hình -> click “Save” để lưu lại Hình 40: Tạo danh sách lịch làm việc  Click tab “Hành chính” để trang chủ site -> chọn “Page”-> chọn “Edit” -> click vào “Welcome site …” -> chỉnh sửa thành “Chào mừng bạn đến với Site làm việc phòng Hành chính”-> click “Check In” -> chọn “Continue”  Click “Site Actions” -> “Site Settings” -> chọn “Go To Top Level Site Settings” -> chọn “Master Page” -> check tất “Reset all subsites” -> click “OK” Hình 41: Sử dụng CSS  Click library “Tài liệu dùng chung” -> chọn tab “Library” -> chọn “Library Settings” -> chọn “Create Column” -> nhập “Loại” cho ô “Column Name” -> check “Choice (menu to choose from)” -> nhập thông tin hình Hình 42: Tạo profile  Click “Workflow Settings” – library hay list có, nơi ta cấu hình workflow để áp dụng cho library hay list -> chọn nhập thơng tin hình -> click “Next” Hình 43: Chọn workflow Approval  Nhập “tphanhchinh” vào ô “Assign To” phần “Approvers” -> click vào biểu tượng hình để check user name mà ta nhập vào  Ý nghĩa check sau o Check thứ - “End on Document Change”: Tự động thay đổi trạng thái workflow “Rejected” có hành động thay đổi item tài liệu mà chạy workflow trước người có trách nhiệm kiểm duyệt thông tin o Check thứ – “Enable Content Approval”: Cập nhật tự động trạng thái workflow hồn tất Hình 44: Trạng thái workflow  Quay trở lại “Library Settings” library “Tài liệu dùng chung” -> click “All Documents” phần “Views”  Click library “Tài liệu cộng tác” -> chọn tab “Library” -> chọn “Library Settings” -> click “workflow settings” -> chọn thông tin hình Hình 45: Workflow Collect feedback  Click “Next” -> check chọn thông tin hình -> Chọn “Save” để lưu lại Ý nghĩa check hủy workflow có thay đổi document library  Click “Versioning Settings” -> check chọn thông tin hình Ý nghĩa bắt buộc người dùng phải “check out” tài liệu trước thực thao tác chỉnh sửa  Click “All Documents” phần View -> chọn thông tin hình Ý nghĩa số phần “filter” “Completed” -> click “OK” để xác nhận  Chọn “All Documents” phần “Start from an existing view” -> nhập “Đang xử lý” ô View Name -> sửa thông tin hình -> click “OK” để xác nhận Ý nghĩa số “In Process” Hình 46: Workflow Góp ý  Tiếp tục tạo View giống thao tác thay chọn “All Documents” ta chọn view “Đang xử lý” phần “Start from an existing view” mà ta vừa tạo xong -> nhập “Đã hủy” vào ô View Name -> sửa thơng tin hình -> click “OK” để xác nhận Ý nghĩa số 15 “Cancel”  Click list “Lịch” -> chọn tab “Calendar” -> chọn “List Settings” -> click “Title, description…” -> nhập “Lịch làm việc phòng” Name -> click “Save” để lưu lại  Click “Workflow Settings” -> chọn nhập thơng tin hình -> Click “Next” Hình 47: Workflow Approval  Click list “Công việc” -> chọn view “My task” -> chọn “Modify this view” Hình 48: Modify this view  Click tab “Hành chính” để quay trang chủ site Hành -> click “Edit web part” web part “Tài liệu dùng chung”  Click “Site Actions” -> “View All Site Content” -> click list “Task” -> chọn “My Task” -> chọn “Modify this view” Hình 49: Lựa chọn mặc định Task  Quay trở lại trang chủ site Hành -> chọn “Page” -> chọn “Edit” -> click chuột vào khoảng trống phía hình -> chọn tab “Insert” -> click “Exist List”  Chọn list “Công việc” -> click “Add” -> chọn “Edit web part”  Chọn thơng tin hình -> click “OK” để xác nhận  Tiếp tục add web part “Task” vào -> click “Edit web part”  Chọn nhập thơng tin hình -> Click “OK” để xác nhận Hình 50: Việc cần cộng tác  Click “Tài liệu cộng tác” -> chọn view “Đã hủy” -> chọn “Modify this view” Hình 51: Chỉnh sửa View  Chọn nhập thơng tin hình -> Click “OK”  Vậy ta hoàn tất thiết lập cần thiết Giờ user thao tác phần mà xây dựng II.2 Kiểm tra đánh giá kết thử nghiệm II.2.1.Kiểm tra kết  Đăng nhập vào Windows tài khoản “tphanhchinh”  Mở file word -> chọn tab “Review” -> chọn thông tin hình Hình 52: Restrict formatting and editor  Click “More User” -> nhập tài khoản nhân viên phòng Hành hình -> click “OK” Ý đồ ta cho phép user tham gia cộng tác trực tiếp tài liệu mà  Bôi đen đoạn văn mà ta muốn user chỉnh sửa -> check chọn user Trong hình ta muốn user “hanhchinh1” chỉnh sửa đoạn văn bơi đen Hình 53: Chèn tài khoản nhân viên muốn cho phép cộng tác  Sau chọn xong thông tin cần thiết -> click “Yes, Start Enforcing Protection”  Click tab “File” -> chọn “Save & send”  Trong file name ta nhập URL phòng Hành -> Enter Hình 54: Chọn nơi lưu trữ tài liệu cộng tác  Click library “Tài liệu cộng tác” -> nhập tên “Tailieucongtac” -> click “Save” -> click “OK” -> click “check in” để check in tài liệu library -> Click “OK”  Mở trình duyệt IE -> truy cập vào site phòng Hành -> chọn library “Tài liệu cộng tác” -> chọn view “chưa góp ý”  Chọn thơng tin hình -> chọn workflow “Góp ý”  Chọn thơng tin hình -> click “Start” Hình 55: Gán yêu cầu cộng tác cho nhân viên  Click vào “In Process” column workflow “Góp ý” để xem Trong phiên Sharepoint 2010 có tích hợp Visio Service nên ta xem qui trình tới giai đoạn nào, giải Hình 56: Biểu đồ tiến trình làm việc nhân viên  Thoát đăng nhập user “tphanhchinh” IE lẫn Windows  Đăng nhập vào Windows tài khoản “hanhchinh1”  Truy cập vào site Hành -> Tùy theo use đăng nhập mà web part “Việc cần cần tác” hiển thị thông tin user -> Click “Please Review Memo1” -> click chọn “Memo1” thơng tin hình -> Click “OK” Hình 57: Xử lý tài liệu cộng tác  File Word 2010 mở -> Click “Edit Item”  Thực chỉnh sửa văn Hình 58: Tài liệu u cầu cộng tác phòng hành  Tương tự cho user “hanhchinh2”  Cập nhật thông tin cho task giao Hình 59: Cập nhật thơng tin cơng việc nhân viên  Sau chỉnh sửa xong  Click “Send Feedback” .II.2.2.Đánh giá kết giải pháp sử dụng SharePoint 2010 Giải pháp sử dụng Sharepoint 2010 giải tốt yêu cầu đặt giải pháp làm việc cộng tác tài liệu văn nội doanh nghiệp Vấn đề bảo mật sách phân quyền sử dụng chỉnh sửa tài liệu văn thực tốt, đảm bảo an tồn thơng tin Việc triển khai thực tiễn mang tính khả thi cao KẾT LUẬN Với tảng SharePoint, không giới hạn việc cung cấp khả làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng nhóm kinh doanh mà đầu tư sâu vào việc phát triển ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp SharePoint xem tảng để ta phát triển ứng dụng nhanh chóng đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh, ứng dụng nhỏ cho nhóm hay phòng ban, giải pháp doanh nghiệp tầm cỡ phức tạp với nhiều quy trình xử lý thơng tin phức tạp, chỉnh sửa code tích hợp với phần mềm ứng dụng khác Về mặt lý thuyết đề tài nghiên cứu công nghệ hổ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp Window server 2008, SQL server 2008 Sharepoint server 2010 xây dựng giải pháp làm việc cộng tác tài liệu văn nội doanh nghiệp Về mặt thực nghiệm đề tài triển khai thành cơng site làm việc nội phòng Hành công ty với chứng  Lưu trữ tài liệu dùng  Lưu trữ tài liệu cộng tác  Lưu trữ lịch làm việc phòng  Lưu trữ cơng việc giao  Lưu trữ chủ đề thảo luận Giải vấn đề làm việc cộng tác tài liệu văn nhân viên phòng Hành Phạm vi ứng dụng đề tài áp dụng cho tất doanh nghiệp có nhu cầu cần giải pháp làm việc cộng tác như: quản trị thông tin nội công ty, khảo sát thông tin công ty, chia sẻ lịch làm việc hội họp, đơn xin nghỉ phép, v v Hướng phát triển đề tài nhằm triển khai hệ thống mức độ chuyên sâu, khai thác tối đa tính cung cấp tảng SharePoint 2010 Dựa tảng SharePoint 2010 để lập trình ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp với nhiều qui trình xử lý thơng tin phức tạp Tăng cường khả tích hợp với phần mềm ứng dụng khác nhằm mang lại hiệu cao công viêc TÀI LIỆU THAM KHẢ O [1] Seth Bates and Tony Smith SharePoint 2010 User’s Guide Master the capabilities and features of Microsoft SharePoint 2010, American 2010, 483 tr [2] Tom Rizzo, Reza Alirezael Profesional Sharepoint 2010 Development Master Sharepoint 2010 development, American 2010, 294 tr [3] SharePoint freelancer Ứng dụng Sharepoint doanh nghiệp Nhóm Sharepoint freelance, Việt Nam 2010, 299 tr [4] Microsoft Corporation Microsoft SharePoint 2010Evaluation Guide For technical and business decision makers, American 2010, 39 tr [5] DC Communication Sharepoint Khái niệm hoạt động DC Communication, Việt Nam 2010, 12tr [6] Bill Baer Windows Server 2008 R2 Enterprise and Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft, American 2010, 8tr TÓM TẮT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Tên đề tài Ứng dụng Sharepoint 2010 xây dựng giải pháp xử lý văn nội doanh nghiệp  Bối cảnh Khối lượng công việc cần xử lý ngày nhiều qui trình làm việc truyền thống không đáp ứng nhu cầu  Mục đích đề tài Nghiên cứu xây dựng giải pháp làm việc cộng tác môi trường thống mang lại hiệu cao, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp  Nhiệm vụ cần thực • Tìm hiểu nhu cầu thực tế doanh nghiệp giải pháp làm việc cộng tác hiệu • Ứng dụng SharePoint 2010 xây dựng giải pháp giải vấn đề đặt  Giải vấn đề Những hạn chế làm việc văn tài liệu nội phòng ban • Chia sẻ lưu trữ tài liệu • Phân quyền truy cập chỉnh sửa • Báo cáo cơng việc hoàn thành  Kết Đã giải vấn đề làm việc cộng tác văn tài liệu nội phòng ban cơng ty