UBND THÀNH PHỐ ĐÀ LẠT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAM PHÒNG GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do- Hạnh phúc Số: /PGD&ĐT- THCS Đà lạt, ngày 20 tháng 9 năm 2010 V/v: Quy định : hồ sơ sổ sách ; nội dung quản lý và sử dụng các hồ sơ, sổ sách bậc THCS Kính gởi : Các trường THCS trực thuộc Căn cứ vào Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học của Bộ Giáo dục – Đào tạo; Căn cứ tình hình thực tế của các trường Trung học cơ sở trên địa bàn thành phố Đà lạt, Phòng Giáo Dục & Đào tạo Đà Lạt quy định các loại hồ sơ sổ sách bậc THCS như sau : A. CÁC LỌAI HỒ SƠ SỔ SÁCH : I. HỒ SƠ QUẢN LÝ CHUYÊN MÔN CỦA HIỆU TRƯỞNG : 1.Quản lý chung : - Kế hoạch chuyên môn ( Năm, tháng, tuần ) - Các văn bản chỉ đạo chuyên môn của Bộ, Sở, Phòng Giáo Dục & Đào tạo - Phân phối chương trình và kế họach giảng dạy các môn. - Sổ gọi tên ghi điểm - Sổ đầu bài -Thời khóa biểu (Thời khóa biểu học sinh và giáo viên ) - Sổ họp tổ chuyên môn, họp hội đồng giáo dục, sinh họat chủ nhiệm - Sổ theo dõi việc viết sáng kiến kinh nghiệm, giải pháp hữu ích. - Sổ phổ cập giáo dục THCS - Hồ sơ thi học kỳ ( Lịch thi học kỳ, danh sách học sinh theo phòng thi, danh sách phân công giáo viên coi thi ….) - Hồ sơ theo dõi các hoạt động hướng nghiệp, ngoài giờ lên lớp , chuyên đề, ngoại khoá. 2.Quản lý giáo viên : - Hồ sơ theo dõi chuyên môn: + Sổ phân công công tác của giáo viên ( Có quyết định phân công của hiệu trưởng ở học kỳ I, học kỳ II, hoặc các thời điểm thay đổi sự phân công …) + Sổ theo dõi việc thực hiện chương trình + Sổ theo dõi việc dạy bù dạy thay + Sổ theo dõi dạy phụ đạo + Sổ theo dõi bồi dưỡng học sinh giỏi + Sổ theo dõi kết quả hội giảng, thao giảng + Sổ dự giờ 1 + Theo dõi chế độ đi công tác, nghỉ của giáo viên + Sổ xếp lọai năng lực chuyên môn của giáo viên + Sổ thống kê chất lượng ( chất lượng học kỳ và điểm thi ) - Hồ sơ theo dõi học nghề - Hồ sơ thanh tra giáo viên - Hồ sơ theo dõi việc kiểm tra đề chung. - Hồ sơ lưu các biên bản kiểm tra việc thực hiện quy chế chuyên môn của giáo viên ( Kiểm tra sổ đầu bài, sổ gọi tên ghi điểm, bài sọan của giáo viên, kiểm tra việc thực hiện chương trình, thanh tra việc chấm bài của học sinh …) 3.Quản lý học sinh : - Sổ đăng bộ - Hồ sơ tuyển sinh - Học bạ học sinh - Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến - Sổ quản lý cấp bằng, chứng chỉ - Hồ sơ học sinh ở lại lớp hàng năm - Hồ sơ khen thưởng và kỷ luật học sinh - Sổ theo dõi sĩ số, danh sách, thống kê kết quả học tập rèn luyện của học sinh từng học kỳ, cả năm. Theo dõi học sinh giỏi, học sinh cá biệt. - Sổ theo dõi công tác xã hội hóa giáo dục ( liên lạc giữa nhà trường, phụ huynh học sinh, xã hội….) II. HỒ SƠ QUẢN LÝ CHUYÊN MÔN CỦA TỔ TRƯỞNG 1.Sổ công tác tổ: - Kế hoạch hoạt động ( kế hoạch năm - tháng) - Phân công công tác của tổ -Theo dõi việc thực hiện chương trình, phân công dạy bù dạy thay 2. Sổ ghi biên bản họp tổ 3. Hồ sơ lưu các văn bản chỉ đạo ( Bộ, Sở, Phòng, Trường……) 4. Thống kê chất lượng học tập của học sinh ( Học kỳ, cả năm và một tiết ) 5. Các đề kiểm tra ( Một tiết và học kỳ) 6. Hồ sơ lưu các biên bản thanh-kiểm tra giáo viên III. HỒ SƠ SỔ SÁCH CÁ NHÂN CỦA GIÁO VIÊN : 1. Giáo án 2. Kế hoạch giảng dạy theo tuần ( lịch báo giảng) 2 3. Sổ dự giờ thăm lớp 4. Sổ chủ nhiệm ( Đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp ) 5. Sổ kế hoạch cá nhân ( kế hoạch năm học) 6. Sổ điểm cá nhân 7. Sổ hội họp ( Sổ họp tổ nhóm chuyên môn và sổ họp hội đồng ) B. MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CÁC LOẠI SỔ , HỒ SƠ I. SỔ GỌI TÊN - GHI ĐIỂM : -Sổ gọi tên - ghi điểm được sử dụng ngay từ năm học do văn phòng nhà trường chịu trách nhiệm quản lý - GVCN phải ghi đầy đủ ở bìa chính và bìa lót, danh sách học sinh, lý lịch học sinh (phải ghi theo đúng trong giấy khai sinh). Nội dung các trang tiếp theo được hoàn thiện trong quá trình thực hiện năm học * GVCN tự ghi chính xác, rõ ràng và sạch đẹp - Điểm kiểm tra được cập nhật thường xuyên, theo đúng tiến độ chương trình. Điểm kiểm tra của môn học nào phải do chính giáo viên đảm nhận môn học đó tự ghi vào sổ mới có giá tri pháp lý. Không để cho học sinh ghi thay giáo viên .Khi có sai sót GV phải sửa điểm đúng quy định * Lưu ý : + Việc cho điểm và xếp loại học sinh thực hiện theo đúng Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh ( kèm theo Quyết định số 40/2006/QĐ-BGDĐT ngày 5/10/2006; Quyết định số 51/2008/QĐ- BGDĐT ngày 15/9/2008) + Lưu ý ở điều 8, khoảng 4: Điểm các bài KTtx theo hình thức tự luận cho điểm số nguyên; điểm KTtx theo hình thức trắc nghiệm hoặc có phần trắc nghiệm và điểm KTđk được lấy đến một chữ số thập phân sau khi làm tròn số. + Điểm KTtx và điểm KTđk có điểm số nguyên, khi vào điểm cần phải phải khoá điểm ( ví dụ : 7 điểm-> 7.0). Điểm 1 khi vào điểm ghi 01.0 - Cuối mỗi tháng phải khóa sổ và thống kê số nghỉ học có phép, không phép của cả lớp trong tháng - Hết mỗi học kỳ GVBM khóa bên dưới và ký xác nhận số chỗ sửa chữa , GVCN tổng kết số chỗ sửa chữa ở từng trang. - Hòan tất các nôi dung ở phần cuối sổ vào cuối năm học - Cuối năm học sổ gọi tên ghi điểm phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ của trường II. SỔ GHI ĐẦU BÀI : - Sổ ghi đầu bài ghi lại quá trình thực hiện kế hoạch dạy học và những đánh giá của giáo viên sau từng tiết học - Sổ ghi đầu bài do Văn phòng nhà trường trực tiếp quản lý 3 - GVBM ghi vào sổ đầy đủ các mục: Tiết theo PPCT, Nội dung bài dạy, nhận xét sau tiết dạy và xếp lọai chung. Việc xếp lọai phải thực hiện theo quy định của trường, phải có tác dụng giáo dục . - GV không được ký sẵn và cho học sinh tự ghi sau mỗi tiết. Các tiết dạy bù dạy thay, dạy chéo buổi phải ghi cụ thể tiết, thứ, ngày và có nhận xét đầy đủ - Hiệu trưởng ( hoặc PHT được ủy quyền) ghi nhận xét và có những yêu cầu cụ thể về việc thực hiện kế hoạch dạy học đối với từng môn học - Đối với các buổi, tiết nghỉ theo kế hoạch của trường hoặc riêng giáo viên, Hiệu trưởng có thể ủy quyền cho GVCN ghi rõ lý do, tổng kết số tiết dạy bù, dạy thay, tiết nghỉ của giáo viên hàng tuần ở cuối trang - Hàng tuần GVCN nghiên cứu sổ đầu bài của lớp để kiểm tra tình hình học tập, đạo đức của học sinh trong các giờ học. Định kỳ BGH kiểm tra sổ đầu bài để nắm được tình hình học tập và tình hình giảng dạy của học sinh III. HỌC BẠ: -Tất cả học bạ của học sinh mới tuyển và học sinh cũ do Văn phòng trường quản lý. Hiệu trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng và bảo quản - Chỉ có GVCN mới được HT giao quản lý tạm thời trong thời gian làm một số thủ tục. GVBM ghi điểm của bộ môn mình dạy vào học bạ và ký xác nhận về việc sửa điểm ( Nếu có) -Việc ghi điểm bộ môn, nhận xét đánh giá xếp lọai vào sổ học bạ phải hòan tất trước ngày 5 tháng 6 hàng năm - Những học sinh sau khi thi hoặc rèn luyện hạnh kiểm được lên lớp hay phải học lại, sau khi qua hội đồng xét duyệt được hiệu trưởng ký xác nhận vào học bạ tháng 8 hàng năm - Đối với học sinh mới tuyển vào đầu cấp, học sinh mới chuyển trường sau khi đã bố trí vào lớp ổn định, Hiệu trưởng giao cho GVCN tiến hành hòan tất học bạ để lập hồ sơ tuyển sinh hoặc chuyển trường, công việc này hòan tất trong tháng 11 thuộc học kỳ năm học IV. HỒ SƠ TUYỂN SINH VÀO ĐẦU CẤP : - Danh sách học sinh được trúng tuyển vào lớp đầu cấp đã được duyệt của PGD - Danh sách học sinh chuyển trường vào đầu cấp học - Danh sách phân chia học sinh vào các lớp - Các lọai biên bản, quyết định liên quan công tác tuyển sinh - Các văn bản hướng dẫn công tác tuyển sinh năm học của cơ quan cấp trên V. HỒ SƠ LÊN LỚP - HỌC LẠI - Biên bản của hội đồng nhà trường xét học sinh lên lớp, thi lại, lưu ban cuối năm học - Danh sách học sinh thi lại, ở lại lớp - Biên bản xét duyệt học sinh thi lại hoặc rèn luyện trong hè sau khi đã tổ chức thi lại và thực hiện viêc rèn luyện trong hè - Danh sách học sinh xét duyệt lưu ban 4 - Danh sách học sinh được lên lớp sau khi thi lại VI. SỔ PHỔ CẬP : - Các nội dung quy định cho từng học sinh trong sổ phổ cập do văn phòng nhà trường chịu trách nhiệm ghi, căn cứ vào bản khai của học sinh theo mẫu - Cách ghi và sử dụng theo hướng dẫn ở trang bìa Yêu cầu các đơn vị nghiêm túc thực hiện Nơi nhận : KT. TRƯỞNG PHÒNG - Như trên ; PHÓ TRƯỞNG PHÒNG - Lãnh đạo ; - Lưu VT, THCS, thanh tra. Mai Thị Xuân Nhơn 5 . hàng năm - Hồ sơ khen thưởng và kỷ luật học sinh - Sổ theo dõi sĩ số, danh sách, thống kê kết quả học tập rèn luyện của học sinh từng học kỳ, cả năm. Theo. sửa chữa ở từng trang. - Hòan tất các nôi dung ở phần cuối sổ vào cuối năm học - Cuối năm học sổ gọi tên ghi điểm phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ của trường