Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ,trách nhiệm,quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất kỹ năng nhiên viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc Giúp nhà quản trị tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp Giúp nhà quản trị đánh giá được chính xác yêu cầu của các công việc Là công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: TS NGUYỄN THANH HỘI HỌC VIÊN NHĨM 1: TRẦN THỊ HỒNG NGÂN LỚP QTKD NGÀY K16 PHẠM VĂN ĐẠT NGUYỄN VŨ TRUNG LÂM VĂN LỘC NGUYỄN THỊ MỸ THANH NGUYỄN THỊ THUÝ NGA NGÔ THÁI HÀ TRẦN HỮU HẬU NỘI DUNG KHÁI NIỆM VAI TRỊ QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TÌNH HUỐNG NGHIÊN CỨU KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Phân tích cơng việc q trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ,trách nhiệm,quyền hạn thực công việc phẩm chất kỹ nhiên viên cần thiết phải có để thực tốt cơng việc VAI TRỊ CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC -Cung cấp thông tin yêu cầu, đặc điểm công việc -Giúp nhà quản trị tạo phối hợp đồng phận cấu doanh nghiệp -Giúp nhà quản trị đánh giá xác yêu cầu công việc -Là công cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp thành lập cần có cải tổ thay đổi cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Xây dựng mơ tả công việc tiêu chuẩn công việc Kiểm tra, xác minh tính xác thơng tin Áp dụng phương pháp khác để thu thập thông tin phân tích cơng việc Chọn lựa phần việc đặc trưng, điểm then chốt để thực phân tích công việc Thu thập thông số mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn doanh nghiệp Xác định mục đích phân tích cơng việc, từ xác định hình thức thu thập thơng tin CHỌN CƠNG VIỆC ĐỂ PHÂN TÍCH Trong doanh nghiệp có nhiều cơng việc tính chất gần giống nhau, cần lựa chọn phần việc đặc trưng, điểm then chốt để thực phân tích nhằm giảm bớt thời gian chi phí tiết kiệm việc phân tích cơng việc tương tự NHỮNG THƠNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Thông tin yếu tố điều kiện làm việc như: chế độ lương bổng, khen thưởng, yếu tố điều kiện vệ sinh lao động Thông tin hoạt động thực tế nhân viên tiến hành nơi làm việc như: phương pháp làm việc, mối quan hệ thực công việc Thông tin phẩm chất mà nhân viên thực cơng việc cần có như: trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, sở thích, sức khỏe quan điểm,… Thơng tin loại máy móc, thiết bị kỹ thuật nơi làm việc như: số lượng, chủng loại,quy trình kỹ thuật, tính tác dụng trang bị kỹ thuật,… Thông tin tiêu chuẩn mẫu thực công việc nhân viên, bao gồm quy định tiêu chuẩn hành vi tiêu chuẩn kết thực công việc CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN 1.Phỏng vấn - Ưu điểm: + Linh hoạt + Cho hội giao lưu, giải thích u cầu chức cơng việc + Nhà quản lý nắm tâm tư, nguyện vọng nhân viên + Nhân viên nắm yêu cầu nhà quản lý 1.Phỏng vấn - Nhược điểm: + Có thể hỏi nhầm người khơng am hiểu thiếu thiện chí + Nhân viên bị vấn thường có xu hướng đề cao trách nhiệm khó khăn cơng việc giảm thấp mức độ tầm quan trọng người khác + Tốn nhiều thời gian + Phỏng vấn viên cách vấn 1.Phỏng vấn - Biện pháp nâng cao chất lượng vấn: + Nghiên cứu công việc trước thực vấn cho đưa câu hỏi cần thiết + Chọn người thực cơng việc giỏi người có khả mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực cơng việc tốt + Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt với người bị vấn giải thích rõ mục đích vấn + Đặt câu hỏi rõ ràng gợi ý cho người bị vấn dễ trả lời + Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý cho vấn khơng bị bỏ sót thơng tin quan trọng + Kiểm tra lại tính xác thơng tin với người bị vấn 2.BẢN CÂU HỎI - Nhược điểm: + Thơng tin thu khơng xác tính xác thấp + Có thể khơng thu lại nhiều phiếu + Có thể số câu hỏi trả lời không nhiều 2.BẢN CÂU HỎI - Biện pháp nâng cao chất lượng câu hỏi: + Cấu trúc câu hỏi: cần xoay quanh trọng tâm vấn đề phải nghiên câu hỏi nên ngắn gọn + Cách thức đặt câu hỏi: câu hỏi cần đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời trả lời ngắn gọn (nếu nên đặt câu hỏi đóng - mở) + Nơi thực hiện: nên để nhân viên thực câu hỏi nơi làm việc QUAN SÁT TẠI NƠI LÀM VIỆC - Ưu điểm: + Cho phép nhà phân tích đầy đủ chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp nhiệm vụ, trách nhiệm thực công việc khác nhau, thông tin điều kiện làm việc hiệu thực công việc + Sử dụng hữu hiệu cơng việc đo lường, dễ quan sát thấy QUAN SÁT TẠI NƠI LÀM VIỆC - Nhược điểm: + Phương pháp quan sát cung cấp thơng tin thiếu xác hội chứng Hawthone (khi biết quan sát, nhân viên làm việc với phương pháp, tốc độ, cách thức, kết khác với thực cơng việc lúc bình thường) KIỂM TRA, XÁC MINH TÍNH CHÍNH XÁC CỦA THƠNG TIN Thơng tin thu thập để phân tích cơng việc cần kiểm tra lại mức độ xác đầy đủ thơng qua nhân viên thực cơng việc vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát cơng việc QUAN SÁT TẠI NƠI LÀM VIỆC - Biện pháp nâng cao chất lượng thu thập thông tin: + Quan sát kết hợp với phương tiện kỹ thuật quay phim video, đèn chiếu, đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại cac shao phí thời gian thực cơng việc + Quan sát theo chu kỳ cơng việc hồn chỉnh + Nói chuyện trực tiếp với cac snhân viên thực cơng việc để tìm hiểu điều chưa rõ bổ sung thiếu sót q trình quan sát BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC: Là văn liệt kê chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát tiêu chuẩn cần đạt thực công việc NỘI DUNG BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC - Nhận diện cơng việc: tên công việc,mã số công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực công việc,cán lãnh đạo, giám sát tình hình thực cơng việc, người thực người phê duyệt mô tả công việc - Tóm tắt cơng việc: mơ tả tóm tắt thực chất cơng việc - Các mối quan hệ thực cơng việc (trong ngồi doanh nghiệp) NỘI DUNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC - Chức năng, trách nhiệm công việc - Quyền hành người thực công việc - Tiêu chuẩn mẫu đánh giá nhân viên thực công việc: tiêu chuẩn số lượng sản phẩm,khối lượng công việc cần thực ngày,… - Điều kiện làm việc: điều kiện làm việc đặc biệt làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, may rủi cơng việc,… - Ví dụ: mơ tả cơng việc BẢN TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC Là văn liệt kê yêu cầu lực cá nhân trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả giải vấn đề, kỹ khác đặc điểm cá nhân thích hợp cho cơng việc NỘI DUNG BẢN TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC - Trình độ văn hóa, chun mơn, trình độ ngoại ngữ kỹ khác có liên quan đến công việc biết ghi tốt ký, đánh máy… - Kinh nghiệm công tác - Tuổi đời - Sức khoẻ - Hồn cảnh gia đình - Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực cơng việc tính trung thực, khả hòa đồng với người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân… Sơ đồ ích lợi phân tích cơng việc Cơng việc Quyền hạn Trách nhiệm Tuyển dụng, chọn lựa Bản mô tả cơng việc Đào tạo, huấn luyện Phân tích cơng việc Đánh giá nhân viên Bản tiêu chuẩn công việc Kiến thức Hoạch định nguồn NL Kỹ Xác định giá trị công việc Phẩm chất Trả công, khen thưởng TÌNH HUỐNG NGHIÊN CỨU ĐẤY KHƠNG PHẢI LÀ VIỆC CỦA TÔI Mỹ Lan tuyển vào làm việc cho công ty điện thoại tháng Mỹ Lan nói thơng thạo tiếng Anh tiếng Hoa Trong q trình vấn theo mơ tả cơng việc, khơng có điều khoản đề cập đến u cầu ứng viên phải biết tiếng Hoa Công việc cô hay bị gián đoạn đồng nghiệp thường nhờ cô phiên dịch hộ gặp khách hàng nói tiếng Hoa Lúc đầu, Mỹ Lan vui vẻ giúp đỡ đồng nghiệp Tuy nhiên, công việc phiên dịch xảy thường xuyên, kéo dài gần buổi làm việc khiến Mỹ Lan phải ln bận rộn cố gắng hồn thành hết cơng việc giao, cảm thấy khó chịu cho công ty đối xử không cơng bừng khơng trả thêm tiền lương, tiền thưởng cho thời gian làm công việc phiên dịch Mỹ Lan nghĩ rằng: Phiên dịch tiếng Hoa việc cô, cuối cùng, cô từ chối phiên dịch hộ cho đồng nghiệp TÌNH HUỐNG NGHIÊN CỨU CÂU HỎI: Nếu người phụ trách phòng Dịch vụ khách hàng, anh (chị) giải vấn đề nào? Không phải khía cạnh u cầu cơng việc tình bày mơ tả cơng việc Theo anh (chị), mơ tả cơng việc cần tình bày để tránh tượng từ chối nhân viên : “Đấy việc tơi”? NHĨM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN THẦY VÀ CẢ LỚP ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE! ... THƠNG TIN 1. Phỏng vấn - Ưu điểm: + Linh hoạt + Cho hội giao lưu, giải thích yêu cầu chức công việc + Nhà quản lý nắm tâm tư, nguyện vọng nhân viên + Nhân viên nắm yêu cầu nhà quản lý 1. Phỏng vấn... việc giảm thấp mức độ tầm quan trọng người khác + Tốn nhiều thời gian + Phỏng vấn viên cách vấn 1. Phỏng vấn - Biện pháp nâng cao chất lượng vấn: + Nghiên cứu công việc trước thực vấn cho đưa câu