Luận văn: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS” potx

Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân t

Luận văn:

“Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-

INCONESS”

MỤC LỤC Danh mục bảng biểu

Danh mục tài liệu tham khảo

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự………29

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo 38

Bảng 2.3:Bảng cơ cấu lao động theo phòng, ban chức năng……… 40

Bảng 2.4: Bảng cơ cấu lao động theo độ tuối………41

Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo giới tính……… 41

Bảng 2.6:Bảng cơ cấu lao động theo lao động trực tiếp và lao động gián tiếp 42

Bảng 2.7: Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh năm 2007……….43

Bảng 2.8: Thông báo tuyển mộ 58

Bảng 2.9:Bảng thanh toán lương 61

Bảng 3.1: Bảng hệ thống các chức danh công việc……… 71

Lời mở đầu

Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận.Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng Con người

là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọi nguồn lực” Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận

hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản

lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,an toàn lao động… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự

Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động

đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa đượcnhận thức và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với quản lý nhân

sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này.Tại Công ty Cổ Phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công việc cũng chưa được quan

tâm và thực hiện đầy đủ Hy vọng rằng với đề tài: “Hoàn thiện công tác

phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS”, em sẽ bổ

sung được những kiến thức lý thuyết và thực tế quý báu về phân tích công việc, đồng thời cũng có những ý kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS cải tiến và hoàn thiện công tác này.

Chuyên đề nghiên cứu của em gồm ba chương:

Chương 1 Khái quát về phân tích công việc

Chương 2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Chương 3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn… em đã tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, nhưng do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên em không tránh khỏi những sai sót, kính mong được sự đóng góp của tất cả mọi người

Chương 1 Khái quát về phân tích công việc

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốc liệt, những sự thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ về tri thức và công nghệ thông tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đủ mọi nguồn lực Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị nhân lực là hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức Công tác

phân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc.

1.1 Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc

1.1.1 Các khái niệm cơ bản

Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên

- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục

đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện(1)

Ví dụ: nhiệm vụ phô-tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp

Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất

- Vị trí (Vị trí việc làm): là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực

hiện bởi một người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng(2)

Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động cho ta một vị trí việc làm

Trong một tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu người lao động

- Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một

người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động(1)

Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ …

“Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự, như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện

1 () (2) ThS Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trườngĐại học Kinh tế Quốc dân, trang 46.

(1) (1)(2) (3) Sđd, trang 46.

công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…”(2)

- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ

gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện(3)

Ví dụ, nghề quản trị nhân lực có công việc như: “nhân viên tiền lương”,

“nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”…

Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong

tổ chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra

- Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về

công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng công việc

Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tích công việc

1.1.2 Các văn bản phân tích công việc

Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

 Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc

Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung:

- Xác định công việc:Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công

việc; tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/quản lý trực tiếp; số người dưới quyền, người thay thếkhi vắng mặt; ngạch lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc

-Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ:Phần này xác định

chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô

tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu raphạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc

Khi viết phần này phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả Nhiệm vụ, trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọnghoặc mức độ thường xuyên

- Điều kiện làm việc:Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như: thời

gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng các loại phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ… được sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động,

an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…; môi trường tâm lý xã hội trong thực hiện công việc…

 Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu của công việc về trình độ giáo dục - đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực… và các yêu cầu khác cần phải có để có thể hoàn thành công việc

Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp

theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản nhất, cần thiết nhất Không nên đặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ nên đưa ra những yêu cầu ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để hoàn thành được công việc, đặc biệt không được có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động, như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo…

 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nêu ra hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánhyêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian…

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết quả thực hiện công việc, về hành vi, thái độ… trong quá trình làm việc của người lao động Các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nên

sử dụng các tiêu chuẩn định lượng Nếu không thể định lượng được các tiêu chuẩn thì nên dùng các câu diễn đạt định tính để miêu tả Không nên đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc quá cao

Ba văn bản phân tích công việc trên thường có xu hướng viết gộp vào, trình bày chung trong một bản Văn bản phân tích công việc được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải chính xác, đầy đủ

1.1.3 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc

Các văn bản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân

sự, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự khác vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác

Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa các văn bản này vào sử dụng Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm:

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn vàmối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo Cơ cấu

tổ chứccho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như thế nào; nó là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc…Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tích công việc

- Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động

Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không

có tác dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tích công việc Hơn nữa ngày nay công việc được thiết kế linh hoạt, công tác phân tích công việc phải thực hiện thường xuyên vieec; các văn bản phân tích công việc chỉ thể hiện được tác dụng của nó khiđược áp dụng vào các công tác khác của quản lý nhân sự Vì vậy hiệu quả của phân tích công việc không được mọi người thấy một cách trực tiếp và lâu dài Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiện hoàn thiện tại Việt Nam, văn bản phân tích công việc không chính xác, đầy đủ

Nếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai trò vànắm rõ được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng

hộ, quan tâm đến phân tích công việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho

phân tích công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc

- Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc

Cán bộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, là người có vai trò chính trong công tác phân tích công việc Do đó cán bộ phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của phân tích công việc

Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc Họ phải biết cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹ năng thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin; có khả năng thu hút người lao động cùng tham gia vào quá trình phân tích công việc,có kỹ năng tiến hành thu thập thông tin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát…;có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin; có kỹ năng viết các văn bản phân tích công việc

1.1.4 Tầm quan trọng của phân tích công việc

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việc

để sử dụng trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn

 Với thiết kế lại công việc

Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để thấy với từng công việc

cụ thể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý

 Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định các công việc mà tổ chức cần kế hoạch hoá Dựa trên những thông tin về các công việc

đó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng để

hoàn thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránh những bất cập và lãng phí cho tổ chức.

 Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực

Tuyển dụng nhân sự ứng dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định bản chất của công việc cần tuyển người lao động, đưa những thông tin đó vào tuyển

mộ nhân sự, để xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng đúng người

 Với đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc ứng dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá, các mức cụ thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránh việc không có tiêu thức đánh giá rõ ràng và các mức của tiêu thức thì chung chung

 Với thù lao lao động

Những thông tin trong tất cả các văn bản phân tích công việc được sử dụng để xác định giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao lao động;những thong tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp, như: phụ cấp môi trường, điều kiện làm việc…

 Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xây dựng chương trình đào tạo thiết thực và hiệu quả hơn

 Với kỷ luật lao động, an toàn lao động

- Với kỷ luật lao động: Những thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành vi của người lao động trong quá trình thực hiện công việc, như: quy trình thực hiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc…

- Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức xác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo

an toàn lao động, vệ sinh lao động

Các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý các vụ tranh chấp, kiện tụng, khiếu lại

1.2 Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin

1.2.1 Các thông tin cần thu thập

Có rất nhiều thông tin khác nhau liên quan đến một công việc cụ thể, tuỳ vào mục đích phân tích công việc mà xác định loại thông tin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại Để xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loại thông tin sau:

- Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độ thường xuyên của chúng; quyền hạn, các mối quan hệ của người lao động trong công việc…

- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: thông tin về thời gian làm việc; thông tin về số lượng, chất lượng của các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… người lao động cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc; thông tin về vệ sinh lao động, an toàn lao động: nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không khí, rủi ro… trong công việc; yếu tố môi trường tâm lý xã hội.

- Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, như: trình độ giáo dục – đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, các thuộc tính, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực, tinh thần… và các yêu cầu khác cần thiết cho thực hiện công việc

1.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin

Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng Trong mỗi tình huống, cán

bộ phân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một vài phương pháp khác nhau Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin mà cán bộ phân tích công việc có thể quyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây:

 Bản câu hỏi

Theo phương pháp này, bản câu hỏi được cán bộ phân tích công việc thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động và người lao động có trách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướng dẫn

Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông

tin và xử lý trên phần mềm máy tính.

Nhưng việc thiết kế bản câu hỏikhá tốn kém thời gian và chi phí Một bản câu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích công việc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tin thu thập được bị hạn chế, không sâu sắc Có những trưòng hợp người lao động điền không đầy đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời hoặc hiểu lầm câu hỏi dẫn đến thông tin thu được có độ chính xác không cao

Bản câu hỏi không nên thiết kế quá dài, nên tập trung vào những thông tin quan trọng, nên có câu hỏi khai thác sâu vào thông tin cần thiết Các câu hỏi được thiết kế đơn giản, dễ trả lời, thường sử dụng câu hỏi mở hoặc câu hỏi lựa chọn

Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra Cán bộ phân tích công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn

Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng nhiều cho lao động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việc

mà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất…

Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng

về công việc (nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn)

Nhược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người được phỏng

Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…

Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất, những công việc mà hoạt động lao động của chúng diễn ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được

Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ, phong phú, sát với thực tế công việc

Nhưng quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…

 Tự ghi chép

Tự ghi chép là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đã được thiết kế sẵn

Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian Nhưng độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất

 Ghi chép các sự kiện quan trọng

“Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc hiệu quả và những người lao động làm việc chưa hiệu quả, thong qua đó cỏ thểkhái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc”(1)

Ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả công việc

và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Phương pháp này cho thấy được sự biến thiên, tính linh động trong thực hiện công việc của những người lao động khác nhau

Nhưng nhược điểm của phương pháp này là tốn thời gian để quan sát, ghi chép, khái quát và phân loại các hành vi Khi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình Việc xây dựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn

 Hội thảo chuyên gia

Hội thảo chuyên gia là phương pháp Tổ chức một cuộc hội thảo thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình

độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban…

Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian

1.3 Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc

(1) (1) Sđd, trang 57

1.3.1 Trình tự tiến hành phân tích công việc

Công tác phân tích công việc gồm nhiều hoạt động vì vậy việc phân chia quá trình phân tích công việc ra thành bao nhiêu bước ở các tổ chức khác nhau có thể khác nhau Phân tích công việc thường được thực hiện theo trình

Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thường xuyên và với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đích và nhu cầu phân tích công việc mà xác định công việc cần phân tích:

- Phân tích tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào

hoạt động, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện

- Phân tích công việc mới phát sinh, khi tổ chức có những công việc

mới xuất hiện

- Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc, khi công việc có sựthay

đổi đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới, có phương pháp và thủ tục làm việc mới…

- Phân tích theo chu kỳ, khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả

công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phân tích công việc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại

 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin là nhiệm vụrất quan trọng

Để lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp, hiệu quả, cán bộ phân tích công việc dựa trên các căn cứ sau:

- Mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định những loại thông tin

liên quan đến công việc nên tập trung thu thập và mức độ sâu sắc cần phải tìm hiểu của thông tin

- Tính chất của công việc được phân tích, nhưcông việc có những hoạt

động lao động dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát được

-Đặc điểm của đối tượng cung cấp thông tin,ví dụ như người cung cấp

thông tin có trình độ giáo dục – đào tạo không cao thì không nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi, phỏng vấn

-Ngân quỹ và thời gian,ví dụ nếu ngân quỹ hạn hẹp không nên áp dụng

phương pháp bản câu hỏi, nếu thời gian hạn chế không nên lựa chọn phương pháp phỏng vấn, quan sát

-Ưu điểm, nhược điểm của từng phương pháp.

Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm nhất định, để phát huy

ưu điểm và hạn chế nhược điểm của các phương pháp thì có thể áp dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau

Sau khi xác định phương pháp thu thập thông tin, thì cán bộ phân tích công việc phải thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin, như: bản câu hỏi, mẫu câu hỏi phỏng vấn, mẫu phiếu quan sát, mẫu phiếu ghi chép Biểu mẫu thu thập thông tin là công cụ thu thập thông tin một cách có tổ chức và hiệu quả

 Tiến hành thu thập thông tin

Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin đã lựa chọn để thu thập thông tin Cán bộ phân tích công việc tiến hành thu thập thông tin, như tiến hành phỏng vấn người lao động, phân phát và thu các bản câu hỏi, tổ chức hội thảo chuyên gia hay tiến hành quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động Cán bộ phân tích công việc cần phải giải thích cho người lao

động hiểu rõ mục đích, tầm quan trọng của việc thu thập thôngtin và công tác phân tích công việc, phải có những hướng dẫn về cách thức cung cấp thông tin cho người lao động

Xử lý thông tin theo mục đích, yêu cầu của phân tích công việc: sắp xếp, phân loại các thông tin thu thập được; thẩm định, kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ của thông tin từ những người lao động có liên quan; điều chỉnh những thông tin sai lệch, bổ sung những thông tin còn thiếu…

 Xây dựng các văn bản phân tích công việc

- Từ những thông tin thu thập được, cán bộ phân tích công việc cùng với phòng chuyên trách nguồn nhân lực và sự kết hợp với các phòng, ban, bộ phận khác viết các văn bản phân tích công việc Thông thường cán bộ phân tích công việc là người trực tiếp viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trong sự giúp đỡ từ những người lao động, người quản lý trực tiếp các phòng, ban Nhưng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc lại thường do bộ phận trực tuyến viết dưới sự hướng dẫn, giám sát của cán bộ phân tích công việc

- Các văn bản phân tích công việc được gửi tới những người lao động

và người quản lý trực tiếp để lấy ý kiến đóng góp Cán bộ phân tích công việctập hợp các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó sửa các văn bản cho hợp lý

Sau đó lại tổ chức hội thảo lấy ý kiến đánh giá của những người quản

lý về văn bản phân tích công việc, sửa lại (nếu cần) và đi đến thống nhất

- Gửi văn bản phân tích công việc lên người lãnh đạo cao nhất chờ phê chuẩn

- Ban hành thực hiện: Gửi văn bản phân tích công việc tới phòng,ban, người lao động liên quan và lưu lại phòng nhân sự

 Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ

Áp dụng văn bản phân tích công việc vào các công tác khác nhau của

quản lý nhân sự tùy theo mục đích phân tích công việc đã xác định ban đầu

Định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà soát lại các công việc để xác định những thông tin trong văn bản phân tích công việc có còn chính xác và phù hợp với công việc hiện tại không, hay đã lạc hậu, lỗi thời, cần phải điều chỉnh

và bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc

1.3.2 Vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc

Phân tích công việc thuộc trách nhiệm của phòng nhân sự, phòng nhân

sự phải giữ vai trò chính

Công tác phân tích công việc phải được giao cho cán bộ chuyên trách đảm nhiệm (Cán bộ phân tích công việc).Phòng nhân sự có thể giao cho một hay một nhóm nhân viên của phòng đảm nhiệm công tác này Cán bộ phân tích công việc phải là người này am hiểu về các công việc của tổ chức, có kiến thức và kỹ năng về phân tích công việc Khi cần thiết tổ chức có thể thuê thêm chuyên gia phân tích công việc ngoài tổ chức nhưng họ phải được giới thiệu để làm quen, tìm hiểu về tổ chức

Nhưng phân tích công việc là một công tác phức tạp, có liên quan tới tất cả các công việc trong tổ chức nên cần phải có sự tham gia, giúp đỡ, phối hợp thực hiện từ các phòng, ban, bộ phận khác, từ mọi người lao động Các văn bản phân tích công việc có thể do trực tiếp cán bộ phân tích công việc viết nhưng phải có sự phối hợp của những người liên quan Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc do bộ phận trực tuyến viết, cán bộ phân tích công việc hướng dẫn cách thức viết và giám sát quá trình viết

Trách nhiệm của phòng chuyên trách nhân sự trong công tác phân tích công việc là lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, quản lý, điều phối toàn bộ quá trình thực hiện phân tích công việc:

+ Xác định trình tựcác bước tiến hành phân tích công việc

+ Xác định mục đích phân tích công việc và các công việc cần phân

+ Lựa chọn người thực hiện công tác phân tích công việc và đào tạo họ…

+ Tổ chức, thu hút lực lượng người lao động tham gia vào công tác

phân tích công việc

+ Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của mọi người lao độngcho văn bản phân tích công việc, tổ chức các buổi hội thảo, thảo luận liên quan đến công tác phân tích công việc (nếu cần)

+ Phòng nhân sự đưa các văn bản phân tích công việc vào áp dụng trong các công tác quản lý nhân sự

Chương 2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017981, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15/6/2007 Công ty có số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Ngày 17/01/2002, Công ty TNHH Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được thành lập Trong thời gian đầu khi mới thành lập, Công ty chỉ có 10người lao động và mọi điều kiện khác còn hạn chế cũng như còn gặp rất nhiều khó khăn nhưng toàn bộ người lao động trong Công ty đã nỗ lực, cố gắng để Công ty hoạt động đạt hiệu quả

Ngày 11/8/2003, Công ty TNHHDịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh

nghiệp và Tư vấn Đầu tư Tên giao dịch của Công ty là: Investment Consultant and Enterprise Support Service Joint Stock Company Tên viết tắt là: INCONESS.,JSC Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (gọi tắt là Công ty INCONESS) có vốn điều lệlà 250 tỷ đồng, gồm

7 cổ đông sáng lập Công ty (7 cổ đông sáng lập là 7 cá nhân)

Đầu năm 2006, Công ty INCONESS tổ chức hoạt động theo mô hình

“công ty mẹ - công ty con”, với 6 công ty thành viên Qua quá trình hoạt động hơn ba năm,từ ngày 11/8/2003 đến ngày 14/6/2007, Công ty INCONESS đã triển khai được một số dự án đầu tư quan trọng, đáng chú ý như hai dự án về bất động sản: Dự án Khu Đô thị Cao Xanh – Hà Khánh B, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh và Dự án 339 Cầu Bươu, xã Kiến Hưng, thành phố Hà Đông, tỉnh Hà Tây

Ngày 15/6/2007, Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập, với số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng Công ty có 05 cổ đông pháp nhân sáng lập Công ty, gồm:

- Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (INCONESS), vốn góp 122,5 tỷ đồng, chiếm 49% vốn điều lệ

- Công ty Tài chính Dầu khí, vốn góp 52,5 tỷ đồng, chiếm 21% vốn điều lệ

- Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kĩ thuật Dầu khí, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ

- Công ty Cổ phần Sông Đà 7, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ

- Tổng Công ty Sông Hồng, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ

Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Công ty PV-INCONESS kinh doanh trên một số lĩnh vực khác nhau, nhưng ngành nghề kinh doanh

chủ yếu là Công ty là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ.

Trong số 05 cổ đông pháp nhân sáng lập Công ty PV-INCONESS, Công ty INCONESS có tỷ lệ vốn góp nhiều nhất Căn cứ theo quyết định số 15/QĐ-HĐQT ngày 11/10/2007 của Hội đồng quản trị Công ty PV-INCONESS về việc tiếp nhận và kế thừa nguyên trạng toàn bộ hoạt động của Công ty INCONESS Tại điều 1 của Quyết định này đã nêu rõ: “Công ty

Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS tiếp nhận, kế thừa nguyên trạng toàn bộ hoạt động của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (INCONESS) trên cơ sở hồ sơ bàn giao của Hội đồng quản trị Công ty INCONESS”

Như vậy một pháp nhân mới là Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS đã chính thức ra đời và đi vào hoạt động Trong quá trình sắp xếp cơ cấu tổ chức theo hình thức sáp nhập, hiện nay Công ty PV-INCONESS

có các công ty con là:

- Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái;

- Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái;

- Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đồng Thái;

- Công ty TNHH Golf Đất Mẹ

Tuy Công ty PV-INCONESS mới được thành lập nhưng trên cơ sở kế thừa Công ty INCONESS đã có lịch sử phát triển, đã có uy tín, thương hiệu nên Công ty PV-INCONESS đang ngày càng đi lên, được nhiều bạn hàng, đối tác trong nước và ngoài nước biết đến, hợp tác kinh doanh

2.1.2 Ngành, nghề sản xuất - kinh doanh của Công ty

So với Công ty INCONESS, số lượng ngành, nghề sản xuất – kinh doanh của Công ty PV-INCONESS đã thu hẹp hơn nhiều, ngành, nghề sản xuất – kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty PV-INCONESS gồm:

- Kinh doanh nhà nghỉ, dịch vụ du lịch sinh thái nhà vườn, dịch vụ ăn uống, giải khát và các dịch vụ khác phục vụ khách vui chơi, giải trí (cụ thể: hoạt động biểu diễn nghệ thuật, hội hoạ, thể thao và các câu lạc bộ giải trí khác theo quy định của pháp luật), (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar);

- Tư vấn đầu tư, quản lý doanh nghiệp (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính);

- Dịch vụ sở hữu công nghiệp và quyền tác giả;

- Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ khác phục

vụ khách du lịch;

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi;

- Đo, vẽ địa hình công trình xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình, khảo sát, thiết kế xây dựng);

- Môi giới, tư vấn, cho thuê các thiết bị, máy móc thi công các công trình dân dụng và công nghiệp;

- Vận chuyển hàng hoá, hành khách bằng đường bộ và đường thuỷ;

- Môi giới và xúc tiến thương mại

Trong đó, ngành nghề sản xuất, kinh doanh chủ yếu của Công ty PV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ Hiện tại Công ty PV-INCONESS là chủ đầu tư của hai dự án: Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái và dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf

54 lỗ hồ Yên Thắng Hai dự án này thuộc địa bàn tỉnh Ninh Bình, có tổng diện tích gần 3000ha, tổng mức vốn đầu tư hơn 3000 tỷ đồng Cụ thể, Công ty tiến hành đầu tư xây dựng các khu, trung tâm du lịch, nghỉ mát, vui chơi giải trí như: Trung tâm thể thao (Ví dụ: sân golf), khu resort, khu du lịch sinh thái, các khách sạn, biệt thự, villa, nhà hàng… Sau khi hoàn thành giai đoạn xây dựng, Công ty sẽ trực tiếp kinh doanh, vận hành, khai thác các khu, trung tâm

du lịch, nghỉ mát, vui chơi này.

- Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái có tổng diện tích 2118ha, với tổng mức đầu tư hơn 2500 tỷ đồng, giai đoạn đầu tưxây dựng dự ánđược chia thành ba giai đoạn, dự kiến hoàn thành vào năm 2015 Dự án xây dựng các khu nhà vườn cao cấp, các thác nước nhân tạo, các khu nuôi động vật hoang dã, các câu lạc bộ, các khu thể thao; tôn tạo và nâng cấp các động, đền phủ ; gồm các loại hình du lịch: du lịch sinh thái, du lịch văn hoá - lịch sử,

du lịch mạo hiểm, như: du thuyền, cắm trại, đua thuyền, leo núi, khám phá hang động

- Dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng có tổng diện tích 710ha, với tổng mức đầu tư 500 tỷ đồng, giai đoạn đầu tư xây dựng dự án cũng được chia thành ba giai đoạn, dự kiến hoàn thành vào năm 2010 Dự án là một tổ hợp bao gồm: sân golf 54 lỗ (gồm ba sân golf

18 lỗ), các khách sạn, nhà hàng, villa, khu resort, trung tâm vui chơi giải trí, luyện tập thể thao, chăm sóc sức khoẻ, thẩm mỹ và mua sắm v.v…

Nguồn vốn đầu tư vào hai dự án trên là nguồn vốn huy động từ các công ty, các tổ chức, tập đoàn tài chính trong và ngoài nước

2.1.3 Bộ máy quản lý, điều hành của Công ty

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Công ty PV-INCONESS được tổ chức hoạt động theo mô hình “công ty mẹ - công ty con” theo Luật Doanh nghiệp, bao gồm có 11 phòng, ban chức năng trực thuộc, 2 Văn phòng đại diện và 4 Công ty con hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau với sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau:

Công ty đang trong quá trình xây dựng và tiến tới hoàn thiện cơ cấu tổ chức để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả nhất trong hoạt động.

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức này, Công ty còn các chức danh Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh, Phó Tổng Giám đốc Đầu tư xây dựng chưa có nhân sự đảm nhiệm, các phòng Kinh doanh, Kế hoạch Đầu tư, Quản lý Xây dựng, Vật

tư kỹ thuật chịu sự quản lý trực tiếp từ Tổng Giám đốc Trên thực tế, Ban Chỉ huy công trường chưa được thành lập và Công ty chỉ có một phòng Kinh doanh Ngoài ra, Công ty TNHH Golf Đất Mẹ mới được thành lập trên danh nghĩa, Công ty PV-INCONESS đang tích cực bổ sung nhân sự vào những vị trí còn trống

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban:

• Văn phòng tổng hợp

- Chức năng:

Tham mưu và giúp việc TổngGiám đốc về công tác tổng hợp tình hình hoạt động mọi mặt, đối ngoại, đối nội, quản trị hành chính và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong Công ty

đội xe, bố trí các phương tiện đưa đón người lao động đi công tác;

+ Quản lý công tác lễ tân, chuẩn bị hậu cần cho các hoạt động lễ, tết, hội họp, khánh tiết, tiếp xúc đối tác, quan hệ, phối hợp công tác với các cấp chính quyền địa phương, đoàn thể xã hội, doanh nghiệp theo sự phân cấp của Tổng Giám đốc;

+ Xây dựng lề lối, phong cách làm việc, truyền thống, văn hoá Công ty, cùng với các đoàn thể chăm lo đời sống vật chất, tinh thần người lao động;

+Quản lý website, xây dựng hệ thống mạng nội bộ; quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy vi tính

vụ công tác quản lý nội bộ của Công ty;

+ Tham gia xây dựng quy chế hoạt động, điều hành của đoàn thể, tổ chức trong Công ty như: Đoàn thanh niên, Công đoàn, tổ chức Đảng (nếu có)

Công tác nhân sự:

+ Thực hiện công tác đánh giá người lao động, xây dựng biểu mẫu đánh giá người lao động;

+ Xây dựng và theo dõi, thực hiện chính sách đãi ngộ lao động;

+ Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự của Công ty: số lượng, chất lượng, tiền lương, BHXH, BHYT, lý lịch, trình độ chuyên môn, điểm mạnh,

điểm yếu, khả năng đặc biệt, tâm tư, nguyện vọng, của người lao động; theo dõi biến động lao động: tăng, giảm số lượng, chuyển biến trong chất lượng;

+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc bố trí, sắp xếp nhân sự vào từng vị trí; về định biên cho từng bộ phận đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả;

+ Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, cách chức, kỷ luật,

sa thải; đề xuất công tác tuyển dụng, ký kết, chấm dứt hợp đồng lao động; soạn thảo, quản lý và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng lao động;

+ Thực hiện công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động;

+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: ốm đau, tai nạn, nghỉ phép, nghỉ việc, chuyển công tác, mâu thuẫn, các tệ nạn xã hội: nghiện hút, trộm cắp, say rượu… (nếu có) xảy ra đối với người lao động

Công tác tuyển dụng:

Xây dựng quy trình, chính sách tuyển dụng, thực hiện công tác tuyển dụng, đảm bảo đúng người, đúng việc, hiệu quả

Công tác đào tạo, nâng bậc:

Xây dựng kế hoạch, đề xuất, tổ chức thực hiện đào tạo; thiết lập quy chế nâng bậc, quản lý, tổ chức thi nâng bậc

Công tác tiền lương:

Xây dựng quy chế, chính sách tiền lương đảm bảo: phù hợp với thị trường lao động, khả năng chi trả của Công ty; công bằng giữa các bộ phận,

cá nhân trong công ty; phản ánh đúng năng lực, hiệu quả làm việc và điều kiện làm việc của người lao động

Công tác BHXH, BHYT, thực hiện chế độ chính sách:

Thực hiện chế độ BHXH, BHYT và các chế độ chính sách khác đối với người lao động theo đúng quy định của pháp luật và nội quy của Công ty

- Cơ cấu phòng Tổ chức Nhân sự:

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự

Chức danh Công việc đảm nhận Trình độ đào tạo Tuổi Giới tính

Trưởng phòng Phụ trách chung Cử nhân Kinh tế, cử nhân Luật 47 Nam Phó phòng Tiền lương

và chế độ chính sách Cử nhân Kinh tế 31 NữPhó phòng Phụ trách nhân sự

tại Ninh Bình

Đại học An Ninh (ngành điều tra xét hỏi) 42 NamNhân viêntuyển dụng

vàbảo hiểm xã hội

Tuyển dụng và bảo hiểm xã hội Cử nhân nguồn nhân lực 25 NữNhân viêntuyển dụng

và bảo hiểm xã hội

Tuyển dụng và bảo hiểm xã hội Cử nhân quản lý xã hội 25 NamNhân viên nhân sự

tại Ninh Bình

Thực hiện công tác nhân sựtại Ninh Bình Cử nhân ngoại ngữ (tại chức) 34 Nữ

(Nguồn: Dữ liệu của phòng Tổ chức Nhân sự)

Trong đó, công tác nhân sự tại Ninh Bình gồm các nhiệm vụ: thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động tại Ninh Bình; thực hiện bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động; trả tiền lương cho người lao động; giải quyết các vấn đề về mặt nhân sự phát sinh tại Ninh Bình, đánh giá chất lượng lao động làm việc tại Ninh Bình

Nhìn chung, cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự là hợp lý, số lượng lao động đã được bố trí phù hợp, độ tuổi trung bình của người lao động trong phòng trẻ, trình độ đào tạo cao Tuy nhiên trong phòng vẫn còn trường

hợp người lao động cóchuyên mônđào tạo không phù hợp với công việc đảm nhận.

• Phòng Tài chính Kế toán

- Chức năng: Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc quản lý về công tác hạch toán kế toán, thống kê, cân đối thu - chi, điều tiết các nguồn lực tài chính, khai thác và sử dụng nguồn vốn hiệu quả

+ Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật và quy chế quản lý nội bộ Công ty;

+ Xây dựng các quy trình quản lý tài chính, thanh quyết toán các khoản chi phí, mua sắm, tạm ứng Xây dựng và theo dõi thực hiện các chỉ tiêu kinh

tế, tài chính, định mức chi phí cho các hoạt động trong Công ty v.v…

+Kiểm soát khách, người lao động, vật tư, tài sản ra, vào Công ty;

+ Xây dựng lực lượng bảo vệ chính quy, chuyên nghiệp, nề nếp;

+ Thực hiện ghi chép sổ giao ca đầy đủ khi hết ca làm việc;

+ Đăng ký và báo cáo với Công an địa phương về quy mô và tổ chức của Phòng Bảo vệ

+ Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, bão lụt v.v…

• Phòng Kinh doanh

- Chức năng:

Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc, tổ chức khai thác tối đa các tiềm năng, lợi thế kinh doanh; tổ chức nghiên cứu thị trường, xây dựng chính sách bán hàng, phát triển mạng lưới đại lý tiêu thụ và mạng lưới bán hàng, chăm sóc khách hàng, xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

+ Phối hợp với các bộ phận trong Công ty tổ chức các sự kiện nhằm quảng bá, quảng cáo hình ảnh và phát triển thương hiệu của Công ty, thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng để phục vụ mục đích bán hàng; v.v…

• Phòng Kế hoạch Đầu tư

+ Lập và quản lý các dự án đầu tư trong toàn Công ty; lập hồ sơ thiết kế

kỹ thuật, tổng dự toán, lập kế hoạch tiến độ đầu tư dự án, tiến độ thi công xây dựng từng hạng mục công trình;

+ Tham gia xây dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật;

+ Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng quy hoạch thiết kế, kiến trúc, xin phép xây dựng và đầu tư, lập hồ sơ mời thầu, chấm thầu v.v…

• Phòng Quản lý Xây dựng

-Chức năng:

Quản lý, tổ chức thực hiện công tác xây dựng, đảm bảo công trình, dự

án đạt tiến độ và chất lượng theo đúng thiết kế

- Nhiệm vụ:

+ Thực hiện giám sát quá trình thi công xây dựng và lắp đặt trang thiết

bị trong các công trình, hạng mục công trình đúng theo thiết kế, tiến độ;

+ Kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của các nhà thầu, chuyên gia, công nhân, việc sử dụng máy móc, vật tư thiết bị trên công trường, chất lượng vật tư thiết bị mua về và sử dụng; kiểm tra, giám sát chất lượng công trình;

+ Lập nhật ký thi công công trình và hồ sơ hoàn công công trình, quản

lý toàn bộ hồ sơ, bản vẽ các công trình;

+ Là thành viên Hội đồng nghiệm thu, xác nhận khối lượng công việc thực tế đơn vị thi công đã thực hiện, đề xuất hạn mức thanh toán cho bên B;…

+ Chịu trách nhiệm về giá cả, chất lượng, công năng của các vật tư, thiết bị mua về;

+ Quản lý toàn bộ hệ thống máy móc, vật tư, thiết bị; lập hồ sơ, lý lịch máy móc, thiết bị Theo dõi việc sử dụng, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, tiêu hao nhiên liệu của từng máy móc thiết bị; theo dõi việc sử dụng vật tư, thiết bị đúng quy trình, định mức, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả;

+ Tổng hợp báo cáo định kỳ việc mua sắm, sử dụng vật tư, thiết bị; …

+ Thống kê, kiểm đếm tình hình thực tế các hộ dân sinh sống, canh tác

và có tài sản trên khu vực đất đai thuộc phạm vi dự án đầu tư, thực hiện chính sách đền bù, giải phóng mặt bằng, tái định cư theo quy định hiện hành;

+ Tiếp nhận mặt bằng từ Hội đồng giải phóng mặt bằng địa phương và

tổ chức bàn giao lại cho các đơn vị thi công;

+ Thay mặt Công ty giải quyết các vấn đề phát sinh với chính quyền, nhân dân địa phương liên quan đến đất đai và các tài sản trên đất; v.v…

• Ban Chỉ huy Công trường

- Chức năng:

Điều phối trực tiếp các hoạt động quản lý, thi công đảm bảo công trình thi công đúng chất lượng, tiến độ, theo đúng hồ sơ thiết kế

- Nhiệm vụ:

+ Lập kế hoạch, tiến độ thi công chi tiết từng hạng mục công việc theo tuần, tháng, quý;

+ Quản lý,điều hành lao động trên công trường, quản lý công nhân trực tiếp thi công trên công trường, công nhân lái máy trên công trường…

+ Quản lý, báo cáo trực tiếp tới các phòng, ban liên quan về định mức vật tư, ca máy, nhân công cho từng hạng mục công việc; báo cáo định kỳ theo quy định của Ban lãnh đạo Công ty về chất lượng, tiến độ thi công công trình;

+ Ghi nhật ký thi công, theo dõi ca máy hoạt động

• Văn phòng đại diện Công ty tại Ninh Bình

+ Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự uỷ quyền của lãnh đạo Công

ty, theo phân cấp quản lý và theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc

• Văn phòng đại diện Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Chức năng:

Là đầu mối giao dịch và đại diện cho các hoạt động của Công ty tại khu vực phía phía Nam

- Nhiệm vụ:

+ Tham mưu cho Tổng Giám đốc về chiến lược kinh doanh, xây dựng

và thực hiện các phương án kinh doanh trong địa bàn các tỉnh phía Nam;

+ Đại diện cho Công ty làm việc, giao dịch với các khách hàng, đối tác, các cổ đông của Công ty trong địa bàn các tỉnh phía Nam;

+ Điều tra, nghiên cứu thị trường khu vực phía Nam;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân cấp quản lý và theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc

 Chức năng hoạt động của các Công ty con:

Công ty PV-INCONESS có 4 Công ty con, trong đó có hai Công ty con là: Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái và Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái là hạch toán độc lập, tự cân đối tài chính và đảm bảo cho các hoạt động của mình, không liên quan đến tổng vốn hoạt động của Công ty PV-INCONESS, trừ nguồn vốn cấp khi thành lập Hai Công ty con còn lại là: Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đông Thái và Công ty TNHH Golf Đất Mẹ thì hạch toán phụ thuộc, chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp từ Công ty PV-INCONESS

- Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái

Công ty có trụ sở chính tại Ninh Bình và một chi nhánh đặt tại Hà Nội, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, tỷ lệ vốn góp của Công ty PV-INCONESS là 51% Người đại diện của Công ty PV-INCONESS tại Công ty là Bà Nguyễn Thị Thu Thuỷ (Phó Tổng Giám đốc điều hành kiêm tài chính của Công ty PV-INCONESS) Chức năng hoạt động chính của Công ty:

+ Kinh doanh lữ hành trong nước và quốc tế, đặc biệt đưa khách du lịch

về hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Quản lý, khai thác các nhà hàng, khách sạn, khu resort và tổ chức các hoạt động thể thao, nghệ thuật, giải trí cho hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Kinh doanh các sản phẩm lưu niệm, đan nát, thủ công mỹ nghệ bán cho khách du lịch…

- Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái

Công ty đặt trụ sở tại Ninh Bình, vốn điều lệ 20 tỷ đồng, tỷ lệ vốn góp của Công ty PV-INCONESS là 35% Người đại diện của Công ty PV-INCONESS tại Công ty là Ông Dương Quốc Huy (Trưởng phòng Vật tư

Kỹ thuật Công ty PV-INCONESS) Chức năng hoạt động chính của Công ty:

+ Xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng các công trình, hạng mục công trình,

hạ tầng thuộc hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Tham gia đấu thầu xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi đặc biệt tập trung vào địa bàn tỉnh Ninh Bình

- Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đồng Thái (DAPD)

Công ty đặt trụ sở tại Ninh Bình, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, 100% vốn của Công ty PV-INCONESS Người đại diện của Công ty PV-INCONESS tại Công ty là Ông Dương Mạnh Hải (Tổng Giám đốc Công ty PV-INCONESS), đồng thời Ông Mạnh Hải là Giám đốc Công ty Chức năng hoạt động chủ yếu của Công ty:

+ Phát triển kinh doanh nông nghiệp: trồng trọt, chăn nuôi, cung cấp thực phẩm cho các nhà hàng, khách sạn thuộc hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Trồng và cung cấp hoa tươi, cây cảnh, cung cấp các dịch vụ chăm sóc cây cảnh, chăm sóc vườn cho các khu khách sạn, nhà hàng, villa, resort thuộc hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình;

+ Trồng, chăm sóc, phát triển rừng và khai thác các sản phẩm từ rừng

chức năng hoạt động chính của Công ty là:

+ Quản lý dự án xây dựngsân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng;

+ Vận hành, khai thác sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng sau khi hoàn thành

2.1.4 Đặc điểm các công việc sản xuất – kinh doanh của Công ty

Như đã trình bày ở trên, lĩnh vực hoạt động chính của Công ty PV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ.Công ty PV-INCONESS là chủ của hai dự án đầu tư lớn có địa bàn tại tỉnh Ninh Bình, hai dự án này đều đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng

Hiện nay, Công ty đang tập trung cao độ cho việc thi công xây dựng dự

án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng Để thi công xây dựng các công trình và hạng mục công trình thì Công ty thuê các nhà thầu xây dựng Đặc biệt với dự án sân golf là lĩnh vực mới đối với Việt Nam nênCông ty thuê nhà thầu xây dựng nước ngoài Công ty PV-INCONESS chỉ chịu trách nhiệm thi công một số công trình và hạng mục công trình đơn giản, như: các nhà điều hành trung tâm, các nhà câu lạc bộ, các biệt thự, đường xe golf chạy, lắp đặt hệ thống hố gas, hệ thống ống tưới nước,

hệ thống đường điện…

Với việc thực hiện thi công xây dựng một số công trình và hạng mục công trình thì Công ty PV-INCONESS giao cho công ty conlà Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái thực hiện.Như vậy, Công ty PV-INCONESS chủ yếu tập trung vào công việc quản lý quá trình thi công xây dựng dự án, như: giám sát xây dựng; nghiệm thu công trình; lập hồ sơ hoàn công công trình; mua sắm và quản lý vật tư, máy móc, công cụ dụng cụ

sử dụng trên công trường lao động

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức thì Công ty PV-INCONESS có 11 phòng, ban chức năng trực thuộc, nhưng trên thực tế Công ty mới có 9 phòng, ban đang hoạt động, do Ban Chỉ huy công và một phòng Kinh doanh chưa được

thành lập Tại mỗi một phòng, ban thì Trưởng phòng, ban là người chịu trách nhiệm về công việc chung của phòng, ban, có nhiệm vụ quản lý và phân công công việc cho từng người trong phòng, ban của mình Còn tất cả những người lao động còn lại trong phòng, banđều được phân công một công việc cụ thể Ngoài Trưởng phòng, ban và Phó phòng, ban thì những người lao động trong một phòng, ban làm công việc giống nhau, tức là họ thực hiện những nhiệm

vụ, trách nhiệm giống nhau và có quyền hạn như nhau, được gộp thành một

tổ Ví dụ, Văn phòng tổng hợp có 9 nhân viên cùng được phân công thực hiện công việc cấp dưỡng - tạp vụ thì được gộp thành tổ cấp dưỡng - tạp vụ Hoặctại phòng Quản lý Xây dựng có 2 nhân viên giám sát thì được gộp vào thành tổ giám sát Như vậy, mỗi một tổ bao gồm những người có cùng một chức danh công việc, hay mỗi một tổ thì tương ứng với một công việc nhất định

2.1.5 Cơ cấu lao động của Công ty

Theo báo cáo hiện trạng nhân lực của Công ty PV-INCONESS tính đến ngày 31/12/2007 tổng số lao động của Công ty là 122 người

Trong đó 122 người lao động có 04 lao động kiêm nhiệm (có 04 chức danh kiêm nhiệm) Các chức danh kiêm nhiệm trong Công ty là không nhiều,

số lượng lao động kiêm nhiệm đang giảm dần, đây là một thuận lợi để giúp giảm áp lực, nâng cao hiệu quả trong công việc đối với lao động kiêm nhiệm

 Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo

Trình độ học vấn Trên

Đại học

Đại học

Cao đẳng

Trung cấp

Sơ cấp

Công nhân

kỹ thuật

Lao động phổ thông Tổng

(Nguồn: số liệu của phòng Tổ chức Nhân sự)

Nhìn chung chất lượng nhân lực tại Công ty khá cao Số lượng người lao động có trình độ đào tạo đại học và trên đại học là 57 người, chiếm tỷ lệ 46,7%, đây là những lao động làm các công việc quản lý, công việc chuyên môn nên đòi hỏi phải có trình độ đào tạo cao.

Số lượng lao động phổ thông là 24 người, chiếm tỷ lệ 19,7% Lực lượng lao động phổ thông tại Công ty là người dân địa phương tại địa bàn hai

dự án của Công ty ở Ninh Bình, phần lớn lực lượng này là nhân viên bảo vệ, một số là nhân viên cấp dưỡng - tạp vụ làm việc tại Ninh Bình Với công việc bảo vệ, cấp dưỡng - tạp vụ thì không yêu cầu người lao động phải có trình độ đào tạo cao, hơn nữa Công ty ưu tiên tuyển người dân địa phương tại địa bàn

dự án, nơi có mặt bằng chung về trình độ giáo dục – đào tạo chưa cao, nên việc tuyển lao động phổ thông vào những vị trí công việc này là chấp nhận được Tuy nhiên lực lượng lao động phổ thông chưa qua đào tạo, có trình độ cũng như tác phong làm việc còn hạn chế, song trong thời gian tới Công ty sẽ

có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng cho số nhân lực này

Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo như trên là tương đối phù hợp với đặc điểm các công việc sản xuất – kinh doanh hiện tại của Công ty

 Cơ cấu lao động theo phòng, ban chức năng