Mục tiêu của bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Phần 2: Lập kế hoạch dự án phần mềm là cung cấp các kiến thức giúp người học có thể biết được cách liệt kê công việc, biết được cách ước lượng thời gian, biết được các lập lịch biểu, biết được cách quản lý rủi ro. Mời các bạn cùng tham khảo.
QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM Giảng viên : ThS Trần Văn Thọ E-mail : tvtho2000@yahoo.com QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM ThS Trần Văn Thọ Phần 2: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN PM Khoa Công nghệ Thông tin Lập kế hoạch dự án Mục tiêu: – Biết cách liệt kê công việc – Biết cách ước lượng thời gian – Biết cách lập lịch biểu – Biết cách quản lý rủi ro ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án Nội dung: – Bảng công việc – Ước lượng thời gian – Lập lịch biểu – Quản lý rủi ro ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án Các mục tiêu phần này: – Giải thích mối quan hệ Sản phẩm Công việc – Cung cấp phương pháp lập lịch biểu – Cung cấp kỹ thực phân tích đánh giá rủi ro dự án – Cung cấp kỹ quản lý rủi ro hiệu ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án Bảng công việc (Cấu trúc phân rã công việc: WBS - Work Breakdown Structure) Là danh sách chi tiết cần làm để hồn thành dự án ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án WBS (tt) – Nếu làm WBS tốt, xác định xác bước để hoàn thành dự án – Tham gia xây dựng WBS: Ban quản lý dự án, Thành viên tổ/đội dự án, Khách hàng, Nhà tài trợ ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án WBS (tt) – WBS sở để ước lượng tổng quát chi phí dự án Từ WBS có tranh chung kinh phí dự án – WBS sở để xác định trách nhiệm cá nhân – WBS sở để xây dựng lịch biểu dự án ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 10 Có chiều hướng xuống Ví dụ: Chuẩn bị dàn cho văn Chú ý: Quan hệ mô tả sản phẩm mô tả cơng việc Sản phẩm: danh từ (tính từ) – Đầu vào, – Đầu ra, – Động tác xử lý Công việc: Động từ (bổ ngữ), mô tả trình hoạt động, xử lý ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 11 Các tính chất WBS – WBS chia thành nhiều mức – Các công việc chia nhỏ theo nhu cầu, nhánh WBS cần chi tiết Mỗi mức cho phép tạo lịch biểu báo cáo tóm tắt thơng tin mức – WBS mơ tả (viết) “cái gì”, khơng mơ tả (viết) “như nào” – Trình tự cơng việc khơng quan trọng, xác định giai đoạn lập lịch biểu ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 12 Nguồn thông tin để xây dựng WBS – Tài liệu: Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi Tài liệu không liên quan tới dự án: cho thông tin phụ trợ Ví dụ: sơ đồ tổ chức quan, thủ tục hành chính, quy tắc làm việc, – Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp với dự án ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 13 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 14 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 15 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 16 Cấu trúc WBS (tt) Thường mơ tả theo trình tự từ xuống, bao gồm thành phần chính: – Danh sách sản phẩm: DSSP (PBS - Product Breakdown Structure) – Danh sách công việc: DSCV (TBS - Task Breakdown Structure) ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 17 Danh sách sản phẩm – Mơ tả theo trình tự từ xuống – Mức độ phân cấp tùy theo độ phức tạp sản phẩm Nói chung, sản phẩm phức tạp số mức lớn – Sản phẩm tổng sản phẩm mơ tả danh từ tính từ ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 18 Danh sách sản phẩm (tt) Sản phẩm Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C Sản phẩm C1 Sản phẩm C2 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 19 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 20 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 21 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 22 Danh sách công việc: – Xác định công việc cần thực – DSCV chia thành nhiều mức mơ tả từ xuống – DSCV chia thành mức khác nhau, mức độ phân cấp tùy thuộc vào độ phức tạp sản phẩm tổng hay sản phẩm – Công việc tổng công việc mô tả động từ (hành động) bổ ngữ ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 23 Danh sách công việc (tt) Xác định B-1 Cái vào Xác định Xử lí Xác định B-1 Xử lí Xác định Xử lí Xác định B-1 Cái Xác định Xử lí ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 24 Danh sách công việc (tt) Làm công việc C Làm công việc C1 Làm công việc C2 Làm công việc C3 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 26 ThS Trần Văn Thọ Xây dựng WBS 27 Các mục tiêu dự án Xác định kết bàn giao Sản phẩm bàn giao Các mục tiêu dự án chia nhỏ thành phần quản lý cho việc chuyển giao Thể việc chuyển giao phần hữu ích mục tiêu dự án ThS Trần Văn Thọ Xây dựng WBS 28 Mục tiêu dự án Xác định kết bàn giao Sản phẩm bàn giao Các công việc cần đạt kết bàn giao mốc xác định WBS Định nghĩa kế hoạch Kế hoạch công việc ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 29 Kết hợp danh sách: – Cả phần DSSP DSCV đánh mã Mã số xác định vị trí, hay mức, phần tử WBS – Nửa WBS gồm mô tả sản phẩm – Nửa WBS gồm mô tả công việc (để sản phẩm tương ứng) ThS Trần Văn Thọ Kết hợp danh sách 30 • Kết hợp danh sách (tt) Sản phẩm (0.0) Sản phẩm A (1.0) Sản phẩm B (2.0) Sản phẩm B.1 (2.1) Sản phẩm C (3.0) Sản phẩm B.2 (2.2) Mơ tả B-1 Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu Mơ tả Xử lí (2.1.2.1) Mơ tả Xử lí (2.1.2.2) Mơ tả Xử lí (2.1.2.3) Ví dụ WBS chi tiết Lập kế hoạch dự án 31 ThS Trần Văn Thọ 10 Bài tập 203 Vẽ sơ đồ PDM, tơ đậm đường găng tính ES, EF, LS, LF, TF, FF cho công việc bảng tổ chức picnic sau: H/đ STT T/g (ngày) H/đ trước Lên kế hoạch Đi tiền trạm Lên kế hoạch Thu tiền Lên kế hoạch Đặt xe Đi tiền trạm Mua vật dụng Thu tiền Khởi hành Đặt xe, Mua vật dụng - Bài tập 204 Vẽ sơ đồ PDM, tơ đậm đường găng, tính chiều dài dự án tính ES, EF, LS, LF, TF, FF cho công việc bảng sau: STT H/đ T/g (ngày) B H/đ trước _ C B D C E C F C G D,E,F H G Bài tập 205 Vẽ sơ đồ PDM, tơ đậm đường găng tính ES, EF, LS, LF, TS cho bảng công việc tổ chức picnic sau: STT H/đ T/g (ngày) H/đ trước Lên kế hoạch Đi tiền trạm Lên kế hoạch Thu tiền Lên kế hoạch Đặt xe Đi tiền trạm Mua vật dụng Thu tiền Khởi hành Đặt xe, Mua vật dụng - 68 Bài tập 206 Vẽ sơ đồ PDM, tơ đậm đường găng, tính chiều dài dự án tính ES, EF, LS, LF, TS cho bảng cơng việc sau: STT H/đ T/g (ngày) B H/đ trước _ C B D C E C F C G D,E,F H G Bài tập 207 Vẽ sơ đồ PDM, tơ đậm đường găng, tính chiều dài dự án tính ES, EF, LS, LF, TS cho bảng công việc sau: STT H/đ T/g (ngày) H/đ trước I _ A I B I C I D B E A F B G C, F H D, E K G, H H/đ trước Bài tập 208 Vẽ sơ đồ PDM , tô đậm đường găng, tính chiều dài dự án Tính ES, EF, LS, LF, TS cho kế hoạch sau: STT H/đ T/g (ngày) A - B A C A (chờ ngày) D A E B F C G D H E, F I F (chờ ngày) 10 J H 11 K G, I, J 69 Bài tập 209 9,11 4,8 7,11 12,14 E F-S(0) F-S(0) 15,18 15,18 H B F-S(0) 1,3 F-S(0) 19,22 19,22 J 10 F-S(0) 1,3 A F-S(1) 5,9 5,9 10,14 10,14 F-S(0) C 16,21 17,22 F-S(1) F 23,26 23,26 F-S(0) I K 11 F-S(0) 4,7 15,18 F-S(0) 8,11 D F-S(0) 19,22 G 4 ThS Trần Văn Thọ Bài tập 210 9,11 7,11 12,14 E F-S(0) 4,8 F-S(0) 15,18 15,18 F-S(0) 1,3 19,22 19,22 F-S(0) H B J 10 F-S(0) 1,3 A F-S(1) 5,9 5,9 10,14 10,14 F-S(0) C 16,21 17,22 F-S(1) F 23,26 23,26 F-S(0) I K 11 F-S(0) 4,7 15,18 F-S(0) 8,11 D F-S(0) 19,22 G 4 ThS Trần Văn Thọ Bài tập 211 9,11 7,11 12,14 E F-S(0) 4,8 F-S(0) 15,18 15,18 F-S(0) 1,3 19,22 19,22 F-S(0) H B J 10 F-S(0) 1,3 A F-S(1) 5,9 5,9 10,14 10,14 F-S(0) C F F-S(50) 16,21 17,22 23,26 23,26 F-S(0) I K 11 F-S(0) 4,7 15,18 F-S(0) 8,11 D 19,22 F-S(0) G ThS Trần Văn Thọ 70 Bài tập 212 9,11 4,8 55,59 60,62 E F-S(0) F-S(0) 15,18 63,66 H B F-S(0) 1,3 F-S(0) 19,22 67,70 J 10 F-S(0) 1,3 A F-S(1) 5,9 5,9 10,14 10,14 F-S(0) C F F-S(50) 65,70 65,70 71,74 71,74 F-S(0) I K 11 F-S(0) 4,7 63,66 F-S(0) 8,11 D 67,70 F-S(0) G ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 213 ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 214 Quản lý rủi ro: – Rủi ro (những) kiện đe doạ cản trở việc thực mục tiêu xác định dự án – Quản lý rủi ro nhằm ngăn chặn và/hoặc giảm thiểu tổn thất rủi ro gây cho dự án ThS Trần Văn Thọ 71 Quản lý rủi ro 215 Lý phải quản lý rủi ro: – Tất dự án chứa đựng rủi ro – Dự án chắn không kế hoạch số giai đoạn, lý khách quan – Rủi ro khó loại trừ triệt để ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 216 Vai trò quản lý rủi ro: – Giảm thiểu ảnh hưởng cố ngồi ý muốn (khơng biết trước) – Nâng cao xác suất thành công dự án – Tạo ý thức kiểm soát – Chuẩn bị (có được) giải pháp hiệu kịp thời ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 217 ThS Trần Văn Thọ 72 Quản lý rủi ro 218 Các công việc quản lý rủi ro: – Sửa đổi ước lượng thời gian chi phí – Đề xuất kế hoạch kinh phí dự phòng – Tận dụng tham gia, phối hợp nhân lực có liên quan vào việc hạn chế rủi ro – Tập trung kiểm sốt cơng việc trọng yếu, có ảnh hưởng lớn đến thành công dự án – Lập bảng Quản lý rủi ro, có dạng sau: ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 219 Lập lịch biểu Mô tả Giả thiết Xác suất ảnh hưởng Phản ứng [1] [2] [3] [4] [5] • Mơ tả: Xác định vấn đề (rủi ro) • Giả thiết: Hồn cảnh làm xuất rủi ro • Xác suất: Ước lượng khả xuất (%) • Đánh giá ảnh hưởng dự án • Phản ứng (cách giải quyết) Quản lý rủi ro 220 Dự đoán rủi ro Phương pháp tốt để xác định khoản mục rủi ro nhìn vào lịch sử rút danh sách dẫn tới sai sót ThS Trần Văn Thọ 73 Quản lý rủi ro 221 Dự đoán rủi ro (tt) – Rủi ro dự đốn trước: Nhân viên nghỉ thai sản, giá thuê văn phòng tăng, thiết bị trễ so với dự kiến,… – Rủi ro khơng thể đốn trước: có xác suất xảy thấp, như: hoả hoạn, nhân viên đột tử, khủng bố,… ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 222 Dự đoán rủi ro (tt) Khơng phải tập trung dự đốn, ngăn chặn đề phòng rủi ro tốt, trả giá đắt rủi ro khơng xảy ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 223 Các tình rủi ro thường gặp: – Nhân viên không đáp ứng công việc – Không chủ động tài nguyên (do bên thứ ba cung cấp) – Phải gấp rút hoàn thành dự án trước hạn – Tài khơng ổn định ThS Trần Văn Thọ 74 Quản lý rủi ro 224 Các tình rủi ro thường gặp (tt) – Giải pháp sai – Yêu cầu/đặc tả không tốt – Không hiểu biết người dùng – Mất mát liệu –… ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 225 ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 226 Bảng phân loại độ rủi ro Tác động đến dự án Khả xảy Nhỏ Vừa Lớn 70%-90% Trung bình (TB) Cao (C) Không chấp nhận (KCN) 40%-60% Thấp (T) Cao (C) Không chấp nhận (KCN) 10%-30% T TB C 75 Quản lý rủi ro 227 Bảng quản lý rủi ro Khoản mục rủi ro Độ rủi ro Hành động Người chịu trách nhiệm Chi phí thời gian Cần thảo luận lại với khách hàng Trung bình Meeting, làm protoype PM Server hư Cao Chuyển sang server backup IT Mất liệu Cao Restore liệu backup IT Lập trình viên bỏ việc Thấp Cử lập trình viên backup PM Quản lý rủi ro 228 Lưu ý quản lý rủi ro: – Dự án lớn, rủi ro nhiều – Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm QLDA người PM – Kiểm sốt rủi ro khơng nhằm loại bỏ rủi ro, nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại rủi ro – Không thể loại trừ triệt để ThS Trần Văn Thọ Quản lý rủi ro 229 Lưu ý quản lý rủi ro: – Không phải tập trung để ngăn chặn đề phòng rủi ro tốt, phải trả giá đắt, rủi ro không xảy – Mô tả tác hại đến kỹ thuật, thời gian tài (có thể quy chi phí tiền bạc tốt), cơng bố việc trượt dự án cần, báo cáo cho người biết nguyên nhân ThS Trần Văn Thọ 76 Quy trình quản lý rủi ro 231 Xác định Phân tích Quản lý Giám sát Xác định mức rủi ro ban đầu dự án bước Lập thành văn rủi ro cụ thể bước Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro bước Xây dựng triển khai kế hoạch quản lý rủi ro bước Giám sát cập nhật tài liệu rủi ro Quản lý rủi ro 232 • Các bước quản lý rủi ro: – B1: Xác định mức rủi ro ban đầu dự án – B2: Lập thành văn loại rủi ro cụ thể – B3: Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro – B4: Xây dựng triển khai kế hoạch quản lý rủi ro – B5: Giám sát cập nhật tài liệu rủi ro ThS Trần Văn Thọ Bước Xác định mức rủi ro ban đầu dự án 233 Phân loại rủi ro dự án: Vốn có sẵn: – Liên quan đến vấn đề – Dự án quản lý loại trừ loại rủi ro Mua (Acquired): – Liên quan đến giải pháp – Dự án phải kiểm soát rủi ro vốn có rủi ro lan rộng ThS Trần Văn Thọ 77 Xác định rủi ro 234 Xác định kiện không mong muốn xảy (gọi đe doạ) Chú ý: Có loại rủi ro (đe doạ): – Rủi ro khơng thể dự đốn trước (hoả hoạn, có người chết đột tử, khủng bố, ), xác suất xảy thấp – Rủi ro dự đoán trước Chỉ nên nghĩ đến loại rủi ro dự đốn ThS Trần Văn Thọ Ví dụ: 235 Một nữ nhân viên nghỉ sinh (dự đốn trước được) Mất trộm (khơng dự đoán trước được) Một nhân viên quan bố trí cho học nước ngồi nhiều tháng (đoán trước được) Một kỹ sư giỏi bỏ sang quan (hoặc Công ty) khác (phải dự đốn trước) Một nhân viên bị tai nạn giao thơng, tai nạn lao động (khơng dự đốn được) Máy tính bị virus (phải lường trước) ThS Trần Văn Thọ Ví dụ: 236 Giá thuê văn phòng tăng (dự đốn được) Thủ trưởng phải họp quốc hội nhiều tuần, khơng ký tờ trình (dự đoán được) Thay đổi máy lãnh đạo, ban lãnh đạo khơng theo dõi dự án từ đầu, không tạo điều kiện thuận lợi (dự đoán được???) Hàng hoá, thiết bị muộn so với dự kiến (dự đoán được) Tiền giá (dự đoán trước) v.v ThS Trần Văn Thọ 78 Bước Chỉ loại rủi ro cụ thể 237 Mô tả Lý Hậu Xác suất Các hoạt động phòng ngừa bất ngờ ThS Trần Văn Thọ Bước Phân tích ảnh hưởng 238 Sử dụng quy trình lập thành văn thơng qua Chỉ định giá trị cho: Sự ảnh hưởng Vd: (nhỏ) đến (chính) Khả xảy Vd: (từ xa) đến 10 (có thể) 50:50 Duy trì danh sách xếp hạng rủi ro dự án ThS Trần Văn Thọ Đánh giá (phân tích) rủi ro 239 Xác định xác suất xuất (thấp, trung bình, cao) đe dọa Mô tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển cơng việc tài dự án (có thể quy thời gian tiền bạc tốt) ThS Trần Văn Thọ 79 Bảng phân loại độ nguy hiểm 240 Tác động đến dự án (DA) Thấp Trung bình Cao Cao Khơng chấp nhận (KCN) Cao Khơng chấp nhận (KCN) Trung bình (TB) Cao Khả 70- 90% Trung bình (TB) Xảy 40-60% Thấp Thấp 10-30% ThS Trần Văn Thọ Ảnh hưởng rủi ro - lợi nhuận 241 Rủi ro R1 R2 R3 R4 R5 R6 B1 H H - - L - B2 H ? - ? M L B3 ? ? L - L H B4 - L M L - - B5 H - L L - - Ảnh hưởng 2 Lợi nhuận ThS Trần Văn Thọ Bước Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro (Contingency Planning) 242 Lập biểu phân tích rủi ro Liệt kê giả thiết Cần ủng hộ người chịu tác động rủi ro Với "sự cố" xảy mà không dự kiến được, cần ghi lại nhật ký ThS Trần Văn Thọ 80 Hướng dẫn hành động ngăn ngừa 243 Bảo đảm chi phí thấp chi phí nguy rủi ro Bảo đảm chi phí thấp chi phí hành động bất ngờ Điều đặc biệt quan trọng không xảy hành động bất ngờ ThS Trần Văn Thọ Ví dụ: 244 Ví dụ hợp đồng ngăn ngừa: – Đưa đào tạo bổ sung cho lập trình viên (để giảm rủi ro tiềm năng) – Thuê hợp đồng với lập trình viên có nhiều kinh nghiệm (loại bỏ rủi ro tiềm năng) ThS Trần Văn Thọ Bước Quản lý rủi ro hiệu 245 Phòng ngừa chữa trị Đánh giá rủi ro theo thời kỳ suốt vòng đời dự án Kết hợp chặt chẽ quy trình liên tục xác định rủi ro, phân tích, quản lý rà xét Khơng q giới hạn kết thúc khơng xác! Mức hợp lý quản lý rủi ro chuẩn không tốn nỗ lực vô lý ThS Trần Văn Thọ 81 Cần ghi lại nhật ký 246 Mô tả Tầm quan trọng Người chịu trách nhiệm Ngày giải [1] [2] [3] [4] Mô tả: thuật lại cố Tầm quan trọng cố Người chịu trách nhiệm: Tên người giải cố Ngày giải quyết: Thời gian vấn đề hay giải 247 Hỏi & đáp 248 ThS Trần Văn Thọ 82 ... dự án 31 ThS Trần Văn Thọ 10 Lập kế hoạch dự án 32 ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 33 Kết hợp danh sách (tt) ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án 34 ThS Trần Văn Thọ 11 Lập kế hoạch dự án. .. thành dự án ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án ThS Trần Văn Thọ Lập kế hoạch dự án WBS (tt) – Nếu làm WBS tốt, xác định xác bước để hồn thành dự án – Tham gia xây dựng WBS: Ban quản lý dự án, ... gạch 2. 1.1 Cửa 3.0 Trần 2. 2 2. 3 Trát (tô) 2. 1 .2 12 Lập kế hoạch dự án 38 c/ Dàn dựng theo trách nhiệm Nhà 0.0 Nề Đồ gỗ Cửa 1.1 Điện 2. 0 1.0 Cầu thang 1 .2 Tường 2. 1 Xây gạch 2. 1.1 Trần 2. 2 3.0