Lecture Project management in practice (Fifth Edition) – Chapter 5: Scheduling the project

Lecture Project management in practice (Fifth Edition) – Chapter 5: Scheduling the project. The following will be discussed in this chapter: Pert and CPM networks, project uncertainty and risk management, simulation, the gantt chart, extensions to PERT/CPM.

ProjectManagementinPractice FifthEdition Chapter5 SchedulingtheProject Copyrightâ2014JohnWiley&Sons,Inc 5ư1 Introduction ã ã ã Project schedule is the project plan in an  altered format It is a convenient form for monitoring and  controlling project activities Can be prepared in several formats – – – Gantt charts PERT network CPM network 5­2 PERT and CPM Networks • • PERT and CPM developed independently in  1950’s Program Evaluation and Review Technique  (PERT) – – • U.S. Navy, Booz­Allen Hamilton, and Lockheed  Aircraft Probabilistic activity durations Critical Path Method (CPM) – – Dupont De Nemours Inc Deterministic activity durations 5­3 The Language of PERT/CPM • Activity – – • Event – – – • A task or set of tasks Uses resources and time An identifiable state resulting from completion of one  or more activities Consumes no resources or time Predecessor activities must be completed Milestones – Identifiable and noteworthy events that mark  significant progress 5­4 The Language of PERT/CPM  Continued • Network – • Path – • A series of connected activities between two events Critical path – • A diagram of nodes (activities or events) and arrows (directional  arcs) that illustrate the technological relationships of activities The set of activities on a path that, if delayed, will delay the  completion date of the project Critical Time – The time required to complete all activities on the critical path 5­5 Building the Network • There are two ways of displaying a project  network Activities on arrows (AOA) network • • Activities on nodes (AON) network • • • The activities are shown as arrows and events as nodes Generally more difficult to draw but depicts the technical  relationships of the activities well Each task is shown as a node and the technological  relationship is shown by the arrows AON network usually associated with CPM AOA network usually associated with PERT 5­6 Sample AON Network Table 5­1 Figure 5­3 5­7 Sample AOA Network Table 5­1 Figure 5­6 (a) 5­8 Which to Use? • • • Mostly AON used throughout this textbook AON used by most of the popular software AON networks are easier to draw by hand – • Large (20+ activities) AOA networks are  difficult to draw Software to draw AOA networks is  expensive 5­9 Finding the Critical Path and Critical  Time • • • • • • • ES: Earliest start time EF: Earliest finish time LS: Latest start time LF: Latest finish time Displayed on node as shown ES + completion = EF LS + completion = LF Figure 5­9 5­10 The Probability of Completing the  Project on Time Continued • • Determining the probability that a project is  completed by a specified time requires calculating  the probability that all paths are finished by the  specified time We then calculate the probability that the entire  project is completed within the specified time by  multiplying these probabilities together – This requires the assumption that the paths are  statistically independent 5­29 Calculating Path Probability • D = desired project completion Z time – • μ = the sum of the TE activities  on the path being investigated – • • 50 in this example D 50 47 1.78 0.25 0.00 4.00 1.10 47 in this example σ2u = the variance of the path  being considered A Z of 1.10 yields a probability  of 0.8643 or 86 percent Table 5­4 5­30 The Statistical Distribution of the  Completion Times for Example Figure 5­18 5­31 Selecting Risk and Finding D 5­32 Simulation • • • • Simulation is a different approach to  managing risk Builds on the probabilistic functions already  discussed Helps to understand the consequences of  uncertainty Provides insight into the range and  distribution of project completion times 5­33 Crystal Ball Chart for Project  Completion Time Figure 5­19 5­34 Traditional Statistics vs. Simulation • • Both approaches assume that task times are  statistically independent Both approaches assume the paths are independent – • A simulation can circumvent the assumption of  statistical independence by including the activity or  path dependencies as part of the model Simulation requires less computational effort 5­35 The Gantt Chart • • • Henry Gantt developed the Gantt chart  around 1917 It displays project activities as bars  measured against a horizontal time scale Most popular way of exhibiting sets of  related activities in the form of schedules 5­36 The Chart • • Gantt charts are easy to draw Problems arise when several tasks begin at the  same time and have the same duration – – • • Can make it hard to find critical path Only a problem on hand­drawn charts Software shows critical path using some visual  method Even with software, technical dependencies are  harder to see on a Gantt chart 5­37 A Gantt Chart of a Sample Project Figure 5­21 5­38 A Gantt Chart Showing Critical  Path, Path Connections, Other Data Figure 5­22 5­39 Extensions to PET/CPM • • • Application of fuzzy set theory to aid in  estimating activity durations Extensions to precedence diagramming Goldratt’s Critical Chain 5­40 Precedence Diagramming • Finish to start (F to S) – • Start to start (S to S) – • Start of Activity A to start of Activity B  Finish to finish (F to F) – • Finish of Activity A to start of Activity B Finish of Activity A to finish of Activity B Start to finish (S to F) – Start of Activity A to finish of Activity B 5­41 Precedence Diagramming  Conventions Figure 5­25 5­42 Copyright Copyright © 2014 John Wiley & Sons, Inc All rights reserved.  Reproduction or translation of this work  beyond that permitted in Section 117 of the 1976 United  States Copyright Act without express permission of the  copyright owner is unlawful.  Request for further information  should be addressed to the Permissions Department, John  Wiley & Sons, Inc.  The purchaser may make back­up copies  for his/her own use only and not for distribution or resale.  The Publisher assumes no responsibility for errors,  omissions, or damages, caused by the use of these programs  or from the use of the information herein 5­43 ... To complete a? ?project? ?by a specified time  requires that all? ?the? ?paths? ?in? ?the? ?network be  completed by? ?the? ?specified time 5­28 The? ?Probability of Completing? ?the? ? Project? ?on Time Continued • • Determining? ?the? ?probability that a? ?project? ?is ... Microsoft? ?Project? ?calculates using a calendar  rather than days Uses a real­world calendar including weekends  and holidays 5­27 The? ?Probability of Completing? ?the? ? Project? ?on Time • • Can? ?the? ?project? ?be completed? ?in? ?X days?...Introduction • • • Project? ?schedule is? ?the? ?project? ?plan? ?in? ?an  altered format It is a convenient form for monitoring and  controlling? ?project? ?activities Can be prepared? ?in? ?several formats – –