Lecture Project management in practice (Fifth Edition) – Chapter 3: Project activity and risk planning

The following will be discussed in this chapter: The basis of a project plan - the “project charter”, the planning process - overview, the planning process - nuts and bolts, more on the work breakdown structure and other aids, risk management.

ProjectManagementinPractice FifthEdition Chapter3 ProjectActivityandRisk Planning Copyrightâ2014JohnWiley&Sons,Inc 3ư1 TwoExtremesApproachesto Planning ã “Ready, fire, aim” – • • Tom Peters “Paralysis by analysis” There is a happy medium that everyone  would like to strike 3­2 The Basis of a Project Plan­the  “Project Charter” • • • • Primary function of a project plan is to  serve as a roadmap Should include the business case and  strategic reasons for the project Should contain sufficient information to  know the status of the project at any time Also needs the project’s history to date 3­3 Categories of Elements Required in  the Project Charter Purpose Objectives Overview Schedules Resource requirements Personnel and stakeholders Risk management Evaluation methods Slide on each 3­4 Purpose • Business case for the project – – – – – • Strategic reasons for the project Expected profitability Competitive effects Desired scope Any other technical results Intent is to communicate to stakeholders the  reasons for the project 3­5 Objectives • • Another name is project mission statement More detailed description of the… – – – • Scope Deliverables Outcomes Communicate to project team members  what will be done to achieve the overall  project objectives 3­6 Overview • • • • • • • Intended for senior management Brief description of project Deliverables Milestones Expected profitability and competitive effects Technological and managerial approaches Agreements with the client or any third party 3­7 Schedule • • • Summary of schedules and milestones Work breakdown structure (WBS) Time to complete each task 3­8 Resource Requirements • Estimates of project expenses – • • • • Capital and operating Costs associated with each task Overhead and fixed charges Appropriate account numbers Project budget 3­9 Personnel and Stakeholders • • • • Stakeholders, sponsor, project manager, and  some team members Special skill requirements Necessary training Special legal arrangements – Such as non­disclosure agreements 3­10 Notes on WBS • Microsoft Project (MSP) will make a WBS list at the touch  of a key – • • • But not a tree­chart At any given level, the “generality” or “degree of detail”  of the tasks should be roughly at the same level The breakdown of level 1 tasks should be delegated to  someone who will carry out the level 2 tasks The job of planning should be delegated to the lowest  competent level 3­18 Extensions of the Everyday WBS • • WBS generally oriented towards deliverables Can be reshaped with some additional data often  not included in the WBS • Estimates of resources for each task Estimates of the time for each task Who has responsibility for each task Sequence information for each task Increases it orientation toward planning and  administration 3­19 A Modified WBS for Improving  Staff Orientation Table 3­2 (Partial) 3­20 More on the Work Breakdown  Structure and Other Aids • • • RACI Matrix is a table Project tasks derived from the WBS listed  in rows and departments and individuals in  the columns Helps organize the project team 3­21 The RACI Matrix Figure 3­5 3­22 A Whole­Brain Approach to Project  Planning • • • Mind mapping is a visual approach that closely  mirrors the way the human brain records and  stores information  In addition to its visual nature, this methodology  has the advantage of tapping in to the creative  potential of multiple team members Mind mapping is an entertaining approach that  helps generate enthusiasm and involvement  3­23 Sample Mind Map Figure 3­9 3­24 Risk Management Risk identification Risk analysis Response to risk 3­25 Breakdown into Sub­processes Risk management planning Risk identification Qualitative risk analysis Quantitative risk analysis Risk response planning Risk monitoring and control Slide on each 3­26 Risk Management Planning • • • • Like any other planning process Must ensure that the necessary resources  can be applied in a timely manner It is a continuous process The factors that cause uncertainty change  over time 3­27 Risk Identification and Qualitative  Risk Analysis Steps 2­3 often carried out together Scenario analysis • • – – Well­known method for identifying risk Involves envisioning likely scenarios and resulting outcomes Failure mode and effect analysis (FMEA) • List ways project might fail List consequences and evaluate its severity List cause and likelihood Estimate the ability to detect each failure Calculate the risk priority number Sort the potential failures by their risk priority number 3­28 Quantitative Risk Analysis • • • • State outcomes as probability distribution and use  distributions to evaluate the desirability of certain  decisions Objective is to illustrate the risk profile of the  outcomes Risk profiles are one factor to consider in making  the decision Techniques for analysis include: – – Expected value Simulation 3­29 Risk Response Planning • • • Deciding on which risks to prepare for and which  to ignore Main preparation is a risk response plan Risk response plan includes contingency plans and  logic charts detailing what to do – – Contingency plan is a backup for some emergency or  unplanned event (“plan B”) Logic chart shows the flow of activities once a backup  plan is initiated 3­30 Risk Monitoring and Control • Monitoring and control are tasks for the  parent organization – • • As well as the project Must keep records for future projects Also must continue to search for new risks 3­31 Copyright Copyright © 2014 John Wiley & Sons, Inc All rights reserved.  Reproduction or translation of this work  beyond that permitted in Section 117 of the 1976 United  States Copyright Act without express permission of the  copyright owner is unlawful.  Request for further information  should be addressed to the Permissions Department, John  Wiley & Sons, Inc.  The purchaser may make back­up copies  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Breakdown into Sub­processes Risk? ?management? ?planning Risk? ?identification Qualitative? ?risk? ?analysis Quantitative? ?risk? ?analysis Risk? ?response? ?planning Risk? ?monitoring? ?and? ?control Slide on each 3­26 Risk? ?Management? ?Planning. .. Deciding on which risks to prepare for? ?and? ?which  to ignore Main preparation is a? ?risk? ?response plan Risk? ?response plan includes contingency plans? ?and? ? logic charts detailing what to do – – Contingency plan is a backup for some emergency or ... Project? ?tasks derived from the WBS listed  in? ?rows? ?and? ?departments? ?and? ?individuals? ?in? ? the columns Helps organize the? ?project? ?team 3­21 The RACI Matrix Figure 3­5 3­22 A Whole­Brain Approach to? ?Project? ? Planning • • • Mind mapping is a visual approach that closely