Lecture Commercial Correspondence: Unit 3 - Nguyễn Mai Hương (p1)

 Lecture "Commercial Correspondence - Unit 3: Enquiries and replies to enquiries" to give students the knowledge: Defining, reasons to write an enquiry, general guidelines in writing enquiries, asking for details; asking for goods on approval, or on sale or return,... Invite you to refer to the disclosures.

Commercial Correspondence  Unit 3 Enquiries and Replies to Enquiries Enquiries Defining: enquiry, inquiry, and request Reasons to write General guidelines Making enquiries Defining terms Enquiry: British English Inquiry: American English Request: an action of asking formally and politely  for something to be done Enquiry: a request for information about somebody  or something In business, an enquiry is a letter asking for  business information (also called a request  letter) Reasons to write an enquiry to obtain information (prices, technical  data…) to receive printed matter (booklets,  catalogues, price lists, or reports) to receive sample products,  demonstrations… to seek special favours (permission, advice,  help, discounts…) General guidelines in writing enquiries State clearly and concisely what you want  right from the beginning Keep your enquiry short and to the point,  easy to understand and easy to answer Be reasonable Provide complete and accurate information Making Enquiries Opening Main message  Asking for catalogues, price lists, etc Asking for details Asking for samples, patterns, and demonstrations Suggesting terms, methods of payment, and  discounts Asking for goods on approval or on sale or return Closing     Opening First enquiry: Tell your supplier what sort of  organization you are •We are a co­operative wholesale society based in  Zurich •Our company is a subsidiary of Universal Business  Machines and we specialized in … •We are one of the main producers of industrial  chemicals in Germany, and we are interested in… Opening First enquiry: Tell your supplier how did you know  them •We were given your name by the Hoteliers’  Association in Paris •You were recommended to us by Mr John  King, of Lawsom & Davies Merchant Bankers •We were advised by Spett. Marco Gennovisa of  Milan that you are interested in supplying… Opening First enquiry: Tell your supplier how did you know  them •We were impressed by the selection of  gardening tools displayed on your stand at this  year’s Hamburg Gardening Exhibition •Our associates in the packaging industry speak  highly of your Zeta packing machines, and we  would like to have more information about  them Opening Give background information/ reason •We intend to purchase a new laser printer/copier  before the end of the year.  •We have recently extended our television department  and are thinking of adding new ranges to our present  stocks. We are particularly interested in … 10 Suggesting terms, methods of payment, and  discounts Politely suggest certain concessions and give  reasons •Could you let us know if you allow cash  discounts? •As we intend to place a substantial order, we  would like to know what quantity discounts you  allow •We usually deal on a 30% trade discount basis  with an additional quantity discount for orders  over 1,000 units 17 Asking for goods on approval, or on sale or  return • The leaflet advertising your latest hobby  magazines interested us, and we would like to  stock a selection of them. However we would  only consider placing an order if it was on the  usual basis of sale or return. If this is acceptable,  we will send you a firm order 18 Asking for goods on approval, or on sale or  return • In the catalogue we received from you last  week, we saw that you are introducing a new  line in synthetic furs… We would like to try a  selection of designs. Would it be possible for  you to supply us with a range on an approval  basis to see if we can encourage a demand?  Three months would probably be enough to  establish a market if there is one 19 Closing Thank your supplier • Many thanks. (informal) • Thank you for your help/assistance Other options:  Express expectation to get a prompt reply • I hope to hear from you soon • I look forward to hearing from you soon • We look forward to your early reply  20 Closing  •  • • Indicate certain terms or guarantees Finally, we would like to point out that delivery  before Christmas is essential, and hope that  you can offer us that guarantee Express interest in further business If the product is satisfactory, we will place  further orders with you in the future If the prices quoted are competitive and the  quality is up to standard, we will order on a  regular basis 21 Practice 1 We were given your name by Mr John Harry,  of the British Chamber of Commerce in Ha Noi   You were recommended to us by … We were advised by … that … 22 Practice We saw your products demonstrated (on  display) at the trade fair earlier this year, and  we would like to have more information about  them  to have more information about  to know more about 23 Practice Please send me a copy of your latest catalogue  and current price list of fax machines, together  with copies of any illustrated leaflets so that I  could pass them to our prospective (potential)  customers  so that I can pass them to sb  in order that I could deliver them to … 24 Practice 2 I have a large hardware store in Southampton  and am interested in the electric heaters you  are advertising in the West Country Gazette Please send me your illustrated catalogue and  price list  …heaters which you are advertising in the  West Country Gazette  …heaters (which are being) advertised in … 25 Practice I would appreciate (I would like to have) more  details about the new household electrical  appliances which you are currently advertising  on your website  I would appreciate it if you could give me  more details about … 26 Practice We are interested in your terms of payment  and discounts offered for regular purchases  and large (substantial) orders 27 Practice We would appreciate it if you could send us  some samples of the material (fabric) so that  we can examine the texture and quality We are regular buyers of this range of  products, and should be glad if you would  send your latest samples and let us know your  competitive/best prices 28 Practice We are interested in your men’s and women’s  ready­made clothing for immediate shipment.  Could you please send us samples of these  items and let us know details of your prices  and terms of payment 29 Practice Dear Sirs Your trade association informed us that you are manufacturers of polyester cotton bed sheets and pillow cases We are dealers in textiles and believe there is a promising market in our area for moderately priced goods of this kind •you manufacture bed sheets … •We deal in … for this kind of goods with moderate prices 30 Practice Please let me have details of your various ranges including sizes, colours and prices, together with samples of the different qualities of material used Please state your terms of payment and discounts allowed on purchases of (quantities of) 500 items or more Prices quoted should include delivery to our address shown above (… not less than 500 items) Your prompt reply would be appreciated Yours faithfully 31 ... If referring to a catalogue, brochure, or  prospectus, quote the reference, e.g.  Cat. no. A149; Item no. 31 5 13 Asking for details • • I am replying to your advertisement in the June  edition of “Tailor and Cutter”. I would like to ... would like to know what quantity discounts you  allow •We usually deal on a 30 % trade discount basis  with an additional quantity discount for orders  over 1,000 units 17 Asking for goods on approval, or on sale or ... easy to understand and easy to answer Be reasonable Provide complete and accurate information Making Enquiries Opening Main message  Asking for catalogues, price lists, etc Asking for details Asking for samples, patterns, and demonstrations