Lecture Commercial Correspondence: Unit 1 - Nguyễn Mai Hương

 Lecture "Commercial Correspondence - Unit 1: Letter layout, content and style" to give students the knowledge: Sender''s address, references, date, inside address, attention line, salutation, complimentary close, sender''s identification, ... Invite you to refer to the disclosures

Commercial  Correspondence COURS E INTRODUCTION     Instructor: Nguyễn Mai Hương, M.A Faculty of English for Specific Purposes, FTU Handphone: 0912 726 217 Email: nguyenmaihuong_ftu@yahoo.com Duration: 13 Jan – 14 March 2012 Workload: 3 classes/week  Exam date: 16 March 2012 Co URS E INTRODUCTION Materials The Language of Business  Correspondence in English   Nguyễn Trọng Đàn Oxford Handbook of Commercial  Correspondence  – A. Ashley COURS E INTRODUCTION      Areas covered Letter layout, content and style Enquiries and replies to enquiries Quotations /Offers Orders Complaints and adjustments Commercial Correspondence  Unit 1 Letter Layout, Content and Style Letter Layout Sender’s address References Date Inside address Attention line Salutation Subject title Body of the letter Complimentary close 10 Sender’s  identification 11 Enclosures 12 Copies 1  Sender’s                         address    Bredgade 51    DK 1260    Copenhagen K    DENMARK Usually: top right­ hand corner Less common : top  left­hand corner No punctuation  1  Sender’s      Compuvision Ltd   Warwick House                        Warwick Street     Forest Hill address     London SE23 1JF    Telephone +44 (0) 20 8566 1861 In company’s  letterhead      Facsimile +44 (0) 20 8566 1385     Email staff@comvis.co.uk     www.comvis.co.uk 2  References   At least one blank  line below the  sender’s address  or letterhead Right­hand side or  left­hand side of  the page      Bredgade 51        DK 1260        Copenhagen K        DENMARK      Your ref. 6 May 20       Our ref. DS/MR 2  References Can show: • Initials of writer and  PA/secretary DS/MR or DS/mr • Number of the  letter or dept 134/17 or DR 306 • The date or the  order number  ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29­31 Broad Street Birmingham B1 2HE Tel. 0121­542 6614 DS/MR 10 Structuring the body Conclusion (Action or Response) State the action expected from the recipient • State the action you will take as a result of the  details provided E.g Please let me have full details of the costs  involved If payment is not received within seven days,  this matter will be placed in the hands of our  solicitor • 31 Structuring the body Close Usually, a simple one­line closing sentence E.g I look forward to meeting you soon A prompt reply would be appreciated Please let me know if you need any further  information Incomplete sentences like these should not be used: Hope to hear from you soon Looking forward to hearing from you 32 Content and Style Remember your ABC Be courteous and considerate Include all relevant details Use active, not passive voice, when  possible Be consistent 33 1  Remember your ABC Accurate  Check facts carefully (titles, names, dates,  references, prices, measurements…)  Proofread thoroughly (tenses, spelling,  grammar, punctuation, enclosures…) 34 1  Remember your ABC Brief Keep sentences short and use simple  expressions.  Use the second way of expression in the  following examples o  o  We would like to ask you to… Please I have pleasure in informing you I am pleased to tell you 35 1  Remember your ABC Brief o We do not anticipate any increase in prices  We do not expect prices to rise o  o  I should be grateful if you would be good  enough to advise us Please let me know We would like to express our regret at being  unable to fulfill your requirements We are sorry we cannot meet your  requirements 36 1  Remember your ABC Clear  Plan before you start writing. Make sure you      say everything you want to say, and in a  clear sequence Use simple English Avoid formality and familiarity Do not use abbreviations that your reader  may not understand Write numbers in words as well as in figures 37 2  Be courteous and considerate  Should not be so simple that it becomes rude  Avoid using short forms like “I’ll” or “don’t”  Understand and respect the recipient’s point of  view  If you feel some comments are unfair, be tactful  and try not to cause offence  Reply promptly to all communications. If you  cannot, write a brief note and explain why 38 2  Be courteous and considerate Instead of We cannot do anything  about your problem Write Unfortunately we are unable to  help you on this occasion Your television’s guarantee  Your television’s guarantee has  is up, so you will have to  ended, so unfortunately you  pay for it to be fixed must bear the cost of any  repairs you’ll get your money back the loan will be repaid prices have gone through  the roof prices have increased rapidly 39 3  Include all relevant details Instead of Write My flight arrives at 3.30  on Wednesday My flight BA121 from London  Heathrow should arrive at  Singapore Changi Airport at  1530 on Wednesday 12  June Our Sales Manager will  contact you soon Mr John Matthews, our Sales  Manager, will contact you  soon 40 4  Use active, not passive voice Active voice: more personal, natural and  focused: more interesting and clearer Passive voice: creates a distance 41 4  Use active, not passive voice Instead of Write Arrangements have been  made for a repeat order  to be despatched to you  immediately I have arranged for a  repeat order to be sent to  you today The cause of the complaint  has been investigated I have looked into this  matter Sales of the X101 have  exceeded all  expectations X101 sales have gone sky  high 42 4  Use active, not passive voice Passive voice, however, would be more  appropriate in some occasions as follows Giving extra emphasis to a particularly important  noun.  Instead of: All the leading hotels in Singapore  recommend our service Say: Our restaurant has been recommended by  all the leading hotels in Singapore 43 4  Use active, not passive voice Passive voice, however, would be more  appropriate in some occasions as follows Placing focus on the action not the actor.  The noise was heard all over the island When you want to hide something or tact is  important An unfortunate mistake was made 44 5  Be consistent  In layout  In style  In details Instead of: I confirm my reservation of a single  room on 16/7 and a double room on 17 Oct Write: I confirm my reservation of a single room  on 16 July and a double room on 17 October 45 ...   Instructor: Nguyễn Mai Hương, M.A Faculty of English for Specific Purposes, FTU Handphone: 0 912  726  217 Email: nguyenmaihuong_ftu@yahoo.com Duration: 13  Jan – 14  March 2 012 Workload: 3 classes/week ... Always be shown  in full:  14  August 20 ; or  August 14 , 20 ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29­ 31 Broad Street Birmingham B1 2HE Tel.  012 1­542 6 614 DS/MR 12  November 20 12 4  Inside  address   One to ten blank ... Number of the  letter or dept 13 4 /17  or DR 306 • The date or the  order number  ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29­ 31 Broad Street Birmingham B1 2HE Tel.  012 1­542 6 614 DS/MR 10 3  Date  At least one blank