KIỂM SOÁT BÁN HÀNG VÀ GIAO HÀNG 2.1 Cam kết hợp lý lịch giao hàng 2.1.1 Rủi ro Đội ngũ nhân viên bán hàng làm cho cơng ty cam kết lịch giao hàng mà nhà máy đáp ứng 2.1.2 Giải pháp Công ty nên áp dụng cách thức nhân viên bán hàng cần nhận từ trước phê duyệt phòng kế hoạch sản xuất trước cam kết ngày giao hàng cách thức khác phòng kế hoạch sản xuất định kỳ trình lên phòng kinh doanh báo cáo cơng suất sản xuất lại 2.2 Nhận đơn đặt hàng với điều khoản điều kiện 2.2.1 Rủi ro Đơn đặt hàng chấp nhận mà có điều khoản điều kiện khơng xác từ khách hàng khơng phê duyệt 2.2.2 Giải pháp Cơng ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn mẫu nên đánh số trước phải người có thẩm quyền ký duyệt chấp nhận đơn đặt hàng Đơn nên phản ánh cụ thể: • quy trình bán hàng liên quan; • điều khoản, điều kiện quy cách cụ thể mà khác đơn hàng khác nhau; • kiểm tra việc xác nhận tình trạng hàng lịch giao hàng; • kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng, hoặc, khách hàng cần có phê duyệt phận kiểm tra tín dụng cán phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng 2.3 Áp dụng sách bán chịu kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý 2.3.1 Rủi ro Nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng làm cho cơng ty phải chịu rủi ro tín dụng mức 2.3.2 Giải pháp Người phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên tách biệt khỏi người phòng chịu trách nhiệm bán hàng Hơn nữa, công ty nên xác định rõ ràng sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thông tin khách hàng Trong điều kiện lý tưởng, cơng ty nên có hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng Nhìn chung, cơng ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt trẽ khách hàng giao dịch lần khách hàng nhỏ, nhóm khách hàng thường có rủi ro khơng trả nợ lớn khách hàng lớn thường xun Vì cơng ty Việt Nam có khó khăn việc kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng nước ngồi, chúng tơi gợi ý công ty nên luôn dùng L/C khách hàng nước ngân hàng phát hành L/C phải lớn có uy tín 2.4 Giao xác số lượng loại sản phẩm cho khách hàng 2.4.1 Rủi ro Cơng ty giao cho khách hàng số lượng hàng quy cách khơng xác làm cho khách hang phàn nàn, khơng chấp nhận hàng hố giao dẫn đến chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn giao hàng thêm lần phí vận chuyển phụ thêm 2.4.2 Giải pháp Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên phiếu giao hàng Các phiếu giao hàng cần đánh số trước cần lập dựa đơn đặt hàng phê duyệt Phiếu giao hàng ghi số lượng hàng giao cung cấp thông tin cần thiết người vận chuyển nội công ty công ty vận chuyển bên ngồi tiến hành giao hàng Nếu áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước vận chuyển Ngồi ra, Cơng ty sử dụng dãy số mã vạch phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số mã vạch Cuối cùng, phiếu giao hàng phải khách hàng ký để cơng ty có chứng khách hàng thực tế nhận hàng chấp nhận hàng 2.5 Lập hố đơn xác 2.5.1 Rủi ro Nhân viên lập hố đơn qn lập số hố đơn cho hàng hoá giao, lập sai hoá đơn lập hoá đơn thành hai lần lập hố đơn khống thực tế khơng giao hàng 2.5.2 Giải pháp Hoá đơn nên lập vào: 1) phiếu giao hàng khách hàng ký nhận; 2) đơn đặt hàng đối chiếu với phiếu giao hàng; 3) hợp đồng giao hàng, có Cơng ty nên ghi lại hố đơn sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu Công ty nên sử dụng danh sách giá bán phê duyệt để giúp cho việc ghi xác giá bán hố đơn Một người độc lập kế toán thuế kiểm toán nội nên tiến hành kiểm tra giá bán việc cộng trừ hoá đơn theo cách ngẫu nhiên hoá đơn vượt giá trị định 2.6 Hạch toán đầy đủ xác bán hàng tiền mặt 2.6.1 Rủi ro Thủ quỹ nhân viên thu ngân ăn cắp tiền mặt khách hàng tốn trước khoản tiền mặt ghi nhận doanh thu 2.6.2 Giải pháp Việc sử dụng hoá đơn giao hàng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho kiểm kho định kỳ giúp đảm bảo phát giao dịch bán hàng mà khơng hạch tốn Mối nguy hiểm việc bị phát làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp tiền Khuyến khích khách hàng toán chuyển khoản qua ngân hàng giúp làm giảm bớt rủi ro chi phí hành liên quan đến bán hàng tiền mặt Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử máy phát hành hoá đơn điểm bán hàng số trường hợp giúp ích máy in biên lai cho khách hàng ghi nội giao dịch tệp tin máy tính băng từ khố máy Tệp tin băng từ không thủ quỹ tiếp cận Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập tiền mặt quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép tổng số tiền in từ máy đếm tiền máy phát hành hoá đơn Cuối cùng, nên tách biệt chức ghi chép việc thu tiền điểm bán hàng chức hạch toán thu tiền tài khoản ... tín 2.4 Giao xác số lượng loại sản phẩm cho khách hàng 2.4.1 Rủi ro Công ty giao cho khách hàng số lượng hàng quy cách khơng xác làm cho khách hang phàn nàn, khơng chấp nhận hàng hố giao dẫn... thêm khơng cần thiết, chẳng hạn giao hàng thêm lần phí vận chuyển phụ thêm 2.4.2 Giải pháp Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên phiếu giao hàng Các phiếu giao hàng cần đánh số trước cần lập... phê duyệt Phiếu giao hàng ghi số lượng hàng giao cung cấp thông tin cần thiết người vận chuyển nội cơng ty cơng ty vận chuyển bên ngồi tiến hành giao hàng Nếu áp dụng được, phiếu giao hàng nên