Công tác bổ sung tài liệu tại Thư viện Khoa học Xã hội

Bài viết trình bày công tác bổ sung tài liệu tại Thư viện Khoa học Xã hội thông qua 2 nội dung chính: bổ sung tài liệu tại Thư viện Khoa học Xã hội hiện nay; bổ sung tài liệu trước yêu cầu và tình hình mới.

Công tác Bổ SUNG TàI LIệU TạI THƯ VIệN Khoa học xã hội Nguyễn Thị Thúy Bình(*) T h viện thiết chế văn hóa có chức thông tin, văn hóa, giáo dục giải trí, đảm bảo viƯc tỉ chøc sư dơng vèn tµi liƯu x· hội cách hợp lý, tiết kiệm hiệu Ph¸p lƯnh th− viƯn chØ râ: th− viƯn cã chøc thu thập, tàng trữ, bảo quản tài liệu, truyền bá kiến thức, cung cấp thông tin nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập, nâng cao dân trí, bồi dỡng nhân lực, đào tạo nhân tài, góp phần xây dựng văn hoá đậm đà sắc dân tộc Vốn tài liệu, hay gọi nguồn lực thông tin, sở hoạt động th viện nhằm trì, gìn giữ, đảm bảo vẹn toàn tài liệu nh vẹn toàn tri thức nhân loại điều kiện để hoạt động thông tin th viện đạt hiệu cao Là th viện chuyên ngành KHXH&NV, Th viện KHXH tiếp nhận xây dựng đợc nguồn vèn tµi liƯu khoa häc phong phó vµ cã chÊt lợng khoa học cao Không loại hình sách, báo, tạp chí, microfilm, mà nhiều CSDL phong phú CD-ROM, từ điển song ngữ quý hiếm, từ điển đối chiếu, từ điển giải nghĩa, bách khoa toàn th, bách khoa th chuyên ngành I Bổ sung tài liệu Th viện KHXH Trên sở nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ đối tợng ngời dùng tin, Hội nghị Công tác bổ sung t liệu KHXH&NV diễn vào tháng 12/1996 biên soạn diện bổ sung thống công tác phát triển vốn tài liệu toàn Viện Thông tin KHXH với nội dung sau:(*) * Về diện bổ sung - Diện đề tài bổ sung: + Các văn kiện chủ yếu đờng lối, sách, nhiệm vụ phơng hớng phát triển kinh tế - xã hội, khoa học công nghệ Đảng Nhà nớc ta, nh nớc khác giới + Các tài liệu KHXH&NV: Khoa học triết học, Xã hội học, Lịch sử học, Khảo cổ học, Dân tộc học, Kinh tế học, Văn học, Ngôn ngữ học, Luật học, Văn học dân gian, Địa lý nhân văn, Khoa học phụ nữ, (*) ThS., Trởng phòng Phòng Bổ sung - Trao đổi, Viện Thông tin KHXH Công tác bổ sung tài liệu + Tài liệu KHXH&NV nghiên cứu Việt Nam học, nớc khu vực Đông Nam á, nớc phát triển, nớc có quan hệ với Việt Nam - Loại dạng tài microfilm, quang CD 34%; Báo, đại 16%) hình tài liệu: Bổ sung liệu sách, báo, tạp chí, microfiche, băng hình, đĩa - ROM, (Trong đó: Sách tạp chí 50%; Tài liệu + Tài liệu nghiên cứu khoa học: Bổ sung tài liệu công trình nghiên cứu cá nhân, tập thể xuất dới hình thức toàn tập, tuyển tập, chuyên khảo, tạp chí tổng hợp chuyên ngành + Tài liệu phổ biến khoa học: Tài liệu khoa học trình bày kết nghiên cứu; thành tựu khoa học công nghệ nhất; lịch sử ngành khoa học, + Tài liệu tra cứu: Sách kinh điển, thị, nghị quyết, luật, ; Bách khoa toàn th tổng hợp, chuyên ngành; Các loại từ điển (ngôn ngữ, giải thích, tổng hợp, chuyên ngành); Các ấn phẩm thông tin (tổng thuật, lợc thuật, tin nhanh, tờ rời, ) - Ngôn ngữ: Tiếng Anh, Pháp, Nga, Việt, Trung Quốc, Nhật, theo nhu cầu ngời dùng tin mà bổ sung có chọn lọc Những tài liệu song ngữ: u tiên ngôn ngữ gốc tài liệu, tiếng Anh - Số lợng bản: + T liệu mua ngoại tệ mạnh chØ nhËp mét b¶n + T− liƯu tiÕng ViƯt nhËp hai + Từ điển mua (có thể mua nhiều tùy thuộc vào ngân sách nhu cầu tra cứu) 63 + Báo, tạp chí bổ sung (cả tạp chí dới dạng vi hình) + Tài liệu đợc tái có sửa chữa, bổ sung Th viện cha có tài liệu lần xuất nào, trớc sau - Trình độ tài liệu: Trình độ đại học trở lên, có nội dung khoa học phù hợp với diện đề tài bổ sung Bao gồm: xuất phẩm Trung ơng địa phơng (đối với nớc) xuất phẩm nhà xuất lớn, tiếng giới (đối với nớc) - Cơ cấu vốn tài liệu: + T liệu nghiên cứu khoa học KHXH&NV: 50% + T liệu cho đề tài thuộc chơng trình khoa học - công nghệ cấp Nhà nớc: 40% + T liệu cho đề tài cấp Trung ơng: 0,5% + T liệu cho khoa học liên ngành, khoa học thông tin – th− viƯn: 0,5% - Ph©n phèi kinh phÝ: Căn vào vốn tài liệu khả kinh phí hàng năm để định mức kinh phí cho việc bổ sung cách hợp lý * Nguồn bỉ sung Coi träng viƯc mua tµi liƯu qua nhµ cung cấp Xunhasaba, Bu điện, nhà xuất bản, quan xuất bản, đại lý, cá nhân (nhất việc bổ sung tài liệu mang tính chất lu trữ có từ năm 1954), , nguồn bổ sung đảm bảo lợng chất lợng cho vốn tài liệu Th viện Ngoài đặt mua trực tiếp với hãng, nhà xuất nớc sở xem xét thị trờng thuận Thông tin Khoa học xã hội, số 4.2015 64 lợi Đẩy mạnh việc trao đổi tài liệu khoa học với sở nớc Chó träng ngn tỈng biÕu * VỊ kinh phÝ Chđ u dùa vµo kinh phÝ nhµ n−íc Tranh thđ ngn kinh phí tổ chức, quan nớc viện trợ Bên cạnh đó, tập trung phần nhỏ kinh phí từ dịch vụ thu lệ phí Việc bổ sung tài liệu Th viện KHXH thời gian qua theo nguyên tắc trên, song tùy thuộc vào kinh phí cấp năm để điều cho phù hợp theo nguồn sau đây: a, Nguồn mua Với sách, báo - tạp chí xuất nớc Trên sở khoản kinh phí theo kế hoạch mua sách, báo, tạp chí tiếng Việt, việc mua sách, báo đợc thực thông qua hệ thống phát hành, mua qua nhà xuất bản, mua cá nhân Trong thời kỳ công ty phát hành, nhà sách phát triển nh nay, cán bổ sung có điều kiện lựa chọn tài liệu trực tiếp, xác định đợc hình thức, tính phù hợp néi dung cđa tµi liƯu nhËp vỊ th− viƯn, tõ nâng cao đợc chất lợng kho sách Trớc năm 2012, sách xuất nớc đợc Th viện mua vào kho chính, nhiên từ năm 2012 trở lại điều kiện kinh phí không cho phép nên mua Đối với báo, tạp chí, tính đầy đủ, liên tục đợc đặt lên hàng đầu Do báo, tạp chí tiếng Việt năm gần giữ mức ổn định số lợng tên đảm bảo đầy đủ số xuất Việc đặt mua báo, tạp chí thờng thùc hiƯn theo q, kh«ng mÊt nhiỊu thêi gian vËn chuyển, không bị chậm tên báo, tạp chí tơng đối ổn định Sách, báo - tạp chí ngoại văn Tính đến năm 2015, có 255 tên báo tạp chí đợc mua Th viện, số năm trở lại Đối với báo, tạp chí ngoại văn, Th viện u tiên mua ấn phẩm có giá trị khoa học cao, đợc bổ sung nhiều năm Đặc điểm sách báo ngoại văn giá thành cao, thời gian vận chuyển dài, thờng xuyên bị chậm, cá biệt có số tạp chí xuất chậm b, Nguồn biếu tặng Ngoài nguồn bổ sung thông qua đờng mua, thời gian qua, biếu tặng góp phần đáng kể làm tăng nguồn vèn t− liƯu nhËp vỊ Th− viƯn KHXH Cã thĨ kể tên đơn vị, tổ chức nh Nhà xuất KHXH, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Nhà xuất Văn học, Quỹ Châu á, UNDP, Ngân hàng Thế giới Việt Nam, Văn phòng Kinh tế Văn hoá Đài Bắc (tiếng Trung Quốc) Ngoài ra, cá nhân nhà khoa học Mỹ, Pháp, Anh, Canada , học giả ngời Việt sinh sống làm việc nớc quyên góp gửi tặng Th viện nhiều tài liệu có giá trị Trong khuôn khổ Dự án tặng tạp chí (JDP) Quỹ Ford tài trợ kinh phí, Th viện KHXH tiếp nhận 70 tên tạp chí KHXH tiếng Anh dạng in (trị giá 18.000 USD/năm theo thị trờng, tơng đơng 5.000USD/năm theo giá JDP) Có thể nói, nguồn bổ sung phong phú quan trọng Viện c, Nguồn trao đổi Công tác bổ sung tài liệu Song song với nguồn mua biếu tặng nguồn tài liệu trao đổi tơng đơng với th viện tổ chức giới Hiện nay, Th viện trì trao đổi tài liệu với quan, trung tâm thông tin vµ th− viƯn lín nh−: Th− viƯn INION, Th− viện Quốc gia Nga, Th viện Quốc gia Leningrad, Đại häc Washington, Th− viƯn Qc héi Mü, Th− viƯn NghÞ viện Nhật, Viện Nghiên cứu Đông Nam á, Th viện Quốc lập Đài Trung, Viện Văn Triết (Đài Loan), Viện KHXH Trung Qc Trong ®iỊu kiƯn ngn kinh phÝ mua sách, báo, tạp chí thờng niên hạn hẹp, công tác tạo nguồn thông tin qua kênh trao đổi giữ vai trò quan trọng Hàng năm, Th viện tiếp nhận hàng trăm sách ngữ từ đối tác trao đổi II Bổ sung tài liệu Viện Thông tin KHXH trớc yêu cầu tình hình Phối hợp bổ sung tài liệu Từ năm 1992, Th viện KHXH đợc xác định bốn trung tâm thông tin - th viện đợc Nhà nớc dành khoản ngoại tệ đáng kể để phân phối mua tài liệu ngoại văn Trong đó, Th viện KHXH đợc sử dụng số ngoại tệ bình quân năm khoảng 75.000 - 80.000 USD Trong Nghị định số 72/2002/NĐ-CP sách đầu t th viện Chính phủ năm 2002, Chơng IV Điều 14 ghi rõ: Đảm bảo kinh phí cho th viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo hớng đại hóa, bớc thực điện tử hóa, xây dựng th viện điện tử ( ) Đầu t tập trung cho th viện có vị trí đặc biệt quan trọng bao gåm Th− viÖn Quèc gia ViÖt Nam, Th− viÖn ViÖn 65 Thông tin KHXH (thuộc Trung tâm KHXH&NV Quốc gia) Điều cho thấy quan tâm Nhà nớc công tác phát triển vốn tài liệu th viện nói chung Th viện KHXH (thuộc quản lý điều hành Viện Thông tin KHXH) nói riêng Tuy nhiên, thời đại bùng nổ thông tin, khoa học kỹ thuật phát triển nh vũ bão, nhiều ngành khoa học mới, khoa học giáp ranh đời, nhiều ngành khoa học thâm nhập lẫn nhau, liệu Th viện bổ sung đợc hết nội dung trên? Hơn nữa, khối lợng xuất phẩm tăng theo cấp số nhân, bên cạnh đa dạng, phong phú vật mang tin míi ®êi, vËy cã ®đ kho chøa nÕu mét th viện bổ sung khối lợng tài liệu khổng lồ nh vậy? Ngoài ra, nhu cầu bạn đọc thay đổi không ngừng, liệu thỏa mãn đợc nhu cầu bạn đọc kho tài liệu định? Giá xuất phẩm tăng cao, đặc biệt xuất phẩm nớc ngoài, liệu có đủ kinh phí để bổ sung tất tài liệu? Hàng loạt vấn đề nêu dẫn đến tồn phủ nhận, bất kú mét th− viƯn nµo, dï to lín vµ giµu có đến đâu, bổ sung đợc hết vốn tài liệu, thỏa mãn đợc yêu cầu bạn đọc Do vấn đề phối hợp bổ sung th viện phải đợc quan tâm hàng đầu Với vai trò th viện trung tâm hệ thống th viện Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, Th viện KHXH cần đề xuất phối hợp bổ sung th viện hệ thống Phối hợp bổ sung thỏa thuận th viện thành viên để phân chia việc bổ Thông tin Khoa häc x· héi, sè 4.2015 66 sung tµi liƯu, sau ®ã thùc hiƯn viƯc liªn kÕt tra cøu, trao ®ỉi liệu, phục vụ độc giả, giúp cho vốn tài liƯu phong phó, chÊt l−ỵng cao, tiÕt kiƯm chi phÝ bổ sung, xử lý tài liệu Khoảng 10 năm trở lại đây, sở liệu SACHMOI Viện Hàn lâm KHXHVN đợc xây dựng liên tục cập nhật, chuẩn biên mục đợc thực cách nghiêm túc th viện chuyên ngành Trên sở đó, việc phối hợp bổ sung không vấn đề khó khăn Việc lại để thực phân công trách nhiệm th viện Các th viện thành lập hội đồng bổ sung để từ xây dựng kế hoạch bổ sung, xác định danh mục tài liệu hạt nhân, diện bổ sung tổng quát chi tiết, loại hình tài liệu, ngôn ngữ, chế phối hợp Tài liệu điện tử, CSDL Việc bổ sung tài liƯu ®iƯn tư, CSDL cã ý nghÜa quan träng víi hoạt động th viện u điểm sau: Chứa đựng lợng thông tin lớn, nhiều loại hình; Nhiều ngời cïng truy cËp, sư dơng cïng mét thêi ®iĨm, tiÕt kiÖm thêi gian, chi phÝ; Thu thËp nhanh chãng, dễ tham khảo chéo; Tạo kênh thông tin hai chiều ngời sử dụng thông tin ngời sáng tạo thông tin, đồng thời ngời dùng tin dễ dàng liên kết tới trích dẫn, nguồn tham khảo Thực kế hoạch phát triển đa dạng nguồn t liệu, năm 2014, Th viện KHXH chuyển hớng sang bổ sung nguồn tin điện tử, nhiên để có đợc quyền truy cập CSDL online theo yêu cầu số kinh phí phải bá lín h¬n rÊt nhiỊu so víi sè kinh phí đợc cấp Với mục đích chi phí tối thiểu, lợi ích tối đa, Th viện KHXH tham gia vào Liên hợp Th viện Việt Nam Nguồn tin Khoa học Công nghệ để sử dụng chung CSDL online mà Liên hợp mua, CSDL Proquest Central, CSDL STD CSDL Kết nghiên cứu CSDL Proquest Central CSDL toàn văn đa ngành lớn tiếng Anh, bao quát 160 lĩnh vực khoa học tự nhiên công nghệ, KHXH&NV, ngành nghệ thuật, kinh doanh, y học,v.v Proquest hợp tác xuất tài liệu khoa học với nhiều đối tác khác nhau, bao gồm: nhà xuất khoa học lớn nh Emerald Springer, 200 nhà xuất trờng đại học, 160 hiệp hội hàn lâm 300 tổ chức chuyên ngành CSDL Khoa học Công nghệ Việt Nam (STD - Science and Technology Documents of Vietnam) Cơc Th«ng tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia xây dựng cập nhật từ năm 1987 STD cung cấp cập nhật thông tin hàng trăm ngàn trích từ tạp chí, tập san, kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học Việt Nam, bao gồm 150.000 biểu ghi th mục với 85.000 trích toàn văn STD bao phủ hầu hết lĩnh vực khoa học, công nghệ, xã hội, nhân văn, ngành kinh tế, giáo dục, văn hóa, nghệ thuật, thể thao, du lịch, y tế, môi trờng STD đợc cập nhật hàng tháng bổ sung 11.000 tài liệu hàng năm CSDL Kết nghiên cứu CSDL th mơc lín nhÊt ViƯt Nam vỊ c¸c b¸o c¸o kÕt thực đề tài nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ đợc đăng ký giao nộp Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia Công tác bổ sung tài liệu nh quan quản lý có thẩm quyền địa phơng CSDL gồm khoảng gần 20.000 biểu ghi th mục có tóm tắt Bắt đầu từ tháng 6/2014, cán nghiên cứu, độc giả truy cập CSDL mạng LAN Viện Bên cạnh đó, để phát huy tối đa lợi ích mà CSDL mang lại, Viện Thông tin KHXH chia sẻ quyền truy cập cách cấp thêm account cho đơn vị khác: Viện Xã hội học, Viện Triết học Viện Dân tộc học Việc tham gia vào Liên hợp giúp Th viện tiết kiệm đợc khoản kinh phí không nhỏ việc bổ sung nguồn tin điện tử, tạo lập đợc mối quan hệ đơn vị thành viên, chia sẻ nguồn thông tin với Viện nghiên cứu khác thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Sự liên kết, chia sẻ nguồn tin quan tạo điều kiện cho việc mở rộng gia tăng số lợng nguồn tin số hóa cách nhanh chóng hiệu Bên cạnh động lực để đơn vị thành viên ý tới việc thờng xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán nh nâng cấp sở hạ tầng thông tin phù hợp với nhu cầu trao đổi nguồn tin điện tử 67 Tăng cờng bổ sung tài liệu qua nguồn trao đổi, biếu tặng Thời gian tới, việc trì quan hệ trao đổi với th viện tỉ chøc trun thèng, Th− viƯn cÇn më réng quan hệ trao đổi với th viện tổ chức khác, đặc biệt th viện viện nghiên cứu Đại sứ quán nớc đặt Hà Nội kênh trao đổi nguồn tin cần đợc ý Trao đổi tài liệu qua đại sứ quán nớc giúp Th viện vừa có đợc tài liệu có giá trị, vừa tiết kiệm đợc chi phí bu điện gửi tài liệu Th viện KHXH cần vận động cá nhân hiến tặng sách Trong thực tế có nhiều gia đình, cá nhân nớc có tủ sách, th viện riêng, thờng tài liệu quý đợc lựa chọn kỹ lỡng Tuy nhiên, số cá nhân lý đó, giữ lại tủ sách nhng không muốn bán cho ngời khác Nếu Th viện biết thông tin nguồn tài liệu nh cần làm thủ tục để xin đợc tiếp nhận tủ sách Ngoài ra, cần tích cực liên hệ xin tài liệu tổ chức, quỹ x· héi vµ ngoµi n−íc ... đại 16%) hình tài liệu: Bổ sung liệu sách, báo, tạp chí, microfiche, băng hình, đĩa - ROM, (Trong đó: Sách tạp chí 50%; Tài liệu + Tài liệu nghiên cứu khoa học: Bổ sung tài liệu công trình nghiên... chí tổng hợp chuyên ngành + Tài liệu phổ biến khoa học: Tài liệu khoa học trình bày kết nghiên cứu; thành tựu khoa học công nghệ nhất; lịch sử ngành khoa học, + Tài liệu tra cứu: Sách kinh điển,... chí bổ sung (cả tạp chí dới dạng vi hình) + Tài liệu đợc tái có sửa chữa, bổ sung Th viện cha có tài liệu lần xuất nào, trớc sau - Trình độ tài liệu: Trình độ đại học trở lên, có nội dung khoa học