Kỹ năng thuyết trình

t t t t -t v * đhqghn 650.1 DU-L 2009 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH T Ế QUỐC DÂN B Ộ MÔN V Ã N H O Á K IN H D O A N H CHỦ BIÊN: PGS.TS DƯONG TH! LIEU KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN HA nội, 2009 TẬ P T H Ể T Á C GIẢ C h ủ b iê n PG S.TS D ương T hị L iễu T h a m g ia b iê n s o n TS T rương T hị N am T h ắ n g ThS P h m H ương T hảo ThS N guyễn T hu N gà ThS Đỗ H oài L inh ThS N guyễn T hị Q uỳnh G ian g ThS N guyễn H oàng H ThS N guyễn T hị K h n h LỜI NÓI ĐẦU Giao tiếp mạch máu thông suốt gắn k ết quan hệ p h át sinh xã hội loài người Giao tiếp gắn với người từ lúc sinh m ất đi, gắn với xã hội lồi ngưồi thơng qua đa dạng phong phú nhu cầu Kỹ giao tiếp có ảnh hưỏng tích cực đến mối quan hệ cơng việc sơYig nói chung Kỹ giao tiếp tốt vâi điều kiện kỹ th u ậ t khác điều kiện tiên mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên cho vị trí quản lý doanh nghiệp P h át triển kỹ giao tiếp cần th iết khơng sinh viên đan,g ngồi ghế nhà trường, mà cần th iết sinh viên bước vào công việc với tư cách cá nhân toàn xã hội, giúp cho họ tự tin công việc, sông Thuyết trình hình thức giao tiếp, hình thức giao tiếp mức độ phức tạp, đòi hỏi có chuẩn bị kỹ trưóc thực người thực muốn có buổi thuyết trìn h thành cơng Thuyết trìn h diễn thường xun mơi trường cơng việc, trìn h bày vấn đề cách lỉiuyết phục, thuyết trìn h chuyển tải thơng điệp trọn vẹn gây tác động đến người nghe ý muốn, thơng qua tăng cưòng uy tín khả ảnh hưởng đến người khác Trong số doanh nghiệp, lực cá nhân đánh giá qua dịp thuyết trình trửớc đám đông Cuốn sách K ỹ n ă n g th u yết trình , biên soạn nhằm trang bị cho ngưòi đọc kiến thức chung thuyết trình kỹ cần thiết để thực buổi thuyết trình thành cơng phục vụ cho học tập, cho cơng việc, nâng cao khả gi tiếp phát triển cá nhân Qua Kỹ n ă n g th u yết trìn h , người đọc có nhìn tổng qt thuyết trình bao gồm đặc điểm, hình thức, phương pháp thuyết trình Như tên gọi sách “Kỹ năng”, phương diện thực hành nhấn mạnh, người đọc trang bị chìa khố để thuyết trình th àn h công Với mục tiêu trên, sách Kỹ n ă n g th u yế t trìn h biên soạn thành chương với nội dung sau: Chương 1: Trình bày tổng quan thuyết trình như: Khái niệm, lịch sử, văn hố thuyết trình, đồng thòi nêu bật lợi ích tính cần thiết kỹ thuyết trìn h nhà quản lý kinh tế, quản trị doanh nghiệp, làm tảng kiến thức cho chương Chương 2: Trình bày chi tiết bưốc chuẩn bị cho thuyết trình bao gồm: Chọn Chủ đề xác định mục đích thuyết trình; Tìm hiểu thính giả; Thu thập thơng tin tư liệu cho thuyết trình; Tổ chức thuyết trình; Xây dựng nội dung thuyết trình; Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ công tác hậu cần; Chuẩn bị tâm lý hình thức; Luyện tập Chương 3: Trình bày chi tiết cơng việc chủ yếu tiến h ành thuyết trình, bao gồm: Lên k ế hoạch cho thuyết trình; Tạo mối quan hệ, ấn tượng tốt với thính giả; Trình bày nội dung thuyết trình; Đ ặt trả lời câu hỏi; Đánh giá kết thuyết trình Đồi.g thòi chương trình bày chi tiết kỹ thuyết trình bao gồm: Kiểm sốt lo lắng; sử dụng ngôn ngữ; Sử dụng ngôn ngữ khơng lời/ngơn ngữ thể; Trao thính giả; Sử dụng hiệu phương tiện hỗ trợ nghe nhìn; Sử dụng kỹ thuyết phục Chương 4: Trình bày số loại thuyêt trình như: Bài thuyết trình cung cấp thơng tin; Bài thuyết trình với mục đích thuyết phục; Bài thuyết trìn h dịp đặc biệt; Thuyết trình nhóm Đồng thời chương trình phân tích số dạng lưu ý thuyết trình kinh doanh Cuối chương có câu hỏi ơn tập, tình để nghiên cứu, thảo luận tập thực hành, giúp cho người đọc khơng củng cơ" mà áp dụng kiến thức đọc vào thực tế, nâng cao, cải thiện kỹ giao tiếp thuyết trình K ỹ n ă n g th u yết trìn h hồn thành vói kết lao động khoa học, nghiêm túc tập thể giáo viên Bộ mơn Văn hố Kinh doanh Trong q trìn h biên soạn, tác giả đà tham khảo số 'tài liệu tiếng Anh tiếng Việt, nhiên trán h khỏi thiếu sót Tập thể tác giả mong nhận đóng góp ý kiến quý báu đồng nghiệp, sinh viên bạn đọc Tâp t h ể tác g iả ch â n th n h cảm ơn! chttơng Tổng quan v ề thuyết trình Chưong TỔNG QUAN V Ể T H U Y Ế T TRÌNH KHĨI ỌT CHUNG v c T H U V ấ TRÌNH 1.1 Khái niệm thuyết trình - Định nghĩa: Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người vấn đề nhằm cung cấp thơng tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe - Đặc điểm: Trong thuyết trình, giống hình thức truyền thơng khác, có năm yếu tố thường biểu thị sau, "ai nói điều với sử dụng phươrtg tiện để tạo kết quà gí?" - Các loại thuyết trình Phân theo mục tiêu thuyết trình, có hình thức chỉnh Cụng cấỵ_ thơng tin: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải thơng tin cho người nghe Ví dụ cung cấp cho nhân viên công ty hiểu biết sổ tay nhân viên Thuỵết phuc: Đưa lý lẽ làm cho người nghe chấp nhận hành động theo ý kiến người nói Ví dụ thuyết phục ' nhân viên chấp nhận tuân thủ thủ tục công ty Những lời lẽ cần khêu gợi cảm xúc kiêu hãnh, lòng tự hào, sợ hãi, bình n, tính hiệu thơng qua thuyết phục người nghe Một nhà thuyết trình tài không chi cung cấp thông tin cho người nghe mà làm thay đổi cảm xúc họ KỸ NẢNG THUYẾT TRĨNH Thời đại ngày có nhiều phụ nữ nam giới khắp giới để truyền đạt ý tường hay gây ảnh hưởng qua thuyết trình Ở Mỹ, danh sách gồm có Franklin Roosevert, Billy Graham, Cesar Chavez, Barbara Jordan, Ronan Reagan, Martin Luther King, Jesse Jackson Elizabeth Dole Ở quốc gia khác, thấy sức mạnh thuyết trình khai thác hiệu bới nhân vật tầm cỡ Cựu thủ tướng Anh Margaret Thatcher, cựu tổng thống Nam Phi Nelson Mandela, nhà hoạt động nhân quyền Guatemalan Rigoberta Menchu lãnh đạo dân chù Myanmar - Aung San Suu Kyi 1.2 Lịch sử thuyết trình Trong lịch sử lồi người, nghệ thuật thuyết trình trở thành cơng cụ giao tiếp hiệu Quyển sách cổ viết diễn thuyết hiệu viết giấy cói Ai Cập cách khoảng 4500 năm Tài hùng biện trân trọng quốc gia cổ Ẩn Độ, Châu Phi hay Trung Quốc Ở Hy Lạp La Mã cổ đại, thuyết trình trước cơng chúng đóng vai trò trung tâm giáo dục hay sống đô thị Cuốn sách “Thuật hùng biện” cùa Aristotle viết vào kỉ thứ trước công nguyên coi sách “gối đầu giường” nghệ thuật Trong “Thuật hùng biện”, Aristotle mơ tả chi tiết cách nói thuyết phục có hiệu Ơng xác định chuẩn xác (ethos), truyền cảm (pathos) hợp lý (logos) ba thủ pháp mà nhà thuyết trình sử dụng Cụ thể hơn, “ethos” liên quan đến yếu tố tạo nên tin tường người nghe người nói Pathos lại tập trung yếu tố cảm xúc người nói truyền tải tới người nghe “Logos” quan tâm tính mạch lạc logic nói Các truyền đạo xã hội Ai Cập Châu Phi Cận đại (năm 2500 trước công nguyên) đặc biệt nhấn mạnh đến thái độ phẩm chất cùa nguời nói Những ngun lý trình bày cặn kẽ sách giáo & chương Tổng quan thuyết trình khoa thuyết trinh đem vào ứng dụng qua trải nghiệm nhà hùng biện Hi Lạp cổ đại Đemoxphen, Socrat Mặc dù giới có nhiều thay đổi kể từ thời Aristotle, nhung nhận định cùa ông người có khả “đưa nhận xét mà khơng thể giải thích”, “thậm chí chưa nghĩ đến vấn đề cách tổng thể” - dường nhu ngun giá trị Thực tế, thuyết trình thường xoay quanh vấn đề trị Hầu hết phát biểu ghi nhận lịch sử loài người nói vấn đề trị Khơng thể khơng kể đến nhà thuyết trình tiếng lĩnh vực trị vị Tổng thống Mỹ, Phiden Castro, Hitler, Luther King Sự tiến triển thuyết trình trước đám đông thay đổi theo biến thiên văn hóa dịch chuyển cùa xã hội Đến nay, hầu hết thuyết trình cập nhật lưu giữ cẩn thận Với phát triển công nghệ thông tin, việc truyền bá phổ biến thuyết trình tiếng diễn nhanh hiệu Các lĩnh vực thuyết trình phong phú đa dạng, thuyết trình gia bao gồm đù thành phàn nghề nghiệp, giới tính, lứa tuổi đến từ dân tộc khác Có thể khẳng định rằng, thuyết trình góp phần nâng cao hiệu giao tiếp công cụ hiệu gìn giữ cố tri thức nhân loại 1.3 Lợi ích thuyết trình Thuyết trình công cụ giao tiếp hiệu Hãy xem xét ví dụ sau: Bạn thực tập sinh quản lí tập đồn lớn Chương trình có tổng cộng thực tập sinh Một số nhận cơng việc quản lí kết thúc tập Sẽ có buổi thảo luận lớn cho tồn nhân viên tập đồn, thực tập sinh phải trình bày dự án mà họ ấp ủ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Câu hỏi ơn tập Hai loại thuyết trình trình gì? Trong thuyết trình trình, cần phải mô tả rõ ràng tất bước? Trong thuyết trình trình, bạn cần báo trước cho người nghe điều gì? Bạn làm số thính giả biết nghĩa cụm từ bạn nói người khác khơng? Mục đích thuyết trình thuyết phục gì? Sự khác thuyết trình cung cấp thơng tin thuyết trình thuyết phục? Tại nói thuyết trình thuyết phục gặp nhiều trở ngại thuyết trình cung cấp thơng tin? Thính giả mục tiêu cho thuyết trình thuyết phục gì? Các vấn đề thực tế gì? Sự khác thuyết trình vấn đề thực tế thuyết trình cung cấp thơng tin? Các vấn đề giá trị gì? Cho ví dụ? 10 Các vấn đề biện pháp gì? Cho ví dụ? 11 Phân tích khác hai mục tiêu thuyết trình thuyết phục vấn đề biện pháp? 12 Ba vấn đề bạn phải đối diện thuyết trình biện pháp gì? 13 Bốn loại cấu trúc thường sử dụng thuyết trình biện pháp gì? 14 Năm bước trinh tự động Monroe gi? Tại trình tự lại hữu ích thuyết trình thúc đẩy hành động? 15 Mục tiêu thuyết trình giới thiệu gì? Bạn nên thực theo hướng dẫn chuẩn bị loại thuyết trình này? 16 Hãy nêu rõ bối cảnh, mục đích chi dẫn cần thực 264 KỸ NĂNG THUYẾT TRĨNH Thuyết vị chùng phần tất văn hóa Nếu bạn sinh lớn lên Hoa Kì, bạn thấy ngạc nhiên hầu hết người Ấn Độ coi bò vật tâm linh kiêng khơng ăn thịt bò Ngược lại, bạn người Ấn Độ, bạn sốc thấy người Mỹ ăn thịt bò, mặc đồ da bò hay sử dụng sản phẩm từ bò Thuyết vị chủng đóng vai trò tích cực tạo dựng tự hào hay lòng trung thành Tuy nhiên, thuyết phản tác dụng, đặc biệt dẫn đến định kiến hay thái độ thù địch nhóm dân tộc khác, tơn giáo khác Tránh thuyết vị chủng khơng có nghĩa bạn đồng ý với toàn giá trị tất văn hóa Nói cách khác, bạn phải cố gắng thuyết phục người đến từ văn hóa khác thay đổi cách nghĩ ứng xử truyền thống; diễn giả Hoa Kỳ cố gắng thuyết phục nông dân châu Phi áp dụng phương pháp canh tác cho suất cao, phụ huynh theo đạo Hồi thuyết phục trường học cho phép họ cầu nguyện hay đoàn đại biểu từ Mỹ Nhật thuyết phục quốc gia khác sách thương mại Cuối cùng, nên ý đến tầm quan trọng cùa việc loại bỏ thuyết vị chủng với tu cách người nghe Khi nghe thuyết trình, cần lắng nghe cách tập trung Thay quan tâm đến hình thức hay cách trình bày diễn giả, cần để tâm nội dung trình bày; điều góp phần loại bỏ tác động tiêu cực đánh giá nói cùa diễn giả đến từ văn hóa khác Tơn trọng văn hóa người nghe Để thành cơng thuyết trình giới đa văn hóa, bạn phải ln nhớ người có tín ngưỡng tập qn riêng Nếu muốn thành cơng, nhà diễn thuyết phải tỏ rõ 1& chương ỉ tông quan vê thuyết trình tơn trọng với văn hóa người họ hướng tới Họ giả định khía cạnh tập qn văn hóa họ khán giả chia sẻ, hay chí biết tới Họ cần phải điều chinh thơng điệp cho phù hợp với giá trị văn hóa mong đợi cùa người nghe Khi trình bày, bạn phải ln nhớ văn hóa giới đa dạng phải ý đến ảnh hưởng nhân tố văn hóa đến phản ứng người nghe Một bạn nhận biết yếu tố văn hóa ảnh hưởng đến phản ứng người nghe, bạn điều chỉnh nói đến mức phù hợp Khi chuẩn bị, cố gắng đặt vào vị trí người nghe lắng nghe diễn thuyết “tai” họ Ở văn hóa, có quy tắc khoảng cách tương tác người đủ để họ cảm thấy thoải mái Trong không gian hẹp, ý dấu hiệu khó chịu bạn xâm phạm không gian người khác, đung đưa, nhún nhảy, vỗ vai hay nhìn chằm chằm Còn khơng gian rộng tạo khoảng cách người diễn thuyết với công chúng Để khắc phục, lại phòng để tăng tương tác Sự gần gũi cho phép bạn giao tiếp mắt tốt tạo thêm hội cho người khác phát biểu ý kiến Người Anh không gọi giảng đường “auditorium” mà “lecture theatre” Người châu Âu Mỹ thường bắt đầu thuyết trình cùa với cầu pha trò để tất cười ầm lên, giảm khơng khí căng thẳng, rút ngắn khoảng cách tâm lý diễn giả người nghe Tuy nhiên phong cách thường khơng áp dụng Nhật Người Nhật cho hội thảo, hội nghị, diễn văn v.v việc quan trọng, nghiêm chỉnh Vì pha trò trước bắt đầu thuyết trình Nhật “nguy hiểm” hai lẽ: thính giả hiểu nhầm bạn, cho bạn khơng nghiêm chỉnh; hai thính giả khơng hiểu câu pha trò 19 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH bạn khác văn hóa Khơng có vơ dun pha trò mà người ta khơng cười Khi trình bày, bạn nên ý đến phản hồi cho thấy người nghe gặp khó khăn để hiểu bạn nói Nếu bạn thấy ngập ngừng khuôn mặt khán giả, bạn nên nhắc lại ý trình bày cùa Với vài khán giả, bạn nên khuyến khích phản hồi từ phía họ đặt câu hỏi “Tơi nói rõ chưa ạ?” hay “Tơi giải thích rõ ràng quan điểm chưa ạ?” Tuy nhiên, đặt câu hỏi này, nên ý người nghe từ nhũng văn hóa khác phản ứng khác Hầu hết khán giả Ả Rập, Bắc Mỹ hay Châu Âu trả lời thẳng vào câu trả lời cùa bạn Trong khán già từ châu Á hay Caribê, chí khơng phản ứng Nghệ thuật thuyết trình văn hóa lời nói, văn hóa viết văn hóa điện tử Khi muốn tác động vào lý trí cùa người nghe người nói thường xây dụng lời nói cùa dựa vào yếu tố ngôn ngữ phi nghệ thuật - dạng viết, văn hóa viết; muốn tác động vào tình cảm người nghe người nói thường xây dựng lời nói dựa vào yếu tố ngơn ngữ nghệ thuật dạng nói, văn hóa lời nói “ Văn hố lời n ó r xác định khn mẫu, tồn biện pháp sử dụng ngôn ngữ hoạt động lời nói Trong đời sống thực tế, khơng trường hợp người nói làm hỏng lời nói khơng phải nói sai, kiến nghị nêu khơng hợp lý mà nói khơng lúc, chỗ, không phù hợp với tuổi tác, địa vị, với hoàn cảnh với tâm lý người nghe Như vậy, để đạt mục đích giao tiếp cùa người nói khơng phải sử dụng chuẩn mực ngơn ngữ mà làm chó phát ngơn mỉnh phù hợp với điều kiện giao tiếp 20 chương Tổng quan thuyết trình Trong -văn hố điện tử, văn tự khơng đóng vai trò chính, mà âm thanh, hình ảnh, màu sắc, chuyển động không gian ba chiều dạng cấu trúc phi văn tự đóng vai trò việc truyền đạt tư tưởng Như thấy, từ mẩu quảng cáo, thông tin Internet, sân khấu nghệ thuật, ngày vai trò cùa văn tự yếu đi, nhường lại cho cấu trúc phi văn tự từ đơn giản đến phức tạp; đồng thời, người ngày có khả diễn tả lĩnh hội tư tưởng không cần văn tự 2.2 Đạo đức thuyết trình Mục tiêu thuyết trình thu phản úng mong đợi từ phía người nghe, nhung khơng phải giá Thuyết trình cơng cụ quyền lực, kèm theo trách nhiệm đạo đức nặng nề, lí tường thuyết trình chính1 nhân cách người nói Đạo đức quy đinh vấn đề “đủng” “sai” hoạt động người Chúng ta phải đối mặt với câu hỏi hàng ngày hầu hết lĩnh vực sống Nhà nghiên cứu phải định có nên đánh bóng vài số liệu để cơng trình khoa học trở nên bật khơng, người mua hàng phải nghĩ xem nên làm với số tiền dư người bán trả nhầm, sinh viên phải định có nên báo cáo khơng thấy bạn học gian lận kì thi cuối khóa Câu hỏi đạo đức xuất thuyết trình Diễn giả cần phải người trung thực cống hiến cho điều tốt đẹp xã hội Tuy nhiên, lịch sử, nhiều sức mạnh cùa thuyết trình lại bị lạm dụng, dẫn tới thảm họa khôn lường Không phủ nhận Adolf Hitler nhà thuyết trình tài năng, ơng ta thuyết phục nước Đức theo lí tưởng lãnh đạo Nhưng ơng ta lạm dụng để 21 KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH xây dựng đội quân khát máu, phục vụ lợi ích thân ơng ta Đây chứng sát thực, đòi hỏi sức mạnh cùa thuyết trình phải dẫn dắt trọng đạo đức Cũng giống lĩnh vục khác cùa sống, thuyết trình có chuẩn mực đạo đức Chuẩn mực khơng thể tự động giải hết vấn đề đạo đức nảy sinh cung cấp cho bạn “la bàn” để giúp bạn hướng Thực tế nhũng tình phức tạp, khơng phải lúc có câu trả lời rõ ràng được! Các định đạo đức bạn phải đưa dựa vào giá trị, ý thức nhận biết bạn - sai khơng phải khác Nói khơng có nghĩa định bạn hồn tồn cảm tính Các định thường vào hành động xảy ngược lại với hệ thống hay chuẩn mực đạo đức Những hướng dẫn để thuyết trình có đạo đức Đàm bào nhữns muc đích cùa ban hơp đao đức Trách nhiệm bạn với tư cách người thuyết trình tự hỏi mục đích có hợp đạo đức hay khơng Trong đại chiến giới lần thứ 2, Hitler thuyết phục người Đức để tiến hành chiến hủy diệt Gần đây, ta thấy nhiều trị gia lừa dối lòng tin người dân để thu lợi cá nhân Nhiều nhà truyền đạo thuyết phục tín đồ để góp tiền cho sống xa hoa giáo chù Những ví dụ cho thấy rõ mục tiêu khơng hợp lý chút Điều “thừa” người phân định rõ ràng - sai Thực tế, có nhiều tình xảy mà ranh giới - sai mỏng manh Do đó, việc đặt câu hỏi mục đích thuyết trình hay khơng luôn cần thiết Chuẩn bi cẩn thân cho thuvết trình Hãy thử tính xem: Một người nói dở với thuyết trình 22 chương tơng quan thuyết trình 30 phút lãng phí 30 phút thơi! Nhưng có 200 người nghe, người 30 phút vơ ích tổng số lãng phí lOOh, ngày đêm! Bất lúc bạn đứng trước đám đơng, bạn phải có trách nhiệm - với thân với người nghe - chuẩn bị kĩ Chuẩn bị tốt cho thuyết trinh liên quan đến tất thứ, từ phân tích khán giả đến thiết kế cơng cụ trình chiếu, từ tổ chức ý đến điều chinh giọng trình bày Ngồi ra, xét từ phương diện đạo đức, “ Thuyết trình trách nhiệm thiêng liêng” (Jenkin Lloyd Jones), cần nhận thức đầy đủ chù đề thuyết trình chủ đề thuyết trình bạn ảnh hưởng đến sống cùa người nghe Là diễn giả, bạn phải có trách nhiệm đạo đức xem xét tác động có người nghe đặc biệt, bạn phải chuẩn bị thật tốt để không cung cấp thông tin sai lệch hay đưa lời khun vơ lí Với chủ đề hay đối tượng khán giả nào, bạn phải chuẩn bị nói cùa tốt Tìm kiếm câu chuyện có thực, xem xét tất khía cạnh vấn đề, tìm quan điểm đối lập cung cấp dẫn chứng thực tế Như thế, bạn khơng hồn thành tốt nhiệm vụ thuyết trình mà trờ thành người có trách nhiệm lương tâm Trunọ thưc tronọ nơi dunp tnnh bàv Khơng có quan trọng thuyết trình có đạo đức trung thực Ngun tắc bất thành văn thuyết trình “tói nói đáng tin cậy người nói thật trung thực” Nếu nguyên tắc khơng tồn tại, khơng có tảng giao tiếp, khơng có lí người phải tin người khác nói Một bị phá vỡ, lòng tin người nói người nghe khơng khơi phục Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa ln ln phải nói thực, tồn thực khơng có khác ngồi thực Vì thực tế, có sổ tình điều khơng thể thực 23 KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH Ví dụ, người nói thật khơng hay biết tồn thật, thật tế nhị (hay nguy hiểm) Sự thật bị lấp liếm, “làm đẹp” số liệu, trích dẫn sai thực tế nguồn thơng tin, khái quát nghi ngờ thành kết luận chắn, dựng vài chi tiết thành câu chuyện, trích dẫn trường hạp bất thường thành ví dụ điển hình sử dụng ý kiến chưa kiểm chứng để dẫn giải, ăn cắp ý tưởng (đạo văn) Tất hành động ảnh hường đến tình xác cơng thơng tin trình bày Tránh xúc pham lam dung, ugơn ngữ Khơng gậy gộc làm đau người ta thể xác, lời nói vũ khí lợi hại gây vết thương tinh thần Một nhà tâm lí nói “Danh dự cùa - ta đánh - chịu ảnh hưởng cách người khác gọi ta lời lẽ mà họ dành cho tà” Vì thế, người thuyết trình ln khuyến cáo tránh sử dụng lời lẽ xúc phạm lạm dụng ngôn ngữ Nhũng lời lẽ xúc phạm thường sử dụng với người nghe thường liên quan đến nguồn gốc xuất thân, tơn giáo hay giới tính họ, nhằm nhấn mạnh “hạ đẳng” không đáng đối xử thành viên khác xã hội Sự phân biệt thấy từ ngữ cách nói phân biệt giới Ví dụ, giới thiệu quy định đó, chi có đại từ “anh ta/ ơng ta/ q ngài” nhắc đến, dù thực tế phụ nữ chí chiếm số đơng hoạt động Một số lượng lớn từ khác mang nghĩa kì thị hay định kiến với phụ nữ hay sử dụng “con bé” “kẻ yếu” Do vậy, cần tránh ngôn ngữ “miệt thị” vậy, giới, vị trí xã hội hay tơn giáo Đây khơng vấn đề “chính trị” (cơng xã hội) mà thể hiểu biết người nói nhu tơn trọng người nghe Đặc biệt 24 chương Tổng quan thuyết trình thuyết trình có khả ảnh hường đến đám đơng, định kiến hay nhìn lệch lạc tuyệt đối không xuất hiện, để tránh lan truyền không mong đợi Sự lạm dụng ngôn ngữ nhàm quy kết người đối lập số từ hay cụm từ gây phản ứng, nên ý lời lẽ gay gắt bạn lại phương hại đến quyền phát biểu người đối lập Ví dụ nhà mơi trường học gọi có quan điểm trái lập với bà ta “kẻ thù đời sổng hoang dã”; hay trị gia gọi phe đối lập ià “những kẻ biết đánh thuế chi tiêu” Việc dùng ngôn ngữ với thái độ thiếu thiện chí dành cho nhóm giới tính, dân tộc, tơn giáo khác dù bất hợp pháp lại phi đạo đức Sự tôn trọng ngôn từ không nhấn mạnh đối xử công với nhóm đối tượng “nhạy cảm”, mà đảm bảo quyền tự dân chủ người nói chung Áp dung ÇƠÇnguỵên tắc đao đức Chúng ta quen với người “nói đằng làm neo” Điều dễ có hội xuất với hoạt động túy giao tiếp thuyết trình, đó, việc ứng xử có đạo đức trở nên khó khăn Tuy nhiên, đạo đức lại nguyên tắc hàng đầu mà tất diễn giả phải tôn trọng, sách viết “Có đạo đức phải cư xử đắn thời điểm, không chi lúc thấy cầnr Khi bắt tay vào thuyết trình, bạn có tự đặt câu hỏi “Tơi chọn chủ đề có phù hợp với khán giả không?”, “Những ý triển khai tơi có rõ ràng thuyết phục khơng?”, “Tơi nên diễn đạt ý để nghe hiểu?” Đây câu hỏi kĩ Một bạn trả lời câu hỏi đó, tức bạn cố gắng làm cho thuyết trình cùa giàu thơng 25 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH tin, có tính thuyết phục cao hấp dẫn Tuy nhiên, có lúc bạn phải đối mặt với nhũng định đạo đức Khi tình xuất hiện, bạn đừng đặt sang bên tiếp tục khơng có xảy Bạn phải đặt trách nhiệm đạo đức ngang với đòi hỏi mặt kĩ Những dẫn để lắng nghe có đạo đức Thuyết trình khơng phải hoạt động chiều Người nghe có quy định đạo đức tương ứng Đó là: Lắng, nghe lịch sư chăm Vì người nói có trách nhiệm chuẩn bị cẩn thận thuyết trình, người nghe phải lắng nghe lịch chăm suốt thời gian thuyết trình, đặc biệt lớp Bạn người bạn học môi trường học*tập, bạn giúp đỡ hỗ trợ lẫn Và dù diễn giả chuyên nghiệp đào tạo để đối mặt với khán giả tập trung, có người nghe tích cực để khuyến khích diễn giả trì tự tin đạo đức nghề nghiệp Khi bạn nghe thuyết trình lớp, ý lắng nghe bạn mong đợi từ phía họ Tham dự đầy đủ buổi thuyết trình, đọc tài liệu trước (nếu có) học hỏi từ nói bạn Khi bạn nghe, ý đến phản hồi mà bạn gửi đến cho người nói Ngồi nghiêm chỉnh ghế, trì giao tiếp mắt với người nói, thể ùng hộ khích lệ cùa bạn qua nét mặt Hãy nhớ làm người nghe nghiêm túc đòi hỏi đạo đức thuyết trình Tránh định kiến với người uáỉ Chúng ta biết đến “Đừng trông mặt mà bắt hình dong” Điều thuyết trình Bạn khơng thể đánh giá thuyết trình qua tên gọi, dân tộc, phong cách, hình thức 26 chương Tổng quan thuyết trìníi hay danh tiếng người nói Rào cản lớn việc lắng nghe hiệu kết luận ý kiến người nói trước nghe thuyết trình Đây vấn đề thuộc đạo đức Nấu người nói có trách nhiệm chuẩn bị chi tiết cẩn thận, khán giả phải có nghĩa vụ nghe trọn vẹn họ trình bày trước chấp nhận hay phản bác quan điểm cùa họ Điều khơng có nghĩa bạn phải đồng ý với tất người nói Mục đích bạn lắng nghe cẩn thận ý trình bày, đánh giá lập luận chứng minh cho nội dung đưa nhận xét sáng suốt thuyết trình Đàm bào ỵhát_ biếu ý kiến tư vờ cởi mở Như đề cập, người nói phải tránh sử dụng ngơn từ lăng mạ hay hình thức lạm dụng ngơn ngữ cản trờ tự phát ngôn Ngược lại, người nghe cần tôn trọng quyền nghe (phản hồi) người nói Cũng giống vấn đề đạo đức khác, vấn đề tự phát biểu ý kiến gây nhiều tranh cãi Một số người cho có thơng tin q nhạy cảm, nguy hiểm hay bí mật mà nghĩa vụ dân chúng bưng bít thơng tin vấn đề là, nguời định thơng tin khơng nên tiết lộ hay phản hồi? Ai định người nghe nói người nghe phải im lặng? Cần ý đảm bảo quyền tự trình bày ý kiến khơng có nghĩa ý kiến phải đồng tình với nội dung nói Trái lại, tất ý kiến, kể phản bác hay đối iập khuyến khích phát biểu Dù ý kiến theo chiều hướng nào, điều chắn người nói có quyền (và nghĩa vụ) phải lắng nghe tất phản hồi đó! 27 KỸ NÀNG THUYẾT TRÌNH KV NỒNG THUVấ TRÌNH NHƯ MỘT MƠN HỌC 3.1 Sự cần thiết môn học Kỹ thuyết trình Kỹ giao tiếp có ảnh hưởng tích cục đến mối quan hệ công việc sổng nói chung Kỹ giao tiếp yếu tố mang tính định việc tuyển chọn người quản lý Phát triển kỹ giao tiếp không chi cần thiết sinh viên ngồi ghế nhà trường, mà cần thiết sinh viên bước vào công việc cá nhân tồn xã hội, giúp tụ tin cơng việc, sống Các kỹ giao tiếp bao gồm việc trình bày nói viết, khả làm việc với người khác yếu tố tạo nên thành cơng nghề nghiệp.Thuyết trình công cụ giao tiếp hiệu quả, nhân tố quan trọng góp phần tạo nên thành cơng cá nhân Do vậy, việc nghiên cứu, giảng day học tập mơn học Kỹ thuyết trình biện pháp thiết thực để góp phần trang bị cho sinh viền kỹ cần thiết sinh viên nay: Kỹ giao tiếp 3.2 Mục đích, đổi tượng, phương pháp, nội dung mơn học cách thức học tập mơn học Mục đích mơn học: Môn học Kỹ thuyết trinh nhằm trang bị cho người học kiến thức thuyết trình, đồng thời giúp người học tăng cường kỹ thuyết trình thực tế cơng việc sống cùa Đối tượng mơn học Mơn học Kỹ thuyết trình nghiên cứu: - Những vấn đề tổng quan thuyết trình - Các bước chuẩn bị cho thuyết trình - Trình tự, cách thức tiến hành thuyết trình 20 chương tơng quan tíiuí trìníi - Các kỹ cần sử dụng thuyết trình - Một số gợi ý cho thuyết trình kinh doanh Phương pháp mơn học Trong q trình xây dựng môn học, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp nghiên cứu tổng hợp liên ngành dựa sở phép biện chứng vật kết hợp vói phương pháp lịch sử, phương pháp so sánh - Phương pháp tình kết hợp với phương pháp phân tích, diễn dịch quy nạp Nội dung môn học: Với mục tiêu trên, môn học Kỹ thuyết trình biên soạn thành chương với nội dung sau: Chương 1: Trình bày kiến thức tổng quan thuyết trình khái niệm, đặc điểm, vai trò, hình thức biểu Chương 2: Trình bày tổng quan chuẩn bị thuyết trình chọn chủ đề xác định mục đích, tìm hiểu người nghe, thu thập thơng tin, tư liệu, xây dựng nội dung thuyết trình, luyện tập Chương 3: Trình bày tổng quan tiến hành thuyết trình bao gồm bước lên kế hoạch cho thuyết trình, tạo mối quan hệ, ấn tượng tốt với thính giả, trình bày nội dung thuyết trình, đặt trả lời câu hỏi, đánh giá kết thuyết trình trình bày kỹ cần thiết thuyết trình kiểm sốt lo lẳng, sử dụng ngôn ngữ không lời/ngôn ngữ thể, trao đổi với thính giả Chương 4: Giới thiệu loại thuyết trình thuyết trình cung cấp thơng tin, thuyết trình với mục đích thuyết phục, thuyết trình dịp đặc biệt, thuyết trình nhóm làm sáng tỏ số dạng tình thuyết trình điển hình kinh doanh Phần phụ lục giới thiệu số thuyết trình tiếng 29 KỸ NÀNG THUYẾT TRÌNH Câu hỏi ơn tập Bạn tham gia môn học bắt buộc hay tự lựa chọn? Nếu bạn yêu cầu bắt buộc hồn thành mơn học này, u cầu cụ thể gì? Những kiểu thuyết trình bạn sử dụng lớp, nơi làm việc, hoạt động ngoại khóa hay tổ chức? Kế hoạch cơng việc tương lai bạn gì? Thuyết trình trước đám đơng có quan trọng cơng việc khơng? Quan trọng nào? Những điểm bạn tin mạnh diễn giả? Hãy giải thích cách cụ thể Mục tiêu cần thực để bạn cải thiện kỹ thuyết trình theo học mơn này? Hãy giải thích cách cụ thể 30 chương Tổng tịiiun thuyết trình Bài tập thực hành BẢNG HỎI VÈ THUYẾT TRÌNH CĨ ĐẠO ĐỨC Nội dung Có Khơng Tơi xem xét tất mục tiêu xem chúng có họp đạo đức hay khơng? Ị-| Ị-| Tơi bảo vệ mục tiêu bị nghi vấn thắc mắc khơng? g Ị- Ị Tơi có muốn người khác biết động thực cùa trình bày nói khơng? |-Ị Ị-Ị Tơi có thực đầy đủ trách nhiệm đạo đức chuẩn bị thuyết trình kỹ lưỡng khơng? Ị-Ị g Tơi tìm hiểu nghiên cứu chi tiết chủ đề chuẩn bị cẩn thận để không đưa thông tin sai lệch tới người nghe? Ị- Ị | -Ị Tơi tự tin thuyết trình sản phẩm thân - ngôn ngữ suy nghĩ tôi? g Ị- Ị Tơi có nhắc đến tất nguồn thơng tin tơi trích dẫn sử dụng khơng? | -Ị |~| Bài thuyết trình khơng có nhận định sai lầm hay nhận định chưa kiểm chứng nào? Ị-Ị |-Ị Bài thuyết trình có đưa số liệu dẫn chứng cách cơng bằng, xác khơng? |-j g |- Ị Ị-Ị Ị -Ị Ị -Ị 10 Bài nói có chứa ngun nhân/lí lẽ hợp lí khơng? 11 Nếu thuyết trình sử dụng cơng cụ trình diễn, phương tiện hỗ trợ có phản ảnh 31 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH thực tế khơng? 12 Nếu tơi có sử dụng yếu tố cảm xúc, chúng có thích hợp với chủ đề khơng? □ □ 13 Bài thuyết trình xây dựng sở vững thực tiễn, logic cảm xúc không? □ D 14 Tôi có sử dụng sức mạnh cùa ngơn ngữ cách hợp đạo đức khơng? □ c 15 Tơi có tránh sử dụng ngơn từ lăng mạ hình thức lạm dụng ngôn ngữ khác không? □ c 16 Ngôn ngữ tơi có tơn trọng quyền tự ngơn luận phát biểu ý kiến không? □ c 17 Cuối cùng, tơi có thật cố gắng áp dụng ngun tắc đạo đức thuyết trình khơng? □ c 32 ... khác khơng? Mục đích thuyết trình thuyết phục gì? Sự khác thuyết trình cung cấp thơng tin thuyết trình thuyết phục? Tại nói thuyết trình thuyết phục gặp nhiều trở ngại thuyết trình cung cấp thơng... Giới thiệu loại thuyết trình thuyết trình cung cấp thơng tin, thuyết trình với mục đích thuyết phục, thuyết trình dịp đặc biệt, thuyết trình nhóm làm sáng tỏ số dạng tình thuyết trình điển hình... dụng kỹ thuyết phục Chương 4: Trình bày số loại thuyêt trình như: Bài thuyết trình cung cấp thơng tin; Bài thuyết trình với mục đích thuyết phục; Bài thuyết trìn h dịp đặc biệt; Thuyết trình