Tài liệu Word

Tài liệu Microsoft Word 2003 Bài 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD I. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH 1. Khởi động chương trình Có nhiều cách để khởi động Word, nhưng ở đây chúng tôi chỉ xin giới thiệu 2 cách cơ bản là: Cách 1: (đối với Office 2000 trở xuống) Bấm chuột vào nút lệnh Start ở góc dưới bên trái màn hình  Program  Microsoft Word. (đối với Office 2000 trở lên) Bấm chuột vào nút lệnh Start ở góc dưới bên trái màn hình  Program  Microsoft Office  Microsoft Word. Cách 2. Khởi động từ những lối tắt (Shortcut) trên màn hình, bao gồm các nút trên thanh công cụ của MS Office và trên màn hình nền (Desktop). Cụ thể là bấm vào nút chữ W trên thanh công cụ, hoặc bấm kép chuột vào biểu tượng trên màn hình nền. 2. Thoát khỏi chương trình Cách 1: Bấm vào nút Close  ở góc trên bên phải của cửa sổ Word. Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 (Giữ phím Alt và nhấn phím F4) Cách 3: Nhắp chuột vào Menu File  Exit. Chú ý. Nếu trước khi thoát mà chưa lưu lại những thay đổi của tài liệu (Document), Word sẽ xuất hiện hộp thoại: Nút Yes: nếu muốn lưu lại những thay đổi của Document1. Nút No: nếu không muốn lưu lại những thay đổi của Document1. Chương trình sẽ thoát. Nút Cancel: nếu muốn huỷ bỏ thao tác đang thực hiện. II. GIAO DIỆN MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA MS WORD Khi khởi động thành công, giao diện MS Word sẽ như hình dưới đây: - Menu Bar: thanh trình đơn, chứa các nhóm lệnh ứng với từng tác vụ. Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [1] Tài liệu Microsoft Word 2003 - Standard Toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa các nút lệnh thực thi các tác vụ. Mỗi nút lệnh tương ứng với từng tác vụ. Ví dụ: nút để mở một tài liệu mới. Nút để mở một tài liệu Word đã có. Nút để ghi lại tập tin đang soạn thảo. - Formating Toolbar: thanh công cụ chứa các nút lệnh hoặc các hộp định dạng. Vùng soạn thảo là vùng để nhập văn bản. Văn bản được nhập từ vị trí con trỏ nháy (Insert Point) sang bên phải. Con trỏ nháy là 1 đoạn thẳng màu đen nhấp nháy trên vùng soạn thảo văn bản. Nó xác định vị trí nhập thông tin vào vùng văn bản. Ban đầu, con trỏ nháy xuất hiện ngay đầu vùng soạn thảo. III. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 1. Maximize Window (phóng đại cửa sổ làm việc) Nếu chưa phóng đại cửa sổ, hãy nhắp chuột vào nút  (Maximize), bên trái nút  (Close) của cửa sổ chương trình. 2. Lựa chọn chế độ quan sát Phía dưới cửa sổ văn bản, trên thanh Drawing là thanh cuộn ngang. Đầu bên trái của thanh này có năm nút dùng để quan sát văn bản dưới các dạng khác nhau, lần lượt là: Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [2] Tài liệu Microsoft Word 2003 Normal View: văn bản được hiện dưới dạng bình thường (dạng nháp, không có lề, không có trang rõ ràng). Web Layout View: văn bản được hiện theo kiểu trang web. Print Layout View: văn bản được hiện y hệt các trang in trên giấy (dạng mặc định, có các lề và các trang rõ ràng). Outline View: văn bản được hiện theo dạng cấu trúc phân cấp. • Reading Layot: văn bản hiển thị ở trạng thái đọc, các thanh công cụ bị ẩn đi. Hoặc có thể chọn các chế độ này bằng cách nhắp chuột vào Menu View, chọn chế độ hiển thị. 3. Bật, tắt các thanh công cụ  Nhắp chuột vào Menu View Toolbars, xuất hiện danh sách liệt kê các thanh công cụ. Muốn ẩn / hiện thanh công cụ nào thị nhắp chọn tên thanh đó. Có thể gọi danh sách các thanh công cụ bằng việc bấm chuột phải vào môt thanh công cụ đang hiện trên màn hình. (Riêng thanh Drawing có thể ẩn / hiện bẳng cách bấm chuột vào nút trên thanh công cụ chuẩn).  Ẩn / hiện các thanh thước: Vào Menu View  Ruler. 4. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ khung nhìn tài liệu Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to / thu nhỏ hoặc có thể gõ trực tiếp con số vào ô và nhấn Enter (không phải gõ %). Hoặc vào Menu View  Zoom. Chọn chế độ quan sát thích hợp. 5. Ẩn/hiện các nút chức năng trên thanh công cụ Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [3] Tài liệu Microsoft Word 2003 Nhấn chuột vào mũi tên More Button ở góc phải ngoài cùng thanh công cụ mà bạn cần ẩn hiện các nút chức năng, sau đó di chuột vào ô Add or Remove Button, xuất hiện danh sách liệt kê các nút chức năng. Nút lênh nào đã được hiển thị sẽ có dấu chọn ở bên trái. Nếu muốn hiện nút nào thì nhắp chuột vào bên trái của nút đó. IV. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU 1. Tạo một tài liệu mới Trong quá trình soạn thảo, ta có thể tạo mới tài liệu bằng 1 trong 3 cách sau: Cách 1: Nhấn nút New trên thanh công cụ chuẩn Cách 2: Chọn thực đơn lệnh File  New. Một hộp thoại có tên New hiện ra. Chọn nút Blank Document, sau đó nhấn nút OK. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N. 2. Lưu tài liệu Sau khi nhập được một đoạn văn bản ngắn (hoặc có thể lưu ngay sau khi tạo lập), ta nên lưu văn bản thành một tệp trên đĩa cứng, nhằm mục đích sau này có thể sử dụng lại. Có thể lưu văn bản bằng một trong hai cách Cách 1: Nhấn vào nút (Save) trên thanh công cụ chuẩn (hình chiếc đĩa mềm) Cách 2: Từ thanh thực đơn, chọn File  Save (Hoặc chọn Save as) Cả hai cách đều làm xuất hiện hộp thoại Save as vì đây là văn bản mới, chưa được lưu lần nào. Hộp thoại yêu cầu đặt tên cho tệp văn bản cần lưu và chọn nơi cất giữ tài liệu (xem hình vẽ ở trang bên). - Chọn nơi cất giữ tài liệu trong khung Save in, hoặc có thể bấm trực tiếp vào các nút ở bên trái của hộp thoại. - Nhập tên cho tệp tên cần lưu trong ô Filename, sau đó nhấn nút Save. Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [4] Tài liệu Microsoft Word 2003  Chú ý: theo kinh nghiệm soạn thảo, chúng ta không nên soạn thảo xong mới lưu văn bản. Lý do rất đơn giản là lúc đang soạn thảo bất ngờ có thể xảy ra nhiều sự cố (mất điện…) chúng ta sẽ mất văn bản và không có cách nào khác là phải làm lại từ đầu. Một cách thông minh là chúng ta hãy lưu văn bản khi mới soạn thảo, sau đó thỉnh thoảng lại nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. 3. Mở một tài liệu đã có - Nhấn vào biểu tượng Open có dạng nằm trên thanh công cụ chuẩn, hoặc - Chọn File  Open, hoặc - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O Cả ba cách này đều xuất hiện hộp thoại Open, cho phép ta chọn nơi đã cất giữ và chọn tệp tin cần mở. Tại hộp thoại này, ta thực hiện 2 công việc sau: - Tìm thư mục chứa tệp tin cần mở. Có thể sử dụng nhiều cách:  Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào mũi tên trỏ xuống bên phải hộp Look in để chuyển đến các thư mục lớn của Hệ điều hành.  Nhắp nút Up : chuyển về thư mục mẹ của thư mục hiện hành. Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [5] Tài liệu Microsoft Word 2003  Dùng các biểu tượng: History, My Document, Desktop, Favorites… nhắp vào các biểu tượng này để chuyển sang thư mục tương ứng. Lưu ý các tệp tài liệu của Word có đuôi mở rộng là .doc. - Tìm tệp văn bản có trong thư mục. Chọn tệp văn bản cần mở, sau đó nhấn nút Open trên hộp thoại.  Chú ý: - Để mở đồng thời nhiều tài liệu, chúng ta thực hiện:  Mở nhiều tệp nằm kề nhau bằng cách nhắp chọn tệp đầu tiên, giữ phím Shift và nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách. Chọn nhiều tệp không kề nhau bằng cách nhắp chọn tệp đầu tiên, giữ phím Ctrl rồi lần lượt nhắp chọn các tệp còn lại cần mở.  Nhấn nút Open để mở các tệp đã chọn. - Nếu như quên mất nơi lưu trữ một văn bản nào đó, chúng ta có thể sử dụng công cụ Search của Hệ điều hành Window để tìm ra thư mục hoặc tệp tin cần dùng. 4. Di chuyển giữa các tài liệu đang mở MS – Word cho phép bạn mở và soạn thảo nhiểu tài liệu cùng một lúc. Mỗi tài liệu được mở và hiển thị trên một cửa sổ riêng. Khi tài liệu được mở, thông thường chúng ở dạng cực đại nên các tài liệu khác có thể bị che khuất. Để di chuyển giữa các tài liệu đang mở, chúng ta thực hiện thao tác:  Mở thực đơn lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu đang mở.  Nhắp chọn tên tệp tài liệu cần di chuyển đến.  Chú ý: Chúng ta có thể di chuyển đến tệp tài liệu cần mở bằng cách nhắp chuột vào nút chứa tên tài liệu nằm dưới thanh tác vục của Window. 5. Đóng tài liệu - Để đóng tài liệu, chúng ta có thể thực hiện một trong những cách sau:  Từ thanh thực đơn, vào File  Close, hoặc  Nhấn tổ hợp phím Ctrl + W  Nhắp vào nút ở đầu mút bên phải của thanh thực đơn. Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [6] Tài liệu Microsoft Word 2003  Chú ý: Nếu có nhiều tài liệu đang mở và muốn đóng tất cả các tài liệu này thì ta nhấn phím Shift rồi vào Menu File  Close All Khi đóng tài liệu, chương trình sẽ hỏi bạn có muốn lưu tài liệu chuẩn bị đóng không. Cách xử lý với thông báo này đã giới thiệu trong mục thoát chương trình. Nếu tính từ lần lưu cuối cùng mà tài liệu không có gì thay đổi thì chương trình không xuất hiện thông báo này mà sẽ đóng luôn tài liệu.  Bài tập tổng hợp. 1. Khởi động MS – Word, soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng và lưu vào thư mục My Document. 2. Mở một tài liệu mới thứ hai, quan sát tên mặc định mà MS – Word tự đặt. 3. Tìm và mở một tài liệu bất kỳ đã có trên máy đang thực hành. 4. Mở và soạn thảo nhiều tài liệu cùng một lúc, chuyển đổi giữa các tài liệu. 5. Ẩn hiện các thanh công cụ, các nút trên thanh công cụ. 6. Đóng mà không lưu tài liệu. Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [7] Tài liệu Microsoft Word 2003 Bài 2: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN KHI SOẠN THẢO I. VẤN ĐỀ TIẾNG VIỆT Để gõ được chữ tiếng Việt có dấu, máy tính phải cài Font chữ tiếng Việt. Các bộ mã Font tiếng Việt thường gặp là:  Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993, thường được dùng ở các tỉnh phía Bắc. Các Font thiết kế kèm theo đối với chữ thường là: .VnArial, .VnTime… , các Font dùng cho chữ hoa là: .VnArialH, .VnTimeH…  Bộ mã Font VNI, do công ty Vietnam International (USA) phát triển, thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và nước ngoài. Các bộ Font đi kèm như: VNI – Time…  Bộ mã tiếng Việt 16 bit TCVN 6909 là bộ mã theo tiêu chuẩn Unicode, đã được ban hành như chuẩn quốc gia, được Chính phủ quyết định sử dụng trong khối Hành chính Nhà nước. Bộ Font chữ Unicode có sẵn trong Window. Ví dụ như: Time News Roman, Arial, Tahoma… Vì thế, trong chương trình học này, chúng tôi xin giới thiệu và hướng dẫn bằng bộ mã Unicode, với phần mềm thông dụng là Vietkey. 1. Khởi động Vietkey Cũng như khởi động MS Word, có nhiều cách để khởi động Vietkey. Cách 1: Vào Start  Program  Vietkey2000  Vietkey2000 Cách 2: Nhấn đúp vào biểu tượng Vietkey trên màn hình nền. Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [8] Tài liệu Microsoft Word 2003 Giao diện chương trình hiện ra cho phép thiết lập môi trường làm việc. Chúng ta cần quan tâm đến hai thẻ (Tag) chức năng là: Kiểu gõ và Bảng mã. Nhấn nút Task Bar để thu gọn chương trình Vietkey thành một biểu tượng nhỏ nằm dưới khay hệ thống. Để chuyển đổi chế độ nhập văn bản tiếng Việt và tiếng Anh, chúng ta nhấn chuột phải vào biểu tượng chương trình nằm dưới khay hệ thống. Chọn chế độ nhập cần thiết (tiếng Việt hoặc tiếng Anh) 2. Cách gõ chữ tiếng Việt có dấu Có hai kiểu gõ tiếng Việt là kiểu gõ Telex và VNI. Bảng dưới đây sẽ chỉ rõ cách gõ các phím để được các chữ và dấu tiếng Việt: Chữ hoặc dấu tiếng Việt phải gõ Kiểu gõ Telex phải gõ các phím Kiểu gõ VNI phải gõ các phím â aa a và số 6 ă aw a và số 8 đ dd d và số 9 ê ee e và số 6 ô oo o và số 6 ơ ow hoặc [ o và số 7 ư uw hoặc ] u và số 7 dấu sắc s 1 dấu huyền f 2 dấu hỏi r 3 dấu ngã x 4 dấu nặng j 5 dấu của chữ ư, ơ w 7 khử dấu z 0 Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [9] Tài liệu Microsoft Word 2003 Thực hành: Gõ dòng chữ “Không có việc gì khó, chỉ sợ lòng không bền.” bằng kiểu gõ Telex.  Chú ý: Khi soạn thảo nên cố gắng sử dụng nhiều nhiều ngón tay để gõ. Ban đầu tuy có chậm, song rất có lợi khi đã soạn thảo quen, tốc độ soạn thảo nhanh hơn rất nhiều so với gõ mổ cò từng ngón một. II. LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN 1. Một số quy tắc cơ bản khi nhập văn bản  Viết chữ hoa: Chú ý viết chữ hoa đầu câu và các danh từ riêng bằng cách giữ phím Shift và nhấn phím của chữ cần viết hoa. Nếu viết hoa cả câu thì nhấn phím Caps Lock (đối với bảng mã Unicode) rồi nhập bình thường, đối với bảng mã TCVN3 thì nhập bình thường sau đó định dạng bằng Font chữ hoa.  Nhập dấu câu: tất cả các dấu câu đều đi liền với từ ngay trước nó, riêng dấu nháy đơn, mở nháy kép, mở móc được nhập liền với ký tự đi sau nó. Sau dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy cần có một dấu cách, như vậy văn bản mới dễ đọc và đẹp hơn khi định dạng.  Nhập nhanh văn bản trước khi làm đẹp: giai đoạn đầu tiên là nhập nhanh văn bản (nhập thô, không định dạng). Yêu cầu nhập chính xác, cả nội dung và chính tả. Sau đó là giai đoạn định dạng. Như thế sẽ làm tăng hiệu quả soạn thảo. Thực hành: Nhập và định dạng phần văn bản sau: “Làm sao kiếm được nhiều tiền? Làm sao kiếm được tên miền thật ngon? Làm sao giấc ngủ cho tròn? Làm sao khi chết vẫn còn lưu danh? Làm sao để tiền bóng banh? Làm sao để nó nhanh nhanh sinh lời? 2. Các phím thường dùng khi soạn thảo a) Di chuyển con trỏ:  Bốn phím mũi tên: Lên, Xuống, Trái, Phải: dùng để di chuyển con trỏ nhập văn bản lên trên, xuống dưới vị trí con trỏ hiện hành một hàng, sang trái, sang phải vị trí con trỏ hiện hành một ký tự.  Enter: xuống hàng và kết thúc đoạn văn bản đang nhập.  Ctrl + Enter: kết thúc trang, đưa con trỏ sang đầu trang mới. Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [10] [...].. .Tài liệu Microsoft Word 2003 Home: đưa con trỏ về đầu hàng con trỏ đang đứng  End: đưa con trỏ về cuối hàng con trỏ đang đứng  Ctrl + Home: đưa con trỏ nhập về vị trí đấu tiên của tài liệu  Ctrl + End: đưa con trỏ nhập về vị trí cuối cùng của tài liệu  Page Up: đưa con trỏ lên một trang màn hình  Page Down: đưa con trỏ lên một trang màn hình  Ctrl+ Page Up: đưa con trỏ lên đầu một trang tài liệu. .. tại nơi cần chèn đối tượng Các đối tượng được chèn vào đều được gọi từ thực đơn lệnh Insert 1 Chèn hình ảnh vào tài liệu  Chèn hình ảnh có sẵn của Word: từ Insert chọn Picture / Clip Art… Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988 12 28 29 [30] Tài liệu Microsoft Word 2003 MS Word nhóm các hình vẽ theo chủ đề Nhấn chuột vào chủ đề cần chọn để tìm các ảnh cần đưa chèn vào văn bản  Chèn... file Word, hộp thoại Insert Picture cho phép lựa chọn file ảnh sau đó nhấn nút Insert để chèn ảnh vào văn bản 2 Tạo chữ nghệ thuật (Word Art)  Vào Insert  chọn Picture  WordArt…chọn mẫu chữ nghệ thuật trong hộp thoại WordArt Gallary /OK  xuất hiện hộp thoại Edit WordArt Text để nhập chữ cần tạo nghệ thuật Chọn Font, kích cỡ, kiểu chữ trong hộp thoại này  Sau khi chèn chữ nghệ thuật vào tài liệu, ... của tài liệu cần dán  Thực hiện dán nội dung vào tài liệu bằng lệnh Paste 4 Di chuyển văn bản  Chọn khối văn bản cần sao chép  Nhấn nút Cut có hình trên thanh công cụ chuẩn, hoặc vào thực đơn lệnh Edit, chọn lệnh Cut  Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần dán nội dung  Thực hiện lệnh dán như đã giới thiệu Các phím tắt  Lệnh sao chép văn bản sau khi đã chọn (Copy): Ctrl + C  Lệnh cắt dữ liệu. ..  Lệnh cắt dữ liệu (Cut): Ctrl + X  Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988 12 28 29 [12] Tài liệu Microsoft Word 2003 Lệnh dán dữ liệu (Paste): Ctrl + V  Chú ý: Việc dán nội dung có thể được thực hiện nhiều lần vì nguyên tắc hoạt động của thao tác sao chép, cắt văn bản của MS Word là sử dụng một vùng nhớ trung gian gọi là Clipboard Tuỳ vào từng phiên bản của Office mà vùng nhớ đệm... Sao chép văn bản  Sao chép văn bản trên cùng một tài liệu đang mở  Chọn khối văn bản cần sao chép Nhấn nút Copy có hình trên thanh công cụ chuẩn, hoặc vào thực đơn lệnh Edit, chọn lệnh Copy  Di chuyển con trỏ đến vị trí cần dán nội dung  Nhấn nút Paste trên thanh công cụ, hoặc vào thực đơn lệnh Edit, chọn lệnh Paste  Sao chép văn bản trên nhiều tài liệu đang mở  Chọn khối văn bản cần sao chép ... and Split Cells) STT Họ và tên 1 Nguyễn Văn Ban 2 3 4 Vũ Trọng Tuyên Phan Ngọc Hà Vũ Hồng Thuý Điểm thi Excel Word 9.5 Điểm TB 7.0 8.5 9.0  Nhập ô: Chọn các gần nhau để kết nối Vào Menu Table  Merge Cells Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988 12 28 29 [28] Tài liệu Microsoft Word 2003  Tách ô: Đặt con trỏ chuột vào ô cần tách Vào Table  Split Cells  xuất hiện hộp thoại Nhập số cột... chữ bằng các nút trên thanh công cụ WordArt [1] chèn chữ nghệ thuật mới [2] thay đổi nội dung chữ nghệ thuật [3] thay đổi mẫu chữ nghệ thuật [4] thay đổi màu chữ [5] thay đổi kiểu dáng, đường nét của dòng chữ [6] xác định vị trí tương đối của chữ nghệ thuật với nội dung văn bản Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988 12 28 29 [31] Tài liệu Microsoft Word 2003 [7] bật/tắt chế độ chữ thường... Thay đổi nền của văn bản  Vào menu Format  Border and Shading  xuất hiện hộp thoại Border and Shading Chọn thẻ Shading Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988 12 28 29 [16] Tài liệu Microsoft Word 2003  Chọn màu nền cho văn bản trong phần Fill/ Nhấn nút OK  Nếu không muốn chọn màu nền thì nhấn vào ô No Fill / OK 6 Các định dạng khác của hộp thoại Font  Thẻ Font Hộp thoại Font là... trỏ tại vị trí bất kỳ của đoạn văn bản cần tạo chữ hoa đầu đoạn  Vào Menu Format  Drop Cap  xuất hiện hộp thoại Drop Cap Nguyễn Văn Ban Email: nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988 12 28 29 [17] Tài liệu Microsoft Word 2003  Chọn kiểu chữ:  Dropped: chữ cái được căn lề giống các từ còn lại trong đoạn (xem hình)  In margin: chữ đầu đoạn nằm ngoài lề  Chọn Font chữ trong mục Font  Line to drop: chữ . các tài liệu đang mở MS – Word cho phép bạn mở và soạn thảo nhiểu tài liệu cùng một lúc. Mỗi tài liệu được mở và hiển thị trên một cửa sổ riêng. Khi tài liệu. nguyenvanban@gmail.com Tel: 0988. 12 28 29 [6] Tài liệu Microsoft Word 2003  Chú ý: Nếu có nhiều tài liệu đang mở và muốn đóng tất cả các tài liệu này thì ta nhấn phím Shift