MỤC LỤC
Nhấn nút Copy có hình trên thanh công cụ chuẩn, hoặc vào thực đơn lệnh Edit, chọn lệnh Copy. Nhấn nút Paste trên thanh công cụ, hoặc vào thực đơn lệnh Edit, chọn lệnh Paste.
Chú ý: Việc dán nội dung có thể được thực hiện nhiều lần vì nguyên tắc hoạt động của thao tác sao chép, cắt văn bản của MS Word là sử dụng một vùng nhớ trung gian gọi là Clipboard. Tuỳ vào từng phiên bản của Office mà vùng nhớ đệm có thể lưu trữ số lượng các loại văn bản đã sao chép, cắt khác nhau. Khi nhấn nút Paste, nội dung văn bản được đưa vào tài liệu nhưng bản sao vẫn đang còn lưu trong Clipboard.
Các tên Font sẽ hiện ra, muốn chọn Font nào ta chỉ việc bấm chuột vào tên Font đó. (Có thể thực hiện thao tác này bằng việc nhấn chuột phải vào khối văn bản đã chọn, sau đó chọn Font, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + D). Sau khi được đánh dấu chọn, phần văn bản đó sẽ có màu nền là màu đã chọn trong Highlight.
Để trở về trạng thái soạn thảo bình thường, nhấn chuột lại vào nút Highligt, hoặc nhấn phím Ecs. Hộp thoại Font là nơi cung cấp đầy đủ nhất các công cụ định dạng ký tự mà không được hiển thị trên thanh công cụ. Mục Spacing: cho phép thay đổi khoảng cách giữa các ký tự từ bình thường (Normal) thành thưa hơn (Expanded) hay mau hơn (Condensed).
Line to drop: chữ cái đầu đoạn sẽ có chiều cao tương ứng với số dòng trong mục này. Tạo chỉ số dưới: thay vì nhấn ba phím như cách tạo chỉ số trên, ta chỉ cần nhấn hai phím Ctrl + =, và trở về trạng thái bình thường thì nhấn hai phím này. Mục đích: thay vì phải thực hiện từng thao tác định dạng, ta có thể thực hiện việc sao chép tất cả những định dạng đã sử dụng cho một khối văn bản nào đó và dùng nó để định dạng cho khối văn bản thứ hai.
Nhấn chuột vào nút Format Painter trên thanh công cụ Standard, khi đó, con trỏ chuột sẽ có dạng. Trong trường hợp muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần, áp dụng cho nhiều đoạn văn bản khác nhau thì phải nhấn đúp chuột vào nút Format Painter. Kết thúc, nhấn chuột trái vào nút Format Painter một lần nữa hoặc nhấn phím Esc để trở về trạng thái soạn thảo.
Mục Before và After là độ giãn cách giữa đoạn đang chứa con trỏ đến đoạn trước và đoạn sau của nó. Thực hiện lại từ bước thứ hai nếu muốn thiết lập thêm một Tab, còn không thì nhấn nút OK. Chú ý: Có thể di chuyển hoặc xoá dấu Tab đã có bằng cách sử dụng hộp thoại Tab thoặc thao tác trực tiếp với chúng trên thanh thước ngang.
Để di chuyển: nhấn chuột vào ký hiệu Tab trên thanh thước ngang và kéo sang trái (phải) tới vị trí mong muốn. Trong cửa sổ định dạng Tab, chọn vị trí Tab cần xoá rồi nhấn nút Clear, hoặc nhấn nút Clear All nếu muốn xoá tất cả các Tab đã thiết lập. Trên thanh công cụ định dạng, nhấn nút Bullets để tạo danh sách liệt kê bằng ký tự đầu dòng.
Nhấn phím Enter hai lần hoặc nhấn lại nút Bullets để kết thúc danh sách hoặc xoá bỏ ký tự đầu dòng ở đầu dòng mới. MS Word sẽ tạo ra một mục mới chưa có nội dung và đánh lại số (nếu đó là kiểu liệt kê số). Nhấn vào nút chức năng tương ứng Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ, hoặc trong hộp thoại.
Nhấn chọn một trong các kiểu có sẵn để áp dụng hoặc nhấn vào nút Customize… xuất hiện hộp thoại Customize Bulleted List. Tạo các danh sách con hay thay đổi mức của các phần tử trong danh sách bằng cách nhấn phím Tab (thêm một cấp độ) hoặc Shift + Tab (giảm đi một cấp độ). Có thể nhấn chuột vào nút Increase Indent hoặc Decrease Indent trên thanh công cụ định dạng tương ứng với việc nhấn phím Tab và Shift + Tab.
Đưa chuột đến lề trái (đỉnh) của hàng (cột) cần chọn, khi con trỏ có hình mũi tên quay sang phải (trỏ xuống) thì nhấn chuột trái. Nếu muốn chọn nhiều hàng (cột) thì giữ và kéo phím chuột đến những hàng (cột) cần chọn. Thêm và xoá ô (Cells): Thao tác thêm và xoá ô cũng tương tự như thao tác thêm và xoá hàng (cột).
Chỉ khác là trước khi thực hiện, MS – Word hiển thị hộp xác định cách thức dịch chuyển những ô khác trong bảng. Thao tác thêm ô, hàng, cột có thể thực hiện bằng nút trên thanh công cụ chuẩn sau khi đã chọn. Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột đến đường kẻ bên phải của cột (hoặc đường kẻ dưới của hàng) cần di chuyển, đến khi con trỏ chuột có dạng như hình bên.
Nhấn chuột trái, giữ và kéo sang trái hoặc phải để thay đổi độ rộng của cột (hoặc kéo lên trên, xuống dưới nếu muốn thay đổi chiều cao của hàng). Khi con trỏ chuột có dạng như hình trên thì nhấn giữ phím chuột trái, kéo để điều kích thước của cột, hàng cần thay đổi. Nhấn giữ phím Alt kết hợp với kéo chuột trên thanh thước để biết chính xác kích thước của hàng, cột đang thay đổi.
Tách bảng: Đặt chuột tại hàng đầu tiên của bảng mới (sẽ được tách ra). Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders [1] khi bấm vào nút này, con trỏ. Bấm nút số [11] trên thanh Tables and Borders; (hoặc bấm chuột phải vào vùng ô đã.
Giống như hộp thoại Open để mở các file Word, hộp thoại Insert Picture cho phép lựa chọn file ảnh sau đó nhấn nút Insert để chèn ảnh vào. Vào Insert chọn Picture WordArt…chọn mẫu chữ nghệ thuật trong hộp thoại WordArt Gallary /OK xuất hiện hộp thoại Edit WordArt Text để nhập chữ cần tạo nghệ thuật. Sau khi chèn chữ nghệ thuật vào tài liệu, có thể thay đổi thuộc tính, màu sắc, kiểu dáng… của chữ bằng các nút trên thanh công cụ WordArt.
Từ Insert / Picture / AutoShapess xuất hiện thanh công AutoShapes (có thể làm hiện thanh công cụ này như cách gọi thông thường). Vào Menu Insert chọn Equation Editor (yêu cầu phải cài đặt phần này trước) sẽ xuất hiện màn hình mới. Thay đổi kích thước của đối tượng: để thay đổi kích thước, đối với tất cả các đối tượng chèn vào văn bản đã nêu trong mục này, ta nhắp chuột trái vào đối tượng.
Nếu muốn thay đổi kiểu mũi tên (từ đường kẻ thành mũi tên và ngược lại) thì bấm vào nút [18] Arrow Style. Nhấn vào nút [13] Fill Color hoặc [14] Line Color để chọn màu nền hoặc màu cho đường nét của đối tượng. Muốn nhóm các đối tượng thành một nhóm (Group), trước tiên ta nhắp chuột vào nút [2] Select Object trên thanh Drawing.
Chọn Format Picture (đối với hình ảnh), Format Object (đối với hình học) hoặc Format WordArt (đối với chữ nghệ thuật). Các thao tác di chuyển, sao chép, cắt dán và xoá đối tượng đều được thực hiện như đối với văn bản thông thường. Riêng đối với thao tác sao chép (copy) có thể thực hiện nhanh như sau: Chọn đối tượng cần sao chép, giữ phím Ctrl, con trỏ chuột có thêm dấu cộng (+), sau đó dùng chuột kéo đối tượng đó ra vị trí khác.
Trong mục Position trọn vị trí hiển thị trang ở đầu trang (Top of page) hoặc ở cuối trang (Bottom of page). Mục Apply to: áp dụng cho toàn bộ tài liệu hay chỉ áp dụng từ trang hiện hành trở đi. • Thẻ Layout: trong mục Header and Footer, xác định kích cỡ cho tiêu đề đầu và tiêu đề cuối.
Tuỳ chọn sự khác nhau giữa tiêu đề của trang chẵn và lẻ (Different odd and event) hoặc giữa trang đầu tiên và các trang còn lại (Different first page). Sau khi soạn và định dạng xong văn bản, các trang, chúng ta nên kiểm tra lại lần cuối trước khi in. Trong cửa sổ này, ngoài thanh thực đơn như cửa sổ chính, chỉ xuất hiện thanh Print Preview.
Việc sử dụng biểu tượng Print trên thanh công cụ Word sẽ in ngay toàn bộ số trang của tài liệu mà không yêu cầu chúng ta thiết lập gì. - Current page: in trang hiện hành (đang chứa con trỏ) - Selection: chỉ in phần văn bản đang được chọn (bôi đen). Nếu các trang in liên tiếp nhau thì nhập số của trang in đầu, nhập dấu – và nhập số trang cuối.
Nếu các trang in không liên tiếp nhau thì nhập số của trang cần in cách nhau dấu phảy (“,”). Ngược lại, máy sẽ in từng trang, với số bản in đã chỉ định, sau đó mới in trang tiếp theo. Cuối cùng, sau khi hoàn tất các thiết lập, nhấn nút OK để máy in thực hiện việc in văn bản.