Tài liệu nghề tin học văn phòng lớp 11
Buổi 5 - GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD 1.1 GIỚI THIỆU VỀ MS WORD Microsoft Word là một phần mềm soạn thảo văn bản trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft, cung cấp nhiều lệnh, nhiều đặc tính như quản lý đồ họa, tạo bố cục, tính toán số liệu trong bảng tính, tạo danh sách thư tín, sắp xếp danh sách và quản lý file … giúp ta xử lý văn bản một cách hiệu quả. 1.2 KHỞI ĐỘNG – THOÁT MS WORD 1.2.1 Khởi động Để khởi động MICROSOFT WORD, có nhiều cách: - Chọn Start / Programs / Microsoft Word - Click chuột vào biểu tượng Word trên Desktop (nếu có) - Click biểu tượng trên thanh Shotcut Bar. 1.2.2 Thoát Các cách thoát: - Chọn menu File / Exit - Nhấn phím Atl + F4 - Click vào nút ở góc trên bên phải của màn hình. - Double click vào biểu tượng ở góc trên bên trái của màn hình. • Lưu ý: Nên lưu lại văn bản trước khi thoát, nếu không Microsoft Word sẽ có thông báo như sau: Hình1 1- Thông báo khi thoát khỏi MS Word mà chưa lưu • Yes: lưu tập tin. • No: không lưu tập tin. • Cancel: hủy lệnh thoát 1.3 TẠO MỚI – MỞ VÀ LƯU VĂN BẢN 1.3.1 Tạo mới một văn bản − Khi khởi động Word, một cửa sổ văn bản mới sẽ được mở. Đây là một màn hình trống giống như trang giấy trắng trong vở. 1 Hình 2 - Màn hình MicroSoft Word - Màn hình này là trang đầu tiên của văn bản, là nơi mà bạn bắt đầu gõ văn bản. Khi trang đầu tiên đầy, Word sẽ tự động tạo ra trang kế. Văn bản có thể có nhiều trang tùy ý. - Word tự động định sẵn một số thông số chính trên các biên giấy, font chữ, cỡ chữ, khoảng cách giữa các dòng, vị trí các dấu Tab, kích thước trang và các thông số khác. Do vậy, bạn có thể gõ văn bản ngay mà không cần làm các thao tác định dạng nếu không muốn thay đổi các thông số mặc định. Chú ý rằng bạn phải nhấn phím Enter khi muốn xuống dòng. - Trong Word, nhờ vào cơ chế Word - wrap, khi nội dung gõ đã gặp biên phải thì sẽ tự động xuống dòng. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng phím Enter để: Kết thúc dòng Kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph) Tạo một dòng trống - Trong trường hợp cần tạo một văn bản mới khác trong WORD, bạn có thể thực hiện theo một trong những cách như sau: − Cách 1: Chọn menu File/New − Trong hộp thoại New Doccument, chọn Blank Document: 2 Hình 3- Tạo văn bản mới − Cách 2: Nhấp biểu tượng trên thanh công cụ. − Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N − Cách 4: Tạo mới văn bản theo mẫu có sẵn bằng cách chọn menu File/New, trong hộp thư thoại New from Template – chọn Genneral Templates – chọn mẫu văn bản cần tạo. Sau đó chọn Blank Document trong hộp thư thoại New. 1.3.2 Mở một văn bản đã có - Chọn menu File / Open, hoặc nhấp biểu tượng trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. - Trong hộp thoại Open, chọn tên tập tin muốn mở, rồi nhấp nút Open. Hình 4- Mở tài liệu Word đã có 3 1.3.3 Lưu văn bản - Chọn menu File/Save hoặc nhấp biểu tượng trên thanh cơng cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. - Nếu muốn lưu File với tên khác, bạn chọn File / Save As. - Trong hộp thoại Save As, chọn tên ổ đĩa và thư mục muốn lưu tập tin trong khung Save In, đặt lại tên tập tin trong khung File Name, nhấp Save. Save in đường dẫn nơ i lưu tập tin File nam e tên mới cho tập tin Vò trí Click chọn đường dẫn Hình 5 - Save As - Nếu muốn lưu tập tin Word sang các dạng khác, trong hộp thoại Save As, bạn click chọn Save as type, rồi chọn một trong các mục: Vò trí chọn sổ xuốn g các kiểu ta äp tin cần lưu Hình 6- Kiểu tập tin Word Document (*.doc) : dạng văn bản của Word WordWeb Page (*.htm, *.html) : dạng tập tin Web Document template (*.dot) : dạng tập tin mẫu Rich Text Format (*.rtf) : dạng tập tin Rich text format Text Only (*.txt) : dạng tập tin text Text Only with Line Breaks (*.txt) : dạng tập tin text có ngắt dòng Word 6.0/95 (*.doc) : các phiên bản khác của Word. … 1.4 CÁC THAO TÁC VỚI CHUỘT VÀ BÀN PHÍM − Các thao tác với chuột: - Di chuyển con trỏ Chuột (Move) 4 - Nhấp nút trái Chuột (Click) - Nhấp nút phải Chuột (Right Click) - Nhấp đúp nút trái Chuột (Double Click) - Rê Chuột: nhấn giữ nút trái Chuột và di chuyển con trỏ Chuột. − Các thao tác với bàn phím: Phím Tác dụng ← Qua trái một ký tự → Qua phải một ký tự ↑ Lên một dòng ↓ Xuống một dòng Ctrl + ← Qua trái một từ Ctrl + → Qua phải một từ Ctrl + ↑ Lên một đoạn Ctrl + ↓ Xuống một đoạn Home Đến đầu dòng End Đến cuối dòng Ctrl + Home Đến đầu văn bản Ctrl + End Đến cuối văn bản PgUp Lên một trang màn hình PgDn Xuống một trang màn hình Ctrl + PgUp Đến đầu màn hình Ctrl + PgDn Đến cuối màn hình Enter Xuống hàng kết thúc paragraph Shift + Enter Xuống hàng chưa kết thúc paragraph Delete Xóa ký tự sau vị trí con trỏ BackSpace Xoá ký tự trước vị trí con trỏ 1.5 CÁCH ĐÁNH TIẾNG VIỆT TRONG CÁC PHẦN MỀM CHẠY TRÊN HĐH WINDOWS Có 2 kiểu gõ VNI và TALEX, cách gõ như sau: VNI TALEX - Dấu sắc Phím số 1 phím S - Dấu huyền Phím số 2 phím F - Dấu hỏi Phím số 3 phím R - Dấu ngã Phím số 4 phím X - Dấu nặng Phím số 5 phím J - Dấu mũ (â, ê, ô) Phím số 6 phím AA,EE,OO - Dấu móc (ư, ơ) Phím số 7 phím UW,OW - Dấu liềm (ă) Phím số 8 phím AW - Dấu ngang (đ) Phím số 9 phím DD − Ví dụ: muốn gõ chữ “ đường” thì bạn nhấn các phím theo thứ tự sau: d 9 u 7 o 7 2 n g (theo VNI) hoặc dduwowngf (theo TALEX) 5 1.6 CHỌN KHỐI VÀ THAO TÁC TRÊN KHỐI 1.6.1 Chọn khối - Chọn một từ: nhấp đúp Chuột vào từ muốn chọn. - Chọn một câu: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào vị trí bất kỳ trong câu. - Chọn một dòng: nhấp Chuột vào lề trái của dòng muốn chọn. - Chọn một đoạn: nhấp đúp chuột vào khoảng trống bên lề trái của đoạn muốn chọn. - Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Rê Chuột lên các ký tự muốn chọn hoặc dùng bàn phím bằng cách đặt con trỏ từ ký tự đầu muốn chọn sau đó nhấn giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên theo hướng cần đánh dấu. - Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào lề trái của văn bản hoặc nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + A 1.6.2 Các thao tác trên khối • Xoá khối: - B1: Chọn khối cần xóa. - B2: Chọn lện xóa: nhấn phím Delete hoặc chọn menu Edit/Clear - B3: Xem kết quả • Di chuyển khối: Có thể rê Chuột để kéo khối văn bản đến vị trí mới hoặc thực hiện các bước sau: - B1: Chọn khối cần di chuyển - B2: Chọn lệnh di chuyển khối: Chọn menu Edit/Cut hoặc nhấp biểu tượng trên thanh công cụ hoặc nhấn phím Ctrl + X Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn di chuyển đến. Chọn menu Edit/Paste hoặc nhấp biểu tượng thanh công cụ hoặc nhấn phím Ctrl + V - B3: Xem kết quả. • Sao chép các khối: Có thể nhấn giữ phím Ctrl và rê Chuột để kéo khối văn bản đến vị trí mới hoặc thực hiện các bước sau: - B1: Chọn khối cần di chuyển - B2: Chọn lệnh di chuyển khối: Chọn menu Edit/Copy hoặc nhấp biểu tượng trên thanh công cụ hoặc nhấn phím Ctrl + C Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn chép đến. Chọn Edit/Paste hoặc nhấp biểu tượng trên thanh công cụ hoặc nhấn phím Ctrl + V. - B3: Xem kết quả. 6 B. PHẦN THỰC HÀNH Bài 1. Phần căn bản 1. Khởi động Winword . 2. Quản lý thanh công cụ (Toolbars) : thực hiện bật/tắt : • Ruler(Vertical , Horizontal) . • Formatting Toolbar . • Standard Toolbar . • Drawing Toolbar . 3. Cài đặt Font chữ trong Winword theo các trường hợp sau : a) Hãy cài đặt Font chữ mặc nhiên trên Winword như sau : Fontname : VNI-Times , Font Style : Normal , Size : 12 . Sau khi cài đặt , hãy đóng Winword và khởi động lại để kiểm tra kết quả cài đặt . b) Hãy cài đặt Font chữ mặc nhiên trên Winword như sau : Fontname : Tahoma, FontStyle : Regular , Size : 12 . Sau khi cài đặt , hãy đóng Winword và khởi động lại để kiểm tra kết quả cài đặt . 4. Vị trí lưu trữ tập tin (Files location) : Thực hiện tuần tự các yêu cầu sau : - Dùng chương trình Windows Explorer (hoặc Winword) để tạo một SubFolder mang tên THUCTAP (trong Folder My Documents) . - Xác định vị trí lưu trữ mặc nhiên của Winword là C:\My Documents\THUCTAP Bài 2. Tạo tập tin có nội dung sau (sau đó lưu lại với tên tùy ý) Sau đó sao chép thêm 3 khối, rồi lưu lại 7 Bài 3. Tạo tập tin có nội dung sau (sau đó lưu lại với tên tùy ý) Sau đó sao chép thêm 3 khối, rồi lưu lại Sao chép nội dung bài 3 vào nội dung tệp bài 2 Bài 4. Tạo tập tin có nội dung sau (sau đó lưu lại với tên tùy ý) CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN Khi gõ văn bản nên dùng một Font chữ rõ ràng, dễ đọc. Khi mới tập goc nên có quan niệm “chậm mà đúng còn hơn nhanh mà sai” Khi trình bày một văn bản, bạn nên nhập thô văn bản trước, sau đó mới tiến hành định dạng và trang trí để hoàn chỉnh văn bản. Không nên kết hợp vừa gõ vừa định dạng văn bản, vì như vậy sẽ làm chậm “tiến độ” và mất nhiều thưòi gian hơn để chỉnh sửa văn bản nhiều lần theo ý muốn. Khi thực hiện định dạng, trang trí, nên dùng các tổ hợp phím nóng, trường hợp không có phím nóng (hoặc quên) thì mới dùng chuột vid thao tác bằng chuột làm mất nhiều thời gian. Luôn phải canh lề tự động để hai biên văn bản trên đường thẳng (Justify). Khi gõ văn bản, chỉ gõ Enter khi kết thúc một đoạn văn, còn mỗi dòng Word tự động xuống hàng và canh lề, nếu hết trang thì Word sẽ tự động sang trang mới tiếp theo. Chú ý khi đánh dấu chính tả: Dấu chấm câu (.), dấu (,), dấu chấm phẩy (;), dấu hai chấm (:) và các dấu khác (nếu có) phải đặt sát với chữ kề phía trước nó, không cách rời. Chữ đầu tiên liền sau các dấu nói trên phải cách một khoảng trống (space) bằng một ký tự. Những câu trong dấu nháy đơn (‘), dấu nháy kép (“), trong dấu ngoặc (), {}. [] thì các dấu mở, đóng phải sát đầu và cuối câu, mở dấu nào thì phải đóng dấu ấy. Câu tiếp theo sau các dấu trên cách một khoảng trắng. Ký tự dấu phẩy (,) và dấu chấm phẩy (;) không viết hoa. Ký tự đi sau dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu hỏi (?) phải viết hoa (phần việc này Word đã hỗ trợ tự động). Tất cả tên riêng phải viết hoa. Kết thúc một ý phải có dấu phẩy (,), kết thúc một câu phải có dấu chấm (.). 8 BUỔI 6 - ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 1.1 ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ Có thể định dạng trước khi gõ chữ hoặc sau khi gõ xong. − Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng chữ. − Bước 2: Chọn lệnh định dạng chữ và nhập dữ liệu (nếu cần) − (1) Cách 1: Chọn lệnh từ thực đơn: Chọn Format/Font Hình 13- Định dạng chữ 1 Font: Xác định Font chữ. Font Style: Xác định kiểu chữ, có thể là chữ thường, đậm, nghiêng … Size: Xác định cỡ chữ. Font Color: Xác định màu chữ. Underline Style: Xác định dạng nét gạch dưới của chữ. Underline Color: Xác định màu nét gạch dưới của chữ. Effects: Xác định dạng hiệu ứng cho chữ. Preview: Xem kết quả định dạng. − (2) Cách 2: Chọn lệnh trên thanh công cụ.Sử dụng các biểu tượng sau: Xác định font chữ Xác định cỡ chữ 9 Bật hoặc tắt in đậm – nghiêng – gạch dưới − (3) Cách 3: Dùng phím nóng (Hot Key - Shortcut) Ctrl + [ Giảm kích cỡ của ký tự một point. Ctrl + ] Tăng kích cỡ của ký tự một point. Ctrl + B Bật hoặc tắt in đậm. Ctrl + I Bật hoặc tắt in nghiêng. Ctrl + U Bật hoặc tắt in gạch dưới nét đơn Ctrl + Shift + D Bật hoặc tắt in gạch dưới nét đôi. Ctrl + = Bật hoặc tắt chỉ số dưới. Ctrl + Shift + Bật hoặc tắt chỉ số trên. Ctrl + Space Trả về định dạng mặc định. 1.2 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN − Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng đoạn. − Bước 2: Chọn lệnh định dạng đoạn và nhập dữ liệu (nếu cần) • Cách 1: Chọn lệnh từ thực đơn: Format/paragraph để mở hộp thoại Paragraph - Trong hộp thoại Paragraph, ngăn Indents and Spacing có thể dùng để hiệu chỉnh lề cho đoạn, khoảng cách giữa các đoạn và khoảng cách giữa các dòng trong đoạn: Hình 16- Định dạng đoạn văn bản Alignment: chọn kiểu canh đoạn là canh giữa (center), canh đều 2 biên (Justified), canh trái (Left), hay canh phải (Right). Left: Định khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản. Right: Định khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản. 10 . THOÁT MS WORD 1.2.1 Khởi động Để khởi động MICROSOFT WORD, có nhiều cách: - Chọn Start / Programs / Microsoft Word - Click chuột vào biểu tượng Word trên. tập tin text có ngắt dòng Word 6.0/95 (*.doc) : các phiên bản khác của Word. … 1.4 CÁC THAO TÁC VỚI CHUỘT VÀ BÀN PHÍM − Các thao tác với chuột: - Di chuyển