TIỂU LUẬN NHÓM Lập hồ sơ và tiến hànhphân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí kho hàng siêu thị Co.opmart

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA CƠ BẢN ===o0o=== TIỂU LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LẬP HỒ SƠ VÀ TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG SIÊU THỊ CO.OPMART Thành viên nhóm: Giảng viên hướng dẫn: Hà Nội, năm 2016 Mục lục A ĐẶT VẤN ĐỀ Việt Nam q trình Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa bước hội nhập với kinh tế khu vực giới Cho đến nay, cấu ngành kinh tế đất nước có nhiều thay đổi, tỷ trọng ngành dịch vụ ngày tăng lên Trong số đó, ngành thương mại cố gắng để tiếp thu tri thức tiên tiến giới nhằm bắt kịp với nước phát triển Và thế, xuất siêu thị Việt Nam xu tất yếu, bước đột phá phát triển thương mại theo hướng văn minh đại Ngày nay, việc mua sắm hàng hóa siêu thị dần trở thành một thói quen văn hóa tiêu dùng người Việt Nam Liên hiệp HTX Thương mại TP Hồ Chí Minh (Saigon Co.op) thành lập vào ngày 12/5/1989, lĩnh vực hoạt động phân phối bán lẻ với siêu thị Co.opmart khai trương vào năm 1992 Để tạo nét đặc trưng cho Co.opmart, Saigon Co.op chọn đối tượng mục tiêu Co.opmart tầng lớp dân cư có thu nhập trung bình cơng nhân viên chức, lực lượng chiếm số đông xã hội Từ định hướng đó, Saigon Co.op xây dựng hình ảnh Co.opmart siêu thị vừa có tính đại văn minh phương thức bán hàng tự chọn, vừa có nét giản dị bình dân gần gũi với người tiêu dùng với tiêu chí rõ ràng "Hàng hóa chất lượng, giá phải chăng, phục vụ ân cần" Trong tiểu luận này, nhóm em xin trình bày vấn đề: Lập hồ sơ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lí kho hàng siêu thị Co.opmart Tuy nhiên, hiểu biết chúng em lĩnh vực chưa sâu sắc nên có nhiều sai sót, chúng em mong muốn nhận góp ý từ để hồn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn cô B NỘI DUNG CHÍNH I GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG SIÊU THỊ CO.OP MART Khởi nghiệp từ năm 1989, sau đại hội Đảng lần thứ VI, kinh tế đất nước chuyển từ chế bao cấp sang kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, mơ hình kinh tế HTX kiểu cũ thật khó khăn lâm vào tình khủng hoảng phải giải thể hàng loạt Trong bối cảnh thế, ngày 12/5/1989 - UBND Thành phố Hồ Chí Minh có chủ trương chuyển đổi Ban Quản lý HTX Mua Bán Thành phố trở thành Liên hiệp HTX Mua bán Thành phố Hồ Chí Minh - Saigon Co.op với chức trực tiếp kinh doanh tổ chức vận động phong trào HTX Saigon Co.op tổ chức kinh tế HTX theo nguyên tắc xác lập sở hữu tập thể, hoạt động sản xuất kinh doanh tự chủ tự chịu trách nhiệm Từ năm 1992 - 1997, với phát triển kinh tế đất nước, nguồn vốn đầu tư nước vào Việt Nam làm cho Doanh nghiệp phải động sáng tạo để nắm bắt hội kinh doanh, học hỏi kinh nghiệm quản lý từ đối tác nước Saigon Co.op khởi đầu việc liên doanh liên kết với công ty nước để gia tăng thêm nguồn lực cho hướng phát triển Là số đơn vị có giấy phép XNK trực tiếp Thành phố, hoạt động XNK phát triển mạnh mẽ mang lại hiệu cao, góp phần xác lập uy tín, vị Saigon Co.op thị trường nước 4 Sự kiện bật đời siêu thị hệ thống siêu thị Co.opmart Co.opmart Cống Quỳnh vào ngày 09/02/1996, với giúp đỡ phong trào HTX quốc tế đến từ Nhật, Singapore Thụy Điển Từ loại hình kinh doanh bán lẻ mới, văn minh phù hợp với xu hướng phát triển Thành phố Hồ Chí Minh đánh dấu chặng đường Saigon Co.op Nền tảng thương hiệu Gắn kết & sẻ chia với lòng tận tâm phục vụ Tầm nhìn Với lòng tận tâm phục vụ khát khao vươn lên, Co.opmart khẳng định Thương hiệu siêu thị dẫn đầu Việt Nam phát triển khu vực, nhằm đem lại lợi ích tốt cho khách hàng cộng đồng Cam kết Co.opmart gắn bó chăm sóc khách hàng tận tâm thấu hiểu Chúng nỗ lực cải tiến nhằm mang lại hài lòng lợi ích thiết thực cho khách hàng cộng đồng Giá trị văn hóa Tận tâm phục vụ Sự tận tâm xuất phát từ niềm đam mê phục vụ thấu hiểu khách hàng sâu sắc Liên tục cải tiến Chúng không ngừng cải tiến sản phẩm dịch vụ để mang lại trải nghiệm mẻ cho khách hàng Khát khao vươn lên Chúng tơi khát khao vươn lên hướng đến hồn hảo nhằm đem lại lợi ích thiết thực cho khách hàng Hướng đến cộng đồng Chúng hướng đến phát triển bền vững gắn với lợi ích cộng đồng Ý nghĩa nhận diện thương hiệu Co.opmart Qua trình năm chuẩn bị với tư vấn nhà tư vấn chiến lược thương hiệu hàng đầu giới, cơng ty Landor, hình ảnh Co.opmart tiếp nối từ sắc đỏ xanh thân quen chuyển hóa thành sắc hồng thắm biểu trưng cho tâm huyết, sắc xanh dương đậm niềm tin mạnh mẽ sắc xanh tươi đầy động 5 Hình ảnh trái tim cách điệu từ chữ Co.op phong trào hợp tác xã biểu tượng cho tận tâm phục vụ với chất nhân văn cao đẹp tinh thần hợp tác xã Không tự hài lòng với thân, ln khát khao hướng tới tầm cao song trì giá trị cốt lõi thân thiện tin cậy, nhận diện thương hiệu trải nghiệm mua sắm xuất phát từ niềm đam mê tận tâm phục vụ Những thành đạt Hệ thống siêu thị Co.opmart hoạt động chủ lực Liên Hiệp HTX Thương mại Tp.HCM (Saigon Co.op), đơn vị nhận nhiều danh hiệu cao quý nước • Danh hiệu "Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới" (năm 2000) • Huân chương Độc lập hạng III (2009), Huân chương Độc lập hạng II (2014) • Thương hiệu dịch vụ hài lòng (2007 - 2013) • Thương hiệu Việt yêu thích • Doanh nghiệp thương mại dịch vụ xuất sắc (2007 - 2010) • Cúp tự hào thương hiệu Việt (2010 - 2011) • Giải vàng Nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam (2004 - 2010 & 2013 - 2014) • Giải thưởng chất lượng Châu Âu (2007) • Top 200 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam (2007) • Giải vàng thượng đỉnh chất lượng quốc tế (2008) • Top 500 Nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á - Thái Bình Dương (2004 - 2014) • Dịch vụ khách hàng xuất sắc 2013 FAPRA (9/2013 - Liên đoàn hiệp hội bán lẻ Châu Á - Thái Bình Dương (FAPRA) trao tặng) • Doanh nghiệp TPHCM tiêu biểu 2013 (14/10/2013 - Hiệp hội DN TPHCM) • Top 10 thương hiệu tìm kiếm nhiều Việt Nam năm 2013 (Google) • Thương hiệu vàng - Thương hiệu Việt yêu thích (5/1/2014 - Báo SGGP) • Top 500 Doanh nghiệp lớn Việt Nam 2013 (17/1/2014 - Công ty CP Báo cáo đánh giá Việt Nam (Vietnam Report) phối hợp với Báo VietNamNet cơng bố) • Giải "Best of the Best - Top 10 nhà bán lẻ xuất sắc tiêu biểu Châu Á - Thái Bình Dương năm 2014" Tạp chí Retail Asia trao tặng • Top 10 Sản phẩm thương hiệu Việt tiêu biểu xuất sắc năm 2014 • Top 200 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á - Thái Bình Dương 2015 II HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG SIÊU THỊ Co.opmart Sơ đồ tổ chức siêu thị Co.opmart góc độ điều khiển học Thông tin racác môitổtrườn Thông tin từ mơi trường ngồi: nhu cầu từ thị trường, xã  hội, cá nhân, chức Hệ thống quản lý: Tổng giám đốc Sài Gòn Co.op, Giám đốc siê Thơng tin tác nghiệp: doanh số bán hàng; Thông lượng tin sản phẩm định: hưvề hỏng; đa dạng chi phí, hóa nhân mặt hàng,tăng công, số lượn số l Đối tượng quản lý: nhân viên, mặt Hình Sơ đồ tổ chức siêu thị Co.opmart góc độ điều khiển học Các cấp quản lý siêu thị Co.opmart Hình Các cấp quản lý siêu thị Co.opmart Sơ đồ đầu mối thơng tin ngồi siêu thị Co.opmart Nhà nước Bộ Công Thương Liên hiệp HTX Mua bán Thành phố Hồ Chí Minh Khách hàng: người dân, tổ chức, doanh nghiệp … Siêu thị Co.opmart Doanh nghiệp cạnh tranh: AEON mall, Vinmart,BigC, Doanh nghiệp có liên quan: siêu thị khác, tổ chức kinh Hệ thống quản lý Đối tượng quản lýDoanh nghiệp cạnh tranh: siêu thị tương lai bán sản phẩm Nhà cung cấp Hình Sơ đồ đầu mối thơng tin ngồi siêu thị Co.opmart Sơ đồ chức phân rã 4.1 Giới thiệu chung mơ hình BFD a) Định nghĩa mơ hình phân rã chức Mơ hình phân rã chức (BFD – Business Function Diagram) công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản cơng việc cần thực Mỗi công việc chia làm công việc con, số mức chia phụ thuộc kích cỡ độ phức tạp hệ thống b) Các thành phần mơ hình phân rã chức  Kí pháp vẽ chức Tên chức  Quan hệ phân cấp chức Mơ hình phân rã chức biểu diễn thành hình phân cấp Mỗi chức phân rã thành chức Các chức có quan hệ phân cấp với chức cha c) Đặc điểm mục đích mơ hình phân rã chức  Đặc điểm • Cung cấp cách nhìn khái qt chức • Dễ thành lập • Gần gũi với sơ đồ tổ chức • Khơng đưa mối liên quan thông tin chức  Mục đích • Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích • Cho phép mơ tả khái qt dần chức tổ chức cách trực tiếp, khách quan, phát chức thiếu trùng lặp • Tạo điều kiện thuận lợi hợp tác nhà thiết kế người sử dụng trình phát triển hệ thống 10 4.2 Xây dựng mơ hình phân rã chức Hình Sơ đồ chức phân rã 4.3 Mô tả chức a) Nhập hàng  Xuất trình phiếu nhập hàng • • • • Tên chức năng: Xuất trình phiếu nhập hang Đầu vào: Danh sách hàng nhập, hóa đơn đặt hàng, nhân hàng Đầu ra: Danh sách phiếu nhập hàng Nội dung xử lí  Nhập hàng thu phiếu nhập hàng • Tên chức năng: Nhập hàng thu phiếu nhập hàng • Đầu vào: Phiếu nhập hàng, hàng hóa cần nhập 11 • • • • • • • • • • Đầu ra: Phiếu nhập hàng thu, hàng hóa nhập Nội dung xử lí  Bổ sung danh mục hàng Tên chức năng: Bổ sung danh mục hàng Đầu vào: danh mục hàng hóa Đầu ra: hàng hóa nhập bổ sung Nội dung xử lí  Nếu: Có hàng bổ sung  Thì: Bổ sung danh mục hàng  Không thi: không bổ sung danh mục hàng  Ghi số liệu nhập vào sổ Tên chức năng: Ghi số liệu nhập vào sổ Đầu vào: giấy tờ chứng nhận hàng nhập, phiếu nhập hàng Đầu ra: số liệu vào hệ thống Nội dung xử lí b) Xuất hàng  Xuất trình phiếu xuất hàng • • • • • • • • • • • • Tên chức năng: Xuất trình phiếu xuất hàng Đầu vào: Danh sách hàng xuất, hóa đơn đặt hàng, xuất hàng Đầu ra: Danh sách phiếu xuất hàng Nội dung xử lí  Kiểm tra hàng tồn Tên chức năng: Kiểm tra hàng tồn Đầu vào: Danh mục hàng, hóa đơn xuất hàng, phiếu xuất hàng Đầu ra: Giấy tờ chứng nhận hàng tồn Nội dung xử lí:  Nếu: đủ hàng  Thì: giao hàng theo phiếu xuất  Khơng thì: Bổ sung them hàng  Ghi số liệu xuất hàng vào sổ Tên chức năng: Ghi số liệu xuất vào sổ Đầu vào: giấy tờ chứng nhận hàng xuất, phiếu xuất hàng Đầu ra: số liệu vào hệ thống Nội dung xử lí c) Kiểm kê  Kiểm kê • • Tên chức năng: Kiểm kê Đầu vào: Phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, giấy chứng nhận hàng nhập, giấy chứng nhận hàng xuất 12 • • • • • • Đầu ra: Hàng hóa kiểm kê, giấy chứng nhận kiểm kê Nội dung xử lí  Ghi số liệu hàng tồn vào sổ Tên chức năng: Ghi số liệu hàng tồn vào sổ Đầu vào: giấy chứng nhận kiểm kê hàng tồn Đầu ra: số liệu vào hệ thống Nội dung xử lí 13 Sơ đồ luồng thơng tin Thời điểm Nhập hàng Xuất hàng Kiểm kê Hàng hóa Nhà cung cấp Tiếp nhận kiểm tra hàng hóa Bổ sung thơng tin hàng hóa Hồ sơ lưu Nhân viên nhập kho Phiếu nhập Cập nhật số lượng hàng hóa CSDL Kiểm tra hàng hóa kho Nhận yêu cầu xuất hàng Thông báo đặt hàng Nhân viên xuất kho Xuất hàng Phiếu xuất Hồ sơ lưu Cập nhật số lượng HH CSDL Nhận yêu cầu kiểm kê Nhân viên kiểm kê Lập phiếu kiểm kê Đối chiếu phiếu xuất, nhập Phiếu kiểm kê Hình Sơ đồ luồng thơng tin 14 Sơ đồ luồng liệu 6.1 Sơ đồ ngữ cảnh Thơng tin Hàng hóa Hàng hóa Nhà cung cấp Nhân viên nhập hàng Phiếu nhập Xuất, nhập hàng, kiểm hàng, lưu trữ, cập nhật thông tin hàng hóa, kiểm kê Thơng tin Hàng hóa Thơng tin Hàng hóa Nhân viên kiểm kê Nhân viên xuất hàng Phiếu kiểm kê Phiếu xuất Hình Sơ đồ ngữ cảnh 6.2 Sơ đồ mức đỉnh Nhà cung cấp Hàng hóa Thơng tin hàng hóa Xử lý hàng nhập Nhân viên xuất hàng Thông tin hàng xuất Yêu cầu kiểm kê Xử lý yêu cầu kiểm kê Phiếu kiểm kê Nhà quản lý Xửhóa lý yêu cầu xuất hàng Nhân viên kiểm Thông kê tin hàng 15 Hình Sơ đồ mức đỉnh 6.3 Sơ đồ luồng liệu Nhà cung cấp Hàng hoá 1.1 Tiếp nhận kiểm tra hàng tin hóahàng hố 1.2 Bổ sung thơng tin hàng nhập Thơng nhập Thơng tin hàng hố Số lượng hàng hoá Nhân viên xuất hàng D1 CSDL 1.3 Lập lưu phiếu nhập Yêu cầu hàng hoá Thông tin hàng xuất Thông tin hàng xuất 2.1 Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa 2.2 Xuất hàng 2.3 Lập lưu phiếu xuất Thông tin hàng xuất nhập hàng Yêu cầu kiểm kê Nhân viên kiểm kê D1 CSDL 3.1 Lập phiếu kiểm kê Thông tin kiểm kê 3.2 Kiểm kê hàng hóa D2 Báo cáo Hình Sơ đồ luồng liệu Nhà quản lý 16 Các mẫu hình tài liệu vào, trung gian 7.1 Mẫu hình tài tiệu vào 7.2 Mẫu hình liệu 17 Các phương pháp mã hóa liệu 8.1 Phương pháp mã hóa liên tiếp: Danh mục hàng hóa (1,2,3…) 8.2 Phương pháp mã hóa theo seri: Mã vạch hàng hóa VD: Phở ăn liền Vifon: 893 4659 863345 Trà xanh Birdy: 893 4673 759844 Cà phê G7: 893 4588 569357  Ba số đầu ký hiệu hàng Việt Nam  Bốn số sau mặt hàng  Các số lại cụ thể loại mặt hàng 8.3 Phương pháp mã hóa gợi nhớ Mã nhân viên siêu thị ví dụ: SA0513 18  Với SA tên phận làm việc  số tiếp mã số ban  số lại số thứ tự phòng Xây dựng chuẩn hóa tệp liệu mối quan hệ chúng 9.1 Phiếu nhập kho Đơn vị: Mẫu số M23-NV Bộ phận: PHIẾU NHẬP KHO Nợ: Ngày …… tháng …… năm…… Có: Mã số phiếu: - Họ tên người nhập: - Nhập kho: .Mã số kho - Địa điểm: STT Tên hóa A B hàng Quy cách Mã phẩm chất hàng Tổng tiền: C D Đơn vị Số lượng tính Đơn giá Thành tiền E 19 Tổng số tiền (Viết chữ): Người lập Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Liệt kê danh sách thuộc tính thơng tin đầu Đơn vị (1) Bộ phận (2) Mẫu số c20-hd (3) - Gạch chân thuộc tính khóa cho thơng tin đầu - Xác định khóa Phiếu nhập kho (4) (6) => (1,2,3,4,5,7,8,9,10,11,12,23,24,25,26) Ngày tháng năm (5) (14) => (13,14, 15, 17,19) Mã số phiếu Nợ (6) Có (7) Họ tên người nhập 10 Nhập kho 11 Mã số kho 12 Địa điểm 13 Stt (S) 14 Tên hàng hóa (R ) (6,14) => (18,20,21,22) - Đánh dấu thuộc tính thứ sinh (S) thuộc tính lặp (R) 20 15 Quy cách phẩm chất (R) 16 Mã hàng (R) 17 Đơn vị tính (R) 18 Số lượng (R) 19 Đơn giá (R) 20 Thành tiền (S) 21 Tổng tiền (S) 22 Tổng số tiền (viết chữ) (S) 23 Người lập (8) 24 Người giao hàng (9) 25 Thủ kho (10) 26 Kế toán trưởng (11)  Bỏ thuộc tính thứ sinh thuộc tính ý nghĩa khỏi danh sách • • • • • • • • • • • Mã số phiếu Họ tên người nhập Nhập kho Mã số kho Địa điểm Tên hàng hóa (R) Quy cách phẩm chất (R) Mã hàng (R) Đơn vị tính (R) Số lượng (R) Đơn giá (R) 21 22  Chuẩn hóa mức Phiếu nhập kho - Hàng hóa nhập kho Mã số phiếu Họ tên người nhập Nhập kho Mã số kho Địa điểm - Mã số phiếu Mã hàng Tên hàng hóa Quy cách phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá  Chuẩn hóa mức Phiếu nhập kho - Mã số phiếu Họ tên người nhập Nhập kho Mã số kho Địa điểm Hàng hóa nhập kho - Danh mục hàng nhập Mã số phiếu Mã hàng Số lượng - Mã hàng Tên hàng hóa Quy cách phẩm chất Đơn vị tính Đơn giá  Chuẩn hóa mức Phiếu nhập kho - Mã số phiếu - Họ tên người nhập - Mã số kho  Mô tả tệp Kho hàng - Mã số kho - Nhập kho - Địa điểm Hàng hóa nhập kho Danh mục hàng nhập - Mã số phiếu Mã hàng Số lượng - Mã hàng Tên hàng hóa Quy cách phẩm chất Đơn vị tính Đơn giá 23 PHIẾU NHẬP KHO Mã số phiếu Mã số kho Họ tên người nhập KHO HÀNG Mã số kho Nhập kho Địa điểm HÀNG HÓA NHẬP KHO Mã số phiếu Mã hàng Số lượng DANH MỤC HÀNG NHẬP Mã hàng Tên hàng hóa Quy cách phẩm chất Đơn vị tính Đơn giá 24 Kết luận Sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ngày báo trước thời kỳ với thay đổi xã hội lớn lao CNTT công nghệ chung xâm nhập vào lĩnh vực kinh tế xã hội Việc quản lý hàng hóa nói riêng việc quản lý siêu thị nói chung trở nên dễ dàng có hệ thống nhiều ứng dụng công nghệ Những thông tin thiết lập cách khoa học, xác đạt hiệu cao trình quản lý doanh nghiệp Đây tiểu luận nhóm em với chủ đề: Lập hồ sơ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lí kho hàng siêu thị Co.opmart Trong q trình tìm kiếm thơng tin tiến hành làm tiểu luận chúng em hoàn thành số nội dung Tuy nhiên, chúng em nhiều hạn chế nhiều mặt, thiếu sót mặt kiến thức chuyên sâu nên nhiều sai xót Chúng em mong thơng cảm góp ý để chúng em rút kinh nghiệm Cuối chúng em xin gửi lời cảm ơn đến cô  ... nghiệp Đây tiểu luận nhóm em với chủ đề: Lập hồ sơ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lí kho hàng siêu thị Co.opmart Trong q trình tìm kiếm thông tin tiến hành làm tiểu luận chúng... người tiêu dùng với tiêu chí rõ ràng "Hàng hóa chất lượng, giá phải chăng, phục vụ ân cần" Trong tiểu luận này, nhóm em xin trình bày vấn đề: Lập hồ sơ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thơng... Số lượng DANH MỤC HÀNG NHẬP Mã hàng Tên hàng hóa Quy cách phẩm chất Đơn vị tính Đơn giá 24 Kết luận Sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ngày báo trước thời kỳ với thay đổi xã hội