document chuong 8 su dung cong thuc va ham trong excel kho tài liệu bách khoa

Sử dụng công thức hàm Excel Phạm Trung Minh - MOS MASTER Giới thiệu • Giới thiệu cơng thức hàm Các loại địa tham chiếu • Cách tạo cơng thức hàm • Một số nhóm hàm • Các loại thông báo lỗi phổ biến Phạm Trung Minh - MOS MASTER GIỚI THIỆU CÔNG THỨC VÀ HÀM Phạm Trung Minh - MOS MASTER Công thức  Công thức Excel tập hợp câu lệnh tốn học sử dụng để tính tốn liệu trang tính Excel  Cơng thức chứa vài tất thành phần sau:  Bắt đầu với dấu “=”  Các thành phần toán tử  Hàm  Tham chiếu  Hằng số Địa tham chiếu Toán tử Hàm = 40000 – IF(C5>=25000,80%*C5,C5) Dấu Hằng số Phạm Trung Minh - MOS MASTER Cơng thức References (tham chiếu) • Địa hay dải trang tính, dùng để tham chiếu đến vị trí liệu cần tính tốn Operators (tốn tử) • Các ký hiệu dùng để thực phép tính “+”, “-”, “*”, “/”,… Constants (hằng số) • Các giá trị dạng số văn mà không thay đổi công thức Functions (hàm) • Các hàm hỗ trợ Excel để đơn giản hóa phép tính phức tạp Phạm Trung Minh - MOS MASTER Cơng thức Tốn tử + * / ^ & = > < >= B1 =A1=B1 =A1=5, ”Đỗ” , ”Trượt”) hàm tham số • =SUM(5,A3, B3:B11) hàm nhiều ham số • =RANK(B3,$B$3:$B$11,) hàm có nhiều tham số, có tham số tùy chọn Phạm Trung Minh - MOS MASTER 10 Một số hàm xử lý thời gian Unit Trả Về "Y" số năm chênh lệch start_day end_day "M" số tháng chênh lệch start_day end_day "D" số ngày chênh lệch start_day end_day "MD" số ngày chênh lệch start_day end_day, không phụ thuộc vào số năm, số tháng "YM" số tháng chênh lệch start_day end_day, không phụ thuộc vào số năm, số ngày "YD" số ngày chênh lệch start_day end_day, không phụ thuộc vào số năm Phạm Trung Minh - MOS MASTER 49 MỘT SỐ HÀM XỬ LÝ CHUỖI Phạm Trung Minh - MOS MASTER 50 Một số hàm xử lý chuỗi  Hàm CONCATENATE ( ) • Cú Pháp: =CONCATENATE(text1, [text2], ) • Ghép nối chuỗi văn thành chuỗi Các chuỗi nối số, văn bản, ô tham chiếu  Hàm MID( ) • Cú Pháp: =MID(text, start_num, num_chars) • Cắt num_chars ký tự chuỗi text vị trí start_num  Hàm LEFT( ) • Cú Pháp: =LEFT(text, num_chars) • Cắt num_chars ký tự chuỗi text kể từ phía bên trái chuỗi  Hàm RIGHT ( ) • Cú Pháp: =RIGHT(text,num_chars) • Cắt num_chars ký tự chuỗi text kể từ phía bên phải chuỗi Phạm Trung Minh - MOS MASTER 51 Một số hàm xử lý chuỗi  Hàm LEN ( ) • Cú Pháp: =LEN(text) • Trả giá trị độ dài chuỗi ký tự, kể ký tự khoảng trống  Hàm UPPER ( ) • Cú Pháp: =UPPER(text) • Chuyển đổi văn thành chữ hoa  Hàm LOWER ( ) • Cú Pháp: =LOWER(text) • Chuyển đổi văn thành chữ thường Phạm Trung Minh - MOS MASTER 52 MỘT SỐ HÀM THAM CHIẾU Phạm Trung Minh - MOS MASTER 53 Hàm tham chiếu liệu theo cột VLOOPUP  VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Lookup_value: Giá trị dùng để tham chiếu table_array: Bảng giá trị tham chiếu, để dạng địa tuyệt đối col_index_num: Thứ tự cột cần lấy liệu bảng giá tham chiếu range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với (dị tìm tương đối), FALSE tương đương với (dị tìm tuyệt đối) (Trong bảng giá trị tham chiếu, giá trị dùng để tham chiếu phải nằm cột bên trái) Phạm Trung Minh - MOS MASTER 54 Hàm tham chiếu liệu theo cột VLOOPUP Phạm Trung Minh - MOS MASTER 55 Hàm tham chiếu liệu theo hàng HLOOPUP  HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Lookup_value: Giá trị dùng để tham chiếu table_array: Bảng giá trị tham chiếu, để dạng địa tuyệt đối row_index_num: Thứ tự hàng cần lấy liệu bảng giá tham chiếu range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với (dị tìm tương đối), FALSE tương đương với (dị tìm tuyệt đối) (Trong bảng giá trị tham chiếu, giá trị dùng để tham chiếu phải nằm cột bên trái) Phạm Trung Minh - MOS MASTER 56 Hàm tham chiếu liệu theo cột VLOOPUP Phạm Trung Minh - MOS MASTER 57 MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI PHỔ BIẾN Phạm Trung Minh - MOS MASTER 58 Một số thông báo lỗi phổ biến sử dụng công thức hàm Lỗi hiển thị: ##### - Lỗi thường xuất ô tính nằm cột q hẹp, khơng thể thị hết liệu ô Thông báo lỗi không ảnh hưởng đến giá trị tính mà gặp vấn đề hiển thị kết ô - Giải pháp: Thay đổi chiều rộng cột có chứa báo lỗi Lỗi sai ký tự: #NAME! - Đây lỗi thường gặp nhập sai tên hàm, công thức, quên đặt chuỗi văn vào dấu kép đôi "" dẫn đến việc Excel không hiểu công thức bạn vừa nhập - Giải pháp: Kiểm tra lại cẩn thận ký tự công thức từ đầu đến cuối sửa lại Ví dụ: =SUN(12,13) | =SUM(A1B2) | =LEN(Excel) hiển thị lỗi #NAME! chỉnh tương ứng thành =SUM(12,13) | =SUM(A1:B2) | =LEN(“Excel") Phạm Trung Minh - MOS MASTER 59 Một số thông báo lỗi phổ biến sử dụng cơng thức hàm Lỗi khơng tìm thấy liệu: #N/A - Lỗi thường xảy không tìm thấy liệu, thường gặp sử dụng hàm tìm kiếm VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH… Giải pháp: Kiểm tra lại bảng liệu đối chiếu hàm tìm kiếm xếp liệu so sánh bảng theo giá trị từ nhỏ đến lớn Đảm bảo liệu tìm kiếm đối chiếu phải kiểu định dạng liệu đồng thời giá trị liệu tìm kiếm khơng nhỏ giá trị nhỏ liệu đối chiếu Lỗi sai giá trị: #VALUE! - Đây lỗi phổ biến nhập giá trị không kiểu liệu (hàm sử dụng số lại nhập chuỗi văn bản), thừa giá trị (hàm yêu cầu đối số giá trị chọn mảng có nhiều giá trị) Giải pháp: Kiểm tra lại cú pháp hàm để sử dụng giá trị tương ứng với đối số hàm Phạm Trung Minh - MOS MASTER 60 Một số thông báo lỗi phổ biến sử dụng công thức hàm Lỗi tham chiếu: #REF! - Lỗi thường gặp cơng thức Excel có chứa liệu tham chiếu liên kết tìm thấy Lý thường sai liên kết tham chiếu đến số hàng, cột vượt liệu vùng tham chiếu Giải pháp: Kiểm tra phần liệu tham chiếu liên kết công thức cập nhật lại Lỗi số: #NUM! -Khi tính tốn số Excel, gặp kết lớn nằm ngồi khả tính tốn giá trị số khơng phù hợp để sử dụng hàm Excel giá trị #NUM! Giải pháp: Kiểm tra lại cú pháp hàm để sử dụng giá trị tương ứng với đối số hàm Phạm Trung Minh - MOS MASTER 61 Một số thông báo lỗi phổ biến sử dụng công thức hàm Lỗi liệu rỗng: #NULL! - Trường hợp bạn chọn không vùng liệu, Excel khơng thể hiểu xác vùng bạn chọn kết #NULL! Giải pháp: kiểm tra vùng liệu hàm cập nhật lại Ví dụ =SUM(A1 B2) cần sửa thành =SUM(A1,B2) =SUM(A1:B2) Lỗi chia 0: #DIV/0! - Lỗi dễ nhận thấy, bạn thực phép chia cho không nhập số chia Giải pháp: thay đổi số chia khác Ví dụ: =MOD(3,0) phải thay =MOD(3,x) với x số khác Phạm Trung Minh - MOS MASTER 62 THANK YOU! ... ”Trượt”) hàm tham số • =SUM(5,A3, B3:B11) hàm nhiều ham số • =RANK(B3,$B$3:$B$11,) hàm có nhiều tham số, có tham số tùy chọn Phạm Trung Minh - MOS MASTER 10 ĐỊA CHỈ THAM CHIẾU TRONG CÔNG THỨC... MASTER 12 Tham chiếu tương đối  Tham chiếu tương đối tham chiếu cơng thức mà tham số thay đổi công thức chép đến vị trí khác → Tham chiếu tương đối sử dụng để tạo công thức mà giá trị tham số ô... giá trị tham số ô khác thay đổi sử dụng tính chép cơng thức  Tham chiếu tương đối chứa địa ô Ví dụ: = SUM(D4:D8) tham số D4:D8 tham số tương đối Phạm Trung Minh - MOS MASTER 13 Địa tương đối