MK mo ta chi tiet QT dao tao kho tài liệu bách khoa

QUY TRÌNH ĐÀO TẠO CÁN BỘ, NHÂN VIÊN Mã hiệu: QT-ABC-AHR-n Lần ban hành/sửa đổi: ……… Ngày hiệu lực: … /… /2007 I MỤC ĐÍCH Quy trình quy định nội dung, trình tự bước, mối quan hệ trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, đơn vị, phân có liên quan việc đào tạo cán bộ, nhân viên EDUKA.VN II LƯU ĐỒ CHUNG CỦA QUÁ TRÌNH 1/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên QT-ABC-AHR-n III THƠNG SỐ TỔNG HỢP Thơng số Đầu vào Yêu cầu/Nhu cầu đào tạo Đầu Nhân viên đào tạo Nhu cầu cải tiến đào tạo (nếu có) Hồ sơ Nhà cung ứng quản lý Điều kiện thực Nhân lực Kinh phí Thời gian Mơ tả Nhu cầu đào tạo nhân viên Yêu cầu đào tạo tổ chức - Nhân viên tham gia khoá đào tạo nâng cao nghiệp vụ, cập nhật kiến thức chung Đề xuất nhu cầu cải tiến thức tổ chức đào tạo, loại hình đào tạo, nội dung đào tạo Cập nhật đầy đủ hồ sơ nhà cung ứng/giảng viên/người hướng dẫn Nhà cung ứng/Giảng viên, người hướng dẫn Điều phối viên đào tạo Ngân sách đào tạo Thời gian đào tạo EDUKA.VN - Tỷ lệ lượt cán đào tạo hàng năm thực hiện/kế hoạch - Tỷ lệ cán đào tạo hàng năm thực hiện/kế hoạch Chất lượng khoá học Chỉ tiêu đánh giá - Quá trình liên quan Quá trình tiếp nhận nhân viên Quản lý cán nhân viên Xây dựng sách nhân Yêu cầu Phù hợp với mục tiêu phát triển nghề nghiệp lực nhân viên Phù hợp với mục tiêu tổ chức phát triển tổ chức - - Nhân viên tham gia có chứng chỉ/có đánh giá/có xác nhận Trưởng phận/ghi nhận hồ sơ nhân viên Bản tổng kết khoá đào tạo Hồ sơ Nhà cung ứng tài liệu lưu đầy đủ Nhà cung ứng/giảng viên có đủ lực giảng dạy Có đủ lực tổ chức, điều phối Ngân sách đựoc phê duyệt hàng năm Thời gian đào tạo phù hợp chấp thuận học viên Đơn vị - 70% lượt cán nhân viên đào tạo hàng năm thực hiên/kế hoạch (một lần nhân viên tham gia đào tạo theo khố học có kế hoạch ghi nhận theo quy trình) Số lượt đào tạo: tổng số lượt đào tạo tất nhân viên năm (khơng tính đào tạo tân binh đào tạo ISO ban đầu) Đào tạo thi chứng tính lượt đào tạo thời lượng đào tạo tính theo thời gian tham dự chứng chỉ, khơng tính thời gian lại - 70% thời lượng cán nhân viên đào tạo hàng năm thực hiện/kế hoạch - Điểm đánh giá khoá học >=7 thang điểm 10 Yêu cầu đào tạo Yêu cầu nhu cầu đào tạo Yêu cầu đào tạo - 2/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- IV LƯU ĐỒ CHI TIẾT Quá trình lập kế hoạch 1.1 Lưu đồ: EDUKA.VN 3/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 1.2 Mô tả: Bước Người thực 1.1 1.2 Cán bộ, nhân viên; Cán quản lý trực tiếp Thiết lập nhu cầu đào tạo nhân viên Cán quản lý trực tiếp Trưởng phận Thiết lập yêu cầu đào tạo nhân viên thuộc tổ chức Thể nhu cầu đào tạo vào: - Check point: theo định kỳ checkpoint - Đơn xin học - Survey nhu cầu đào tạo năm Thể yêu cầu đào tạo vào: - Kế hoạch phát triển đơn vị - Mô tả công việc vị trí đảm nhiệm EDUKA.VN Cán NS phụ trách đào tạo Trưởng Bộ phận Cán Quản lý trực tiếp Xác định nhu cầu đào tạo Công ty/Công ty thành viên có đối chiếu 2.2 Cán bộ, Nhân viên Cán quản lý trực tiếp Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất 2.3 Cán NS phụ trách đào tạo Trưởng Bộ phận Cán Quản lý trực tiếp Ghi nhận phù hợp/không phù hợp Nhu cầu/yêu cầu đào tạo với Kế hoạch phát triển tổ chức Tài liệu, mẫu biểu liên quan - Checkpoint Đơn xin học Báo cáo tổng hợp survey nhu cầu đào tạo - Báo cáo/Kế hoạch kinh doanh - Báo cáo/Kế hoạch nhân - Mô tả vị trí cơng việc/chức danh Kết Danh sách tập hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo Danh sách tập hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo Xác định nhu cầu đào tạo vào: - Chính sách đào tạo Công ty - Kế hoạch phát triển nhân đơn vị - Kế hoạch phát triển kinh doanh đơn vị - Mô tả công việc vị trí đảm nhiệm Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất vào: - Nhu cầu công việc - Đơn xin học đột xuất cá nhân phê duyệt - Nếu phù hợp: Cán nhân phụ trách đào tạo chuyển sang bước Tập hợp nhu cầu đào tạo từ nguồn - Nếu không phù hợp: thông báo lại cho CBNV việc không chấp nhận yêu cầu đào tạo - - Chính sách đào tạo Báo cáo/Kế hoạch kinh doanh Báo cáo/Kế hoạch nhân Mơ tả vị trí cơng việc/chức danh Đơn xin học Danh sách tập hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo Danh sách tập hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo Tập hợp nhu cầu đào tạo từ nguồn Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Miêu tả công việc Đối chiếu nhu cầu/yêu cầu với Kế hoạch phát triển tổ chức 2.1 Tên bước Xác định nhu cầu /yêu cầu đào tạo Tổng hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo từ nguồn Tổng hợp nhu cầu đào tạo từ nguồn: - Nhu cầu đào tạo từ Cán bộ,nhân viên: Quý I hàng năm - Yêu cầu đào tạo từ Cán quản lý trực tiếp - Yêu cầu đào tạo từ Trưởng phận Bản tổng hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo ban đầu Xây dựng kế hoạch đào tạo 4/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n 4.1 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Trưởng phận 4.2 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Trưởng phận 4.3 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị 4.4 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị 4.5 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị/Tập đoàn QT-ABC-AHR- Xác định phạm vi kế hoạch đào tạo Xác định mục tiêu đào tạo Xác định phạm vi, kế hoạch đào tạo sau phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo: - Đào tạo cấp đơn vị - Đào tạo cấp Tập đồn - Đào tạo theo hình thức xác định: tổ chức lớp, hội thảo, nước, nước… Xác định mục tiêu liên quan tới : - Yêu cầu tổ chức - Yêu cầu người tham gia - Lịch sử Xác định khoá đào tạo, giảng viên, hoạt EDUKA.VN động khác để đạt mục tiêu Xác định hoạt động để đạt mục tiêu đào tạo Dự trù nguồn kinh phí nguồn lực để thực kế hoạch hành động Dự trù bao gồm: - Kinh phí đào tạo : kinh phí đượcc tài trợ, kinh phí tự túc… - Nguồn lực thực hiện: sở vật chất, người, công cụ khác… Xác định vấn đề liên quan, tiêu chí đặt ra, rủi ro đề xuất giải pháp xử lý vấn đề, quản lý rủi ro, đạt tiêu chí đặt Kế hoạch lập chi tiết có đầu mục tiêu cần đạt được; rủi ro phòng ngừa liên quan Kế hoạch đào tạo dự kiến Kế hoạch đào tạo dự kiến Kế hoạch đào tạo đơn vị hàng năm Kế hoạch đào tạo hàng năm Kế hoạch đào tạo Công ty hàng năm Kế hoạch đào tạo hàng năm Các để thiết lập kế hoạch đào tạo đơn vị: 4.6 Trưởng phận Xây dựng kế hoạch đào tạo đơn vị hàng năm/đột xuất Cán NS phụ trách đào tạo Công ty Xây dựng kế hoạch đào tạo Công ty Các để thiết lập kế hoạch đào tạo Công ty - Kế hoạch đơn vị lập - Báo cáo đào tạo năm trước thực - Quy mô yêu cầu tổ chức cấp Công ty Xem xét/Phê duyệt kế hoạch đào tạo Đơn vị hàng nă,/đột xuất 6.1 Các báo cáo năm trước thực Đã xác định mục tiêu đào tạo Đã xác định hoạt đồng liên quan Đã xác định nguồn lực, kinh phí, thời gian dự kiến - Đã xác định rủi ro quản lý phòng ngừa - Trưởng ban TCCB Xem xét kế hoạch Trưởng ban TCCB xem xét kế hoạch đào tạo đơn vị - Nếu kế hoạch xem xét thông qua, gửi trả lại kế hoạch xem xét cho cán Kế hoạch đào tạo phê xem xét; chỉnh sửa 5/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- - phụ trách đào tạo đơn vị để xin phê duyệt Nếu chưa đồng ý, kế hoạch cần phải chỉnh sửa theo đạo lãnh đạo; bị hủy bỏ Xem xét/Phê duyệt kế hoạch đào tạo Công ty 7.1 Cán NS phụ trách đào tạo Trình trưởng phòng đào tạo/Trưởng Ban TCCB Trình kế hoạch đào tạo lên Lãnh đạo Ban TCCB 7.2 Lãnh đạo Ban TCCB ABC/Công ty thành viên Kế hoạch chấp thuận Lãnh đạo Ban TCCB chấp thuận kế hoạch đào tạo Kế hoạch không chấp thuận Lãnh đạo Ban TCCB không chấp thuận kế hoạch đào tạo, phải chỉnh sửa trình lại Trình Ban Tổng giám đốc xem xét phê duyệt Ban Giám đốc/lãnh đạo Công ty xem xét, phản biện phê duyệt Kế hoạch chấp thuận Ban Giám đốc/Lãnh đạo Công ty phê duyệt kế hoạch Kế hoạch không chấp thuận Kế hoạch không chấp thuận, phải sửa đổi trình lại Kế hoạch đào tạo Công ty phê duyệt Kế hoạch đào tạo Công ty phê duyệt, chuẩn bị cho trình triển khai đào tạo Định kỳ năm lần, lập đánh giá công tác đào tạo Báo cáo tổng kết Nhân gửi Lãnh đạo Cơng ty Lãnh đạo Ban TCCB trình bày Hội nghị tổng kết Công ty/đơn vị báo cáo cho họp xem xét Lãnh đạo 7.3 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị 7.4 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị.Trưởng đơn vị 7.5 lại Ban Giám đốc/Lãnh đạo công ty 7.6 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị 7.7 Ban Giám đốc/Lãnh đạo công ty Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị EDUKA.VN Kế hoạch đào tạo Kế hoạch đào tạo phê duyệt Kế hoạch đào tạo phê duyệt Quá trình tổ chức thực 2.1 Quá trình đào tạo theo hình thức tổ chức lớp/hội thảo 2.1.1 Lưu đồ: 6/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- EDUKA.VN 7/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.1.2 Mô tả 2.1.2.1 Mơ tả q trình tổ chức lớp học cho đối tượng nhân viên thức Bước Người thực Miêu tả công việc Cán Nhân phụ trách đào tạo Phân tích nhu cầu/yêu cầu đào tạo Thực việc phân tích dựa trên: - Cơ sở Kế hoạch đào tạo Công ty/đơn vị phê duyệt - Nguồn nhân lực thời gian tổ chức hợp lý - Tuỳ theo điều kiện Công ty/Đơn vị có đủ khả đáp ứng đầy đủ đầu vào khố đào tạo khơng mà khố đào tạo duợc tổ chức hình thức Lớp hội thảo - Khố đào tạo nội Cơng ty/đơn vị đứng tự tổ chức thời gian, địa điểm, phương pháp nội dung giảng dạy - Dẫn chiếu báo cáo khoá học lịch sử, nhà cung ứng nội dung đào tạo (nếu có)… EDUKA.VN 1.2 Cán Nhân phụ trách đào tạo 1.3 Cán Nhân phụ trách đào tạo 2.1 2.2 Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết Thơng tin khố đào tạo 1.1 Tên bước Trưởng phận Cán Nhân phụ trách đào tạo Trưởng phận Xác định loại hình đào tạo Trình xem xét thơng tin khố đào tạo để xác định thành tố liên quan Bản báo cáo,/phân tích xu hướng đào tạo (TNA) Tập hợp đầy đủ thơng tin sơ khố đào tạo để trình Trưởng Bộ phận xem xét, chuyển khâu xác định danh sách cán bộ, nhân viên tham dự khoá đào tạo Danh sách cập nhật định kỳ tháng/lần Xác định danh sách cán bộ, nhân viên tham dự khóa đào tạo Lên danh sách học viên Phê duyệt danh sách học viên dự kiến Thư mời tham gia đào tạo hình thức Lên danh sách học viên dựa theo tiêu chí sau: - Các nhu cầu học viên yêu cầu cán quản lý - Các yêu cầu tổ chức - Khác có khố học đặc biệt Phê duyệt danh sách học viên dự kiến để làm Lập kế hoạch thực chi tiết Biểu mẫu danh sách học viên Danh sách học viên cho lớp Danh sách học viên cho lớp xem xét 8/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Cán Nhân phụ trách đào tạo Lấy thơng tin Nhà cung ứng dự kiến đào tạo để xem xét tổng thể so sánh Lựa chọn nhà cung ứng phù hợp khoá học dự kiến để lập kế hoạch Các tiêu chí lựa chọn liên quan: - Giảng viên & phương pháp đào tạo - Kinh phí - Thời lượng & Thời gian - Các tiêu chí khác tuỳ trưòng hợp cụ thể Dựa phân tích nhu cầu đào tạo, khả nhà cung ứng đào tạo, tiến hành xác định: - Mục tiêu đào tạo - Phương pháp đào tạo - Nội dung đào tạo - Thời lượng đào tạo - Điều kiện tham gia đào tạo - Nhà cung ứng đào tạo phù hợp - Điều kiện đạt khoá đào tạo - Các rủi ro biện pháp phòng ngừa - Các đề xuất khác (nếu có) EDUKA.VN Lựa chọn Nhà cung ứng 3.2 Cán Nhân phụ trách đào tạo Trưởng phận 5.1 Cán Nhân phụ trách đào tạo 5.2 Lựa chọn Nhà cung ứng Tập hợp thông tin nhà cung ứng tiềm cho khoá học 3.1 QT-ABC-AHR- Trưởng phận Lập kế hoạch cho khố học Quy trình quản lý Nhà cung ứng Nhà cung ứng đánh giá, phê duyệt cho khoá học thực Biểu mẫu đánh giá nhà cung ứng Kế hoạch khoá học Các tài liệu liên quan tới xác đinh kế hoạch khoá học Kế hoạch khoá đào tạo phê duyệt Duyệt thông tin nội dung Kế hoạch cho khố học Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Khơng duyệt nội dung khố học Trường hợp Trưởng phận khơng phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại Cán nhân phụ trách đào tạo để có thay đổi phù hợp Sau trình lại để ký duyệt huỷ tuỳ mức độ phù hợp Kế hoạch khố học khơng duyệt 9/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 5.3 Trưởng phận Ký duyệt nội dung khoá học Cán Nhân phụ trách đào tạo Thông tin khoá học, tổ chức lớp học EDUKA.VN Trách nhiệm bên liên quan khoá học bao gồm: Xác lập trách nhiệm bên liên quan tới khoá học 6.1 6.2 Lên danh sách học viên 6.3 Xem xét tài liệu giảng dạy 6.4 6.5 Nhà cung ứng - Danh sách học viên phê duyệt Hợp đồng tổ chức cung ứng Các cam kết ràng buộc khác cá nhân đơn lẻ -Từ đăng ký học nhu cầu/yêu cầu kế hoạhc phê duyệt lên danh sách học viên thức - Tổ chức xếp lớp Chuyển thơng tin liên quan tới khố học cho Nhà cung ứng để có phản hồi kịp thời Dẫn chiếu Bước Thực việc đào tạo Chuẩn bị sở vật chất, hậu cần cho lớp học - Gửi thông báo học tới học viên bên liên quan - Các công tác in ấn tài liệu, photo, teabreak… - Chuẩn bị phần liên quan tài dự trữ Theo dõi khố học - Giám sát lớp học trình diễn (nếu cần thiết) - Đóng góp ý kiến kịp thời cho việc thực khoá học đạt kết mong đợi - Thu thập phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến bên/nhiều chiều để làm tổng hợp/ phân tích/báo cáo Thực việc đào tạo Kế hoạch khoá học phê duyệt Nhà cung ứng phê duyệt cho khoá học Trường hợp Trưởng phận phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại cho Cán phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên - Danh sách học viên ban đầu - Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng - Danh sách học viên có xác nhận cán quản lý - Đăng ký tham dự cá nhân - Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng bên ký kết Danh sách học viên thức - Tài liệu đàp tao phê duyệt - Hậu cần sẵn sàng Báo cáo tổng kết sau khoá học Hồ sơ lưu khoá đào tạo Đánh giá khố học đạt tiêu chí u cầu Đánh giá khố học đạt tiêu chí u cầu 10/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Trưởng phận 4.1 Cán Nhân phụ trách đào tạo QT-ABC-AHR- - Ký duyệt đơn xin học - Không ký duyệt, chuyển lại bước đề xuất/đăng ký học để bổ sung thơng tin cần thiết Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Kế hoạch khố học khơng duyệt Kế hoạch khoá học phê duyệt 4.2 Trưởng phận Khơng duyệt nội dung khố học Trường hợp Trưởng phận khơng phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại Cán nhân phụ trách đào tạo/Cán nhân viên để có thay đổi phù hợp Sau trình lại để ký duyệt huỷ tuỳ mức độ phù hợp 4.3 Trưởng phận Ký duyệt nội dung đơn xin học Trường hợp Trưởng phận phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại cho Cán phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên Cán Nhân phụ trách đào tạo Tiến hành thủ tục hỗ trợ cần thiết Các thủ tục liên quan tới: - Ký với nhà cung ứng (đột xuất) - Các kinh phí liên quan - Các thủ tục hành liên quan Theo dõi khố học/thi Cập nhật kịp thời có u cầu thơng tin khố học/thi để có hỗ trợ cần thiết Đơn xin học/kế hoạch đào tạo, thi phê duyêt Phê duyệt đơn xin học/kế hoạch khoá học, thi EDUKA.VN Cán nhân viên Ký thoả thuận đào tạo (nếu cần) Cán nhân viên Tham dự đào tạo/thi Ký thoả thuận đào tạo với cam kết ràng buộc theo sách đào tạo: - Thời gian làm việc trình học - Thời gian cống hiến sau trình học - Kinh phí nguồn kinh phí - Các cam kết khác - Thực nguyên tắc cam kết Bản Hợp đồng thoả thuận đào tạo - Tuân thủ quy định quy tắc Nhà cung ứng đào tạo đơn vị tổ chức đào tạo Bản Hợp đồng thoả thuận đào tạo Chính sách đào tạo 18/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- Cán nhân viên Báo cáo kết đào tạo/thi - Cán Nhân phụ trách đào tạo Thực tổng hợp, phân tích, báo cáo - - Báo cáo kết đào tạo, thi sau khoá đào tạo kết thúc Nộp chứng liên quan (nếu có) y Tập hợp tài liệu liên quan tới khoá học để làm báo cáo phân tích khóa học (nếu cần) Trình trưởng phận phê duyệt (nếu cần) Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ trình quản lý Nhà cung ứng Thực thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự học viên Bản báo cáo/chứng Báo cáo khoá học (nếu cần) Danh sách học viên ghi nhận Các thông tin cập nhật xử lý kịp thời Báo cáo khoá học ký xem xét (Nếu cần) Báo cáo khoá học ký xem xét EDUKA.VN Trưởng phân Xem xét Trưởng phận xem xét xác nhận nội dung báo cáo sau khoá đào tạo.làm đầu mối cho kế hoạch đào tạo lần sau Quản lý Nhà cung ứng 19/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.3 Quá trình đào tạo theo hình thức cử đào tạo/thi chứng nước 2.3.1 Lưu đồ EDUKA.VN 20/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.3.2 Mô tả Bước Người thực Trưởng phận Tên bước Đề nghị Cán nhân viên đào tạo/thi nước ngồi Miêu tả cơng việc - Trưởng phận Đề nghị cử đào tạo nước Cán bộ, nhân viên Làm đơn xin học Lãnh đạo Ban ABC/CTTV Cán Nhân phụ trách đào tạo Truởng phận Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Căn vào tình hình kinh doanh, nhu cầu tổ chức kế hoạch đào tạo phê duyệt, trưởng bổ phận đề nghị cử CBNV thích hợp đào tạo/thi chứng nước Tài liệu, mẫu biểu liên quan - Kết Đơn xin học Quy trình Lập kế hoạch đào tạo Làm đơn xin học EDUKA.VN Xem xét đề nghị Ký xem xét Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Trưởng đơn vị Khơng duyệt nội dung khoá học Trường hợp Trưởng phận khơng phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại Cán nhân phụ trách đào tạo/Cán nhân viên để có thay đổi phù hợp Sau trình lại để ký duyệt huỷ tuỳ mức độ phù hợp Trưởng đơn vị Ký duyệt nội dung xin học Trường hợp Trưởng phận phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại cho Cán phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên Cán Nhân phụ trách đào tạo Dự thảo đinh cử học (nếu cần) Hoàn chỉnh hồ sơ trình ký Các thủ tục liên quan tới: - Ký với nhà cung ứng - Các kinh phí liên quan - Các thủ tục hành liên quan Lãnh đạo/Tổng giám đốc Duyệt, ký hồ sơ đào tạo, thi nước Duyệt, ký hồ sơ đào tạo, thi nước Quyết định cử học nước Tờ trình học nước ngồi Nhân viên phục vụ HTQT Làm thủ tục xuất nhập cảnh (nếu cần) Các thủ tục xuất nhập cảnh áp dụng theo Q trình Hành xin visa/hộ chiếu Hộ chiếu/visa Cán Nhân phụ trách đào tạo Thực thủ tục hỗ trợ cần thiết Làm cầu nối thơng tin hỗ trợ q trình trước, sau Cán nhân viên đào tạo/thi Kế hoạch khố học khơng duyệt Kế hoạch khố học phê duyệt Quyết định cử học nước ngồi ký Tờ trình học nước ngồi duyệt 21/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- Theo dõi khoá học/thi Cán nhân viên Ký thoả thuận đào tạo (nếu cần) Cán nhân viên Tham dự đào tạo/thi Cập nhật kịp thời có u cầu thơng tin khố học/thi để có hỗ trợ cần thiết Ký thoả thuận đào tạo với cam kết ràng buộc theo sách đào tạo: - Thời gian làm việc trình học - Thời gian cống hiến sau trình học - Kinh phí nguồn kinh phí - Các cam kết khác - Thực nguyên tắc cam kết Bản Hợp đồng thoả thuận đào tạo - Tuân thủ quy định quy tắc Nhà cung ứng đào tạo đơn vị tổ chức đào tạo - Báo cáo kết đào tạo, thi sau khoá đào tạo kết thúc - Nộp chứng liên quan (nếu có) y - Tập hợp tài liệu liên quan tới khoá học để làm báo cáo phân tích khóa học (nếu cần) - Trình trưởng phận phê duyệt (nếu cần) - Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ trình quản lý Nhà cung ứng - Thực thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự học viên Trưởng phận xem xét xác nhận nội dung báo cáo sau khoá đào tạo.làm đầu mối cho kế hoạch đào tạo lần sau Quản lý Nhà cung ứng Bản Hợp đồng thoả thuận đào tạo Chính sách đào tạo EDUKA.VN Cán nhân viên Báo cáo kết đào tạo/thi Cán Nhân phụ trách đào tạo Thực tổng hợp, phân tích, báo cáo Trưởng phân Xem xét Bản báo cáo/chứng Báo cáo khoá học (nếu cần) Danh sách học viên ghi nhận Các thông tin cập nhật xử lý kịp thời Báo cáo khoá học ký xem xét (Nếu cần) Báo cáo khoá học ký xem xét 22/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.4 Quá trình tổ chức thi định kỳ/kiểm tra chuyên mơn nghiệp vụ định kỳ EDUKA.VN 23/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.4.1 Lưu đồ: EDUKA.VN 24/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- Cán bộ, nhân viên Cán nhân phụ trách đào tạo Trưởng đơn vị Quá trình Thi định kỳ Không Duyệt? (2) Kế hoạch đào tạo lần sau Có Xem xét (6) Quản lý Cán EDUKA.VN Kế hoạch đào tạo năm Lập kế hoạch Chương trình thi (1) Tổ chức thi (3) Tổng hợp, phân tích, báo cáo (5) Thông báo kết thi, Lưu hồ sơ (5) Tham dự Thi (4) 25/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.4.2 Mô tả Bước Người thực Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết Lập kế hoạch/Chương trình thi Dựa kế hoạch đào tạo đầu năm phê duyệt, tiến hành xác định: - Thành lập Hội đồng thi - Chương trình, thời gian thi - Nội dung thi/kiểm tra - Phương pháp thực - Các yêu cầu tham dự: đối tượng, điều kiện - Nhà cung ứng dịch vụ nghiệp vụ cần sử dụng dịch vụ bên - Các rủi ro biện pháp phòng ngừa - Các đề xuất khác (nếu có) - Đối tượng cán quản lý đơn vị dự thi hình thức bảo vệ kế hoạch kinh doanh phận, trưởng phận người chịu trách nhiệm trình bày, phó phận có vai trò hỗ trợ xây dựng kế hoạch tham gia bảo vệ - Đối tượng nhân viên dự thi chung tồn Cơng ty, trừ trường hợp đặc biệt có thơng báo đồng ý trưởng phận Khuyến khích thi đối tượng cán quản lý cấp phận EDUKA.VN Cán Nhân phụ trách đào tạo Cán Nhân phụ trách đào tạo Lập kế hoạch cho kỳ thi Xác định đối tượng tham dự thi/kiểm tra chuyên môn định kỳ Kế hoạch Chương trình thi đinh kỳ/kiểm tra chuyên môn định kỳ Đối tượng thi đinh kỳ/kiểm tra chuyên môn định kỳ Danh sách đối tượng thuộc diện yêu cầu tham dự Tuỳ nhu cầu đào tạo năm, nội dung thi thay đổi theo yêu cầu Tổng Giám đốc Công ty/Chi nhánh + Thi hiểu biết Cơng ty + Các loại hình thi chuyên môn nghiệp vụ - Cán Nhân phụ trách đào tạo Trưởng phận Xác định nội dung môn thi Duyệt thông tin nội dung Kế hoạch cho Chương trình thi Kế hoạch chương trình thi phê duyệt 26/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Cán Nhân phụ trách đào tạo QT-ABC-AHR- Trình duyệt nội dung Kế hoạch chương trình thi Trình duyệt nội dung Kế hoạch Chương trình thi Khơng duyệt nội dung chương trình thi Trường hợp Trưởng phận không phê duyệt nội dung thi, sau chuyển lại cán nhân phụ trách đào tạo để có thay đổi phù hợp Sau trình lại để ký duyệt huỷ tuỳ mức độ phù hợp Kế hoạch chương trình thi không duyệt Trường hợp Trưởng phận phê duyệt nội dung thi, sau chuyển lại cho cán phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu thơng tin tới cán Kế hoạch chương trình thi phê duyệt Nhà cung ứng phê duyệt cho Chương trình thi 3.1 Xác lập trách nhiệm bên liên quan tới Chương trình thi Trách nhiệm bên liên quan chương trình bao gồm: - Danh sách cán tham gia thi phê duyệt - Hợp đồng tổ chức cung ứng - Các cam kết ràng buộc khác cá nhân đơn lẻ - Danh sách thi ban đầu - Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng - Danh sách học viên có xác nhận cán quản lý - Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng bên ký kết 3.2 Lên danh sách thí sinh -Từ danh sách thí sinh tổ chức xếp đợt thi/ngày thi cho phù hợp Danh sách thí sinh thức 3.3 Xem xét đề thi đáp án trước triển khai Chuyển thông tin liên quan tới Môn thi/Kỳ thi tới Nhà cung ứng/Người đề/Hội đồng thi để có phản hồi kịp thời Chuẩn bị sở vật chất, hậu cần cho đợt thi - Gửi thơng báo thi tới thí sinh bên liên quan - Các công tác in ấn tài liệu, photo, địa điểm, máy móc… - Chuẩn bị phần liên quan tài dự trù Theo dõi Kỳ thi - Giám sát thi trình diễn (nếu cần thiết) - Đóng góp ý kiến kịp thời cho việc thực triển khai thi/kiểm tra đạt kết mong đợi - Thu thập phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến 2.1 2.2 2.3 3.4 3.5 Trưởng phận Trưởng phận Cán Nhân phụ trách đào tạo Ký duyệt nội dung chương trình thi EDUKA.VN Tổ chức thi - Đề thi đáp án phê duyệt - Hậu cần sẵn sàng Báo cáo tổng kết sau Chương trình thi Hồ sơ lưu khố đào tạo 27/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHRbên/nhiều chiều để làm tổng hơp/ phân tích/báo cáo 3.6 Sau Kỳ thi Cán bộ, nhân viên Tham dự thi/kiểm tra Thực đánh giá, báo cáo tổng kết vòng ngày làm việc sau kết thúc môn thi cuối Kỳ thi Thực quy định Chương trình thi đựoc phê duyệt liên quan tới tiêu chí thơng báo: - Thực thi theo yêu cầu - Thời gian thực thi - Thái dộ nghiêm túc kỳ thi - Khác - Tập hợp thi - Chuyển Hội đồng chấm thi - Chịu trách nhiệm thống kê điểm thi - Tập hợp điểm thi chuyển thành phần có liên quan - Lưu hồ sơ thực thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự điểm thi của thí sinh/cán khơng muộn ngày làm việc sau Chương trình thi kết thúc Báo cáo sau khố học Bài thi hồn thành EDUKA.VN Cán Nhân phụ trách đào tạo Cán Nhân phụ trách đào tạo Tổng hợp, phân tích báo cáo Thơng báo kết thi, Lưu hồ sơ - Trưởng phận Xem xét Trưởng phận xem xét xác nhận nội dung báo cáo sau khoá đào tạo Cơ sở liệu Cán nhân phụ trách đào tạo tiếp nhận lưu trừ nhằm: + Thông tin cho kế hoạch đào tạo lần sau kết chưa phù hợp + Thông tin cho phần Quản lý cán + Kết thi đinh kỳ hàng năm nguồn đầu vào cho kỳ thi lựa chọn Trạng Nguyên ABC (Tuỳ kế hoạch năm có tiêu chí lựa chọn Trạng khác nhau) Tổng hợp, phân tích, báo cáo Kỳ thi Báo cáo sau khoá học/Thi Tổng hợp, phân tích, báo cáo Chương trình thi Báo cáo Chương trình thi Danh sách điểm this sinh/cán ghi nhận Các thông tin cập nhật xử lý kịp thời, không muộn ngày làm việc sau khoá học kết thúc Báo cáo Chương trình thi ký xem xét Báo cáo Chương trình thi ký xem xét 28/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- Quá trình quản lý Nhà cung ứng 3.1 Lưu đồ Nhân viên tham gia đào tạo Cán nhân phụ trách đào tạo Trưởng phòng đào tạo/Trưởng Nhà cung ứng ban TCCB Quản lý Nhà cung ứng (2) Báo giá/ Hồ sơ lực (6) Giới thiệu/ Dạy thử EDUKA.VN Thực việc giảng dạy Có Có Đạt? khơng Nhu cầu đào tạo/Danh sách Nhà cung ứng (1) Yêu cầu giảng dạy/tài liệu đào tạo/thư mời (3) Tập hợp danh sách Nhà cung ứng (4) Đánh giá Nhà cung ứng (5) Dạy thử? (7) Đánh giá Kết thúc không Nhu cầu đào tạo 29/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 3.2 Mô tả: Bước Người thực Tên bước Cán NS phụ Gửi thư mời tham gia trách đào tạo Đơn giảng dạyđào tạo vị hình thức Nhà cung ứng bên ngồi/nội Báo giá/hồ sơ lực Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Tập hợp/cập nhật danh sách Nhà cung ứng, giảng viên bên giảng viên nội Miêu tả công việc Xuất phát từ: - Nhu cầu đào tạo Nhân viên/CBQL trực tiếp - Yêu cầu đơn vị đào tạo - Khả Nhà cung ứng hợp tác bên gửi thư mời tham gia đào tạo đến Nhà cung ứng//Giảng viên bên nội - Các bên trao đổi thông tin cần thiết nhằm thiết lập mối quan hệ liên quan tới tiến trình đào tạo/tư vấn/dịch vụ - Hồ sơ thông tin đầy đủ Nhà cung ứng nhằm tạo điều kiện thuận lợi xem xét cân nhắc dịch vụ Tài liệu, mẫu biểu liên quan Danh sách Nhà cung ứng (tham chiếu) Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Đánh giá Nhà cung ứng bên nội Đánh giá Nhà cung ứng bên : - Hồ sơ lực - Báo giá - Tài liệu đào tạo (nếu có) - CV giảng viên (nếu có, mời trực tiếp giảng viên) - Tham chiếu lịch sử, nội bộ, tham chiếu khác Đánh giá Giảng viên nội cứ: - CV giảng viên - Tài liệu đào tạo - Tham chiếu lịch sử, tham chiếu khác 4.1 Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Nhà cung ứng không đạt yêu cầu Đưa vào danh sách loại Nhà cung ứng bên ngồi, giảng viên nội khơng đạt yêu cầu 4.2 Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị/Trưởng phòng đào tạo Nhà cung ứng đạt u cầu 5+6 Nhà cung ứng bên ngồi/nội Trình bày, giới thiệu đào tạo thử - Cán NS Phụ trách đào tạo đánh giá giảng viên Nhà cung ứng bên Tham gia khâu liên quan viết tài liệu đào tạo Nhà cung ứng bên tổ chức trình bày giới thiệu tổ chức, lực đào tạo Giảng viên nội tham gia đào tạo thử (nếu cần thiết) Thư mời tham gia giảng dạy/ đào tạo hình thức Hồ sơ lực nhà cung ứng EDUKA.VN Tập hợp/cập nhật danh sách Nhà cung ứng, giảng viên bên giảng viên nội theo mẫu với tiêu chí chung Kết Danh sách Nhà cung ứng : bên nội Danh sách cập nhật định kỳ hàng năm Danh sách Nhà cung ứng đánh giá, phê duyệt Đánh giá Nhà cung ứng Danh sách loại Đánh giá Nhà cung ứng phê duyệt Đánh giá Nhà cung ứng phê duyệt Đánh giá đạt tiêu chí yêu cầu 30/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHRĐánh giá lại Nhà cung ứng bên ngoài: - Nếu không đồng ý, loại - Nếu đồng ý, thoả thuận, đàm phán ký Hợp đồng dịch vụ đào tạo/tư vấn đào tạo Đánh giá giảng viên nội bộ: - Năng lực tốt, mời đào tạo - Năng lực chưa đáp ứng, xem xét cử đào tạo nâng cao nghiệp vụ, loại - Sau đào tạo nâng cao, đáp ứng mời đào tạo, khơng loại Đánh giá khố học thử/Đánh giá Nhà cung ứng Báo cáo tổng kết sau khoá học Hồ sơ lưu khoá đào tạo, tài liệu đào tạo hình thức Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị 7.1 Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị/Nhân viên tham gia đào tạo Đánh giá lại sau khoá học Đánh giá lại Nhà cung ứng dựa kết sau khoá đào tạo Đánh giá khoá học/Báo cáo tổng hợp khoá học Lưu hồ sơ đào tạo liên quan 7.2 Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Cập nhật danh sách Nhà cung ứng - Định kỳ hàng năm, cán phụ trách đào tạo đơn vị cập nhật danh sách tổ chức cung cấp đào tạo Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Lưu tài liệu đào tạo liên quan Lưu tài liệu đào tạo liên quan theo khoá học để tham chiếu cho kế hoạch đào tạo/thực tương tự Đánh giá lại Nhà cung ứng EDUKA.VN - Danh sách nhà cung ứng có hiệu lực Hợp tác/thảo thuận với nhà cung ứng Tổng kết/báo cáo/Đánh giá khố học đạt tiêu chí u cầu Danh sách nhà cung ứng phê duyệt thơng báo tới cá nhân có liên quan Hồ sơ tài liệu Nhà cung ứng V Hồ sơ STT Kế hoạch đào tạo Công ty năm Mức độ quan trọng Cao Kế hoạch đào tạo đơn vị năm Cao Đề nghị đào tạo đột xuất năm Cao Hồ sơ đào tạo theo hình thức: Báo cáo + Danh sách học viên năm Cao Tên hồ sơ Thời hạn lưu giữ (năm) 31/32 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Chứng CBNV Ghi nhận tham dự Cán bộ, nhân viên Hồ sơ Nhà cung ứng Người duyệt QT-ABC-AHR- Đến CBNV việc Cao năm Khá Người kiểm tra Người lập EDUKA.VN 32/32 ... thời Dẫn chi u Bước Thực việc đào tạo Danh sách học viên thức - Tài liệu đàp tao phê duyệt - Hậu cần sẵn sàng - Gửi thông báo học tới học viên bên liên quan - Các công tác in ấn tài liệu, photo,... với nhà cung ứng bên ký kết Danh sách học viên thức - Tài liệu đàp tao phê duyệt - Hậu cần sẵn sàng Báo cáo tổng kết sau kho học Hồ sơ lưu kho đào tạo Đánh giá khố học đạt tiêu chí u cầu Đánh... trách đào tạo QT- ABC-AHR- Trước kho học Triển khai kho học - Thực thủ tục TNA cần thiết song song với trình chuẩn bị tổ chức kho học (nếu cần) - Cung cấp, trao đổi thống tài liệu giảng dạy