04qdns12 quy dinh che do cong tac phi nuoc ngoai ngan han docx

CÔNG TY CỔ PHẦN FPT QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ CƠNG TÁC PHÍ NƯỚC NGỒI NGẮN HẠN Mã hiệu: 04-QĐ/NS/HDCV/FPT Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 Ngày hiệu lực: 24/12/2015 QĐ: Quy định chế độ cơng tác phí nước ngồi ngắn hạn Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Quy định áp dụng cho tất Công ty thành viên (CTTV) theo chuẩn quản trị FPT Quy định áp dụng cho tất cán nhân viên (CBNV) ký hợp đồng lao động thức với Cơng ty Việt Nam Công ty cử công tác ngắn hạn nước ngồi CBNV cử cơng tác nước ngồi phải bảo đảm có kỹ kiến thức tương đương tham gia khóa đào tạo dành cho CBNV cơng tác nước ngồi cơng ty tổ chức Các cán quản lý phải tạo điều kiện cho CBNV tham gia đào tạo trước công tác CBNV cử cơng tác nước ngồi cần tn thủ quy định bổ sung CTTV trực thuộc FPT (nếu có) Quy định khơng áp dụng cho trường hợp ký hợp đồng thử việc, học việc, khoán gọn CBNV tham dự hội thảo, khóa đào tạo nước đối tác tài trợ toàn kinh phí Những trường hợp chưa ký hợp đồng lao động thức lý cơng việc phải cơng tác nước ngồi cần có giải trình từ trưởng phận phê duyệt Tổng giám đốc Công ty Điều Định nghĩa Đi công tác nước ngắn hạn: làm việc, tham dự hội thảo tham gia khóa đào tạo nằm phạm vi lãnh thổ Việt Nam thời hạn không 180 ngày Tiền lại: chi phí vé máy bay (hạng phổ thơng), vé tàu, xe (hạng phổ thơng) cho chuyến cơng tác; chi phí taxi xe tuyến đến sân bay ga tàu ngược lại; tiền lại nơi công tác trường hợp phải di chuyển qua nhiều địa điểm nước tới công tác Phụ cấp công tác: tiền hỗ trợ CBNV công tác để có thêm chi phí chi trả tiền ăn, tiền tiêu vặt chi phí lại hàng ngày từ chỗ nơi công tác đến nơi làm việc Phụ cấp cơng tác tính tính từ ngày nhập cảnh nước đến công tác đến ngày xuất cảnh Tiền ở: tiền thuê phòng nghỉ, nhà nơi công tác Thời gian đường: thời gian đường từ nơi làm việc đến nước công tác ngược lại Trong thời gian đường, CBNV không hưởng phụ cấp công tác tiền ở, trừ trường hợp phải cảnh nước đến cơng tác khơng có đường bay thẳng phải chờ đợi từ 12 tiếng trở lên để nối chuyến bay Thời gian lưu trú thời gian công tác nơi đến (tính ngày) theo Quyết định cử cơng tác nước ngồi Cơng ty tính từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh nước đến công tác, không bao gồm thời gian đường Đơn vị: Là đơn vị kinh doanh, đơn vị đảm bảo kinh doanh đơn vị hỗ trợ CHƯƠNG II: CHẾ ĐỘ ĐI CÔNG TÁC Điều Taxi tới sân bay nước ngược lại: Văn phòng Cơng ty bố trí xe đưa đón cán nhân viên từ nơi tới sân bay ngược lại Trong trường hợp Cơng ty khơng bố trí xe đưa đón CBNV chi trả cước taxi trọn gói tính cước theo km (nếu rẻ trọn gói) từ trụ sở công ty tới sân bay ngược lại Điều Tiêu chuẩn vé máy bay Lãnh đạo đơn vị/bộ phận phê duyệt công tác máy bay cho cán nhân viên thuộc đơn vị theo kế hoạch ngân sách phê duyệt Trường hợp phát sinh cơng tác ngồi kế hoạch vượt ngân sách phê duyệt khoản chi phí phải xem xét Kế toán trưởng phê duyệt Tổng giám đốc công ty người ủy quyền CBNV công tác phải thông báo kế hoạch công tác phê duyệt tới cán phụ trách việc đặt vé máy bay Cơng ty: - Trước ngày khởi hành 07 ngày công tác thông thường 04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2 2/7 QĐ: Quy định chế độ cơng tác phí nước ngồi ngắn hạn Trước ngày khởi hành 01 tháng công tác theo dự án (có kế hoạch triển khai dự án) Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 CBNV vi phạm phải tự chi trả phần chi phí chênh lệch so với giá vé trung bình theo hạng vé hãng thời điểm đặt Giá vé trung bình tính sau: Giá vé trung bình = (giá vé cao + giá vé thấp nhất)/2 Giá vé cao thấp theo hạng hãng thời điểm đặt vé theo thơng tin đại lý cung cấp (Ví dụ: Nếu mua hạng Economy hãng ABC lấy giá vé cao giá vé thấp thời điểm đặt hạng Economy hãng ABC để tính giá vé trung bình) Những trường hợp yêu cầu đặt vé máy bay sau thời hạn nêu (tính từ ngày khởi hành) chấp nhận khi: - Có lý giải trình hợp lý, hợp lệ với lý bất khả kháng (như: yêu cầu công tác đột xuất, thay đổi lịch công tác khách hàng,…), Trưởng Bộ phận Quản lý trực tiếp Trưởng Bộ phận Hành chính/Tổng hợp xác nhận - CBNV từ cấp trở lên Căn vào kế hoạch công tác, cán phân cơng chịu trách nhiệm tìm kiếm, mua vé máy bay giá rẻ cho CBNV Trường hợp không mua vé máy bay giá rẻ phải giải trình hợp lý, hợp lệ (như: có chứng việc yêu cầu đại lý bán vé tìm kiếm cho vé rẻ email, phương tiện khác lưu trữ lại nội dung trao đổi; có chứng việc kiểm tra giá vé rẻ online hay hãng hàng khơng giá rẻ khác; có chứng việc có lựa chọn vé rẻ phương án vé mà đại lý đưa ra) Trưởng Bộ phận Quản lý trực tiếp xác nhận Tiêu chuẩn máy bay - Hạng phổ thông (Y class/Economy class): Áp dụng với tất CBNV - Hạng thương gia (C class/Business class): Chỉ áp dụng cho CBNV từ cấp trở lên số trường hợp cần thiết cơng tác khách hàng, đối tác, khách đặt vé khơng hạng vé phổ thơng hay phải đổi vé theo yêu cầu công việc khơng vé hạng phổ thơng - CBNV tự trả chi phí khoản phát sinh tăng đổi vé máy bay, trừ trường hợp theo u cầu cơng việc phải có xác nhận trưởng Đơn vị Tổng Giám đốc Điều Tiêu chuẩn khách sạn CBNV công tác bố trí th phòng khách sạn sau: - Cán từ cấp trở lên phòng đơn không bắt buộc - Các cấp cán từ cấp trở xuống bố trí phòng ghép, trừ trường hợp đặc biệt lẻ người, cơng tác đồn có nam nữ không xếp ghép CBNV cơng tác tốn tiền th chỗ nơi đến công tác, cụ thể sau: 2.1 Tiêu chuẩn khách sạn cán từ cấp đến cấp 5: - Theo định mức quy định Phụ lục Phụ lục Quy định - Trong trường hợp định mức không đủ để thuê khách sạn nơi công tác, cán tham dự Hội thảo, hội nghị quốc tế, tiếp khách hàng quan trọng chi phí th khách sạn tính hóa đơn thực tế phần chi phí tăng thêm khơng vượt q 15% so với định mức quy định Chi phí tiền phát sinh thực tế cao định mức Quy định phải Lãnh đạo Công ty phê duyệt 2.2 Tiêu chuẩn khách sạn cán từ cấp trở lên: - Cán quản lý/lãnh đạo từ cấp trở lên tiêu chuẩn thuê khách sạn từ trở lên với định mức quy định Phụ lục Phụ lục Điều Định mức cơng tác phí Định mức cơng tác phí bao gồm: (1) Phụ cấp cơng tác (CTTV bổ sung chi phí lại hàng ngày từ nơi đến nơi làm việc tuỳ theo thị trường cụ thể Mức hỗ trợ chi phí lại hàng 04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2 3/7 QĐ: Quy định chế độ cơng tác phí nước ngồi ngắn hạn Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 ngày không vượt 30USD/ ngày); (2) Tiền ở; (3) Tiền taxi từ sân bay nước tới nơi (02 lượt) (4) Chi phí di chuyển bao gồm vé máy bay/tàu/xe… trường hợp phải di chuyển từ thành phố sang thành phố khác quốc gia từ quốc gia sang quốc gia khác ….Chi phí tính theo giá vé phát sinh thực tế nơi công tác Trong trường hợp thời gian công tác từ 30 ngày trở xuống, cơng tác phí áp dụng theo định mức quy định Phụ lục Quy định Trong trường hợp thời gian công tác từ ngày thứ 31 đến ngày 180: - CBNV bố trí theo nhà Cơng ty th nước sở với điều kiện Cơng ty có Văn phòng đại diện, chi nhánh,…tại nước Chi phí thuê nhà tính theo giá thuê nước sở tổng chi phí th nhà khơng vượt định mức tiền quy định Phụ lục x(số ngày thực tế công tác) Phụ cấp công tác tiền taxi lại từ sân bay nơi (và ngược lại) nước sở giữ nguyên theo Phụ lục - Trong trường hợp Cơng ty chưa có Văn phòng đại diện, chi nhánh,… Văn phòng khơng th nhà riêng CBNV tốn tiền khách sạn theo định mức quy định Phụ lục Quy định Điều Các quyền lợi khác dành cho CBNV q trình cơng tác Phụ cấp điện thoại, internet: Được tốn dựa chi phí thực tế mua sim/thẻ điện thoại nước sở Trong trường hợp sử dụng dịch vụ chuyển vùng quốc tế (roaming) phải có hạn mức phê duyệt Lãnh đạo đơn vị Dịch vụ roaming dành cho cán quản lý Bảo hiểm cơng tác nước ngồi ngắn hạn - CBNV cử cơng tác nước ngồi mua bảo hiểm cơng tác nước ngồi ngắn hạn suốt thời gian công tác - Định mức mua bảo hiểm cơng tác nước ngồi khơng vượt q hai (02) lần định mức Nhà nước quy định1 - Văn phòng CTTV chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho CBNV đơn vị CBNV cử cơng tác nước Nghỉ phép: trường hợp CBNV không nghỉ phép thời gian công tác nước ngồi ngắn hạn Điều Tờ trình Quyết định cử cán cơng tác nước ngồi Cán cơng tác nước ngồi phải có Tờ trình cơng tác nước ngồi, cần ghi rõ lý do, mục đích chuyến cơng tác, thời gian cơng tác kinh phí dự kiến Tờ trình cơng tác nước ngồi Trưởng phận đề nghị, Trưởng phận Kế hoạch tài Trưởng phận Nhân xem xét, Tổng giám đốc phê duyệt Bộ phận Hành phối hợp Bộ phận Nhân lập định công tác nước ngồi khi: - Tờ trình cơng tác nước CBNV phê duyệt - CBNV hoàn thành yêu cầu điều kiện công tác nước ngồi Đơn vị/Cơng ty Điều Hộ chiếu, Visa thủ tục tạm ứng, tốn cơng tác Cơng ty tốn lệ phí cấp hộ chiếu theo Phiếu thu hợp pháp Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh cấp lệ phí cấp visa theo Phiếu thu hợp pháp Đại sứ quán quan Lãnh quốc gia nơi CBNV Công ty cử công tác cấp Cơng ty hỗ trợ CBNV q trình làm hộ chiếu visa sở tuân thủ quy định thủ tục hành chính, nhân Đơn vị Thủ tục tạm ứng, toán chi phí cơng tác nước ngồi cho CBNV tn thủ theo quy định tài Đơn vị Định mức nhà nước: Đi công tác từ tháng trở xuống: 50USD/ người/ chuyến; Đi công tác từ tháng đến tháng: 80 USD/ người/ chuyến 04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2 4/7 QĐ: Quy định chế độ công tác phí nước ngồi ngắn hạn Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 CHƯƠNG III: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 10 Ban Nhân FPT Ban Kế hoạch tài FPT triển khai thực thi quy định tới Công ty thành viên Bộ phận Nhân Ban Kế hoạch tài Cơng ty thành viên đầu mối hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra đánh giá việc thực quy định chế độ cơng tác phí đơn vị, phận, Chi nhánh, Công ty thành viên trực thuộc Công ty Điều 11 Lãnh đạo Chi nhánh, Công ty thành viên trực thuộc FPT phận, trung tâm trực thuộc công ty thành viên có trách nhiệm triển khai thực quy định Điều 12 Lãnh đạo công ty thành viên, dựa vào đặc thù kinh doanh đơn vị, phép ban hành quy định định mức riêng, định mức phân theo cấp cán thời gian công tác không vượt định mức Quy định Ban Nhân FPT Ban Kế hoạch tài FPT xem xét đề xuất trước lãnh đạo CTTV ban hành định Điều 13 Trong q trình thực hiện, có vướng mắc, Chi nhánh/Công ty thành viên báo cáo Ban Nhân để tổng hợp, đề xuất Ban Kế hoạch tài xem xét, Tổng Giám đốc phê duyệt Người phê duyệt Người xem xét Người lập Bùi Quang Ngọc Dương Dũng Triều Hoàng Hữu Chiến Nguyễn Kim Phương Trịnh Thu Hồng Tổng giám đốc FPT Phó Tổng giám đốc FPT Kế toán trưởng FPT Trưởng ban Đảm bảo chất lượng FPT Trưởng ban nhân FPT 04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2 5/7 QĐ: Quy định chế độ cơng tác phí nước ngồi ngắn hạn Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 PHỤ LỤC ĐỊNH MỨC CƠNG TÁC PHÍ NƯỚC NGỒI NGẮN HẠN Phụ lục 1: Chế độ CBNV cơng tác nước ngồi ngắn hạn từ 30 ngày trở xuống Tiền (USD/ đêm) TT Nhóm I Nhóm II Nhóm III Tên nước Phụ cấp công tác (USD/ngày) Tiền lại sân baykhách sạn/căn hộ/ lượt xuất nhập cảnh CBNV cấp trở lên CBNV từ cấp đến cấp Mỹ (không bao gồm New York), Canada, Nhật Bản, Pháp, Áo, Đức, Bỉ, Úc, Hà Lan 200 USD 130 USD 100 USD 110 USD Anh, Thụy Sĩ, Thành phố New York (Mỹ) 200 USD 140 USD 100 USD 120 USD Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Thụy Điển, Nga, Cộng hòa Séc, Slovakia, Hungary, Bulgaria, Romania, Ba Lan, Ucraina 200 USD 105 USD 80 USD 100 USD Singapore, Arap Xê út, Nam Phi; Các tiểu vương quốc A rập thống (UAE) nước khu vực Trung Đông, Nam Phi 200 USD 120 USD 75 USD 100 USD Brunei, Hồng Kông, Hàn Quốc; Đài Loan 200 USD 100 USD 75 USD 100 USD Các nước Châu Âu khác, New Zealand, Mexico, Brazil; Các nước khu vực Nam Mỹ 200 USD 95 USD 75 USD 100 USD Trung Quốc, Macao, Ấn Độ, Ai Cập, Bangladesh 200 USD 90 USD 75 USD 100 USD Malaysia 150 USD 75 USD 50 USD 75 USD Thái Lan, Indonesia, Philipine 150 USD 70 USD 40 USD 75 USD Campuchia, Lào 150 USD 55 USD 30 USD 40 USD Myanmar 150 USD 80 USD 40 USD 60 USD Các nước khác thuộc Châu Phi 150 USD 80 USD 50 USD 60 USD Các nước khác không thuộc nhóm 150 USD 70 USD 50 USD 60 USD 04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2 6/7 QĐ: Quy định chế độ công tác phí nước ngồi ngắn hạn Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 Phụ lục 2: Chế độ CBNV công tác nước ngắn hạn từ ngày thứ 31 đến ngày 180 Tiền (USD/ đêm) TT Nhóm I Nhóm II Nhóm III Tên nước Phụ cấp cơng tác (USD/ngày) Tiền lại sân baykhách sạn/căn hộ/ lượt xuất nhập cảnh CBNV cấp trở lên CBNV từ cấp đến cấp Mỹ (không bao gồm New York), Canada, Nhật Bản, Pháp, Áo, Đức, Bỉ, Úc, Hà Lan 160 USD 110 USD 100 USD 110 USD Anh, Thụy Sĩ, Thành phố New York (Mỹ) 160 USD 120 USD 100 USD 120 USD Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Thụy Điển, Nga, Cộng hòa Séc, Slovakia, Hungary, Bulgaria, Romania, Ba Lan, Ucraina 160 USD 95 USD 80 USD 100 USD Singapore, Arap Xê út, Nam Phi; Các tiểu vương quốc A rập thống (UAE) nước khu vực Trung Đông, Nam Phi 160 USD 100 USD 75 USD 100 USD Brunei, Hồng Kông, Hàn Quốc; Đài Loan 160 USD 85 USD 75 USD 100 USD Các nước Châu Âu khác, New Zealand, Mexico, Brazil; Các nước khu vực Nam Mỹ 160 USD 80 USD 75 USD 100 USD Trung Quốc, Macao, Ấn Độ, Ai Cập, Bangladesh 160 USD 75 USD 75 USD 100 USD Malaysia 120 USD 60 USD 50 USD 75 USD Thái Lan, Indonesia, Philipine 120 USD 55 USD 40 USD 75 USD Campuchia, Lào 120 USD 40 USD 30 USD 40 USD Myanmar 120 USD 65 USD 40 USD 60 USD Các nước khác thuộc Châu Phi 120 USD 65 USD 50 USD 60 USD Các nước khác khơng thuộc nhóm 120 USD 55 USD 50 USD 60 USD 04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2 7/7