MƠ TẢ Q TRÌNH MUA SẮM I Mã hiệu: 10-QT/TC/HDCV/FPT Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 Ngày hiệu lực: 15/08/2014 MỤC ĐÍCH & PHẠM VI ÁP DỤNG Mục đích: Quy định cách thức thực việc mua sắm hàng hóa/dịch vụ phục vụ cho cán nhân viên hỗ trợ kinh doanh (quảng cáo, hàng khuyến mãi, cho tặng, làm từ thiện, v.v…) – hay gọi hàng hóa/dịch vụ phi kinh doanh Phạm vi áp dụng: Công ty FPT công ty thành viên FPT (Cấp cấp 2), Văn phòng đại diện, Chi nhánh II ĐỊNH NGHĨA Chuyên gia: Được hiểu cá nhân/bộ phận có chun mơn hàng hóa/dịch vụ cần mua (ví dụ: mua máy tính - FIM, đặt khách sạn - FAD…) Đơn vị: Là đơn vị có dấu riêng (FPT, CTTV cấp 1, CTTV cấp 2, Chi nhánh, văn phòng đại diện,…) Bộ phận: Phòng, ban, trung tâm,… trực thuộc đơn vị III LƯU ĐỒ 52-BM/CL/HDCV/FPT 1/10 2/0 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 THÔNG SỐ TỔNG HỢP IV Thông số Mô tả Yêu cầu Đầu vào Nhu cầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ Đầy đủ, xác Đầu Hàng hóa/dịch vụ mua Đáp ứng đầy đủ yêu cầu Chỉ tiêu đánh giá NA Quá trình liên quan Hàng hóa (Nhập, xuất, bàn giao) Bàn giao hàng hóa, xử lý có hàng hóa lỗi, hư hỏng Quản lý tổ chức lãnh đạo (MTQT Lập kế hoạch sổ tay trình Lãnh đạo) Kế hoạch ngân sách năm Hành (Quản lý tài sản, Hành quản trị, sở vật chất) Nhu cầu mua/cấp phát/sửa chữa/bảo dưỡng tài sản, sở vật chất Tài (MTQT Thu chi tiền, Lập quản lý kế hoạch kinh doanh) Hồ sơ tạm ứng, toán, ngân sách, dự toán V PHÂN ĐOẠN VÀ HOẠT ĐỘNG Bước 1: Lập đề nghị mua sắm TT Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Tập hợp nhu cầu mua sắm, lập đề nghị mua sắm gửi Trưởng phận Đề nghị mua sắm (Bản cứng/email/trên KMS, Callog) Cán phân cơng (bộ phận có nhu cầu mua sắm) Vào thời điểm có nhu cầu Đề nghị mua đươc xem xét Trưởng phận (bộ phận có nhu cầu mua sắm) Trong thời gian ngày Có thể gửi yêu cầu cứng dạng khác,qua email, KMS, calllog,… phải đảm bảo đầy đủ thơng tin (tên hàng hóa/dịch vụ, chủng loại, số lượng, mục đích sử dụng, mục ngân sách có) Xem xét tính hợp lý Đề nghị mua sắm Trong trường hợp kinh phí mua sắm phù hợp với ngân sách chi tiết kế hoạch ngân sách năm phê duyệt, chuyển đề nghị sang bước 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 sắm Tài liệu hướng dẫn 10.1BM/TC/HDCV/FPT 2/10 MTQT: Mua sắm TT Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 Hoạt động Sản phẩm Người thực Lập dự trù kinh phí mua sắm, trường hợp kinh phí mua sắm chưa có chưa chi tiết (duyệt khung) kế hoạch ngân sách năm phê duyệt Dự trù kinh phí mua sắm phê duyệt Lập: Trưởng phận (bộ phận có nhu cầu mua sắm) Lập đề nghị bổ sung ngân sách trường hợp chi phí đề nghị mua sắm vượt ngân sách chưa có kế hoạch ngân sách năm phê duyệt phận Đề nghị bổ sung ngân sách phê duyệt Thời gian Tài liệu hướng dẫn 01.3BM/TC/HDCV/FPT (Hoạt động xem xét, phê duyệt đề nghị bổ sung ngân sách phê duyệt dự trù kinh phí mua sắm tiến hành đồng thời) Xem xét: Trưởng ban/phòng Tài đơn vị Duyệt: Ban Tổng Giám đốc đơn vị Bước 2: Lập phương án mua sắm (Khi tổng giá trị mua sắm nhà cung cấp ≥ 10 triệu đồng/1 lần mua sắm ≥ 120 triệu đồng/năm/1 loại hàng hóa/dịch vụ) TT Hoạt động Thống yêu cầu mua sắm, bao gồm thông tin: Tên hàng hóa/dịch vụ, cấu hình/đặc điểm, phận sử dụng, mục đích sử dụng, số lượng Sản phẩm Phương án mua sắm Thời gian1 Tài liệu hướng dẫn Cán mua sắm Trưởng phận yêu cầu Cán mua sắm Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng, tùy thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ cần mua, lựa chọn hình thức tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng sau: (1) Đấu thầu: Tham khảo MTQT Lựa chọn nhà thầu ký hợp đồng Sổ tay trình Bất động sản Người thực Phương án mua sắm Hồ sơ thầu, Hồ sơ chấm thầu,… - Khi sắm thực mua - Hoặc ký hợp đồng nguyên tắc 10.5BM/TC/HDCV/FPT 04QT/BDS/HDCV/FPT (MTQT Lựa chọn nhà thầu ký hợp đồng) Trong trường hợp mua sắm phức tạp, bên thỏa thuận thời gian hoạt động bước 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 3/10 MTQT: Mua sắm TT Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 Hoạt động (2) Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng theo tiêu chí bản: Đánh giá NCU2 loại mặt hàng theo tiêu chí cho quan trọng việc phân loại nhà cung ứng phải có chứng/thơng tin hỗ trợ việc cho đánh giá Sản phẩm Người thực Phương án mua sắm Thời gian Tài liệu hướng dẫn - Hoặc đánh giá lại hợp đồng nguyên tắc (định kỳ: lần/năm) Hồ sơ hỗ trợ/thông tin đánh giá nhà cung ứng (báo giá, hồ sơ thầu, hồ sơ lực, hồ sơ sản phẩm,…) Có thể định nhà cung ứng trường hợp sau: - Nhà cung ứng độc quyền hàng hóa/ dịch vụ cần mua sắm - Có thể sử dụng lại đánh giá lựa chọn nhà cung ứng đơn vị thực đánh giá lựa chọn khoảng thời gian tháng (khi mua loại hàng hóa/dịch vụ) - Các trường hợp có lý đặc biệt giải trình cụ thể Hồn thiện phương án mua sắm với đầy đủ thông tin: Phương án mua sắm Lập: Cán mua sắm Phương án mua sắm xem xét Xem xét 1: Trưởng phận mua sắm - Phương án mua sắm Tối đa ngày sau thống yêu cầu 10.5BM/TC/HDCV/FPT - Thông tin đánh giá nhà cung ứng Xem xét phương án mua sắm - Xem xét bắt buộc theo thứ tự 1, 2, 3: o Chuyên gia: Xem xét đặc điểm hàng hóa/dịch vụ mục đích sử dụng, phù Xem xét 2: Chuyên gia (Yêu cầu nêu rõ lý trường hợp xem xét chun gia) Khơng q ngày Phụ lục – Danh sách chuyên gia xem xét hàng hóa/dịch vụ Ưu tiên sử dụng NCU nội cơng ty/tập đồn, đồng thời NCU nội phải lấy giá ưu đãi cho bên mua 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 4/10 MTQT: Mua sắm TT Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Xem xét 3: Ban/Phòng Tài đơn vị Khơng q ngày Phương án mua sắm phê duyệt Ban Tổng giám đốc đơn vị Chậm ngày từ có phương án Sản phẩm Người thực Thời gian hợp nhà cung cấp, giá hàng hóa/ dịch vụ o Tài liệu hướng dẫn Ban/phòng tài chính: Xem xét lựa chọn nhà cung ứng, giá cả, ngân sách - Nếu khơng có thống bên xem xét chuyển lên Ban Tổng giám đốc xem xét phê duyệt Phê duyệt trường hợp sau: - Khi giá trị hàng hóa/dịch vụ ≥ 50 triệu đồng - Khơng có thống bên tham gia xem xét - Khi ký hợp đồng nguyên tắc Bước 3: Ký hợp đồng/đơn đặt hàng TT Hoạt động Lập dự thảo hợp đồng/đơn đặt hàng Lập Hợp đồng trường hợp sau: - Giá trị lần mua sắm ≥ 20 triệu đồng - Hàng hóa/dịch vụ mua sắm thường xuyên giá trị mua sắm nhà cung cấp ≥ 120 triệu đồng/năm/1 loại hàng hóa/dịch vụ (Căn vào liệu mua hàng năm trước) (gọi hợp đồng nguyên tắc) - Các hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ phức tạp, có rủi ro chất lượng toán - Các trường hợp khác thấy có nhu cầu 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Hợp đồng/ đơn đặt hàng dự thảo Lập: Cán mua sắm Tài liệu hướng dẫn Trong thời gian ngày sau phương án duyệt 5/10 MTQT: Mua sắm TT Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 Hoạt động Sản phẩm Người thực Đánh giá lại hợp đồng nguyên tắc định kỳ hàng năm Phương án mua sắm Theo bước Xem xét hợp đồng Hợp đồng xem xét (ký nháy) Xem xét 1: Trưởng phận mua sắm Thời gian Tài liệu hướng dẫn Trong thời hạn năm kể từ lúc hợp đồng có hiệu lực kể từ lần đánh giá trước Trong thời gian ngày Xem xét 2: Ban/Phòng Pháp chế đơn vị (nếu có) Xem xét 3: Ban/Phòng Tài đơn vị Ký hợp đồng/đơn đặt hàng - Hợp đồng/đơn Giá trị hợp đồng/đơn đặt hàng < 50 triệu đồng hàng ký đặt Giá trị hợp đồng ≥ 50 triệu đồng Hợp đồng nguyên tắc ngày Trưởng phận ủy quyền Ban Tổng giám đốc đơn vị Bước 4: Tiếp nhận bàn giao TT Hoạt động Nhận, kiểm tra hàng hóa/dịch vụ Lập biên giám định hàng hóa lỗi, hư hỏng (nếu có) Sản phẩm Biên giao nhận/ nghiệm thu hàng hóa/dịch vụ Biên giám định hàng hóa lỗi, hư hỏng Người thực Cán mua sắm Trưởng phận yêu cầu Chuyên gia (nếu cần) Thời gian Tài liệu hướng dẫn Ngay hàng hóa về/dịch vụ hồn thành 09-BM/HH/HDCV/FPT Đại diện Ban/phòng Tài (nếu cần) Nhà cung ứng Nếu phát hàng hóa hỏng/thiếu/khơng đáp Đơn khiếu nại kết ứng đủ yêu cầu nêu hợp đồng/đơn khiếu nại hàng: Hàng đổi/trả/ 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Cán mua sắm Ngay sau phát vấn đề 6/10 MTQT: Mua sắm TT Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 Hoạt động - Tiến hành thủ tục khiếu nại Sản phẩm Người thực Thời gian Tài liệu hướng dẫn lý - Tiến hàng đổi/trả/thanh lý… hàng/dịch vụ Bàn giao, phân phối cho người sử dụng Biên bàn giao Trường hợp hàng hóa mua sắm với khối Bản theo dõi phân lượng lớn phục vụ nhu cầu sử dụng thường phối/cấp phát hàng hóa xun (văn phòng phẩm) phục vụ kiện cơng ty, chương trình marketing/khuyến mại, đơn vị cần quản lý việc nhập, xuất/cấp phát hàng hóa, nhằm đảm bảo hàng sử dụng mục đích Cán mua sắm 03-QT/HC/HDCV/FPT (Mơ tả q trình quản lý tài sản) Bộ phận đề nghị Nhà cung ứng Bước 5: Thanh toán kiểm soát TT Hoạt động Sản phẩm Lập hồ sơ toán tiến hành thủ tục toán Các hồ sơ cần thiết tối thiểu hồ sơ phát sinh quy trình đồng thời phải tuân thủ Quy định Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ toán, bao gồm: Hồ sơ toán - Dự trù kinh phí/Tờ trình bổ sung ngân sách (nếu có) - Phương án mua sắm (nếu có) - Hồ sơ đánh giá NCU (nếu có) - Hợp đồng/đơn đặt hàng (nếu có) - Thanh lý hợp đồng/biên bàn giao/biên nghiệm thu/phiếu giao nhận/giấy biên nhận - Hóa đơn - Đề nghị toán Người thực Cán mua sắm Thời gian Theo Quy định Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ tốn Tài liệu hướng dẫn 03.1QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Thu chi tiền) 03.6QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Tạm ứng quản lý tạm ứng) Lưu ý: Cần có ghi vào Đề nghị toán 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 7/10 MTQT: Mua sắm TT Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Tài liệu hướng dẫn có hoa hồng hay khơng Kiểm tra 100% trường hợp mua sắm để đảm bào quy định pháp luật, quy định công ty đảm bảo kiểm soát hoa hồng Hồ sơ toán kiểm sốt Ban/Phòng Tài Trong trình tốn q Kiểm soát với tỷ lệ lấy mẫu định theo định kỳ kiểm soát theo chủ đề Báo cáo kiểm soát Bộ phận kiểm soát Theo hoạch soát kế kiểm Quyết định kỷ luật/khen thưởng (nếu có) Ban/Phòng Tài bên liên quan Khi phát vấn đề hoa hồng Cảnh báo cho Ban Tổng giám đốc phận liên quan phát vấn đề trình thực việc mua sắm phận Xử lý phát vấn đề hoa hồng: - Nếu Ban/phòng Tài phát cán mua sắm/bộ phận không nộp lại hoa hồng cho công ty thời gian cho phép mà khơng có lý đáng, việc người trực tiếp vi phạm phải nộp lại đầy đủ số tiền hoa hồng cho công ty, người vi phạm người có liên đới trách nhiệm bị kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm Mức kỷ luật cao sa thải - Nếu Ban/phòng Tài chứng minh giá hàng hóa/dịch vụ mà cán mua sắm/bộ phận mua có giá lớn mức giá bình qn 30% phận phải chịu trách nhiệm trả lại cho công ty 80% số tiền chênh lệch VI QUY ĐỊNH/HƯỚNG DẪN CHI TIẾT - Các đơn vị thực theo hợp đồng nguyên tắc đơn vị cấp ký với nhà cung ứng (Ví dụ: FPT ký CTTV thực theo, CTTV ký cơng ty thực theo) - Bộ phận mua sắm/Văn phòng/Phòng hành đơn vị phải lập Danh sách chuyên gia xem xét hàng hóa/dịch vụ mua sắm phù hợp với đặc thù đơn vị cập nhật có thay đổi, xét xét: Ban/phòng tài chính, phê duyệt: Tổng giám đốc Tham khảo Phụ lục (10.1-PL/TC/HDCV/FPT) áp dụng FHO 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 8/10 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 - Cán mua sắm cần theo dõi hợp đồng nguyên tắc việc xem xét hợp đồng nguyên tắc theo định kỳ (theo mẫu 10.6-BM/TC/HDCV/FPT) - Các chứng khác phục vụ cho trình tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng hình thức chào giá cạnh tranh bao gồm báo giá, hồ sơ lực, trao đổi kinh nghiệm, hồ sơ sản phẩm, liệu mua sắm năm trước,… - Quy định việc lưu giữ hồ sơ mua sắm: Ban/phòng tài lưu giữ gốc hồ sơ mua sắm Bộ phận mua sắm lưu giữ copy hồ sơ ( cần thiết) VII HỒ SƠ TT Tên hồ sơ Đề nghị mua sắm Phương án mua sắm Hợp đồng/Đơn đặt hàng Mã biểu mẫu 10.5-BM/TC/HDCV/FPT Người lập Hình thức lưu giữ Thời hạn lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng Cán phân công phận H Trung bình Cán mua sắm H Trung bình Cán mua sắm H 10 Cao Hóa đơn giá trị gia tăng Biên giao nhận/nghiệm thu hàng hóa/dịch vụ với nhà cung ứng NCU H Cao Hồ sơ hỗ trợ đánh giá nhà cung ứng (Báo giá, hồ sơ lực, hồ sơ sản phẩm,…) Cán mua sắm H/ Trung bình Sổ theo dõi hợp đồng nguyên tắc 10.6-BM/TC/HDCV/FPT Cán mua sắm S Lâu dài Trung bình Biên giám định hàng hóa lỗi, hư hỏng 09-BM/HH/HDCV/FPT Cán mua sắm H,S Cao Đơn khiếu nại, kết khiếu nại Người duyệt 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Người kiểm tra Người lập 9/10 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 2/5 Bùi Quang Ngọc Hoàng Hữu Chiến Nguyễn Thị Kim Phương Đinh Vân Nam Phó Chủ tịch HDQT, Tổng giám đốc FPT Kế tốn trưởng FPT Phó ban Đảm bảo Chất lượng FPT Chánh Văn phòng FPT 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 10/10