10qttc30 MTQT mua sam pdf

Mã hiệu: 10-QT/TC/HDCV/FPT MƠ TẢ Q TRÌNH Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 MUA SẮM I Ngày hiệu lực: 22/07/2016 MỤC ĐÍCH & PHẠM VI ÁP DỤNG Mục đích: Quy định cách thức thực việc mua sắm hàng hóa/dịch vụ phục vụ cho cán nhân viên hỗ trợ kinh doanh (quảng cáo, hàng khuyến mãi, cho tặng, làm từ thiện, v.v…) - hay gọi hàng hóa/dịch vụ phi kinh doanh Phạm vi áp dụng: Công ty cổ phần FPT công ty thành viên FPT (Cấp cấp 2), Văn phòng đại diện, Chi nhánh II ĐỊNH NGHĨA Bộ phận mua sắm: Các công ty phải có phận mua sắm chuyên trách độc lập với văn phòng/ phận hành Cán mua sắm: Cán thuộc phận mua sắm Chuyên gia: Cá nhân/bộ phận có chun mơn hàng hóa/dịch vụ cần mua (ví dụ: mua máy tính FIM, đặt khách sạn - FAD…) Đơn vị: Là đơn vị có dấu riêng (FPT, CTTV cấp 1, CTTV cấp 2, Chi nhánh, văn phòng đại diện,…) Bộ phận: Phòng, ban, trung tâm,… trực thuộc đơn vị III LƯU ĐỒ Nhu cầu hàng hóa/dịch vụ Yes Đã có hợp đồng nguyên tắc? Nhóm 2, 3, Nhóm No Lập đề nghị mua sắm Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn NCC Tổng giá trị ≥ 10 triệu giá trị mua sắm ≥ 120 tr/năm? No Yes Lập phương án mua sắm Xem xét phê duyệt Ký hợp đồng/đơn đặt hàng Quản lý thực hợp đồng/đơn đặt hàng Thực mua hàng khơng có hợp đồng/đơn đặt hàng Thanh toán kiểm soát Lưu hồ sơ 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 1/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 IV QUY ĐỊNH CHUNG Phân nhóm hàng hóa, dịch vụ Hàng hóa, dịch vụ cần mua sắm phân chia thành nhóm sau: Nhóm 1: Hàng hóa/dịch vụ thuộc danh mục hàng hóa/dịch vụ nhà nước định giá (bao gồm: điện, nước, điện thoại khoản thuế, phí, lệ phí); Nhóm 21: Bao gồm loại hàng hóa dịch vụ: Dịch vụ tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự; Dịch vụ kiểm toán, tư vấn triển khai hệ thống kế toán/hệ thống báo cáo quản trị, nghiên cứu phát triển; Dịch vụ liên quan đến hoạt động tài chính; Dịch vụ tư vấn quản lý chất lượng; Dịch vụ tư vấn pháp lý; Dịch vụ giáo dục, đào tạo liên quan; Dịch vụ xây dựng, nâng cấp website, phần mềm quyền phần mềm; Hàng hóa/dịch vụ tiêu dùng chỗ như: tiếp khách, thuê khách sạn, phòng nghỉ, nhà trọ cho cán nhân viên công tác; Dịch vụ truyền thông, quảng cáo, triển lãm; Nhóm 32: Hàng hóa/dịch vụ có tổng giá trị mua sắm nhà cung cấp < triệu đồng/1 lần mua sắm, giá trị mua sắm năm < 20 triệu/năm, trừ hàng hóa/dịch vụ có hợp đồng nguyên tắc Nhóm 4: Các hàng hóa/dịch vụ mua sắm tập trung (ký hợp đồng nguyên tắc) hàng hóa/dịch vụ khác Tổng hợp bước thực CTTV đề xuất mở rộng loại hàng hóa, dịch vụ nhóm phải có xem xét Giám đốc Tài CTTV FPT Hình thức đề xuất ý kiến thực qua email/văn Giá trị tính theo phận, giới hạn CTTV lớn giá trị phải có xem xét Giám đốc Tài CTTV FPT Hình thức đề xuất ý kiến thực qua email/văn 2/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 Nhóm hàng hóa, dịch vụ/Trách nhiệm thực quy định Bước thực Nhóm Lập đề nghị mua sắm N/A Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp: Các hình thức lựa chọn quy định chi tiết mục IV.3.a Nhóm Nhóm Nhóm Lập: Cán phận có nhu cầu mua sắm, Xem xét 1: Trưởng phận có nhu cầu mua sắm, Xem xét 2: Chuyên gia N/A Cán phận có nhu cầu mua sắm N/A Cán mua sắm N/A Hội đồng chấm thầu (*) N/A Hội đồng chấm thầu N/A Trưởng phận có nhu cầu mua sắm, Trưởng phận mua sắm chuyên gia (trong số trường hợp) N/A Trưởng phận mua sắm chuyên gia (trong số trường hợp) N/A Trưởng phận có nhu cầu mua sắm N/A Trưởng phận mua sắm Xem xét phê duyệt 1) Kết đấu thầu 2) Phương án mua sắm giá trị mua sắm ≥ 10 triệu đồng 3) Nhà cung cấp lựa chọn giá trị mua sắm từ - 10 triệu đồng Ký hợp đồng/đơn hàng: Các trường hợp phải ký hợp đồng quy định chi tiết mục IV.3.b Lập: Cán phận có nhu cầu mua sắm Lập: Cán mua sắm Xem xét 1: Trưởng phận có nhu cầu mua sắm Xem xét 1: Trưởng phận mua sắm Xem xét 2: Kế toán trưởng, Xem xét 3: Pháp chế (nếu có), Phê duyệt: Trưởng phận ủy quyền/ Tổng giám đốc công ty/ Người ủy quyền Quản lý thực hợp đồng/đơn hàng mua hàng không cần hợp đồng/đơn đặt hàng 1) Thực hợp đồng nguyên tắc (khung) 2) Thực hợp đồng/đơn hàng khác mua hàng không cần hợp đồng/đơn đặt hàng Thanh toán Bộ phận/cán phân cơng Cán phân cơng phận có nhu cầu mua sắm Cán phận có nhu cầu mua sắm Cán mua sắm (*): Hội đồng chấm thầu Tổng giám đốc đơn vị thành lập 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 3/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 Quy định chung a) Các hình thức tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp TT Hình thức Điều kiện thực Sản phẩm Đấu thầu - Các dự án đảm bảo sở vật chất có giá trị > tỷ đồng thực theo Sổ tay trình bất động sản; Hồ sơ thầu Biên chấm thầu - Các trường hợp đặc biệt theo yêu cầu Tổng giám đốc công ty Chào giá cạnh tranh: Lập phương án mua sắm chi tiết Chào giá cạnh tranh: Lấy báo giá 03 nhà cung cấp - Có nhà cung cấp, ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp nội FPT Hồ sơ nhà cung cấp - Tổng giá trị mua sắm nhà cung cấp ≥ 10 triệu đồng/1 lần mua sắm ký hợp đồng nguyên tắc Phương án mua sắm - Lấy báo giá nhà cung cấp, ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp nội FPT Báo giá nhà cung cấp Phiếu đề nghị mua sắm - Tổng giá trị mua sắm nhà cung cấp từ - 10 triệu đồng khơng thuộc hàng hóa/dịch vụ ký hợp đồng nguyên tắc Chỉ định nhà cung cấp - Là nhà cung cấp nhất, nhà phân phối độc quyền hàng hóa/dịch vụ cần mua sắm Phương án mua sắm - Việc thay đổi nhà cung cấp đem lại nhiều rủi ro kinh doanh kỹ thuật cho cơng ty - Có định/u cầu/mong muốn đối tác quan trọng công ty - Nhà cung cấp thực đánh giá thời gian tháng với điều kiện không thay đổi (hàng hóa/dịch vụ, giá) - Các trường hợp đặc biệt khác theo định Tổng giám đốc công ty Các trường hợp khác - Các trường hợp tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp tốt không cần hồ sơ đánh giá3: + Hàng hóa dịch vụ tiêu dùng chỗ: tiếp khách, thuê khách sạn (phòng trọ), thuê CTTV đề xuất giá trị khác loại hàng hóa, dịch vụ khác khơng cần lấy báo giá phải có xem xét Giám đốc Tài CTTV FPT Hình thức đề xuất ý kiến thực qua email/văn 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 4/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 phương tiện vận chuyển chỗ khơng cần hồ sơ đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phận có nhu cầu tự thực hàng hóa thuộc nhóm theo quy định cơng tác phí ngân sách duyệt Riêng trường hợp thuê khách sạn, phương tiện cho đoàn có kế hoạch trước cần tn thủ theo trường hợp + Các lần mua sắm tổng giá trị < triệu đồng b) Các trường hợp phải ký hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ: - Giá trị lần mua sắm ≥ 20 triệu đồng - Hàng hóa/dịch vụ mua sắm thường xuyên giá trị mua sắm nhà cung cấp ≥ 120 triệu đồng/năm/1 loại hàng hóa/dịch vụ (Căn vào liệu mua hàng năm trước) (gọi hợp đồng nguyên tắc) - Các hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ phức tạp, có rủi ro chất lượng toán - Các trường hợp khác thấy có nhu cầu V THƠNG SỐ TỔNG HỢP Thông số Mô tả Yêu cầu Đầu vào Nhu cầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ Đầy đủ, xác, hợp lý khả Đầu Hàng hóa/dịch vụ mua Đáp ứng đầy đủ yêu cầu Chỉ tiêu đánh giá NA Quá trình liên quan Hàng hóa (Nhập, xuất, bàn giao) Bàn giao hàng hóa, xử lý có hàng hóa lỗi, hư hỏng Quản lý tổ chức lãnh đạo (MTQT Lập kế hoạch sổ tay trình Lãnh đạo) Kế hoạch ngân sách năm Hành (Quản lý tài sản, Hành quản trị, sở vật chất) Nhu cầu mua/cấp phát/sửa chữa/bảo dưỡng tài sản, sở vật chất Tài (MTQT Thu chi tiền, Lập quản lý kế hoạch kinh doanh) Hồ sơ tạm ứng, toán, ngân sách, dự toán 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 5/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 VI PHÂN ĐOẠN VÀ HOẠT ĐỘNG Bước 1: Lập đề nghị mua sắm TT Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Lập đề nghị mua sắm có nhu cầu loại hàng hóa/dịch vụ thuộc nhóm 2, 3, Thơng tin điền đầy đủ, đặc biệt thông tin hàng hóa, dịch vụ cần mua sắm phải mơ tả chi tiết Đề nghị mua sắm (Bản cứng/ email/ portal) Cán phận có nhu cầu mua sắm Vào thời điểm có nhu cầu Xem xét tính hợp lý đề nghị mua sắm: Đề nghị mua sắm đươc xem xét Xem xét 1: Trưởng phận có nhu cầu mua sắm - Kinh phí mua sắm phải phù hợp với ngân sách chi tiết phê duyệt kế hoạch năm - Chuyên gia: Xem xét đặc điểm hàng hóa/dịch vụ mục đích sử dụng, phù hợp nhà cung cấp, giá hàng hóa/ dịch vụ - Nếu khơng có thống bên xem xét chuyển lên Ban Tổng giám đốc xem xét phê duyệt Tài liệu hướng dẫn 10.1BM/TC/HDCV/FPT Phụ lục 1: Danh sách chuyên gia xem xét hàng hóa/dịch vụ Xem xét 2: Chuyên gia (Yêu cầu nêu rõ lý trường hợp khơng có xem xét chun gia) Xem xét phê duyệt đề nghị mua sắm trường hợp kinh phí mua sắm chưa chi tiết (duyệt khung) kế hoạch ngân sách năm phê duyệt (trừ mua sắm thuộc nhóm 3) Đề nghị mua sắm duyệt Lập đề nghị bổ sung ngân sách trường hợp chi phí đề nghị mua sắm vượt ngân sách chưa có kế hoạch ngân sách năm phê duyệt phận Tờ trình đề nghị bổ sung ngân sách duyệt Xem xét 3: Trưởng ban/ phòng tài kế tốn Phê duyệt: Tổng giám đốc công ty/ Người ủy quyền Ban Tổng giám đốc 01.3BM/TC/HDCV/FPT (Hoạt động xem xét, phê duyệt đề nghị bổ sung ngân sách dự trù kinh phí mua sắm tiến hành đồng thời) Bước 2: Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp TT 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Tài liệu hướng dẫn 6/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 TT Hoạt động Sản phẩm Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, tùy thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ cần mua để lựa chọn hình thức phù hợp Tham chiếu mục VI.3 Hồ sơ thầu, Hồ sơ chấm thầu,… Hoặc Nhóm 2, 3: Cán phận có nhu cầu mua sắm Khi thực mua sắm Hồ sơ hỗ trợ/thông tin đánh giá nhà cung ứng (báo giá, hồ sơ thầu, hồ sơ lực, hồ sơ sản phẩm,…) Nhóm 4: Cán mua sắm Hoặc ký hợp đồng nguyên tắc Đối với việc mua sắm dịch vụ thuộc nhóm 4: Bộ phận có nhu cầu có trách nhiệm đánh giá chất lượng đặc tính chi tiết dịch vụ theo hồ sơ từ phận mua sắm, gửi lại cho phận mua sắm để làm sở đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Người thực Thời gian Tài liệu hướng dẫn Bước 3: Lập phương án mua sắm TT Hoạt động Sản phẩm Lập phương án mua sắm tổng giá trị mua sắm nhà cung cấp ≥ 10 triệu đồng/1 lần mua sắm ≥ 120 triệu đồng/năm/1 loại hàng hóa/dịch vụ Phương án mua sắm Xem xét phê duyệt phương án mua sắm Phương án mua sắm phê duyệt hồ sơ đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp Đối với hàng hóa, dịch vụ nhóm 2: - Trưởng phận có nhu cầu mua sắm chuyên gia (nếu cần) chịu trách nhiệm xem xét phê duyệt tiêu chí đánh giá khả thực yêu cầu hàng hóa/dịch vụ Nhóm 2, 3: Cán phận có nhu cầu mua sắm Tài liệu hướng dẫn 10.5BM/TC/HDCV/FPT Nhóm 2: Trưởng phận có nhu cầu mua sắm, Trưởng phận mua sắm chuyên gia (trong số trường hợp) Chậm ngày từ có phương án Nhóm 4: Trưởng phận mua sắm chuyên gia (trong số trường hợp) Và Trên sở thống trọng số tiêu chí điểm đánh giá lực thực giá cả, Trưởng phận có nhu cầu mua sắm, chuyên gia (nếu có) Trưởng phận mua sắm định lựa chọn nhà cung cấp Thời gian4 Nhóm 4: Cán mua sắm - Trưởng phận mua sắm chịu trách nhiệm xem xét phê duyệt giá hàng hóa/dịch vụ Xem xét phê duyệt nhà cung cấp lựa chọn Người thực Tổng giám đốc công ty (Trong trường hợp khơng có đồng thuận bên) Đề nghị mua sắm Nhóm 2: Trưởng phận Trong trường hợp mua sắm phức tạp, bên thỏa thuận thời gian hoạt động bước 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 7/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 Hoạt động TT Sản phẩm phê duyệt hồ sơ đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp Người thực Thời gian4 Tài liệu hướng dẫn Thời gian Tài liệu hướng dẫn có nhu cầu mua sắm Nhóm 4: Trưởng phận mua sắm Bước 4: Ký hợp đồng/đơn đặt hàng Hoạt động TT Lập dự thảo hợp đồng/đơn đặt hàng Sản phẩm Hợp đồng/ đơn đặt hàng dự thảo Người thực Nhóm 1, 2, 3: Cán phận có nhu cầu mua sắm Nhóm 4: Cán mua sắm Hợp đồng/đơn đặt hàng (kèm theo - Trưởng phận có nhu cầu mua sắm Trưởng hồ sơ đánh phận mua sắm chịu trách nhiệm xem xét Hợp giá lựa chọn nhà đồng tổng thể cung cấp) xem xét - Ban/Phòng Tài Kế tốn xem xét nội dung sau: Xem xét đơn đặt hàng/hợp đồng: + Điều kiện toán; + Các vấn đề liên quan đến thuế (nếu có); Xem xét 1: Nhóm 1, 2, 3: Trưởng phận có nhu cầu mua sắm Trong thời gian ngày sau phương án duyệt Trong thời gian ngày Nhóm 4: Trưởng phận mua sắm Xem xét 2: Cán phân cơng Ban/phòng tài kế tốn Xem xét 3: Pháp chế (nếu có) + Các vấn đề liên quan đến bảo lãnh, đảm bảo thực hợp đồng; + Các vấn đề liên quan đến phạt hợp đồng - Pháp chế xem xét tổng thể tính pháp lý hợp đồng; trừ hợp đồng theo mẫu ban hành có xem xét pháp chế Ký hợp đồng/đơn đặt hàng 5 Hợp đồng/đơn đặt ngày Tùy thuộc vào hoạt động sản xuất kinh doanh, CTTV phân quyền mức ký hợp đồng/đơn đặt hàng phù hợp phải có xem xét Giám đốc Tài FPT 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 8/12 MTQT: Mua sắm Hoạt động Sản phẩm - Giá trị hợp đồng/đơn đặt hàng < 50 triệu đồng - Giá trị hợp đồng ≥ 50 triệu đồng Hợp đồng nguyên tắc hàng (kèm theo hồ sơ đánh giá lựa chọn nhà cung cấp) ký TT Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 Người thực Bàn giao hợp đồng cho phận/cán chịu trách Hợp đồng/đơn đặt nhiệm quản lý (nếu có) hàng (bản sao) Thời gian Tài liệu hướng dẫn Trưởng phận ủy quyền Tổng giám đốc công ty/ Người ủy quyền Bộ phận mua sắm Ngay sau hợp đồng ký Bước 5: Quản lý thực hợp đồng/đơn hàng mua hàng không cần hợp đồng/đơn đặt hàng Hoạt động TT Sản phẩm Người thực Thời gian Tài liệu hướng dẫn 5.1 Thực hợp đồng nguyên tắc (hợp đồng khung) Đề nghị mua hàng hóa/dịch vụ với phận/cán phân công quản lý hợp đồng Email đê nghị (có xác nhận trưởng phận) Bộ phận có nhu cầu mua sắm Khi có cầu Xác nhận thời gian bàn giao hàng hóa/dịch vụ với phận có nhu cầu Thời gian giao hàng hóa/dịch vụ xác nhận Bộ phận/cán phân công quản lý hợp đồng Ngay sau có đề nghị Lập gửi đơn đặt hàng với nhà cung cấp Đơn/email hàng đặt Bộ phận/cán phân công quản lý hợp đồng Ngay sau có yêu cầu Tiếp nhận, kiểm tra hàng hóa/dịch vụ từ nhà cung cấp xử lý hàng hóa/dịch vụ khơng đáp ứng yêu cầu hợp đồng nguyên tắc đơn đặt hàng (lập biên điểm không phù hợp, tiến hành khiếu nại, đổi trả) Biên giao nhận/bàn giao hoặc/và Biên nghiệm thu dịch vụ hoặc/và Biên lý hoặc/và hóa đơn mua hàng Bộ phận/cán phân công quản lý hợp đồng Đại diện nhà cung cấp Ngay hàng hóa về/dịch vụ hoàn thành Bàn giao, phân phối cho người sử dụng Biên bàn giao hoặc/và Bản theo dõi phân phối/cấp phát hàng hóa Bộ phận/cán phân cơng quản lý hợp đồng Theo yêu cầu mua sắm 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 nhu Cán phân công 9/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 Hoạt động TT Sản phẩm Người thực Thời gian Tài liệu hướng dẫn phận có nhu cầu Thực thủ tục toán theo bước Hồ sơ toán Bộ phận/cán phân công quản lý hợp đồng 5.2 Quản lý thực hợp đồng/đơn hàng khác mua hàng không cần hợp đồng/đơn đặt hàng Tiếp nhận, kiểm tra/nghiệm thu hàng hóa/dịch vụ từ nhà cung cấp xử lý hàng hóa/dịch vụ, khơng đáp ứng yêu cầu hợp đồng đơn đặt hàng (lập biên điểm không phù hợp, tiến hành khiếu nại, đổi trả) Chuyển hồ sơ liên quan phát sinh thực hợp đồng mua hàng cho phận mua sắm (đối với mua sắm hàng hóa dịch vụ thuộc nhóm 4) Biên giao nhận/bàn giao hoặc/và Biên nghiệm thu dịch vụ hoặc/và Biên lý hoặc/và hóa đơn mua hàng Cán phân cơng phận có nhu cầu mua sắm/Cán phân công quản lý hàng hóa/tài sản Cán phân cơng phận có nhu cầu mua sắm/Cán phân cơng quản lý hàng hóa/tài sản Chậm ngày sau kết thúc hợp đồng/mua hàng (trừ trường hợp đặc biệt) Người thực Thời gian Ngay hàng hóa về/dịch vụ hoàn thành Đại diện nhà cung cấp Bước 6: Thanh toán kiểm soát TT Hoạt động Sản phẩm Tập hợp lập hồ sơ toán, tiến hành thủ tục toán Các hồ sơ cần thiết tối thiểu hồ sơ phát sinh quy trình đồng thời phải tuân thủ Quy định Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ tốn Hồ sơ tốn Nhóm 1, 2, 3: Cán phận có nhu cầu mua sắm Nhóm 4: Cán mua sắm Theo Quy định Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ tốn Kiểm tra 100% hồ sơ, chứng từ mua sắm để đảm bào quy định pháp luật, quy định công ty Hồ sơ tốn kiểm sốt Ban/phòng Tài kế tốn Trong trình tốn Thực hồn ứng/thanh tốn cho nhà cung cấp Các khoản hồn ứng/thanh tốn thực Ban/phòng Tài kế tốn Theo định 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 Tài liệu hướng dẫn 03.1QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Thu chi tiền) 03.6QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Tạm ứng quản lý tạm ứng) quy 10/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 VII QUY ĐỊNH/HƯỚNG DẪN CHI TIẾT - Các đơn vị thực theo hợp đồng nguyên tắc đơn vị cấp ký với nhà cung ứng (Ví dụ: FPT ký CTTV thực theo, CTTV ký công ty thực theo) - Bộ phận mua sắm cơng ty có trách nhiệm đề xuất Danh sách chun gia xem xét hàng hóa/dịch vụ mua sắm phù hợp với đặc thù hoạt động cập nhật có thay đổi, xét xét: Ban/phòng tài kế tốn, phê duyệt: Tổng giám đốc công ty Tham khảo Phụ lục 1: Danh sách chuyên gia (10.1PL/TC/HDCV/FPT) áp dụng FHO - Cán mua sắm/Bộ phận lập hợp đồng nguyên tắc cần theo dõi hợp đồng nguyên tắc đánh giá hợp đồng nguyên tắc có thời hạn dài 01 năm (ít lần/năm) (theo mẫu 10.6-BM/TC/HDCV/FPT 10.7-BM/TC/HDCV/FPT) - Các chứng khác phục vụ cho trình tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng hình thức chào giá cạnh tranh bao gồm báo giá, hồ sơ lực, trao đổi kinh nghiệm, hồ sơ sản phẩm, liệu mua sắm năm trước,… - Quy định việc lưu giữ hồ sơ mua sắm: Ban/phòng tài lưu giữ gốc Bộ phận thực mua sắm lưu giữ copy hồ sơ VIII HỒ SƠ Tên hồ sơ TT Mã biểu mẫu Người lập Hình thức lưu giữ Thời hạn lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng Đề nghị mua sắm 10.1-BM/TC/HDCV/FPT Cán phân cơng H Trung bình Phương án mua sắm 10.5-BM/TC/HDCV/FPT Cán phân cơng H Trung bình Hợp đồng/Đơn đặt hàng Cán phân công H 10 Cao Hóa đơn giá trị gia tăng/Hóa đơn mua hàng Biên giao nhận/nghiệm thu hàng hóa/dịch vụ với nhà cung cấp NCU H Cao Hồ sơ hỗ trợ đánh giá nhà cung cấp (Báo giá, hồ sơ lực, hồ sơ sản phẩm,…) Cán phân cơng H Trung bình Biên giám định hàng hóa lỗi, hư hỏng Cán phân công H,S Cao S Lâu dài Trung bình Đơn khiếu nại, kết khiếu nại Sổ theo dõi hợp đồng nguyên tắc 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 10.6-BM/TC/HDCV/FPT Cán mua sắm 11/12 MTQT: Mua sắm Tên hồ sơ TT Lần ban hành/sửa đổi: 3/0 Báo cáo đánh giá nhà cung cấp Mã biểu mẫu 10.7-BM/TC/HDCV/FPT Người duyệt Người lập Hình thức lưu giữ Thời hạn lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng H Trung bình Cán mua sắm Người kiểm tra Người lập Bùi Quang Ngọc Nguyễn Thế Phương Nguyễn Thị Kim Phương Trịnh Thị Thùy Linh Tổng giám đốc FPT Phó Tổng giám đốc FPT Trưởng ban Đảm bảo Chất lượng FPT Trưởng phòng mua sắm FPT 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 12/12 ... có nhu cầu mua sắm, Trưởng phận mua sắm chuyên gia (trong số trường hợp) N/A Trưởng phận mua sắm chuyên gia (trong số trường hợp) N/A Trưởng phận có nhu cầu mua sắm N/A Trưởng phận mua sắm Xem... Cán phân cơng phận có nhu cầu mua sắm Cán phận có nhu cầu mua sắm Cán mua sắm (*): Hội đồng chấm thầu Tổng giám đốc đơn vị thành lập 52-BM/CL/HDCV/FPT v2/0 3/12 MTQT: Mua sắm Lần ban hành/sửa đổi:... Các lần mua sắm tổng giá trị < triệu đồng b) Các trường hợp phải ký hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ: - Giá trị lần mua sắm ≥ 20 triệu đồng - Hàng hóa/dịch vụ mua sắm thường xuyên giá trị mua sắm