Phu luc quy dinh ho so hoa don chung tu TT HO

PHỤ LỤC 01: HỒ SƠ THANH TOÁN ST T I Nhóm chi phí Mẫu biểu Thời hạn tốn Ghi CHI PHÍ CƠNG TÁC Chi phí cơng tác nước Phụ cấp cơng tác phí Giấy đường Tiền khách sạn Hóa đơn tiền phịng Biên lai, hóa đơn (nếu >200.000 VNĐ), cuống vé xe, vé tàu Hóa đơn phòng vé Boarding pass Tiền taxi, tàu xe Chi phí vé máy bay Chứng từ cần có Chi phí tiếp khách Chi phí cơng tác, tham dự hội thảo, hội nghị đào tạo nước Phụ cấp cơng tác phí Tiền khách sạn Các giấy tờ khác (nếu có) Tờ trình cử cán công tác, tham dự hội thảo, hội nghị đào tạo Căn theo ngày thực tế Invoice/ Receipt chi phí khách sạn nước ngồi Tiền chi phí lại nước (Taxi, tàu xe, thuê phương tiện …) Invoice/ Receipt/Vé tàu, xe Chi phí lại sân bay Biên lai, hóa đơn taxi (nếu > 200.000 VND), vé xe bt Bảo hiểm cơng tác Hóa đơn Phí đào tạo, phí tham dự hội nghị, hội thảo ngày làm việc kể từ kết thúc chuyển công tác Invoice/ Receipt đơnvị tổ chức kiện Quyết định cử cơng tác Trường hợp phí tham dự lớn 10.000 US$ bắt buộc phải có hợp đồng Chi phí xin Visa, cấp hộ chiếu (i) Phiếu thu quan nhà nước, đại sứ quán hoặc, (ii) Photocopy Visa trường hợp đóng dấu Visa fee trực tiếp hộ chiếu hoặc, (iii) Phiếu chuyển tiền online trường hợp đại sứ quán yêu cầu phải tốn online Chi phí tiếp khách Invoice/ Receipt nhà hàng kèm theo Phiếu tính tiền Bảng kê hàng hóa, dịch vụ Chi phí vé máy bay Hóa đơn phịng vé MS01-FPT ngày làm việc kể từ kết thúc chuyển công tác, trước ngày 28 hàng tháng ngày 25 tháng cuối quý Hồ sơ chung Boarding pass II CHI PHÍ TIẾP KHÁCH & QUÀ TẶNG KHÁCH HÀNG Tiếp khách Quà tặng III Hóa đơn Bảng kê, biên lai tính tiền (ghi rõ hàng Hóa dịch vụ sử dụng) Tờ trình kế hoạch tổ chức (nếu tổ chức kiện tiếp đoàn khách lớn, chi phí nhiều) TH NGỒI CÁ NHÂN BẰNG HỢP ĐỒNG KHỐN GỌN Hợp đồng khốn gọn - Th cá nhân: thuê giảng viên đào tạo, tổ chức kiện (chi phí thuê ca sỹ biểu diễn, chi phí thuê trang điểm, … kiện cơng ty) … CHI PHÍ ĐÀO TẠO, TUYỂN DỤNG Chi phí tổ chức đào tạo (ví dụ FLI Club, Leader Talk…) Hồ sơ chung - Chi phí thuê diễn giả, giảng viên Xem phần hợp đồng khoán gọn Mục III IV MS-02FPT 05 ngày làm việc kể từ phát sinh chi phí Photo Chứng minh thư/ hộ chiếu Biên nghiệm thu + lý + biên nhận tiền mặt hồ sơ 05 ngày làm việc kể từ phát sinh chi phí Kế hoạch tổ chức khóa học, chương trình đào tạo Hợp đồng đào tạo - Chi phí thuê đơn vị đào tạo Hóa đơn Biên nghiệm thu Chi phí địa điểm Hậu cần (trà nước, hoa quả, văn phòng phẩm) Chi phí tuyển dụng Hợp đồng thuê địa điểm (nếu có) Hóa đơn Biên lai, hóa đơn Hợp đồng tuyển dụng - Chi phí th tuyển dụng nhân viên Hóa đơn Báo cáo đánh giá ứng viên tuyển chọn V CÁC HOẠT ĐỘNG TÀI TRỢ HỌC BỔNG VÀ TÀI TRỢ TRƯỜNG HỌC Tài trợ cho trường học, tài trợ học bổng chương trình, kiện hợp tác tổ chức với trường 05 ngày làm việc kể từ phát sinh chi phí học (vd: CEO Talk, tổ chức hội thảo trường đại học,…) Tờ trình kế hoạch tổ chức - - Hồ sơ chung Tài trợ tiền Thỏa thuận hợp tác tổ chức với Trường đại học Biên tài trợ cho giáo dục (theo mẫu Bộ tài chính) Nếu nhỏ 20 triệu đồng: Phiếu thu tiền Trường đại học giao tiền mặt Bắt buộc phải chuyển khoản trường hợp chi phí lớn 20 triệu 05 ngày làm việc kể từ phát sinh chi phí Hóa đơn chi phí mua vật tài trợ cho trường - - Tài trợ vật Hợp đồng (nếu bắt buộc phải làm hợp đồng theo quy trình mua sắm) Tài trợ học bổng trực tiếp cho sinh viên (vd: tài trợ cho sinh viên FYT…) Khi toán lần đầu Khi trả tiền hàng tháng Biên tài trợ cho giáo dục (theo mẫu Bộ tài chính) Cam kết tuân thủ quy định tham gia đầy đủ chương trình, hoạt động đơn vị (nếu đơn vị có đặt điều kiện trả học bổng phải có tham dự chương trình, hoạt động đơn vị tổ chức) Bảng kê ký nhận tiền hàng tháng sinh viên nhận tiền Bảng kê cần có chữ ký, ghi rõ họ tên người lập trưởng phận phụ trách Khi có phát sinh Trao tặng tủ sách, máy tính, … cho trường học Tờ trình kế hoạch tổ chức kèm dự trù kinh phí - Hồ sơ chung - Tài trợ tiền - Tài trợ vật Biên tài trợ cho trường học (theo mẫu Bộ tài chính) Hóa đơn chi phí khác, vd: mua bánh kẹo, backdrop … Hóa đơn chi phí mua vật tài trợ cho trường Hợp đồng (nếu bắt buộc phải làm hợp đồng theo quy trình mua sắm) ngày làm việc kể từ kết thúc kiện VI Các chi phí khác: xe đưa đồn, chi phí làm backdrop, bánh kẹo Hóa đơn - CHI PHÍ TRUYỀN THƠNG VÀ CSR Chi phí tổ chức kiện CSR (ví dụ: Chương trình Chim én, chương trình Hiến máu nhân đạo, …) Hồ sơ chung - Thuê cộng tác viên cho chương trình Hợp đồng khốn gọn chứng từ kèm theo (xem phần hợp đồng khoán gọn) - Mua hàng hóa, th dịch vụ tổ chức chương trình Hóa đơn, hợp đồng … dịch vụ, hàng Hóa mua ngồi phục vụ cho chương trình Chi phí thuê viết PR Chi phí cho Pv tham gia kiện Tờ trình kế hoạch tổ chức kèm dự trù kinh phí MS03-FPT ngày làm việc kể từ kết thúc kiện Hợp đồng khốn gọn (xem phần Th ngồi cá nhân) Danh sách ký nhận tham dự chương trình Cần có chữ ký người lập phê duyệt trưởng phận FCC Danh sách viết đăng tải sau kiện Trong trường hợp chi phí lớn triệu đồng cần làm hợp đồng khoán gọn Chi phi trả cho viết FPT đăng tải (không phải theo kiện) Danh sách tác giả nhận tiền (Tên, báo, Số CMT, Số tài khoản, Số tiền, Ngân hàng …) ngày làm việc kể từ kết thúc kiện Danh sách viết đăng tải Trong trường hợp chi phí lớn triệu đồng cần làm hợp đồng khốn gọn Tờ trình v/v truyền thơng thơng (nêu mục đích, kế hoạch tổ chức kinh phí dự kiến) VII Tài trợ hiệp hội chương trình để quảng cáo CHI PHÍ TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH, SỰ KIỆN Thỏa thuận chia sẻ chi phí tổ chức chương trình với đơn vị tổ chức) Hóa đơn GTGT (nếu đối tác tổ chức xuất hóa đơn) Phiếu thu hợp lệ (nếu đối tác khơng có hóa đơn) MS04-FPT - Đại hội cổ đông, hội nghị chiến lược, hội nghị Nâng cao NLCT Hồ sơ chung Chi phí thuê địa điểm họp phịng khách sạn - Chi phí th dịch vụ: xe, in ấn ấn phẩm, - Chi phí thuê dịch vụ khoán gọn Kế hoạch tổ chức, dự trù kinh phí phê duyệt Hợp đồng; Hóa đơn; Biên bàn giao hàng hóa; Biên nghiệm thu dịch vụ sử dụng (và lý hợp đồng – Nếu hợp đồng khơng có điều khoản tự lý) Xem phần hợp đồng khoán gọn Mục III Hội diễn, chương trình văn nghệ (ví dụ: Sao chổi, …) - Chi phí thuê địa điểm tổ chức - Chi phí thuê dịch vụ: xe, in ấn ấn phẩm, - Chi phí th dịch vụ khốn gọn Hợp đồng; Hóa đơn; Biên bàn giao hàng hóa; Biên nghiệm thu dịch vụ sử dụng (và lý hợp đồng – hợp đồng khơng có điều khoản tự lý) Xem phần hợp đồng khoán gọn Mục III Bảng kê nhận tiền - Chi phí cộng tác viên nhỏ 1tr VND/người Chứng minh thư photo Giải bóng đá, tennis, thể thao, hội thao giải thể thao khác Hóa đơn - Chi phí th sân tập - Chi phí giải thưởng - Chi phí th dịch vụ (khốn gọn) Chi phí mua sắm dụng cụ thi đấu, quần áo thi đấu - Phiếu thu (trong trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn) Bảng kê ký nhận tiền Quyết định khen thưởng, lấy từ quỹ khen thưởng Xem phần hợp đồng khốn gọn Mục III Hợp đồng, hóa đơn biên bàn giao ngày làm việc kể từ kết thúc kiện Cần đầy đủ Họ tên, CMND, số tiền, chữ ký người lập, trưởng phận Mẫu số: MS01-FPT PHỤ LỤC 02: MẪU BIỂU CÔNG TY CỔ PHẦN FPT - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - ĐỀ NGHỊ CỬ CÁN BỘ ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGỒI Kính trình: - Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần FPT Bộ phận đề nghị: Xin cử (các) cá nhân có tên sau:  Ông/bà: Chức vụ:  Ông/bà: Chức vụ:  Ông/bà: Chức vụ: Đi [công tác/học tập/tham dự hội thảo] tại: Từ ngày: Đến ngày: I MỤC ĐÍCH Nội dung khóa đào tạo/hội nghị hội thảo (Thời gian, đối tượng, chương trình, nội dung …) Mục đích tham dự [khóa đào tạo/ hội nghị hội thảo] Ví dụ: Cơng ty Cổ phần FPT tham dự chương trình hội thảo nhằm mục đích • Gặp gỡ đối tác tham dự hội thảo để trao đổi hội hợp tác kinh doanh … • Học tập cơng nghệ lĩnh vực • … II KẾ HOẠCH Kế hoạch tham dự hội nghị/hội thảo/ khóa đào tạo cụ thể sau: Thời gian dd/mm/yyyy Dd+1/mm/yy yy … … Dd+n/mm/yy yy Nội dung Đến Tham dự chương trình … Kết thúc Ghi Mẫu số: MS01-FPT III DỰ TRÙ KINH PHÍ Dự trù kinh phí cho chuyến sau: STT Nội dung chi phí [1] [2] Phí tham dự hội thảo/ hội nghị Chi phí vé máy bay Chi phí taxi Việt Nam Cơng tác phí Chi phí lại nơi cơng tác Tiền phịng Bảo hiểm cơng tác Phí VISA … Tổng cộng Loại tiền Đơn vị tính [3] Đơn giá [4] Số lượng [5] Thành tiền (nguyên tệ) [6]= [4]x[5] Thành tiền (VND) Ghi (*) [7]= [6]x TG [8] VND USD USD Ngày Chuyến USD Đêm (*) Ghi rõ lý vượt định mức (nếu có) chi phí có bên đối tác đài thọ Tỷ giá bán website Vietcombank ngày: (dd/mm/yyyy) USD = … VND EUR = … VND Kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Người lập Trưởng phận Kế toán trưởng Phê duyệt Mẫu số: MS02-FPT CƠNG TY CỔ PHẦN FPT Hà Nội, ngày … tháng … năm … TỜ TRÌNH Xin phê duyệt kế hoạch tiếp đồn khách … Kính trình: Ban Tổng Giám đốc Cơng ty Cổ phần FPT Theo kế hoạch, ngày … tháng … năm … , Cơng ty Cổ phần FPT có tổ chức đón tiếp đoàn khách mời … sang thăm làm việc với Công ty nhân kiện diễn … Nhân kiện quan trọng này, đề xuất phương án tiếp đoàn khách … theo kế hoạch trình đây: I Mục đích & Phương thức thực - Mục đích:  Nhằm tăng cường thắt chặt mối quan hệ hợp tác Công ty Cổ phần FPT với Công ty/ tổ chức  Quảng bá, giới thiệu hình ảnh hoạt động kinh doanh Công ty tới đối tác nhằm tìm kiếm hội hợp tác ký kết hợp đồng kinh doanh - Phương thức thực hiện: Tặng quà khách hàng sản phẩm công nghệ cao FPT trực tiếp phân phối II Ngân sách dự kiến: Chi phí ước tính: VND Người đề nghị Trưởng phận Phê duyệt Mẫu số: MS03-FPT CÔNG TY CỔ PHẦN FPT - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - TỜ TRÌNH V/v tổ chức chương trình Kính trình: - Ban Tổng Giám đốc Cơng ty Cổ phần FPT Bộ phận đề nghị: I MỤC ĐÍCH Nội dung chương trình • • • • Giới thiệu chương trình, Nội dung, Đối tượng tham gia, … Mục đích tham gia hợp tác tổ chức FPT (gợi ý số nội dung sau)  Nêu rõ hiệu truyền thông mức độ ảnh hưởng chương trình  Quảng bá hình ảnh FPT (hình ảnh nào) (tới ai) (thơng qua gì) (ở đâu)  … II KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRUYỀN THƠNG HÌNH ẢNH FPT Kế hoạch tổ chức truyền thơng hình ảnh FPT chương trình sau: Kế hoạch hoạt động, chương trình (Xem phụ lục 1: Kế hoạch hoạt động, chương trình chi tiết) Huy động tài trợ Các đối tác chương trình Phương thức hoạt động truyền thơng xây dựng hình ảnh FPT (xem phụ lục 2: Kế hoạch truyền thông chi tiết) Kế hoạch nhân phân công chi tiết (xem phụ lục 3: Kế hoạch nhân phân cơng chi tiết) III DỰ TRÙ KINH PHÍ Mẫu số: MS03-FPT Dự trù kinh phí tổ chức chương trình sau: Kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét phê duyệt Người lập Trưởng phận Kế toán trưởng Phê duyệt Mẫu số: MS03-FPT Phụ lục 1: KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG VÀ CÁC CHƯƠNG TRÌNH CHI TIẾT (Đi kèm tờ trình ngày …) Phụ lục 2: KẾ HOẠCH CHI TIẾT TRUYỀN THƠNG QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH FPT THƠNG QUA CÁC HOẠT ĐỘNG, CHƯƠNG TRÌNH CỦA CHIM ÉN (Đi kèm tờ trình ngày …)      Truyền thơng báo chí, truyền hình (Ghi rõ cách thức, vd: lãnh đạo FPT phát biểu, logo FPT xuất tin VTC …) Truyền thông qua internet, mạng xã hội diễn đàn (Ghi rõ cách thức) Truyền thông qua kiện (Ghi rõ cách thức) Truyền thông qua website chương trình (Ghi rõ cách thức) Truyền thơng qua mạng lưới đối tác: TƯ Đồn TNCS Hồ Chí Minh, UNV, tổ chức đoàn thể, tổ chức xã hội nghề nghiệp (Ghi rõ cách thức) Phụ lục 3: KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CHI TIẾT Mẫu số: MS04-FPT CÔNG TY CỔ PHẦN FPT - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - TỜ TRÌNH V/v hợp tác tổ chức chương trình, kiện … Kính trình: - Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần FPT Bộ phận đề nghị: I MỤC ĐÍCH Nội dung chương trình • • • • Giới thiệu chương trình, Nội dung, Đối tượng tham gia, … Mục đích tham gia hợp tác tổ chức FPT (gợi ý số nội dung sau)  Quảng bá hình ảnh FPT (hình ảnh nào) (tới ai) (thơng qua kênh nào) (ở đâu)  Thu hút nhân lực (là đối tượng nào)  Gặp gỡ đối tác khách hàng tiềm để trao đổi, tìm kiếm hội kinh doanh II KẾ HOẠCH Kế hoạch phối hợp tổ chức truyền thơng chương trình cụ thể sau: Thông điệp truyền tải Địa điểm tổ chức Thời gian Cách thức Hợp tác với (đơn vị, tổ chức, …) tổ chức chương trình, đó: • FPT lo mời diễn giả lãnh đạo công ty đến phát biểu, tham dự … • FPT lo kinh phí … • FPT chia sẻ kinh phí tổ chức chương trình Mục tiêu đo lường  Logo Công ty FPT xuất (ấn phẩm nào, website) (băng rơn, backdrop) …  Được nhắc đến chương trình  Có đại diện tham gia, phát biểu  Được tổ chức gian hàng, …  … Mẫu số: MS04-FPT III DỰ TRÙ KINH PHÍ Dự trù kinh phí tổ chức chương trình sau: FPT chia sẻ kinh phí tổ chức kiện với số tiền dự kiến là: xxx VND Kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét phê duyệt Người lập Trưởng phận Kế toán trưởng Phê duyệt ... hoa quả, văn phịng phẩm) Chi phí tuyển dụng Hợp đồng thuê địa điểm (nếu có) Hóa đơn Biên lai, hóa đơn Hợp đồng tuyển dụng - Chi phí th tuyển dụng nhân viên Hóa đơn Báo cáo đánh giá ứng viên tuyển... đâu)  … II KẾ HO? ??CH TỔ CHỨC VÀ TRUYỀN THƠNG HÌNH ẢNH FPT Kế ho? ??ch tổ chức truyền thơng hình ảnh FPT chương trình sau: Kế ho? ??ch ho? ??t động, chương trình (Xem phụ lục 1: Kế ho? ??ch ho? ??t động, chương... học bổng trực tiếp cho sinh viên (vd: tài trợ cho sinh viên FYT…) Khi toán lần đầu Khi trả tiền hàng tháng Biên tài trợ cho giáo dục (theo mẫu Bộ tài chính) Cam kết tu? ?n thủ quy định tham gia đầy