Cách tổ chức công việc

Cách tổ chức công việc Công việc bạn nặng nề xếp cách hợp lý Bàn làm việc ngổn ngang tài liệu dụng cụ văn phòng, điện thoại reo liên tục… chắn bạn căng thẳng trước công việc nhiều Hồn tồn khơng phải lực chun mơn yếu mà Bạn chưa biết cách tổ chức công việc hợp lý Để làm tốt công việc, bạn cần lưu ý điểm sau đây: SẮP XẾP HỒ SƠ KHOA HỌC Công việc tiếp nhận lưu trữ hồ sơ từ ngày đến năm khác gánh nặng bạn Vì thế, phân loại - xếp – lưu trữ hồ sơ việc làm cần thiết quan trọng Không phải người làm tốt nghiệp vụ Để có cách xếp hồ sơ khoa học, Bạn nên tiến hành theo trình tự sau: - Chọn tủ hồ sơ: đừng đựng hồ sơ cặp hay túi nhỏ Vì quản lý số lượng lớn hồ sơ Nên: - Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: dùng tủ đứng có nhiều ngăn phía có hộc tủ phía Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với loại hồ sơ (thông thường 28 cm x 35 cm) - Dùng tủ hồ sơ treo tường: văn phòng có không gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo tường Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ giải lượng lớn hồ sơ - Sử dụng mẫu giấy ghi chú: dùng mẫu giấy ghi nội dung loại hồ sơ để dán tường thành kệ riêng biệt Ví dụ mẫu giấy ghi “Báo cáo”, nghĩa kệ chứa hồ sơ báo cáo - Phân loại hồ sơ: việc phân loại hồ sơ quan trọng, phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo cách sau: + Phân loại theo chủ đề: loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… + Phân loại theo cụm: loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm