Những lưu ý để viết email hiệu quả hơn

Những lưu ý để viết email hiệu Đôi bạn viết email cho người khác phải thời gian dài nhận phản hồi, chí đơi khơng có phản hồi từ người nhận Rất có thể, người nhận xem email bạn cách viết email bạn khiến họ không muốn trả lời Email công cụ giao tiếp phổ biến thông dụng nay, nhiên lưu ý đến cách viết email cho hợp lý để nhận phản hồi nhanh chóng từ phía người nhận Dưới vài lưu ý nhỏ giúp bạn viết email hiệu thu hút ý người nhận để từ họ phản hồi nhanh Viết tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng cụ thể Hãy thử tưởng tượng bạn nhận nhiều email ngày, email gửi đến với tiêu đề ngắn gọn đảm bảo rõ ràng cụ thể, truyền đạt nhiều thông tin, email thu hút ý mở để xem đầu tiên, lẽ người nhận biết phần nội dung chờ đợi bên email Những email với tiêu đề rõ ràng giúp email bạn bật hộp thư đến người nhận Trong nhiều trường hợp, bạn viết tồn nội dung cần truyền đạt triêu đề email mà không cần phải có nội dung phần thân email Điều vừa tiết kiệm thời gian soạn gửi email, đủ để truyền đạt nội dung cần thiết cho người nhận Tuy nhiên, cách thức áp dụng với người ngang hàng thân quen Đặt câu hỏi ngắn vào tiêu đề email Theo Michell Schwart, Quản lý marketing truyền thông Viện phát triển bền vững tồn cầu Đại học Arizona (Mỹ) việc đặt câu hỏi ngắn vào tiêu đề email mở hội thoại người nhận email người gửi “Hãy đảm bảo câu hỏi ngắn Nếu bạn viết email đủ tốt, người nhận viết trả lời email bạn với câu hỏi riêng họ Điều tạo hội thoại người”, Schwartz chia sẻ bí viết email Vì lý gì, đừng để trống tiêu đề email Hẳn bạn cảm thấy khó chịu nhận email từ người khác mà khơng có tiêu đề email, điều tương tự bắt đầu câu chuyện mà khơng có lời dẫn Hãy đảm bảo email gửi ln có tiêu đề, đơn giản từ “Xin chào” Tuy nhiên, tốt phải viết tiêu đề ngắn gọn rõ ràng đề cập “Hãy làm rõ lý bạn viết email cho người nhận”, Rachel Weingarten, chuyên gia phân tích chiến lược marketing cho biết “Đừng quanh co email bạn chiếm khoảng thời gian người nhận Hãy cho họ lý để mở đọc email” Hãy soạn gửi email khoảng thời gian từ đến chiều, từ thứ đến thứ Theo thống kê hãng phân tích MailChimp, nhiều người có thói quen kiểm tra email vào ban ngày ban đêm, thường vào ngày từ thứ đến thứ vào ngày khác tuần Dĩ nhiên điều áp dụng email không thực gấp, bạn mong muốn người nhận đọc chúng, thay email gấp cần phải gửi sớm Bỏ qua nội dung không cần thiết Nội dung emai nên tập trung vào ý quan trọng, thay đề cập đến nội dung không cần thiết thời tiết hay tin tức Điều vừa đảm bảo email đủ ngắn gọn không làm người đọc nhàm chán ý phụ không quan trọng Sử dụng chức người nhận BCC Mọi dịch vụ email cho phép người dùng gửi email đến đồng loạt nhiều người Tuy nhiên, cần thiết phải gửi email theo nhóm, bạn nên sử dụng chức gửi email BCC Với chức này, người nhận bạn gửi email đến người khác Sử dụng chức gửi email theo nhóm BCC tạo cảm giác tôn trọng cho người nhận Điều đảm bảo tính lịch gửi email, người nhận khơng có cảm giác thể họ nhận email spam gửi đến hàng loạt người, thay gửi cho riêng họ Hãy cho người nhận thời hạn cuối để trả lời email Hãy cho người nhận email biết bạn chờ email phản hồi họ cho họ thời hạn để trả lời email Điều khiến người nhận biết họ cần phải trả lời sớm email nhận được, thay bỏ qua chúng không cần phải trả lời Tôn trọng người đọc email di động Viết email rõ ràng có khoảng cách để giúp người nhận dễ đọc hơn, smartphone Các thiết bị di động trở nên phổ biến, nhiều người dùng kiểm tra email thiết bị di động họ Do vậy, để tôn trọng người dùng di động, bạn nên viết email theo đoạn ngắn gọn, rõ ràng sử dụng nhiều khoảng trắng, thay gửi email với khối văn liên mạch, điều khiến người dùng di động khó khăn việc đọc tiếp thu ý từ email Sử dụng biện pháp liên lạc khác, thay email Email phương thức liên lạc, nhiều trường hợp bạn sử dụng phương thức khác để liên lạc với người khác thay sử dụng email, chẳng hạn mạng xã hội, ứng dụng nhắn tin hay gọi điện Điều không giúp bạn truyền đạt thông tin cách nhanh chóng mà bên cạnh giúp việc giao tiếp, nhận thơng tin phản hồi từ bạn bè cách nhanh chóng Dĩ nhiên cách thức áp dụng với người thân quen việc không thực quan trọng Trong giao tiếp cơng việc chuyện quan trọng, sử dụng email đảm bảo tính nghiêm trang giao tiếp Theo Phạm Thế Quang Huy (Dân Trí) ... ngắn Nếu bạn viết email đủ tốt, người nhận viết trả lời email bạn với câu hỏi riêng họ Điều tạo hội thoại người”, Schwartz chia sẻ bí viết email Vì lý gì, đừng để trống tiêu đề email Hẳn bạn... rõ lý bạn viết email cho người nhận”, Rachel Weingarten, chuyên gia phân tích chiến lược marketing cho biết “Đừng quanh co email bạn chiếm khoảng thời gian người nhận Hãy cho họ lý để mở đọc email ... lịch gửi email, người nhận khơng có cảm giác thể họ nhận email spam gửi đến hàng loạt người, thay gửi cho riêng họ Hãy cho người nhận thời hạn cuối để trả lời email Hãy cho người nhận email biết