02 10 điều cần lưu ý khi gửi email

Mười điều cần lưu ý gửi email Trong thời đại công nghệ thông tin nay, email trở nên thơng dụng đến mức bạn gửi CV qua email để đăng ký vấn gửi email sau vấn để tiếp tục vấn lần hai Thế mà khơng có sách dạy bạn quy tắc email Tại lại phải ý đến email vậy? Vì chuyển tải hình ảnh làm việc chuyên nghiệp đại Nhiều người coi e-mail với dòng tiêu đề thư không rõ ràng điều bất lịch Thêm vào đó, nỗi sợ virus máy tính, nay, nhiều người gửi thẳng tất email có vấn đề tới “thùng rác” (deleted items) Thực chất cách xử bạn khơng chê vào đâu người trách bạn hiểu lầm Dưới lời khuyên nhằm giúp bạn tránh lỗi mà nhiều người hay mắc phải: Lưu ý đặt tên cho địa email Tên địa email “bất bình thường” trở nên “phản chủ” bạn xin việc Điều khơng cơng cho lắm, thực tế giống việc nhà tuyển dụng đưa nhận xét ứng viên dựa biểu bên Khi đặt tên địa email, người ta nghĩ tới biệt danh, câu nói thú vị, cụm từ đem lại cá tính mình, chí đặt tên địa mail tên kỳ cục làm người khác phải đỏ mặt Một nhà tuyển dụng kể lại câu chuyện mình: “Có vẻ chúng tơi tìm ứng viên giỏi cho vị trí dịch vụ khách hàng Vấn đề lại email người Địa email làm cho thắc mắc cô ấy: cogaikieuky@h com Có ứng viên khác lại có địa bethichyeu@ com Rõ ràng email gợi lên hình ảnh, lại khơng phải hình ảnh mà chúng tơi giao thiệp cách thân mật với người phụ trách dịch vụ khách hàng có lực” Hầu hết nhà tuyển dụng ưa chuộng địa email dựa tên bạn, chẳng hạn thanhthuy@yahoo.com địa email bupbebangbong@yahoo.com Đó có phải câu trả lời cuối cùng? Những người bạn chu đáo thường xuyên gửi thư Tuy nhiên, người bận rộn gửi e-mail cho bạn họ muốn điều Những thư thường chờ đợi bạn câu trả lời rõ ràng cho vấn đề Khi bạn viết thư trả lời, đảm bảo bạn trả lời vấn đề với hết khả Đừng buộc người gửi thư phải hỏi lại vấn đề, trao đổi lại hàng loạt e-mail dài dòng Tốt khơng nên trả lời thư chậm Tránh viết tắt Những người sử dụng máy tính cá nhân thường dùng ký hiệu viết tắt riêng để tránh phải đánh máy nhiều, ví dụ “IMO” (in my opinion - theo ý kiến tôi) “TTYL” (talk to you later - trao đổi cụ thể với bạn sau) Tuy nhiên, nhiều người nhận chữ viết tắt khó hiểu cơng thức hóa học hữu Bạn cho người quen thuộc với ký hiệu viết tắt mà bạn áp dụng Đừng trả lời chậm trễ Có phải trả lời tất thư mà bạn nhận không? Có phải trả lời chúng cách nhanh chóng hay không? Trên nguyên tắc, tất thư điện tử, e-mail dạng bom thư thư có nội dung khơng lành mạnh, cần trả lời Lý thuyết là: Khơng có nhiều thời gian rỗi Tuy nhiên, thư từ người như: Sếp, khách hàng, người mà bạn quan tâm, người mà bạn chưa nói chuyện ln ưu tiên Khi gửi thư điện tử, đề nghị cách dứt khoát với người nhận bạn cần họ trả lời khoảng thời gian định Thận trọng với file đính kèm Cần phải ý đặc biệt tới file đính kèm gửi thư Đừng gửi thư có file đính kèm cho người mà bạn khơng quen biết nhiều khả thư bị xóa, khơng đọc người nhận sợ file có chứa virus Thêm vào đó, file gửi kèm với dung lượng lớn cần nhiều thời gian để tải từ máy chủ Người bạn sân bay hẳn kiên trì chờ tới 10 phút để tải ảnh buổi sinh nhật mà bạn gửi tới Ngồi ra, cố nén file có dung lượng lớn, đặc biệt file ảnh Đừng vô cảm giao tiếp email Thư điện tử điều nhạt nhẽo nhất, kiểu truyền thông chán người với người giới đại Hãy nghĩ kỹ trước bạn viết thư liên lạc phương tiện khác Nếu bạn thực tức giận điều đó, tạo cho khoảng thời gian để dịu bớt (khoảng thời gian lý tưởng từ 24 trở lên) trước bắt tay vào viết thư điện tử Nếu viết ngay, vấn đề trở nên nặng nề so với thực tế bạn khơng truyền tải tín hiệu giao tiếp khác Đặc biệt, thận trọng với lời trích thơng qua e-mail Đừng tự trở thành người gửi bom thư Cảnh báo: Hầu hết giữ danh sách địa e-mail thành viên gia đình, người bạn thân nhiều địa khác tương tự Khi bạn trả lời thư người thân, bảo đảm bạn phúc đáp lại người gửi thư cho bạn tất người thân có tên danh sách Ngồi ra, bạn chuyển thư cho khác, nên chép dán thông tin vào thư Khơng nên chuyển tồn thư với hàng loạt địa Bạn khơng muốn bị coi cẩu thả chứ? Đừng cho người quen muốn có tên tất thư bạn Nếu bạn làm điều tương tự vậy, hỏi ý kiến họ trước Nội dung thư nên ngắn gọn mà đủ ý Một số người nghĩ thư điện tử nên dài tỉ mỉ, song tốt nên ngắn gọn rõ ràng Song ngắn gọn gây phản cảm bạn Chẳng hạn, bạn muốn gửi tới soạn báo mà tiêu đề ghi: “Gửi soạn báo Tiền phong”, mở nội dung khơng có thơng tin khác ngồi file đính kèm, mở file đính kèm lại chẳng có có thơng tin tác giả viết Vậy tồ soạn xử lý với viết bạn Sự ngắn gọn bạn đưa lại cho đối phương cảm giác bạn người cẩu thả, lịch nhiều nghĩ: bạn vội Hãy biên tập lại thư sau bạn viết xong Đừng qn thơng tin quan trọng Nếu bạn gửi thư điện tử để bày tỏ quan điểm riêng, nêu quan điểm thể dòng chữ đầu Bạn thêm vào thư tin hài hước không liên quan đến nội dung viết cuối thư Nếu bạn gửi câu trả lời trực tuyến, gửi thư có tiêu đề bao hàm toàn nội dung thư (nếu có thể) Bằng cách đó, người nhận khơng phải mở thư bạn Ví dụ: “Hơm bạn có gói hàng mẫu, khơng bị vỡ Cám ơn (khơng có nội dung kèm)” Tránh viết hoa Cách trình bày quan trọng thư bạn đọc hình nên khó đọc giấy nhiều Nên dùng đoạn văn ngắn cách dòng đoạn Những từ viết hoa thư làm cho người nhận có cảm giác người viết người kiêu căng giận Vì vậy, đừng sử dụng từ viết hoa, trừ bạn muốn người ta nhầm bạn với LEONA HELMSLEY Hãy tự nhủ người nhận không quan tâm đến việc phím “Caps Lock” bạn có bị kẹt hay không Chỉ nên viết hoa với nội dung bạn muốn người đọc đặc biệt ý, THUY DA SINH CON TRAI hay TUNG SAP CUOI VO Chú ý đặt tiêu đề thư Bạn cảm thấy nhận email từ địa lạ hoắc mà khơng có phần tiêu đề? Hãy nhớ rằng: Người nhận thư họ ưu tiên đọc dòng tiêu đề thư trước, sau đến nội dung thư, để định có bỏ qua thư hay khơng Tiêu đề thư cần phải rõ ràng, lành mạnh, khơng dài dòng “Làm ơn cho biết ý kiến bạn thảo luận ngày hơm nay” Khi muốn gửi cho tờ báo, tạp chí, bạn khơng nên gửi file đính kèm viết mà khơng có chữ đề cập tới viết mình, giới thiệu thân nhắn gửi với soạn Sẽ chẳng thích thú với việc mở thư khơng có tiêu đề mà phần tên người gửi lại ghi cuncon @yahoo.com, emgaicodon@ Rất thư bị xố người nhận hiểu chúng thư rác Nếu người nhận không nhận địa thư bạn, cố gắng viết rõ ràng Và không nên ghi từ “khẩn” thư bạn cách thường xuyên, thực thư khơng cần gấp Nếu khơng bạn chọc tức người nhận Bích Hằng (Tổng hợp) [Bản tin ĐHQG Hà Nội - số 194, tháng 4/2007] ... nghị cách dứt khoát với người nhận bạn cần họ trả lời khoảng thời gian định Thận trọng với file đính kèm Cần phải ý đặc biệt tới file đính kèm gửi thư Đừng gửi thư có file đính kèm cho người mà... thư hay khơng Tiêu đề thư cần phải rõ ràng, lành mạnh, khơng dài dòng “Làm ơn cho biết ý kiến bạn thảo luận ngày hơm nay” Khi muốn gửi cho tờ báo, tạp chí, bạn khơng nên gửi file đính kèm viết mà... lành mạnh, cần trả lời Lý thuyết là: Không có nhiều thời gian rỗi Tuy nhiên, thư từ người như: Sếp, khách hàng, người mà bạn quan tâm, người mà bạn chưa nói chuyện ln ưu tiên Khi gửi thư điện