Chính sách này được phát triển để đảm bảo rằng nhân viên, người quản lý và các đối tác nhận thức được những khái niệm và chính sách liên quan đến nhà thầu phụ và lao động tại gia của nhà máy. This policy was developed to ensure that employees, manager and business partners are aware of the factory’s definition and policy regarding subcontractors and homeworkers Nhằm đánh giá và lựa chọn được các đối tác kinh doanh có năng lực, có chất lượng và an toàn cho công ty, khách hàng của công ty. In order to evaluate, choose a business partner with high ability, quality and safe for ........ and Buyers.
DEPT CSR - CTPAT NO REVISED ON SE.1.01 02 Jan 2016 BUSINESS PARTNER SELECTING AND MANAGEMENT POLICY PREPARED BY CSR TEAM PAGE 1/6 CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ NHÀ THẦU PHỤ A MỤC ĐÍCH (PURPOSE) - Chính sách phát triển để đảm bảo nhân viên, người quản lý đối tác nhận thức khái niệm sách liên quan đến nhà thầu phụ lao động gia nhà máy This policy was developed to ensure that employees, manager and business partners are aware of the factory’s definition and policy regarding subcontractors and home-workers - Nhằm đánh giá lựa chọn đối tác kinh doanh có lực, có chất lượng an tồn cho cơng ty, khách hàng cơng ty In order to evaluate, choose a business partner with high ability, quality and safe for Kovina Fashion Inc and Buyers B PHẠM VI ÁP DỤNG (SPHERE) Áp dụng cho nhà máy, công ty, sở, chọn làm đối tác, có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến Công ty Apply for any factory, company that is chosen, affected directly or indirectly to …… C MỘT SỐ ĐỊNH NGHĨA (DEFINITION) - Nhà thầu hay nhà cung cấp hợp pháp nhà thầu đăng ký, đánh giá duyệt khách hàng dựa theo tiêu chuẩn luật tiêu chuẩn khách hàng tương ứng Declared Unit is unit that was registered, evaluated by Buyers based on Labor code and requirement - Sự mở rộng quy mô sản xuất/ Tái cấu trúc/ Sự di dời: Nhà thầu hay nhà cung cấp duyệt có kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất, tái cấu trúc phải báo cáo với Khách hàng tương ứng Expansion/ relocation: an approved factory has expanded by adding new floor, adding extension, reorganizing current physical structure in the same address It must be reregistered and evaluated by Buyers - Nhà thầu phụ bất hợp pháp: - Tất đơn vị chưa đăng ký, đánh giá theo tiêu chuẩn khách hàng tương ứng tiến hành sản xuất đơn hàng, mã hàng, hay công đoạn trình sản xuất xem đơn vị sản xuất trái phép Hoặc: Undeclared Unit: All units have not been registered, evaluation according, to criteria of the respective customers but conducting any production line, style name, or a stage, of a process are considered undeclared unit Or: - Các đơn vị/ đối tác ……………… đăng ký, đánh giá duyệt khách hàng tương ứng có kế hoạch mở rộng quy mơ sản xuất/ Tái cấu trúc/ di dời phải thông báo cho …………… để …………… đăng ký lại với khách hàng tương ứng Trường hợp vi phạm xem đơn vị sản xuất trái phép - - If subcontractors/ business partners that already registered, evaluated and approved by Buyers have expansion/ relocation plan, must inform ………… for registration with appropriate customer If violate, will be considered un-declared units Lao động gia: theo Tổ chức lao động Quốc tế (ILO) Công ước lao động gia, chương 177, điều 1, năm 1996: - Thuật ngữ (lao động gia) có nghĩa cơng việc thực người, gọi công nhân nhà, o Trong nhà họ sở khác theo lựa chọn họ, khác với nơi làm việc người sử dụng lao động; o Có trả thù lao o Kết mà sản phẩm dịch vụ theo quy định người sử dụng lao động, không phân biệt người cung cấp thiết bị, vật liệu nguyen liệu đầu vào khác sử dụng, trừ người có mức độ tự chủ độc lập kinh tế cần thiết để coi công nhân độc lập theo pháp luật quốc gia, quy định định tòa án; - Những người với tư cách người lao động nguời làm việc nhà ý nghĩa công ước đơn giản họ thực công việc họ nhân viên làm việc nhà, ko phải nơi làm việc thông thường họ - Thuật ngữ (người sử dụng lao động) có nghĩa người, pháp nhân, người trực tiếp thơng qua trung gian, có khơng trung gian quy định luật pháp quốc gia, đưa hàng nhà hoạt động kinh doanh Home-workers as per International Labor Organization (ILO) Home Work Convention, C177, 1996, article 1, refer to: The term (home work) means work carried out by a person, to be referred to as a homeworker, o In his or her home or in other premises of his or her choice, other than the workplace of the employer; o For remuneration; o Which results in a product or service as specified by the employer, irrespective of who provides the equipment, materials or other inputs used, unless this person has the degree of autonomy and of economic independence necessary to be considered an independent worker under national laws, regulations or court decisions; Persons with employee status not become home-workers within the meaning of this Convention simply by occasionally performing their work as employees at home, rather than at their usual workplaces; The term (employer) means a person, natural or legal, who, either directly or through an intermediary, whether or not intermediaries are provided for in national legislation, gives out home work in pursuance of his or her business activity D CAM KẾT (COMMITMENT) - Nhà máy cam kết để đảm bảo nhà thầu phụ hợp pháp sử dụng để sửa chữa, sản xuất hoàn thành sản phẩm liên quan đến đơn hàng khách hàng Factory is committed to ensure that only approved subcontractor is used to prepare, produce and finish the products/merchandises in related to order from BUYER - Nhà máy cam kết để đảm bảo khơng có lao động tai gia sử dụng để sửa chữa, sản xuất hoàn thành sản phẩm liên quan đến đơn hàng khách hàng Factory is committed to ensure that no home-workers are used to prepare, produce and finish the products/merchandises in related to order from Buyer E CHÍNH SÁCH (POLICY) - Nhà máy không sử dụng nhà thầu phụ bất hợp pháp lao động gia chuỗi cung ứng cho sản phẩm/hàng hóa mang thương hiệu cá nhân độc quyền Factory shall not use illegal subcontractor & home-workers in its supply chain for private brand or exclusive brand products/merchandises - Việc sử dụng nhà thầu phụ bất hợp pháp lao động gia bao gồm không giới hạn: The usage of illegal subcontractor & home-workers are included but not limited to: Công đoạn để chuẩn bị, sản xuất hồn thành sản phẩm/hàng hóa hay phụ liệu liên quan đến sản phẩm/hàng hóa Main process to prepare, produce and finish the products/merchandises or accessories related to the products/merchandises Công đoạn hổ trợ để chuẩn bị, sản xuất hoàn thành sản phẩm/hàng hóa hay phụ liệu liên quan đến sản phẩm/hàng hóa Supporting process to prepare, produce and finish the products/merchandises or accessories related to the products/merchandises - - - Bất kỳ trình bổ sung để chuẩn bị, sản xuất hồn thành sản phẩm/hàng hóa hay phụ liệu liên quan đến sản phẩm/hàng hóa Any additional process to prepare, produce and finish the products/merchandises or accessories related to the products/merchandises Đối tác kinh doanh không sử dụng nhà thầu phụ để sản xuất mã hàng, ………………., hay cơng đoạn q trình sản xuất mà chưa …………… đăng ký với khách hàng tương ứng Trong trường hợp phát đối tác kinh doanh vi phạm sử dụng nhà thầu phụ trái phép, ………… cảnh cáo yêu cầu ngưng toàn đơn hàng, hay cơng đoạn q trình sản xuất mang sản xuất nhà máy đối tác kinh doanh Subcontractors must no use un-declared units for ………… orders, or a stage of a process that has not been registered with Buyers by…………… respectively In case of detecting undeclared unit violation, …………… will give a warning letter and require to stop the entire line, or stage of a process and turn back to that own production Ngồi việc tìm kiếm văn ủy quyền cho việc sử dụng nhà thầu phụ, nhà máy phải hướng dẫn cho nhà thầu phụ tham gia vào sản xuất sản phẩm/hàng hóa trải qua trình tự đánh giá nhà cung cấp, xem xét phê duyệt Bất kỳ nhà thầu phụ không thực yêu cầu bị xử phạt, bao gồm việc chấm dứt mối quan hệ kinh doanh In addition to seeking written authorizations for the use of subcontractors FACTORY must instruct that all the subcontractors who engage in producing products/merchandises undergo Supplier Self-assessment, review and approval process Any subcontractors failing to comply with this requirement will be subject to sanctions, including the termination of the business relationship Phải huấn luyện hàng năm cho toàn người lao động đối tác Training shall be provided annually to all employees and business partners Người quản lý phải tiến hành đánh giá/kiểm tra định kỳ để đảm bảo khơng có nhà thầu phụ bất hợp pháp lao động gia sử dụng nhà máy Manager shall conduct regular audit/inspection to ensure that no illegal subcontractor & home-workers are use in the supply chain F XỬ LÝ KHI PHÁT HIỆN NHÀ THẦU PHỤ BẤT HỢP PHÁP (GUIDELINE FOR HANDLING UNAUTHORIZED SUBCONTRACTOR) - - Loại bỏ sản phẩm/hàng hóa từ nhà thầu phụ lao động gia trái phép Immediate removal of products/merchandises from unauthorized subcontractor & homeworkers Cung cấp tất thông tin bao gồm: Provide all information regarding: Tên địa nhà thầu bất hợp pháp nơi làm việc gia Name and address of the illegal subcontractor & home-workers location Mã hàng, loại hàng số lượng Products/merchandises order number, style and volume Ngày bắt đầu sản xuất trái phép ngày hủy bỏ Start of the unauthorized production and the removal dates Điều tra đầy đủ, kết hợp với hành động xử phạt cần thiết - - - - Fully investigate the case, along with disciplinary actions if necessary Ngay ngừng sử dụng nhà thầu phụ bất hợp pháp lao động gia Nhà máy phải bồi thường tồn nghĩa vụ theo thỏa thuận ban đầu cho nhà thầu phụ bất hợp pháp lao động gia, không phân biệt họ có thực hay chưa thực cơng việc giao Immediately stop the illegal subcontractor & home-workers case Factory must compensate its entire obligation to the illegal subcontractor & home-workers as per initial job agreement; regardless the illegal subcontractor & home-workers performed or not yet performed the job Huấn luyện cho tồn người lao động cơng nhân sách để đảm bảo hiểu biết họ sách liên quan đến nhà thầu phu bất hợp pháp, lao động gia ngăn ngừa việc tái diễn Thêm vào cần tiến hành huấn luyện định kỳ hàng năm Train all employees and subcontractors on the policy to ensure their understanding regarding illegal subcontractor & home-workers policy and to prevent re-occurrence In addition, annual training shall be conducted Khách hàng phải thông báo tồn sản phẩm/hàng hóa sản xuất xong Các sản phẩm/hàng hóa bị nghi ngờ sử dụng có xác nhận chấp thuận văn khách hàng For all products/merchandises that already produce, BUYER must be informed Written confirmation and approval from BUYER shall be obtained for the use of in-doubt products/merchandises Các tự đánh giá nhà thầu phụ nhà cung cấp phải tiến hành năm theo yêu cầu khách hàng Supplier Self-assessment shall be conducted annually to subcontractors or as per buyer requirement G CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ (TO CARRY OUT) - Lập tiêu chí đánh giá: Set up the evaluation criteria Căn vào Danh mục đính kèm/ Based on Checklist - Tiến hành đánh giá/ Carry out to evaluate: Căn vào tiêu, nhà thầu đánh giá, thẩm định lực cung cấp Basing on the criteria, business partner will be evaluated, assessed the supplier function Nhân viên phụ trách đánh giá chọn kênh thu thập thông tin cho phù hợp với loại nhà thầu Staff who is in charge of choosing the business partner, has to choose the right way to comply with type of contractors Xếp hạng/ Ranking - Từ thông tin thu về, nhân viên đánh giá tiến hành phân tích mặt mạnh, yếu nhà thầu thông qua báo cáo Basing on the information collecting, evaluating staff will clarify the strong points, weak points of each contractor by report Lập danh sách xếp loại nhà thầu đánh giá tiến hành theo dõi định kỳ Make a list and ranking evaluated contractors and conduct follow up regularly Trình Ban Giám đốc / Submit for management: - Nhân viên đánh giá trình lên ban giám đốc danh sách nhà thầu phụ chọn Evaluating staff submits list of chosen contractors to board of management Ban giám đốc định kết - Management will approve and decide the result Bản cam kết nhà thầu chọn/ Commitment of chosen Contractor: Nhà thầu phụ nhận hướng dẫn số sách an tồn cho nhà máy Contractor receives the guideline of some regulation and policies in order to ensure factory safety Nhà thầu ký cam kết thực nội dung Business partner signs commitment ………… cam kết sử dụng nhà thầu đạt tiêu chuẩn xã hội an ninh duyệt khách hàng Tất thông tin nhà máy thay đổi cập nhật cho Khách hàng biết …………… commits that, only using the subcontractors approved by Buyers Any changing regarding to factory information, it will be announced to the Buyers Chính sách phải xem xét lại năm lần để đảm bảo hiệu lực Việc sửa đổi thực cần thiết This policy shall be evaluated at least annually to ensure the effectiveness Amendment shall be taken if necessary Tài liệu tham khảo/ Reference - Hồ sơ đánh giá/ Evaluation checklist - Cam kết thực an ninh nhà thầu phụ/ Commitment -The end- ... việc sử dụng nhà thầu phụ, nhà máy phải hướng dẫn cho nhà thầu phụ tham gia vào sản xuất sản phẩm/hàng hóa trải qua q trình tự đánh giá nhà cung cấp, xem xét phê duyệt Bất kỳ nhà thầu phụ không... use in the supply chain F XỬ LÝ KHI PHÁT HIỆN NHÀ THẦU PHỤ BẤT HỢP PHÁP (GUIDELINE FOR HANDLING UNAUTHORIZED SUBCONTRACTOR) - - Loại bỏ sản phẩm/hàng hóa từ nhà thầu phụ lao động gia trái phép... actions if necessary Ngay ngừng sử dụng nhà thầu phụ bất hợp pháp lao động gia Nhà máy phải bồi thường toàn nghĩa vụ theo thỏa thuận ban đầu cho nhà thầu phụ bất hợp pháp lao động gia, khơng phân