PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK Ths Phùng Vũ Bảo Ngọc CHƯƠNG I TỔNG QUAN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NỘI DUNG CHƯƠNG 1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý khách sạn 1.2 Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn công tác lễ tân 1.3 1.1 Giới thiệu 1.1.1 Khái niệm Hệ thống quản lý khách sạn (Property management systems – PMS) hệ thống phần mềm máy tính giúp quản lý hiệu họat động chuỗi khách sạn Thay công việc thủ công giấy cồng kềnh trước (theo Wikipedia) 1.1 Giới thiệu 1.1.1 Khái niệm  Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng giới: Opera (IHG, MGM, Starwood), Fosse (Marriott), OnQ (Hilton)  Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng Việt Nam: ASI Frontdesk, Opera, Ezee Frontdesk, Smile, … 1.1 Giới thiệu 1.1.2 Chức 1.1 Giới thiệu 1.1.2 Chức Hệ thống quản lý khách sạn bao gồm chức tập hợp nhiều hệ thống chức như: - Quản lý phòng khách sạn       Quản lý khách hàng lưu trú Quản lý dịch vụ khách sạn cung cấp Quản lý trang thiết bị Quản lý tài khách sạn Thống kê báo cáo Quản lý chuỗi khách sạn, … 1.1 Giới thiệu 1.1.2 Chức Quản lý phòng khách sạn:  Quản lý phòng, thơng tin phòng  Quản lý giá phòng, loại phòng  Quản lý phòng theo lầu  Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ xanh vàng) 1.1 Giới thiệu 1.1.2 Chức 1.1 Giới thiệu 1.1.2 Chức Quản lý dịch vụ khách sạn  Quản lý thực đơn thức ăn, nước uống  Quản lý dịch vụ khác: minibar, giặt ủi, thuê xe, … Thanh toán  Tính tiền tự động theo (ngày), cho phép tốn nhiều lần cho phép xem tạm tính trước in  In bill (tiền phòng + tiền thực đơn + lần toán) 10 1.1 Giới thiệu 1.1.2 Chức Quản lý trang thiết bị khách sạn   Thống kê tất trang thiết bị có, mơ tả tình trạng trang thiết bị khách sạn Lập kế hoạch bảo trì sửa chữa trang thiết bị 15 1.1 Giới thiệu 1.1.2 Chức Quản lý chuỗi khách sạn  Phần mềm sử dụng cho chuỗi khách sạn với phần mềm quản lý tổng thể tất khách sạn phần mềm quản lý chi tiết khách sạn 16 1.1 Giới thiệu 1.1.2 Chức "Ngoài chức trên, khách sạn yêu cầu thêm nhiều chức quản lý khác tùy theo nhu cầu, quy mô hình thức quản lý điều hành khách sạn” 17 1.2 Lựa chọn hệ thống PMS 1.2.1 Lợi ích hệ thống PMS • Các cơng việc truyền thống số phận thực nhanh hơn, xác kinh tế hơn; • Một phận làm nhiều cơng việc Giúp phục vụ khách tốt báo cáo thông tin cho Ban lãnh đạo xác hơn; • Giảm bớt cơng tác ghi chép sổ sách; • Mức độ tự động hóa cao 18 1.2 Lựa chọn hệ thống PMS 1.2.2 Hạn chế hệ thống PMS • Trục trặc xảy cố liên quan đến việc hỏng hóc máy móc; • Vẫn cần phải có sổ sách lưu trữ dự phòng; • Chi phí đầu tư cho nhớ máy tính để lưu trữ liệu lớn 19 1.2 Lựa chọn hệ thống PMS 1.2.3 Phân tích, xác lập nhu cầu lựa chọn PMS Việc phân tích nhu cầu lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn thông thường gồm bước sau; • • • • • • • Bước 1: Chọn đội ngũ để phân tích nhu cầu Bước 2: Phân tích liệu khách lưu trú Bước 3: Xác định kênh thông tin phận Bươc 4: Phân tích thủ tục giấy tờ phận có liên quan Bước 5: Tổng hợp kết thông tin bước 2,3 Bước 6: Xác lập nhu cầu cần thiết sử dụng PMS khách sạn Bước 7: Đề xuất phần mềm PMS phù hợp 20 1.3 Ứng dụng PMS công tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS công tác lễ tân Danh mục phần mềm PMS điển hình: Đặt phòng Đăng ký nhận phòng Lập hóa đơn Trả phòng Các dịch vụ cho khách Housekeeping Bảo trì Báo cáo thống kê Thoát 21 1.3 Ứng dụng PMS công tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS cơng tác lễ tân • Đặt phòng:  Hiển thị phòng trống theo tầng theo loại phòng;  Xử lý việc đặt phòng đơn lẻ theo đoàn  Tự động gởi thư xác nhận đặt phòng  Cung cấp danh sách khách đến ngày  Tìm kiếm phục hồi đặt phòng bị hủy  Kết nối với nguồn đặt phòng khác 22 1.3 Ứng dụng PMS cơng tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS công tác lễ tân • Nhận phòng:  Tự động thực thủ tục nhận phòng  Đăng ký trước  Phân bổ phòng  Hiển thị tình trạng phòng  Tìm kiếm khách theo tên, theo đồn số phòng 23 1.3 Ứng dụng PMS công tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS công tác lễ tân • Lập hóa đơn:  Tài khoản khách  Tự động nhập tiền th phòng  Tính tiền từ điểm bán hàng  Ghi nhận tính phí điện thoại  Tính tốn tự động nhập khoản thuế phục vụ phí 24 1.3 Ứng dụng PMS công tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS cơng tác lễ tân • Trả phòng:  Tự động xuất hóa đơn  Tự động làm thủ tục trả phòng  Các phương tiện ghi nợ trực tiếp  Tự động cập nhật tình trạng phòng  Tự động cập nhật hồ sơ khách 25 1.3 Ứng dụng PMS công tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS cơng tác lễ tân • Kiểm sốt:  Báo cáo tình trạng phòng có khách  Báo cáo doanh thu theo khách/theo phòng  Báo cáo phân tích khách  Các dự báo  Các số hiệu kinh doanh 26 1.3 Ứng dụng PMS công tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS cơng tác lễ tân • Các dịch vụ cho khách:  Báo thức tự động  Các phương tiện xem trước hóa đơn  Hiển thị lời nhắn khách  Truy cập Internet 27 1.3 Ứng dụng PMS công tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS cơng tác lễ tân • An ninh:  Kiểm tra danh sách người sổ đen  Tự động kiểm sốt nợ tín dụng  Kiểm sốt việc vào phòng khách thơng qua chìa khóa điện tử mã hóa  Giám sát hỏa hoạn 28 1.3 Ứng dụng PMS công tác lễ tân 1.3.1 Ứng dụng PMS cơng tác lễ tân • Housekeeping :  Phân bổ phòng có kiểm sốt  Tự động cập nhật thơng tin phòng  Kiểm sốt lượng  Đặt lịch dọn phòng  Đặt lịch bảo dưỡng 29 ... kê báo cáo 12 1. 1 Giới thiệu 1. 1.2 Chức Thống kê báo cáo     Khách lưu trú khách sạn Thống kê hoá đơn Thống kê theo khách hàng Thống kê theo sản phẩm dịch vụ 13 1. 1 Giới thiệu 1. 1.2 Chức... lý phòng theo lầu  Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ xanh vàng) 1. 1 Giới thiệu 1. 1.2 Chức 1. 1 Giới thiệu 1. 1.2 Chức Quản lý dịch vụ khách sạn  Quản lý thực đơn thức ăn, nước uống ... khách sạn thông dụng Việt Nam: ASI Frontdesk, Opera, Ezee Frontdesk, Smile, … 1. 1 Giới thiệu 1. 1.2 Chức 1. 1 Giới thiệu 1. 1.2 Chức Hệ thống quản lý khách sạn bao gồm chức tập hợp nhiều hệ thống chức