CHƯƠNG 1 PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN edit

NỘI DUNG CHƯƠNG1.2 Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn trong công tác lễ tân Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý khách sạn 1.3... Giới thiệuHệ thống quản lý khách sạn Property management

Ths Phùng Vũ Bảo Ngọc

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

NỘI DUNG CHƯƠNG

1.2

Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn

trong công tác lễ tân

Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý khách sạn

1.3

1.1 Giới thiệu

Hệ thống quản lý khách sạn (Property management systems – PMS) là hệ thống phần mềm máy tính giúp quản lý hiệu quả các họat động trong 1 hoặc 1 chuỗi khách sạn Thay thế những công việc thủ công trên giấy cồng kềnh trước đây

1.1.1 Khái niệm

1.1 Giới thiệu

 Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng trên

thế giới: Opera (IHG, MGM, Starwood), Fosse (Marriott), OnQ (Hilton)

Nam: ASI Frontdesk, Opera, Ezee Frontdesk, Smile, …

1.1.1 Khái niệm

1.1 Giới thiệu

1.1.2 Chức năng cơ bản

 Quản lý trang thiết bị

 Quản lý tài chính của khách sạn

 Thống kê báo cáo

 Quản lý chuỗi khách sạn, …

1.1.2 Chức năng cơ bản

1.1 Giới thiệu

Quản lý phòng khách sạn:

 Quản lý phòng, thông tin phòng

 Quản lý giá phòng, loại phòng

 Quản lý phòng theo lầu

 Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ xanh vàng)

1.1.2 Chức năng cơ bản

1.1 Giới thiệu

1.1.2 Chức năng cơ bản

1.1 Giới thiệu

Quản lý các dịch vụ khách sạn

 Quản lý thực đơn thức ăn, nước uống

 Quản lý các dịch vụ khác: minibar, giặt ủi, thuê xe, …

1.1 Giới thiệu

Quản lý khách hàng lưu trú

 Quản lý khách hàng và thông tin khách hàng: thông tin

cá nhân, tên tuổi, CMND…

 Cho biết những người hiện tại đang lưu trú trong

phòng, lưu trú trong khách sạn

 Tìm kiếm nhanh chóng khách hàng

1.1.2 Chức năng cơ bản

1.1 Giới thiệu

Quản lý tài chính khách sạn

 Quản lý tài chính trên từng cơ sở và tất cả các cơ sở khách sạn

 Lập phiếu tính tiền cho từng phòng khách sạn

 Quản lý các khoản thu chi trong ngày

 Thống kê báo cáo các khoản thu chi theo: ngày / tháng / năm

 In ấn các thống kê báo cáo

1.1.2 Chức năng cơ bản

1.1 Giới thiệu

Thống kê báo cáo

 Khách hiện đang lưu trú tại khách sạn

 Thống kê hoá đơn

 Thống kê theo khách hàng

 Thống kê theo sản phẩm dịch vụ

1.1.2 Chức năng cơ bản

1.1 Giới thiệu

Quản lý nhân viên khách sạn

 Quản lý thông tin nhân viên theo tên họ, theo mã số, địa chỉ, điện thoại

 Quản lý theo hợp đồng làm việc, thời gian làm việc,

1.1 Giới thiệu

Quản lý trang thiết bị khách sạn

 Thống kê tất cả các trang thiết bị hiện có, mô tả tình trạng các trang thiết bị khách sạn

 Lập kế hoạch bảo trì sửa chữa trang thiết bị

1.1.2 Chức năng cơ bản

1.1 Giới thiệu

"Ngoài các chức năng cơ bản trên, khách sạn

có thể yêu cầu thêm nhiều chức năng quản lý khác tùy theo nhu cầu, quy mô và hình thức quản lý điều hành khách sạn”

1.1.2 Chức năng cơ bản

1.2 Lựa chọn hệ thống PMS

• Các công việc truyền thống của 1 số bộ phận được thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn và kinh tế hơn;

• Một bộ phận có thể làm nhiều công việc hơn Giúp phục

vụ khách tốt hơn và báo cáo thông tin cho Ban lãnh đạo chính xác hơn;

• Giảm bớt công tác ghi chép sổ sách;

1.2.1 Lợi ích của hệ thống PMS

1.2 Lựa chọn hệ thống PMS

Việc phân tích nhu cầu lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn thông thường gồm những bước sau;

• Bước 1: Chọn đội ngũ để phân tích nhu cầu

• Bước 2: Phân tích dữ liệu khách lưu trú

• Bước 3: Xác định các kênh thông tin giữa các bộ phận

• Bươc 4: Phân tích thủ tục giấy tờ của các bộ phận có liên quan

• Bước 5: Tổng hợp kết quả các thông tin của các bước 2,3 và 4

1.2.3 Phân tích, xác lập nhu cầu và lựa chọn PMS

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

Danh mục chính của một phần mềm PMS điển hình:

• Đặt phòng:

 Hiển thị các phòng trống theo tầng và theo loại phòng;

 Xử lý việc đặt phòng đơn lẻ hoặc theo đoàn

 Tự động gởi thư xác nhận đặt phòng

 Cung cấp danh sách khách đến của một ngày bất kỳ

 Tìm kiếm và phục hồi các đặt phòng bị hủy

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

 Tìm kiếm khách theo tên, theo đoàn hoặc số phòng

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

• Lập hóa đơn:

 Tài khoản của khách

 Tự động nhập tiền thuê phòng

 Tính tiền từ các điểm bán hàng

 Ghi nhận và tính phí điện thoại

 Tính toán và tự động nhập các khoản thuế và phục vụ phí

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

• Kiểm soát:

 Báo cáo tình trạng phòng có khách

 Báo cáo doanh thu theo từng khách/theo phòng

 Báo cáo phân tích khách

 Các dự báo

 Các chỉ số hiệu quả kinh doanh

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

• Các dịch vụ cho khách:

 Báo thức tự động

 Các phương tiện xem trước hóa đơn

 Hiển thị lời nhắn của khách

 Truy cập Internet

 Hệ thống giải trí tại phòng (phim, game,…)

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

 Giám sát hỏa hoạn

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

1.3.1 Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

• Hê thống chìa khóa điện tử

• Thiết bị lập hóa đơn tại phòng

• Cập nhật thông tin về tài khoản khách hàng cho khách

• Xử lý văn bản và số liệu máy tính

1.3.2 Các ứng dụng khác

1.3 Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân