HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC

nhập sau tên sách chính... Nhấn nút LƯU.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC

A PHẦN 1 : CÔNG DỤNG

Phần mềm QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC là công cụ trợ giúp việc quản lý tài sản thư viện bằng máy tính , giúp cán bộ thư viện xử lý kỹ thuật nghiệp vụ, với các chức năng :

Đăng ký tổng quát ,

Mô tả,

Đăng ký cá biệt,

Xem và cập nhật đăng ký cá biệt,

Tham khảo sách ,

Thẻ thư viện ,

Mượn sách ,

Trả sách

Ngoài ra phần mềm QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC còn giúp cán bộ thư viện trong :

các thống kê về thư viện ,

in các loại sổ và danh mục sách ,

in nhãn

I.Yêu cầu đối với cán bộ thư viện:

Để sử dụng phần mềm quản lý thư viện trường học,cán bộ thư viện cần :

- Có trình độ sơ cấp về nghiệp vụ thư viện

- Biết sử dụng máy vi tính ở trình độ cơ bản

II.Yêu cầu đối với máy vi tính :

- Phần cứng̣ (tối thiểu):

CPU: Pentium 4

RAM: 256 MB

Hard drive: 80 GB

- Hệ điều hành: Windows XP, Windows 2000 hoặc cao hơn

III Lưu ý :

* Trong khi dùng phần mềm, muốn xem file hướng dẫn sử dụng này, bạn click nút có ghi dấu “?”

* Trước khi nhập sách cần thực hiện :

1 Kiểm kê tất cả những sách hiện đang sử dụng trong thư viện Số lượng sách này sẽ bắt đầu đăng ký lại từ số 1 cho tới con số hiện có cho từng loại sách TK, NV, GK, TN

Ví dụ : Sách tham khảo có 1500 bản ( Sẽ đăng ký từng quyển từ 1 đến 1500)

2 Trong quá trình nhập sách của kho sách hiện có , nếu có sách mới muốn đưa ra phục vụ , có thể ngưng phần nhập sách cũ để nhập sách mới Số đăng ký của sách mới sẽ bắt đầu từ số 1501( theo ví dụ trên )

3 Khi thực hiện xong 1 chức năng , muốn thực hiện các chức năng khác , click dấu X (close) ở góc phải của màn hình, máy sẽ trở về chức năng ban đầu để có thể chọn chức năng làm việc, nhấn tab để qua từng phần

Khi thực hiện xong từng chức năng cần nhấn nút LƯU

5 Cán bộ thư viện cần cẩn thận khi nhập từng thông tin của sách Chỉ cho phép sửa lỗi chính tả chứ không cho phép sửa được bất cứ thông tin nào khác

6 Trình tự làm việc :

- Kiểm tra sách với hoá đơn

- Nhập hoá đơn vào sổ tổng quát

- Mô tả sách

- Nhập phần Đăng ký cá biệt

B.Phần 2: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÁC CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC

I.Thông tin ban đầu : Điền vào những thông tin sau ( nhấn nút tab

để qua từng thông tin )

1 Thông tin về trường

–Cấp trường : TH,THCS, THPT

- Tên trường

- Địa chỉ trường

-Tỉnh , thành phố

–Tên hiệu trưởng

–Tên phó hiệu trưởng : Nếu có nhiều người, nhập mỗi tên cách nhau dấu phẩy(,)

–Tên cán bộ thư viện

2.Tổ ng s ố m ỗi loại sách đang sử dụng :

Trước khi thực hiện phần này,cán bộ thư viện cần kiểm kê lại toàn bộ kho sách để xác định số lượng hiện có của mỗi loại sách ( GK,

TK, NV, TN) trong thư viện

Ví dụ :- Số lượng sách hiện có trong thư viện (theo biên bản kiểm kê)

TK : 1500 , NV: 2300, TN :1200, GK: 2100

Ghi số mỗi loại sách đang sử dụng đến ngày : ghi ngày, tháng, năm của biên bản kiểm kê

Ví dụ : 1/8/2007

- Nhập tổng số mỗi loại sách như sau:

TK: 1500, NV: 2300, TN :1200, GK: 2100, Tiền : 10000000 3.Tạo thư mục: Đặt đĩa CD STBThuvien vào ổ CD, ghi tên ổ đĩa rồi nhấn nút tạo thư mục Sau khi tạo xong thư mục, nhấn nút LƯU

II.Đăng ký tổng quát : (nhấn tab để qua từng phần)

1 Số đăng ký tổng quát : Mỗi năm học bắt đầu từ số 1 và ghi

kèm theo năm học (thời gian mỗi năm học bắt đầu từ 1/7 đến 30/6 năm sau)

Cách nhập : nhập số thứ tự, tiếp theo là dấu (/), nhập năm học.

Ví dụ :

1/2007-2008

2/2007-2008

3/2007-2008

1/2008-2009

2/2008-2009

3/2008-2009

L

ưu ý : Dùng dấu gạch nối ( - ) chứ không phải dấu underscore ( _ )

Không có khoảng trắng ở hai bên dấu gạch nối.

2.Ngày đăng k ý tổng quát : Nhập ngày tháng năm đăng ký 3.Nguồn cung cấp : Nhập xuất phát điểm của lô sách nhập vào

thư viện

Ví dụ : Hiệu sách , Công ty Sách thiết bị trường học

Nếu đó là nguồn sách tặng hoặc trao đổi, thì ghi đơn vị, cá nhân tặng hoặc trao đổi

Ví dụ:

- NXB Giáo Dục tặng

- Trao đổi với thư viện quận

4.Số chứng từ : Nhập ngày tháng năm của hoá đơn hoặc chứng

từ

5.Nhập (Tặng, trao đổi): Đánh dấu ô Nhập (tặng , trao đổi), nếu lô

sách nhập vào thư viện được tặng hoặc trao đổi với các thư viện khác(nếu là sách mua thì không)

Sau khi đã nhập tất cả các dữ liệu trên , nhấn nút LƯU

6.Các phần :

-Tổng giá tiền

- Số lượng các loại sách

- Tổng số sách

Nhấn nút “Tính các giá trị” rồi nhấn nút LƯU (sau khi đã đăng ký cá biệt) Các thông tin này sẽ có đầy đủ

Lưu ý́ : ở phần nhập đầu tiên của biên bản kiểm kê chỉ nhấn

nút LƯU, còn nút “Tính các giá trị” chỉ sử dụng sau khi đã đăng ký tất cả số lượng sách trong biên bản kiểm kê

III Mô tả sách:

Cán bộ thư viện cần nhập những thông tin về cuốn sách :

1 Số đăng ký tổng quát : nhập số đăng ký tổng quát

2 Tác giả : Đó là các tác giả cá nhân hoặc tác giả tập thể bao

gồm những người tham gia vào nội dung tri thức hoặc nghệ thuật của ấn phẩm Cụ thể là : Tác giả của văn bản , người biên soạn , người sưu tầm , người giới thiệu, người dịch Có thể nhập hết số lượng các tác giả có trên sách (để phục vụ cho việc tìm bất kỳ một tác giả nào, nếu bạn đọc biết ở phần tham khảo sách)

Cách nhập :

Nếu sách có nhiều tác giả , nhập tác giả đầu tiên

Không nhập danh hiệu , học vị của tác giả

Nếu tác giả có chức năng đi kèm như : người dịch , người biên soạn , sưu tầm thì nhập họ và tên , dấu (/) ,nhập chức năng

Ví dụ : Bích Thuỷ / sưu tầm và giới thiệu

Sau khi đã nhập tất cả những thông tin về ấn phẩm , xoá tác giả thứ

1, nhập tác giả thứ 2 và giữ nguyên những thông tin về ấn phẩm , máy sẽ hiện lên dòng chữ : “Cuốn sách này có khác với cuốn sách trước không” , chọn NO

Tiếp tục nhập từng tác giả còn lại theo trình tự đã nêu

3.Tên sách: Nhập hết tên sách chính của cuốn sách

Ví dụ

-Cẩm nang pháp luật về giao thông đường bộ

-Lão hà tiện

Những thông tin như : Tập, Quyển, Phần, Lớp nhập sau tên sách chính

Ví dụ :

Tiếng Việt L 5 T 1

*Tên sách song song : Nhập tên sách song song nếu có Tên

sách song song là tên sách chính được viết bằng ngôn ngữ và văn tự khác

Ví dụ :

-Lão hà tiện (tên sách chính)

-L’avare (tên sách song song)

* Thông tin khác về tên sách : Nhập thông tin khác về tên

sách nếu có Thông tin khác về tên sách có thể là :

+Giải thích nội dung cho tên sách chính

Ví dụ :

-Tự điển Pháp –Việt (tên sách chính)

-Chuyên ngành du lịch (Thông tin khác về tên sách)

+Thể loại văn học : Kịch , thơ , tiểu thuyết

+Hình thức cuốn sách.

Ví dụ :

-Khoa học kỹ thuật năm 2000(tên sách chính)

-Tuyển tập bài viết của nhiều chuyên gia nước ngoài (Thông tin khác về tên sách)

+Dành cho 1 đối tượng độc giả nhất định

Ví dụ :

-Cẩm nang pháp luật về giao thông đường bộ (tên sách chính)

-Dành cho học sinh THPT(Thông tin khác về tên sách)

+Những dữ liệu khác : “ Gồm 3 tập”, “Nhân dịp kỹ niệm ”, “ Giải

thưởng”

4 Tên nhà xuất bản : Nhập tên tên nhà xuất bản.( Nếu có hai

nhà xuất bản thì cách nhập như đã hướng dẫn ở phần nhập tác giả )

5 Nơi xuất bản : Nhập nơi xuất bản ( Nếu có hai nơi xuất bản

, thì cách nhập như đã hướng dẫn ở phần nhập tác giả )

6 Năm xuất bản : nhập năm xuất bản

7.Lần tái bản : Nhập lần tái bản của cuốn sách

-Nếu sách xuất bản lần đầu tiên nhập 0

-Nếu sách tái bản bản lần thứ 2 nhập 2

8.Loại sách : Chọn loại sách : GK, TK, NV, TN

9 Ngôn ngữ Chọn ngôn ngữ của sách : Việt, Anh, Nga, Hoa,

Pháp…

10 Khổ sách : Nhập khổ sách

11 Số trang : Nhập số trang

12 Giá tiền : Nhập giá tiền

13 Ký hiệu phân loại : Cần phân loại chi tiết để tiện cho

việc xếp giá

*Cách nhập : Click nút Tìm ký hiệu môn loại Chọn trong cột

môn loại chính , tìm đến mục thích hợp

-Nếu sách có các trợ ký hiệu , click nút Tìm trợ ký hiệu , chọn trợ ký hiệu thích hợp Khi thực hiện xong , click nút Phát sinh ký hiệu phân loại

-Ghi ký hiệu phân loại vào sách

-Ký hiệu tác giả /tên sách : Nhập vào các mục đầu ,giữa , cuối Ví dụ : Tác giả : Hoàng Như Mai

Ghi : h oang nh

Click nút Phát sinh ký hiệu tác giả

- Ghi ký hiệu tác giả vào sách

Ghi chú :

- Riêng trong mục 4 Ngôn ngữ có trợ ký hiệu phân tích nhằm giới thiệu nội dung sách được chi tiết và cụ thể hơn Trợ ký hiệu phân tích bắt đầu bằng dấu gạch ngang (-) có sau ký hiệu phân loại ở mục 4 và chỉ sử dụng ở mục này

-Ngoài ra trong ký hiệu môn loại còn đưa vào ký hiệu môn loại một số tự điển thông dụng

Ví dụ : Lịch sử tiếng Việt

-Nhập vào ký hiệu môn loại :4 (-02) (Xem trợ ký hiệu phân tích sau mục 4 )

- Nếu là sách nghiệp vụ hoặc sách giáo khoa thì nhập ký hiệu môn loại chính và ghi trợ ký hiệu hình thức hoặc trợ ký hiệu địa lý

Ví dụ : 4(07)51(075)9(V)(075)

- Nếu là sách Thiếu nhi thì nhập dấu sao ( * ) vào hộp môn loại , nhấn nút “Tìm ký hiệu môn loại” sẽ có toàn bộ các môn loại

của sách thiếu nhi, chọn môn loại phù hợp rồi nhấn nút “Phát sinh ký hiệu môn loại”

14 Tài liệu kèm theo : là tài liệu đi kèm ấn phẩm , dùng một vài từ

để chỉ bản chất tài liệu kèm theo, nếu không được thì dùng chữ tập phụ lục Có thể mô tả ngắn gọn tài liệu kèm theo như sau :

Ví dụ :

+ Tập bản đồ

+ Đĩa CD

+ Tập phụ lục …

15 Minh họa : là những dẫn liệu biểu thị nội dung của ấn phẩm :

biểu đồ, tranh ảnh, bản đồ, nhạc, ảnh chụp …

16 Tùng thư : là một nhóm các ấn phẩm cùng chung một nhà

xuất bản, có hình thức trình bày tương tự nhau, có nội dung liên quan đến một đề tài nhất định Ví dụ : “Bộ sách khoa học”…

17 Phụ chú : là xác định rõ hơn nếu các qui tắc không cho phép

đưa một thông tin nào đó vào bản mô tả, phụ chú có thể nói về bất kỳ khía cạnh nào về hình thức hoặc nội dung của ấn phẩm

Ví dụ :

- Tên sách đã dịch : Đỉnh gió hú (tên sách ở trang tên sách Đồi gió hú)

- Tên tác giả ghi ở lời ghi cuối sách

- Không có trang tên sách

……

18 Tóm tắt nội dung : cán bộ thư viện có thể tóm tắt nội dung

của những sách cần thiết phục vụ cho việc biên soạn thư mục

Lưu ý : tất cả các phần từ số thứ tự 13 đến số thứ tự 18 cán bộ thư viện có thể nhập sau, khi có thời gian rảnh rỗi

IV Sửa lỗi chính tả :

Có thể sửa những lỗi chính tả khi nhập sai lỗi chính tả về tên sách, tên tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản

Ví dụ : Nếu nhập sai lỗi chính tả tên sách Tìm tên sách, nhập lại tên sách đúng Nhấn nút LƯU

V Đăng ký cá biệt :

Số ĐKTQ: Chọn số ĐKTQ

Ngày ĐKTQ : Sẽ xuất hiện phù hợp với số ĐKTQ

Tên sách : nhấn nút Tìm tên sách , tất cả những tên sách cần

đăng ký và tất cả các thông tin của tên sách sẽ có đầy đủ

Tình trạng : Chọn tình trạng sách :Tốt , rách , thiếu trang,lạc hậu

hoặc mất

Số lượng đăng ký: nhập số lượng cuốn sách để đăng ký.

Nhấn nút LƯU, tất cả những số đăng ký của cuốn sách sẽ hiện lên

Lặp lại cho từng tên sách

Ghi số đăng ký cá biệt vào sách.

VI Xem / Cập nhật sổ ĐKCB:

Nếu muốn xem hoặc cập nhật một cuốn sách nào đó :

- Số ĐKCB : nhập số ĐKCB Click nút Tìm số ĐKCB hoặc

nhập vài chữ đầu của tên sách muốn xem rồi click nút Tìm tên sách Tất cả thông tin về cuốn sách sẽ có đầy đủ

Nếu muốn thanh lý sách hoặc xuất ra khỏi thư viện , cán bộ thư viện có thể dùng các phần :

- Xuất ( tặng , trao đổi )

- Xuất thanh lý

- Ngày thanh lý

- Số chứng từ xuất, thanh lý

Nhấn nút LƯU khi đã xong các dữ liệu trên

VII.Tham khảo sách:

Nhập tên tác giả cần tìm , click nút Tìm tác giả Tất cả các thông tin khác sẽ hiện ra đầy đủ ; hoặc nhập tên sách cần xem rồi click nút Tìm tên sách Tất cả thông tin khác sẽ hiện ra đầy đủ

VIII.Thanh lý sách:

Sau khi kiểm kê, những sách xuất ra khỏi thư viện dưới các tình trạng mất, rách, thiếu trang, lạc hậu, cán bộ thư viện sử dụng phần thanh lý sách

-Ngày thanh lý : nhập ngày tháng năm thanh lý

- Số chứng từ : nhập số chứng từ thanh lý

- Tình trạng: Chọn tình trạng : tốt, mất, thiếu trang, lạc hậu … Sau đó click nút “Tìm sách có tình trạng như trên” Tất cả các

cuốn sách có tình trạng mà cán bộ thư viện muốn thanh lý sẽ xuất hiện đầy đủ

Nếu muốn thanh lý một cuốn sách hoặc từng cuốn sách nằm rải rác trong danh mục cần thanh lý, cán bộ thư viện chọn tình trạng, tất cả các cuốn sách có cùng tình trạng sẽ xuất hiện dưới dạng các số đăng ký cá biệt, chọn số đầu, số cuối đều là quyển sách đó

Ví dụ :

Muốn thanh lý một quyển sách có số đăng ký cá biệt là 5GK

Click vào số 5GK

Sẽ hiện lên dòng chữ : bạn chọn số đầu là 5GK

Trả lời Yes

Click lần nữa vào số 5GK

Sẽ hiện lên dòng chữ : bạn chọn số cuối là 5GK

Trả lời Yes

Nhấn nút LƯU (như vậy quyển sách này đã được thanh lý) Nếu muốn thanh lý nhiều cuốn sách hoặc tất cả các cuốn sách chung một tình trạng như lạc hậu

Chọn tình trạng : lạc hậu

Sẽ hiện lên hàng loạt số đăng ký của tình trạng lạc hậu

Chọn số đăng ký đầu tiên và số đăng ký cuối cùng

Nhấn nút LƯU : tất cả các sách có tình trạng lạc hậu đã được thanh lý

IX Tặng , trao đổi sách :

Khi thư viện có nhu cầu tặng hoặc trao đổi sách với một đơn vị nào đó, cán bộ thư viện có thể dùng chức năng Tặng , trao đổi sách Tỉm tên sách muốn tặng hoặc trao đổi, các số đăng ký cá biệt của tên sách xuất hiện, cán bộ thư viện chọn những sách dự kiến tặng hoặc trao đổi Nhấn vào nút LƯU

X.Thẻ Thư viện

Họ và tên bạn đọc : nhập họ và tên

Ngày tháng nặm sinh : nhập ngày tháng nặm sinh

GV / HS : Chọn GV, HS hoặc CBCNV

Dạy môn : Chọn môn dạy

Lớp : Nhập lớp

Địa chỉ : Nhập địa chỉ

Ngày làm thẻ : nhập ngày làm thẻ

Ngày hết hạn : nhập ngày hết hạn (có thể sau một năm học)

Số lần mượn sách : máy sẽ tự động nhập số lần bạn đọc mượn

sách

Thẻ đã bị hủy :đánh dấu ô Thẻ đã bị hủy nếu thẻ không còn sử dụng nữa

Ngày hủy thẻ : nhập ngày tháng năm hủy thẻ

Nhập đầy đủ các thông tin trên , nhấn nút LƯU

XI Mượn sách :

- Số thẻ :nếu bạn đọc nhớ số thẻ, thì nhập số thẻ, click nut́ Tìm số thẻ, tên bạn đọc sẽ xuất hiện,

- Tên bạn đọc : nếu không nhớ số thẻ thì nhập tên bạn đọc, click Tìm tên bạn đọc , số thẻ và tên bạn đọc sẽ xuất hiện

- Tên sách, nếu bạn đọc đã tìm được sách thì nhập tên sách, click nút Tìm tên sách, các thông tin về sách như số đăng ký cá biệt, tình trạng …sẽ xuất hiện

- Số đăng ký cá biệt : nếu không nhập tên sách mà chỉ nhập số đăng ký cá biệt của cuốn sách mà bạn đọc muốn mượn, click nút Tìm số đăng ký cá biệt thì tên sách sẽ xuất hiện

- Ngày mượn, ngày hẹn trả : Nhập ngày mượn và ngày dự kiến bạn đọc sẽ trả sách̉

Nhấn nút LƯU, khi kết thúc việc cho bạn đọc mượn từng cuốn sách

XII.Trả sách :

Số thẻ : Nhập số thẻ Click nút tìm số thẻ Các thông tin sẽ

hiện ra đầy đủ

Tình trạng khi trả : Chọn tình trạng sách phù hợp với tình trạng

khi trả

Ngày trả: Nhập ngày trả

Nhấn nút LƯU khi kết thúc việc trả sách

XIII In các sổ và danh mục :

Khi cần in hoặc xem loại sổ hoặc danh mục, click loại sổ hoặc danh mục tương ứng, nhập các dữ liệu theo yêu cầu, rồi click nút

In

Nếu in thành công, click OK , rồi click vào Mở file, nhấn Ctrl V , phần dự kiến in sẽ hiện trên file Excel, nếu muốn in trên file Word, nhấn Ctrl C, đóng file Excel, vào File > Open, chọn Word file, rồi chọn Untitled1 nếu in trên khổ giấy đứng, chọn Untitled2 nếu in trên khổ giấy ngang