tài liệu dành cho chuyên viên hành chính nhà nước Kỹ năng giao tiếp, một trong những kỹ năng quan trọng và ứng dụng nhiều trong cuộc sống hàng ngày của mỗi người, một người có kỹ năng giao tiếp ứng xử khéo léo sẽ là nền tảng để phát triển bản thân, thăng tiến trong sự nghiệp, luôn biết cách xây dựng và duy trì các mối quan hệ bền vững. Kỹ năng giao tiếp là một trong những chìa khóa, hành trang giúp các cá nhân phát triển vững chắc con đường học tập, sự nghiệp của mình, thiếu kỹ năng giao tiếp mọi cá nhân khó có thể thành công và hạnh phúc. Giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống của mỗi người. Giao tiếp tốt giúp chúng ta xây dựng và duy trì những mối quan hệ hữu ích, thành công trong công việc, xây dựng một hình ảnh cá nhân ấn tượng, cũng như đạt được những mục đích trong cuộc sống.
KỸ NĂNG GIAO TIẾP Đặt vấn đề: Kỹ giao tiếp, kỹ quan trọng ứng dụng nhiều sống hàng ngày người, người có kỹ giao tiếp ứng xử khéo léo tảng để phát triển thân, thăng tiến nghiệp, biết cách xây dựng trì mối quan hệ bền vững Kỹ giao tiếp chìa khóa, hành trang giúp cá nhân phát triển vững đường học tập, nghiệp mình, thiếu kỹ giao tiếp cá nhân khó thành cơng hạnh phúc Giao tiếp đóng vai trò quan trọng sống người Giao tiếp tốt giúp xây dựng trì mối quan hệ hữu ích, thành cơng cơng việc, xây dựng hình ảnh cá nhân ấn tượng, đạt mục đích sống Khái niệm Giao tiếp trình chia sẻ cảm xúc, chia sẻ thông tin đối tượng với nhằm mục đích Nó chuỗi tư hay hành vi mang tính hệ thống thân bên tham gia giao tiếp họ với Giao tiếp công vụ tồn hình thức giao tiếp thực bối cảnh thực thi công vụ, bên tham gia công vụ thực để thực thi cơng vụ Vai trò giao tiếp thể sau: GT cầu nối cầu nối, thước đo quản lý: Trong quản lý hành GT cầu nối giữa: Thủ trưởng với nhân viên, nhân viên với Qua GT người hiểu rõ làm việc tốt công việc VD: Thủ trưởng giao nhiệm vụ trưởng phòng hành phải hồn thành tốn tuần, người trưởng phòng phải truyền lại cho nhân viên khác nhiệm vụ giao triển khai kế hoạch, phân công công việc cụ thể cho thành viên khác để hoàn thành tốt công việc mà thủ trưởng giao GT thước đo quản lý: Qua GT thể văn hóa quản lý người lãnh đạo cách ăn, mặc, đầu tóc, lời nói, cử chỉ, điều hành phân cơng phù họp… VD: Người thủ trưởng có tác phong ăn, mặc lịch sự, lời nói cử rõ ràng, tác phong điệu nghiêm chỉnh hiểu rõ mặc mạnh yếu nhân viên mà phân công họp lý GT thể lực, trình độ quản lý: làm việc có kế hoạch hay cẩu thả, có khoa học hay cảm tính, cơng khách quan hay chiều thiên vị Vai trò giao tiếp sống Giao tiếp hoạt động mang tính chất vạn vật, có lồi người, nhằm phục vụ mục đích sinh tồn, Giao tiếp giúp người tồn phát triển Giao tiếp giúp thể biết người GT giúp hoàn thiện nhân cách người GT giúp tạo nên cộng đồng GT giúp tạo nên vh vùng, miền, dân tộc, quốc gia GT làm nảy sinh vấn đề, giải vấn đề Có thể nói cách khái qt vai trò GT sống giúp người: biết – hiểu – hành động – cộng tác Vai trò giao tiếp cơng sở hành GT vừa nội dung vừa công cụ giúp tổ chức đạt mục tiêu chung GT đóng chức là: - Định hướng: GT giúp chia sẻ truyền đạt đích mà tổ chức cần đạt đến cách thức để đạt điều - Hợp nhất: GT chế, chất keo dính lơi người, yếu tố có điểm chung khác biệt kết nối với mục tiêu chung Đối với cb,cc, giao tiếp cho phép nắm bắt thông tin, hiểu biết nhiệm vụ trông đợi tổ chức đv họ, tương tác với đồng nghiệp - Duy trì: tổ chức có giá trị mà trì phát triển, giao tiếp chế giúp định hình trì giá trị VD: Các chuẩn mực ứng xử, đạo đức nghề nghiệp, chuẩn mực tác nghiệp, - Động viên, khuyến khích: GT mang tính nhân bản, có vai trò động viên, khuyến khích, hỗ trợ người hoàn thiện nhân cách - Đổi mới: GT chế ý tưởng, sáng kiến hình thành, chia sẻ, thách thức trải nghiệm Do giao tiếp điều kiện đảm bảo hệ thống giá trị, thủ tục mục tiêu tổ chức nhằm động viên khuyến khích để đạt mục tiêu hành động đổi công sở hành Vai trò GT đv nhà quản lý công: nhu cầu, công cụ quan trọng nhà quản lý giúp tổ chức hoạt động Cơ hội để nhà quản lý gây ảnh hưởng thể lĩnh trội so với cb,cc hay nhà quản lý khác Nguyên tắc giao tiếp Để đạt hiệu quả, hoạt động giao tiếp cần đáp ứng số nguyên tắc định Tương tự, giao tiếp công vụ cần tuân thủ số nguyên tắc sau: a/ Tôn trọng lẫn hài hòa lợi ích - Tơn trọng lẫn Đây ng.tắc hàng đầu giao tiếp Nó thỏa mãn nhu cầu tôn trọng người Sự tôn trọng thể qua: time, ngôn ngữ GT, đề cao nhân thân người GT; trang phục, điệu bộ, cử phù hợp - Cộng tác – hài hòa lợi ích Thái độ cộng tác từ phía đôi bên dựa nguyên lý thắng – thắng (win-win) GT Để có kết đó, bên cần có nỗ lực đạt đến hài hòa lợi ích bên b/ Lựa chọn giải pháp tối ưu giao tiếp - Phù hợp hồn cảnh: Ngơn ngữ, điệu cử chỉ, thời điểm bắt đầu kết thúc,… cần phù hợp với bối cảnh hoạt động giao tiếp diễn - Tơn trọng quy luật tâm, sinh lý: Các hoạt động giao tiếp diễn khoảng thời gian dài định cần tính đến phản ứng, nhu cầu định thể chất theo quy luật chung thể Chính vậy, giải lao giờ, thay đổi hoạt động,… biện pháp quan trọng cho phép hỗ trợ q trình trao đổi thơng tin diễn cách hiệu - Thẩm mỹ hành vi: Nguyên tắc đòi hỏi hành vi giao tiếp khơng cần dừng mà phải đẹp Để đảm bảo GT đẹp, hiểu biết GT bối cảnh đa văn hóa quan trọng Vì vậy, việc rèn luyện để hành vi đẹp trở thành thói quen cần thiết c/ Tơn trọng bình đẳng quy luật khách quan - Bình đẳng Mọi cơng dân bình đẳng trước pháp luật Nói cách dễ hiểu hơn, quyền nói, nghe, "thể biết người" hai phía cơng dân - cơng chức bình đẳng cần đảm bảo cách phù hợp Trong nội quan vậy, việc nhà quản lý khăng khăng đòi nhân viên cung cấp trơng tin, trình bày vấn đề thân lại tìm cách che giấu, bưng bít thơng tin hình thức vi phạm ngun tắc bình đẳng Nó dẫn đến nghi kị, bất tín xung đột nội - Công khai Giao tiếp công vụ cần diễn cách công khai, nơi cơng cộng liên quan đến cơng khai hóa thơng tin hoạt động quản lý, điều hành thực thi - Tin cậy Cán bộ, cơng chức tạo nên tin cậy công dân tiếp xúc, giải công việc thông qua việc hẹn; chuẩn bị thông tin, văn bản, hồ sơ liên quan cách đầy đủ, khoa học; viện dẫn văn chứng thức giải thích, thuyết phục; ngơn từ thức, thẳng vào vấn đề khơng quanh co, ề à; nhìn thẳng vào mặt người giao tiếp… Mọi hoạt động GT phải dựa nguyên tắc nêu nhằm thể tôn trọng ý kiến người khác * Liên hệ thực tiễn GT CBCCVC đơn vị - Ưu điểm, thành tựu: Thực theo Quyết định số 129/2007/QĐ-UBND ngày 02/8/2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế Văn hóa cơng sở quan hành nhà nước ứng xử, giao tiếp CB,CC Đài truyền huyện thật quan tâm Do việc nâng cao tác phong, lề lối làm việc, tuân thủ theo hiến pháp pháp luật; đồng thời thực chuẩn mực đạo đức theo tư tưởng, gương đạo đức Hồ Chí Minh ln tập thể lãnh đạo CB,CC thực tốt Hàng tháng, hàng quý quan tuyên truyền quán triệt nội dung việc thực văn hóa cơng sở đến cán bộ, công chức, đưa việc thực văn hóa cơng sở tiêu chí thi đua gắn với việc thực nhiệm vụ chuyên môn Đưa việc rèn luyện tư cách, tác phong ứng xử, giao tiếp với nhân dân giải công việc thái độ giao tiếp với đồng nghiệp công sở thành nội dung để cán bộ, công chức, viên chức đăng ký phấn đấu nội dung học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh Việc ban hành quy chế làm việc đơn vị xây dựng thực nhấn mạnh việc thực tốt văn hóa giao tiếp, ứng xử với nhân dân liên hệ công tác Khi giao tiếp qua điện thoại phải xưng tên, địa quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi thông tin ngắn gọn, phải bảo đảm thông tin trao đổi nội dung công việc mà quan, đơn vị, tổ chức công dân cần hướng dẫn, trả lời Trong quan hệ giao tiếp thi hành nhiệm vụ, cơng vụ, phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, minh bạch; khơng nói tục, nói tiếng lóng, qt nạt Khi tiếp xúc với công dân phải vui vẻ, nhã nhặn, tận tình, lịch sự, giải yêu cầu công dân theo quy định pháp luật Thấu hiểu, chia sẻ tháo gỡ khó khăn, vướng mắc công dân Tôn trọng, lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp cơng dân Trong thi hành công vụ, phải để cơng dân đến làm việc chờ đợi cần giải thích rõ lý do, có sai sót phải xin lỗi công dân Trong làm việc công chức không uống rượu, bia, hút thuốc chất kích thích khác Trong quan hệ với đồng nghiệp: Cấp phải phục tùng phân công cấp Cấp phải hướng dẫn, trao đầy đủ quyền hạn, trách nhiệm phương tiện làm việc cho cấp Tơn trọng, giúp đỡ, bảo vệ uy tín, danh dự đồng nghiệp Thùng thư góp ý đặt nơi làm việc quan từ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân phản ánh thái độ giao tiếp cán bộ, công chức viên chức để lãnh đạo kịp thời phát trấn chỉnh xử lý cá nhân sai phạm, nâng cao chất lượng làm việc mức độ hài lòng người dân thái độ phục vụ cán bộ, công chức, viên chức Tác phong, lề lối làm việc không ngừng cải thiện theo hướng chuyên nghiệp, đại Đến nay, Phòng Văn hóa Thơng tin huyện Thoại Sơn chưa có cán bộ, cơng chức, vi phạm Quy chế văn hóa cơng sở phải tiến hành xem xét, xử lý kỷ luật - Hạn chế: Tuy nhiên, việc thực quy định Quy chế văn hố cơng sở đơn vị có mặt hạn chế chưa có đồng đều, phận cán bộ, công chức thiếu rèn luyện, tu dưỡng, thi hành công vụ bộc lộ yếu giao tiếp, ứng xử biểu nhũng nhiễu, gây khó khăn, thiếu tơn trọng nhân dân giao tiếp, xử lý cơng việc có liên quan; số trường hợp gây xúc cá nhân, tổ chức giao dịch hành Văn hố giao tiếp, ứng xử thi hành công vụ chưa trở thành ý thức thường trực cán bộ, công chức Nguyên nhân chủ yếu việc quán triệt tổ chức thực chưa thật nghiêm túc Công tác tuyên truyền, vận động, giáo dục chưa thực thường xuyên, công tác kiểm tra, giám sát lãnh đạo quan chưa thành nề nếp - Giải pháp: + Muốn có cán bộ, cơng chức có thái độ đắn giao tiếp hành với cơng dân, cần tăng cường vai trò hiệu lực quản lý nhà nước sở kết hợp đồng giải pháp: giáo dục, đào tạo, đổi chế, sách tuyển dụng sử dụng cán + Đưa yếu tố cạnh tranh vào chế độ tuyển dụng theo nguyên tắc công bằng, minh bạch công khai, tăng cường quyền tự chủ quan việc trực tiếp sử dụng công chức + Ban hành chế đánh giá công chức đơi với điều chỉnh hợp lý hóa chế độ tiền lương nhằm tạo động lực phấn đấu tin tưởng, gắn bó lâu dài với cơng việc + Thường xuyên mở lớp tập huấn cho toàn thể CBCC quan hành nhà nước kỹ giao tiếp, văn hóa cơng sở + Bên cạnh việc tuyển chọn, xếp cơng việc phù hợp phải tạo môi trường làm việc thân thiện, kịp thời biểu dương, khen thưởng cá nhân xuất sắc, quan tâm đến đời sống CBCC ốm đau, hiếu, hỷ Kết thúc VĐ: Giao tiếp đóng vai trò quan trọng sống người Giao tiếp tốt giúp xây dựng trì mối quan hệ hữu ích, thành cơng cơng việc, xây dựng hình ảnh cá nhân ấn tượng, đạt mục đích sống Tuy nhiên, việc giao tiếp không hiệu tạo nên mâu thuẫn mối quan hệ, dẫn đến nhiều bất lợi nghiệp đời sống Dù bạn ai? Bạn làm gì? giao tiếp ln yếu tố hàng đầu mở đường định cho thành công hay thất bại mối quan hệ ... yếu giao tiếp, ứng xử biểu nhũng nhiễu, gây khó khăn, thiếu tơn trọng nhân dân giao tiếp, xử lý cơng việc có liên quan; số trường hợp gây xúc cá nhân, tổ chức giao dịch hành Văn hố giao tiếp, ... ưu giao tiếp - Phù hợp hồn cảnh: Ngơn ngữ, điệu cử chỉ, thời điểm bắt đầu kết thúc,… cần phù hợp với bối cảnh hoạt động giao tiếp diễn - Tôn trọng quy luật tâm, sinh lý: Các hoạt động giao tiếp. .. trội so với cb,cc hay nhà quản lý khác Nguyên tắc giao tiếp Để đạt hiệu quả, hoạt động giao tiếp cần đáp ứng số nguyên tắc định Tương tự, giao tiếp công vụ cần tuân thủ số nguyên tắc sau: a/ Tôn