TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Chương trình tư vấn quản trị doanh nghiệp Chuyên đề TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tham khảo tài liệu Tác giả: Nguyễn Tất Thịnh Trân trọng cám ơn tác giả! Mục tiêu chuyên đề Sau hồn tất chun đề này, có thể: - Hiểu tổng quan phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến - Biết cách thức tiếp cận phát triển hệ thống quản lý doanh nghiệp - Nắm vững tư thiết lập cấu tổ chức - Nhận thức đầy đủ vai trò lực người quản lý cấp trung - Biết cách thức soạn lập sách cơng ty quy chế tổ chức hoạt động phận Nội dung chuyên đề Phần I nghiệp Phần II Phần III quản Phần IV Khái niệm hệ thống quản lý doanh Cơ cấu tổ chức Vai trò lực người lý cấp trung Phương pháp soạn lập sách quy chế tổ chức hoạt động phận PHẦN I KHÁI NIỆM HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Các phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến Khái niệm hệ thống quản lý doanh nghiệp Phương pháp quản lý phối hợp PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP PHỔ BIẾN Các phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến - Có thể phân loại phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến nay: a Theo cách thức áp dụng tư quản trị doanh nghiệp: (1) quản lý theo tình (thuận tiện), (2) quản lý theo hợp lý/hiệu quả, (3) quản lý theo hệ thống/quá trình b Theo “tầm nhìn” quản lý: (1) quản lý theo chiều dọc (chức năng/nghiệp vụ), (2) quản lý theo chiều ngang (qui trình) ⇒ Thực chất có hai phương pháp ……………… ………………………………………… khoa học quản trị doanh nghiệp Quản lý theo tình - Quản lý theo tình áp dụng nguyên tắc quản lý …………………………………… với người quản lý cao doanh nghiệp - Các đặc trưng bao gồm: (1) mục tiêu doanh nghiệp người quản lý cao doanh nghiệp đưa ra, (2) cấu tổ chức phát triển theo thuận tiện phù hợp với người quản lý cao doanh nghiệp, (3) cấp quản lý thường bổ nhiệm dựa vào lòng tin, (4) phong cách quản lý tập quyền ⇒ Đang áp dụng rộng rãi hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam Quản lý theo hợp lý - Quản lý theo hợp lý/hiệu áp dụng nguyên tắc phương pháp quản lý (của khoa học quản trị) phù hợp với ……………………………… doanh nghiệp - Tài liệu quản lý phổ biến bao gồm: (1) Sơ đồ cấu tổ chức phân nhiệm, (2) Thể thức điều hành tiêu chuẩn (SOP) Chính sách Thủ tục/Cẩm nang chuyên môn, (4) Cẩm nang nhân viên Bản mô tả công việc, (5) Thủ tục kiểm sốt ⇒ Tạo thống nhất, chun mơn hoá, tiêu chuẩn hoá, hợp lý hoá hiệu cao tất hoạt động doanh nghiệp Quản lý theo hệ thống - Quản lý theo hệ thống áp dụng quan điểm “doanh nghiệp hệ thống làm gia tăng giá trị” “phương pháp quản lý hệ thống” ⇒ Doanh nghiệp hệ thống xã hội mở, bao gồm cá nhân hợp tác cấu thức, sử dụng nguồn lực từ mơi trường bên ngồi hệ thống chuyển trở lại mơi trường sản phẩm dịch vụ hệ thống ⇒ Doanh nghiệp có hệ thống phụ bên phần hệ thống lớn bên Quản lý theo hệ thống - Doanh nghiệp làm gia tăng giá trị (tăng hiệu quả/ hiệu năng) thông qua việc thực qui trình chuyển đổi đầu vào thành đầu ra” Đầu vào Qui trình Đầu Gia tăng giá trị ⇒ Quản lý theo hệ thống phát triển tảng quản lý theo hợp lý ⇒ Quản lý doanh nghiệp chuyển đổi có hiệu hiệu đầu vào thành đầu Quản lý theo hệ thống - ISO 9000 phương pháp quản lý theo hệ thống Mục tiêu ISO 9000 phòng ngừa giảm thiểu rủi ro chất lượng, tạo đồng chất lượng sản phẩm/dịch vụ để thoả mãn khách hàng ⇒ Tài liệu quản lý bao gồm: (1) Sổ tay chất lượng, (2) Các thủ tục, qui định chung, (3) Các qui trình, hướng dẫn, mẫu biểu, qui định kỹ thuật… ⇒ ISO 9000 áp dụng cho công đoạn (sản xuất, bán hàng…) không cải tiến quản lý doanh nghiệp cách toàn diện Thảo luận PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY CỦA CÁC DOANH NGHIỆP CHÚNG TA? “Tầm nhìn” quản lý theo chức (nghiệp vụ) quản lý theo qui trình Functional orientation Process orientation Quản lý theo chiều dọc - Quản lý theo chiều dọc triển khai cụ thể quản lý theo hợp lý; trọng tâm thiết lập cấu tổ chức để phân chia quyền hạn nhiệm vụ cho phận, cá nhân doanh nghiệp ⇒ Doanh nghiệp tổ chức quản lý theo nhiệm vụ để thực mục tiêu doanh nghiệp ⇒ Các chức (nghiệp vụ) dẫn dắt hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Mục tiêu hoạt động doanh nghiệp quản lý theo ba cấp độ: (1) doanh nghiệp, (2) phận, (3) vị trí cơng việc/cá nhân Quản lý theo chiều dọc Doanh nghiệp Bộ phận Vị trí cơng việc/cá nhân Mục tiêu, chiến lược Cơ chế vận hành Cơ chế quản lý Quản lý theo chiều dọc - Mỗi cấp độ doanh nghiệp thông thường hướng đến việc hoàn thành chức nhiệm vụ phân chia ⇒ Người lãnh đạo/quản lý doanh nghiệp/bộ phận phải thường xuyên quan tâm đến ……………………… phận cá nhân - Tài liệu quản lý phổ biến bao gồm: (1) Sơ đồ cấu tổ chức phân nhiệm, (2) Thể thức điều hành tiêu chuẩn (SOP) Chính sách Thủ tục/Cẩm nang chun mơn, (3) Quy chế tổ chức hoạt động phận, (4) Bản mô tả công việc cá nhân Quản lý theo chiều ngang - Quản lý theo chiều ngang triển khai cụ thể quản lý theo hệ thống; trọng tâm thiết lập qui trình hoạt động phối hợp phận/cá nhân doanh nghiệp ⇒ Doanh nghiệp tổ chức quản lý theo qui trình để thực mục tiêu doanh nghiệp ⇒ Các qui trình dẫn dắt hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Mục tiêu hoạt động doanh nghiệp quản lý theo ba cấp độ: (1) doanh nghiệp, (2) qui trình, (3) vị trí cơng việc/cá nhân Quản lý theo chiều ngang Doanh nghiệp Qui trình Vị trí cơng việc/cá nhân Mục tiêu, chiến lược Cơ chế vận hành Cơ chế quản lý Quản lý theo chiều ngang - Mỗi cấp độ hoạt động doanh nghiệp hướng đến việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ thoả mãn yêu cầu khách hàng (bên bên ngoài) ⇒ Người lãnh đạo/quản lý doanh nghiệp/bộ phận quan tâm đến …………………………………… phận cá nhân - Tài liệu quản lý phổ biến bao gồm: (1) Sơ đồ cấu tổ chức/Sơ đồ quan hệ phân nhiệm, (2) Chính sách, (3) Quy trình hoạt động, (4) Bản mơ tả cơng việc phận, (5) Bản mô tả công việc cá nhân Chọn lựa phương pháp quản lý doanh nghiệp - Tuỳ thuộc mục tiêu, hoạt động yếu tố biến động (môi trường) doanh nghiệp để chọn lựa phương pháp quản lý doanh nghiệp ⇒ Phương pháp quản lý doanh nghiệp thường xuyên thay đổi ⇒ Doanh nghiệp có phương pháp quản lý doanh nghiệp; vấn đề phương pháp có phù hợp với doanh nghiệp khơng có viết thành tài liệu quản lý không KHÁI NIỆM HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Hệ thống quản lý doanh nghiệp - Các phương pháp quản lý doanh nghiệp khác dẫn đến tư duy/nhận thức khác hệ thống quản lý doanh nghiệp ⇒ Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 (đạt ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ) ⇒ Hệ thống kiểm soát nội (giảm thiểu rủi ro) ⇒ Hệ thống sản xuất tinh gọn (lean manufacturing) (giảm chi phí, rút ngắn thời gian, tăng sản lượng sản xuất) ⇒ Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) (thông lệ quản trị tốt nhất, xử lý nhanh chóng, kịp thời, giảm chi phí…) Hệ thống quản lý doanh nghiệp - Hệ thống quản lý doanh nghiệp gì? ⇒ Hệ thống quản lý doanh nghiệp hiểu phương pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp (toàn nguyên tắc quản lý, chuẩn mực quản lý, chế vận hành, chế quản lý) viết thành tài liệu quản lý cấp quản lý có thẩm quyền ban hành mà toàn doanh nghiệp phải tuân theo để đạt mục tiêu doanh nghiệp PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ PHỐI HỢP Quá trình chuyển đổi từ quản lý theo chức thành quản lý theo qui trình Giai đoạn Giai đoạn M u a s ắ m N h ậ n h n g T h a n h t o n Chức dẫn dắt kinh doanh M u a s ắ m N h ậ n h n g Giai đoạn T h a n h K h c h h n g t o n Qui trình thừa nhận Chức chủ đạo Qui trình dẫn dắt kinh doanh Phương pháp quản lý phối hợp - Phương pháp quản lý doanh nghiệp đề nghị cho doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam phối hợp quản lý theo chiều dọc (chức năng) lẫn quản lý theo chiều ngang (qui trình) - Tài liệu quản lý bao gồm: (1) Điều lệ doanh nghiệp, (2) Mục tiêu, giá trị chiến lược, (3) Sơ đồ cấu tổ chức/Sơ đồ quan hệ phân nhiệm, (4) Chính sách Cẩm nang chuyên môn, (5) Quy chế tổ chức hoạt động phận, (6) Qui trình hoạt động, (7) Bản mô tả công việc cá nhân ⇒ Tài liệu quản lý xây dựng ban hành theo trình tự logic (xem sơ đồ) Vấn đề cần quan tâm ẢNH HƯỞNG CỦA VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHẦN II CƠ CẤU TỔ CHỨC Khái niệm cấu tổ chức thiết lập cấu tổ chức Một số yếu tố biến động ảnh hưởng việc thiết lập cấu tổ chức doanh nghiệp Một số cấu tổ chức phổ biến Thiết lập cấu tổ chức phù hợp Khái niệm cấu tổ chức - Cơ cấu tổ chức “khung, sườn” doanh nghiệp nhằm: Kết nối cá nhân để kiểm soát quyền lực, trách nhiệm truyền thông Phân công nhiệm vụ phù hợp cho phận/cá nhân Trao quyền lực cho phận/cá nhân để thực nhiệm vụ kiểm soát hành vi việc xử dụng nguồn lực doanh nghiệp Điều phối mục tiêu hoạt động phận để hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp Thiết lập cấu tổ chức - Có nhiều quan điểm khác nguyên tắc thiết lập cấu tổ chức doanh nghiệp ⇒ Trường phái cổ điển nhấn mạnh đến: (1) chun mơn hố tiêu chuẩn hố cơng việc, (2) tập trung quyền lực giám sát chặt chẽ ⇒ Trường phái đại nhấn mạnh đến: (1) đa kỹ năng, (2) linh hoạt, (3) việc uỷ quyền ⇒ Trường phái ứng biến cho cấu tổ chức phụ thuộc vào yếu tố biến động doanh nghiệp ⇒ Thiết lập cấu tổ chức trình xác định phối hợp thành phần cấu cho phù hợp với mục tiêu/hoạt động doanh nghiệp 10 Khác biệt người lãnh đạo người quản lý NGƯỜI LÃNH ĐẠO - Làm cho người trí việc cần làm - Quan tâm đến niềm tin, giá trị tầm nhìn - Định hướng trình (như nào) - Hưóng đến đổi - Tạo dựng động lực, kích thích hợp lực (2+2=5) NGƯỜI QUẢN LÝ - Làm cho người làm việc hiệu - Quan tâm đến việc hoàn thành nhiệm vụ - Định hướng vật chất cụ thể (cái gì) - Hướng đến ổn định - Tạo kết xác (2+2=4) Kiểm sốt Giám đốc chức - Kiểm sốt gì? ⇒ Kiểm sốt trình gồm bốn bước: (1) thiết lập tiêu chuẩn công việc, (2) theo dõi, kiểm tra, đo lường kết quả, (3) so sánh, đánh giá kết với tiêu chuẩn, (4) đưa biện pháp điều chỉnh ⇒ Kiểm soát hoạch định giúp điều chỉnh tổ chức thực lẫn hoạch định - Giám đốc chức phải tập trung chủ yếu vào bước (3) (4) thay thực bước (2) ⇒ Đòi hỏi phải hiểu biết thủ tục kiểm sốt có kinh nghiệm kiểm sốt CÁC VAI TRỊ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ CẤP TRUNG 19 Vai trò người quản lý cấp trung - Các nhóm vai trò người quản lý cấp trung bao gồm: (1) quan hệ với người, (2) xử lý thông tin, (3) định ⇒ Để thực vai trò khác nhau, người quản lý cấp trung cần phải có kỹ khác ⇒ Mỗi người quản lý cấp trung bật số vai trò Người quản lý cấp trung hiệu người thực tốt ba nhóm vai trò Người quan hệ với người - Vai trò quan hệ với người bao gồm: (1) Người đứng đầu (đại diện) phận, (2) Người liên lạc nhân viên phận, liên lạc với khách hàng (bên bên ngoài) (3) Người trung gian giải xung đột, bất đồng nhân viên công việc (4) Người lãnh đạo (hỗ trợ/giúp đỡ/động viên) nhân viên giải công việc ⇒ Để thực vai trò này, người quản lý cấp trung cần phải có kỹ gì, mức độ nào? Người xử lý thơng tin - Vai trò xử lý thơng tin bao gồm: (1) Người tiếp nhận thông tin từ nhân viên cấp (từ bên bên ngoài) (1) Người chuyển đổi/truyền đạt thông tin tiếp nhận với người liên quan (2) Người phát ngơn thức phận ⇒ Để thực vai trò người quản lý cấp trung cần phải có kỹ gì, mức độ nào? 20 Người định - Vai trò định bao gồm: (1) Người điều phối người nguồn lực phận, (2) Người điều khiển/giải xáo trộn/thay đổi phận, (3) Người đàm phán vấn đề phận với doanh nghiệp ⇒ Để thực vai trò người quản lý cấp trung cần phải có kỹ gì, mức độ nào? CÁC KỸ NĂNG CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ CẤP TRUNG Các nhóm kỹ người quản lý - Để thực vai trò, người quản lý cấp trung phải có nhóm kỹ bao gồm: (1) kỹ chuyên môn, (2) kỹ nhân sự, (3) kỹ tư ⇒ Phần lớn người quản lý cấp trung bước vào vị trí quản lý nhờ kỹ chuyên môn; kỹ cần thiết để giữ người quản lý vị trí kỹ nhân kỹ tư ⇒ Người quản lý cấp trung muốn quản lý hiệu phải phát triển đầy đủ nhóm kỹ 21 Các nhóm kỹ người quản lý - Nội dung nhóm kỹ bao gồm: Kỹ chuyên môn (hiểu phương pháp, qui trình cơng cụ liên quan đến lĩnh vực chuyên môn quản lý) Kỹ nhân (hiểu hành vi người, giao tiếp hiệu quả, thiết lập mối quan hệ, tạo ảnh hưởng thuyết phục….) Kỹ tư (nhận biết, phân tích giải vấn đề phức tạp, nhận mối quan hệ kiện, tư chiến lược, tư sáng tạo…) Các yêu cầu kỹ cấp quản lý Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung Quản lý cấp sở Kỹ chuyên môn Kỹ tư Phát triển nhóm kỹ - Thơng thường có hai cách để người quản lý cấo trung phát triển nhóm kỹ năng: Tham gia hoạt động đào tạo/hoạt động phát triển kỹ doanh nghiệp tổ chức Tự phát triển kỹ ⇒ Kỹ quản lý không thành phẩm Không thể “một sớm, chiều” có kỹ quản lý vượt trội, mà trình liên tục cần ni dưỡng hồn thiện hàng ngày 22 Hoạt động đào tạo/hoạt động phát triển kỹ quản lý - Các hoạt động đào tạo kỹ quản lý áp dụng doanh nghiệp: (1) Thảo luận tình huống, (2) Sắm vai - Các hoạt động phát triển kỹ quản lý bao gồm: (1) Có cấp đồng nghiệp hương dẫn, đỡ đầu, (2) Cấp giao nhiệm vụ đặc biệt liên quan đến công việc làm, (3) Cấp giao nhiệm vụ đặc biệt ngồi cơng việc làm, (4) Ln phiên công việc, (5) Thuyên chuyển sang công việc mới, (6) Cấp giao nhiệm vụ với vị trí/chức vụ cao ⇒ Điều kiện để hoạt động trở nên hiệu quả? Tự phát triển kỹ quản lý - Tự phát triển kỹ quản lý thơng qua cơng việc tự đào tạo cách chủ động (có mục đích) bao gồm: (1) Học hỏi từ người khác, (2) Học hỏi thông qua việc tham gia nhóm dự án, (3) Chuyển sang cơng việc mới, (4) Tham gia khố đào tạo kỹ quản lý, (5) Thường xuyên đọc sách, báo, cập nhật kiến thức ⇒ Mỗi cá nhân phải tìm “cách học” phù hợp thân (đọc sách, nghe giảng, xem hình ảnh, trải nghiệm…) PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ CẤP TRUNG 23 Phương pháp lãnh đạo tình - Dựa vào “sự sẵn sàng” cấp (đánh giá khả nhiệt tình) thực cơng việc để chia thành bốn tình huống: (1) Có khả có nhiệt tình, (2) Có khả khơng có nhiệt tình, (3) Khơng có khả có nhiệt tình, (4) Khơng có khả khơng có nhiệt tình ⇒ Khả bao gồm học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, hiểu biết… ⇒ Nhiệt tình bao gồm tự tin thực công việc, chấp nhận trách nhiệm, khao khát hồn thành cơng việc… KHẢ NĂNG CÓ Phương pháp lãnh đạo tình HỢP TÁC Chia sẻ quyền lực, động viên tạo thuận lợi cho việc định KHÔNG CÓ CHUN CHẾ Chuyển việc định cho cấp dưới, quan sát nhắc nhở ƠN HỒ Đưa dẫn cụ thể giám sát chặt chẽ việc thực KHÔNG CÓ UỶ QUYỀN Giải thích định, thuyết phục tạo hội phản hồi NHIEÄT TÌNH CÓ Phong cách lãnh đạo phù hợp nhất? - Sự phù hợp hiệu phong cách lãnh đạo tuỳ thuộc vào số yếu tố khác (tính cách uy tín người quản lý, quan hệ người quản lý cấp dưới, cảm xúc cấp dưới, tính chất cơng việc, mơi trường làm việc…) ⇒ Người quản lý cấp trung phải rèn luyện sử dụng bốn phong cách lãnh đạo ⇒ Người quản lý cấp trung phải phân tích, đánh giá ba nhóm yếu tố: (1) thân người quản lý, (2) nhân viên, (3) hồn cảnh/tình để sử dụng phong cách lãnh đạo phù hợp 24 Quản lý thân - Quản lý nghề phức tạp ⇒ Người quản lý cấp trung cần có kiến thức, kinh nghiệm quản lý tố chất cá nhân (tính cách, nhận thức, nhu cầu…) phù hợp ⇒ Người quản lý cấp trung cần phải thường xuyên trì tình trạng tối ưu trí não sức khoẻ (thể chất tinh thần) để giữ chủ động quản lý - Quản lý thân điểm mấu chốt tạo sức mạnh người quản lý cấp trung ⇒ “Tu thân, tề gia, trị quốc, bình thiên hạ” PHẦN IV PHƯƠNG PHÁP SOẠN LẬP CHÍNH SÁCH VÀ QUY CHẾ BỘ PHẬN Một số khái niệm tài liệu quản lý Phương pháp soạn lập sách Phương pháp soạn lập quy chế phận (Phòng, Ban) MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ CÁC TÀI LIỆU QUẢN LÝ 25 Sổ tay (handbook/manual) - Các tài liệu quản lý hệ thống quản lý thường gọi quy chế quản lý nội (do HĐQT Tổng giám đốc ban hành) - Sổ tay hệ thống sách phê chuẩn, hướng dẫn thủ tục tương ứng biểu mẫu hỗ trợ để điều khiển doanh nghiệp hướng đến mục tiêu vận hành doanh nghiệp ⇒ Nội dung sổ tay phụ thuộc vào hoạt động mà sổ tay đề cập Chính sách (policies) - Chính sách trình bày ngun tắc, chuẩn mực thực hoạt động với mục đích phạm vị xác định để hướng dẫn việc định hoàn cảnh cụ thể nằm chuẩn mực quản lý mục tiêu doanh nghiệp ⇒ Cách hướng dẫn máy điều hành làm để giải vấn đề; mô tả thống để máy điều hành suy nghĩ, định đảm bảo định nằm phạm vi mục tiêu, kế hoạch doanh nghiệp ⇒ Nội dung sách phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược doanh nghiệp; áp dụng giai đoạn định Thủ tục (procedures) - Thủ tục loạt bước cơng việc theo trình tự định để đảm bảo gắn kết hướng dẫn trình bày sách mà theo thủ tục áp dụng - Hoạt động (activity) hành động, yếu tố định đại diện cho bước công việc thủ tục - Công việc (task) thành phần chi tiết hoạt động quy định hành vi cần thiết để hoàn thành hoạt động - Biểu mẫu (form/template) tài liệu định dạng trước có dẫn vị trí để nhập liệu nhằm theo dõi tiến triển thủ tục cụ thể để đảm bảo ghi chép hồ sơ thích hợp 26 Định dạng tài liệu (document format) thông tin lưu trữ (reference information) - Các công việc cần phải thực trước soạn lập tài liệu quản lý: (1) Xây dựng thủ tục định dạng tài liệu ⇒ Trình bày chuẩn mực, nguyên tắc, qui định định dạng tài liệu khổ giấy, kiểu chữ, canh lề, tiêu đề trang, định dạng đoạn văn, thuật ngữ, ngôn ngữ… (2) Xây dựng thủ tục thông tin lưu trữ ⇒ Trình bày chuẩn mực, nguyên tắc, qui định thông tin lưu trữ tài liệu lĩnh vực, tên tài liệu, mã số tài liệu, phận soạn lập, người kiểm tra, người phê duyệt, ngày soạn lập, ngày phê duyệt, ngày hiệu lực, lần hiệu chỉnh… PHƯƠNG PHÁP SOẠN LẬP CHÍNH SÁCH Xác định hoạt động cần soạn lập sách - Các bước qui trình soạn lập sách: (1) Xác định hoạt động cần soạn lập sách ⇒ Dựa vào phân nhiệm cấu tổ chức để xác định chức doanh nghiệp Ví dụ, bao gồm tiếp thị, mua hàng, kho vận, bán hàng, hậu mãi, nhân sự, tài chính, kế tốn, hành chính… ⇒ Dựa vào phương pháp/kỹ thuật thực chức doanh nghiệp để xác định hoạt động cụ thể cần viết sách chức Ví dụ, mua hàng gồm kế hoạch mua hàng, thực mua hàng (chào giá, đấu thầu ), chọn lựa nhà cung ứng, quản lý hợp đồng 27 Xác định thứ tự ưu tiên hoạt động cần soạn lập sách (2) Xác định thứ tự ưu tiên hoạt động cần soạn lập sách ⇒ Dựa vào phương pháp/kỹ thuật thực chức (hoạt động), logic hoạt động, mức độ quan trọng hoạt động để xác định thứ tự ưu tiên (tổng thể đến chi tiết, trước sau, quan trọng đến quan trọng…) hoạt động cần soạn lập sách Ví dụ, phải soạn lập sách thực mua hàng trước soạn lập sách chọn lựa nhà cung ứng… Phân cơng nhiệm vụ soạn lập sách (3) Phân cơng nhiệm vụ soạn lập sách ⇒ Dựa vào phân nhiệm cấu tổ chức để xác định phận chủ trì soạn lập Ví dụ, phận nhân chủ trì soạn lập sách cho hoạt động tuyển dụng, tiền lương, đào tạo… ⇒ Dựa vào phương pháp/kỹ thuật thực hoạt động để xác định phận phối hợp soạn lập Ví dụ, phận kế toán phối hợp với phận nhân soạn lập sách cho hoạt động tiền lương… Xây dựng kế hoạch soạn lập sách (4) Xây dựng kế hoạch soạn lập sách ⇒ Dựa vào hoạt động cụ thể cần viết sách, phân cơng nhiệm vụ soạn lập sách, khả năng/trình độ quản lý phận, khả phối hợp phận, yêu cầu chất lượng tài liệu để xác định kế hoạch soạn lập sách ⇒ Kế hoạch phải gồm tối thiểu nội dung: (1) tên hoạt động cần soạn lập sách, (2) tên phận liên quan, (3) thời gian thực hiện, (4) nguồn lực cần thiết (chi phí, tư vấn ), (5) kết công việc 28 Xây dựng qui trình soạn lập sách (5) Xây dựng qui trình soạn lập sách ⇒ Dựa vào kế hoạch soạn lập để xác định bước yêu cầu cụ thể bước qui trình Ví dụ, thảo lần 1, thảo luận phận chủ trì, thảo lần 2, thảo luận với phận liên quan, thảo lần 3, phản biện tư vấn, thảo lần 4, phê duyệt HĐQT… ⇒ Qui trình khác cho hoạt động khác phụ thuộc vào thứ tự ưu tiên ⇒ Kế hoạch qui trình có tác động lẫn Có thể điều chỉnh kế hoạch sau xây dựng qui trình; xây dựng qui trình trước xây dựng kế hoạch Nội dung tài liệu sách - Tài liệu sách thơng thường bao gồm nội dung sau: (1) Phần thông tin lưu trữ ⇒ Dựa vào qui định thông tin lưu trữ ln phải có thơng tin người soạn lập phê duyệt (2) Phần sở pháp lý (nếu có) ⇒ Tham chiếu đến mục tiêu, chiến lược công ty; sơ đồ cấu tổ chức, phân nhiệm; nguyên tắc quản lý (nếu có), qui định pháp luật (nếu có)… Nội dung tài liệu sách (3) Phần nội dung ⇒ Trình bày số nội dung theo thứ tự tường trình sách; mục tiêu; phạm vi áp dụng; nguyên tắc, hướng dẫn, trao quyền định; cá nhân chịu trách nhiệm triển khai; tài liệu quản lý liên quan; việc phê chuẩn/thay đổi… ⇒ Nội dung sách khác tuỳ thuộc vào quan điểm quản lý doanh nghiệp 29 PHƯƠNG PHÁP SOẠN LẬP QUY CHẾ BỘ PHẬN Qui trình soạn lập quy chế phận - Các bước qui trình soạn lập quy chế phận: (1) Xác định phận cần soạn lập quy chế (2) Phân công phận soạn lập quy chế ⇒ Dựa vào phân nhiệm cấu tổ chức để thực bước (1) (2) (3) Xây dựng kế hoạch soạn lập quy chế ⇒ Kế hoạch phải gồm tối thiểu nội dung: (1) tên quy chế phận cần soạn lập, (2) tên phận soạn lập, (3) thời gian thực hiện, (4) nguồn lực cần thiết (chi phí, tư vấn ), (5) kết công việc Qui trình soạn lập quy chế phận (4) Xây dựng qui trình soạn lập quy chế ⇒ Dựa vào kế hoạch soạn lập để xác định bước yêu cầu cụ thể bước qui trình Ví dụ, thảo lần 1, thảo luận phận soạn lập, thảo lần 2, phản biện tư vấn, thảo lần 3, phê duyệt Giám đốc điều hành… ⇒ Kế hoạch qui trình có tác động lẫn Có thể điều chỉnh kế hoạch sau xây dựng qui trình; xây dựng qui trình trước xây dựng kế hoạch 30 Nội dung quy chế phận - Quy chế phận thông thường bao gồm nội dung sau: (1) Phần thông tin lưu trữ ⇒ Dựa vào qui định thơng tin lưu trữ ln phải có thông tin người soạn lập phê duyệt (2) Phần sở pháp lý (nếu có) ⇒ Tham chiếu đến mục tiêu, chiến lược công ty; sơ đồ cấu tổ chức, phân nhiệm; nguyên tắc quản lý (nếu có), qui định pháp luật (nếu có)… Nội dung quy chế phận (3) Phần nội dung ⇒ Trình bày số nội dung theo thứ tự: (1) Chức (function), (2) Nhiệm vụ (responsibility), (3) Mục tiêu (objective), (4) Quyền hạn (authority), (5) Cơ cấu tổ chức (department structure), (6) Các phận trực thuộc (nếu có), (7) Tổ chức thực ⇒ Nội dung quy chế phận phận khác Soạn lập số nội dung cụ thể - Một số nội dung cụ thể soạn lập sau: (1) Chức ⇒ Trình bày vai trò trách nhiệm giao cho phận, người điều hành (đứng đầu) phận ⇒ Dựa vào phân nhiệm cấu tổ chức để xác định trách nhiệm giao (2) Nhiệm vụ ⇒ Trình bày công việc phận phải thực để hoàn thành chức giao ⇒ Mỗi nhiệm vụ bao gồm loạt hoạt động, viết thành thủ tục quy trình hoạt động 31 Soạn lập số nội dung cụ thể (3) Mục tiêu ⇒ Trình bày “cái đích” phận thực nhiệm vụ để đảm bảo đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp ⇒ Mục tiêu định tính định lượng phụ thuộc vào khả đo lường doanh nghiệp (4) Quyền hạn ⇒ Trình bày “khả năng” phận làm gì, định gì, quyền hành động để thực nhiệm vụ ⇒ Quyền hạn phải tương ứng với nhiệm vụ giao Soạn lập số nội dung cụ thể (5) Cơ cấu tổ chức ⇒ Trình bày cấu, chức danh, việc bổ nhiệm chức danh cách thức phân chia nhiệm vụ quyền hạn cho chức danh (6) Các phận trực thuộc ⇒ Trình bày cấu, nhiệm vụ quyền hạn tổ, nhóm trực thuộc Phòng, Ban (7) Tổ chức thực ⇒ Trình bày thủ tục sửa đổi/bổ sung, người tổ chức thi hành hiệu lực thi hành Thảo luận kết thúc chuyên đề CHÚNG TA ĐÃ ĐẠT ĐƯỢC NHỮNG GÌ SAU KHI NGHIÊN CỨU CHUYÊN ĐỀ NÀY? 32 Kết thúc chuyên đề Các ý tưởng quan trọng chuyên đề gì? ⇒ Hệ thống quản lý doanh nghiệp phương pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu hoạt động doanh nghiệp lập thành tài liệu quản lý cấp quản lý ban hành để toàn doanh nghiệp phải tuân theo nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp ⇒ Hệ thống quản lý doanh nghiệp phải phát triển cải tiến liên tục để phù hợp với thay đổi doanh nghiệp Kết thúc chuyên đề ⇒ Không tồn cấu tổ chức “hoàn hảo” phổ biến cho doanh nghiệp; cấu tổ chức phải thiết lập phù hợp với “hoàn cảnh” doanh nghiệp ⇒ Người quản lý cấp trung thực chức năng, nội dung quản lý nhóm vai trò người quản lý nhóm kỹ quản lý Giám đốc chức người quản lý cấp trung có phần quyền hạn nhiệm vụ Giám đốc điều hành Chúng ta có đạt mục tiêu học tập chuyên đề? Kết thúc chuyên đề Những vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu sau chuyên đề này? ⇒ Quan hệ hệ thống quản lý môi trường quản lý (lãnh đạo, quản lý người, văn hoá doanh nghiệp…) ⇒ Phương pháp xây dựng tài liệu quản lý ⇒ Các nội dung quản lý kỹ quản lý người quản lý cấp trung Bản quyền Tác giả: Nguyễn Tất Thịnh Trân trọng cám ơn tác giả! 33