Quy chế nghỉ phép

Chủ trương của Công Ty là bảo đảm cho tất cả các nhân viên được nghỉ phép trong thời gian làm việc của họ với những mục đích khác nhau như nghỉ phép thường niên, nghỉ lễ, nghỉ cưới xin, ma chay,.. Những hình thức nghỉ phép nầy được xem là nghỉ phép có lương và những hình thức nghỉ phép không hưởng lương khác như quân nhân dự bị được điều động nhập ngũ, nghỉ chữa bệnh cho cá nhân hoặc nghỉ việc riêng để chăm sóc người thân trong gia đình. It is the Company’s policy to ensure that all staff are eligible for the leave of absence during their employment term for a variety of reasons, such as annual vacations, holidays, marriage leave, compassionate leave, … These form of leave of absence are understood as a paid leave and some other forms of leave are understood unpaid leave, such as active duty call-up for reserve military personnel, or to attend to the health needs of the employee or of a family member of the employee.

LEAVE OF ABSENCE QUY CHẾ NGHỈ PHÉP Công ty Cổ phần Thực phẩm Sữa TH (Ban Hành kèm theo định số ngày / / Ngày hiệu lực Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Thực phẩm Sữa TH) tháng năm 2011 LEAVE OF ABSENCE TH Milk Food Joint Stock Company (Issued together with the THMF General Director’s Decision on date Valid from HRPolicy-0503 Lần phát hành: month / / ) year 2011 Ngày phát hành: 01/04/2011 XIV LEAVE OF ABSENCE MỤC LỤC/CONTENTS I MỤC ĐÍCH PURPOSE II ĐỐI TƯỢNG & NGHĨA VỤ ELIGIBILITY & OBLIGATION .3 III TRẢ LƯƠNG CHO NGHỈ PHÉP PAID LEAVE OF ABSENCE 3.1 Nghỉ thường niên Annual leave .3 3.2 Trả lương cho việc nghỉ hôn Paid leave of marriage: 3.2 Nghỉ tang lễ Compassionate leave .5 IV NGHỈ KHÔNG ĐƯỢC NHẬN LƯƠNG .5 UNPAID LEAVE OF ABSENCE V TIẾN TRÌNH PROCESS VI BIỂU MẪU FORM HRPolicy-0503 Lần phát hành: Ngày phát hành: 01/04/2011 XIV LEAVE OF ABSENCE I MỤC ĐÍCH PURPOSE Chủ trương Công Ty bảo đảm cho tất nhân viên nghỉ phép thời gian làm việc họ với mục đích khác nghỉ phép thường niên, nghỉ lễ, nghỉ cưới xin, ma chay, Những hình thức nghỉ phép nầy xem nghỉ phép có lương hình thức nghỉ phép không hưởng lương khác quân nhân dự bị điều động nhập ngũ, nghỉ chữa bệnh cho cá nhân nghỉ việc riêng để chăm sóc người thân gia đình It is the Company’s policy to ensure that all staff are eligible for the leave of absence during the ir employment term for a variety of reasons, such as annual vacations, holidays, marriage leave, compassionate leave, … These form of leave of absence are understood as a paid leave and some other forms of leave are understood unpaid leave, such as active duty call-up for reserve military personnel, or to attend to the health needs of the employee or of a family member of the employee II ĐỐI TƯỢNG & NGHĨA VỤ ELIGIBILITY & OBLIGATION Tất nhân viên ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn xác định thời hạn từ năm trở lên sau thời gian thử việc đủ điều kiện hưởng chế độ nghỉ phép All permanent employees who signed the labor contract with indefinite term and definite term of one year and above who have completed their probation are eligible for this policy Nhân viên nghỉ phép phải đảm bảo công việc trách nhiệm họ tiếp tục thời gian họ vắng mặt vắng mặt họ không làm gián đoạn ảnh hưởng đến công việc thành viên khác công ty The employees who take leave have to ensure that their jobs and responsibilities will keep going on during their absence or at least their absence will not interrupt or affect the works of the other colleagues III TRẢ LƯƠNG CHO NGHỈ PHÉP PAID LEAVE OF ABSENCE III.1 Nghỉ thường niên Annual leave Chế độ phép năm vào thời gian làm việc nhân viên  Based on employee’s service time, annual leave is provided for employee as follows  Đối với nhân viên đủ điều kiện nói chung : 12 ngày phép/năm làm việc For all eligible employees  : 12 days/working year Nhân viên làm việc điều kiện độc hại công thêm ngày phép Employees who work in harmful area will be eligible for additional days HRPolicy-0503 Lần phát hành: Ngày phát hành: 01/04/2011 XIV LEAVE OF ABSENCE Cứ năm (5) năm làm việc tăng thêm ngày phép  Every years of service will be equivalent to additional day of annual leave  Nhân viên làm việc 12 tháng tính ngày phép tỷ lệ theo thời gian làm việc Annual leave for employees with less than 12 months consecutive service will be pro-rated  Ngày lễ rơi vào thời gian nghỉ phép khơng tính vào ngày phép Any public Holidays which fall during the period of an employee’s annual leave shall not be counted as part of the annual leave  Các ngày nghỉ phép thường niên trả nguyên lương (kể phụ cấp – có) Annual leave is paid with full salary (plus allowance - if any)  Nghỉ không lý xem hành động thiếu kỷ luật không cách nầy cách khác chuyển thành ngày nghỉ phép Any leave of unauthorized absence is considered as an undisciplined action and must not be somehow allowed to be converted into annual leave  Tất ngày nghỉ phép nên sử dụng hết năm dựa vào kế hoạch dự kiến nghỉ phép năm tất nhân viên phòng ban thiết lập cấp quản lý phòng ban Trường hợp lý công việc, thời gian nghỉ phép không sử dụng hết sẻ chuyển sang quý I năm Sau thời điểm 31/03 tất số ngày phép không sử dụng hết năm trước hiệu lực All leave should be taken in full during the year base on the leave roster normally drawn up by the Managers at the beginning of each calendar year If for work-related reasons, employees cannot take all leave days, the remainder of leave can be carried forward to the first quarter of the following year After the 31st March, the remaining days of leave will expire  Nhân viên xin nghỉ phép lần hết số ngày phép chia thành nhiều đợt, với điều kiện việc nghỉ phép họ không ảnh hưởng đến công việc chung Employees can apply for a one time annual leave or divide their annual leave in many stages/times during a working year, provided that such leave should not affect their works  Đề nghị nghỉ phép phải báo trước để cấp quản lý xếp không làm ảnh hưởng đến công việc Request for leave should be submitted in advance so that Dept Head can make arrangements to not affect the work  Trong số trường hợp cụ thể, công ty phải trả tiền mặt thay cho ngày phép nghỉ phần lại thường niên sau: In some particular cases, the company shall pay cash in lieu of the remainder of annual leave as follows:  Người lao động đình hợp đồng lao động để tham gia quân đội Employee suspends the labor contract in order to join the army  Chấm dứt hợp đồng lao động Hết hạn hợp đồng; Cả hai bên với đồng ý chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định Luật lao động; Trợ cấp việc theo cấu công ty HRPolicy-0503 Lần phát hành: Ngày phát hành: 01/04/2011 XIV LEAVE OF ABSENCE Terminating of the labor contract due to Expiring of the contract; Both parties with a consent of termination; Either party unilaterally terminates the labor contract in accordance with Labor Law; Retrenchment as a result of company’s restructuring  Người lao động nghỉ hưu Employee’s retirement  Nhân viên chết Death of employee Người lao động nghỉ việc từ chức không phép sử dụng ngày phép thời gian  thông báo trước nghỉ việc Đối với trường hợp đặc biệt, Trưởng phận phê duyệt chấp thuận theo đề nghị người lao động tùy thuộc vào trường hợp cấp bách Employee who resigned or quit job shall not be permitted to take leave during notification period before resigning For exceptional cases, Department Head may at their discretion, approves for the request depending on the exigency of the situation  Người lao động nghỉ việc nghỉ số ngày phép qui định người lao động phải hồn trả lại cho cơng ty số tiền tương ứng với số ngày phép vượt If an Employee who leaves the Company has already taken more annual leave days than accrued entitlement, the Employee must compensate to the Company the amount equivalent to the number of exceeding days III.2 Trả lương cho việc nghỉ hôn Paid leave of marriage: Tất nhân viên ký hợp đồng dài hạn hưởng lương đầy đủ cho: All permanent employees are entitled to full paid salary for: Hôn nhân đương sự: ngày  Legitimate marriage : days Hôn nhân con: ngày  Marriage of children III.2 : day Nghỉ tang lễ Tang lễ (cha mẹ, vợ, chồng, hợp pháp): ngày Compassionate leave Death of immediate relative (parent or parent-in-law, spouse, child): days IV NGHỈ KHÔNG ĐƯỢC NHẬN LƯƠNG UNPAID LEAVE OF ABSENCE Công ty xem xét nghỉ phép không lương cho trường hợp sau đây: The company will give consideration to granting an unpaid leave of absence for the following cases:  Chăm sóc cho cha mẹ già ngắn hạn Short-term care for aging parent  HRPolicy-0503 Chăm sóc bệnh tật thành viên gia đình (cha mẹ, vợ, chồng, con) ngắn hạn Lần phát hành: Ngày phát hành: 01/04/2011 XIV LEAVE OF ABSENCE Short-term care for illness of a family member (parent, spouse, children)  Chăm sóc ngắn hạn theo định bảo hiểm Short-term child care according to insurance coverage Công ty cấp phép cho nhân viên nghỉ việc không lương nhân viên sử dụng tất ngày nghỉ phép hàng năm Company only grants for employee an unpaid leave of absence when the employee has already consumed all his/her annual leave days Tối đa ngày phép phê duyệt: 90 ngày / năm The maximum of approved unpaid leave: 90 days / year Tất ngày nghỉ phép không lương phải chấp thuận Trưởng phòng All unpaid leave must be approved by Department Head Nếu số ngày nghỉ nhiều tháng, vị trí nhân viên bị thay nhân viên khác quay lại làm việc, nhân viên bố trí cơng việc khác If the leave is greater than one month, the employee’s position may be replaced, and when the employee comes back, he/she will be assigned another job Nghỉ phép không lương sử dụng để tính theo tỷ lệ cho lương tháng thứ 13 Authorized unpaid leave should be also used for prorated calculation for 13th month salary V TIẾN TRÌNH PROCESS  Mỗi nhân viên phải có đơn xin nghỉ riêng (mẫu F1-NP đính kèm) Đơn giữ người có thẩm quyền phòng nhân phòng hành Each employee must have his own Leave application form (Form F1-NP attached) This form should be kept by authorised personnel such as HR or administration Department  Khi có nhu cầu nghỉ phép, nhân viên phải điền vào Mẫu đơn nghỉ phép nộp cho cấp quản lý trực tiếp trước nghỉ phép Before taking leave, employee should fill in the Leave application form and submit it in advance to the immediate Supervisor/ Manager  Ít ngày cho nghỉ phép hàng năm At least days for annual leave  Ít ngày cho việc nghỉ khác, trừ trường hợp khẩn cấp mà người lao động phải thông báo sớm cho quản lý trực tiếp At least days for the other paid leave, except the emergency case that employees should notify their immediate Manager at the soonest possible  Ít 10 ngày cho nghỉ việc khơng lương At least 10 days for the unpaid leave  Yếu cầu nghỉ phép phải cấp quản lý trực tiếp chấp thuận Nhân viên nghỉ phép yêu cầu nghỉ phép chấp thuận HRPolicy-0503 Lần phát hành: Ngày phát hành: 01/04/2011 XIV LEAVE OF ABSENCE Leave request must be approved by an employee’s immediate Supervisor/ Manager Employee is only permitted to take leave after the request is approved  Thẻ nghỉ phép phê duyệt phải chuyển trả Bộ phận Quản lý Nhân để theo dõi việc nghỉ phép, kiểm tra bảng chấm công lưu giữ The approved Leave application card must be returned to authorize HR personnel for keeping records, timesheet check-in and archive VI BIỂU MẪU FORM STT HRPolicy-0503 Tên biểu mẫu Đơn xin nghỉ phép- Leave of absent application form Lần phát hành: Ký hiệu F1-NP Ngày phát hành: 01/04/2011 XIV ... nhân viên nghỉ phép thời gian làm việc họ với mục đích khác nghỉ phép thường niên, nghỉ lễ, nghỉ cưới xin, ma chay, Những hình thức nghỉ phép nầy xem nghỉ phép có lương hình thức nghỉ phép khơng... possible  Ít 10 ngày cho nghỉ việc khơng lương At least 10 days for the unpaid leave  Yếu cầu nghỉ phép phải cấp quản lý trực tiếp chấp thuận Nhân viên nghỉ phép yêu cầu nghỉ phép chấp thuận HRPolicy-0503...  Người lao động nghỉ hưu Employee’s retirement  Nhân viên chết Death of employee Người lao động nghỉ việc từ chức không phép sử dụng ngày phép thời gian  thông báo trước nghỉ việc Đối với