Đang tải... (xem toàn văn)
Quy chế sử dụng xe ô tô cho đơn vị TH. Sử dụng cho các doanh nghiệp quy mô lớn cần quản lý theo đúng nguyên tắc tập trung nhưng đảm bảo tính hiệu quả sử dụng. Quy chế bao gồm đầy đủ các thông tin liên quan tới vấn đề quản lý xe, đối tượng sử dụng, bảo hiểm, sửa chữa, thanh quyết toán.... Quy chế cần thiết cho các đơn vị doanh nghiệp và đặc biệt phòng Hành chính nhân sự tham khảo, áp dụng.
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Ngày hiệu lực 01 tháng 01 năm 2019 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ MỤC LỤC CỤM TỪ VIẾT TẮT: - Cty CP thực phẩm Sữa TH: Hành chính- Nhân sự: Ban giám đốc: Hội đồng quản trị: Cán nhân viên: THMF HCNS BGĐ HĐQT CBNV CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Quy định chung 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ 1.1 Xe ô tô (sau gọi tắt xe) tài sản chung Công ty CP Thực phẩm Sữa TH (sau gọi THMF), sử dụng để phục vụ công việc liên quan đến tất lĩnh vực hoạt động cơng ty; 1.2 Phòng HCNS chịu trách nhiệm giám sát xe sử dụng mục đích theo quy định cơng ty 1.3 Việc điều động, tổ chức, điều hành, quản lý sử dụng xe phải thực theo pháp luật hành Quy định tinh thần hiệu quả, tiết kiệm an toàn Điều 2: Nguyên tắc sử dụng xe 2.1 Nghiêm cấm việc sử dụng xe công ty vào việc riêng; bán, trao đổi, tặng cho, cho mượn điều chuyển cho tổ chức, cá nhân không phép Tổng giám đốc 2.2 Việc sử dụng xe phải đảm bảo mục đích, đối tượng, tiết kiệm, an tồn hiệu Trường hợp đối tượng xe không đối tượng giấy báo xe duyệt lái xe báo Đội trưởng đội xe phòng HCNS để xử lý 2.3 Đối với xe ô tô giao cho phận cá nhân theo định Ban giám đốc để phục công tác sản xuất đặc thù đơn vị theo chức vụ, hoạt động hoăc vùng dự án phải đồng ý BGĐ; Phòng HCNS có trách nhiệm cấp lệnh điều xe sau phê duyệt Điều 3: Quản lý bảo dưỡng 3.1 Bộ phận Hành cơng ty có nhiệm vụ quản lý, điều động sử dụng ô tô theo yêu cầu công việc, địa bàn Huyện Nghĩa Đàn cấp giấy sử dụng xe duyệt từ BGĐ công ty trường hợp xe địa bàn Huyện Nghĩa đàn 3.2 Bộ phận Garage có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật, bảo trì, bảo dưỡng, đăng kiểm, định mức nhiên liệu cho xe phối hợp với phận bảo hiểm công tác Bảo hiểm xe theo quy chế riêng CHƯƠNG II: QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI NGƯỜI SỬ DỤNG Điều 4: Đối tượng sử dụng 4.1 Các đối tượng bố trí xe tô làm việc bao gồm: 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ a, Tổng Giám đốc công ty; b, Ban giám đốc chức phê duyệt quyền sử dụng xe Chủ tịch HĐQT công ty; c, Quản lý phận chuyên môn phê duyệt quyền sử dụng xe Chủ tịch HĐQT công ty; 4.2 Các đối tượng sử dụng xe cho nhu cầu công tác, bao gồm: a,Quản lý phận thuộc công ty; b, CBNV, đơn vị phòng, ban chức cử cơng tác theo yêu cầu nhiệm vụ công ty c, Khách đối tác tới làm việc với công ty BGĐ phê duyệt hỗ trợ phương tiện lại d, Phục vụ mục đích cấp cứu CBNV ( Sử dụng xe cứu thương) e, Các hoạt động khác theo tính chất công việc phê duyệt sử dụng xe BGĐ 4.3 Hỗ trợ xe đưa đón khác: - CBNV khối văn phòng áp dụng theo sách tuyển dụng ban đầu; - BCH Cơng đồn cơng ty, BCH Cơng đồn phận đề xuất sử dụng xe công ty trường hợp tổ chức thăm viếng, Hiếu, Hỷ….cho CNV, người thân CNV (Bố, mẹ, Vợ, Chồng, Con) phê duyệt Giám đốc nhân sự.- Các trường hợp đặc biệt khác Ban giám đốc định Điều 5: Đối với phòng, ban chức 5.1 Thực yêu cầu xe từ phần mềm Quản lý xe phòng HCNS ban hành 5.2 Bộ phận Hành dựa vào nhu cầu phê duyệt để lập kế hoạch xe hàng ngày 5.3 Trường hợp không bố trí xe theo nhu cầu cơng việc ngồi vùng dự án, cơng ty khuyến khích Cán CNV công tác phương tiện công cộng phương tiện cá nhân có Chi phí tiền xe cơng tác phòng HCNS xác nhận để tốn với phòng Tài Điều 6: Đối với đơn vị trực thuộc 6.1 Các đơn vị nội có nhu cầu sử dụng phương tiện lại cho cơng tác thi cơng cơng trình, dự án… cần lập tờ trình đề nghị BGĐ cho thuê phương tiện 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ 6.2 Đơn vị sử dụng phương tiện phải chịu chi phí nhiên liệu, tiền lương lái xe chi phí khác theo xe; tồn tính hợp đồng thuê xe duyệt Điều 7: Quy định cụ thể 7.1 Trưởng phận cung cấp tài khoản phần mềm yêu cầu xe 7.2 Khi có nhu cầu cơng tác trưởng phận gửi yêu cầu xe tới phòng HCNS ghi rõ thời gian, địa điểm, số lượng người mục đích sử dụng xe….Nếu chuyến cơng tác bị hỗn đơn vị, cá nhân đề nghị sử dụng xe phải báo lại với phòng HCNS để thu hồi lệnh điều xe 7.3 Căn nội dung Lệnh điều xe duyệt, lái xe tiếp nhận phải lộ trình thời gian kế hoạch 7.4 Nếu phát sinh hành trình cơng việc theo u cầu người sử dụng xe Lái xe cần yêu cầu người sử dụng xe xác nhận vào lịch trình Lệnh điều xe 7.5 Mỗi xe cấp sổ lịch trình lái xe quản lý 7.6 Hàng tháng phòng HCNS tổng hợp báo cáo lịch công tác xe, đối chiếu định mức để tổng hợp chi phí xăng, dầu trước chuyển qua Tài Điều 8: Nhân viên lái xe 8.1 Nhân viên lái xe tơ Văn phòng cơng ty phận Hành trực tiếp quản lý 8.2 Nhiệm vụ lái xe bao gồm: chở Người (CBCNV; Khách; …); Bệnh nhân nhân viên y tế hỗ trợ (xe Cứu thương); hàng hóa; giấy tờ thủ tục, dấu… chịu trách nhiệm trước công ty tài sản, phương tiện bàn giao theo điều động phận Hành 8.3 Phải ln ln chấp hành nghiêm luật giao thông Tuyệt đối không sử dụng rượu bia, chất kích thích, nghe điện thoại tham gia giao thông 8.4 Tuyệt đối không sử dụng xe sai mục đích mục đích cá nhân 8.5 Nhân viên lái xe phải nêu cao tinh thần trách nhiệm cơng tác, có ý thức chăm sóc, bảo dưỡng, giữ gìn xe sẽ, lái xe tuyệt đối an toàn, sẵn sàng nhận lệnh công tác theo xếp đội trưởng cán Hành phân cơng điều hành 8.6 Thái độ phục vụ nhân viên lái xe ln nhiệt tình, vui vẻ, lịch 8.7 Hỗ trợ bốc xếp đồ dùng, hàng hóa… tối đa 25kg Nếu khối lượng hàng lớn 25 kg cồng kềnh hỗ trợ cần báo lại với đội trưởng phận Hành để kịp thời hỗ trợ 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ CHƯƠNG III : SỬA CHỮA, BẢO DƯỠNG, BẢO HIỂM VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ Điều 9: Sửa chữa, bảo dưỡng Công tác sửa chữa, bảo dưỡng, định mức nhiên liệu cho xe thực dự kiểm tra, giám sát phận Hành chính; Garage Bảo hiểm.cụ thể: - Trách nhiệm phận Hành chính: Theo dõi hoạt động xe thông báo cố kỹ thuật tới phận Garage, Bảo hiểm phát sinh Sắp xếp xe kiểm tra, bảo - dưỡng, đăng kiểm theo lịch phận Garage Trách nhiệm phận Garage: Lập kế hoạch theo dõi trình hoạt động xe, tiếp nhận phản ánh lái xe, phận Hành vấn đề liên quan đến kỹ - thuật, hoạt động xe để lên kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng phù hợp Trách nhiệm phận Bảo hiểm: Hỗ trợ vấn đề thủ tục; Phối hợp với phận có liên quan để xử lý vụ việc liên quan đến xe hướng dẫn để lái xe thực làm Bảo hiểm xảy cố Điều 10: Quy trình thực Bảo hiểm xe: • TRƯỜNG HỢP XE BỊ SỰ CỐ, TAI NẠN… TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC BP TIẾP NHẬN, XỬ LÝ THỰC HIỆN I/ Thông báo giải quyết sau tai nạn - Điện báo cho phận Quản lý xe - Điện báo cho Cơng ty bảo hiểm tình hình tai nạn yêu cầu giám định - Điện báo cho phận an toàn để hỗ trợ điều tra tai nạn - Điện báo Cơng an, quyền địa phương nơi xe gặp tai nạn - Tích cực cứu chữa, hạn chế thiệt hại người tài sản 1000 THMF Lần phát hành: - P Hành : Đội trưởng, Quản lý phận - Garage, phận BH - An toàn - Đường dây nóng : Số điện thoại ghi Giấy chứng nhận BH Cơng an Chính quyền địa phương nơi gặp - Ngày phát hành: Lái xe Lái xe - Lái xe Người sử dụng xe - Lái xe Quản lý xe Lái xe 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ 10 - Phối hợp với Giám định viên giám định tổn thất - Thông báo tai nạn văn cho Cơng ty BH (trong vòng ngày kể từ ngày xe bị tai nạn ) - Thông báo Công ty Bảo hiểm tham dự thỏa thuận bồi thường dân với bên thứ ( có) - Lựa chọn phương án sửa chữa , Garage sửa.chữa - Ký hợp đồng sửa chữa Công ty BH duyệt giá - nạn Lái xe xử lý chưa có người tiếp ứng - Quản lý phận Bảo hiểm - Nhà thầu bảo hiểm, công ty bảo hiểm địa phương nơi bị nạn giải tai nạn Quản lý BH Chuyên viên BH, Bộ phận BH Lái xe Quản lý xe - Garage - Quản lý Gara TH/ Đại diện cho công ty TH Quản lý Bảo hiểm - Lái xe / Quản lý, Chuyên viên BH II/ Chuẩn bị giấy tờ TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC - - Photo giấy tờ xe : Đăng ký xe, Giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật phương tiện Giấy chứng nhận bảo hiểm; Giấy phép lái xe - Photo chứng từ liên quan đến bồi thường dân : Biên thỏa thuận bồi thường dân sự; Biên nhận tiền bồi thường dân (có xác nhận quyền địa 1000 THMF Sao hồ sơ quan Công an xử lý tai nạn : Biên khám nghiệm trường; Sơ đồ trường; Biên khám nghiệm phương tiện; Kết luận sơ điều tra TNGT, Biên giải TNGT… Lần phát hành: BP TIẾP NHẬN, XỬ LÝ THỰC HIỆN Sao quan công an xử lý tai nạn Lái xe - - Quản lý phương Lái xe /Giám sát tiện in chuyển cho Giám định viên / Chuyên viên BH Sau bồi Lái xe thường dân CV Bảo hiểm người thứ Photo 01 có đóng dấu Cơ Ngày phát hành: 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ phương); Các giấy tờ liên quan đến bồi thường sửa chữa tài sản người thứ - - Các giấy tờ chứng minh chi phí cần thiết hợp lý để giảm thiểu tổn thất ( có) u cầu Cơng ty Bảo hiểm cấp giấy bảo lãnh tốn chi phí sửa chữa xe cho Garage - - quan Công an, Giao cho Bộ phận bảo hiểm Lái xe Giám sát xe tổng hợp chuyển cho CV bảo hiểm Công ty Bảo hiểm Garage sửa chữa Lái xe Giám sát xe CV bảo hiểm III/ Các công việc khác TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC Hỗ trợ pháp lý nghiệp vụ bảo hiểm - Trình ký hợp đồng sửa chữa với Garage ( sau có Duyệt giá Nhà Bảo hiểm) Theo dõi giám sát trình sửa chữa - BP TIẾP NHẬN, XỬ LÝ THỰC HIỆN Bộ phận Bảo hiểm CV bảo hiểm Chuyên viên bảo hiểm CV Bảo hiểm Garage TH giám sát sửa chữa Giám sát gara - Nghiệm thu, Thanh lý hợp đồng công việc sửa chữa hoàn thành - Tổng hợp hồ sơ khiếu nại đòi bồi thường (đối với trường hợp khơng ủy quyền cho Nhà bảo hiểm toán với đơn vị sửa chữa ) Garage THMF + Chuyên viên BH - GS garage CV bảo hiểm CV bảo hiểm thu thập CV bảo hiểm từ phận liên quan để đòi bồi thường Điều 11: Trong trình sửa chữa, bảo dưỡng người sử dụng người đơn vị cử ủy nhiệm phải ln có mặt để giám sát việc sửa chữa, bảo dưỡng xe, chịu trách nhiệm chất lượng sửa chữa nghiệm thu sản phẩm Trường hợp việc sửa chữa bảo dưỡng chưa đáp ứng yêu cầu cho xe vận hành cần phối hợp với phận Garage để kiểm tra lại trước tiến hành nghiệm thu Điều 12: Đối với xe hư hỏng, không đảm bảo an tồn đội trưởng khơng điều động cơng tác phải báo cáo với phòng Hành - Nhân Garage để làm thủ tục sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Điều 13: Khi điều chuyển công tác, người sử dụng phải bàn giao xe, toàn giấy tờ liên quan đến xe cho Phòng Hành - Nhân sự; đồng thời tốn hết khoản tạm ứng cho Phòng Tài - Kế tốn Điều 14: Mọi thiệt hại vật chất khơng giữ gìn tài sản, để mát, hư hỏng, không thực chế độ bảo dưỡng vận hành sai kỹ thuật dẫn đến hỏng hóc, thiệt hại vi phạm luật an tồn giao thơng làm xe bị hư hại lái xe phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn tổn thất theo giá trị thực tế toán (Bao gồm phần giá trị Bảo hiểm chi trả) theo định BOD Điều 15: Chế độ ghi chép báo cáo Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định kỳ (vào kỳ toán) hay bất thường sổ sách ghi chép lái xe, lịch trình hay giấy tờ liên quan khác, đồng thời giám sát người sử dụng việc thực quy trình theo quy định CHƯƠNG IV : TẠM ỨNG, THANH TOÁN Điều 16: Tạm ứng Nhân viên lái xe công tác tạm ứng tiền xăng công tác phí vào lệnh điều xe thực tế duyệt theo sách chung Điều 17: Thanh toán 16.1 Hàng tháng người sử dụng xe/ nhân viên lái xe có trách nhiệm tập hợp tồn hóa đơn, chứng từ xăng, vé xe… kèm theo lệnh điều xe duyệt phận Hành chính, lịch trình hoạt động xe để làm thủ tục toán tiền nhiên liệu tạm ứng tháng 16.2 Phòng HCNS Tài kế tốn thống kê, theo dõi chặt chẽ việc hồn ứng, tốn tiêu hao nhiên liệu xe; kiểm tra đầy đủ chứng từ, phát kịp thời trường hợp bất hợp lý để báo cáo Ban giám đốc xem xét, xử lý; tốn tiền cơng tác phí, xăng dầu… xe khỏi vùng dự án có giấy sử dụng xe cấp phòng HCNS Điều 18: Định mức xăng-dầu Việc toán xăng, dầu xe phải dựa định mức tiêu hao nhiên liệu sổ nhật ký sử dụng 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Căn vào thông số kỹ thuật nhà sản xuất khảo sát thực tế định mức tiêu thụ xăng xe loại xe qui định sau: Stt Loại xe Nhãn hiệu Nhiên liệu Định mức/ 100km Bán tải Toyota Hilux Dầu 14 chỗ Fotuner Dầu 13 chỗ Fotuner xăng 17 chỗ Inova Dầu 14 chỗ Toyota Innova Xăng 14 chỗ Mishubishi Xăng 20 Tải thùng 1.5 tấn- Kia Trường Hải Dầu 13 Tải thùng hyundai 1.5 Dầu 13 Xe 16 chỗ Toyota Hice Dầu 13 10 Xe 29 chỗ Hyundai county Dầu 20 11 Xe cứu thương Hyundai starex Xăng 18 Trên định mức tối đa Người sử dụng sử dụng xe cần phải triệt để tiết kiệm nhiên liệu Việc tốn dựa hóa đơn mua xăng, dầu thực tế xuất kho số km theo dõi sổ lịch trình Điều 19: Chi phí rửa xe Định mức chi phí rửa xe khốn cụ thể sau: Stt Loại xe Định mức Bán tải 300.000 VNĐ chỗ 300.000 VNĐ Tải thùng 300.000 VNĐ Tải thùng 300.000 VNĐ Xe 16 chỗ 300.000 VNĐ Xe cứu thương 300.000 VNĐ Xe 29 chỗ 400.000 VNĐ Điều 20: Thủ tục toán - Thanh toán tiền xăng dầu hàng tháng: Người sử dụng vào lịch trình xe để làm đề nghị tốn chi phí xăng dầu Các thủ tục toán gồm: + Mẫu đề nghị tốn (mẫu phòng Tài kế tốn) + Bảng kê chi tiết chi phí xe tơ (bao gồm chi phí xăng dầu, vé xe chi phí liên quan khác) 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V 10 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ơ TƠ + Lịch trình cơng tác xe (có xác nhận đội trưởng đội xe kiểm tra phòng HCNS) + Hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ + Lệnh điều xe phê duyệt phòng HCNS Thanh tốn trường hợp sửa chữa, thay phụ tùng, bảo dưỡng xe, người sử dụng cần báo lại phận HCNS Garage để thực theo quy định Phòng HCNS chịu trách nhiệm vào định mức xăng dầu duyệt xe kiểm tra hồ sơ đề nghị toán - đề nghị tạm ứng - tốn tạm ứng trước chuyển sang phòng Tài - Kế toán Điều 21: Khi nhận hồ sơ đề nghị tốn tốn tạm ứng, phòng Tài Kế tốn lịch trình xe xác nhận bảng kê chi phí lập để ký trình ký lãnh đạo duyệt tốn Phòng Tài - Kế tốn nhận thủ tục tốn có chữ ký xác nhận Phòng HCNS V/ PHẠM VI ÁP DỤNG Điều 22: 13.1 Các phòng, ban chức đơn vị trực thuộc THMF chịu trách nhiệm thực Quy định này.Phòng HCNS có trách nhiệm theo dõi hoạt động xe tồn Cơng ty hệ thống định vị GPS phối hợp với quản lý phận có xe, đồng thời báo cáo đến giám đốc nhân xe không tuân thủ thực theo quy định 13.2 Trong trình áp dụng thực quy định có vấn đề vướng mắc, yêu cầu đơn vị phản hồi văn gửi đến BGĐ cơng ty (qua phận Hành chính) để bổ sung, sửa đổi cho phù hợp Điều 23: Quy định có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2019 Tồn thể CBNV Cơng ty có trách nhiệm thực nghiêm túc quy định này./ TỔNG GIÁM ĐỐC CEO 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V 11 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ 1000 THMF Lần phát hành: Ngày phát hành: 01 /2019 V 12 ... /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ a, Tổng Giám đốc công ty; b, Ban giám đốc chức phê duyệt quy n sử dụng xe Chủ tịch HĐQT công ty; c, Quản lý phận chuyên môn phê duyệt quy n sử dụng xe Chủ... phát hành: Lái xe Lái xe - Lái xe Người sử dụng xe - Lái xe Quản lý xe Lái xe 01 /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ 10 - Phối hợp với Giám định viên giám định tổn thất - Thông báo tai nạn... /2019 V QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ CHƯƠNG III : SỬA CHỮA, BẢO DƯỠNG, BẢO HIỂM VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ Điều 9: Sửa chữa, bảo dưỡng Công tác sửa chữa, bảo dưỡng, định mức nhiên liệu cho xe thực