GIÁO TRÌNH tự HỌC EXCEL

BLOGCHIASEKIENTHUC.COM GIÁO TRÌNH Microsoft Excel 2013 BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Mục lục Bài – Khởi động làm quen giao diện 1.1 Khởi động chương trình 1.2 Tạo bảng tính 1.3 Thanh công cụ Ribbon 1.4 Thanh công cụ nhanh 16 1.5 Office Button 22 1.6 Các thành phần khác giao diện 25 Bài – Thao tác với bảng tính 32 2.1 Thành phần thao tác 32 2.2 Làm việc với ô (Cell) 52 2.3 Làm việc với cột .79 2.4 Làm việc với hàng (dòng) 92 2.5 Một số thao tác khác 104 Bài – Làm việc với liệu .119 BLOGCHIASEKIENTHUC.COM 3.1 Kiểu liệu cách định dạng 119 3.2 Định dạng liệu 127 3.3 Tìm kiếm liệu 138 3.4 Sắp xếp lọc liệu 143 Bài – Công thức hàm 168 4.1 Một số khái niệm 168 4.2 Các phép toán 170 4.3 Công thức, hàm 174 4.4 Phân loại hàm 182 Bài – Tìm hiểu số hàm .184 5.1 Nhóm hàm tài 184 5.2 Nhóm hàm ngày tháng 191 5.3 Nhóm hàm tìm kiếm tham chiếu .195 5.4 Nhóm hàm thống kê .197 5.5 Nhóm hàm xử lý chuỗi 199 5.6 Nhóm hàm luận lý 202 5.7 Hàm toán học lượng giác 203 Bài – In ấn .207 6.1 Định dạng trang in 207 6.2 Xem thực in ấn 217 BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Bài – Khởi động làm quen giao diện 1.1 Khởi động chương trình Để khởi động Microsoft Excel 2013 bạn nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có chương trình hình Desktop máy tính Bạn chờ lát: BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Một cửa sổ giới thiệu xuất hình đây: Bạn chọn Blank workbook hình chương trình xuất hình đây: BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Dưới thành phần hình (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh cơng cụ Ribbon: Chứa gần tồn lệnh thao tác với chương trình, chúng phân chia thành nhóm khác (4): Name box: Vùng địa vị trí trỏ thời (5): Fomula bar: Thanh cơng thức (6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn hình chương trình, vùng chứa liệu bảng tính (WorkSheet) (7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột hàng tiêu đề, cột thường đánh dấu theo ký tự bảng chữ cái, hàng dược đánh dấu theo dãy số liên tiếp (trong thực tế thay đổi ký hiệu này) (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách bảng tính có tệp Excel (WorkBook), ngồi chứa điều khiển để di chuyển qua lại Sheet BLOGCHIASEKIENTHUC.COM (10): Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… 1.2 Tạo bảng tính Thực chất sau khởi động chương trình tự động tạo sẵn cho bạn bảng tính Nếu khơng bạn thực cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Một hộp thoại xuất bạn nhấp chọn New chọn biểu tương Blank Workbook hộp thoại bên tay phải Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng New công cụ nhanh BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Trong trường hợp chưa thấy biểu tượng công cụ bạn chọn mũi tên trỏ xuống chọn New Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Bằng ba cách bảng tính rỗng tạo, bạn di chuyển tới E1 nhấn phím F2 nhập vào nội BLOGCHIASEKIENTHUC.COM dung sau: Nhà sách Trí Việt Bây chọn Font lớn cho nội dung văn cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A sau chọn hộp Font size Ribbon chọn giá trị 28 Tiếp theo bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + B để bôi đậm nội dung văn bản, kết hình đây: Ở ví dụ vừa nhập vào E1 bảng tính dòng chữ “Nhà sách Trí Việt” Tuy nhiên khác với Microsoft Word 2013, Microsoft Excel 2013 dùng để soạn thảo văn mà Excel có tác dụng bảng tính thực hiện, xử lý tính tốn nhiều tốn từ đơn giản đến phức tạp BLOGCHIASEKIENTHUC.COM 1.3 Thanh công cụ Ribbon Thanh Ribbon công cụ chứa gần toàn lệnh để thao tác với chương trình, lệnh hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, hay xử lý liệu,… Thanh Ribbon bao gồm tab (home, insert, Page layout, ) bên nút lệnh Tab Tùy ngữ cảnh sử dụng nút lệnh sáng lên cho phép người dùng thao tác Như để thao tác với lệnh Ribbon bạn cần phải biết nằm Tab Ribbon nào, sau chọn tới lệnh cần thao tác Tab Ribbon Giả sử ví dụ trước để bơi đậm cho nội dung ô E1 bạn chọn tới Tab Home tab bạn chọn biểu tượng Bold Chi tiết Tab Ribbon - Home: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh sau: + Clipboard: Cắt dán + Font: Font chữ BLOGCHIASEKIENTHUC.COM - Size: Chọn khổ giấy cho trang in, bạn nhấp chọn lệnh danh sách liệt kê khổ giấy xuất hiện, thông thường chọn khổ giấy A4 để in văn Ngồi mẫu có sẵn bạn chọn More page size để tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng - Print Area: Chọn vùng in, bạn chọn vùng liệu cần in sau nhấp chuột vào biểu tượng chọn Set print area BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Như thực in ấn máy tính in vùng liệu mà bạn chọn thiết lập vùng in ấn Nếu muốn hủy đánh dấu vùng in ấn bạn chọn lại vùng liệu thiết lập lúc trước nhấp chọn lại biểu tượng Print Area chọn Clear print area - Print title: Trong trường hợp muốn tiêu đề cho tất trang bạn chọn lệnh Hộp thoại Page setup xuất trỏ tới Tab Sheet hình đây: Bạn nhấp chọn vào vng nhỏ phía bên phải mục Row BLOGCHIASEKIENTHUC.COM to repeat at top: Một hộp thoại nhỏ (Page setup – Rows to repeat at top) xuất bạn nhấp chuột chọn tới dòng tiêu đề cần in cho tất trang, địa dòng chọn lấy vào hộp thoại xuất lúc trước Tiếp theo bạn nhấn Enter để xác nhận nhấp Ok hộp thoại Page Setup để lưu lại thay đổi Cách 2: Sử dụng hộp thoại Page Setup, để sử dụng hộp thoại bạn nhấp chọn biểu tượng Page setup phía góc phải nhóm lệnh Page Setup Hộp thoại Page setup xuất hình đây: - Tab Page BLOGCHIASEKIENTHUC.COM + Orienbạntion: xác định hướng trang giấy để in liệu Portrait: in liệu theo chiều dọc trang giấy Landscape: liệ theo chiều ngang trang giấy + Scaling: xác định tỷ lệ liệu in giấy thay đổi in khít với chiều ngang hay chiều dọc giấy Có chức cho bạn chọn sau: Adjust to: thay đổi tỷ lệ liệu in giấy, giá trị nằm khoảng từ 10% đến 400%, mặc định 100% Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang giấy Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc trang giấy BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Pager Size: lựa chọn khổ giấy Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách khổ giấy chọn khổ giấy thích hợp Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa số chấm điểm Inch, số lớn in liệu mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số chất lượng in Thông thường người bạn chọn 600dpi Fist Page Number: định đánh số trang cho bảng tính có nhiều số trang + Nhấp nút Print, Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trước in tuỳ chọn in - Tab Margin + Top: định khoảng cách từ mép trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 1Inch BLOGCHIASEKIENTHUC.COM + Header: định khoảng cách tiêu đề đầu trang Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.5Inch + Left: định khoảng cách từ mép trái trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.75 Inch + Right: định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.75 Inch + Bottom: định khoảng cách từ mép trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách Inch + Footer: định khoảng cách tiêu đề cuối trang Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.5Inch + Chức Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức Excel in liệu tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại khơng chọn Excel in liệu bên trái tờ giấy + Chức Vertically: Nếu nhấp chọn chức Excel in liệu tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại khơng chọn Excel in liệu bên trái tờ giấy + Nhấp nút Print, Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trước in tuỳ chọn in - Tab Header / Footer: In tiêu đề đầu cuối trang BLOGCHIASEKIENTHUC.COM + Header Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn danh sách mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang + Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau lên sau: BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Các biểu tượng hộp thoại Biểu tượng Mã Công dụng Biểu tượng dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề, &[Page] In số trang hành &[Page] In tổng số trang bảng tính &[Date] Hiển thị ngày hành &[Time] Hiển thị hành &[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính tên tập tin bảng tính sử dụng &[File] Hiển thị tên tập tin bảng tính sử BLOGCHIASEKIENTHUC.COM dụng &[Tab] Hiển thị tên bảng tính hành &[Picture] Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngồi vào Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh đưa vào bước + Left Section: Khung cho phép bạn nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên góc bên trái trang giấy + Center Section: Khung cho phép bạn nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên trang giấy + Right Section: nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên góc bên phải trang giấy + Custom Footer: Tương tự nút Custom Header + Nhấp nút Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trớc in tuỳ chọn in 6.2 Xem thực in ấn Để in văn bạn thực theo cách sau đây: Cách 1: Nhấn biểu tượng Print Quick Access Toolbar Với cách văn in tất trang máy in mặc định máy tính Với văn chứa nhiều nội dung bạn không nên sử dụng cách dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy trừng in q nhiều trang lúc BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P nhấp chọn nút Office Button Cửa sổ Office Button xuất bạn chọn mục Print Khung bên trái chứa tùy chọn in ấn, khung bên phải hình xem trước in trang văn Dưới ý nghĩa cách tùy chọn tham số trước in ấn: - Number of copy: Số chép từ in, ví dụ bạn muốn in hợp đồng thành để gửi khách hàng lưu lại bạn điền giá trị - Print: Chọn máy in để in văn bản, máy tính có nhiều máy in khác bạn cần phải định máy in in văn bản, không Microsoft Word 2013 lấy máy in mặc định máy tính - Print What: Cho phép tùy chọn trang in, bạn nhập vào trang bắt đầu in mục Pages trang cuối in mục To BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Ngồi bạn nhấp vào Active Sheets để có thêm tùy chọn BLOGCHIASEKIENTHUC.COM + Active sheets: Chỉ in Sheet thời + Entire workbook: In tồn Sheet có WorkBook + Selection: Chỉ in vùng liệu chọn - Other Settings: Các tùy chọn khác in ấn + Collated: Khi in copy thành nhiều bản, bạn chọn mục Collated để in (lần lượt trang bắt đầu lại hết trang cuối cùng) chọn UnCollated để in liên tục (hết copy trang đến trang kế tiếp) + Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc BLOGCHIASEKIENTHUC.COM + Chọn khổ giấy cho văn BLOGCHIASEKIENTHUC.COM + Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in BLOGCHIASEKIENTHUC.COM Cuối bạn nhấp chọn nút Print để thực in văn ... dòng chữ “Nhà sách Trí Việt” Tuy nhiên khác với Microsoft Word 2013, Microsoft Excel 2013 dùng để soạn thảo văn mà Excel có tác dụng bảng tính thực hiện, xử lý tính tốn nhiều toán từ đơn giản đến... Library: Chứa lệnh gọi hàm Excel + Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc + Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu cơng thức + Calculation: Tùy chọn tính tốn Excel - Data: Xuất mặc định... Microsoft Excel 2013 cung cấp cho người dùng chức tự tạo Tab lệnh mới, cách thực sau: - Nhấp phải chuột vào khoảng trống công cụ Ribbon - Một menu nhanh xuất chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel