khởi động và màn hình excel

I khởi động hình Excel Khởi động Sau khởi động WINdows làm theo cách sau - Nháy chuột vào biểu t-ợng Microsoft Excel góc bên phải hình - Nếu dùng Win 3.1x, cửa sổ Microsoft Office mở chọn biểu t-ợng Microsoft Excel nháy đúp chuột - Nếu dùng Win 95, nháy vào Start / Program / Microsoft Excel Màn hình a - Các thành phần hình Excel Màn hình Excel cửa sổ đ-ợc phóng to trơng gần giống hình Word, bao gồm thành phần sau : - Thanh tiêu đề (Title bar) : dòng hình, khởi động Excel ghi Microsoft Excel - Book1, ta đặt tên cho bảng tính, tên kèm theo phần mở rộng XLS thay từ Book1 - Các Menu, Công cụ, Định dạng giống nh- Word Phần lớn biểu t-ợng có cơng dụng ý nghĩa nh- Word, ý nghĩa số biểu t-ợng dùng riêng cho Excel đ-ợc ghi trang - Thanh Công thức (Formula Bar) : dòng thứ năm hình hiển thị toạ độ (địa tên) ô, nút huỷ bỏ :, nút lựa chọn ;, nội dung liệu ô (ơ có khung viền chung quanh) - Thanh Trạng thái (Status bar) : dòng cuối hiển thị chế độ hoạt động Excel : Ready : Đang sẵn sàng làm việc Enter : Đang nhập liệu hay công thức Pointer : Đang ghi công thức tham chiếu đến địa Edit : Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs) : dòng Trạng thái, hiển thị tên bảng tính (khi chúng cha đ-ợc đặt tên, ghi Sheet1, Sheet2, , Sheet16) Bên trái nút chuyển tới bảng tính Khoa CNTT - VĐH Mở Excel - Thanh cuộn Dọc (Vertical Scroll Bar), cuộn Ngang (Horizontal Scroll Bar) giống nhtrong Word - Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính tốn, vẽ đồ thị nh- sau : b - Các thành phần cửa sổ Bảng tính : - Cột (Column) : Là tập hợp bảng tính theo chiều dọc đ-ợc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C, AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột) Ngồi bên trái nút chọn (đánh dấu khối) tồn bảng tính - Hàng (Row) : Là tập hợp ô bảng tính theo chiều ngang đ-ợc đánh thứ tự số từ đến 16.384) - ô (Cell) : Là giao cột hàng Địa ô đ-ợc xác định cột tr-ớc, hàng sau, ví dụ C4, AB25 : Là có khung viền chung quanh với chấm vng nhỏ góc phải d-ới (Mốc điền) hay gọi Con trỏ ô (sau gọi tắt trỏ) Toạ độ ô đ-ợc hiển thị Công thức - Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự đ-ợc chèn vào - Con trỏ chuột có dạng sau : Dấu ? : dùng để đ-a trỏ vị trí Dấu Û : dùng để chọn lệnh, biểu t-ợng cuộn bảng tính Hộp Tên (Địa chỉ) Nút chọn tồn bảng tính Mốc điền Con trỏ ô Tên cột Số thứ tự hàng Bảng tính Thẻ tên bảng tính Thanh thẻ tên bảng tính Nút chuyển tới bảng tính Khoa CNTT - VĐH Mở Excel c - Dịch chuyển trỏ Bảng tính theo cách sau : - Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới, bấm nút trái - ấn phím mũi tên : chuyển tới hàng, cột lân cận • PgUp, PgDn : lên xuống hình • Home : Về A1 • Tab : Sang phải hình • Shift + Tab : Sang trái hình • End + Home : Đến cuối bảng tính - F5, địa ơ, ? : Về đó, ví dụ để nhanh H22, ta ấn phím F5, gõ H22 ấn ? Chú ý : Các thao tác có dấu • thực đ-ợc chọn lệnh Tools, Option, Transition, điền dấu : tuỳ chọn Transition Navigation Keys Ra khỏi Excel theo cách sau : - Chọn File, Exit - ấn Alt + F4 - Nháy đúp chuột dấu trừ góc trái hình để trở Windows 3.x Nháy vào dấu : góc phải hình để trở Windows 95 ý nghĩa biểu t-ợng công cụ (ToolBar) Help : Trợ giúp Tip Wizard : Gợi ý Zoom Control : Phóng to, thu nhỏ bảng tính Drawing : Vẽ hình Texbox : Hộp văn AutoSum : Tính tổng Function Wizard : Gọi hàm Sort Acsending : Sắp xếp tăng Sort Decsending : Sắp xếp giảm Chart Wizard : Vẽ đồ thị Khoa CNTT - VĐH Mở Excel ý nghĩa biểu t-ợng định dạng (Formating) Font Color : Mầu chữ Color : Mầu Borders : Đ-ờng viền Decrease Decimal : Bớt 1sõ thập phân Increase Decimal : Tăng thêm 1sõ th.p Comma Style : Dấu tách nghìn, triệu, tỷ Percent Style: Nhân với 100 điền dấu % Currency Style : Điền dấu tiền tệ Center Accross Columns : Căn vào nhiều ô ý nghĩa thành phần công thức (FormULA BAR) Hộp Tên (Địa ) ô Nội dung ô Nút gọi hàm Nút huỷ bỏ nội dung vừa gõ Nút điền nội dung vừa gõ II thao tác với bảng tính L-u (ghi) bảng tính lên đĩa Chọn biểu t-ợng Save mục File, Save Nếu lần thực thao tác với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính File Name theo quy tắc đặt tên tệp DOS, Excel tự gán kiểu XLS cho Tên bảng tính xuất tiêu đề cửa sổ Sau trình làm việc, ta th-ờng xun ghi bảng tính lên đĩa cách mà không cần đặt tên cho Nếu ta cần l-u giữ bảng tính với tên khác, chọn mục File, Save As đặt tên cho Khoa CNTT - VĐH Mở Excel Mở bảng tính có đĩa Chọn biểu t-ợng Open mục File, Open Xuất hộp thoại Open với danh sách bảng tính khung File Name đ-ợc xếp theo thứ tự A,B,C Ta chọn tệp cần thiết chọn OK Nếu bảng tính ta cần lại đĩa khác th- mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp th- mục cần thiết khung Directories Excel có cách mở bảng tính khác: chọn mục File, xuất Menu dọc với danh sách 4* bảng tính làm gần phía d-ới Ta chọn tệp cần thiết từ danh sách Danh sách bảng tính nhiều tuỳ thuộc vào ng-ời cài đặt Đóng bảng tính Tr-ớc chuyển sang bảng tính khác làm việc khác, phải ghi tệp lên đĩa sau đóng cách chọn mục File, Close Nếu quên ch-a ghi tệp lên đĩa, Excel hỏi : Do you want to save change to XLS ? Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi thay đổi vừa tạo cho bảng tính Chèn thêm bảng tính - Insert / Worksheet, - Nháy nút phải chuột thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau quy -ớc gọi thao tác [Menu tắt], chọn Insert Worksheet Xố bớt bảng tính - Edit, Delete Sheet, - [Menu tắt], Delete sheet Đổi tên bảng tính - Nháy đúp vào thẻ tên (tức vào tên bảng tính, sau quy -ớc gọi thẻ tên) thẻ tên Format / Sheet / Rename [Menu tắt], Rename - Gõ vào tên mới, ? OK Sao chép / Chuyển bảng tính Cách 1: Giữ Ctrl kéo thả thẻ tên thẻ tên khác (Sheet khác) Nếu khơng giữ Ctrl bảng tính đ-ợc chuyển Cách 2: Edit, Move or Copy Sheet Chọn vị trí đặt bảng tính tr-ớc bảng tính khung Before Sheet Nếu đánh dấu chọn vào Creat a Copy, Excel chép bảng tính khơng chuyển * Con số khác, tuỳ thuộc vào việc chọn Tools, Options, Recently Used Files List Khoa CNTT - VĐH Mở Excel Chỉ dùng cách bảng tính nguồn đích cách xa (khơng thấy thẻ tên chúng lúc) Tách bảng tính Có cách giúp ta đồng thời thấy phần khác bảng tính Cách 1: Trỏ chuột vào tách cho xuất mũi tên đầu, kéo thả vị trí cần tách Cách 2: Đ-a trỏ vị trí cần tách, chọn mục Window / Split Sau để bỏ tách chọn Window / Remove Split Cách 3: Đ-a trỏ ô vị trí cần tách, chọn mục Window / Freeze Panes Sau để bỏ tách chọn Window / Unfreeze Panes ẩn lại bảng tính - Chọn Format, Sheet, Hide để ản bảng tính - Để lại bảng tính Format, Sheet, Unhide 10 Bảo vệ bảng tính Để thiết lập Bảo vệ che giấu (xem trang 26) có tác dụng, cần bảo vệ bảng tính Cách làm nh- sau : - Tool / Protection - Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính - Nếu cần thiết gõ mật vào vùng Password lần gõ phải giống l-u ý mật Excel phân biệt chữ hoa với chữ th-ờng ! - Để bỏ tình trạng bảo vệ : chọn Tool / Protection / Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, ta cập nhật đ-ợc bảng tính 11 Chọn nhiều bảng tính a Liền kề : Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift nháy chuột vào thẻ tên cuối b Cách : Giữ Ctrl lần l-ợt nháy chuột vào thẻ tên c Để bỏ việc chọn bảng tính : giữ Ctrl nháy chuột vào thẻ tên bảng tính IIi Xử lý liệu bảng tính Các kiểu liệu Trong chứa kiểu liệu Kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký tự gõ vào Các kiểu liệu ô đ-ợc phân nh- sau : a - Dạng chuỗi (Text) - Bắt đầu chữ a đến z A đến Z Khoa CNTT - VĐH Mở Excel - Những liệu chuỗi dạng số nh- : số điện thoại, số nhà, mã số, v.v nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (') khơng có giá trị tính tốn - Theo mặc định, liệu dạng chuỗi đ-ợc sang trái ô b - Dạng số (Number) Bắt đầu : - Các số từ đến - Các dấu +, - , (, *, $ (hoặc dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows) - Theo mặc định, liệu dạng số đ-ợc sang phải ô c - Dạng công thức (Formulas) Bắt đầu dấu = + Sau ấn ? công thức nhập vào thể cơng thức kết đ-ợc thể Nếu thấy : Có thể : ##### : Cột hẹp #DIV/0! : Chia cho #NAME? : Thực phép tính với biến khơng xác định (tên không gắn với vùng cả) #N/A : Tham chiếu đến ô rỗng khơng có danh sách #VALUE! : Sai kiểu tốn hạng (ví dụ : lấy số chia cho ký tự ngày tháng) d - Dạng Ngày (Date), (Time) Trong cách trình bày d-ới : DD số Ngày MM số Tháng YY số Năm Nhập theo dạng MM/DD/YY DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows, ví dụ đặt thơng số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, tr-ờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 09/27/04 Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) ta dùng liệu kiểu để tính tốn Có thể nhập ngày cách : - nhập hàm =DATE(YY,MM,DD), cách nhập ngày tốt - sau chọn Format, Cells, Number, Date chọn dạng thể ngày khung bên phải Đặc biệt : Ctrl + ; (dấu chấm phẩy) cho Ngày hệ thống Ctrl + Shift + ; cho Giờ hệ thống - Theo mặc định, liệu dạng ngày tháng đ-ợc sang phải ô Khoa CNTT - VĐH Mở Excel Các tốn tử cơng thức a - Toán tử số + cộng - trừ * nhân (ví dụ = 10*50 cho kết 500) / chia = 126/3 42 ^ luỹ thừa = 5^2 25 % phần trăm = 50%*600 300 Thứ tự -u tiên phép toán nh- sau : luỹ thừa tr-ớc đến nhân chia sau đến cộng trừ Các phép toán mức -u tiên (nh- nhân chia cộng trừ) thực từ trái sang phải Muốn thay đổi thứ tự -u tiên, dùng cặp ngoặc tròn, tốn tử cặp ngoặc sâu đ-ợc thực tr-ớc Ví dụ: A1, B1, C1 chứa số 2,3, 4, ô D1 gõ =A1+B1*C1 đ-ợc kết 14, gõ =(A1+B1)*C1 đ-ợc kết 20 b - Toán tử chuỗi & Nối chuỗi ="Tin "&"hoc" Tin học c - Toán tử so sánh > lớn >= lớn < > khác < nhỏ B1 nhận đ-ợc kết TRUE = A1, >=,=5 Để lọc danh sách Nam Tuổi 21 : Điều kiện ghi hai hàng : Tuổi GT Nam > 21 Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 52 Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (TCSSGT) hay gọi tiêu chuẩn cơng thức: cho phép đ-a vào tiêu chuẩn để so sánh liệu phần liệu tr-ờng với giá trị TCSSGT đ-ợc tạo theo nguyên tắc sau : - Hàng đầu ghi tiêu đề cho tiêu chuẩn Tiêu đề đặt nh-ng không đ-ợc trùng với tên trờng - Từ hàng thứ hai trở ghi tiêu chuẩn so sánh, tiêu chuẩn công thức Công thức phải chứa địa ghi Kết thực công thức giá trị Logic : TRUE (Đúng) FALSE (Sai) Năm sinh =YEAR(C3) < 1975 Sinh tr-ớc 1975 Khi ấn ? , ô tiêu chuẩn xuất FALSE (vì Năm sinh Hùng 1978) Ngày sinh chẵn =MOD(DATE(C3),2) =0 Sinh vào Ngày chẵn Khi ấn ? , ô tiêu chuẩn xuất TRUE (vì Ngày sinh Hùng 30) - Miền đích (Copy to) : miền trống bảng tính, dùng để chứa ghi đạt tiêu chuẩn b - Lọc tự động (AutoFilter) - Chọn miền liệu định lọc (kể hàng tiêu đề) Data, Filter - Chọn AutoFilter, Excel tự động chèn mũi tên vào bên phải tên tr-ờng - Chọn ỉ cột chứa liệu dùng làm tiêu chuẩn để lọc (ví dụ cột Xếp loại) - Chọn mục Menu : [All] : Hiện toàn ghi [Blanks] : Chỉ ghi trống [Nonblanks] : Chỉ ghi không trống [Custom ] : Dùng tốn tử so sánh (sẽ đ-ợc trình bày chi tiết phần tiếp theo) Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 53 Phần lại danh sách giá trị ghi CSDL cột Khi cần lọc ghi theo giá trị cụ thể cần chọn giá trị Menu (ví dụ chọn Trung bình) Dùng toán tử so sánh Khi chọn mục xuất hộp thoại sau với khung nhỏ để ghi tiêu chuẩn so sánh : Chọn tiêu chuẩn : khung thứ (khung trên) : - Nhấn nút chuột ỉ bên trái, chọn toán tử so sánh (=, >, >=, , >=, =7 16 17 TT Doan h Ngày sinh Tuổi Gt Toán Tin Trung bình Xếp th Xếp loại 18 Bình 21/08/74 Nữ 7 7.0 Khá 19 Vân 12/11/70 Nữ 8.5 Giỏi 20 10 Ngân 12/05/75 Nữ 10 9.0 Giỏi Các hàm Cơ sở liệu (CSDL) Dùng để trả lại giá trị từ CSDL theo điều kiện CSDL sau dùng để minh hoạ cho ví dụ A B C D Tên Tuổi Giới tính L-ơng An 30 Nam 50 Hoà 28 Nữ 40 Thanh 35 Nam 80 Bình 29 Nữ 60 Vân 40 Nữ 100 Phúc 28 Nam 50 Kim 21 Nữ 30 Oanh 38 Nữ 50 10 Hùng 28 Nam 80 11 12 Vần H Tuổi Giới tính L-ơng 13 FALSE 28 Nữ >=50 14 Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 56 DSUM (database, field, criteria) Tính tổng cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ : để tính tổng l-ơng Nữ, trống bảng tính, sau nhập công thức = DSUM(A1:D10, ,C12:C13) ta nhận đ-ợc giá trị 280 Trong công thức : A1:D10 địa CSDL (database) C12:C13là địa miền tiêu chuẩn (criteria) số thứ tự cột l-ơng (cột cần tính tổng) tính từ cột thứ CSDL (cột Tên), thay số "Lơng"(bao dấu nháy kép) D1 (ơ có tr-ờng L-ơng) Khi tính theo điều kiện thay hàm DSUM SUMIF Cơng thức thay =SUMIF(C2:C10,”Nữ”,D2:D10) Nh-ng tính theo từ điều kiện trở lên hàm DSUM thể đ-ợc thay công thức mảng (xem trang 12) Ví dụ để tính tổng L-ơng ng-ời Nữ có L-ơng từ 50 trở lên, công thức sau : =DSUM(A1:D10,D1,C12:D13) đ-ợc thay công thức mảng : ={SUM(IF(C2:C10=”Nữ”,1,0)*IF(D2:D10>=50,1,0)* D2:D10)} DAVERAGE (database, field, criteria) Tính giá trị trung bình cộng cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ : để tính tuổi trung bình Nữ, sau nhập cơng thức = DAVERAGE(A1:D10,2,C12:C13) ta nhận đ-ợc giá trị 30.4 (Tuổi cột thứ tính từ trái sang, cơng thức thay số "Tuổi") DMAX (database, field, criteria) Tính giá trị lớn cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ : để tính L-ơng cao ng-ời 28 tuổi, sau nhập công thức = DMAX(A1:D10,4,B12:B13) ta nhận đ-ợc giá trị 80 DMIN (database, field, criteria) Tính giá trị nhỏ cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 57 Ví dụ : để tính L-ơng thấp ng-ời 28 tuổi, sau nhập công thức = DMIN(A1:D10,4,B12:B13) ta nhận đ-ợc giá trị 40 DCOUNT (database, field, criteria) Đếm số ghi CSDL (database) cột số (field) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Ví dụ : để đếm số ng-ời Nữ có L-ơng từ 50 trở lên, công thức : =DCOUNT(A1:D10,D1,C12:D13) cho ta kết Ví dụ : để đếm số ng-ời có chữ đầu Tên H, sau tạo miền TCSSGT với tiêu đề Vần H (hoặc nội dung bất kỳ) ô A12 tiêu chuẩn =LEFT(A2,1)="H" ô A13, nhập công thức = DCOUNT(A1:D10, ,D12:D13) ta nhận đ-ợc giá trị Cần ý vị trí tham biến thứ (field) hàm DCOUNT đ-ợc ghi số thứ tự (hoặc tên) tr-ờng số không đ-ợc ghi số thứ tự (hoặc tên) tr-ờng ký tự ngày tháng Nh- ví dụ lấy số (chứ khơng đ-ợc lấy số 3) thay cho số DCOUNTA (database, field, criteria) Đếm số ô không rỗng cột (field) thoả mãn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Khác với DCOUNT, công thức hàm ghi số thứ tự tên tr-ờng CSDL Tổng kết theo nhóm a - Tổng kết theo loại nhóm (SubTotal) : Chức Excel 5.0 cho phép tạo dòng tổng kết CSDL SubTotal chèn vị trí cần thiết tính toán thống kê theo yêu cầu ng-ời sử dụng Các b-ớc thực nh- sau : 1/ Sắp xếp liệu theo tr-ờng cần tạo SubTotal (ở ví dụ tr-ờng Xếp loại) 2/ Chọn Data, Subtotals, xuất hộp thoại Subtotal Trong : Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 58 - At Each Change in : Chọn tr-ờng mà theo tr-ờng này, vị trí thay đổi, Excel chèn vào dòng Tổng kết - tức dòng thực phép tính (ở ví dụ trờng Xếp loại, chuyển sang loại học sinh khác Excel lại chèn dòng kết tính vào dòng 5,8,12, 15,17) - Use Function : Chọn hàm để tính tốn tổng kết liệu Hàm ngầm định SUM ví dụ dùng hàm Average để tính giá trị trung bình số tr-ờng - Add SubTotal to : Chọn tr-ờng cần tính tốn (ở ví dụ tính Trung bình tr-ờng Tuổi, Tốn, Tin, Trung bình) Các tuỳ chọn khác : - Replace Current SubTotal : Khi tạo dòng tổng kết dòng thay dòng tổng kết cũ Theo ngầm định dòng tổng kết nối tiếp - Page Break Between Group : Chèn dấu ngắt trang vị trí có dòng SubTotal (tức đ-a nhóm sang trang riêng biệt) - Summary Below Data : Đặt dòng tổng kết cuối nhóm Nếu bỏ dấu : dòng đ-ợc đ-a lên tr-ớc nhóm - Remove All : Huỷ bỏ SubTotal thực 3/ Chọn Ok để bắt đầu tạo b - Tổng kết theo nhiều loại nhóm (PivotTable - Bảng Tổng hợp) : Chức Excel cho phép tự động hố q trình tổng kết theo nhiều loại nhóm, phân tích đánh giá số liệu mà sau gọi Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 59 Bảng Tổng hợp Bảng sau CSDL doanh thu quan kinh doanh gồm cửa hàng ký hiệu Số Số A B C D E Ngày Nhân viên Cửa hàng Sản phẩm Tiền 29-08-97 H-ơng Số Kẹo 20 29-08-97 Lan Số Bánh 10 30-08-97 Chi Số Bánh 40 30-08-97 Nga Số Mứt 15 30-08-97 Vân Số Kẹo 25 03-09-97 Chi Số Bánh 30 03-09-97 Lan Số Kẹo 45 03-09-97 Nga Số Kẹo 20 10 04-09-97 Chi Số Mứt 10 11 04-09-97 Vân Số Bánh 35 Từ CSDL trên, tổng hợp theo cửa hàng, nhân viên ngày cho bảng Tổng hợp sau : Cửa hàng (All) ỉ Sum of Tiền Sản phẩm Nhân viên Ngày Bánh Kẹo Mứt Grand Total Chi 03-09-97 30 0 30 04-09-97 0 10 10 30-08-97 40 0 40 Chi Total 70 10 80 H-ơng 29-08-97 20 20 H-ơng Total 20 20 Lan 03-09-97 45 45 29-08-97 10 0 10 Lan Total 10 45 55 Nga 03-09-97 20 20 30-08-97 0 15 15 Nga Total 20 15 35 Vân 04-0997 35 0 35 30-08-97 25 25 Vân Total 35 25 60 Grand Total 115 110 25 250 Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 60 ? Các khái niệm bảng CSDL trên, tiêu đề cột "tr-ờng" (field): Ngày, Nhân viên, Cửa hàng, Sản phẩm Tiền Các tr-ờng tham gia vào việc xây dựng bảng Tổng hợp Bảng Tổng hợp đ-ợc chia làm vùng : Page Field : Toàn liệu đ-ợc tổng kết theo nhóm (Item) tr-ờng Page Field ln nằm phía bảng Tổng hợp Trong ví dụ này, Page Field Cửa hàng gồm nhóm Số Số Row Field : Mỗi nhóm liệu tr-ờng đ-ợc tổng kết dòng, đ-ợc gọi "Row" Nếu số Row Field nhiều 1, PivotTable tổng kết trờng theo kiểu lồng theo thứ tự từ xuống d-ới Trong ví dụ này, có Row Field Nhân viên Ngày, tr-ờng Nhân viên đ-ợc tổng kết tr-ớc đến tr-ờng Ngày Column Field : Mỗi nhóm liệu tr-ờng đ-ợc tổng kết cột, đ-ợc gọi "Column" Nếu số Nhóm nhiều 1, PivotTable tổng kết nhóm theo thứ tự từ trái qua phải Trong ví dụ này, Nhóm đ-ợc tổng kết thành cột (tr-ờng) theo thứ tự ABC tên nhóm : Bánh, Kẹo Mứt Data Field : vùng Bảng Tổng hợp ghi kết phép toán Trong ví dụ này, số liệu cuả tr-ờng Tiền đ-ợc đ-a vào phép toán tổng kết lấy tổng (SUM) ? Tạo Bảng Tổng hợp - Chọn miền liệu kể tiêu đề cột (ví dụ A1:E11) - Chọn mục Data, PivotTable Hộp thoại PivotTable Wizard step of xuất - Chọn Microsoft Excel List of Database - Chọn Next Hộp thoại PivotTable Wizard step of xuất Nếu cần, sửa lại địa miền liệu cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn lại - Chọn Next Xuất hộp thoại PivotTable Wizard Step of - Chọn tr-ờng để đ-a vào vùng bảng cách kéo thả tên tr-ờng bên phải hộp thoại tới vùng đ-ợc ấn định bảng ví dụ chúng tơi đ-a vào mũi tên (chỉ h-ớng kéo thả) để ta đọc tiện thao tác Cụ thể, ta Kéo tr-ờng thả vùng Cửa hàng PAGE Nhân viên ROW Ngày ROW Sản phẩm COLUMN Tiền DATA Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 61 Sau thao tác trên, hộp thoại có dạng : Chọn Next để chuyển sang b-ớc Xuất hộp thoại PivotTable Wizard Step of Trong hộp PivotTable Starting Cell ta địa ô (góc trái trên) bảng Tổng hợp (ví dụ : ta chọn ô A13, Excel tự điền vào Sheet1!$A$13) Nếu không, bảng Tổng hợp đ-ợc để Sheet Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 62 (tiếp sau Sheet tại) Trong hộp PivotTable Name ta gõ vào tên bảng Tổng hợp (tr-ờng hợp cần tạo nhiều bảng Tổng hợp cho CSDL), ví dụ Tổng kết Bán hàng ý nghĩa lựa chọn khác nh- sau : Grand Total For Columns : Tạo thêm cột tổng cho số liệu Column Field Grand Total For Rows : Tạo thêm hàng tổng cho số liệu Row Field Save Data With Table Layout : Bảng Tổng hợp đ-ợc l-u trữ với Format đ-ợc tạo AutoFormat Table : Tự động tạo khuôn cho Bảng Tổng hợp ? Điều chỉnh Bảng Tổng hợp Thay đổi vị trí tr-ờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo thả tên tr-ờng vị trí mong muốn ví dụ trên, đổi chỗ cho hai tr-ờng Nhân viên Ngày cách kéo tr-ờng Nhân viên bên phải tr-ờng Ngày thả Bổ sung tr-ờng : Chọn Bảng Tổng hợp - Chọn mục Data, PivotTable - Thực lại bớc nh- tạo bảng Tổng hợp để bổ sung tr-ờng vào vị trí mong muốn Xố trờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo tên tr-ờng cần xoá khỏi bảng Sửa tên tr-ờng : Đ-a trỏ ô tr-ờng cần thiết Bảng Tổng hợp tiến hành sửa tên nh- sửa liệu bảng tính Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 63 ? Thay đổi hàm số tính toán chế độ mặc định số liệu vùng DATA đ-ợc lấy tổng cột hàng Total đ-ợc lấy tổng Có thể thay đổi cách tính hàm số khác nh- đếm (Count), tính trung bình (Average), tìm cực đại (Max), tìm cực tiểu (Min), Các b-ớc nh- sau : - Trong Bảng Tổng hợp chọn tr-ờng tr-ớc ta đ-a vào vùng DATA (nh- ví dụ trang 59, chọn ô Grand Total) - Chọn mục Data, PivotTable Field, xuất hộp thoại sau : - Chọn hàm t-ơng ứng danh sách Summarize by - Chọn OK ? Tự động điều chỉnh Bảng Tổng hợp liệu gốc thay đổi Sau sửa số liệu CSDL - Chọn ô Bảng Tổng hợp - Chọn mục Data, Refresh Data X trình bày trang Chọn cỡ giấy, h-ớng in - Chọn File, Page Setup Xuất hộp thoại Page Setup - Chọn Page - Chọn cỡ giấy khung Paper Size - Chọn Landscape để in ngang giấy, Portait để in dọc - OK Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 64 Đặt lề - Chọn File, Page Setup - Chọn Margins Chọn Để đặt khoảng cách cho Top Lề (1) Bottom Lề d-ới (2) Left Lề trái (3) Right Lề phải (4) Header Lề tiêu đề đầu trang (5) Footer Lề tiêu đề cuối trang (6) - Đặt lại khoảng cách lề cho phù hợp, cần ý khoảng cách đ-ợc tính cm inch Tạo tiêu đề đầu / cuối trang a - Chọn tiêu đề đầu / cuối trang theo mẫu : - Chọn File, Page Setup - Chọn Header /Footer - Chọn Header Footer, xuất danh sách mẫu, ý nghĩa chúng nh- sau: (none) Để trống phần tiêu đề đầu/ cuối trang Page In chữ Page kèm theo số trang Page of ? In chữ Page kèm theo số trang tổng số trang Một mẫu (sample) xuất cho ta thấy kết việc chọn - Chọn OK (1) (2) (3) (4) (5) (6) Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 65 b - Tự tạo tiêu đề đầu / cuối trang: - Chọn File, Page Setup - Chọn Header /Footer Chọn Custom Header Custom Footer, xuất hộp thoại sau : - Cần tạo cho phần tiêu đề đ-a trỏ đến phần gõ văn vào chọn nút t-ơng ứng Ví dụ để tạo tiêu đề nh- trang lẻ tài liệu này, ta gõ vào Khoa CNTT ô Left Section nháy chuột nút Chọn Font chữ để trình bày kiểu, cỡ chữ Làm t-ơng tự nh- với từ Excel ô Center Section Để có số trang góc phải tiêu đề, ta đ-a trỏ ô Right Section chọn nút Đánh số trang - OK Chèn / xoá dấu ngắt trang a - Chèn dấu ngắt trang dọc ngang : - Chọn ô nơi ta muốn bắt đầu trang - Insert, Page Break Excel chèn dấu ngắt trang (là đ-ờng kẻ nét đứt) bên trái ô đ-ợc định b - Chỉ chèn dấu ngắt trang ngang : - Chọn hàng nơi ta muốn bắt đầu trang - Insert, Page Break Excel chèn dấu ngắt trang hàng đ-ợc định c - Chỉ chèn dấu ngắt trang dọc : - Chọn cột nơi ta muốn bắt đầu trang - Insert, Page Break Excel chèn dấu ngắt trang bên trái cột đ-ợc định d - Xố dấu ngắt trang: - Chọn phía d-ới dấu ngắt trang ngang bên phải dấu ngắt trang dọc Chọn Font chữ Chèn Ngày, Đánh số trang Chèn tên File Phần bên trái tiêu đề Phần tiêu đề Phần bên phải tiêu đề Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 66 - Insert, Remove Page Break e - Xố tất dấu ngắt trang: - Chọn tồn bảng tính - Insert, Remove Page Break Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang bảng tính lớn, sang trang, để tránh phải gõ lại tiêu đề, ta làm nh- sau : Chọn File, Page Setup - Chọn Sheet, xuất hộp thoại sau : - Nếu cần lặp lại hàng tiêu đề, khung Rows to Repeat at Top điền vào số thứ tự chúng Ví dụ, tập trang 72, để sang trang, tiêu đề TT Họ tên CV hàng bảng tính đ-ợc lặp lại, ta điền vào $2:$2 (bằng cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn hàng đó) - Nếu cần lặp lại cột bên trái bảng tính khung Columns to Repeat at Left điền vào số thứ tự chúng Ví dụ, tập trang sau chèn dấu ngắt trang dọc cột K, ta muốn trang đầu in cột từ TT Họ tên đến Tạm ứng (từ cột A đến cột I ), trang sau in cột TT Họ tên cột Còn lại, ta điền vào $A:$B (vì cần lặp lại cột TT Họ tên) cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn ô hàng cột - Chọn OK Ta thấy tiêu đề lặp lại chọn biểu t-ợng Print Preview (kính lúp) in giấy Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 67 Khơng in l-ới có sẵn bảng tính Để Excel in khung cho ta kẻ mà khơng in l-ới có sẵn cho khác bảng tính, ta làm nh- sau : - Chọn File, Page Setup - Chọn Sheet - Bỏ dấu chọn x ô Grid - OK xi in Tr-ớc in nên : - Chọn mục File, Print Preview (hoặc biểu t-ợng Print Preview) để xem bố cục (hình thù) bảng tính - Kiểm tra xem máy in sẵn sàng ch-a (đã nối với máy tính ch-a, bật ch-a, nạp giấy ch-a v.v ) Để in tồn bảng tính, chọn biểu tợng Print cơng cụ Để in phần bảng tính : - Chọn mục File, Print xuất hộp thoại sau : Selections : In khối đ-ợc chọn tr-ớc Selected Sheet(s) : In nhóm bảng tính Entire Workbook : In tồn tập bảng tính Pages : In dãy trang : điền vào số thứ tự trang đầu dãy ô From, số thứ tự trang cuối ô To Chọn OK Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 68 xII làm việc với nhiều bảng tính - Lần l-ợt mở bảng tính Trên hình bảng tính đ-ợc mở sau Để chuyển sang làm việc với bảng tính khác : - Chọn Window, Excel liệt kê bảng tính mở với số thứ tự chúng, tên bảng tính chứa trỏ có dấu v bên trái - Chọn bảng tính mà ta cần chuyển tới (hoặc gõ số thứ tự bảng tính đó) Muốn cho tất bảng tính hình : - Chọn Window, Arrange Xuất hộp thoại Arrange Windows Chọn mục Để xếp cửa sổ bảng tính Title Phủ kín hình Horizontal Theo chiều ngang Vertical Theo chiều dọc Cascade So le - Để chuyển sang bảng tính nào, kích chuột cửa sổ bảng tính ấn Ctrl+F6 Ta thực thao tác với cửa sổ nh- : xếp lại, thay đổi kích th-ớc, đóng v.v Có thể copy, chuyển khối từ bảng tính sang bảng tính khác (xem thao tác với khối trang 13) Khi khơng cần bảng tính ta nên đóng lại (để giải phóng bớt nhớ) cách chuyển bảng tính đó, chọn File, Close đóng cửa sổ bảng tính lại Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 69 xiii trao đổi thông tin với word Chuyển kết Excel cho Word Theo bớc sau : - Chọn miền liệu bảng tính cần chuyển cho Word (xem cách đánh dấu khối trang 13) Nếu đồ thị cần trỏ chuột vào lòng nó, ấn nút trái, xuất chấm vuông cạnh góc khung - Chọn biểu t-ợng Copy công cụ mục Edit, Copy Nếu không cần làm việc với Excel nữa, khỏi ch-ơng trình (xem trang 4) Nếu ta đ-a vào nhớ khối lớn, trả lời Yes cho câu hỏi Save Large Clipboard From ? - Khởi động Word (nếu cần), Word ta mở tài liệu đ-a trỏ vị trí cần thiết, sau làm theo hai cách sau : Cách : Chọn biểu t-ợng Paste công cụ mục Edit, Paste Cách : Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link Sự khác cách dán : Bằng cách 2, thay đổi đối t-ợng Excel đ-ợc phản ảnh Word Trong cách sửa đổi không đ-ợc phản ảnh Chú ý : Khơng thể đ-a đồng thời lúc bảng tính đồ thị sang cho Word đ-ợc Ta phải thực thao tác lần l-ợt cho loại Chuyển bảng gõ Word cho Excel Khả tính tốn bảng Word yếu Nêú cần tính tốn bảng đ-ợc gõ Word, nên chuyển chúng cho Excel theo b-ớc sau : - Trong Word, chọn hay tồn bảng gõ - Chọn biểu t-ợng Copy công cụ mục Edit, Copy Nếu không cần làm việc với Word nữa, ta khỏi ch-ơng trình Nếu ta đ-a vào nhớ khối lớn, trả lời Yes cho câu hỏi Save Large Clipboard From ? - Khởi động Excel (nếu cần), Excel mở bảng tính đ-a trỏ vị trí cần thiết, , sau làm theo hai cách sau : Cách : Chọn biểu t-ợng Paste công cụ mục Edit, Paste Cách : Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link Bằng cách 2, thay đổi đối t-ợng Word đ-ợc phản ảnh Excel Trong cách sửa đổi không đ-ợc phản ảnh Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 70 thực hành Bài Lập bảng doanh thu sau : A B C D E F G Dự tính thu nhập năm 1997 công ty X Hạng mục Qúy I Qúy II Qúy III Qúy IV Cả năm VNĐ Bán : 14000 15000 16000 24000 69000 Chi phi : L-ơng 2000 2000 2000 2000 8000 Trả lãi 1200 1400 1500 1600 5700 Nhà 600 600 600 600 2400 Quảng cáo 900 2000 1700 4000 8600 Vật t- 4000 4200 4500 5000 17700 10 Tổng chi : 8700 10200 10300 13200 42400 11 Thu nhập: 12 Qúy 5300 4800 5700 10800 13 Tới qúy 5300 10100 15800 26600 Tỷ giá 11.000 Không gõ liệu cột F, G hàng 10,12,13 Cách tính nh- sau : Cả năm = S Các quý, ô F3 gõ = SUM(B3:E3) Tổng chi = S Các mục chi, ô B10 gõ = SUM(B5:B9) Thu nhập Quý = Bán - Tổng chi, ô B12 gõ = B3-B10 Thu nhập tới quý = Luỹ kế quý tr-ớc, ô B13 gõ = B12 ô C13 gõ = B13+C12 copy công thức từ ô C13 sang D13:E13 - Chèn thêm hàng vào hàng để tính % tiền bán đ-ợc quý so với năm - Trong cột G tính tiền bán đ-ợc tiền chi phí quy tiền Việt theo tỷ giá ghi ô cuối bảng (ô G13) - Vẽ đồ thị : tiền bán đ-ợc quý số liệu mục chi tiền bán đ-ợc tổng chi quý Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 71 Bài Lập bảng kết thi sau : A B C D E F G H I J kết thi cuối kỳ - lớp tin học sở TT Tên Ngày sinh Tuổi Gt Tốn Tin Trung bình Xếp thứ Xếp loại Hùng 30/01/78 Nam 5.5 Trung bình Bình 21/08/74 Nữ 7 7.0 Khá Vân 12/11/70 Nữ 8.5 Giỏi Bình 15/06/77 Nữ 10 9.5 Xuất sắc Doanh 05/12/76 Nam 6.5 Trung bình Loan 18/09/77 Nữ 4.5 Kém Anh 23/04/68 Nam 7.5 Khá 10 Thu 01/05/73 Nữ 4.0 10 Kém 11 Bình 26/02/71 Nam 7.0 Khá 12 10 Ngân 12/05/75 Nữ 10 9.0 Giỏi 13 Cao 10 10 9.5 14 Trung bình 6.6 7.2 6.9 15 Thấp 3.0 4.0 4.5 - Không gõ liệu cột A, D, H, I, J hàng 13, 14, 15 - Đánh số Thứ tự - Tính Tuổi : =YEAR(TODAY( ))-YEAR(C3) - Tính Điểm Trung bình = AVERAGE(F3:G3) - Tính giá trị cao (MAX), trung bình (AVERAGE), thấp (MIN) cột Tuổi, điểm Toán, Tin, Trung bình - Xếp thứ = RANK(H3,$H$3:$H$12) - Xếp loại theo Điểm trung bình theo thang điểm sau : Kém Trung bình Khá Giỏi 9.5 Xuất sắc cách : + dùng hàm IF = IF(H3>=9.5,"Xuất sắc",IF(H3>=8,"Giỏi",IF(H3>=7,"Khá", IF(H3>=5,"Trung bình", "Kém")))) + dùng hàm HLOOKUP VLOOKUP (trang 37) - Đánh lại thứ tự xếp thứ - Sắp xếp danh sách theo ABC Tên học viên, ng-ời trùng tên xếp ng-ời có điểm Trung bình cao lên - Đ-a nhóm danh sách xếp loại (Giỏi, Khá, Trung bình, Kém) số học viên loại Tính xem loại chiếm phần trăm tổng số Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 72 Bài Lập bảng l-ơng sau, ý không gõ số cột từ F đến K A B C D E F G H I K Cơ quan X bảng l-ơng tháng 12 - 1996 TT Họ tên CV LCB NC PC CV Lơng Thu nhập Tạm ứng Còn lại Ng Văn Dũng TP 1600 25 3500 40000 43500 20000 23500 Trần Mai Lan NV 1200 21 25200 25200 17000 8200 Vũ Tú Nam PP 1400 24 3000 33600 36600 20000 16600 Lê Đình H-ng BV 1100 25 1000 27500 28500 19000 9500 Phạm Văn Lộc PG 1700 15 4000 25500 29500 20000 9500 Trần Tuấn Anh NV 1000 25 25000 25000 17000 8000 Lý Thông GĐ 2000 25 5000 50000 55000 20000 35000 10 Nguyễn Ba PP 1500 18 3000 27000 30000 20000 10000 11 Đỗ Văn Xuân BV 1000 17 1000 17000 18000 12000 6000 12 10 Trần Văn Hợp TP 1700 20 3500 34000 37500 20000 17500 13 14 CV PCCV 15 GĐ 5000 16 PG 4000 17 TP 3500 18 PP 3000 19 NV 20 BV 1000 Công thức tính nh- sau : L-ơng = L-ơng (LCB) x Số ngày công (NC), ô G3 gõ: = D3*E3 Phụ cấp chức vụ (PCCV) ghi miền F14:G20 Để tính PCCV cho ng-ời, ta làm nh- sau : - Đặt tên cho miền F15:G20 BangPCCV - Tại ô F3 gõ : = VLOOKUP(C3, BangPCCV, 2, 0) Vì cột thứ Bảng PCCV không xếp tăng dần nên phải thêm tham biến thứ t- (số 0) cho hàm Có thể thay số chữ False Thu nhập = Phụ cấp chức vụ + L-ơng, ô H3 gõ công thức: = F3 + G3 Cách tính Tạm ứng nh- sau : Mỗi ng-ời tạm ứng 2/3 số l-ơng (làm tròn đến hàng nghìn), số tiền tạm ứng tính > 20000 lấy 20000 F3 gõ cơng thức : =MIN(20000,ROUND(2/3*H3,-3)) Còn lại = Thu nhập - Tạm ứng, ô K3 gõ : I3H3 Trong câu 2, thay hàm VLOOKUP hàm HLOOKUP Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 73 mục lục I khởi động hình Excel 1 Khởi động Màn hình Ra khỏi Excel II thao tác với bảng tính .4 L-u (ghi) bảng tính lên đĩa Mở bảng tính có đĩa Đóng bảng tính Chèn thêm bảng tính 5 Xoá bớt bảng tính .5 Đổi tên bảng tính Sao chép / Chuyển bảng tính Tách bảng tính .6 ẩn lại bảng tính .6 10 Bảo vệ bảng tính 11 Chọn nhiều bảng tính IIi Xử lý liệu bảng tính Các kiểu liệu Các tốn tử cơng thức Nhập liệu Sửa, xoá liệu 13 Các thao tác với khối 13 Xử lý ô, cột, hàng bảng tính .15 Định dạng liệu 18 Đặt tên cho ô 22 Ghi cho ô 24 10 Bảo vệ ô 26 iV hàm Excel .26 Quy tắc sử dụng hàm 26 Nhập hàm vào bảng tính 27 Một số hàm th-ờng dùng 29 v đồ thị 38 Các b-ớc tạo đồ thị .38 Thiết lập lại đồ thị .41 Chỉnh sửa đồ thị 42 Đồ thị kiểu đèn chiếu (Slideshow) 43 Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 74 vIi kiểu trình bày .45 Tạo kiểu trình bày .46 áp dụng kiểu trình bày 46 vIii Macros 47 Ghi Macro 47 Gán Macro cho công cụ 48 Chạy Macro .49 Xoá Macro 49 Ix quản trị liệu 49 Khái niệm .49 Sắp xếp liệu 49 Lọc liệu 50 Các hàm Cơ sở liệu (CSDL) 55 Tổng kết theo nhóm 57 X trình bày trang 63 Chọn cỡ giấy, h-ớng in 63 Đặt lề 64 Tạo tiêu đề đầu / cuối trang .64 Chèn / xoá dấu ngắt trang 65 Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang 66 Khơng in l-ới có sẵn bảng tính 67 xi in 67 xII làm việc với nhiều bảng tính .68 xiii trao đổi thông tin với word 69 Chuyển kết Excel cho Word 69 Chuyển bảng gõ Word cho Excel 69 thực hành .70 ... chọn vào Note Indicator Hình d-ới cho thấy H7 I7 có ghi Nếu dùng Excel Excel 97 rà chuột vào ô I7, nội dung ghi đ-ợc hiển thị b - Xem / Sửa / Xoá ghi - Nếu cần xem ghi ô : việc rà chuột vào đó,... miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ vào - Về ô d-ới (hoặc bên phải) miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 10 - Đánh dấu khối ô này, trỏ chuột vào mốc điền... sang phải, giá trị logic lỗi đ-ợc vào Căn thẳng trái Căn vào Căn thẳng phải Căn tiêu đề vào nhiều ô Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 21 Left,Center,Right : Căn sang trái, vào giữa, sang phải Fill : Tự điền