Tài liệu dùng hướng dẫn cách làm báo cáo công việc một cách khoa học, ngắn gọn dễ hiểu của người Nhật.Được áp dụng cho nhiều công ty nhật và nhiều tổ chức, cá nhân áp dụng.Hiện tại tài liệu được những trung tâm đào tạo cho nhân viên làm việc trong công ty Nhật để áp dụng vào công việc.
ĐỂ THÀNH CÔNG TRONG CÔNG TY NHẬT BẢN KỸ NĂNG HOURENSOU TOPIC 1/ Ý nghĩa Hourensour gì? 2/ Houkoku – Làm để báo cáo có hiệu quả? 3/ Renraku – Làm để lien lạc có hiệu quả? 4/ Soudan – Làm để bàn bạc có hiệu quả? 5/ Hãy vài phương pháp bàn bạc thuyết phục KỸ NĂNG HOURENSOU • HOUkoku: BÁO CÁO • RENraku: LIÊN LẠC • SOUdan: BÀN BẠC HOURENSOU không phương pháp truyền thông liên lạc nội cơng việc mà nét văn hóa đặc trưng Nhật Bản RÈN LUYỆN KỸ NĂNG HOURENSOU ĐỂ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ, TRƠI CHẢY VÀ ĐƯỢC CẤP TRÊN TIN TƯỞNG VÌ SAO QUAN TRỌNG? SẾP Đưa thị BÀN BẠC NHÂN VIÊN TIẾN HÀNH CƠNG VIỆC BÁO CÁO HỒN THÀNH LIÊN LẠC BÁO CÁO HOUkoku- BÁO CÁO • BÁO CÁO KẾT QUẢ Báo cáo vấn đề liên quan đến thị/ mệnh lệnh cấp • BÁO CÁO TIẾN ĐỘ Báo cáo tình hình triển khai cơng việc • BÁO CÁO ĐỊNH KỲ Báo cáo với cấp phận liên quan chia sẻ thơng tin định kỳ • BÁO CÁO SỰ CỐ Báo cáo việc bất ngờ không dự đốn trước xảy Quan trọng Ln đặt vào vị trí người khác để suy nghĩ báo cáo ĐỂ BÁO CÁO TỐT? • Báo cáo xác, nhanh, kịp thời >>>5W2H, 3GEM • Hiểu mục đích vai trò báo cáo • Báo cáo dễ hiểu: – Số hóa, ảnh hóa, đồ thị hóa – Ngắn gọn – Trọng tâm: Đưa kết luận trước • Báo có thơng tin xấu: ASAP BÁO CÁO SỰ CỐ • Báo cáo ASAP • Nhận lỗi, báo cáo kết trước • Nêu nguyên nhân: Do tơi… • Nêu giải pháp: Tơi sẽ… CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ TIẾN HÀNH CƠNG VIỆC • Ln ghi chép • Check point • Hỏi lại điểm chưa rõ ràng khúc mắc • Đưa tiến độ thực cơng việc • Báo cáo tiến độ • Suy nghĩ thật kỹ trước hỏi cấp >>> sử Công việc bắt đầu việc nhận CHỈ THỊ kết thúc BÁO CÁO ĐỪNG TRỞ THÀNH NGƯỜI LUÔN LUÔN ĐỢI CHỈ THỊ dụng câu hỏi Yes/No • Lựa chọn thời điểm để hỏi: Mail trước cho cấp trên… • Chuẩn bị nội dung trước hỏi: Gạch đầu dòng, ghi lại… HÃY CHỦ ĐỘNG! LIÊN LẠC • LIÊN LẠC ĐỊNH KỲ – Việc liên lạc thực vào thời điểm thời gian xác định – >>>>KHƠNG ĐƯỢC QN • LIÊN LẠC KHI CẦN THIẾT – Liên lạc với cấp dưới, cấp thành viên vấn đề liên quan đến việc tiến hành công việc – Liên lạc với khách hàng – Liên lạc lại tin nhắn nhận • LIÊN LẠC KHẨN CẤP – Khi phát sinh cố – Khi có phát sinh cách giải khác với thông thường Liên lạc phương pháp chia sẻ thông tin, yếu tố làm việc nhóm RENraku- LIÊN LẠC • Liên lạc xác • Liên lạc vấn đề nhỏ • Tìm hiểu lý ngun nhân việc liên lạc • Chú ý khơng để liên lạc bị thiếu sót Liên lạc: Chuyển tải việc cách nhanh chóng xác BÀN BẠC • Đối với vấn đề lo lắng, khơng tự tìm cách giải mà điều quan trọng tìm kiếm lời khuyên từ người • Việc hành động cách tự ý độc đoán, việc tiến hành cơng việc hướng bị nhầm lẫn gây lãng phí, gây cố, thất bại nghiêm trọng • Hãy bàn bạc ngay, khi: – Khi bế tắc không hiểu hướng tiền hành công việc >>>không giữ nguyên vấn đề chưa hiểu rõ – Khi không đánh giá hết vấn đề – Cần biết cách xử lí lỗi cố Bàn bạc công cụ để giải vấn đề SOUdan- Bàn bạc • Làm rõ vấn đề cần bàn bạc • Đặt vào vị trí người khác bàn bạc • Khi gặp vấn đề khó khăn, bàn bạc sớm tốt • Khơng xấu hổ • Suy nghĩ trước phương hướng giải theo cách riêng • Đối với lỗi thân việc xấu, không che giấu mà phải đem bàn bạc TRÌNH BÀY Ý KIẾN MỘT CÁCH THUYẾT PHỤC • Phương pháp liệt kê • Phương pháp tổng thể (Whole- part) • Phương pháp PREP Muốn thuyết phục người khác phải ln ln đưa lợi ích người PHƯƠNG PHÁP LIỆT KÊ • Liệt kê gạch đầu dòng nội dung định truyền đạt • Kiểm tra thơng tin 5W2h • Các mục liên quan đến ghép chung lại sau thiết lập ưu tiên Những mục cảm thấy không cần thiết bỏ • Nắm điểm mục sau viết ngắn gọn lại Trình bày logic LƯU Ý Trình bày theo thứ tự logic Tóm tắt ngắn gọn Trình bày dễ hiểu Lặp lặp lại vấn đề quan trọng Trình bày xác Khơng nhầm lẫn số liệu giải thích tình trạng PHƯƠNG PHÁP WHOLE- PART Chi tiết TỔNG THỂ Chi tiết Chi tiết TÓM TẮT PHƯƠNG PHÁP PREP P R Point: Điểm quan trọng, kết luận, nhấn mạnh Reason:Giải thích lí liên quan E Example: Bổ sung lí liệu, số trường hợp xảy khứ P Point: Kết luận, tóm tắt điều muốn nói POINT • Truyền đạt tất việc quan trọng mà quan trọng là: ĐIỂM CHÍNH • Cách nêu điểm chính: – Liệt kê nội dung muốn trao đổi – Nếu có nhiều xếp ưu tiên – Chọn “điểm chính”- điều muốn truyền đạt – Suy nghĩ thứ tự câu chuyện Nếu từ kết luận là…… Bắt đầu Cụm từ… Điều tơi muốn bàn bạc xin ý kiến là… Kết buổi họp lần trước là…… REASON NÊN: • Đưa lí hợp lý logic • Tránh lí cảm tính chủ quan • Nếu có nhiều lí sử dụng hình thức liệt kê Sở dĩ có điều vì… Bắt đầu Cụm từ… Về lí vấn đề này… Nếu giải thích lí vấn đề là… EXAMPLE NÊN: • Số liệu, liệu cụ thể • Ví dụ, trường hợp q khứ • Trong ví dụ, quan trọng giúp người nghe trải nghiệm hiểu vấn đề cụ thể Nếu biết cách sử dụng ví dụ, thơng tin khách quan phục vụ cho mục đích thân làm người nghe dễ hiểu Cụ thể là… Bắt đầu Cụm từ… Ví dụ là… Nếu xem xét lại trường hợp trước… TĨM TẮT • Lặp lại điểm chính, tóm tắt lại câu chuyện • Điều quan trọng người đối diện nắm vấn đề quan trọng mà bạn muốn trình bày • Việc lặp lại giúp họ nhớ điểm • Ngồi giúp xác nhận lại người đối diện có hiểu vấn đề muốn truyền đạt chưa Việc bạn “có ý định nói thế…” khơng có ý nghĩa Vấn đề người nghe hiểu nào… LƯU Ý • Chọn từ ngữ xác, cụ thể: (Nóng, 30 độ) • Ngắn gọn, súc tích • Vừa nói vừa quan sát biểu tiếp thu người nghe • Sử dụng cách nói chuyện tích cực • Sử dụng từ nối câu rõ ràng phù hợp: (Vì vậy, nhiên, đó…) • Khơng nói q nhiều “À, ồ…” TĨM TẮT • HOURENSOU • ĐỂ BÁO CÁO TỐT • BÁO CÁO SỰ CỐ • CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ TIẾN HÀNH CƠNG VIỆC • TRÌNH BÀY Ý KIẾN CÁCH THUYẾT PHỤC ... VIỆC BÁO CÁO HỒN THÀNH LIÊN LẠC BÁO CÁO HOUkoku- BÁO CÁO • BÁO CÁO KẾT QUẢ Báo cáo vấn đề liên quan đến thị/ mệnh lệnh cấp • BÁO CÁO TIẾN ĐỘ Báo cáo tình hình triển khai cơng việc • BÁO CÁO ĐỊNH... KỲ Báo cáo với cấp phận liên quan chia sẻ thơng tin định kỳ • BÁO CÁO SỰ CỐ Báo cáo việc bất ngờ không dự đốn trước xảy Quan trọng Ln đặt vào vị trí người khác để suy nghĩ báo cáo ĐỂ BÁO CÁO... CÁO TỐT? • Báo cáo xác, nhanh, kịp thời >>>5W2H, 3GEM • Hiểu mục đích vai trò báo cáo • Báo cáo dễ hiểu: – Số hóa, ảnh hóa, đồ thị hóa – Ngắn gọn – Trọng tâm: Đưa kết luận trước • Báo có thơng