Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm. Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lượng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhưngc thời điểm khác nhau thường xuyên thay đổi. Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm. Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để từ đó có thể đưa ra phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả . Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lược, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh, sản xuất lớn, chủng loại đa dạng. Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất được chú trọng, và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp. Với nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế nên việc hoạch định chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng và cần thiết. Bởi vì chiến lược hoạt động tối ưu là chiến lược làm cho tổng chi phí nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất. Do vậy, hoạch định tốt chiến lược sẽ góp phần quan trọng thực hiện việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một cách tối ưu nhất. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy được tầm quan trọng của công tác hoạch định chiến lược, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội"..

Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trờng, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phơng án sản xuất và chiến lợc kinh doanh có hiệu quả. Để làm đợc điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm. Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu đợc coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lợng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa lợng nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhngc thời điểm khác nhau thờng xuyên thay đổi. Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật t đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm. Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để từ đó có thể đa ra phơng án sản xuất kinh doanh có hiệu quả . Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lợc, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh, sản xuất lớn, chủng loại đa dạng. Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất đợc chú trọng, và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp. Với nguồn vốn do ngân sách nhà nớc cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế nên việc hoạch định chiến lợc hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng và cần thiết. Chuyên đề tốt nghiệp 1 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập Bởi vì chiến lợc hoạt động tối u là chiến lợc làm cho tổng chi phí nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất. Do vậy, hoạch định tốt chiến lợc sẽ góp phần quan trọng thực hiện việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một cách tối u nhất. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy đợc tầm quan trọng của công tác hoạch định chiến lợc, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội" Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất. Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, đợc chia làm 3 phần: Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội . Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp. Những giải pháp chiến lợc trong thời gian tới. Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận đợc sự giúp đỡ th- ờng xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đờng và của các cô chú trong phòng kế toán cũng nh các phòng nghiệp vụ khác. Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu xót. Em mong nhận đợc sự giúp đỡ của thầy Đờng cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn. Chuyên đề tốt nghiệp 2 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp I. Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (NVL) 1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu 1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động chủ yếu và đợc thể hiện dới dạng vật hoá. 1.2. Đặc điểm Trong quá trình sản xuất cần 3 yếu tố cơ bản, đó là TLLĐ, ĐTLĐ và SLĐ. NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản đó, NVL là đối tợng lao động và là cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất. Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. 2. ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL. 2.1. ý nghĩa Nh ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất NVL thờng chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lu động quay nhanh hơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, mỗi công đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lu động của doanh nghiệp. Chuyên đề tốt nghiệp 3 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng NVL là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá trình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý. Tiết kiệm ngăn ngừa hiện tợng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL. Trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong quá trình kinh doanh chiến lợc NVL thì việc tồn tại NVL dự trữ là những bớc đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục của doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng không thể tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có NVL dự trữ. NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhng lại có vai trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. Do vậy nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn. Nếu dự trữ quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng loạt các hậu quả tiếp theo. Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp, thờng xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh. Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hởng rất quan trọng đến việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả của nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL. Nhng cũng cần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đến thiệt hại cuối cùng của họ. 2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau: Chuyên đề tốt nghiệp 4 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập a. Khâu thu mua: Quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. b. Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật t, tránh h hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn. c. Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác hoạch định, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. d. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều. Kết hợp hài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu nhập - xuất - tồn. Bảng số 1: Lịch trình sản xuất Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 Số lợng 200 300 Để có thể hoạch định đợc chiến lợc NVL trong doanh nghiệp, ta phải hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá NVL. 3. Phân loại - đánh giá NVL 3.1. Phân loại NVL Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để tổ Chuyên đề tốt nghiệp 5 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng đợc phân chia thành các loại khác nhau. Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL đợc chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm mới. VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. Gạch ngói xi măng trong xây dựng cơ bản. Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp. Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính nh: bàn đạp, khung xe đạp trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây dựng cơ bản. + Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động nhng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm nh: làm tăng chất lợng NVL chính, tăng chất lợng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất. VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất + Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất, kinh doanh nh: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi + Phụ tùng thay thế, sửa chữa nh: Những chi tiết, phụ tùng, máy móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết máy móc thiết bị. VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp. + Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phơng tiện sử dụng trong xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp nh: công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản: thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt ). Chuyên đề tốt nghiệp 6 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập + Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ và các loại NVL khác cha đề cập đến trong các loại kể trên. Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL. Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm NVL. Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây dựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số Chuyên đề tốt nghiệp 7 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập Số điểm danh NVL Loại: NVL chính Ký hiệu: 1521 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 1 2 3 4 5 6 1521-01 1521-01-01 Thép tròn 6 60 m/m Kg 60.000 1521-01-02 . . . 1521-02-01 1521-02-99 . . . . 1521-99 1521-99-01 1521-99-99 . . Các chữ số dùng để chỉ loại NVL thờng sử dụng là số hiệu của TK cấp 1 hoặc cấp 2 dùng để hạch toán NVL đó các chứ số dùng để chỉ nhóm NVL là số thứ tự liên tục. + Nếu dới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9) + Nếu dới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99) Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm. + Nếu dới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999) Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự trữ một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm đó xuất hiện sau này. Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác trong việc đa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lợc ở đơn vị. 3.2. Đánh giá NVL Chuyên đề tốt nghiệp 8 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kế toán. Trong phạm vi chuyên đề này ngời viết chỉ đánh giá NVL một cách tổng quát. - Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán, công khai, thận trọng ) a. Đánh giá NVL theo giá thực tế * Giá thực tế NVL nhập kho: - Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế. - Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp + Với NVL mua ngoài + Với NVL tự sản xuất + Với NVL thuê ngoài gia công chế biến + Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên doanh. + Với phế liệu + Với NVL đợc tặng, thởng. * Giá thực tế NVL xuất kho Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất. Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ = Giá thực tế NVL xuất trong kỳ + Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ * Phơng pháp giá đơn vị bình quân - Cả kỳ dự trữ - Cuối kỳ trớc - Sau mỗi lần nhập * Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (Fifo) * Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (Lifo) * Phơng pháp trực tiếp Chuyên đề tốt nghiệp 9 Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề Thực Tập b. Đánh giá NVL theo giá hạch toán Giá hạch toán vật t nhập (xuất) = Số lợng vật t nhập (xuất) x Đơn giá hạch toán Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá thành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lợng, chủng loại, giá cũ, thời hạn nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL. áp dụng đúng các phơng pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị NVL đã tiêu hao và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nớc quy định. A. Phơng pháp MRP 1. Khái niệm Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lợng chi tiết, bộ phận và NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lợng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thờng xuyên thay đổi. Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật t, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thờng xuyên. Quản lý tốt nguồn vật t, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm. Lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lợng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để dự trữ lợng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhng lại là một vấn đề không đơn giản. Các Chuyên đề tốt nghiệp 10