Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn

Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta công nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng... tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế. Do đặc trưng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng như gạch, cát, xi măng, sắt thép,...và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính giá thành công trình được coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của công ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hưởng đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác được giá vốn của công trình hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lược điều chỉnh giúp cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả. Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm công ty đang dần hoàn thiện được công tác kế toán của mình góp phần quyết định đến sự phát triển của công ty. Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn” với mong muốn đi

Lời mở đầu Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng ở nớc ta công nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng . tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế. Do đặc trng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng nh gạch, cát, xi măng, sắt thép, .và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính giá thành công trình đợc coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của công ty. Hầu hết các vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hởng đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác đợc giá vốn của công trình hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lợc điều chỉnh giúp cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả. Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm công ty đang dần hoàn thiện đợc công tác kế toán của mình góp phần quyết định đến sự phát triển của công ty. Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài Tổ chức hạch toán vật t ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần hành kế toán này. Bài viết này gồm có 3 phần nh sau: kiểm toán 40A Khoa kế toán 1 Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn. Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn. Phần III: Tổ chức kế toán vật t tại công ty. kiểm toán 40A Khoa kế toán 2 Phần 1: Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn 1.1 Quá trình hình thành và phát triển. Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc thành viên của Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, đợc thành lập theo quyết định số 188- NN-TCCB/QĐ ngày 24/3/1993 của Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm ( nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn). Tiền thân của công ty là xí nghiệp khảo sát thiết kế ( theo quy chế thành lập và giải thể DNNN ban hành kèm theo nghị định 388 HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội Đồng Bộ Trởng) khi đó vốn pháp định của công ty chỉ có 1.320.300.000( một tỷ ba trăm hai mơi triệu ba trăm ngàn đồng chẵn). Công ty có trụ sở chính tại 61B đờng Trờng Chinh- Đống Đa Hà nội. Điện thoại: 8696428-8694490. Fax: 4.84.8.695945. Chi nhánh văn phòng đại diện của công ty tại Vinh: đờng Hồng Bàng phờng Lê Mao- thành phố Vinh . Điện thoại: 038.849437. Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng các công trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, điện lực (đờng dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình xây dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh doanh bất động sản, sản xuất buôn bán vật t, vật liệu xây dựng, lập các dự án đầu t cho các nông trờng, các trang trại ở nông thôn và miền núi. Đồng thời thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nớc cũng nh nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nớc. kiểm toán 40A Khoa kế toán 3 Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã đợc: Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94- BXD-QLXD ngày 19/7/1993. Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số 1139/CGP ngày 2/05/1996. Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số 40/GP-NN ngày 21/06/1996. Từ những thành tựu đã đạt đợc trong sản xuất kinh doanh công ty đã đ- ợcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần đây kết quả mà công ty đạt đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có những tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN. Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036 Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592 Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444 Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389 Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là: 3.480.897.460. Trong đó: -Vốn cố định: 1.966.698.251. + Vốn NS cấp: 631.224.547. + Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704. - Vốn lu động: 1.255.917.033. + Vốn NS cấp: 1.057.183.509. + Vốn tự bổ sung: 198.733.524. - Các loại vốn khác: 284.628.755. 1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô vừa nhng địa bàn hoạt động rộng, phân tán ở nhiều vùng trên phạm vi toàn kiểm toán 40A Khoa kế toán 4 quốc nên công ty tổ chức lực lợng thành 25 đội xây dựng. Sau khi trúng thầu công ty sẽ giao cho một trong số 25 đội xây dựng để thi công các đội tự lo nguyên vật liệu, tiến hành thi công và quản lý thi công. Bộ máy quản lý của công ty xây dựng và phát triển nông thônđợc tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Ban giám đốc: Gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc vừa là ngời đại diện cho Nhà nớc vừa là ngời đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Thay mặt cho công ty Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc ) chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với NSNN, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên công ty, . Đồng thời Giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất trong công ty. Phòng tài vụ: Thực hiện ghi chép, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán, tập hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu lãnh đạo và quản lý kinh tế của công ty. Đồng thời phòng tài vụ có chức năng phân phối, giám sát các nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Cung cấp đầy đủ các chứng từ tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nớc đôí với hoạt động kế toán của công ty. kiểm toán 40A Khoa kế toán 5 Ban giám đốc Đội XD số 25KT đội XD 25 Đội XD số 1KT đội XD 1 Phòng KHKTPhòng TCHC Phòng tài vụ Đội xây dựng Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty. Đồng thời có nhiệm vụ phân phát những tài liệu cho các phòng ban khác. Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dự thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khi đợc Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công các công trình trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn phòng đại diện gọi là trung tâm t vấn đầu t và xây dựng đợc lập ra nhằm thực hiện chức năng t vấn về đầu t xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũng giúp đỡ công ty có phơng án đầu t xây dựng. Phần thứ 2: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn 2.1. Bộ máy kế toán tại công ty: kiểm toán 40A Khoa kế toán 6 Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc trng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu, cũng nh trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, đợc phân công lao động một cách khoa học. Trên thực tế thì bộ phận kế toán tại công ty bao gồm 5 ngời đợc phân chia nh sau: + Một kế toán trởng. + Một kế toán vật liệu kiêm kế toán tổng hợp. + Một kế toán ngân hàng kiêm TSCĐ. + Một kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm. + Một thủ quỹ. Và 25 kế toán tại các đội xây dựng. Kế toán tại các đội xây dựng đợc tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên) Kế toán trởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ Nhà nớc quy định. Ngoài ra, kế toán trởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao. kiểm toán 40A Khoa kế toán 7 Kế toán trởng KT NH và TSCĐ KTTTTM,TL,BHKT VL và TH Thủ quỹ Kế toán tổng hợp: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt. Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lợng và giá trị. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lơng đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác . thì bộ phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phí sản phẩm dở dang. Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó đợc kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi các TK sau: TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp. TK 627- Chi phí sản xuất chung. TK 152 Nguyên vật liệu. TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. TK 511 Doanh thu bán hàng. TK 333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN. Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng. Đồng thời kế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử dụng và khấu hao TSCĐ. Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau: TK 112 TGNH. kiểm toán 40A Khoa kế toán 8 KT đội XD số 1 KT đội XD số 25 TK 211 TSCĐ. TK 214 - Khấu hao TSCĐ. TK 311 Vay ngắn hạn ngân hàng. TK 414 Quỹ đầu t và phát triển. TK 411 Nguồn vốn kinh doanh. . Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm xã hội (KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập xuất quỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ công ty . Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lơng cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng hàng quý kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành. Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng, BHXH theo dõi các TK sau: TK 334 Phải trả CNV. TK 111 Tiền mặt. TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ. Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt. Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng từ phát sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty. 2.2.Hình thức kế toán công ty đang áp dụng: Công ty xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Sử dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn là hình thức chứng từ ghi sổ. Theo đó thì các phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ đợc phân loại và hạch toán vào các sổ chi tiết nh sổ chi kiểm toán 40A Khoa kế toán 9 tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362, . và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . Niên độ kế toán đợc bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. Hệ thống báo cáo mà công ty sử dụng gồm: +Báo cáo kết quả kinh doanh. +Bảng cân đối kế toán. + Bảng giải trình thuyết minh. +Bảng lu chuyển tiền tệ. Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau: + Sổ chi tiết TK 1362. + Sổ chi tiết TK 152. + Sổ chi tiết TK 331, 1331, . Sổ tổng hợp đợc ghi theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: đợc kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các bảng kê chứng từ gốc. +Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS. + Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS. Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình đ- ợc thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình hạch toán nh sau: Sơ đồ hạch toán kế toán kiểm toán 40A Khoa kế toán 10