4 lập kế hoạch và chuẩn bị cho TCSK

Nội dung chương Khái niệm và các loại kế hoạch tổ chức sự kiện  Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện  Các nội dung chính của một bản kế hoạch  Thành lập ban tổ chức sự kiện  Lập t

LẬP KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

minhhien@neu.edu.vn

Nội dung chương

 Khái niệm và các loại kế hoạch tổ chức sự kiện

 Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

 Các nội dung chính của một bản kế hoạch

 Thành lập ban tổ chức sự kiện

 Lập tiến độ tổ chức sự kiện

 Chuẩn bị cho tổ chức sự kiện

Mục tiêu chương

 Hiểu được tầm quan trọng của một bản kế hoạch

 Phân biệt được các bản kế hoạch

 Nắm được các bước lập một bản kế hoạch TCSK

 Nắm được thành phần của một bản kế hoạch

 Nắm được thành phần của ban tổ chức sự kiện

 Biết cách lập tiến độ tổ chức sự kiện

 Nắm được các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Khái niệm

 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là quá trình xác định trước các công việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất định dựa trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được xác định

 Kế hoạch tổ chức sự kiện là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc

sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định

về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.

Yêu cầu đối với bản KHTCSK

 Về hình thức

 Về nội dung

Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện

 Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) của kế

hoạch

 Theo phương pháp lập kế hoạch

 Theo quy trình tổ chức sự kiện

 Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sựkiện

Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) của kế hoạch

 Kế hoạch tổng thể

 Kế hoạch chi tiết hoạt động

 Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của cá nhân

Theo phương pháp lập kế hoạch

 Kế hoạch "cuốn chiếu”

 Kế hoạch “dòng chảy song song”

 Kế hoạch "hỗn hợp"

Theo quy trình tổ chức sự kiện

 Kế hoạch chuẩn bị sự kiện

 Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện

 Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện

 Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh

 Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện

 Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện

Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện

 Kế hoạch về nhân sự

 Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện

 Kế hoạch về trang thiết bị

 Kế hoạch về an ninh, an toàn

Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện

 Mô tả các hạng mục công việc

 Xác định tiến trình triển khai các hạng mục công việc

 Xác định trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân

 Làm căn cứ để chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả

 Xác định các sự cố phát sinh và biện pháp đề phòng, khắc phục

 Tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Yêu cầu khi lập bản KHTCSK

 Căn cứ trên

 Chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện

 Hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận

 Khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức

 Đảm bảo:

 Tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng và rủi ro

 Tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ, khả thi

Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức

sự kiện

1 Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện

2 Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết

3 Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể

4 Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

5 Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện

6 Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí

cho sự kiện

7 Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện

8 Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên

9 Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể

Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện

 là việc lập danh mục các hoạt động sẽ có trong sự kiện cùng với các thông tin cơ bản về các hoạt động này

 Các bước:

 Xác định danh mục các hoạt động các hoạt động

 Bổ sung các thông tin có liên quan đến hoạt động

Địa điểm

Mô tả hoạt động

Trang thiết bị

Nhân lực

Người phụ trách

Người tham gia

Các ý tưởng cần truyền đạt

Các sự cố thường gặp

17 giờ

Tại sảnh khách sạn X

nhân viên đón tiếp mặc đồng phục, có bảng chỉ dẫn Đón khách, hỏi thông tin của khách, giúp khách làm thủ tục nhận phòng

- Bàn đón tiếp

- Bảng chỉ dẫn - Tập gấp

3 nữ nhân viên lễ tân

2 nam vận chuyển hành lý

Nguyễn Văn A

Trưởng phòng hành chính công ty Alpha

Tạo ấn tượng ban đầu trang trọng, tốt đẹp, thân thiện

- Không

đủ lực lượng đón tiếp khách một cách chu đáo

Có sự tham gia của nhân viên khách sạn

30

Tại nhà hàng của khách sạn

Tổ chức đón khách, bố trí chỗ ngồi cho khách, giới thiệu chủ tọa,

- 3 nữ nhân viên lễ tân

Nguyễn Văn A

Ban giám đốc công ty

Tạo sự gần gũi hòa đồng của chủ tiệc

và khách mời

yêu cầu

về chất lượng phục vụ

cụ thể cho khách sạn

Bảng danh mục các hoạt động trong sự kiện

Lập kế hoạch chi tiết

 Kế hoạch chuẩn bị chi tiết có thể thực hiện theo từng hoạtđộng

 Nội dung: trang thiết bị, nhân lực,…

 Dự tính và lập tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị

Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

 Chuẩn bị kịch bản

 Diễn tập

Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong

Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện

 Cần căn cứ vào file (tập tin) lập dự toán ngân sách trước đây tiến hành bổ sung hoặc cắt giảm các hạng mục chi phí có liên quan

 Thay đổi tăng/ giảm

 Lập lịch thanh toán, phương thức thanh toán

Chuẩn bị tổ chức sự kiện

Bảng tiến độ tổ chức sự kiện

 là một bảng liệt kê chi tiết các hạng mục công việc có liên

quan, trong đó xác định rõ: thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc trong từng đơn vị thời gian, người chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện

 Bảng tiến độ thường được cấu tạo theo dạng bảng gồm có cột liệt kê các công việc và khoảng thời gian tương ứng để thực hiện Đơn vị thời gian trong bảng tiến độ có thể là tuần, ngày, giờ…

Checklist truyền thông

Checklist địa điểm tổ chức

 Các loại nước uống

 Bữa điểm tâm

Checklist chương trình giải trí

Checklist chương trình giải trí

Sơ đồ PERT

– Sự kiện: phản ánh thời điểm hoàn thành một công việc (hay

một nhóm các công việc) và bắt đầu một công việc mới.

– Nhiệm vụ: là một công việc hoặc một nhóm các công việc cụ

thể của sự kiện; đòi hỏi thời gian, chi phí và các nguồn lực

khác để hoàn thành.

– Thời gian: một đơn vị thời gian được lựa chọn để chỉ khoảng

thời gian cần để hoàn thành một công việc và các khoảng thời gian cộng dồn của các công việc có liên quan cần thiết để hoàn

Bước 1: Liệt kê các công việc

hiệu

Sự kiện bắt đầu

Sự kiện kết thúc

Quyết định số lượng các hoạt động ăn

uống

1-4a 1 4a

Quyết định việc bố trí dịch vụ ăn uống 1-4b 1 4b Quyết định thực đơn 1-4c 1 4c Quyết định chương trình nghị sự 1-5a 1 5a Quyết định chương trình sự kiện 1-5b 1 5b

1

4 a 4 b 4 c

5 a

Bước 2: Tính thời gian của mỗi công việc

• Thời gian trung bình (expected time) để thực hiện công việc:

a – thời gian sớm nhất hoàn thành công việc

m – thời gian trung bình hoàn thành công việc

b – thời gian muộn nhất hoàn thành công việc

• Ví dụ:

* Giả định rằng 1/1 là ngày bắt đầu.

Công việc a m b te TE *

1-4a 5 12 30 13.8 14/1 1-4b 6 13 31 14.8 15/1 1-4c 30 21 60 29.0 29/1 1-5a 40 28 70 37.0 6/2 1-5b 30 25 90 36.7 6/2

te=10 TE=23

te=13

TE=33

te=9

TE=24 te=7

TE=17

TE=20 te=9

te=8

te=11

te=4

TE=19 te=8

Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị

 Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành sự kiện, hoặc các hoạt động trong sự kiện.

 Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện

 Chuẩn bị các nội dung cơ bản, tài liệu

 Lao động

 Trang thiết bị

 Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện

Các trang thiết bị hỗ trợ lập tiến độ

 Bảng danh mục các hoạt động tổ chức sự kiện

 Bản chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện

 Bảng viết (để tiến hành thảo luận nhóm)

 Mẫu tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện

Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

1. Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc

- Các loại giấy phép

Chuẩn bị về thủ tục hành chính

Các loại giấy phép

 Giấy phép tiến hành sự kiện

 Các giấy phép về vệ sinh, an ninh, môi trường

 Giấy phép về nội dung

 Các giấp phép khác như: giấy phép treo băng rôn, quảng cáo trên đường; giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách

du lịch quốc tế

Các bước xin giấy phép

 Xác định các thủ tục, giấy phép cần phải có

 Tìm hiểu thông tin, quy trình của các cơ quan cấp phép

 Liên hệ với cơ quan cấp phép

 Chuẩn bị các giấy tờ mà cơ quan cấp phép yêu cầu

 Nộp phí và xin hóa đơn

 Đề nghị các cấp chính quyền hỗ trợ trong việc tổ chức sựkiện

Hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện

 Kế hoạch chương trình

 Hợp đồng thuê địa điểm

 Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức

 Hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện

 Giấy công bố tiêu chuẩn, chất lượng hàng hóa sản phẩm (tuỳ sản phẩm)

 Giấy phép đăng ký kinh doanh của khách hàng & agency tổ chức