Kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP đầu tư và phát triển việt nam chi nhánh phố núi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TRẦN THỊ THANH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM - CHI NHÁNH PHỐ NÚI TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - 2019 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS.TS HOÀNG TÙNG Phản biện 1: TS Phạm Hoài Hương Phản biện 2: PGS TS Nguyễn Hữu Ánh Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 10 tháng năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Chi nhánh Phố Núi (BIDV Phố Núi) đơn vị thành lập chưa lâu tốc độ phát triển nhanh Trong năm gần vươn lên thành chi nhánh lớn BIDV Tỉnh Gia Lai Mặt khác với phát triển nhanh chóng đó, lượng ngân quỹ giao dịch diễn lớn đòi hỏi cơng tác kiểm sốt nội chặt chẽ Lãnh đạo chi nhánh quan tâm đến vấn đề kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ BIDV Phố Núi Trong ngân hàng, hoạt động liên quan đến tiền, mà tiền lại nguồn gốc rủi ro Nhận thấy tầm quan trọng việc xây dựng công tác KSNB hoạt động ngân quỹ hoạt động quan trọng Tuy nhiên, thực tế hoạt động ngân quỹ gặp nhiều khó khăn, khối lượng ngân quỹ tăng, hiệu quản lý thấp mức độ rủi ro tăng cao Điều xuất phát từ nhiều nguyên nhân Một điều thiếu, ngân hàng cần trang bị kiếm soát vững phát huy cao khả kiểm soát, thúc đẩy phát triển hoạt giao dịch khách hàng Một nguyên nhân dẫn đến việc lựa chọn hoạt động ngân quỹ làm đối tượng nghiên cứu cụ thể xuất phát từ đặc điểm khoản mục tiền Ngân hàng giữ lượng tiền lớn bao gồm tiền mặt giấy tờ có giá, vấn đề an tồn phải đảm bảo cho việc lưu giữ vận chuyển tiền Lượng tiền lớn khiến cho tượng biển thủ, tham ô gian lận dễ xảy ngân hàng Từ lý trên, em xin lựa chọn đề tài: “Kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ ngân hàng TMCP Đầu tƣ Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Phố Núi” làm đề tài luận văn thạc sĩ 2 Mục tiêu nghiên cứu - Luận văn hệ thống hóa lý luận KSNB hoạt động ngân quỹ ngân hàng thương mại - Luận văn nhằm đánh giá thực trạng hoạt động KSNB hoạt động ngân quỹ Ngân hàng TMCP Đầu Tƣ Phát Triển Việt Nam - Chi nhánh Phố Núi theo hướng đối phó với rủi ro hoạt động, nhận biết hạn chế nguyên nhân hạn chế KSNB ngân hàng - Trên sở lý luận thực tiễn, luận văn đưa giải pháp nhằm hoàn KSNB hoạt động ngân quỹ BIDV Phố Núi Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu kiểm soát hoạt động ngân quỹ Ngân hàng TMCP Đầu Tư Phát Triển Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Nghiên cứu Ngân hàng TMCP Đầu Tư Phát Triển Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi +Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu giai đoạn từ năm 2015-2017, giải pháp đến 2020 Phƣơng pháp nghiên cứu  Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp sử dụng để tổng hợp lý luận lý thuyết làm sở để tìm hiểu thực trạng quy trình giao dịch từ đánh giá hiệu cơng tác kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ Chi nhánh  Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế tồn hoạt động ngân hàng nói chung, đồng thời quan sát nhân viên ngân hàng làm việc trực tiếp với khách hàng  Phương pháp phân tích tổng hợp: Thơng qua số liệu ngân hàng cung cấp, bên cạnh thông tin nắm thơng q q trình quan sát đưa phân tích, tổng hợp tạo nhìn khái qt, đầy đủ, sâu sắc, đánh giá cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ khách hàng Tổng quan tài liệu nghiên cứu Kết cấu luận văn Luận văn phần mở đầu kết luận gồm có chương: Chương 1: Lý luận chung kiểm soát nội kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ ngân hàng thương mại Chương 2: Cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phố Núi Chương 3: Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam chi nhánh Phố Núi CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TRONG CÁC NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI 1.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ 1.1.1 Một số khái niệm “Ngân quỹ ngân hàng tài sản có độ khoản lớn Như tiền mặt, ngoại tệ, tiền gửi toán ngân hàng nhà nước tổ chức tín dụng khác” (Peter S.Rose, 2015,tr.26) 1.1.2 Các hoạt động ngân quỹ chủ yếu NHTM Hoạt động huy động vốn; Hoạt động cấp ngân quỹ; Hoạt động dịch vụ toán; Hoạt động thu - chi tiền mặt; Các hoạt động khác: góp vốn, mua cổ phần, tham gia thị trường tiền tệ, kinh doanh ngoại hối, vàng… 1.1.3 Yêu cầu KSNB Hoạt Động Ngân Quỹ Đối với mục tiêu hiệu hữu hiệu hoạt động: cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ giúp tổ chức sử dụng có hiệu ngồn lực mình, đảm bảo phối hợp nhân viên hoạt động, nhằm đạt kết tốt, hạn chế rủi ro, nâng cao lợi ích tổ chức… 1.2 NỘI DUNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ 1.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt hoạt động ngân quỹ  Tính trực giá trị đạo đức:  Đảm bảo lực:  Hội đồng quản trị ủy ban cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ  Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý:  Cơ cấu tổ chức:  Cách phân định quyền hạn trách nhiệm: 1.2.2 Đánh giá rủi ro hoạt động ngân quỹ Rủi ro xuất phát từ mục tiêu/ mục đích doanh nghiệp Xác định mục tiêu đơn vị khơng phải phận kiểm sốt nội việc xác định điều kiện tiên để đánh giá rủi ro Bởi lẽ kiện có trở thành rủi ro quan trọng tổ chức hay không phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực đến mục tiêu đơn vị Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa sứ mệnh, hoạch định mục tiêu chiến lược tiêu phải đạt ngắn hạn, trung dài hạn 1.2.3 Tổ chức hoạt động kiểm soát a Yêu cầu để tổ chức thực tốt hoạt động kiểm soát, đơn vị cần: - Xây dựng kế hoạch chi tiêu - Định kì cần lập báo cáo khoản có biến động bất - Phân tích biến động lãi tiền gửi - Phân tích tình hình thực kế hoạch tiền mặt - Để tránh rủi ro bị cắp, lạm dụng tiền, cần phải: -… - Cuối ngày phải: Kiểm kê quỹ đối chiếu với số liệu sổ sách niêm phong quỹ, sử dụng két sắt (có mã số chìa khóa) để cất tiền b Các hoạt động tổ chức kiểm soát ngân quỹ  Phân chia trách nhiệm đầy đủ  Kiểm sốt q trình xử lý thông tin nghiệp vụ  Kiểm soát vật chất  Kiểm tra độc lập với việc thực  Phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực 1.2.4 Thông tin Thông tin cần thiết cho cấp tổ chức giúp cho việc đạt mục tiêu kiểm soát khác Thơng tin cung cấp thơng qua hệ thống thông tin, chủ yếu xử lý phần mềm máy tính Truyền thơng phần hệ thống thông tin nhấn mạnh vai trò việc truyền đạt thơng tin 1.2.5 Kiểm tra, giám sát hoạt động ngân quỹ Giám sát trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát Điều quan trọng giám sát phải xác định kiểm soát nội có vận hành thiết kế hay khơng có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với giai đoạn phát triển đơn vị hay không Để đạt kết tốt, nhà quản lý cần thực hoạt động giám sát thường xuyên định kỳ Giám sát thường xuyên đạt thông qua việc tiếp nhận ý kiến đóng góp khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem báo cáo hoạt động phát biến động bất thường Giám sát định kỳ thường thực thông qua cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ định kỳ cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ viên nộ bộ, công tác kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ viên độc lập thực  Yêu cầu kiểm tra, gíam sát hoạt động ngân quỹ  Nội dung hoạt động kiểm tra  Kiểm tra chứng từ sổ sách  Phân tích rà sốt  Bảo vệ tài sản  Kiểm tra sai sót, rủi ro dễ sảy xa hoạt động ngân quỹ 1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT RỦI RO HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ 1.3.1 Nhân tố bên 1.3.2 Nhân tố bên KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong ngân hàng, hoạt động liên quan đến tiền, mà tiền lại nguồn gốc rủi ro Nhận thấy tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống KSNB NHTM, biện pháp kiểm soát khoản mục tiền, với hoạt động thu chi tiền mặt Trong chương 1tác giả hẹ thống hóa sở lý luận hoạt động ngân quỹ ngân hàng thương mại Nội dung chương tảng để phân tích đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ BIDV Chi nhánh Phố Núi chương CHƢƠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH PHỐ NÚI 2.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH PHỐ NÚI 2.1.1 Giới thiệu chi nhánh 2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý 2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh Ngân hàng TMCP Đầu tƣ phát triển Việt Nam- chi nhánh Phố núi a Công tác huy động vốn Bảng 2.1 Tình hình huy động vốn theo kỳ hạn Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi năm 2015 – 2017 Năm 2015 Nội dung Huy động vốn Không kỳ hạn Huy động vốn ngắn hạn Huy động vốn Trung dài hạn Tổng huy động vốn theo kỳ hạn (không gồm Kho bạc Nhà nƣớc) Năm 2016 Năm 2017 Giá trị (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) 55.180 12,08 114.464 13,01 181.425 15,37 271.422 59,44 530.824 60,33 622.743 52,75 130.039 28,48 234.635 26,67 376.44 31,89 456.641 100 879.924 100 1.180.608 100 (Nguồn: Báo cáo tài Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi 2015 - 2017) 10 doanh nghiệp có xu hướng giảm mạnh năm 2016 so với 2015 Nhưng lại tăng đột biến vào năm 2017 cho thấy phục hồi kinh tế doanh nghiệp có xu hương cần vốn đề đầu tư kinh doanh nhiều 2.2 THỰC TRẠNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ CỦA BIDV PHỐ NÚI 2.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt  Trách nhiệm Giám đốc  Trách nhiệm Ban kiểm soát  Trách nhiệm Ban quản lý rủi ro  Trách nhiệm Ban quản lý tài sản nguồn vốn  Trách nhiệm Trưởng phòng kế tốn  Trách nhiệm Trưởng phòng tác nghiệp nguồn vốn – ngân quỹ  Trách nhiệm Thủ kho tiền  Trách nhiệm Thủ quỹ  Trách nhiệm Kiểm ngân 2.2.2 Thực trạng đánh giá rủi ro hoạt động ngân quỹ Tiền mặt tài sản “nhạy cảm” nên khả xảy gian lận, biển thủ thường cao Các thủ thuật gian lận tiền mặt đa dạng thường che giấu tinh vi để KSNB khơng ngăn chặn hay phát Vì thế, quản lý tiền mặt chứa đựng nhiều rủi ro, phải kể đến rủi ro sau đây: - Hiện tượng thừa, thiếu trình thu chi tiền mặt gian lận, biển thủ; Số tiền phiếu thu, chi khác sổ sách kế tốn; Sự khơng khớp yếu tố chứng từ chứng từ gốc giao dịch ghi chép vào sổ kế toán - Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế sổ sách; Biên kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng; Số dư quỹ tiền mặt âm 11 hạch toán phiếu chi trước phiếu thu; Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, khơng khớp nội dung, số tiền; - Chưa có biên tồn quỹ, biên kiểm kê thiếu chữ kí thủ quỹ kế tốn trưởng; khơng thành lập hội đồng kiểm kê, biên lập không hợp lệ - Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi khơng chặt chẽ, khơng thực theo quy trình, phiếu thu chi khơng đủ số liên theo quy định; Hạch toán thu chi tiền khơng kì; Có nhiều quỹ tiền mặt; Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt định mức quy chế tài Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước sau ngày khóa sổ - Phiếu thu, phiếu chi chưa lập quy định (thiếu dấu, chữ kí Giám đốc đơn vị, kế tốn trưởng, thủ quỹ,…); khơng có không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không hoạt động kinh doanh - Chi định mức tiền mặt theo quy chế tài Ngân hàng khơng có định phê duyệt Giám đốc; Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (khơng hạch tốn tiền chuyển …); Có tượng chi khống hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh; Khơng có báo cáo quỹ định kì, thủ quỹ kế tốn khơng thường xun đối chiếu - Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ sổ kế tốn khơng tách biệt; Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế tốn trưởng - Hạch tốn thu chi ngoại tệ theo phương pháp khơng qn, khơng theo dõi ngun tệ Cuối kì khơng đánh giá lại ngoại tệ 12 đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm - Chứng từ giao dịch không hợp lệ, khơng đầy đủ, khơng xác; Giao dịch khơng người, đối tượng Các nghiệp vụ giao dịch không ghi nhận, ghi nhận không thời điểm, khơng có thật hay phân loại chưa hợp lý, tính tốn khơng - Rủi ro từ phía khách hàng: giả mạo chữ ký, cạo sửa số tiền, tiền giả… Chính có q nhiều rủi ro vậy, việc thiết lập KSNB chặt chẽ, với thủ tục kiểm soát hợp lý điều cần thiết để trì hoạt động thu chi tiền mặt, giảm rủi ro tới mức tối thiểu, đảm bảo thực mục tiêu ngân hàng có hiệu 2.2.3 Tổ chức hoạt động kiểm soát ngân quỹ Chi nhánh Các quy trình hoạt động Kiểm sốt ngân quỹ BIVD Phố Núi Quy trình bảo quản ngân quỹ Quy trình thu chi ngân quỹ Quy định Quy định Quy trình đóng an thu chi gói toàn kho ngân quỹ niêm tiền khách phong hàng Quy trình khác Xử lý thừa, thiếu ngân quỹ Quy trình Quy trình Quy trình Quy trình giao nhận quỹ kiễm vận kiểm tra, ngân quỹ tra ngân chuyển kiểm kê nội tiền quỹ quỹ định ngân kỳ hàng Hình 2.4 Lưu đồ hoạt động kiểm sốt ngân quỹ 2.2.4 Thực trạng hoạt động thông tin truyền thông  Ứng dựng hệ thống Corebanking vào hoạt động thông tin truyền thông 13 Ngân hàng BIDV Chi nhánh phố núi ngân hàng khác, việc hoạt động thông tin truyền thông quan trọng, đặt biệt hoạt động thu, chi ngân quỹ Hằng ngày, có nhiều khách hàng đến giao dịch với nhiều hoạt động khác nhau, gửi tiền tiết kiệm, giải ngân vay vốn hay chuyển tiền…từ số tiền nhỏ vài chục nghìn đến số tiền lớn trăm triệu, vài tỷ đồng, điều đòi hỏi giao dịch viên, thủ quỹ phải cẩn thận việc xử lý giao dịch, không để sai sót Ngân hàng BIDV Chi nhánh Phố Núi sử dụng hệ thống giao dịch, nhập liệu máy tính có tên hệ thống Corebanking Chương trình Quản lý mệnh giá tiền, hệ thống đặc thù tồn Chi nhánh, phòng giao dịch thuộc ngân hàng BIDV sử dụng Hệ thống viết đại, phù hợp với giao dịch, tương đối dễ sử dụng phân quyền truy cập cho vị trí nhân viên Mỗi nhân viên trước vào làm việc thức học thực hành hệ thống COREBANKING này, giúp hạn chế việc sai sót 2.2.5 Thực trạng thủ tục kiểm tra, giám sát  Nguyên tắc kiểm tra Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Giám đốc chi nhánh điều hành chung hoạt động quan thực nhiệm vụ quyền hạn theo uỷ quyền Tổng Giám đốc BIDV Việt Nam mặt liên quan đến kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc định mình, trực tiếp phụ trách phòng Kiểm tra, kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ phòng Hành - Nhân Về ngun tắc bất kiêm nhiệm Đây nguyên tắc tuân thủ chi nhánh bổ 14 nhiệm cán điều phối công việc Điều giúp cho cơng việc nhóm người khơng bị chồng chéo giúp cho việc tự kiểm soát thực tốt hơn, nghiệp vụ nào, mảng người phụ trách, chịu trách nhiệm Về nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn nguyên tắc quan trọng Thực nguyên tắc để tránh việc quyền hạn tập trung nhiều vào số người Trách nhiệm quyền hạn phân công cụ thể c o cấp quản lý để biện pháp quản lý phù hợp với tình hình thực tế, thực nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng  Hoạt động kiểm tra giám sát  Kiểm tra trước giao dịch thu-chi tiền mặt Kiểm tra trước giao dịch viên thực hiện: KH lập nộp chứng từ (Giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, giấy chuyển tiền) cho giao dịch viên, giao dịch viên kiểm tra chứng từ trước giao dịch - Tính hợp lệ chứng từ: chứng từ lập theo mẫu quy định, phải ghi đầy đủ, rõ ràng, xác yếu tố chứng từ, khơng tẩy xóa, sửa chữa - Sự phù hợp chứng từ: nội dung chứng từ phải phù hợp với giấy tờ xuất trình, phù hợp với thông tin khách hàng đăng ký trước, phù hợp với quy định Ngân hàng nhà nước BIDV - Tính đầy đủ chứng từ: số liên, tài liệu, giấy tờ kèm theo để đảm bảo thực nghiệp vụ theo quy định - Tính xác chứng từ: số tài khoản, khớp số tiền số chữ, loại tiền, số tiền phí, tiền lãi - Kiểm tra số dư tài khoản khách hàng phải đủ với số tiền 15 giao dịch - Giao dịch người, đối tương: giao dịch viên phải nhận dạng KH cách đối chiếu KH ảnh CMND/trong giấy tờ có ảnh khác, giấy giới thiệu quan  Kiểm tra giao dịch hoạt động ngân quỹ Kiểm tra Thủ quỹ thực hiện: Sau nhận chứng từ từ giao dịch viên (đối với giao dịch vượt hạn mức giao dịch viên), Thủ quỹ tiến hành kiểm tra chứng từ - Kiểm tra khớp số tiền số chữ, loại tiền, số tài khoản, tên tài khoản người nhận tiền trả tiền chứng từ gốc liệu mà giao dịch viên hạch tốn máy vi tính - Kiểm tra số dư tài khoản khách hàng - Kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu chứng từ gốc liệu máy tính - Kiểm tra liên kết tài khoản tiền gửi tài khoản đảm bảo khác - Tình trạng tài khoản: ngủ hay hoạt động - Đối với tài khoản tiết kiệm cần phải kiểm tra thêm yếu tố như: việc tạo tài khoản giao dịch viên có phù hợp, theo yêu cầu kiếm KH loại sản phẩm, loại tiền Việc kết nối thông tin chủ tài khoản có sẵn hệ thống với yêu cầu chứng từ có hay khơng, đồng thời kiểm tra giao dịch điều chỉnh lãi, chiết khấu lãi, thoái chi lãi  Kiểm tra sau giao dịch hoạt động ngân quỹ Kiểm tra sau Thủ quỹ thực vào cuối ngày giao dịch: Cuối ngày, giao dịch viên in liệt kê giao dịch ngày, xếp chứng từ theo thứ tự liệt kê giao dịch ngày, xếp chứng 16 từ theo thứ tự liệt kê, kiểm tra lại lần khớp chứng từ gốc liệt kê giao dịch bao gồm yếu tố như: số tiền, loại tiền, số tài khoản, nội dung hạch toán kế tốn, ký tên lên liệt giao dịch Sau chun toàn chứng từ xếp theo thứ tự liệt kê giao dịch cho Thủ quỹ để kiểm tra lại lần khớp chứng từ gốc liệt kê giao dịch - Kiểm tra nội dung kiểm tra - Kiểm tra khớp chứng từ gốc liệt kê giao dịch - Kiểm tra bảng ký quỹ ngày giao dịch viên (các loại tiền) - Thiếu chữ ký giao dịch viên hay chữ ký Thủ quỹ (kiểm tra trong) chứng từ phải tìm hiểu nguyên nhân yêu cầu bổ sung - Phát sai lầm nghiêm trọng như: thiếu chữ ký (dấu) khách hàng nghi ngờ giả mạo, số tiền có tượng cạo sửa… phản ánh kip thời cho trưởng phận, trưởng đơn vị để có hướng kịp thời xử lý - Nếu khớp ký tên xác nhận lên bảng liệt kê chứng từ giao dịch Sau chuyển lên phòng kế tốn tồn chứng từ liệt kê giao dịch cho phận lưu trữ chứng từ để đóng tập lưu trữ Thời gian chuyển chứng từ lên phòng kế tốn quy định chậm 16h ngày giao dịch hôm sau 2.3 ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI BIDV PHỐ NÚI 2.3.1 Những thành tựu đạt đƣợc 2.3.2 Những tồn 2.3.3 Nguyên nhân KẾT LUẬN CHƢƠNG 17 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI BIDV PHỐ NÚI 3.1 SỰ CẦN THIẾT, NGUYÊN TẮC VÀ U CẦU ĐỐI VỚI VIỆC HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI BIDV PHỐ NÚI 3.1.1 Sự cần thiết phải hồn thiện kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ 3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ BIDV Phố Núi 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI BIDV PHỐ NÚI 3.2.1 Hoàn thiện mơi trƣờng kiểm sốt Ban giám đốc BIDV Chi nhánh Phố Núi cần nhận thức rõ tầm quan trọng kiểm soát nội hoạt động kinh doanh Ngân hàng BIDV Chi nhánh Phố Núi biện pháp đầu tư thích đáng cho cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ, ln quan tâm đến chất lượng, hiệu công tác kiểm tra, giám sát việc phát tồn hoạt động; ngăn ngừa gian lận, giảm thiểu rủi ro kinh doanh Ban lãnh đạo phải phổ biến rộng rãi quy tắc, chuẩn mực đạo đức, phải yêu cầu tất nhân viên ký cam kết tuân thủ quy tắc, chuẩn mực thiết lập Trong trình triển khai thực hiện, hoạt động phổ biến công tác giám sát nhà quản lý yếu tố cần thiết để quy tắc chuẩn mực đạo đức thực thi hiệu Mỗi quy tắc, chuẩn mực đưa phải tuyên truyền sâu rộng để tạo 18 đồng thuận nhân viên Ngân hàng BIDV Chi nhánh Phố Núi cần ban hành dạng văn quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo nhân viên lâm vào tình xung đột lợi ích, kể việc ban hành quy định hướng dẫn xử phạt thích hợp quy tắc chuẩn mực bị vi phạm Ban lãnh đạo cần nhanh chóng ban hành, hướng dẫn, xây dựng bảng cơng cụ tổng hợp lỗi sai sót Phải thường xuyên có kế hoạch đánh giá hiệu công việc nhân viên chủ chốt, đặt giới hạn quyền lực thích hợp, quyền lợi phải đơi với trách nhiệm, xem xét luân chuyển vị trí nhằm khơng cho nhân có đủ thời gian thao túng, cấu kết che dấu sai phạm Ngân hàng BIDV Chi nhánh Phố Núi không nên đặt chuẩn mực tiêu chí hay mục tiêu thiếu thực tế danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng… bất hợp lý nhằm tạo hội cho hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương 3.2.2 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt rủi ro Ngân hàng phải hồn thiện mơ hình quản lý rủi ro thể thông qua việc thiết lập trách nhiệm rõ ràng cấp công tác quản lý rủi ro: xác định, đưa giải pháp khắc phục rủi ro tuân thủ sách tiêu chuẩn trách nhiệm tất nhân viên; xây dựng kiểm sốt sách tiêu chuẩn trách nhiệm phận Quản lý rủi ro Pháp lý tuân thủ; trách nhiệm kiểm tra tra độc lập thuộc phận Công tác kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ nội Nâng cao chất lượng báo cáo đánh giá rủi ro Báo cáo đánh giá rủi ro cần có thêm phân tích, nhận định, dự báo dự đốn 19 rủi ro phát sinh ngắn hạn Ban Giám đốc sử dụng phương pháp rà soát thường xuyên hoạt động để kịp thời phát nhận dạng rủi ro Mọi rủi ro có nguy gây ảnh hưởng xấu đến hiệu mục tiêu hoạt động tổ chức nhận dạng, đo lường, đánh giá cách thường xuyên, liên tục, kịp thời phát hiện, ngăn ngừa có biện pháp quản lý rủi ro Cách thức thực giải pháp sau: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: - Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin nghiệp vụ:  Kiểm soát chung: Phân quyền sử dụng cho nhân viên Mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật riêng phép truy cập vào phần hành Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học kịp thời  Kiểm soát chứng từ sổ sách: Đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng cho tất chứng từ, chứng từ có đầy đủ nội dung cần thiết, có ghi số tham chiếu để kiểm tra sau Hàng ngày, tồn chứng từ hạch tốn (bao gồm chứng từ ghi sổ chứng từ gốc đính kèm) kể bảng kê giao dịch sau phận có liên quan kiểm tra, kiểm soát đối chiếu luân chuyển tập trung phòng tài kế tốn để thực kiểm tra, đối chiếu lại (hậu kiểm) Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế tốn khoa học, an tồn, quy định dễ dàng truy cập cần thiết Các chứng từ ấn giao cho khách hàng in từ máy in chuyên dụng Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với máy tính giao dịch cửa theo dõi quản lý chặt chẽ để không 20 sử dụng sai mục đích  Kiểm sốt vật chất Thành lập Hội đồng kiểm kê định kì kiểm tra, đối chiếu sổ sách phòng kế tốn phòng kho quỹ, kiểm kê tiền có kho đảm bảo khớp số liệu sổ sách tiền thực tế có kho Kho tiền đầy đủ phương tiện để chống mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ, trộm cắp khoá: chìa, phân tách chức năng: Thủ quĩ, kế tốn, Giám đốc Tiền xếp hợp lý, khoa học - Ủy quyền xét duyệt Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ giấy tờ có giá phải vào chứng từ kế toán Trước thu, chi kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp chứng từ Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị toán, giấy đề nghị tạm ứng… kế toán trưởng xét duyệt trước lập phiếu chi Giám đốc xây dựng ban hành sách cụ thể ủy quyền xét duyệt để tăng cường kiểm sốt 3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm soát Hiện thủ tục kiểm soát chi nhánh thiết kế theo quy trình phù hợp với nguyên tắc KSNB Mơ hình kiểm sốt cần rà sốt, đánh giá lại ưu nhược điểm cấp kiểm sốt nhằm đưa đến việc hồn thiện mơ hình Công tác giám sát từ xa Bộ phận công tác kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ nội phải nhanh chóng hồn thiện cấu tổ chức hệ thống báo cáo Có thể thành lập Tổ thuộc phận cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ nội có chức thực giám sát từ xa đơn vị tồn hệ thống Bộ tiêu chí công cụ giám sát từ xa cần phải xây dựng thường xun cập nhật hồn thiện thật khả thi giúp định 21 hướng nội dung cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ theo khoản mục trọng yếu, hướng đến mục tiêu cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ phát ngăn chặn rủi ro phát sinh hoạt động ngân hàng 3.2.4 Hoàn thiện kiểm sốt thơng tin Cơng tác tổ chức kế tốn chi nhánh thực tốt Tuy nhiên thời điểm số lượng giao dịch lớ n, ng từ nhiều, kế toán viên thường nhập số liệu vào máy, người kiểm soát hự c duyệt mà không ký vào chứng từ để kịp thời gian toán Tất ng từ gốc chứng từ in từ máy ghép, ký đóng dấu vào cuối ngày Thực nhiều bỏ sót số chứng từ khơng ký đóng dấu Phòng kế tốn nên thực nghiêm túc, có kiểm sốt chặt chẽ quy trình ln huyển chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ chứng từ Đặc biệt việc kiểm soát đĩa mềm ký điện tử để tránh người làm nhiều bước vừa vào chức người giao dịch vừa vào chức người kiểm soát Các dự án hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin phòng ban đặc trưng chức khác cần phải thực đồng phải cung cấp đối tác có uy tín thị trường 3.2.5 Hồn thiện kiểm tra, kiểm sát hoạt động ngân quỹ khách hàng Cần nâng cao lực Thực cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ viên nội từ khâu tuyển dụng đầu vào đến khâu đánh giá, tổ chức xếp công việc cho phù hợp Thực cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ viên phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ ngân hàng kinh nghiệm thực tế loại hình nghiệp vụ ngân hàng thời gian tối thiểu năm theo 22 quy định phải đào tạo kỹ nghiệp vụ thực cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ Thường xuyên tổ chức buổi đào tạo nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm thực cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ để nắm bắt loại rủi ro hữu 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.3.1 Đối với ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Trên sở định nghĩa tiêu chuẩn nguyên tắc BASEL hệ thống kiểm soát nội bộ, hầu hết NHTM Thế giới áp dụng thực tiễn chứng minh tính hiệu cần thiết Đây cho thơng lệ tốt phổ biến Tại nước, hệ thống giám sát ngân hàng trực thuộc Ngân hàng Trung Ương Bộ Tài quan độc lập thiết kế để giám sát hoạt động NHTM, tổ chức tài nhằm đối phó với khủng hoảng tài Hoạt động giám sát ngân hàng thường thực phương diện xem xét tính tuân thủ, đánh giá tài sản nội ngoại bảng thời điểm theo xu hướng đại, tập trung vào việc đánh giá hệ thống quản lý rủi ro kiểm sốt rủi ro NHTM Dù hình thức hệ thống giám sát ngân hàng quốc gia có khác biệt, nội dung phương pháp tra ngân hàng tập trung vào mục tiêu kiểm sốt hoạt động NHTM, trong trọng tâm cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ NHTM 3.3.2 Đối với BIDV Việt Nam Tăng cường công tác truyền thông nội nhằm phổ biến quan điểm, định hướng phát triển Ban lãnh đạo phát huy nét văn hóa đặc thù Ngân hàng; từ tạo đồng thuận tâm cao trình triển khai thực mục tiêu, kế hoạch hành 23 động Tiếp tục tăng cường công khai, minh bạch chủ động cung cấp thông tin hoạt động Ngân hàng nhà đầu tư quan tâm Xây dựng ban hành bảng tổng hợp lỗi sai sót q trình thực cơng tác kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ đơn vị biện pháp chế tài tương ứng nhằm mang lại lợi ích nhiều mặt nhận thức khẳng định mơi trường văn hóa kiểm sốt ln Ban lãnh đạo trọng công tác hàng ngày Hồn thiện cơng tác tái cấu trúc, đổi mạnh mẽ đồng máy tổ chức - chế quản lý sách nhằm nâng cao tính chủ động tinh thần tự chủ - tự chịu trách nhiệm hoạt động từ Hội sở đến Khu vực hệ thống Chi nhánh - Phòng giao dịch Tập trung nâng cao chất lượng nguồn nhân lực hồn thiện sách nhân Nâng cao lực quản lý rủi ro, phát huy hoạt động đơn vị quản lý trung gian việc theo dõi, giám sát tình hình hoạt động để tham mưu, hỗ trợ giải kịp thời phát sinh hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro, mang lại hiệu cho toàn Ngân hàng Thay đổi mơ hình kiểm sốt theo hướng đẩy mạnh tần suất thực kiểm tra định kỳ tất đơn vị, phòng ban phận nghiệp vụ nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ theo khuôn mẫu thiết lập KẾT LUẬN CHƢƠNG 24 KẾT LUẬN Kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ có vai trò quan trọng an toàn khả phát triển hoạt động kinh doanh ngân hàng thương mại Cùng với việc xây dựng thực chế kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ phù hợp hiệu cho phép ngân hàng thương mại chống đỡ tốt với rủi ro Các hoạt động ngân hàng BIDV Phố Núi nói riêng hoạt động ngân hàng thương mại Việt Nam nói chung ln ln phải mơi trường tiềm ẩn nhiều rủi ro tình hình kinh tế khó khăn Do đó, BIDV Phố Núi nhận thực tầm quan trọng kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ việc giúp chi nhánh đứng vững phát triển an tồn kinh tế hội nhập cạnh tranh khốc liệt Trong luận văn kiến thức thân hạn chế, thời gian chuẩn bị thơng tin tiếp cận hạn hẹp, luận văn dừng lại phân tích thân ngân hàng, chưa xét đến tình trạng kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ ngân hàng tỉnh nên chưa thể khái quát cách tổng quan ngân hàng có thiếu sót định, có nhiều thời gian hơn, hiểu biết sâu luận văn sâu nghiên cứu nguyên nhân chủ quan khách quan dẫn tới yếu kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ chi nhánh, từ đưa giải pháp phù hợp với thực tế hoạt động ngân hàng, khai thác triển để điểm mạnh mình, giúp ngân hàng hoạt động có hiệu ... trạng hoạt động kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ BIDV Chi nhánh Phố Núi chương 8 CHƢƠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH PHỐ NÚI 2.1... TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phố Núi Chương 3: Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội hoạt động ngân quỹ ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam chi nhánh Phố Núi 4 CHƢƠNG... hình hoạt động kinh doanh Ngân hàng TMCP Đầu tƣ phát triển Việt Nam- chi nhánh Phố núi a Công tác huy động vốn Bảng 2.1 Tình hình huy động vốn theo kỳ hạn Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam