Quyen d tai lieu van thu thu vien luu tru

Bộ kế hoạch đầu t Tổng cục thống kê _ Tµi liệu tham khảo (Lu hành nội bộ) Quyển E: Chuyên ngành th (sử dụng kèm với văn Nhà nớc lĩnh vực th viện, lu trữ) Hà Nội, tháng năm 2011 B K HOCH V ĐẦU TƯ TỔNG CỤC THỐNG KÊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 556 /QĐ-TCTK Hà Nội, ngày 04 tháng 10 năm 2012 Độc lập – Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành Thống kê TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THỐNG KÊ Căn Quyết định số 54/2010/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2010 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Thống kê trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư; Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Thông tư số 09/2011/TT- BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Tổng cục Thống kê, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành Thống kê” Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thay cho phần Phụ lục “Về thành phần hồ sơ, tài liệu Tổng cục Thống kê để lập, nộp thời hạn bảo quản” Quyết định số 361/QĐ-TCTK ngày 19 tháng năm 2008 Tổng Cục trưởng Tổng cục Thống kê Điều Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị thuộc quan Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Tổng cục Thống kê, Cục Thống kê tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Lưu: VT, VPTC KT TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Văn Liệu BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỔNG CỤC THỐNG KÊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ QUY CHẾ Lập hồ sơ công việc, nộp lưu trữ thời hạn bảo quản tài liệu Tổng cục Thống kê (Ban hành kèm theo Quyết định số: 361/QĐ-TCTK ngày 19 tháng năm 2008 Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê) _ Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Quy chế quy định trách nhiệm lập, nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ thời hạn bảo quản tài liệu đơn vị thuộc quan Tổng cục Thống kê (sau gọi tắt quan Tổng cục) đơn vị trực thuộc Tổng cục Thống kê (sau gọi tắt đơn vị trực thuộc Tổng cục) Quy chế áp dụng tất cán bộ, công chức, viên chức đơn vị thuộc quan Tổng cục đơn vị trực thuộc Tổng cục, hoạt động lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ, đồn thể (Đảng, Cơng đồn, Đồn TNCSHCM, Hội cựu chiến binh…) Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ sau hiểu sau: “Bản gốc văn bản” thảo cuối người có thẩm quyền duyệt “Bản văn bản” hoàn chỉnh nội dung thể thức văn quan, đơn vị ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị “ Tài liệu văn thư” văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị “Tài liệu lưu trữ” chính, gốc tài liệu ghi giấy, sách, báo, tạp chí, đĩa CD, phim, ảnh, băng hình vật lưu giữ thơng tin khác…, hình thành có mối liên quan trình giải việc, vấn đề cá nhân “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian ban hành văn bản…, hình thành trình theo dõi giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định “Lưu trữ hành” phận lưu trữ quan, đơn vị có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ phận trực thuộc quan, đơn vị “Lưu trữ lịch sử” quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ lưu trữ hành nguồn tài liệu khác “Phông Lưu trữ” tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quốc gia quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế…, dòng họ, cá nhân Trong đó: - “Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam” toàn tài liệu lưu trữ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm tài liệu - “Phơng Lưu trữ Thống kê” tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động ngành Thống kê Điều Phân công trách nhiệm quản lý, điều hành công tác lưu trữ Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê có trách nhiệm đạo cơng tác lưu trữ, đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào cơng tác lưu trữ Chánh Văn phòng Tổng cục trách nhiệm giúp Tổng cục trưởng tổ chức thực nhiệm vụ công tác lưu trữ phạm vi quan Tổng cục đạo nghiệp vụ lưu trữ đơn vị trực thuộc Tổng cục Trưởng phòng Hành quan Tổng cục chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng triển khai thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực công tác lưu trữ quan Tổng cục đơn vị trực thuộc Tổng cục Thủ trưởng đơn vị thuộc quan Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Tổng cục có nhiệm vụ tổ chức thực nhiệm vụ công tác lưu trữ phạm vi đơn vị quản lý Cán văn thư, lưu trữ (chuyên trách kiêm nhiệm) đơn vị thuộc Tổng cục có trách nhiệm giúp thủ trưởng lập danh mục hồ sơ, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc đơn vị Cán bộ, công chức quan Tổng cục đơn vị trực thuộc Tổng cục phải lập hồ sơ trình giải công việc giao phải nộp tài liệu lưu trữ hồn thành cơng việc theo quy định Quy chế quy định khác pháp luật công tác lưu trữ Điều Tổ chức nhiệm vụ lưu trữ quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị phải có Lưu trữ hành để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ a) Cơ quan Tổng cục có Lưu trữ hành Văn phòng Tổng cục b) Các đơn vị trực thuộc Tổng cục, đơn vị có Lưu trữ hành Lưu trữ hành quan, đơn vị có nhiệm vụ: a) Hướng dẫn cán bộ, cơng chức quan, đơn vị tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào Lưu trữ hành thời hạn; b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ đơn vị vào Lưu trữ hành; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ; d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ; đ) Tổ chức việc khai thác, sử dụng có hiệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu công tác quan, đơn vị; e) Lựa chọn hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; g) Làm thủ tục tài liệu lưu trữ cho cán quan, đơn vị theo quy định h) Theo dõi tình hình tài liệu lưu trữ kho thực chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ Điều Quản lý tài liệu lưu trữ trường hợp chia tách, sáp nhập Các đơn vị thuộc quan Tổng cục đơn vị trực thuộc Tổng cục tuyệt đối không tự hủy tài liệu có định chia tách, sáp nhập giải thể, mà phải nộp lưu trữ toàn hồ sơ, tài liệu giải xong bàn giao cho đơn vị tiếp nhận hồ sơ giải trước nhận nhiệm vụ (theo Thông tư số 46/2005/TT- BNV ngày 27/4/2005 hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành ) Điều Nộp lưu trữ trường hợp cán công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, công tác học tập dài ngày Cán bộ, công chức trước nghỉ hưu, chuyển công tác, công tác học tập dài hạn từ năm trở lên phải nộp hồ sơ, tài liệu công việc giải xong cho Lưu trữ hành đơn vị (đối với đơn vị thuộc quan Tổng cục nộp thủ trưởng đơn vị) bàn giao hồ sơ, tài liệu giải cho người phân công tiếp tục làm cơng việc Điều Thành phần tài liệu phải lập, nộp lưu trữ thời hạn bảo quản Thành phần hồ sơ, tài liệu phải lập nộp bảo quản lưu trữ tài liệu công việc hoạt động quan, đơn vị bao gồm: a) Nhóm tài liệu chung tài liệu chuyên ngành thống kê: tài liệu thực chức quản lý hành chính, quản lý nhân lực quan, đơn vị hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên ngành thống kê (bao gồm: tài liệu phương pháp chế độ thống kê, kết thực chế độ báo cáo thống kê, kết thực điều tra tổng điều tra thống kê, v.v ) b) Nhóm tài liệu hoạt động tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội cựu chiến binh quan, đơn vị Đối với văn quan khác gửi đến để biết việc, công văn giao dịch không liên quan đến công việc đơn vị khơng có giá trị tham khảo sau, khơng đưa vào hồ sơ lưu trữ Chi tiết thành phần hồ sơ thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ quy định Phụ lục, ban hành kèm theo Quy chế Chương II NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ, NỘP LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Điều Nội dung phương pháp lập hồ sơ Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ kê hồ sơ mà quan, đơn vị cần lập năm Danh mục làm vào tháng cuối năm để thực từ đầu năm sau Cuối năm, cán công chức dự kiến số hồ sơ phải lập theo chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao; Thủ trưởng đơn vị xem xét, điều chỉnh tổng hợp thành danh mục hồ sơ toàn đơn vị ký duyệt Các đơn vị thuộc quan Tổng cục nộp danh mục Chánh văn phòng Trên sở danh mục hồ sơ duyệt ký, Lưu trữ hành cung cấp bìa hồ sơ, đơn đốc việc lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ vào Lưu trữ hành Mở hồ sơ: Dựa vào danh mục hồ sơ duyệt, cán bộ, công chức mở hồ sơ ghi rõ số ký hiệu tiêu đề hồ sơ theo công việc phân cơng lên bìa hồ sơ theo mẫu quy định (mỗi bìa dùng cho 01 hồ sơ) Thu thập văn đưa vào hồ sơ: Khi mở hồ sơ, văn giải hay giải xong cơng việc cho vào bìa hồ sơ, kể “công văn đến”, lưu “công văn đi”, tư liệu quan trọng để giải công việc Cán cơng chức (hoặc nhóm cán cơng chức) giao cơng việc nào, có trách nhiệm kịp thời thu đủ văn hình thành q trình giải cơng việc Sắp xếp văn hồ sơ: Tùy theo đặc điểm hồ sơ mà chọn cách xếp cho phù hợp Các văn phải xếp theo đặc trưng để lập hồ sơ Ví dụ: - Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi văn bản: Tập hợp loại văn Công văn, Quyết định nâng lương, Quyết định bổ nhiệm … - Sắp xếp theo đặc trưng chủ đề: Tập hợp văn gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giả như: Hồ sơ điều tra, Tổng điều tra nghiệp vụ chun mơn; Hồ sơ chương trình công tác năm; Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm; Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật… Khi lập hồ sơ phải xếp văn hồ sơ theo thứ tự ngày tháng mối liên hệ văn với nhau, làm cho hồ sơ phản ánh rõ ràng có hệ thống việc, vấn đề giải quyết, xử lý Các tài liệu hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối giống nhau, phải chính, có đầy đủ thể thức chứng xác thực việc, có giá trị tra cứu, tham khảo Kết thúc hồ sơ: Đối với cơng việc định kỳ, kết thúc năm hành kết thúc lập hồ sơ Đối với công việc khơng định kỳ có thời gian kéo dài, kết thúc hồ sơ xác định hoàn thành cơng việc Khi kết thúc hồ sơ, cán bộ, cơng chức (hoặc nhóm cán bộ, cơng chức) phải làm công việc sau: a) Bổ sung đủ tài liệu có liên quan đến hồ sơ; b) Loại bỏ văn tài liệu trùng, thừa, khơng có giá trị làm tư liệu nghiên cứu, tham khảo; c) Sắp xếp lại văn hồ sơ nhằm bảo đảm tính khoa học; d) Đánh số tờ liên tục (khơng lặp lại số) để cố định vị trí văn hồ sơ bút chì đen mềm, góc phải tờ văn hết văn hồ sơ; đ) Ghi mục lục văn viết tờ kết thúc hồ sơ (theo mẫu in sẵn bìa hồ sơ) Điều Nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ hành Hồ sơ, tài liệu sau kết thúc lưu đơn vị năm để theo dõi hoàn chỉnh tiếp nghiên cứu cần thiết, sau lập danh sách hồ sơ lập mà giữ, trình Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận nộp cho Lưu trữ hành quan, đơn vị Hồ sơ đề tài khoa học quan, đơn vị nộp Lưu trữ hành sau nghiệm thu Hồ sơ cơng trình xây dựng, sửa chữa lớn quan, đơn vị nộp Lưu trữ hành chậm 12 tháng kể từ ngày báo cáo tốn vốn hồn thành duyệt Căn quy định thành phần hồ sơ lập, nộp lưu trữ thời hạn bảo quản tài liệu ngành Thống kê ban hành phụ lục kèm theo Quy chế này, Thủ trưởng đơn vị xác định tính chất, mức độ, thời gian phải bảo quản, để cán Lưu trữ hành có sở lập hồ sơ xác định yêu cầu lưu trữ loại tài liệu sau: a) Loại tài liệu bình thường, mật, tối mật, tuyệt mật b) Thời gian bảo quản hồ sơ tài liệu: Số năm, lâu dài, vĩnh viễn Khi nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ hành phải lập biên bản, kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp Cán Lưu trữ hành thực nhiệm vụ khoản 2, Điều Quy chế Điều 10 Nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ lịch sử Căn quy định thời hạn bảo quản loại tài liệu, kết thúc năm công tác, Lưu trữ hành trình lãnh đạo quan, đơn vị nội dung sau: a) Danh mục tài liệu nộp Lưu trữ lịch sử (các trung tâm Lưu trữ Quốc gia) tài liệu có giá trị b) Danh mục tài liệu cần tiếp tục chỉnh lý để giao nộp Lưu trữ lịch sử c) Danh mục tài liệu đưa vào Lưu trữ hành phục vụ tra cứu khai thác thường xuyên d) Danh mục tài liệu hạn sử dụng cần tiêu hủy Quy định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng bản: sau 10 năm, kể từ năm tài liệu giao nộp vào Lưu trữ hành quan, đơn vị b) Tài liệu phim, ảnh; tài liệu ghi hình (nếu có): sau 02 năm, kể từ năm tài liệu giao nộp vào Lưu trữ hành quan, đơn vị Quy định đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử: a) Lưu trữ hành quan Tổng cục nộp hồ sơ, tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; b) Lưu trữ hành đơn vị trực thuộc Tổng cục tổ chức thu thập, chỉnh lý bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ đơn vị Việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ phải thực qui định Nhà nước Hồ sơ, tài liệu có độ mật sau lập, thực lưu giữ theo chế độ bảo quản tài liệu mật Nhà nước Điều 11 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị Hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng để phục vụ yêu cầu công tác cán bộ, công chức đơn vị ngành Thống kê, đối tượng sử dụng khác Cá nhân, đơn vị muốn khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành quy định khai thác, sử dụng tài liệu quan, đơn vị có tài liệu Các cá nhân, đơn vị Ngành đến khai thác, sử dụng tài liệu phải có giấy đề nghị Lãnh đạo đơn vị Khi đến Lưu trữ hành để khai thác tài liệu đọc, ghi chép, chụp chỗ Trường hợp cần thiết mượn đơn vị tra cứu sau đồng ý Chánh Văn phòng (đối với quan Tổng cục) Thủ trưởng đơn vị (đối với đơn vị trực thuộc Tổng cục) thời hạn mượn tối đa không 05 ngày Tuyệt đối không mang tài liệu lưu trữ nhà làm tài liệu riêng, mang sang quan khác chuyển công tác tùy tiện cung cấp cho cá nhân quan khác Các cá nhân, đơn vị Ngành đến khai thác, sử dụng tài liệu phải có giấy giới thiệu quan chủ quản phải đồng ý lãnh đạo 10 Tài liệu tổ chức, cán 38 Tập văn công tác tổ chức, cán gửi chung đến quan Đến văn (hồ sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành 39 Hồ sơ xây dựng, ban hành điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế Vĩnh viễn độ/quy định, hướng dẫn tổ chức, cán 40 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 41 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, quan Vĩnh viễn 42 Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền Vĩnh viễn hạn quan đơn vị trực thuộc 43 Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể quan Vĩnh viễn đơn vị trực thuộc 44 Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên Vĩnh viễn chức 45 Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Vĩnh viễn 46 Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán Vĩnh viễn 47 Hồ sơ quy hoạch cán 20 năm 48 Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán 70 năm 49 Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm 50 - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển 20 năm - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi năm Hồ sơ kỷ luật cán 70 năm 51 Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề 70 năm nghiệp, bảo hiểm xã hội…) 16 52 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức Vĩnh viễn 53 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán 54 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán ngành, 70 năm Vĩnh viễn quan 55 Tài liệu quản lý sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu Vĩnh viễn tham 10 năm khảo 56 Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán 10 năm 57 Hồ sơ cơng tác bảo vệ trị nội 20 năm 58 Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ 10 năm 59 Công văn trao đổi công tác tổ chức, cán 10 năm Tài liệu lao động, tiền lương 60 Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 4.1 Tài liệu lao động 61 Tập văn lao động gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên Đến văn tắc) hết hiệu lực thi hành 62 Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động ngành báo cáo Vĩnh viễn thực 63 Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động Vĩnh viễn Vĩnh viễn ngành 64 Báo cáo tổng hợp tình hình lao động hàng năm ngành, quan 65 Hồ sơ vụ tai nạn lao động - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng Vĩnh viễn 20 năm 17 66 Hợp đồng lao động vụ việc năm sau chấm dứt hợp đồng 67 Công văn trao đổi công tác lao động 10 năm 4.2 Tài liệu tiền lương 68 Tập văn tiền lương gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên Đến văn tắc) hết hiệu lực thi hành 69 Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương ngành báo cáo Vĩnh viễn thực 70 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp ngành báo cáo thực Vĩnh viễn 71 Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức 20 năm 72 Công văn trao đổi tiền lương 10 năm Tài liệu tài chính, kế tốn 73 Tập văn tài chính, kế tốn gửi chung đến quan (hồ sơ Đến văn nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành 74 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định tài chính, kế tốn 75 Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng 76 Vĩnh viễn năm Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm quan đơn vị Vĩnh viễn trực thuộc 77 Kế hoạch, báo cáo tài toán - Hàng năm Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng, tháng 20 năm 78 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ 20 năm 79 Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố 18 định - Nhà đất Vĩnh viễn - Tài sản khác 80 20 năm Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 81 10 năm Hồ sơ kiểm toán quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 82 83 10 năm Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp 20 năm - Sổ chi tiết 10 năm Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo 10 năm tài 84 Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo năm cáo tài 85 Cơng văn trao đổi cơng tác tài chính, kế tốn 10 năm Tài liệu xây dựng 86 Tập văn xây dựng gửi chung đến quan (hồ sơ Đến văn nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành 87 Hồ sơ xây dựng văn chế độ/quy định, hướng dẫn xây dựng Vĩnh viễn ngành, quan 88 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng - Dài hạn, hàng năm 89 Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ cơng trình xây dựng 19 - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến Vĩnh viễn trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt cơng trình xếp hạng di tích lịch sử văn hố; - Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn Theo tuổi thọ cơng trình 90 Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình 15 năm 91 Công văn trao đổi công tác xây dựng 10 năm Tài liệu khoa học công nghệ 92 Tập văn hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến Đến văn quan (hồ sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành 93 Hồ sơ việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ Vĩnh viễn ngành, quan 94 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quan tổ chức 95 Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học công nghệ - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 96 Hồ sơ hoạt động Hội đồng khoa học ngành, quan 97 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học Vĩnh viễn - Cấp nhà nước Vĩnh viễn - Cấp bộ, ngành Vĩnh viễn - Cấp sở 20 năm 98 Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích công nhận - Cấp nhà nước Vĩnh viễn - Cấp bộ, ngành Vĩnh viễn - Cấp sở 10 năm 20 99 Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn ngành 100 Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ ngành, Vĩnh viễn Vĩnh viễn quan 101 Các báo cáo khoa học chuyên đề quan thực để tham gia 20 năm hội thảo khoa học 102 Hồ sơ xây dựng quản lý sở liệu ngành, quan 103 Công văn trao đổi công tác khoa học công nghệ Vĩnh viễn 10 năm Tài liệu hợp tác quốc tế 104 Tập văn hợp tác quốc tế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 105 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế quan chủ trì Vĩnh viễn 106 Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 107 Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế ngành, Vĩnh viễn quan 108 Hồ sơ việc thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nước Vĩnh viễn 109 Hồ sơ gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 110 Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) 111 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 112 Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát… Vĩnh viễn 20 năm 113 Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát… Vĩnh viễn 20 năm 21 114 Thư, điện, thiếp chúc mừng quan, tổ chức nước - Quan trọng 20 năm - Thông thường 10 năm 115 Công văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế 10 năm Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo 116 Tập văn tra giải khiếu nại, tố cáo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 117 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn tra Vĩnh viễn giải khiếu nại, tố cáo 118 Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 119 Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng - Hàng năm 20 năm - Tháng, quý, tháng năm 120 Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 15 năm 121 Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 15 năm 122 Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm Vĩnh viễn - Tài liệu khác năm 123 Công văn trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo 10 năm 10 Tài liệu thi đua, khen thưởng 124 Tập văn thi đua, khen thưởng gửi chung đến quan (hồ Đến văn 22 sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành 125 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn thi đua, Vĩnh viễn khen thưởng 126 Hồ sơ hội nghị thi đua quan chủ trì tổ chức Vĩnh viễn 127 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 128 Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm 10 năm 129 Hồ sơ khen thưởng tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch nước Thủ tướng Chính Vĩnh viễn phủ - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan 20 năm ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh tương đương - Các hình thức khen thưởng người đứng đầu quan, tổ chức 130 Hồ sơ khen thưởng người nước 131 Công văn trao đổi công tác thi đua, khen thưởng 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 11 Tài liệu pháp chế 132 Tập văn công tác pháp chế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 133 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế Vĩnh viễn quan chủ trì 134 Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp 10 năm luật 135 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn 23 - Tháng, quý, tháng 20 năm 136 Hồ sơ thẩm định văn quy phạm pháp luật Vĩnh viễn 137 Hồ sơ việc góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật năm quan khác chủ trì 138 Hồ sơ việc rà soát văn quy phạm pháp luật 10 năm 139 Công văn trao đổi công tác pháp chế 10 năm 12 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở 12.1 Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ 140 Tập văn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 141 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác hành chính, Vĩnh viễn văn thư, lưu trữ 142 Hồ sơ hội nghị công tác hành văn phòng, văn thư, lưu trữ 10 năm quan tổ chức 143 Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm Vĩnh viễn - Quý, tháng 10 năm 144 Hồ sơ thực cải cách hành 20 năm 145 Hồ sơ lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước ngành, Vĩnh viễn quan 146 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ 20 năm 147 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 20 năm 148 Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, 20 năm bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng…) 149 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu 20 năm 150 Tập lưu, sổ đăng ký văn quan - Văn quy phạm pháp luật Vĩnh viễn - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn Vĩnh viễn 24 - Văn khác 50 năm - Giấy mời họp năm 151 Sổ đăng ký văn đến 20 năm 152 Cơng văn trao đổi hành chính, văn thư, lưu trữ 10 năm 12.2 Tài liệu quản trị công sở 153 Tập văn công tác quản trị công sở gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 154 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế công tác quản trị Vĩnh viễn công sở 155 Hồ sơ hội nghị công chức viên chức (trừ họp sơ kết, tổng kết hội 20 năm nghị cán công chức đầu năm) 156 Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hoá cơng sở 157 Hồ sơ cơng tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ 10 năm 10 năm quan 158 Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai … quan 10 năm 159 Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở quan 10 năm 160 Hồ sơ sử dụng, vận hành tơ, máy móc, thiết bị quan Theo tuổi thọ thiết bị 161 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm năm 162 Hồ sơ công tác y tế quan 10 năm 163 Công văn trao đổi công tác quản trị công sở 10 năm 13 Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan 13.1 Tài liệu tổ chức Đảng 164 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 165 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 166 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn 25 - Tháng, quý, tháng 10 năm 167 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Vĩnh viễn Trung ương cấp uỷ Đảng 168 Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn 169 Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm 170 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm 171 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên 70 năm 172 Hồ sơ đảng viên 70 năm 173 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản…) 20 năm 174 Công văn trao đổi công tác Đảng 10 năm 13.2 Tài liệu tổ chức Cơng đồn 175 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 176 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 177 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng 10 năm 178 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Vĩnh viễn tổ chức Cơng đồn 179 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Cơng Vĩnh viễn đồn 180 Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm 20 năm quan 181 Sổ sách 20 năm 182 Công văn trao đổi cơng tác Cơng đồn 10 năm 13.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên 183 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 26 184 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 185 Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng 10 năm 186 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Vĩnh viễn Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên 187 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh niên 20 năm quan 188 Sổ sách 20 năm 189 Công văn trao đổi công tác Đoàn 10 năm TỔNG CỤC THỐNG KÊ 27 MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP LUẬT LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG TH VIN Ngoài Quyết định Tổng cục trởng Tổng cục Thống kê việc Ban hành Quy chế lập hồ sơ công việc, nộp lu trữ thời hạn bảo quản tài liệu Tổng cục Thống kê, bạn tham khảo số văn sau đây: STT TÊN VĂN BẢN Pháp lệnh Thư viện SỐ NGÀY BAN HÀNH CƠ QUAN BAN HÀNH 31/2000/PL-UBTVQH10 13/02/2001 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội 01/2011/QH13 11/11/2011 Quốc hội 72/2002/NĐ-CP 06/08/2002 Chính phủ Quyết định phê duyệt quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 10/2007/QĐ-BVHTT 04/05/2007 Bộ Văn hố Thơng tin Thông tư hướng dẫn chi tiết điều kiện thành lập thư viện thủ tục đăng ký hoạt động thư viện 56/2003/TT-BVHTT 16/09/2003 Bộ Văn hố Thơng tin 15/06/1990 Bộ Tài chính; Bộ Văn hố, Thơng tin, Thể thao Du lịch Luật Lưu trữ Nghị định quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện Thông tư hướng dẫn chế độ quản lý tài sách đầu tư nhà nước Thư viện công cộng 97-TTLB/VHTTTTDL-TC 27 STT TÊN VĂN BẢN SỐ Thông tư sửa đổi, bổ sung số quy định Thông tư số 97/TTLB/VHTTTTDL-TC ngày 15/06/1990 Liên Văn hố Thơng tin Thể thao Du lịch-Bộ Tài 04/2002/TTLT/BVHTThướng dẫn chế độ quản lý tài sách đầu tư BTC Nhà nước thư viện công cộng Quyết định việc ban hành quy định thi nâng ngạch bảo tàng viên, thư viện viên, thư mục viên lên bảo tàng viên 393/1998/QĐ-TCCPchính, thư viện viên chính, thư mục viên CCVC bảo tàng, thư viện NGÀY BAN HÀNH CƠ QUAN BAN HÀNH 04/03/2002 Bộ Tài chính, Bộ Văn hố - Thơng tin 03/10/1998 Ban Tổ chức-Cán Chính phủ 28 Mơc lơc STT Néi dung Trang Quyết định Tổng cục trởng Tổng cơc Thèng kª vỊ việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành Thống kê Mét số văn pháp luật liên quan đến hoạt động th viÖn 27 29 ... nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử d ng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ phận trực thu c quan, đơn vị “Lưu trữ lịch sử” quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu d i phục vụ sử d ng tài... nộp danh mục Chánh văn phòng Trên sở danh mục hồ sơ duyệt ký, Lưu trữ hành cung cấp bìa hồ sơ, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ vào Lưu trữ hành Mở hồ sơ: D a vào danh mục hồ sơ duyệt,... Chương II NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ, NỘP LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Điều Nội dung phương pháp lập hồ sơ Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ kê hồ sơ mà quan, đơn vị cần lập năm Danh mục làm