Thực trang công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp 1

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế CHƯƠNG I: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1.Khái niệm, đặc điểm, vai trò nguyên vật liệu doanh nghiệp xây lắp 1.1.1.Khái niệm nguyên vật liệu NVL đối tượng lao động ba yếu tố trình sản xuất, thể dạng vật hố, tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh định 1.1.2.Đặc điểm Vai trò NVL doanh nghiệp xây lắp Đối với doanh nghiệp xây lắp NVL đối tượng lao động thể dạng vật hoá, tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh định tham gia vào q trình sản xuất tồn giá trị vật liệu chuyển hết lần vào hoạt động sản xuất, tác động lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm 1.2.Vai trò nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 1.2.1 Yêu cầu công tác quản lý NVL doanh nghiệp Đối với DN nào, NVL yếu tố khơng thể thiếu q trình sản xuất kinh doanh, NVL TSLĐ doanh nghiệp đồng thời yếu tố chi phí Giá trị NVL thường chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất Do đó, u cầu quản lý NVL cần xác định cách rõ ràng cụ thể từ khâu thu mua, dự trữ sử dụng vật liệu điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho DN Yêu cầu quan trọng DN phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản NVL Kho phải trang bị phương tiện cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế bố trí thủ kho nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp có khả nắm vững thực việc ghi chép ban đầu sổ sách hạch toán kho Việc bố trí xếp vật liệu kho phải theo yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập xuất theo dõi kiểm tra Để tránh nhầm lẫn công tác quản lý hạch toán NVL, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống danh điểm sổ danh điểm cho NVL Hệ thống danh điểm sổ danh điểm phải rõ ràng, xác tương ứng với quy chủng loại NVL Đối với loại vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có phòng ngừa trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất dự trữ nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu yêu cầu cần thiết để tổ chức quản lý hạch toán vật liệu Hệ thống định mức tiêu hao vật tư khơng phải có chi tiết, sản phẩm mà phải khơng ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp, đơn vị biết tổng chi phí NVL làm sở để doanh nghiệp biết tình hình sử dụng vốn lưu động, tỷ trọng chi phí giá thành sản phẩm, từ tìm biện pháp tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm Biết cấu tỷ trọng loại NVL sử dụng cho hoạt động SXKD từ tìm trọng điểm cần tiết kiệm NVL, tìm vật liệu thay đặc biệt NVL quý hiếm, góp phần bảo vệ nguồn tài ngun thiên nhiên mơi trường 1.2.2.Vai trò kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp, đơn vị biết tổng chi phí NVL làm sở để doanh nghiệp biết tình hình sử dụng vốn lưu động, tỷ trọng chi phí giá thành sản phẩm, từ tìm biện pháp tiết kiệm chi phí nhàm hạ giá thành sản phẩm Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Biết cấu tỷ trọng loại NVL sử dụng cho hoạt động SXKD từ tìm trọng điểm cần tiết kiệm NVL, tìm vật liệu thay đặc biệt NVL quý hiếm, góp phần bảo vệ nguồn tài nguyên thiên nhiên môi trường 1.2.3.Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp NVL thuộc nhóm TSLĐ, thường chiếm tỷ trọng lớn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm DN Chính vậy, quản lý trình thu mua bảo quản dự trữ sử dụng NVL tác động trực tiếp tới hiệu sản xuất DN từ chất lượng, số lượng sản phẩm tiêu giá thành lợi nhuận Với vai trò quan trọng vậy, tổ chức tốt hạch toán NVL yêu cầu thiết yếu để quản lý NVL, thúc đẩy việc cung cấp NVL cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, dự trữ sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa tượng hao hụt, mát, lãng phí NVL khâu q trình SXKD Hạch tốn NVL bao gồm nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính tốn, Phản ánh xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng giá thành thực tế NVL - Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác kịp thời số lượng giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao NVL - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng đối tượng tập hợp chi phí SXKD -Tính tốn phản ánh xác số lượng NVL tồn kho, phát kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, phẩm chất để DN có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại xảy 1.3.Phân loại tính giá nguyên vật liệu 1.3.1.Phân loại nguyên vật liệu Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Trong trình sản xuất sản phẩm, DN phải sử dụng nhiều loại NVL khác nên để thuận tiện cho việc quản lý hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu Phân loại NVL xếp thứ vật liệu loại với theo đặc trưng định thành nhóm để thuận lợi cho việc quản lý hạch tốn Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu Trong thực tế, tiêu thức dùng để phân loại vật liệu thơng dụng vai trò tác dụng vật liệu sản xuất Theo cách này, vật liệu phân thành loại sau: 1.3.1.1.Phân loại nguyên vật liệu theo tính chất cơng dụng - Ngun liệu, vật liệu chính: Là nguyên vật liệu sau trình gia cơng, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu sản phẩm VD sắt, thép, xi măng, gạch… - Vật liệu phụ: vật liệu có tác dụng phụ trợ sản xuất, sử dụng kết hợp với vật liệu để hồn thiện, nâng cao tính chất lượng sản phẩm làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động tư liệu lao động hay phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý - Nhiên liệu: thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trình sản xuất kinh doanh than, củi, khí đốt, xăng, dầu v.v… - Phụ tùng thay thế: chi tiết, dùng để sửa chữa thay cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: bao gồm vật liệu thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu ) mà DN mua vào nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng - Phế liệu: loại vật liệu thu trình sản xuất hay lý tài sản, sử dụng hay bán ngồi (phơi, bào, gạch, sắt ) - Vật liệu khác: loại vật liệu đặc chủng DN, bao gồm loại vật liệu lại ngồi loại chưa kể Ngồi cách phân loại trên, có số cách phân loại NVL sau: 1.3.1.2.Phân loại theo nguồn cung cấp: +NVL mua ngồi +NVL thành viên góp vốn liên doanh, liên kết, góp vốn phận +NVL quyên tặng, tài trợ, viện trợ +NVL tự sản xuất 1.3.1.3.Phân loại theo quan hệ với đối tượng tập hợp chi phí: +NVL trực tiếp NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm dễ dàng xác định mức tiêu hao cụ thể cho loại sản phẩm +NVL gián tiếp NVL sử dụng thường liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí khác Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán chi tiết doanh nghiệp mà loại vật liệu nêu lại chia thành nhóm, loại cách chi tiết hình thành nên “sổ danh điểm vật liệu” Sổ xác định thống tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch tốn danh điểm NVL (theo mẫu đây) Mẫu Sổ danh điểm vật liệu Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, Đơn vị Đơn giá Nhóm Danh điểm NVL quy cách NVL tính hạch tốn Ghi 1.3.2.Tính giá ngun vật liệu Tính giá NVL vấn đề quan trọng việc tổ chức hạch tốn NVL Tính giá NVL dùng tiền để biểu giá trị chúng Việc tính giá NVL Nhập – Xuất – Tồn kho cần thiết phục vụ cho việc tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm 1.3.2.1.Tính giá NVL Nhập kho * Đối với NVL mua Giá thực tế gồm giá mua ghi hoá đơn người bán cộng thuế nhập (nếu có) cộng chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu bãi ) trừ khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua hưởng +Đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT khơng tính vào giá thực tế NVL + Đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thuế GTGT tính vào giá thực tế NVL * Với vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế * Với vật liệu th ngồi gia cơng, chế biến: giá thực tế gồm giá trị xuất NVL dưa di gia cơng chế biến chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, hao hụt định mức ) chi phí vận chuyển, bốc dỡ * Với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần giá thực tế NVL trị giá NVL bên tham gia góp vốn thoả thuận va thừa nhận bên xác định cộng chi phí tiếp nhận (nếu có) Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế * Với NVL vay, mượn tạm thời đơn vị khác: giá thực tế nhập kho tính theo giá thị trường số NVL * Với vật liệu tặng, thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận *Đối với phế liệu thu hồi từ trình sản xuất kinh doanh DN giá thực tế tính theo giá bán thị trường Trong thực tế, việc hạch toán NVL biến động hàng ngày theo giá thực tế khó khăn, phức tạp Vì thế, để đơn giản hố cho cơng tác hạch tốn hàng ngày, kế tốn sử dụng giá hạch tốn để ghi chép mặt giá trị Giá hạch tốn giá kế hoạch DN xây dựng giá ổn định thời kỳ hạch toán Sau đó, vào cuối kỳ kế tốn tính giá thực tế NVL điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế 1.3.2.2.Tính giá NVL Xuất kho theo giá thực tế Để lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL Xuất kho DN phải vào đặc điểm DN để từ lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp Về nguyên tắc giá thực tế NVL Xuất kho tính sổ giá thức tế NVL Nhập kho Trị giá thực Trị giá thực Trị giá thực Trị giá thực tế NVL tồn + tế NVL Nhập = tế NVL Xuất + tế NVL tồn DN lựa chọn phương pháp tính giá NVL Xuất sau đây: *Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp) Theo phương pháp này, NVL xác định giá trị theo đơn hay lô giữ nguyên từ lúc nhập vào lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế chỉnh) Khi xuất NVL tính theo giá thực tế NVL Do vậy, phương pháp có gọi phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh thường sử dụng với loại NVL có giá trị cao có tính tách biệt Phương pháp thích hợp với DN có điều kiện bảo quản riêng lơ NVL nhập kho, xuất kho lơ tính giá thức tế nhập kho đích danh lơ Phương pháp có ưu điểm cơng tác tính giá NVL thực kịp thời thơng qua việc tính giá NVL xuất kho, kế tốn theo dõi thời hạn bảo lô NVL Tuy nhiên để áp dụng phương pháp này, điều kiện cốt yếu hệ thống kho tàng DN cho phép bảo quản riêng lô NVL nhập kho *Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, giả thiết số NVL nhập trước xuất trước, xuất hết số nhập trước đến số nhập sau theo giá thực tế số hàng xuất Nói cách khác, sở phương pháp giá thực tế NVL mua trước dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trước giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ giá thực tế số NVL mua vào sau Ưu điểm: Kế tốn tính giá NVL Xuất kho kịp thời Nhược điểm: Phải tính giá cho danh điểm NVL phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo loại giá nên tốn nhiều cơng sức Ngồi phương pháp làm cho chi phí kinh doanh DN khơng phản ứng kịp thời với giá thị trường NVL Phương pháp thích hợp trường hợp giá ổn định có xu hướng giảm với DN có danh điểm NVL, số lần nhập kho danh điểm không nhiều *Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO) Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Theo phương pháp này, NVL tính giá thực tế xuất kho sở giả định lô NVL nhập vào sau kho xuất dùng trước, việc tính giá xuất NVL làm ngược lại với phương pháp nhập trước – Xuất trước Ưu, nhược điểm điều kiện vận dụng: giống phương pháp Nhập trước – Xuất trước sử đụng phương pháp Nhập sau – Xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh DN phản ứng kịp thời với giá thị trường NVL Khi giá vật tư có xu hướng tăng phương pháp Nhập sau – Xuất trước làm cho giá trị vật tư xuất tăng giá trị tồn kho giảm *Phương pháp tính giá bình quân Giá thực tế NVL Số lượng = Xuất kho vật liệu xuất kho Giá + bình quân Đơn giá bình qn đơn vị NVL xác định nhiều cách: - Phương pháp giá bình quân kỳ dự trữ: Giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ Số lượng thực tế tồn đầu đầu kỳ nhập kỳ Trần Thị Lam Chuyên Đề Thực tập Lớp KT11-K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Cách tính đơn giản, dễ làm độ xác khơng cao Hơn nữa, cơng việc tính tốn dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác tốn nói chung -Giá bình qn cuối kỳ trước Giá đơn vị bq = kỳ trước) Trị giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối Cách đơn giản phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ nhiên khơng xác khơng tính đến biến động giá vật liệu kỳ -Giá bình quân sau lần nhập Giá đơn vị bình quân sau lần nhập = Trị giá thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau lần nhập Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau lần nhập lại khắc phục nhược điểm hai phương pháp trên, vừa xác, vừa cập nhật Nhược điểm phương pháp tốn nhiều cơng sức, tính tốn nhiều lần *Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ Với phương pháp trên, để tính giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi kế tốn phải xác định lượng NVL xuất kho vào chứng từ xuất Tuy nhiên thực tế có DN có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, trị giá thấp, lại xuất dùng thường xuyên khơng có điều kiện để kiểm kê nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện DN phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ này, sau xác định giá thực tế NVL xuất kho kỳ Trị giá = Trần Thị Lam thực tế Chuyên Đề Thực tập NVL tồn Lớp KT11-K54 Số lượng Đơn giá NVL tồn NVL nhập kho cuối kho lần 82 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TRONG XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 3.1.Những nhận xét chung cơng tác kế tốn xí nghiệp xây lắp 3.1.1 Ưu điểm * Lựa chọn hình thức tổ chức máy kế tốn hình thức kế tốn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, thuộc sở hữu Nhà nước Bộ máy quản lý Xí nghiệp gọn nhẹ, động, hợp lý, mơ hình hạch toán khoa học, tiện lợi phù hợp với yêu cầu kinh tế thị trường, đảm bảo đứng vững cạnh tranh Hình thức tổ chức kế tốn Xí nghiệp hình tập trung, mơ hình tạo điều kiện để kiểm tra đạo nghiệp vụ đảm bảo lãnh đạo tập trung thống kế toán trưởng đạo kịp thời lãnh đạo Xí nghiệp Ngồi ra, hình thức thuận tiện cơng việc phân cơng chun mơn hố cơng việc cán kế toán việc trang bị phương tiện, kỹ thuật tính tốn, xử lý thơng tin Bộ máy kế toán tổ chức gọn đảm bảo cung cấp kịp thời yêu cầu thông tin kế tốn Xí nghiệp Đội ngũ cán kế tốn có trình độ, lực, nhiệt tình đáp ứng u cầu cơng tác hạch tốn kinh doanh nói chung hạch tốn chi phí sản xuất nói riêng Hệ thống sổ sách chứng từ, phương pháp hạch tốn kế tốn mà Xí nghiệp sử dụng tương đối đầy đủ, khoa học hợp lý, theo chế độ kế toán Nhà nước quy định Việc ứng dụng máy vi tính vào phục vụ cơng tác hạch toán tiết kiệm đáng đáng kể thời gian cơng sức cho nhân viên kế tốn, Hồng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 83 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, kịp thời đưa thông tin hữu dụng yêu cầu quản lý NVL * Ứng dụng tin học cơng tác kế tốn Xí nghiệp thực tổ chức cơng tác kế tốn máy vi tính Việc ứng dụng tin học cơng tác kế toán tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thơng tin cách kịp thời, hữu ích Mặt khác, giúp cho cơng tác lưu trữ, bảo quản liệu thơng tin kế tốn an tồn Ngồi ra, tạo điều kiện nâng cao hiệu cơng tác quản lý, kiểm soát nội doanh nghiệp 3.1.2 Hạn chế: * Về tổ chức máy kế tốn cơng tác kế tốn - Các cơng việc kế tốn chưa hồn thành đầy đủ, thời hạn đồng khối lượng cơng việc q lớn thường bị dồn vào cuối kỳ hạch toán Xí nghiệp trang bị phương tiện hạch tốn đại có đội ngũ kế tốn đơng đảo Chính đơi diễn tượng làm tắt, bỏ qua không lập số bảng biểu hay lập yêu cầu - Trong thời gian đội Xí nghiệp thi cơng từ đến cơng trình nằm địa bàn khác Do việc tổ chức máy quản lý gọn nhẹ làm cho cơng tác kế tốn vật liệu đội thi cơng nhiều cơng trình thiếu xác, chưa đáp ứng u cầu cơng tác quản lý sản xuất nói chung hạch tốn chi phí NVL nói riêng, vấn đề phòng kế tốn cơng ty giám đốc cần sớm quan tâm giải cho hài hoà đảm bảo quy định tổ chức cơng tác kế tốn * Cơng tác hạch tốn tồn sai sót Hồng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 84 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Hạch toán sản xuất đơn vị thi cơng Xí nghiệp tồn số sai phạm: Để đơn giản hoá việc hạch toán, có giá trị nhỏ, sử dụng cho nhiều kỳ hạch tốn thẳng vào tài khoản chi phí mà khơng hạch tốn vào tài khoản 142 để phân bổ dần cho nhiều kỳ Mặc dù việc chưa thật nguyên tắc song chấp nhận Tuy nhiên với số loại có giá trị tương đối lớn Xí nghiệp cho phép tính ln lần giá trị chúng vào chi phí sản xuất tháng cơng trình Điều phản ánh khơng xác chi phí phát sinh không nguyên tắc 3.2 Những nhận xét công tác kế tốn NVL xí nghiệp xây lắp 3.2.1 Ưu điểm * Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế Trong phương pháp đánh giá NVL xuất kho phương pháp giá thực tế đích danh phương pháp đảm bảo chân thực thông tin kế tốn hàng tồn kho nói riêng thơng tin lãi, lỗ, tình hình tài DN nói chung Thơng qua giá thực tế vật liệu biết chi phí thực tế NVL sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu giá thành sản phẩm, xác định đắn chi phí đầu vào, biết tình hình thực định mức tiêu hao vật liệu, từ biết hao phí lao động khứ giá thành sản phẩm 3.2.2 Những hạn chế cần khắc phục Mặc dù có nhiều cố gắng, cải tiến tích cực song em nhận thấy cơng tác hạch tốn kế tốn Xí nghiệp tồn số nhược điểm, bất cập chưa ý tháo gỡ sửa chữa Đó : * Về phân loại nguyên vật liệu Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 85 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Để xây dựng, hoàn thiện cơng trình, Xí nghiệp phải sử dụng khối lượng NVL lớn, gồm nhiều loại, loại có tính chất, công dụng, đặc điểm kỹ thuật yêu cầu quản lý khác Do vây, muốn quản lý hạch tốn NVL xác cần phải tiến hành phân loại cách khoa học hợp lý Hiện nay, Xí nghiệp xếp tất NVL vào loại Việc phân loại làm ảnh hưởng tới việc xác định chi phí loại NVL tổng chi phí, chưa đáp ứng u cầu kế tốn quản lý NVL * Cơng tác phân tích tình hình quản lý sử dụng NVL Xí nghiệp Qua thời gian thực tập Xí nghiệp, em thấy Xí nghiệp chưa coi trọng cơng tác phân tích tình hình quản lý sử dụng NVL Viêc phân tích giúp Xí nghiệp tìm ngun nhân ảnh hưởng tới việc thu mua NVL, đặc biệt khoản chi phí NVL giá thành sản phẩm Từ có biện pháp khắc phục tìm hướng quản lý NVL 3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hạch tốn nguyên vật liệu xí nghiệp xây lắp 3.2.1 Ý kiến 1: Hồn thiện cơng tác hạch tốn chi tiết NVL Phương pháp hạch toán chi tiết NVL mà Xí nghiệp sử dụng phương pháp thẻ song song Phương pháp nhìn chung đáp ứng yêu cầu hạch toán quản lý NVL Ưu điểm phương pháp đơn giản, dễ làm lại có tính trùng lắp Hàng tháng, đối chiếu số liệu tồn kho NVL sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế tốn lại khơng lập Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn Điều gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, đối chiếu Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 86 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Phương pháp thẻ song song đáp ứng tốt yêu cầu quản lý tốn Xí nghiệp với khối lượng NVL đa dạng cơng ty việc sử dụng phương pháp thẻ song song khơng nên Xí nghiệp nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư Theo phương pháp này, thủ kho theo dõi mặt vật tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư thay phải theo dõi hai mặt vật giá trị kế tốn cần theo dõi mặt giá trị Nhờ đó, kế tốn tránh việc ghi chép trùng lặp sử dụng phương pháp thẻ song song, tạo điều kiện thực kiểm tra thường xun có hệ thống kế tốn thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán xác, kịp thời Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho thủ kho lập theo quy định thống DN hàng ngày định kỳ - ngày Sau ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn chứng từ nhập, xuất kho phát sinh ngày (hoặc kỳ) theo nhóm NVL quy định Căn vào kết phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, kê rõ số lượng, số hiệu chứng từ loại NVL Phiếu sau lập xong đính kèm với tập phiếu nhập kho phiếu xuất kho để giao cho kế toán PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Số danh điểm Vật liệu Tên, quy cách Phiếu Số Chủng loại nhập lượng Vật tư Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 Số NT Đơn giá Thành tiền 87 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Ngồi cơng việc hàng ngày trên, cuối tháng thủ kho phải vào thẻ kho kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng danh điểm vật liệu vào sổ số dư Sổ số dư kế toán mở cho kho, dùng cho năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng Trong sổ số dư danh điểm vật liệu in sẵn, xếp theo thứ tự thứ tự nhóm loại vật liệu Sổ số dư nên Công ty lập cho tháng để tránh quy mơ cột q lớn Nhân viên kế tốn vật liệu phụ trách theo dõi kho phải thường xuyên (hàng ngày định kỳ) xuống kho để hướng dẫn kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho thủ kho thu nhận chứng từ với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ Nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ kế tốn có liên quan Sau đó, kế tốn tính giá chứng từ theo giá hạch toán, tổng cộng số tiền chứng từ nhập - xuất kho theo nhóm vật liệu ghi vào cột số tiền Phiếu giao nhận chứng từ Căn vào phiếu giao nhận chứng từ tính giá, kế tốn ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất vật liệu Bảng mở cho kho, số cột phần nhập, xuất nhiều hay phụ thuộc vào số lần quy định kế toán xuống kho nhận chứng từ Số tồn kho cuối tháng nhóm NVL bảng luỹ kế sử dụng để đối chiếu với số dư tiền sổ số dư với bảng kê tính giá NVL kế tốn tổng hợp 3.2.2 Ý kiến 2: Phân loại lập sổ danh điểm vật tư: Trong công tác xây dựng bản, chủng loại NVL lớn Để việc hạch tốn NVL xác thuận lợi vật tư phải phân loại khoa học Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 88 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế hợp lý Sau phân loại vật tư thành nhóm, thứ cần thiết phải lập “Sổ danh điểm vật tư” để mã hoá loại vật liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý đặc biệt để tiện sử dụng áp dụng kế toán máy Danh điểm vật liệu sử dụng để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu sổ khác Nhờ cơng tác kế tốn NVL xác hơn, thuận lợi hơn, giảm thời gian có cơng tác kiểm hê, kiểm tra; khơng thế, việc cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý đạo sản xuất kịp thời Biểu: Sổ danh điểm vật liệu Mã số Tài khoản cấp 1521 Nhóm vật tư Danh điểm Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT NVL 1521 01 Xi măng Tấn 1521 01 01 Xi măng trắng Tấn 1521 01 02 Xi măng thường Tấn 1521 02 Thép Kg 1521 02 01 Thép cuộn Φ6 Kg 1521 02 02 Thép D10 Kg 1521 02 03 Thép D12 Kg 1522 Nguyên vật liệu phụ 3.23 Ý kiến 3: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 Đơn giá 89 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Do tượng giá vật liệu thị trường biến động, NVL hư hỏng, phẩm chất Nếu không thu hồi vốn kịp thời làm ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất Trong kinh doanh, để hạn chế tổn thất, thiệt hại để chủ động tài trường hợp xảy nguyên nhân khách quan Việc lập dự phòng giảm giá giảm giá hàng tồn kho lập vào cuối niên độ kế toán Mà doanh nghiệp xây dựng đơn vị chịu ảnh hưởng trực tiếp mạnh thời tiết khí hậu kho vật liệu tập hợp chân cơng trình thi cơng vây việc hạch tốn dự phòng giảm giá hàng tồn kho quan trọng Để tránh rủi ro co thể xảy ra, Xí nghiệp nên trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn Cụ thể sau: - Mức dự phòng cần phải lập: Số dự phòng cần phải lập dựa số lượng loại nguyên vật liệu tồn kho theo kiểm kê thực tế diễn biến giá niên độ Mức dự phòng NVL cần phải lập Số lượng = cho niên độ (N+1) NVL loại Mức chênh lệch x giảm giá loại - TK sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: TK dùng để phản ánh việc lập dự phòng xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu TK sau: Bên Nợ: phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hồn nhập vào chi phí SXKD Hồng Kim Oanh Chun Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 90 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Bên Có: phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí quản lý DN Dư Có: giá trị dự phòng giảm giá có + Cuối niên độ kế toán (ngày 31/12/N) vào số lượng vật tư tồn kho khả giảm giá thứ vật tư để xác định mức trích lập dự phòng (theo chế độ tài ) tính v chi phí , kế tốn ghi Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Cuối niên độ kế toán sau (31/12/N+1) tiếp tục tínhtốn mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm (Năm N+2) Sau so sánh với số dự phòng lập cuối kỳ kế tốn năm trước Nếu số dự phòng phải lập năm lớn số dự phòng lập năm trước số chênh lệch lớn trích lập bổ xung , kế toán ghi Nợ TK 632 Có TK 159 Giá vốn hàng bán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu số dự phòng phải lập năm nhỏ số dự phòng lập năm trước số chênh lệch nhỏ hồn nhập Nợ TK 159 Có TK 632 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Giá vốn hàng bán 3.2.4 Ý kiến 4: Phân cơng lại tổ chức phòng kế tốn Xí nghiệp Cơng tác kế tốn nói chung cơng tác hạch tốn kế tốn vật liệu có hồn thành tốt hay không trước tiên phải phụ thuộc vào cách tổ chức cơng tác kế tốn Xí nghiệp mối quan hệ phận phòng kế tốn Tại Xí nghiệp Xây Lắp 1, phân cơng trách nhiệm phận phòng kế tốn - tài vụ rõ ràng, nhân viên giao phụ trách phần hành định khơng có chồng chéo hay trùng lặp Mỗi cá nhân có trách Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 91 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế nhiệm hồn thành tốt cơng việc phụ trách có ý thức giúp đỡ nhau, phối hợp thực để cơng việc có hiệu cao Tuy nhiên, số lượng nhân viên kế tốn phòng kế tốn - tài vụ có người nên khơng thể tránh tình trạng số nhân viên phải kiêm nhiệm thêm phần hành khác Như phân công vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế toán Điều thể rõ: Kế toán vật tư kiêm kế toán tài sản cố định, kế toán vốn tiền kiêm kế toán toán Việc kiêm nhiệm nhiều phần hành lúc nguyên nhân làm cho hiệu công việc nhiều bị hạn chế Các kế tốn khơng tránh khỏi việc làm tắt bước phần hánh kế tốn mà đảm nhiệm khối lượng cơng việc lớn Theo em, Xí nghiệp nên xem xét lại vấn đề để có phân cơng hợp lý nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn đạt hiệu cao nữa, xứng đáng với vị trí 3.2.5.Ý kiến 5: Hạch tốn ngun vật liệu với việc sử dụng máy vi tính Ngày nay, máy vi tính sử dụng để xử lý, cung cấp truyền thông tin tất lĩnh vực Nó thật cơng cụ vơ hữu ích cho công ty Tuy nhiên, để máy vi tính trở thành cơng cụ xử lý, cung cấp thơng tin kế tốn lại công việc không đơn giản Sẽ thật hiệu nhẹ nhàng cho cơng tác kế tốn Xí nghiệp đưa vào sử dụng máy vi tính phần mềm cho cơng tác hạch tốn nói chung cơng tác hạch tốn ngun vật liệu nói riêng Trong phạm vi chuyên đề này, em xin đề cập đến lĩnh vực: Hạch toán nguyên vật liệu với việc sử dụng máy vi tính Ở Xí nghiệp có tiền đề thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính  Đội ngũ kế tốn trẻ, có kiến thức trình độ sử dụng máy vi tính Hồng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 92 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế  Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ phù hợp với việc hạch toán máy vi tính, với việc sử dụng chương trình phần mềm đơn giản việc vào số liệu đơn giản Theo em, việc hạch toán nguyên vật liệu máy vi tính tiến hành chương trình phần mềm lập cho mảng nhập – xuất - tồn, sau: Phần nhập: Kế toán vào máy phiếu nhập kho sau phân loại theo nhà cung cấp Việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc vào sổ chi tiết toán với người bán, vào chứng từ ghi sổ TK 152 phần "Ghi nợ TK 152, ghi có tài khoản khác" Từ chứng từ nhập (đã phân loại này), kế toán tiến hành vào sổ chi tiết toán với người bán Những sổ chi tiết cho tháng để vào sổ Phần xuất: Sau nhận phiếu liên quan đến xuất nguyên vật liệu, kế toán tiến hành phân loại, sau đưa vào máy vi tính, vào chứng từ ghi sổ Đồng thời, kế toán lập bảng kê nguyên vật liệu theo đơn vị sử dụng Phần tồn: Giá trị loại nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng máy tự động tính, in Muốn vậy, Xí nghiệp phải đào tạo đội ngũ kế toán kiến thức máy vi tính: Sử dụng, quản lý liệu Áp dụng chương trình phần mềm hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm Xí nghiệp Trong tương lai khơng xa, mà quy mô sản xuất mở rộng, nghiệp vụ phát sinh nhiều, cần nhiều sổ sách để quản lý, máy vi tính thực phát huy vai trò cơng tác hạch tốn nói chung hạch tốn ngun vật liệu nói riêng Hồng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 93 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế KẾT LUẬN Nguyên vật liệu yếu tố khơng thể thiếu q trình sản xuất Đặc biệt, ngành xây dựng chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm Do đó, việc tổ chức cơng tác kế tốn NVL yêu cầu tất yếu khách quan công tác quản lý sử dụng NVL, góp phần làm hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho DN Tổ chức cơng tác kế tốn NVL cơng việc phức tạp, lâu dài Trong thời gian tìm hiểu thực tế Xí nghiệp em sâu nghiên cứu làm sáng tỏ tồn tổ chức cơng tác kế tốn NVL sở lý luận học Từ nêu lên ý kiến đề xuất nhằm góp phần khắc phục hạn chế kế tốn NVL Xí nghiệp Thời gian thực tập Xí nghiệp hội để em vận dụng kiến thức học vào thực tế để cố gắng hoàn thiện chuyên đề thực tập Trong q trình hồn thành chun đề, em nhận hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cô Nguyễn Thị Nguyệt Dung cô chú, anh chị phòng kế tốn Xí nghiệp Tuy nhiên thời gian trình độ có hạn nên nên viết em khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Vì em mong giáo cơ, Phòng kế tốn Xí nghiệp bảo tận tình để em nâng cao nhận thức nhằm phục vụ cho trình học tập thực tế sau Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 94 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Em xin chân thành cảm ơn Cô Nguyễn Thị Nguyệt Dung, cảm ơn cô anh chị Xí nghiệp giúp em hồn thành chun đề Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, tháng 06 năm 2006 Sinh viên thực HOÀNG KIM OANH NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Ngày…… tháng……năm 2006 Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 95 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Ngày…… tháng……năm 2006 Hoàng Kim Oanh Chuyên Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 Giá đơn bình vị 96 Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Khoa KinhTế Hồng Kim Oanh Chun Đề Thực Tập Lớp CĐTC KT4 – K4 ... pháp KKĐK TK TK 611 TK 15 1, 15 2 15 1 ,15 2 K/c NVLđi đường K/c NVL đường tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ TK 11 1, 11 2, 3 31 Trị giá NVL mua vào kỳ TK 13 3 Thuế GTGT đầu vào TK 11 1, 11 2, 3 31 Trả NVL cho... khác 1. 4 Tổ chức kế toán NVL 1. 4 .1 .Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1. 4 .1. 1 Chứng từ sử dụng Căn vào nội dung nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác định chứng từ kế toán cần sử dụng... KT 11- K54 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kinh Tế Sơ đồ 1. 5: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX (Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK TK 15 2 TK 6 21, 627,6 41, 642 11 1 ,11 2,3 31