BÁO CÁO THỰC TẬP TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT VISIO 2016

BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT VISIO 2016 I Giới thiệu về phần mềm Microsoft Visio 2016 1. Giới thiệu và ứng dụng 2. Những công cụ vẽ sơ đồ khác 3. Hướng dẫn cài đặt visio 2016 4. Làm việc với Visio: 5. Làm quen với giao diện visio 2016 II. Sử dụng Visio để vẽ các sơ đồ a) Chi tiết vẽ sơ đồ tư duy b) Vẽ sơ đồ Logic bằng Visio c) Vẽ sơ đồ DFD bằng Visio d) Vẽ sơ đồ ERD bằng Visio III Các bài tập vẽ visio

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM

- -BÁO CÁO THỰC TẬP

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT VISIO 2016

NỘI DUNG

*************************************************** I- Giới thiệu về phần mềm Microsoft Visio:

1 Giới thiệu và ứng dụng:

a) Khái quát về Microsoft visio:

Visio là một phần mềm vẽ sơ đồ thông minh, được tích hợp vào bộchương trình Microsoft Office từ phiên bản 2003 MS Visio cho phépbạn thể hiện bản vẽ một cách trực quan Hơn nữa, nó còn cung cấp nhiềuđặc tính khiến cho sơ đồ của bạn ý nghĩa hơn, linh động hơn và phù hợphơn với nhu cầu của bạn Ngoài ra, bạn có thể sao chép bản vẽ của mìnhqua các phần mềm khác (như: MS Word, MS Excel…) để tiện sử dụngcho công việc của bạn

b) Microsoft Visio Professional 2016:

Microsoft Visio Professional 2016 là ứng dụng giúp người dùng nângviệc vẽ sơ đồ lên một tầm cao mới Ứng dụng này cung cấp các công cụ

đồ họa chuyên nghiệp với các bộ mẫu đa dạng để người dùng có thể bắtđầu minh họa dữ liệu bằng hình ảnh bắt mắt

Microsoft Visio Professional là một trong những ứng dụng vẽ sơ đồ hàngđầu, kết hợp bộ tính năng chuyên sâu với giao diện hiện đại, dễ nhìn, chophép cả người mới và người đã có kinh nghiệm sử dụng tạo ra các sơ đồbắt mắt và độc đáo

Ứng dụng vẽ sơ đồ cho máy tính Microsoft Visio Professional bao gồmhàng loạt các công cụ giúp liên kết các sơ đồ với dữ liệu thời gian thực,cho phép thực hiện các thao tác đồng thời trên cùng một sơ đồ, tương

thích với các tiêu chuẩn UML và BPMN mới nhất.

Tạo ra các sơ đồ trông chuyên nghiệp bằng cách sử dụng bộ sưutập công cụ phong phú

Tạo sơ đồ là công việc tương đối đơn giản dành cho những người dùng

đã quen với giao diện tiêu chuẩn của các ứng dụng văn phòng Office.Các công cụ cần thiết đều có trong tầm tay Những mẫu có giao diệnhiện đại và bộ sưu tập khổng lồ bao gồm các hình được vẽ sẵn và mẫu vẽ

có thể giúp người dùng tạo ra một dự án mới một cách dễ dàng

Phần mềm vẽ sơ đồ cho máy tính Microsoft Visio Professional giúpngười dùng tạo ra đủ các loại sơ đồ từ đơn giản đến phức tạp và có thể

xử lý nhiều tình huống như kết nối sơ đồ tiến trình với nhiều nguồn dữliệu khác nhau (ví dụ như các bảng tính Excel) Hình ảnh đồ họa đẹp mắt

sẽ tự động được làm mới khi thông tin thay đổi

Áp dụng các hiệu ứng và chia sẻ sơ đồ của mình với những ngườikhác để nhận phản hồi ngay lập tức

Hình thức của các sơ đồ có thể dễ dàng được cải thiện nhờ có đủ cáckiểu hiệu ứng, phông nền, phong cách đồ họa, thiết kế và tùy chọn địnhdạng Các biểu tượng, sơ đồ và màu sắc có thể được sử dụng để cải thiệnhình ảnh trực quan Trong khi đó, các công cụ khác giúp đảm bảo độchính xác của dự án bằng cách phân tích và phát hiện các lỗi thôngthường dựa trên bộ quy định có sẵn

Các sơ đồ đầu ra có thể dễ dàng được chia sẻ với tổ chức và người dùng

có thể dễ dàng quản lý các bình luận phản hồi hoặc yêu cầu giải thíchthêm thông qua phần nhắn tin nhanh ngay trong Visio Hơn thế nữa, ứngdụng thiết kế sơ đồ Microsoft Visio Professional còn cho phép chủ độngkiểm soát dự án, nghĩa là các thành viên khác trong đội có thể cùng nhauhợp tác làm việc trong cùng một sơ đồ

Ứng dụng tạo sơ đồ đạt tiêu chuẩn cao

Mục tiêu của công cụ vẽ sơ đồ Microsoft Visio Professional là hỗ trợngười dùng tạo ra, chia sẻ các sơ đồ và biểu đồ tiến trình có hình thứcchuyên nghiệp Công cụ này cũng cung cấp cho người dùng các công cụcần thiết để đơn giản hóa các thông tin phức tạp

Vì có hình ảnh phù hợp với dữ liệu, hỗ trợ cho các tiêu chuẩn sơ

đồ mới nhất và có môi trường làm việc thân thiện với người dùng,Microsoft Visio Professional đã trở thành một trong những ứng dụng tốtnhất thuộc thể loại ứng dụng vẽ sơ đồ

2 Những công cụ vẽ sơ đồ khác:

a Dia

Dia là ứng dụng vẽ sơ đồ miễn phí và đầy đủ tính năng Ứng dụng nàycũng hoàn toàn là mã nguồn mở theo giấy phép GPLv2 Ứng dụng này

YEd Graph Editor là một công cụ tuyệt vời và được cập nhật liên tụccho các sơ đồ luồng, biểu đồ, biểu đồ cây, biểu đồ mạng và nhiều hơnthế Bạn có thể tải ứng dụng dưới dạng tệp JAR (yêu cầu Java trên hệthống) hoặc EXE (bao gồm trình cài đặt Java) Ứng dụng này rất mạnh

và linh hoạt, giao diện dựa trên Swing

Các tính năng và điểm nổi bật chính:

+Dễ dàng tạo các biểu đồ có chất lượng chuyên nghiệp

+Tự động sắp xếp các yếu tố biểu đồ từ lộn xộn đến gọn gàng

+Định tuyến đường trực giao và tổ chức cho các kết nối

+Có sẵn một số tùy chọn xuất như PNG, JP, SVG và PDF

Các tính năng và điểm nổi bật chính:

+Tạo các nút và kết nối tái sử dụng, tùy chỉnh

+Các biểu đồ sâu, đa cấp độ cho biểu hiện hình ảnh đầy đủ của các ýtưởng

+Các thành phần có thể kết hợp nhiều biểu đồ và đồ thị khác nhau

+Tạo các báo cáo PDF, XPS hoặc HTML dựa trên dữ liệu của bạn

+Mã nguồn mở và có thể mở rộng với các plugin

d Pencil Project

Pencil Project là một ứng dụng cũ bị "thất sủng" do sự gián đoạn pháttriển lâu dài, nhưng nó đã trở lại vào năm 2015 và phiên bản 3.0.0 đượcphát hành vào năm 2017 Tất cả các tính năng trong Pencil Project đềuđược cập nhật khiến nó trở nên hữu ích hơn Đây là sự lựa chọn cho bất

cứ ai cần một sơ đồ nhanh chóng, đơn giản mà không cần nghiên cứusâu

Các tính năng và điểm nổi bật chính:

+Hàng tấn các hình dạng được tích hợp trong các loại biểu đồ và giaodiện

+Tạo hình dạng của riêng bạn hoặc cài đặt bộ sưu tập của người khác.+Một số tùy chọn xuất như PNG, SVG, PDF và HTML

+Nhập công cụ duyệt clipart từ OpenClipart.org để sử dụng trong biểu

đồ và sơ đồ

e LibreOffice Draw

LibreOffice được cho là sự thay thế tốt nhất cho Microsoft Office trongviệc xử lý văn bản, bảng tính, thuyết trình và thậm chí là biểu đồ hìnhảnh Với tính năng LibreOffice Draw, bạn có thể dễ dàng thêm cácshape, symbol, line, connection, text, image và nhiều thứ hơn nữa Mộttính năng thú vị nữa của Draw là tạo ra các smart connector (đường nối

thông minh) giúp kết nối nhanh các khối hình lại với nhau Nhìn chung,ứng dụng này rất linh hoạt và hữu ích với mọi đối tượng người dùng Các tính năng và điểm nổi bật chính:

+Các kích thước trang tùy chỉnh, tuyệt vời cho tất cả các loại biểu đồ.+Bản đồ trang giúp làm việc dễ dàng trên nhiều biểu đồ

+Các thao tác đối tượng nâng cao, gồm bộ điều khiển 3D

+Có thể mở (nhưng không lưu vào) định dạng Microsoft Visio

 Tất cả những ứng dụng này đều đơn giản và không được chuyên

nghiệp như Microsoft Visio.

3 Hướng dẫn cài đặt visio 2016:

Bước 1: tải file cài đặt visio trên trang chủ của Microsoft về máy

Bước 2: tiến hành Double click để mở file cài đặt.

Máy hỏi quyền truy cập thì chọn Yes Cửa sổ cào đặt sẽ hiện lên.

Bước 4: Chọn install now.

Bước 5: Đợi cho quá trình cài đặt diễn ra

Bước 6: Sau khi quá trình cài đặt diễn ra xong Ta chọn Close.

Quá trình cài đặt đã xong, bây giờ chỉ cần mở visio lên và sử dụng.

4 Làm việc với Visio:

a Mở và thoát khỏi Visio

- Mở: Start/ Visio 2016

- Thoát: Gọi lệnh File/ Exit, hoặc nhấp vào  ở góc trên bên phải

b Tạo mới, lưu, đóng và mở bản vẽ

- Tạo mới: Gọi lệnh File/ New -> chọn kiểu sơ đồ

Một số kiểu sơ đồ hữu ích trong Visio Professional 2016 là:

 Sơ đồ khối: Block Diagram/ Block Diagram

- Xem với kích thước thật: View/ Actual Size (100%)

- Xem toàn thể trang: View/ Whole Page (29%)

- Xem toàn màn hình: View/ FullScreen

- Bật tắt các thanh công cụ: View/ Toolbars => chọn thanh công cụ

- Bật tắt thanh trạng thái: View/ Status Bar

- Bật tắt cửa sổ Drawing: View/ Window/ Drawing Explorer

- Bật tắt cửa sổ Pan&Zoom: View/ Window/ Pan&Zoom

- Bật tắt cửa sổ thuộc tính: View/ Window/ Custom Properties

- Bật tắt cửa sổ kích thước: View/ Size&Position Window

- Bật tắt thước kẻ: View/ Rulers

- Bật tắt ô kẻ lưới: View/ Grids

- Bật tắt ô chỉ dẫn: View/ Guides

- Bật tắt điểm kết nối: View/ Connection Points

- Bật tắt phân cách trang: View/ Page Breaks

- Thêm tiêu đề đầu & chân: View/ Header & Footer

d Các thao tác cơ bản

- Chọn một hình: Chọn công cụ Pointer rồi nhấp vào hình vẽ đó

- Chọn nhiều hình: Chọn công cụ Pointer rồi vẽ hình chữ nhật baoquanh các hình cần chọn Hoặc có thể nhấp chọn hình thứ nhất, sau đó,giữ phím Ctrl và nhấp chọn các hình còn lại

- Dời chỗ: Muốn dời chỗ một hình hay một nhóm hình đã chọn, đểchuột giữa hình (nhóm hình), sao cho hiện ra dấu mũi tên, rồi dùng thaotác nắm kéo để dời hình (nhóm hình) sang vị trí khác

- Sao chép: Thực hiện tương tự thao tác dời chỗ, nhưng nhấn giữphím Ctrl trong lúc nắm kéo

- Phóng to, thu nhỏ: Chọn hình (nhóm hình), để chuột tại cạnh, hoặcgóc của hình, sao cho hiện ra dấu mũi tên, rồi dùng thao tác nắm kéo đểphóng to hoặc thu nhỏ hình (nhóm hình)

- Xóa hình: Chọn hình cần xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím

- Xoay hình tự do: chọn hình cần xoay, nhấp vào chấm tròn màuxanh phía trên hình, giữ và kéo chuột để xoay hình Có thể dời tâm củahình đến vị trí khác, khi đó hình sẽ xoay theo vị trí tâm mới

- Xoay hình 900: chọn hình cần xoay, nhấp phải vào hình, chọnShape -> Rotate Left (xoay trái) hoặc Rotate Right (xoay phải)

- Lật hình: chọn hình cần lật, nhấp phải vào hình, chọn Shape ->chọn Flip Vertical (lật dọc) hoặc Flip Horizontal (lật ngang)

5 Làm quen với giao diện visio 2016:

a Giao diện trang chủ của visio 2016:

Ở trang chủ có nhiều mục cần chú ý, đầu tiên là phần “Open orther drawings” dùng để mở file visio có sẵn.

Ở trên cùng là thanh tìm kiếm, dùng để tìm kiếm những mẫu vẽ có sẵntrên mạng

Ở dưới thanh tìm kiếm là những tên chủ đề có sẵn để ta chọn

Ở góc bên phải là danh sách các biểu đồ theo mẫu có sẵn đã được phânloại ra theo từng chủ để để chúng ta lựa chọn ở đây chia làm hai phần:

-Một là “FEATURED”- sắp xếp theo đặc tính biểu đồ ta cần vẽ.

-Hai là “CATEGORIES”- xắp xếp các mẫu theo từng hạng mục.

b) Bắt đầu làm việc với mục Basic Diagram (biểu đồ cơ bản):

Sau đó đánh dấu chọn đơn vị đo lường: Metric Units hoặc US Units, rồi bấm nút Create.

Cửa sổ làm việc của visio hiện lên như hình bên dưới:

Góc trên là thanh công cụ làm việc giống như của những ứng dụng kháccủa Microsoft.

Bảng bên trái sẽ là tập hợp những hình khối dành cho kiểu mẫu bạnchọn, dù đương nhiên bạn có thể thêm bất kỳ hình khối nào trong mục

More Shapes Khi muốn dùng hình khối nào hãy kéo thả hình khối đó

vào trang bên phải

Có nhiều mục đã được xắp xếp ở dưới:

- Quick Shapes: những hình thường dùng

- Basic Shapes: hình cơ bản

- Arrow Shapes: hình các mũi tên

- Decorative Shapes: coác hình để trang trí

- Graph and Math Shapes: hình đồ thị, toán học

Ở góc dưới là tên các trang làm việc trong visio Ta có thể thêm nhiềutrang mới bằng cách nhấp chuột trái vào dấu cộng như hình dưới Đểchuyển sang trang khác ta chỉ cần nhấp chuột trái vào tên trang khác Để

đổi tên ta nhấp chuột phải vào tên rồi chọn rename.

Tại góc dưới bên phải, ta có thể kéo chuột để tăng giảm kích thước cửa

sổ làm việc

Khi vẽ, ta click giữ chuột vào hình mình chọn rồi kéo thả vào vùng vẽbên phải

Các bước vẽ cơ bản

Ta sẽ thao tác với mẫu Basic Flowchart

Thao thác như trên hình:

Cửa sổ làm việc hiện lên, ta bắt đầu kéo thả các hình vẽ vào của sổ làmviệc Tại của sổ làm việc, ta có thể tùy chỉnh hình vẽ như:

Để nối các hình khối với nhau, bạn hãy bấm nút Connector phía trên rồi

kéo các đầu mối từ hình khối nguồn sang hình khối đích

Để di chuyển nhiều hình cùng một lúc, ta có thể nhấp giữ chuột trái bôiđen hết các hình rồi nhấp kéo thả vào vị trí khác

Ví dụ như:

-Ta chọn mục “Design”, ở đây ta có thể thay đổi màu sắc hoặc kiểu kết

nối (ở phần layout) các hình với nhau.

-Để thêm hình nền cho bản vẽ ta vào Design -> Backgrounds rồi chọn

hình

-Để thêm hình ảnh vào bài vẽ ta vào Insert -> Pictures rồi chọn hình

mình muốn ở trong máy

Để thêm văn bản vào một đối tượng trong sơ đồ: ta Double click vào nó

rồi gõ văn bản Công cụ chỉnh sửa chữ vẫn nằm trên mục HOME =>

Font như các công cụ Office khác.

-Chọn Brainstorming Diagram

-Chọn đơn vị đo lường Metric Units rồi nhấp chọn Create.

-Cửa sổ làm việc hiện lên:

Kéo hình Main topic vào cửa sổ vẽ, rồi nhấp chuột phải vào Main topic chọn Add Subtopic để thêm một nhánh nhánh nhỏ như trong hình:

Thêm 2 nhán nữa và thêm nội dung vào hình:

Điền nội dung các nhánh nhỏ vào khung rồi nhấp chọn OK.

Là tương tự ở 2 nhánh còn lại, ta được như hình dưới:

-Để thay đổi giao diện cho bản vẽ, ta nhấn giữ Shift rồi nhấp chọn các topit cần thay đổi giao diện Sau đó vào tab BRAINSTORMING chọn Change Topic, cửa sổ Change Shape hiện ra, ta chọn kiểu rồi nhấn OK.

-Để thay đổi màu sắc của sơ đồ, ta vào Design chọn tông màu thích hợp

-Ngoài ra ta có thể thay đổi màu sắc, hiệu ứng, hình dạng/kiểu mũi tên ở

trong tab Design, như trong hình:

+Color: thay đổi màu sắc

+Effects: thay đổi hiệu ứng

+Connectors: đổi kiểu mũi tên

-Sau đó ta trang trí thêm cho Main topic( chủ đề chính) Ta vào tab Home, như trên hình ta thấy:

+ Quick Styles: chọn styles phù hợp ở đây

+ Fill: thay đổi màu nền

+ Line: thay đổi màu chữ

+ Effects: thay đổi hiệu ứng ảnh

-Thay đổi bố cục theo mẫu có sẵn, ta vào tab BRAINSTORMING: +chọn Diagram rồi chọn mẫu ứng ý rồi chọn OK.

+ chọn Layout, chọn kiểu rồi nhấn OK.

Hoàn thành bài ta được như hình dưới:

Qua điện thoại

Truyền hình

Báo chí

Tờ rơi

Báo Truyền hình

Kênh phân phối

Phim giới thiệu

Sản phẩm dùng thử

Thông tin khuyến mãi

b) Vẽ sơ đồ Logic bằng Visio

- Giả sử, ta cần vẽ lại sơ đồ logic sau bằng công cụ MS Visio:

Có

Không

Bắt đầu đăng ký

Nhập thông tin thành viên

Thông tin dư/

hợp lệ không?

Hoàn tất đăng ký

Quy trình đăng ký thành viên

- Thêm tên vào cuối sơ đồ bằng cách nhấp chọn Text Tool (A) trên

thanh công cụ, nhấp vào phía dưới sơ đồ rồi gõ chữ vào

- Lưu sơ đồ vừa tạo bằng cách chọn File/ Save, rồi chọn đường dẫnlưu trữ, và đặt tên cho hình mới vẽ

- In sơ đồ ra máy in bằng lệnh File/ Print hoặc có thể chọn toàn bộ

sơ đồ rồi dùng lệnh Edit/ Copy để sao chép qua Word, Excel

Vẽ xong ta được như trong hình:

Bắt đầu đăng ký

Nhập thông tin thành viên

c) Vẽ sơ đồ DFD bằng Visio:

+ Giả sử, ta cần vẽ lại sơ đồ DFD sau bằng công cụ Microsoft Visio

Quá trình xử lý đơn hàng của Kismet ở mức cao

Đơn hàng khách hàng

có mũi tên ở hai đầu, cần chỉnh sửa lại bằng cách chọn kết nối đó, gọilệnh Format/ Line, trong hộp Line End, thay đổi kiểu bắt đầu và kết thúccủa nét ở hộp chọn Begin và End, rồi nhấn OK.

- Thêm chữ vào hình và kết nối: chọn hình hoặc kết nối đó, rồi gõchữ vào, nếu gõ sai, muốn chỉnh sửa lại, thì nhấn F2 Ta cũng có thể gõtiếng Việt bằng cách đổi Font chữ và bộ gõ thích hợp

- Thêm tên vào cuối sơ đồ bằng cách nhấp chọn Text Tool (A) trên

thanh công cụ, nhấp vào phía dưới sơ đồ rồi gõ chữ vào

- Lưu sơ đồ vừa tạo bằng cách chọn File/ Save In sơ đồ ra máy inbằng lệnh File/ Print hoặc sao chép sơ đồ bằng lệnh Edit/ Copy

- Lưu ý: Nếu muốn vẽ sơ đồ ở mức chi tiết hơn cho một xử lý, tachỉ cần nhấp chuột phải vào xử lý đó, chọn New Detail Page, trang chitiết sẽ được tạo có sẵn các đối tượng liên quan đến xử lý đó

Vẽ xong ta được như trong hình:

hàng

Xử lý đơn hàng

Phiếu xuất

Đơn hàng được duyệt

Đơn hàng Khách hàng

Hóa đơn

d) Vẽ sơ đồ ERD bằng Visio:

+ Giả sử, ta cần vẽ lại sơ đồ ERD sau bằng công cụ MS Visio:

Sơ đồ thực thể cho quá trình xử lý đơn hàng ở Kismet

- Kết nối các hình bằng cách nắm kéo biểu tượng đường kết nối vàomàn hình và điều chỉnh điểm đầu và cuối cho phù hợp Để thay đổ kýhiệu ở hai đầu kết nối, chọn kết nối đó, gọi lệnh Format/ Line, trong mụcLine End, thay đổi kiểu bắt đầu và kết thúc của nét ở hộp chọn Begin vàEnd, rồi nhấn OK

- Thêm chữ vào hình và kết nối: chọn hình hoặc kết nối đó, rồi gõchữ vào, nếu gõ sai muốn chỉnh sửa lại, thì nhấn F2

- Thêm tên vào cuối sơ đồ bằng cách nhấp chọn Text Tool (A) trên

thanh công cụ, nhấp vào phía dưới sơ đồ rồi gõ chữ vào

- Lưu sơ đồ vừa tạo bằng cách chọn File/ Save, rồi chọn đường dẫnlưu trữ và đặt tên cho hình mới vẽ

- In sơ đồ ra máy in bằng lệnh File/ Print hoặc cũng có thể sao chépbằng lệnh Edit/ Copy

Vẽ xong ta được như trong hình: