Trình bầy quy trình đánh giá lựa chọn thanh tra nhà cung ứng vật tư tại công ty CP traphaco

Câu 1: Trình bầy quy trình Đánh giá - lựa chọn - tra nhà cung ứng vật tư cơng ty CP Traphaco: Trách nhiệm Tiến trình Xácphòng định nhu cầu Trưởng XNK-CƯVT Mô tả/biểu mẫu 5.2.1 9.202 / BM 01b Cán Gửi XNK-CƯVT thư mời NCƯ 5.2.2 tham gia CánTiếp XNK-CƯVT nhận báo giá 6.18 / BM 01 _ 5.2.3 & mẫu (nếu có) Tổ LCNCƯ Họp lựa chọn NCƯ 9.202 / BM 04 5.2.4 6.18/BM02 a; b; c; d LậpTổ báoLCNCƯ cáo Tổ trưởng _ 5.2.5 LCNCƯ Tổng giám đốc Phê duyệt 6.18/BM03; a 5.2.5 6.18/BM03; a Trưởng phòng XNK-CƯVT 5.2.6 Nhà cung Muaứng vật tư 9.202 SOP SOP/KHO-02 Thông báo kết 9.202 /BM05; 06; 07 Cán XNK-CƯVT Giám sát nhà cung ứng Nhà cung ứng 5.2.7 9.202 /BM08 Phó TGĐ CL Thanh tra NCƯ Phòng XNK-CƯVT, ĐBCL, 5.2.8 6.18/BM 04; 05 KTCL; KH Phòng XNK-CƯVT Đánh giá NCƯ 5.2.9 Phòng ĐBCL 6.18/BM 05; 06 Phòng KTCL 9.202/BM 08 Mục đích u cầu: quy trình nhằm mục đích lựa chọn nhà cung cấp nguyên phụ liệu ổn định, đạt chất lượng Phạm vi áp dụng: quy trình áp dụng đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng ( sau viết tắt NCƯ) nguyên liệu, đồ bao gói cho công ty cổ phần Traphaco Đối tượng thực hiện: phòng xuất nhập & cung ứng vật tư (XNK & CƯVT); phòng kế hoạch; phòng đảm bảo chất lượng (ĐBCL); phòng kiểm tra chất lượng (KTCL); phòng tài - kế toán Nguyên tắc chung: - Với nguyên phụ liệu có giá trị từ 100.000.000 VNĐ (cho lần mua hàng) trở lên bắt buộc lựa chọn nhà cung ứng thông qua tổ Lựa chọn nhà cung ứng - Với nguyên phụ liệu có giá trị 100.000.000 VNĐ (cho lần mua hàng) Trưởng phòng XNK & CƯVT lựa chọn dựa theo đơn chào hàng tối thiểu nhà cung ứng Tiêu chí đánh giá lựa chọn: Đối với NCƯ mới: việc lựa chọn dựa kết tra NCƯ (nếu có) tiêu chí :Chất lượng vật tư; Giá cạnh tranh; Thời hạn giao hàng; Thời hạn tốn tốt; Uy tín lực nhà cung ứng Đối với NCƯ cũ: dựa kết thẩm định nguyên liệu (nếu có), kết đánh giá NCƯ năm trước 6 Mô tả quy trình: 6.1 Xác định nhu cầu: Trưởng phòng XNK & CƯVT xác định danh mục vật tư bắt buộc phải lựa chọn qua tổ LCNCƯ vào: Dự trù vật tư phòng Kế hoạch kết đánh giá NCƯ năm trước 6.2 Gửi thư mời NCƯ tham gia: - Cán cung ứng vật tư phòng XNK & CƯVT soạn thư mời tham gia cung ứng hàng hóa (BM 6.18/ BM 01) - Trưởng phòng XNK-CƯVT phê duyệt gửi thư mời nhà cung ứng tham gia - Nhà cung ứng gửi báo giá gửi mẫu (nếu có) 6.3 Tiếp nhận báo giá mẫu (nếu có): - Cán cung ứng vật tư tập hợp báo giá mẫu hàng nguyên niêm phong theo qui định (nếu có) giao cho tổ lựa chọn nhà cung ứng 6.4 Họp lựa chọn NCƯ: - Phòng XNK & CƯVT thơng báo cho tổ trưởng thời gian nội dung họp để triệu tập tổ lựa chọn NCƯ - Các thành viên tổ lựa chọn NCƯ họp lựa chọn nhà cung ứng dựa vào: + Danh mục vật tư ổn định theo nhà sản xuất (biểu mẫu 9.202/BM 03b) + Việc đáp ứng tiêu chuẩn nguyên vật liệu mà công ty đưa (đánh giá mẫu) + Xem xét cho điểm tiêu chí đánh giá: Tiêu chí Nhà cung ứng NL, tá dược Bao bì Dược liệu Giá 03 03 03 Chất lượng+ uy tín 03 03 04 Thời hạn giao hàng: 01 01 01 Thời hạn tốn: 01 01 01 Trình độ, khả phục vụ tư vấn 01 01 01 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 01 01 - Nhà cung ứng lựa chọn: NCƯ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn vật tư, có số điểm cao khơng có tiêu chí có số điểm thấp - Tổ trưởng lập biên họp theo biểu mẫu 6.18/BM02a; b; c, d có đầy đủ chữ ký thành viên 6.5 Lập báo cáo lựa chọn NCƯ: - Căn vào biên họp lựa chọn NCƯ, Tổ trưởng lập báo cáo lựa chọn NCƯ theo biểu mẫu 6.18/BM 03; 6.18/BM 03a trình Tổng giám đốc phê duyệt 6.6 Thông báo kết quả: - Tổ lựa chọn NCƯ thơng báo cho phòng XNK & CƯVT kết lựa chọn NCƯ - Phòng XNK & CƯVT tiến hành mua vật tư theo SOP Mua vật tư 9.202SOP/KHO-02 6.7 Giám sát nhà cung ứng: - Nhà cung ứng có trách nhiệm cung cấp nguyên vật liệu theo hợp đồng / đơn đặt hàng / mẫu hàng duyệt Cán mua vật tư phòng XNK & CƯVT có trách nhiệm đơn đốc, giám sát nhà cung ứng thực hợp đồng/ đơn đặt hàng/ mẫu hàng duyệt 6.8 Thanh tra NCƯ: - Mục đích: + Đánh giá lực, độ tin cậy nhà cung ứng + Góp ý, đề xuất với nhà cung ứng để nâng cao chất lượng tính ổn định nguyên vật liệu cung cấp - Định kỳ: 01 năm tổ chức tra 01 lần đột xuất cần thiết (đảm bảo tối thiểu năm nhà cung ứng nước phải tra 01 lần) - Thành phần: Phó tổng giám đốc chất lượng, cán chuyên trách thuộc phòng XNK & CƯVT, phòng ĐBCL, phòng KTCL, phòng Kế hoạch - Nội dung tra: Tham chiếu biểu mẫu Biên tra NCƯ số 6.18/BM04 + Đối với nhà sản xuất kiểm tra: Điều kiện nhà xưởng; Thiết bị dụng cụ; Thực điều kiện vệ sinh;Tính kỹ thuật mức độ tiên tiến công nghệ; Hệ thống sản xuất; Hệ thống quản lý chất lượng + Đối với nhà cung cấp kiểm tra: Điều kiện kho tàng hệ thống bảo quản hàng; Hệ thống giới thiệu nguyên liệu; Hệ thống phân phối nguyên liệu; Hệ thống quản lý chất lượng + Đánh giá độ tin cậy phiếu kiểm nghiệm gốc NCƯ - Đối tượng tra: + Các NCƯ nguyên vật liệu cho công ty với số lượng lớn + Các NCƯ mà q trình thực hợp đồng có lúc đáp ứng chưa tốt u cầu cơng ty (VD: chất lượng, độ ổn định nguyên vật liệu, tiến độ, khả đáp ứng hàng, ) + Có thể khảo sát thêm số NCƯ theo đề nghị Phòng XNK & CƯVT để bổ sung vào danh sách NCƯ - Tổ chức tra: phòng XNK-CƯVT có trách nhiệm + Lập danh sách NCƯ cần tra + Phối hợp với NCƯ lên kế hoạch thực hiện: thời gian tiến hành, địa điểm, phương tiện lại, + Thông báo cho thành viên tham gia + Quá trình tra phải ghi vào “Biên tra NCƯ” (biểu mẫu 6.18/BM04) - Kết tra NCƯ phải tổng hợp báo cáo lại theo biểu mẫu 6.18/BM05 để làm cho công ty tiến hành đánh giá lựa chọn NCƯ năm sau 6.9 Đánh giá NCƯ: - Định kỳ hàng năm, Phòng XNK & CƯVT phải tiến hành đánh giá NCƯ để làm cho lựa chọn NCƯ năm sau - Đối tượng đánh giá: + Các NCƯ nguyên vật liệu cho công ty với số lượng lớn + Các NCƯ mà trình thực hợp đồng có lúc đáp ứng chưa tốt u cầu công ty (VD: chất lượng, độ ổn định nguyên vật liệu, tiến độ, khả đáp ứng hàng, ) + Có thể khảo sát thêm số NCƯ theo đề nghị Phòng XNK & CƯVT để bổ sung vào danh sách NCƯ - Nội dung đánh giá: theo biểu mẫu Phiếu đánh giá NSX/ NCƯ Biểu mẫu số 6.18/BM06 Hồ sơ đánh giá NSX/NCƯ Biểu mẫu số 9.202/BM 08 - Hồ sơ đánh giá NCƯ/ NSX phải phòng XNK & CƯVT lưu trữ theo SOP Kiểm soát hồ sơ chất lượng (10.02SOP/HSTL-01) bao gồm: Biên tra NCƯ (nếu có), Phiếu đánh giá NSX/ NCƯ (6.18/BM06) Sổ theo dõi NCƯ năm trước (9.202/BM08) Nhận xét ưu điểm quy trình: - Quy trình đề bước làm việc chi tiết để tiến hành đánh giá lựa chọn tra nhà cung cấp giúp cho việc thực trở nên dễ dàng - Việc đánh giá lựa chọn tra nhà cung cấp giúp cho công ty lựa chọn nhà cung cấp tối ưu, ổn định chất lượng nguyên liệu đầu vào, góp phần đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất - Công ty chủ động sản xuất, đáp ứng tiến độ sản xuất, giá mua nguyên phụ liệu đầu vào hợp lý - Thanh tra đánh giá nhà cung cấp giúp cho nhà cung cấp cơng ty tìm tiếng nói chung việc hợp tác phát triển lâu dài là: cải tiến phù hợp Nhận xét bất cấp nhược điểm quy trình: 8.1 Về lựa chọn nhà cung ứng: a Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa gía trị tiền 01 lần mua hàng chưa chặt chẽ số lý sau: - Một số nguyên liệu/ dược liệu mua khối lượng lớn giá rẻ; - Cán cung tiêu lách quy định mua hàng có giá trị lớn cách tách thành nhiều hoá đơn để không cần thông qua tổ lựa chọn NCƯ; b Việc lấy báo giá cán vật tư tự liên hệ với nhà cung cấp nên chưa thật khách quan; c Mẫu chào hàng hàng thực tế nhập sai lệch chất lượng, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất phải chờ đổi hàng khơng có hàng để SX, đặc biệt ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hàng rào kỹ thuật không phát được; 8.2 Về tra nhà cung ứng: a Một số NCƯ lý khác mà trình sản xuất để cung ứng nguyên phụ liệu đầu vào cho công ty Traphaco thay đổi thiết bị quy trình sản xuất dẫn đến tình trạng khơng đồng chất lượng lần giao hàng mà khơng có thơng báo Khi nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất tạo sản phẩm không đồng chất lượng tạo số lượng sản phẩm hỏng lô mẻ sản xuất Việc xác định nguyên nhân khắc phục tốn không thời gian tiền bạc công ty Traphaco Ngoài ra, trường hợp sản phẩm phân phối thị trường có biểu hỏng ảnh hưởng đến sức khoẻ người tiêu dùng uy tín Traphaco thứ khơng thể tính tiền b Trong thành phần tổ tra NCƯ khơng có kỹ sư điện máy, người đào tạo có hiểu biết thiết bị máy móc công nghệ sản xuất NCƯ, nên việc đánh giá tổ tra NCƯ máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất dựa cảm nhận kinh nghiệm chủ quan tổ tra Đề xuất biện pháp khắc phục cho quy trình: 9.1 Lựa chọn nhà cung ứng: a Lập danh mục nguyên liệu cần lựa chọn nhà cung cấp dựa trữ lượng nguyên liệu dùng cho sản xuất hàng năm, nguyên liệu dùng để sản xuất mặt hàng chủ lực chiến lược b Việc lấy báo giá cần có tham gia nhiều người, tránh tượng cán vật tư tự làm giá với nhà cung cấp để đưa giá cao c Cần làm rõ đánh giá thêm nguồn hàng nhà cung cấp 9.2 Thanh tra nhà cung ứng: a Cần yêu cầu nhà cung ứng phải thông báo cho công ty có thay đổi hệ thống sản xuất: máy móc, quy trình,… để cơng ty chủ động phòng ngừa đưa lơ ngun liệu vào sản xuất Đặc biệt nhà sản xuất, cung cấp nguyên liệu nước b Thành phần tra cần bổ sung thêm kỹ sư điện máy Câu 2: Quản trị hoạt động mơn khoa học nghiên cứu tính hiệu q trình chuyển hóa từ nguồn lực đầu vào sản xuất nguyên vật liệu, vốn, lao động thành sản phẩm đầu hữu dụng cho khách hàng hàng hóa dịch vụ Qua giảng thầy giáo, học viên có đầy đủ kiến thức đại nhất, kỹ năng, công cụ cụ thể nhằm hoạch định sản xuất vận hành công ty thuộc lĩnh vực sản xuất công nghiệp hay dịch vụ Môn học bao gồm nội dung thiết kế cải tiến quy trình sản xuất nhằm giảm chi phí, nâng cao suất lao động, lực cạnh tranh sản phẩm Môn học trang bị cho học viên kiến thức cần thiết để hình thành vận hành doanh nghiệp cách chuyên nghiệp: hoạch định lực sản xuất, hoạch định địa điểm, lựa chọn quy trình sản xuất bố trí mặt bằng, hoạch định nhu cầu vật tư nguồn lực doanh nghiệp, quản trị chuỗi cung ứng, lịch trình sản xuất, quản trị chất lượng… Sau học xong học viên có khả tốt việc: - Phát triển hiểu biết hệ thống sản xuất/ tác nghiệp: yếu tố đầu vào, trình tác nghiệp, sản phẩm đầu doanh nghiệp sản xuất dịch vụ - Phát triển khả nhận dạng, thiết lập phân tích định sản xuất người quản lý sản xuất - Phát triển hiểu biết công việc cán quản lý tác nghiệp sản xuất như: cách thức giải vấn đề sản xuất, ngôn từ chuyên môn sử dụng, thách thức quan điểm họ sản xuất - Trình bày lý giải phương thức sản xuất đại JIT / Lean Sau học tập, với cộng tác nhóm lớp GaMBA01.X0110 học viên xác định thực trạng lãng phí sản xuất, nguyên nhân cách khắc phục công ty Traphaco, nơi học viên công tác theo quan điểm sản xuất Lean Đặc biệt xác định lãng phí gia cơng thừa việc sản xuất túi nhơm bọc ngồi vỉ thuốc thiết kế thùng catton in tên riêng cho sản phẩm Cụ thể: - Trước đây, chất lượng giấy nhôm nhựa PVC không đảm bảo nên công ty thiết kế thêm túi nhơm bọc ngồi vỉ thuốc để khống chế khơng cho khơng khí lọt vào làm ảnh hưởng đến chất lượng viên thuốc Hiện chất lượng nhựa PVC thiết bị ép vỉ cải tiến nên khơng tượng hở làm khơng khí vào vỉ thuốc mà khơng cần có túi nhơm bọc ngồi Nhưng ngại thay đổi thiết kế tâm lý cho người tiêu dùng quen sản phẩm thuốc Traphaco có vỏ nhơm bọc ngồi vỉ thuốc nên cơng ty sử dụng túi nhôm trước Như hàng năm công ty sử dụng lượng lớn giấy nhôm cơng chạy máy cho việc đóng túi nhơm cách không cần thiết Giải pháp khắc phục mạnh dạn bỏ việc đóng túi nhơm bọc ngồi vỉ thuốc Theo dõi kỹ chất lượng vỉ thuốc khơng đóng túi nhôm để kịp thời xử lý phát chất lượng thuốc bị ảnh hưởng yếu tố thay đổi - Quan điểm quảng cáo sản phẩm trình vận chuyển hàng nên thùng catton đựng hàng ngồi cơng ty thường in ln tên sản phẩm lên Tuy nhiên thực tế hàng hóa vận chuyển đến hiệu thuốc thường ôtô nên hiệu đạt không cao Tình trạng dẫn đến việc dù kích thước giống công ty phải đặt in dự trữ số lượng thùng catton loại Như cơng ty lãng phí thiết kế thừa tên hàng vào vỏ thùng Giải pháp khắc phục cho vấn đề sử dụng thùng catton đa dụng, nghĩa phần tên hàng, quy cách, ngày sản xuất, số lơ sản xuất… bỏ trống để đóng gói người cơng nhân tự viết dán giấy có in thơng tin vào vỏ thùng Với phân tích quy trình Đánh giá - lựa chọn - tra nhà cung ứng vật tư công ty CP Traphaco nêu phần trên, học viên đề xuất với lãnh đạo công ty sửa đổi quy trình cho phù hợp với thực tế Ngồi học viên đề xuất với Lãnh đạo nghiên cứu áp dụng phương thức sản xuất đại JIP cách phù hợp hiệu giúp công ty đạt số lợi ích quan trọng sau: - Giảm lượng tồn kho tất khâu: cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất tiêu thụ sản phẩm - Giảm nhu cầu mặt - Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm lượng sản phẩm làm lại - Giảm thời gian phân phối sản xuất - Có tính linh động cao phối hợp sản xuất - Dòng sản xuất nhịp nhàng gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn, cơng nhân có nhiều kỹ nên họ giúp đở lẫn thay trường hợp vắng mặt - Tăng mức độ sản xuất tận dụng thiết bị - Có tham gia công nhân việc khắc phục cố q trình sản xuất, từ nâng cao tinh thần trách nhiệm công nhân - Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp - Giảm nhu cầu lao động gián tiếp, tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm Tài liệu tham khảo Giáo trình, sách tham khảo mơn Quản trị hoạt động Đại học Griggs cung cấp SOP đánh giá - lựa chọn - tra nhà cung ứng sè: 6.18SOP/ĐBCL-05 ban hành ngày 01/01/2010 ( lần ban hành thứ 6) công ty Traphaco Báo cáo tình hình hoạt động cơng ty Traphaco, thực trạng hạn chế công ty thời gian qua  ... vào vỏ thùng Với phân tích quy trình Đánh giá - lựa chọn - tra nhà cung ứng vật tư công ty CP Traphaco nêu phần trên, học viên đề xuất với lãnh đạo cơng ty sửa đổi quy trình cho phù hợp với thực... tư ng cán vật tư tự làm giá với nhà cung cấp để đưa giá cao c Cần làm rõ đánh giá thêm nguồn hàng nhà cung cấp 9.2 Thanh tra nhà cung ứng: a Cần yêu cầu nhà cung ứng phải thông báo cho cơng ty có... học Griggs cung cấp SOP đánh giá - lựa chọn - tra nhà cung ứng sè: 6.18SOP/ĐBCL-05 ban hành ngày 01/01/2010 ( lần ban hành thứ 6) công ty Traphaco Báo cáo tình hình hoạt động công ty Traphaco,