Phân tích quy trình bán ngoại tệ bằng tiền mặt tại các chi nhánh của SHB

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH BÁN NGOẠI TỆ BẰNG TIỀN MẶT TẠI CÁC CHI NHÁNH CỦA SHB Phần I: GIỚI THIỆU Do lựa chọn sản phẩm dịch vụ mà Ngân hàng TMCP Sài Gòn – Hà Nội (SHB) cung cấp cho khách hàng Vì trước vào nghiên cứu dịch vụ đó, tơi xin giới thiệu vắn tắt SHB Quá trình hình thành SHB thành lập ngày 13 tháng 11 năm 1993 theo Giấy phép số 0041NH/GP Ngân hàng Nhà nước Việt Nam SHB đổi tên thành Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn - Hà Nội theo định số 1764/QĐ-NHNN Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 11 tháng năm 2006 Mạng lưới hoạt động nhân viên SHB có 01 trụ sở 122 chi nhánh, phòng giao dịch tất vùng kinh tế trọng điểm đất nước; SHB có (01) cơng ty SHB sở hữu 100% vốn Công ty TNHH Một thành viên Quản lý Nợ Khai thác Tài sản SHB; ngồi SHB tham gia góp vốn với tư cách cổ đông sáng lập số cơng ty như: Cơng ty cổ phần chứng khốn Sài Gòn – Hà Nội, cơng ty quản lý quỹ Sài Gòn – Hà Nội, cơng ty cổ phần bảo hiểm SHB Vinacomin, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Lilama SHB SHB có 02 cổ đơng chiến lược Tập đồn Than khống sản Việt Nam, Tập đồn Cao su Việt Nam Kế hoạch năm 2011 tiếp tục mở 15 Chi nhánh nước, 01 chi nhánh Campuchia 88 Phòng Giao dịch Tổng số cán công nhân viên SHB Công ty đến 31/12/2010 khoản 2.000 cán nhân viên Các sản phẩm SHB cung cấp chủ yếu: - Các sản phẩm cho vay như: Tài trợ xuất khẩu, nhập khẩu; Cho vay bổ sung vốn lưu động; cho vay hộ kinh doanh tiểu thương; Tài trợ dự án; Đồng tài trợ; Bao toán; Các sản phẩm cho vay đầu tư Bất động sản, cho may mua nhà để ở; Các sản phẩm cho vay mua ô tô kinh doanh, lại như: Sản phẩm ô tô doanh nhân, doanh nhân thành đạt; Các sản phẩm cho vay đầu tư chứng khoán; Các sản phẩm cho vay tiêu dùng - Các sản phẩm huy động vốn:Tiền gửi không kỳ hạn tổ chức, cá nhân; Tiền gửi có kỳ hạn tổ chức, cá nhân; Tiền gửi tiết kiệm khơng kỳ hạn, có kỳ hạn; Phát hành kỳ phiếu; Phát hành trái phiếu; Nhận vốn ủy thác - Các sản phẩm toán: Thanh toán chuyển tiền nước; Thanh toán quốc tế: Nhờ thu, L/c nhập, xuất khẩu, điện chuyển tiền - Các sản phẩm khác: Thẻ, kinh doanh ngoại tệ, đầu tư chứng khoán, trái phiếu, ủy thác, góp vốn Phần II: LỰA CHỌN DỊCH VỤ CỦA SHB VÀ PHÂN TÍCH Lựa chọn quy trình tác nghiệp thơng thường SHB Trong nhiều quy trình nghiệp vụ mà SHB thực hàng ngày, xin chọn quy trình tác nghiệp phổ biến diễn hàng ngày SHB, là: Quy trình bán ngoại tệ tiền mặt Chi nhánh SHB cho khách hàng nhằm mục đích du lịch, chữa bệnh nước ngồi * Mơ tả quy trình tác nghiệp theo bước thực Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ đề nghị mua ngoại tệ Giao dịch viên thực tiếp nhận hồ sơ đề nghị mua ngoại tệ khách hàng, tùy vào mục đích mua ngoại tệ hồ sơ khác - Đối với mua ngoại tệ nhằm mục đích du lịch, thăm nhân thân hồ sơ gồm có:  Giấy đề nghị mua ngoại tệ (theo mẫu SHB)  Đơn xin xác nhận mang ngoại tệ nước (đối với trường hợp mang nhiều 7.000 USD)  Bản hộ chiếu, visa hiệu lực (đối với nước khu vực Đông Nam Á cần hộ chiếu hiệu lực, nước khác ngồi khu vực u cầu thêm Visa)  Chứng từ vận chuyển hành khách vé máy bay, vé tàu - Đối với mua ngoại tệ với múc đích chữa bệnh nước ngồi, hồ sơ gồm có:  Giấy đề nghị mua ngoại tệ (theo mẫu SHB)  Đơn xin xác nhận mang ngoại tệ nước (đối với trường hợp mang nhiều 7.000 USD)  Bản giấy tiếp nhận khám, chữa bệnh sở khám chữa bệnh nước giấy giới thiệu nước chữa bệnh sở khám chữa bệnh nước  Bản giấy thông báo chi phí dự tốn chi phí khám chữa bệnh sở khám chữa bệnh nước  Bản hộ chiếu thời hạn người khám, chữa bệnh Sau nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị mua ngoại tệ, Giao dịch viên chuyển hồ sơ cho Phòng Thanh tốn quốc tế (TTQT) kinh doanh ngoại tệ Chi nhánh Bước 2: Kiểm tra, thẩm định trình phê duyệt bán ngoại tệ cho khách hàng Sau nhận hồ sơ Giao dịch viên chuyển lên, Nhân viên kinh doanh ngoại tệ thực công việc sau: - Kiểm tra lại hồ sơ đề nghị mua ngoại tệ khách hàng để xem xét: Mục đích mua ngoại tệ khách hàng có phù hợp với quy định pháp luật; hồ sơ khách hàng cấp đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ; giấy tờ tùy thân hiệu lực khơng? Các chứng từ chứng minh nhu cầu mua ngoại tệ có hợp lệ hay không? Sau kiểm tra hồ sơ hồ sơ chưa đảm bảo u cầu thơng báo lại cho khách hàng đề nghị khách hàng bổ sung hồ sơ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định thực bước - Lập tờ trình đề nghị phê duyệt bán ngoại tệ cho khách hàng Nhân viên kinh doanh ngoại tệ lập tờ trình bán ngoại tệ cho khách hàng để trình Trưởng Phòng (TTQT) kinh doanh ngoại tệ, trình Trưởng phòng kế tốn tài chính, trình Giám đốc Chi nhánh phê duyệt Nội dung tờ trình phải có thơng tin như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, đơn vị cơng tác, mục đích mua ngoại tệ, số tiền đề nghị mua hồ sơ kèm Nội dung tờ trình phải đánh giá hồ sơ mục đích xin mua ngoại tệ khách hàng có phù hợp phải có ý kiến đề nghị bán hay không bán ngoại tệ cho khách hàng Nhân viên Kinh doanh ngoại tệ chuyển toàn hồ sơ tờ trình cho Trưởng Phòng TTQT Kinh doanh ngoại tệ xem xét phê duyệt Bước 3: Trình Trưởng Phòng TTQT Kinh doanh ngoại tệ phê duyệt Sau nhận tờ trình hồ sơ đề nghị mua ngoại tệ khách hàng chuyển Trưởng Phòng TTQT Kinh doanh ngoại tệ cho trách nhiệm kiểm tra lại toàn hồ sơ lần - Nếu khơng chấp thuận có u cầu bổ sung chuyển hồ sơ lại cho Nhân viên kinh doanh ngoại tệ hoàn thiện theo yêu cầu - Nếu đồng ý bán ngoại tệ theo tờ trình Nhân viên kinh doanh ngoại tệ ghi rõ ý kiến chấp thuận đồng ý bán ký phê duyệt vào tờ trình chuyển tiếp đến Trưởng Phòng kế tốn xem xét việc đáp ứng ngoại tệ Bước 4: Xác định trạng thái ngoại tệ phê duyệt bán Trưởng Phòng kế tốn tài Bước trách nhiệm Trưởng phòng Kế tốn tài xem xét khả đáp ứng số tiền mà khách hàng đề nghị mua hay không? Số ngoại tệ tồn kho có đủ cung cấp cho khách hàng? Có đảm bảo trạng thái ngoại tệ trữ bán cho khách hàng? Vì trách nhiệm Trưởng phòng Kế tốn bước phê duyệt đủ hay không đủ ngoại tệ bán cho khách hàng Bước 5: Trình Trung tâm Thanh tốn quốc tế thẩm định lại tồn quy trình trước trình Giám đốc ký phê duyệt bán Hiện theo quy định SHB để bảo đảm an toàn kinh doanh, việc phân cấp phê duyệt bán ngoại tệ quy định Giám đốc Chi nhánh có tồn quyền phê duyệt việc bán hay không bán ngoại tệ tiền mặt cho khách hàng phụ thuộc vào việc Chi nhánh có Tổng Giám đốc cấp phép cho Chi nhánh tốn quốc tế trực tiếp hay khơng Việc tốn quốc tế trực tiếp Chi nhánh có nghĩa Chi nhánh trực tiệp thực quy trình tốn quốc tế, đặc biệt khâu xử lý điện chuyển điện nước ngồi Để cấp phép tốn quốc tế trực tiếp đòi hỏi Phòng tốn quốc tế kinh doanh ngoại tệ phải có đầy đủ nhân có chất lượng, có kinh nghiệm Vì SHB quy định Chi nhánh cấp phép Thanh tốn quốc tế trực tiếp toàn quyền định bán ngoại tệ tiền mặt cho khách hàng, chi nhánh chưa cấp phép việc bán ngoại tệ phải có ý kiến Giám đốc Trung tâm toán quốc tế Trụ sở SHB Vì bước áp dụng cho Chi nhánh chưa cấp phép Thanh toán quốc tế trực tiếp Sau nhận fax hồ sơ Chi nhánh gửi, Trung tâm toán quốc tế Trụ sở thẩm định lại tồn hồ sơ từ tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ hồ sơ; mục đích mua ngoại tệ có phù hợp; trạng thái ngoại tệ chi nhánh tại; đối chiếu với đạo gần Trụ sở sách kinh doanh ngoại tệ Trên sở kết thẩm định hồ sơ Giám đốc Trung tâm tốn quốc tế thơng báo cho Chi nhánh biết ĐỒNG Ý hay KHÔNG ĐỒNG Ý bán ngoại tệ Bước 6: Giám đốc Chi nhánh phê duyệt Sau nhận thơng báo Trung tâm tốn quốc tế: - Khơng chấp thuận thơng báo từ chối cho khách hàng biết - Chấp thuận Giám đốc phê duyệt bán ngoại tệ Toàn hồ sơ bán ngoại tệ phê duyệt chuyển Phòng Dịch vụ khách hàng Bước 7: Phòng dịch vụ khách hàng hạch toán thu chi tiền Nhận hồ sơ duyệt bán, Phòng dịch vụ khách hàng thực hiện: - Giao dịch viên đề nghị khách hàng ghi bảng kê nộp tiền mặt VND (nếu nộp tiền mặt), viết phiếu thu tiền VND (nếu nộp tiền mặt) yêu cầu khách hàng viết Ủy nhiệm chi (nếu khách hàng chuyển khoản) để hạch toán thu số tiền VND khách hàng mua ngoại tệ theo tỷ giá bán - Giao dịch viên lập Phiếu chi số tiền ngoại tệ bán cho khách hàng, bảng kê chi tiền ngoại tệ - Tất chứng từ thu tiền VND chi ngoại tệ Giao dịch viên hạch toán vào hệ thống - Giao dịch viên ký chứng từ chi tiền ngoại tệ chuyển chứng từ thu chi tiền cho Kiểm soát viên Phụ trách Phòng Dịch vụ khách hàng duyệt chứng từ duyệt hệ thống - Kiểm soát viên đối chiếu chứng từ giấy với hệ thống ký phê duyệt chứng từ, duyệt user kiểm soát hệ thống - Chuyển chứng từ chi tiền ngoại tệ cho khách hàng ký giao tiền mặt ngoại tệ cho khách hàng - Kẹp, đóng chứng từ lưu theo quy định * Bất cập quy trình bán ngoại tệ tiền mặt cho khách hàng, sao? Qua trình phát sinh thực tế Chi nhánh cho thấy vướng mắc chủ yếu việc thực quy trình Chi nhánh chưa cấp phép Thanh toán quốc tế trực tiếp, đến Bước Chi nhánh phải trình xin ý kiến Trung tâm Thanh toán quốc tế nước nên làm ảnh hưởng nhiều đến thời gian giải cho khách hàng Ngồi có số ý kiến cho thẩm quyền Giám đốc Chi nhánh có nhiều hạn chế Bên cạnh việc xác định số tiền để bán cho khách hàng nhiều khó khăn cơng tác quản lý Hiện hầu hết khách hàng đề nghị mua ngoại tệ xin mua mức tối đa 7000 USD, nguồn ngoại tệ ngân hàng khan Trên thực tế nhiều khách hàng du lịch khu vực Đông Nam Á tiêu hết 7000 USD mua 7000 USD sau bán thị trường tự (đặc biệt thời kỳ tỷ giá thị trường tự cao ngân hàng) để hưởng chênh lệch Chính vừa qua Chính phủ đạo Ngân hàng Nhà nước ban hành quy định mức tối đa nước ngồi mang theo ngoại tệ khơng phải khai báo 5000 USD * Để thực tốt quy trình cần nên: - Bỏ tồn Bước 5, trao toàn quyền cho Giám đốc Chi nhánh xem xét phê duyệt bán ngoại tệ hay không bán ngoại tệ cho khách hàng, không ràng buộc quy định Chi nhánh có phép Thanh tốn quốc tế trực tiếp hay không trược tiếp để phân quyền phê duyệt bán ngoại tệ Bời nghiệp vụ bán ngoại tệ không phức tạp, yêu cầu thời gian giao dịch khách hàng đòi hỏi rút ngắn nhanh Bên cạnh Giám đốc Chi nhánh thực đầy đủ quyền mình, quyền chủ động kinh doanh Chi nhánh kèm với quyền nâng cao trách nhiệm Giám đốc Chi nhánh - Đối với việc xác định nhu cầu khách hàng để giải số ngoại tệ bán cho khách tối đa việc khó, đặc biệt trường hợp du lịch, khơng có chứng từ để chứng minh phù hợp Vì trình giải nhân viên nên vấn khách hàng dự định chi tiêu tour du lịch, cần thiết bổ sung vào hồ sơ đề nghị mua ngoại tệ khách hàng Bảng dự trù kinh phí Những nội dung mơn học áp dụng vào công việc Trong nhiều nội dung môn học mà thầy Nguyên hướng dẫn, tơi nhận nội dung thật hữu ích, hầu hết nội dung vận dụng vào hoạt động ngân hàng, cho dù số nội dung nghiêng lĩnh vực sản xuất nhiều Tuy nhiên nghiên cứu kỹ vào lĩnh vực dịch vụ hay áp dụng hiệu Trên sở nội dung học, nhận thấy có số nội dung mà tơi tâm đắc nghiên cứu áp dụng vào quy trình, sản phẩm/dịch vụ ngân hàng tốt Một số nội dung là: - Hiểu rõ việc thực quy trình tác nghiệp từ thực cách khoa học công việc từ khâu Lập kế hoạch, Tổ chức thực hiện, Lãnh đạo, Kiểm tra - Có góc nhìn vấn đề Năng suất, tập trung vào nghiên cứu giảm chi phí đầu vào - Cần phải ln nghiên cứu, cải tiến quy trình thực nhằm tiết kiệm tốt chi phí, tạo hài lòng khách hàng Từ tạo quy trình tác nghiệp hiệu nhất, suất đảm bảo khép kín đồng - Bản thân nhận thấy mơ hình sản xuất Lean khoa học Việc phân nhóm phân tích theo loại lãng phí hữu ích, cho nhà quản lý biết khâu bị lãng phí để từ có cách cải tiến, giảm lãng phí - Nguyên tắc S - Các yếu tố định chất lượng dịch vụ: Đối với ngân hàng ngành mang tính dịch vụ yêu tố định đến chất lượng dịch vụ giới thiệu mơn học hữu ích để nghiên cứu vận dụng vào dịch vụ SHB - Vấn đề TQM hoạt động dịch vụ * Dự định áp dụng kiến thức có áp dụng Xem xét quy trình phổ biến Ngân hàng, tiến hành nghiên cứu để cải tiến quy trình đánh giá lãng phí có quy trình theo loại lãng phí để có biện pháp cải tiến phù hợp Ví dụ như: Việc tác nghiệm Giao dịch viên (GDV): Các quầy giao dịch ngân hàng bố trí giao dịch viên nhằm thực giao dịch khách hàng thực tác nghiệp Từ trước đến việc bố trí quầy giao dịch, chỗ ngồi GDV mang tính thói quen, thiếu sở tính tốn khoa học Vì chũng ta phải nghiên cứu xem thao tác GDV để bố trí chỗ ngồi, máy tính thiết bị phụ trợ đảm bảo khoa học liên thông đảm bảo dễ dàng giao tiếp với khách hàng, dễ tư vấn cho khách hàng khách hàng cảm thấy gần gũi Việc bố trí chỗ ngồi GDV phải đảm bảo yêu cầu sau: - Giao dịch viên khơng phải đứng lên, ngồi xuống nhiều q trình tác nghiệp giao dịch với khách hàng - Bố trí máy tính, máy in chứng từ, máy scan, máy đếm tiền cho GDV phải phạm vi tầm với tay GDV - Quy trình luân chuyển chứng từ tác nghiệp nội để phê duyệt chứng từ đảm bảo gần từ cự ly GDV đến Kiểm sốt viên - Bố trí két sắt, hộc tiền đảm bảo an toàn thuận lợi cho giao dịch viên trình thu, chi tiền mặt - Bố trí nút bấm báo động tình trạng khẩn cấp phải thuận lợi để tránh trường hợp xấu xảy Việc nghiên cứu trình tác nghiệp đòi hỏi phải quan sát kỹ, ghi chép tỷ mỷ, quay phim thao tác để phục vụ cho cơng tác nghiên cứu, tính thời gian giao dịch nghiệp vụ, định động tác thừa không cần thiết Từ kết nghiên cứu tìm biện pháp thiết kế, thao tác phù hợp gọn tiến hành làm thử, quay phim tác nghiệp thử Trên sở thử nghiệm, nhóm cải tiến đánh giá hiệu đem lại lấy ý kiến GDV tiện ích, thuận lợi tác nghiệp Tiếp tục chỉnh sửa quy trình tác nghiệp sau nghiên cứu ý kiến đoạn phim quay giao dịch thử nhận thấy quy trình tác nghiệp cho hoàn hảo Một bước quan trọng tiến hành áp dụng thử phạm vi rộng thời gian định, sau đánh giá hiệu quả, so sánh với quy trình tác nghiệp cũ Khi có kết tốt thực đào tạo nhân viên triển khai toàn hệ thống Ngân hàng TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình, tài liệu Đại học Griggs ETC cung cấp Quy trình tốn quốc tế, quy trình mua/bán/xác nhận ngoại tệ mặt SHB Các ý kiến phản ánh Chi nhánh thời gian gần việc thực phê duyệt mua/bán ngoại tệ 4 Kết khảo sát thực tế thực quy trình mua/bán/xác nhận ngoại tệ mặt SHB  ... trình mua /bán/ xác nhận ngoại tệ mặt SHB Các ý kiến phản ánh Chi nhánh thời gian gần việc thực phê duyệt mua /bán ngoại tệ 4 Kết khảo sát thực tế thực quy trình mua /bán/ xác nhận ngoại tệ mặt SHB. .. chứng từ chi tiền ngoại tệ cho khách hàng ký giao tiền mặt ngoại tệ cho khách hàng - Kẹp, đóng chứng từ lưu theo quy định * Bất cập quy trình bán ngoại tệ tiền mặt cho khách hàng, sao? Qua trình. .. khách hàng mua ngoại tệ theo tỷ giá bán - Giao dịch viên lập Phiếu chi số tiền ngoại tệ bán cho khách hàng, bảng kê chi tiền ngoại tệ - Tất chứng từ thu tiền VND chi ngoại tệ Giao dịch viên hạch